XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC HÌNH VẼ 3 LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG 3 1.1. Giới thiệu về đơn vị thực tập 3 1.1.1. Địa chủ trụ sở chính 3 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng 3 1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng 4 1.1.4. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 6 1.2. Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 7 1.2.1. Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 7 1.2.2. Mô tả nghiệp vụ bài toán 8 1.3. Xác định yêu cầu bài toán 16 1.3.1. Đề xuất phương án giải quyết 16 1.3.2. Mô hình giải pháp 17 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 18 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng 18 2.1.1. Chức năng quản lý hệ thống: 18 2.1.2. Chức năng quản lý danh mục: 19 2..1.3. Chức năng quản lý nhập vật tư: 20 2.1.4. Chức năng quản lý xuất vật tư 20 2.1.5. Chức năng quản lý kiểm kê: 21 2.1.6. Chức năng báo cáo thống kê: 21 2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 21 2.2.1. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 22 2.2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 24 2.2.3. Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25 2.2.3.1. Chức năng quản lý hệ thống 25 2.2.3.2. Chức năng quản lý danh mục 26 2.2.3.3. Chức năng quản lý nhập vật tư 27 2.2.3.4. Chức năng quản lý xuất vật tư 29 2.2.3.5. Chức năng kiểm kê 29 2.2.3.6. Chức năng báo cáo thống kê 30 CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 32 3.1. Xây dựng mô hình thực thể liên kết của hệ thống 32 3.1.2. Xác định các liên kết thực thể 32 3.1.2. Mô hình thực thể liên kết 34 3.2. Thiết kế logic cơ sở dữ liệu 35 3.3. Thiết kế các bảng vật lý cơ sở dữ liệu 36 CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 40 4.1. Lựa chọn ngôn ngữ 40 4.2. Tổng quan về ngôn ngữ và hệ quản trị CSDL được lựa chọn 40 4.2.1. Tổng quan về ngôn ngữ c 40 4.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 42 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH VẼ 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG 3

1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập 3

1.1.1 Địa chủ trụ sở chính 3

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng .3

1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng 4

1.1.4 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 6

1.2 Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 7

1.2.1 Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 7

1.2.2 Mô tả nghiệp vụ bài toán 8

1.3 Xác định yêu cầu bài toán 16

1.3.1 Đề xuất phương án giải quyết 16

1.3.2 Mô hình giải pháp 17

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 18

2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 18

2.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: 18

2.1.2 Chức năng quản lý danh mục: 19

2 1.3 Chức năng quản lý nhập vật tư: 20

2.1.4 Chức năng quản lý xuất vật tư 20

2.1.5 Chức năng quản lý kiểm kê: 21

2.1.6 Chức năng báo cáo thống kê: 21

2.2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 21

2.2.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 22

2.2.2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 24

2.2.3 Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25

2.2.3.1 Chức năng quản lý hệ thống 25

2.2.3.4 Chức năng quản lý xuất vật tư 29

2.2.3.5 Chức năng kiểm kê 29

2.2.3.6 Chức năng báo cáo thống kê 30

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 32

3.1 Xây dựng mô hình thực thể liên kết của hệ thống 32

3.1.2 Xác định các liên kết thực thể 32

3.1.2 Mô hình thực thể liên kết 34

3.2 Thiết kế logic cơ sở dữ liệu 35

3.3 Thiết kế các bảng vật lý cơ sở dữ liệu 36

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 40

4.1 Lựa chọn ngôn ngữ 40

4.2 Tổng quan về ngôn ngữ và hệ quản trị CSDL được lựa chọn 40

4.2.1 Tổng quan về ngôn ngữ c# 40

4.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 42

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 5

Hình 1 2: Quy trình quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 11

Hình 1.3: Quy trình nhập vật tư 10

Hình 1.4: Phiếu nhập kho 11

Hình 1.5: Phiếu thẻ kho 12

Hình 1.6: Phiếu yêu cầu vật tư 12

Hình 1.7: Quy trình xuất vật tư 13

Hình 1 8: Phiếu xuất kho 14

Hình 1.9: Báo cáo nhập xuất vật tư 15

Hình 1.10: Báo cáo xuất vật tư theo công trình 16

Hình 1.11: Bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn 16

Hình 1.12: Quy trình quản lý vật tư trên hệ thống 17

Hình 2.1: : Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 18

Hình 2.2: Biểu đồ mức khung cảnh 23

Hình 2 3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống 25

Hình 2.4: Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý hệ thống 26

Hình 2.5: Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý danh mục 27

Hình 2.6: Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý nhập vật tư 28

Hình 2.7: Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý xuất vật tư 29

Hình 2.8: Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý xuất kiểm kê 30

Hình 2.9: Biểu đồ mức dưới đỉnh báo cáo thống kê 31Y Hình 3.1: Mô hình thực thể liên kết của hệ thống 35

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển với tốc độ nhanh chóng Côngnghệ tin học đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như nghiên cứu khoa học, pháttriển kinh tế quân sự và trong nhiều lĩnh vực khác Ở các nước tiên tiến, máy tính đãđược ứng dụng ở nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ lợi ích con người Việc liên lạc tìmkiếm thông tin không còn bị cản trở Thế giới trở nên xích lại gần nhau hơn nhờcông nghệ thông tin Tất cả các nước đều đang có gắng làm chủ kiến thức và tìmcách áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào mọi ngành kinh tế - xã hội củanhà nước

Do vậy, công tác quản lý vật tư là một công tác không thể thiếu của tất cả các

tổ chức về kinh tế Với các lý do ấy thì phát triển Công nghệ thông tin đã trở thànhmột ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt là công nghệ phần mềm Sự ra đời của cácsản phẩm phần mềm đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như quản lý vật tư trongvài năm gần đây mang lại nhiều thuận lợi trong công tác quản lý vật tư tránh sự thấtthu, mất mát Tuy nhiên bên cạnh những tiện lợi mà các chương trình này mang lại,vẫn còn nhiều khó khăn, nhược điểm cần được khắc phục Nhược điểm của cácchương trình còn nhiều lý do như sau: Bản thân các nhà lập trình còn hạn chế vềtrình độ cũng như kinh nghiệm làm phần mềm.Thông tin về các mặt hàng được biếnđổi hàng ngày mà sổ sách của một người thủ kho không thể cập nhập những thôngtin đó một cách nhanh chóng, chính xác được Lý do trên cho thấy việc xây dựngmột hệ thống thông tin quản lý vật tư trên máy tính , đáp ứng nhanh và hiệu quả cácyêu cầu tập hợp hàng nhập, hàng xuất, tra cứu, tìm kiếm, thống kê được số lượnghàng tồn chính xác và nhanh chóng

Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát quá trình hoạt động của công ty cổphần đầu tư Lạc Hồng, em nhận thấy hệ thống quản lý vật tư tại kho công ty tươngđối phức tạp, khối lượng công việc nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm chuyên biệt

có khả năng quản lý chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cáchkịp thời cho những sử dụng và quản trị hệ thống Chính từ sự cần thiết và hiệu quảcủa phần mềm quản lý vật tư nên em quyết định chọn đề tài “ Xây dựng phần mềmquản lý vật tư cho công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng”

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Khi nghiên cứu đề tài này nhằm mục tiêunâng cao hiệu quả trong công việc quản lý kho cũng như làm cho bộ máy hoạt độngtốt hơn Việc quản lý sẽ trở lên tốt hơn không mất nhiều thời gian và quản lý theomột thể thống nhất.

Đối tượng nghiên cứu: Quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc HồngPhạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp tiếp cận hệ thống, xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, một cách toàn diện trong mối quan hệ nôi tại hệ thốngvới yếu tố bên ngoài Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích, phương pháp xây dựng sơ đồ , phương pháp xây dựng sơ đồ, phương pháp xây dựng mô hình luồng dữ liệu

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG

1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập

Đại diện pháp luật: Lê Xuân Trường

Ngày cấp giấy phép: 15/09/2003

Ngày hoạt động: 01/11/2003 (Đã hoạt động 14 năm)

Điện thoại: 0435576278/ 09034064 / 0435586391

Logo:

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Thành lập ngày 15/9/2003, sau 14 năm hoạt động, Lạc Hồng đã có trên 500cán bộ kỹ sư, cử nhân chuyên ngành và hơn ba ngàn công nhân có tay nghề cao.Công ty hoạt động trên các lĩnh vực thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp,giao thông, thủy lợi, viễn thông và tư vấn thiết kế Trong lĩnh vực đầu tư, với tiềmlực tài chính vững mạnh và đội ngũ lãnh đạo năng động, tâm huyết, Lạc Hồng đãtập trung phát triển nhiều dự án bất động sản và du lịch độc đáo, có chất lượng cao.Cho dù có thách thức và khó khăn, dù ở dự án đầu tư hay xây dựng, Lạc Hồng luôn

nỗ lực thực hiện và hoàn thành thành công dự án Đó là nhờ sự kết hợp chặt chẽgiữa kinh nghiệm, năng lực, kiến thức và cam kết có trách nhiệm với khách hàngtrong từng dự án

Với phương châm “Cùng nhau phát triển, luôn giữ niềm tin”, Lạc Hồng sẽ nỗlực không ngừng phấn đấu vượt qua mọi thách thức để khẳng định uy tín, thươnghiệu và luôn là đối tác tin cậy cho các chủ đầu tư và khách hàng Công ty Cổ phầnđầu tư Lạc Hồng có chức năng triển khai các công tác công việc có tính chất đặc thùtrong moi lĩnh vực xây dựng.Với đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệmtrong ngành xât dựng của công ty chủ yếu là các kiến trúc sư , kỹ sư , kế toán củacác phòng ban với nhiều công việc khác nhau.Nền kinh thị trường mở cửa đòi hỏicông ty phải hoạt động theo cơ cấu và nhiệm vụ mới Bước đầu, với số cán bộ côngnhân viên của công ty còn ít ỏi, tài chính còn eo hẹp, số vốn lưu động nhỏ bé,TSCĐ ít, công nhân lao động không có, kỹ sư , kiến trúc sư…Lãnh đạo và cán bộtrong công ty phải cố gắng vượt qua những khó khăn của cơ chế thị tường, tìm mọibiện pháp lo công ăn việc làm cho CBCNV, đảm bảo thu nhập ổn định cho cácthành viên trong công ty, từng bước đua công ty vào thế ổn định Nhiệm vụ chủ yếucủa công ty là xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, kinh doanh pháttriển nhà, trang trí nội thất thiết kế mẫu nhà, kinh doanh vật liệu xây dựng, nghiêncứu ứng dụng chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc, cấu trúccông trình, tư vấn đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghệ, kỹ thuật, hạtầng và môi trường đô thị Với nhiệm vụ to lớn đó, ban lãnh đạo đã không ngừngvươn lên trong mọi hoạt động và kí hợp đồng không thời hạn với 68 người, hợpđồng có kỳ hạn lao động với hơn 400 người Công ty đang trên đà phát triển, doanhthu và lợi nhuận mấy năm qua không ngừng tăng, đời sống vật chất và tinh thần củacán bộ , công nhân viên ngày một nâng cao.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng được thể hiện qua hình 1.1:

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng bao gồm: một Tổnggiám đốc, hai phó Tổng giám đốc, các phòng ban chức năng Bộ máy này được tổchức theo mô hình trực tuyến – chức năng Theo mô hình này thì những quyết địnhquản lý do những phòng ban chức năng nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc.Khi được lệnh của Tổng Giám đốc sẽ truyền từ trên xuống dưới Các phòng chứcnăng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo song không được ra lệnh cho xưởng sảnxuất Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ nhất định.

* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban bộ phận công ty

 Tổng giám đốc Công ty: Là chủ tịch Hội đồng quản trị, là người điềuhành mọi hoạt động của Công ty, tổ chức bộ máy thực hiện nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo phòng Kế toán Tổnggiám đốc là người đại diện cho Công ty về mặt pháp lý, vừa đại diện chocán bộ công nhân viên, quản lý theo chế độ một thủ trưởng.Tổng giámđốc có quyền tiến hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng chế độ,chính sách pháp luật của nhà nước Giám đốc Công ty chịu trách nhiệmtrước tập thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh

 Bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng được chuyên môn hoá các chứcnăng quản lý Có nhiệm vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc đề ra các quyếtđịnh, theo dõi hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thục hiện nhiệm

vụ đã được phân công Các bộ phận chức năng không những phải hoàn

Hình 1 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phối hợp với nhau trong hoạtđộng sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục và cóhiệu quả.

 Phòng Tổ chức Hành chính: Tham mưu giúp cho Giám đốc về các mặtcông tác tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lương, giảiquyết các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thực hiện cáccông việc hành chính, quản trị Công ty

 Phòng Kế hoạch Vật tư: lập kế hoạch cho sản xuất, điều phối các hoạtđộng thu mua nguyên liệu đầu vào, quản lý mua bán đầu tư, hàng hóa vànguyên nhiên liệu của công ty, kiểm soát sản lượng đầu ra.Theo dõi đônđốc các phân xưởng thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, giúpGiám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất của Công ty

 Phòng Kinh doanh : điều phối các hoạt động thu mua nguyên liệu đầuvào và tiêu thụ sản phẩm bao gồm: giao dịch khách hàng, tiếp thị sảnphẩm, thu đòi công nợ

 Phòng kỹ thuật : Giải quyết các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, thiết kế cácmẫu mã sản phẩm, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sảnxuất, xử lý các sự cố kỹ thuật trong dây chuyền, kiểm tra chất lượng sảnphẩm trước khi xuất xưởng Đề ra kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng định kỳmáy móc thiết bị của Công ty

 Phòng Kế toán : Tham mưu choTổng giám đốc và giúpTổng giám đốcquản lý về mặt kế toán thống kê tài chính trong Công ty

 Phòng Điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sản xuấttheoyêu cầu của giám đốc công ty

Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty Cổ phầnđầu tư Lạc Hồng tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng

1.1.4 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh

- Xây dưng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các côngtrình điện đến 35kv

- Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng; các thiết bị máy móc xây dựng

- Thuê và cho thuê nhà ở ,văn phòng, nhà xưởng, bến bãi, kho hàng

- Sản xuất sản phẩm, trang thiết bị và công cụ trang trí nội ngoại thất.

- Đầu tư xây dựng , thuê và cho thuê cơ sở hạ tầng viễn thông Tư vấn, môigiới, bất động sản, xúc tiến đầu tư,thương mại Kinh doanh dịch vụ vận tảihàng hóa, vần chuyển hành khách bằng ôtô; tư vấn thẩm định và thiết kế điệncông trình dân dụng, công nghiệp

- Lắp đặt hệ thống điện công trình bao gồm :lắp đặt hệ thống bảo đảm bảo antoàn , dây dẫn và thiết bị điện,đường dây thông tin liên lạc, mạng máy tính

và dây cáp truyền hình , bao gồm cả cáp quang học, hệ thống chiếu sáng , hệthống báo cháy, hệ thống báo động , tín hiệu điện và đèn trên đường phố

- Bán buôn máy móc, cung cấp hệ thống thiết bị bảo vệ an toàn và các máymóc linh kiện khóa điện,vòm an toàn và bảo vệ

1.2 Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

1.2.1 Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Từ việc tìm hiểu về các quá trình quản lý công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng,cho thấy công tác quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng vẫn quản lýkho theo phương pháp thủ công như việc xuất nhập vật liệu cho các công trườngxây dựng vẫn còn ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổ hợp vật tư nhậpxuất tồn vẫn do cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính Với việcquản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việcnhư việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiềuthời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều sổ sách và gây chậm chễ khókhăn cho việc tổng hợp các báo cáo thống kê trình nên ban giám đốc phê duyệt,…Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổnthất cho công ty và năng suất lao động thấp Từ đó ban giám đốc nhận thấy cần thayđổi cách quản lý bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư nhằmgiảm bớt thời gian, chi phí , nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh tế

Quản lý vật tư trong công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng là một hệ thống quản

lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án công trình gồm nhiều hạng mục Nguồnvật tư của công ty lấy từ các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoàinước cung cấp Vật tư của công ty được cung cấp theo định mức của từng côngtrình thuộc các dự án của công ty Công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng quản lý rất

nhiều loại vật tư như gạch, cát, đá, xi măng, sắt , thép,….Hệ thồng quản lý vật tưcủa công ty có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục…Vì vậy cầnphải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lýcủa mình.

Các hoạt động của hệ thống quản lý vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật

tư cung cấp cho các công trình theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra,báo cáo tồn kho trong tháng Việc quản lý vật tư trong công ty được phân cấp quản

lý theo từng bộ phận.Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc nhập xuất vật tưcủa công ty gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư

Bộ phận kế hoạch gồm:

 Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường

 Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát

Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuấtnhập vật tư

Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theođúng định mức riêng của từng hạng mục dự án

1.2.2 Mô tả nghiệp vụ bài toán

* Mô hình quản lý vật tư của công ty

Mô hình quản lý vật tư của công ty được thể hiện qua hình 1.2:

Quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư

Lạc Hồng

Quản lý nhập vật tư

Vào sổ chi tiết vật tư nhập kho

Lập phiếu nhập kho

Xác nhận phiếu yêu cầu vật tư

Lập phiếu xuất kho

Vào sổ chi tiết vật tư xuất kho

Tính giá vật tư xuất kho

Báo cáo nhập vật tư

Báo cáo xuất vật tư

Báo cáo tồn kho vật tư

Báo cáo xuất vật tư theo đơn

vị thi công

Hình 1.1: Quy trình quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

 Quản lý thông tin

- Quản lý thông tin vật tư:

Hiện nay công ty quản lý thông tin vật tư bao gồm: Mã vật tư, tên vật tư, quycách vật tư, nhà cung cấp vật tư, chế độ bảo hành, thời hạn sử dụng vật tư Mỗi vật

tư đều có 1 mã số riêng ( được gọi là mã vật tư) Cách đặt tên mã hàng hóa củacông ty MVT= Tên viết tắt của vật tư + NCC (Nhà cung cấp)+ Dung tích (Kíchthước) Để phân loại các vật tư dễ dàng cần phải có những mã vật tư khác nhau,không bị trùng lặp thì việc lưu trữ vào sổ sách sẽ không bị nhầm hoặc sai sót

nhập thông qua đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấpvật tư.

Quy trình nhập vật tư của công ty thể hiện qua dơ đồ hình 2.2:

Hình 1.3: Quy trình nhập vật tư

Các bước trong quy trình nhập vật tư của công ty:

Bước 1 : Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ cóyêu cầu nhập kho Yêu cầu nhập kho này dùng bằng giấy yêu cầu nhập kho có chữ

ký của giám đốc công ty

Bước 2 : Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho :

Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho Phiếu nhập khođược lập thành 2 bản, 1 bản lưu bộ phận quản lý kho, 1 bản giao nhân viên giaohàng

Bước 3 : Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng chothủ kho

Bước 4 : Hàng được kiểm đếm, kiểm tra, đánh mã cho các sản phẩm vừa mớiđược nhập về

Bước 5 : Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưulại 1 bản và ghi thẻ kho, một bản sẽ giao lại cho kế toán kho,1 bản sẽ giao lại cho

Ghi thẻ kho

Ghi sổ kế toán vật tư

Nhận phiếu

và nhập kho

Hình 1.5: Phiếu thẻ kho

Hình 1.6: Phiếu yêu cầu vật tư

 Quản lý xuất vật tư

Vật tư được xuất căn cứ theo yêu cầu vật tư từ công trình được ký duyệt củagiám đốc và phòng chức năng

- Quy trình xuất kho của công ty được thể hiện qua hình 2.6:

-Hình 1.7: Quy trình xuất vật tư

Sau đây là các bước của quy trình xuất vật tư của công ty:

Bước 1: Khi công trường có nhu cầu sử dụng vật tư có nhu cầu sẽ lập yêucầu xuất vật tư Yêu cầu xuất vật tư của công ty được lập bằng giấy đề nghị nhậpvật tư

Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.Phiếu xuất vật tư được lập thành nhiều bản: Môt bản lưu tại quyển,1 liên giao côngtrình ( bộ phận vật tư) những bản còn lại sẽ giao cho thủ kho

Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất vật tư và tiến hành xuất vật tư cho nhânviên yêu cầu xuất kho

Bước 4: Nhân viên vật tư nhận hàng và kí vào phiếu xuất kho

Bước 5: Thủ kho nhận lại một bản phiếu xuất vật tư tiến hành ghi thẻ kho, trảlại phiếu xuất kho cho kế toán

Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất

Các biểu mẫu chứng từ của quy trình nhập vật tư thể hiện trong hình 2.7:

Xuất kho

Nhận lại phiếu

Hình 1.8: Phiếu xuất kho

- Tính giá vật tư xuất kho :

Công ty thực hiện tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân giaquyền Giá trị tồn kho sẽ được tính theo giá trị trung bình của từng mặt hàng tồnkho đầu kỳ và trong kỳ Công thức tính giá xuất kho:

Giá xuất kho= Giá trị thực của hàng tồnđầu lỳ+Giá trị thực hàng nhập trong kì

Số lượnghàng tồn đầu kì+Số lượnghàng nhậptrong kì

 Báo cáo xuất nhập vật tư

Báo cáo quá trình nhập xuất, ngày nhâp và xuất sản phẩm, thông tin về sảnphẩm, sản phẩm nhập và xuất do ai phụ trách, thống kê sản phẩm còn trong kho để

từ đó người quản lý biết được sản phẩm trong kho còn hay hết để đưa ra biện phápnhập hàng mới Dưới đây là 1 số báo cáo nhập xuất vật tư, báo cáo xuất nhập vật tưtheo công trình, bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vật tư được thể hiện qua hìnhsau:

Hình 1.9: Báo cáo nhập xuất vật tư

Hình 1.10: Báo cáo xuất vật tư theo công trình

Hình 1.11: Bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn

Định kì hàng tháng phải báo số lượng hàng tồn trong tháng Số lượng vật tưtồn được tính theo công thức sau:

SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ

1.3 Xác định yêu cầu bài toán

1.3.1 Đề xuất phương án giải quyết

Để giải quyết vấn đề trên, em đề xuất ứng dụng tin học vào quản lý kho vật

tư bằng cách “ xây dựng hệ thống quản lý vật tư ” sao cho phù hợp với thực trạng

và yêu cầu của công ty Hệ thống quản lý vật tư được xây dựng cần phải đảm bảomột số yêu cầu và chức năng sau:

 Phải đảm bảo được các chức năng, nghiệp vụ liên quan đến quản lý vật tư,xây dựng chức năng quản lý các hoạt động: nhập xuất vật tư, báo cáo hàngtồn

 Hệ thống phải dễ dàng sử dụng, độ bảo mật cao, dễ dàng nâng cấp

 Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu Dữ liệu lưu trữ đượctrong thời gian dài, dễ dàng tìm kiếm được dữ liệu khi cần

 Giao diện dễ nhìn, thao tác thực hiện đơn giản

 Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm được độingũ nhân công, tiết kiệm chi phí thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể

 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

1.3.2 Mô hình giải pháp

Dựa trên quy trình quản lý vật tư hiện nay của công ty và yêu cầu về quản lývật tư trong thời gian tới của công ty Em đề xuất mô hình quản lý vật tư của hệthống mới cần đáp ứng các chức năng cơ bản sau: Quản lý danh mục, quản lý nhậpvật tư, quản lý xuất vật tư, báo cáo thống kê Mô hình quản lý được thể hiện tronghình 2.2:

Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư

Danh mục nhân viên

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục loại vật tư

Danh mục đơn

vị thi công

Quản lý đơn đặt hàng

Quản lý phiếu nhập vật tư

Báo cáo xuất Vật tư

Quản lý phiếu xuất vật tư

Quản lý phiếu yêu cầu xuất vật tư

Báo cáo nhập vật tư

Báo cáo nhập xuất tồn

Sao lưu phục

hồi dữ liệu

Quản lý phiếu nhận lại vật tư Tính giá vật tư xuất kho

:Hình 1.12: Quy trình quản lý vật tư trên hệ thống

Hệ thống quản lý vật tư mới sẽ giúp nhân viên quản lý vật tư một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ

THỐNG

2.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Để quản lý tốt nghiệp vụ quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

hệ thống cần có các chức năng được phân tích trong sơ đồ phân rã chức năng ở hình2.1:

Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư

Danh mục nhân viên

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục loại vật tư

Danh mục đơn

vị thi công

Quản lý đơn đặt hàng

Quản lý phiếu nhập vật tư

Báo cáo xuất Vật tư

Quản lý phiếu xuất vật tư

Quản lý phiếu yêu cầu xuất vật tư

Báo cáo nhập vật tư

Báo cáo nhập xuất tồn

Sao lưu phục

hồi dữ liệu

Quản lý phiếu nhận lại vật tư Tính giá vật tư xuất kho

Hình 2.1: : Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

2.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:

Chức năng quản lý hệ thống bao gồm các chức năng chính: Đăng nhập, tàikhoản, phân quyền người dùng, sao lưu phục hồi dữ liệu

 Chức năng quản lý đăng nhập: Người dùng muốn truy cập vào hệ thống quản

lý vật tư thì phải được cấp một tên đăng nhập, một mật khẩu, quyền truy cập

hệ thống Tên truy cập, mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này được ngườiquản trị cấp cho mỗi người dùng, người dùng sẽ dùng nó để truy cập hệthống

 Chức năng quản lý phân quyền: Người quản trị có quyền cao nhất trong hệthống, khi đăng nhập vào hệ thống, người quản trị có thể thêm người dùng.Còn những người khác tùy thuộc vào quyền được cấp để thao tác với hệthống, những user này không được cập nhập người dùng, không được thayđổi thông tin người dùng.

 Chức năng đổi mật khẩu: Người quản trị có thể đổi mật khẩu để đảm bảotính bảo mật, an toàn cho hệ thống khi hệ thống bị xâm nhập

 Chức năng sao lưu phục hồi dữ liệu: Hệ thống sẽ tự động sao lưu dữ liệu khi

có sự xảy ra, để tránh mất hết dữ liệu trong hệ thống

2.1.2 Chức năng quản lý danh mục:

Chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật danh mục đơn vị thi công, danhmục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại vật tư, danh mục vật tư

 Danh mục nhà cung cấp:Cho phép người dùng tương tác với bảng cơ sở dữliệu với các chức năng thêm, sửa, xóa thông tin nhà cung cấp Ngoài ra khidanh sách nhà cung cấp quá nhiều người dùng có thể dùng chức năng tìmkiếm theo mã nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp

 Danh mục nhân viên: Đây là đối tượng thực hiện hợp đồng mua bán vật tưcho doanh nghiệp, thuộc bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý gồm nhữngthông tin sau: Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, email

 Danh mục vật tư: Mỗi vật tư đều có một mã hàng riêng biệt, thay vì các mãvật tư được ghi lại trong sổ sách, thì hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ mã hàngtrong thư mục quản lý vât tư Để tìm được mã vật tư mà mình muốn ngườidùng chỉ cần nhập mã vật tư là có thể tìm thấy thông tin của sản phẩm đó(Mãvật tư, tên vật tư, quy cách vật tư, nhà cung cấp vật tư, chế độ bảo hành, thờihạn sử dụng vật tư, số lượng tồn tối đa vật tư trong kho, số lượng trong tồntối thiểu vật tư trong kho)

 Danh mục loại vật tư: Vật tư trong kho sẽ được phân thành loại, mỗi loạiđược gán một mã độc lập và lưu các thông tin trên hệ thống như sau: mã loạivật tư, tên loại

 Danh mục đơn vị thi công: Khi công ty trúng thầu các công trình thi đơn vịthi công sẽ tiến hành thực hiện công trình xây dựng Mỗi đơn vị thi cônggồm những mã đơn vị, tên đơn vị khác nhau.

2 1.3 Chức năng quản lý nhập vật tư:

Chức năng quản lý nhập vật tư gồm có: Đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng,phiếu nhận lại vật tư

 Đơn đặt hàng: : Khi các đơn vị thi công có yêu cầu cấp vật tư để xây dựngthì công ty sẽ đặt hàng với nhà cung cấp với số lượng của từng loại vật tư màcông ty yêu cầu.Như vậy, các đơn đặt hàng sẽ được lưu vào hệ thống dữ liệumột cách tự động chính xác

 Phiếu nhập hàng: Khi nhập hàng vào kho thì nhà cung cấp sẽ giao cho công

ty phiếu nhập hàng Hàng về kho thì nhân viên sẽ nhập các thông tin của vật

tư lên hệ thống Các thông tin của vật tư sẽ được lưu trực tiếp váo danh mụcvật tư

 Phiếu nhận lại vật tư : Khi những vật tư bị sai kích thước, quy cách, thì cácđơn vị thi công sẽ trả lại cho công ty, khi đó bộ phận quản lý kho sẽ lậpphiếu nhận lại vật tư

2.1.4 Chức năng quản lý xuất vật tư

Chức năng quản lý nhập vật tư gồm có: Đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng,phiếu nhận lại vật tư

 Phiếu yêu cầu xuất vật tư: Khi các đơn vị thi công yêu cầu xuất vật tư thì bộphận kế toán sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư cho các đơn vị thi công

 Phiếu xuất vật tư: Khi xuất vật tư đi thi nhân viên kho chỉ cần nhập nhữngthông tin vật tư được xuất đi theo yêu cầu của các đơn vị thi công khi đó sốlượng vật tư trong kho bị giảm đi trong danh mục vật tư Hệ thống sẽ tự độngtính toán số lượng còn lại trong kho

 Phiếu trả lại vật tư cho nhà cung cấp: Với những vật tư không đúng theo yêucầu thì bộ phận kho sẽ lập phiếu trả lại vật tư cho nhà cung cấp

 Tính giá vật tư xuất kho: Hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư xuất kho theo yêu cầu

2.1.5 Chức năng quản lý kiểm kê:

Cập nhập hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có đợt thống kê kiểmnghiệm các loại vật tư còn tồn đọng trong kho

2.1.6 Chức năng báo cáo thống kê:

Báo cáo các danh mục: Báo cáo nhân viên, các đơn vị thi công, các loại vật

tư, các công trình, nhà cung cấp theo tên hoặc mã mà người dùng yêu cầu

Báo cáo nhập vật tư: Báo cáo hàng tháng công ty nhập về bao nhiêu loại vật

tư từ các nhà cung cấp để từ đó thống kê được số lượng nhập trong kho là baonhiêu

Báo cáo xuất vật tư: Hàng tháng sẽ có báo cáo cho người quản lý biết đượctình hình số lượng vật tư tồn trong kho là bao nhiêu để từ đó sẽ tiếp tục nhập nhữngvật tư còn thiếu để phục vụ cho đơn vị thi công

Báo cáo tồn: Tồn về mặt số lượng là bao nhiêu, tồn về mặt giá trị là baonhiêu để từ đó tính được số lượng tồn còn lại trong kho

2.2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

Một mô hình luồng dữ liệu bao gồm 5 thành phần:

 Luồng dữ liệu

Là luồng thông tin vào ra của tiến trình.Được biểu diễn bằng mũi tên trên đóghi thông tin di chuyển