Quy chế quản lý thông tin tài liệu

QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 1/13 MỤC LỤC STT NỘI DUNG SỐ TRANG I MỤC ĐÍCH…………………………………………………… II PHẠM VI ÁP DỤNG………………………………………… III ĐỊNH NGHĨA – TỪ VIẾT TẮT……………………………… IV NỘI DUNG CHI TIẾT……………………………………… V PHỤ LỤC KÈM THEO……………………………………… 13 VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH………………………………… 13 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU I Mã số: QCHC.01 Trang số: 2/13 MỤC ĐÍCH Nhằm quy định trách nhiệm phương thức kiểm soát thông tin – tài liệu có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kinh doanh Công ty để đảm bảo tài liệu – hồ sơ truyền đạt, khai thác, sử dụng có hiệu kiểm soát thông tin – tài liệucần bảo mật II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng cho toàn CBCNV tất Phòng , Ban, Bộ phận Công ty có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty III ĐỊNH NGHĨA - TỪ VIẾT TẮT III.1 Định nghĩa: •Thông •Quản tin: tập hợp liệu có ý nghĩa lý thông tin nội Công ty: Là quản lý thông tin xảy có liên quan; phản ánh trực tiếp trình hoạt động Công ty, bao gồm thu thập nguồn tin; xử lý nguồn tin; cung cấp phổ biến tin; xây dựng chế độ báo cáo đột xuất định kỳ; bảo mật thông tin lập hồ sơ lưu trữ phục vụ khai thác thông tin lâu dài •Trao đổi thông tin nội bộ: Việc trao đổi, truyền đạt, phổ biến thông tin Phòng, Ban, Bộ phận, cá nhân Công ty •Tài liệu: Là nội dung thông tin thể chất liệu giấy, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, phim, ảnh, vật mang tin khác •Văn bản: Là nội dung thông tin đánh máy, photocopy, in viết tay có nội dung định, thường để lưu lại lâu dài •Văn có giá trị pháp lý: Là văn có đầy đủ thể thứctheo quy định Quy chế này, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền có đóng dấu •Công văn đến: Là toàn văn bản, tài liệu gửi đến Công ty Văn đến Công ty nhận dạng dấu “ CÔNG VĂN ĐẾN” nhân viên HC đóng •Công văn đi: Là toàn văn bản, tài liệu Công ty soạn thảo ban hành có phê duyệt GĐ, có đóng dấu Công ty đăng ký quản lý HC QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU •Thời Mã số: QCHC.01 Trang số: 3/13 gian xử lý thông tin: Được tính kể từ thời điểm nhân viên HC tiếp nhận thông tin tính theo hành ngày làm việc Công ty •Dấu Công ty: Là dấu tròn Cơ quan Công an có thẩm quyền cấp quản lý mẫu mã đăng ký Dấu Công ty đóng văn phải mực đỏ có ý nghĩa đảm bảo giá trị pháp lý cho văn Dấu treo có giá trị thông báo mà giá trị pháp lý Dấu giáp lai có giá trị liên kết trang văn III.2 Từ viết tắt: Các từ viết tắt bảng chữ viết tắt tên loại văn bản, văn áp dụng Công ty III.2.1 Từ viết tắt: • Công ty : Công ty Cổ phần Khoáng sản Hà An • BLĐ : Ban lãnh đạo Công ty • TGĐ : Tổng Giám đốc Công ty • PTGĐ : Phó Tổng giám đốc Công ty • KTT : Kế toán trưởng Công ty • TP : Trưởng phòng • P.TCKT : Phòng Tài Chính Kế Toán • P.HCNS : Phòng Hành Nhân • P.KD : Phòng Kinh doanh T QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 4/13 • P.SX : Phòng Sản xuất • ĐV : Đơn vị (tên gọi chung cho Phòng, Ban, Bộ phận, Tổ, nhóm tổ chức khác Công ty) • VP : Văn phòng • HC : Hành • CBCNV : Cán công nhân viên Công ty • CV : Chuyên viên 3.2.2 Bảng chữ viết tắt tên loại văn văn áp dụng Công ty STT Tên văn Chữ viết tắt STT Tên văn Chữ viết tắt Quyết định QĐ Giấy đường ĐĐ Thông báo TB Giấy biên nhận BN Đề xuất ĐX Biên bàn giao BG Công văn CV 10 Biên việc SV Giấy uỷ quyền UQ 11 Phiếu gửi PG Quy định QyĐ 12 Quy trình quy chế QC… IV NỘI DUNG CHI TIẾT IV.1 QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU NỘI BỘ IV.1.1 Quản lý việc cung cấp thông tin Công ty đăng phương tiện truyền thông đại chúng • Thực theo quy định phát ngôn báo chí Công ty • Các thông tin dự kiến đăng phương tiện truyền thông đại chúng TGĐ chủ trì phê duyệt nội dung QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU IV.1.2 Mã số: QCHC.01 Trang số: 5/13 Quản lý thông tin truyền miệng trực tiếp Các nội dung trao đổi trực tiếp hội ý, họp, đàm phán… không tiết lộ không phép người chủ trì họp IV.1.3 Quản lý thông tin truyền miệng gián tiếp (điện thoại - đàm) CBCNV sử dụng điện thoại Công ty để liên hệ trao đổi công việc, nhân viên trực tổng đài phải bảo đảm trì thông suốt đường dây liên lạc, quản lý hướng dẫn phận sử dụng điện thoại mục đích công việc Không sử dụng máy tổng đài vào mục đích cá nhân IV.1.4 Quản lý thông tin dạng văn Trong trình trao đổi, thảo luận công việc, vấn đề, khâu công việc quan trọng xét thấy cần bảo đảm mặt pháp lý thông tin chúng phải thể hình thức văn IV.1.5 Quản lý thông tin nhanh dạng văn qua kênh truyền liệu, fax, email Trước gửi thông tin liên quan đến Công ty fax, email CBCNV báo cáo Trưởng ĐV kiểm tra nội dung; thông tin, giao dịch quốc tế BLĐ phê duyệt Trưởng ĐV vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ĐV, xem xét gửi nội dung thông tin thuộc phạm vi quản lý ĐV; Chịu trách nhiệm việc chuyển tải thông tin fax, email ĐV đảm bảo không làm ảnh hưởng đến bí mật thông tin nội Công ty 4.2 NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 4.2.1 Trình tự phương thức quản lý văn đến Bước 1: Tiếp nhận văn đến • Các văn ĐV ban hành trao đổi, báo cáo công việc hàng ngày gọi văn “Nội ” QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 6/13 Tất văn gửi đến Công ty (văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo…) từ nguồn (qua bưu điện, liên lạc cán nhận trực tiếp) • Các công văn đến dạng phần mềm điện tử, e-mail (ngoài thư trao đổi nội bộ) phải in ra, đăng ký lưu trữ văn khác Tiếp nhận văn đến nhập liệu quản lý thông tin Nhân viên HC có nhiệm vụ tiếp nhận toàn văn gửi đến Công ty • Trong trình giao dịch công việc ĐV tiếp nhận văn bản, tài liệu từ quan tổ chức bên gửi cho Công ty phải chuyển văn đến nhân viên HC để đăng ký quản lý • Đối với văn “Nội bộ” , nhân viên HC tiếp nhận quản lý văn trình BLĐ, văn đơn vị gửi cho văn thư người kiêm nhiệm văn thư phân công soạn thảo văn CBCNV ĐV chịu trách nhiệm chuyển • Toàn văn tiếp nhận phải kiểm tra địa nơi gửi, số lượng (số lượng bì VB, số lượng trang văn bản, số lượng văn bản), kiểm tra bì có nguyên vẹn có dấu hiệu bị bóc, rách, văn bên không- có phải xử lý kịp thời; Phân loại, xác định giá trị pháp lý đăng ký quản lý nhân viên HC Văn đến phân thành hai loại: Loại phải đăng ký loại đăng ký Bước 2: Phân loại văn đến: • Loại phải đăng ký: Tất loại văn bản, giấy tờ gửi cho Công ty (ghi tên Công ty, Ban, phận Công ty), gửi cho BLĐ gửi trực tiếp cho CBCNV yêu cầu liên hệ công việc (ghi chức danh ghi đích danh) • Loại đăng ký: Tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí… Bước 3: Bóc bì văn bản: • Những phong bì có dấu mức độ “khẩn” phải bóc sau nhận QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 7/13 Nếu bì có dấu mức độ mật, ghi đích danh tên người nhận, Phòng ban nhận, Hồ sơ chào thầu không bóc bì, vào sổ theo dõi công văn đến chuyển nguyên bì tới người có • thẩm quyền, chức để giải Khi bóc bì phải cẩn thận không làm rách, phần số, ký hiệu văn Khi phát văn gửi không địa thẩm quyền quan giải quyết, công văn không số, ngày tháng gửi… trả lại cho nơi gửi Bước 4: Đăng ký văn đến: • Nhân viên HC đăng ký vào sổ theo dõi công văn đến (hoặc vào máy vi tính theo chương trình quản lý công văn đến) số đến, thời gian đến, số lượng tiếp nhận, tóm tắt nội dung, đóng dấu “ Công văn đến ” lên văn thời điểm tiếp nhận Nếu văn đến “Khẩn” “ Thượng khẩn”, “Hoả tốc” phải ghi rõ giờ, phút nhận văn • Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Công ty ( văn mà Công ty nhận được) năm ( tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm đó) Bước 5: Trình duyệt • Văn đến sau vào sổ đăng ký công văn đến phải NVHC trình Bộ phận chuyên trách (trợ lý/thư ký Chủ tịch HĐQT) để xử lý • Loại văn ghi tên Công ty nhân viên HC chuyển choChủ tịch HĐQT, TGĐ, PTGĐ thường trực theo ủy quyền Chủ tịch HĐQT để đạo xử lý • Nếu công văn ghi đích danh Chủ tịch HĐQT,TGĐ, Phó TGĐ không bóc bì chuyển thẳng cho Chủ tịch HĐQT, TGĐ, Phó TGĐ Bước 6: Thời gian trình duyệt văn đến • Văn đến loại bình thường phải nhân viên HC chuyển phận chuyên trách vòng kể từ thời điểm NVHC tiếp nhận văn • Văn đến có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn” , “hỏa tốc”, nhân viên HC phải trình phận chuyên trách sau tiếp nhận QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 8/13 Nếu văn khẩn/thượng khẩn/hoả tốc nhận mà người có thẩm quyền xử lý công tác lý khách quan không tiếp nhận để xử lý kịp thời nhân viên HC phải thông báo cho Bộ phận chuyên trách để báo cáo xin ý kiến đạo Bước 7: Chỉ đạo xử lý văn BLĐ • Việc đạo xử lý văn đến BLĐ chủ trì, ý kiến đạo xử lý văn đến thể văn đến • Thư ký Trợ lý GĐ có nhiệm vụ kiểm tra văn đến trước trình BLĐ Văn đến loại khẩn, thượng khẩn/hoả tốc phải trình cho người có thẩm quyền để kịp thời xử lý • Trong trường hợp bình thường thời gian chờ đạo văn đến không • BLĐ xem xét định thay đổi mức độ xử lý khẩn/thượng khẩn văn đến theo yêu cầu thực tế công việc Trong trường hợp khẩn, thượng khẩn/hoả tốc không • Trường hợp phức tạp xử lý văn thời gian quy định trên, HĐTV BLĐ tổ chức họp để xem xét xử lý • Các văn “nội bộ” mà mục đích để báo cáo tiến độ công việc phê duyệt • Trong nội dung đạo xử lý văn đến BLĐ quy định ghi tên ĐV chủ trì đứng đầu, ĐV phối hợp; Trong trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc cần hạn định rõ thời hạn triển khai nội dung đạo xử lý • Để đảm bảo việc xử lý thông tin không bị gián đoạn, công tác ngoại tỉnh thời gian từ 01 ngày làm việc trở lên, người có thẩm quyền xử lý văn đến ủy quyền cho cấp phó trực tiếp điều hành công tác nói • Trong trường hợp chưa có uỷ quyền, nhân viên HC scan gửi mail văn (trong trường hợp cần thiết số lượng văn không lớn) tới người có thẩm quyền để thực uỷ quyền giải Bước 8: Phân phối văn đến sau có ý kiến đạo xử lý • Văn đến sau có ý kiến đạo BLĐ, phải nhân viên HC vào sổ theo dõi phân phối CV nhanh chóng phân bổ đến cá nhân, ĐV để thực hiện, giao nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi công văn QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 9/13 Quy định thời gian phân phối văn NVHC sau: • Trong trường hợp bình thường, văn có ý kiến đạo xử lý BLĐ phân bổ thời gian tối đa không giờ; trường hợp văn đến dày, đặc biệt vẽ kỹ thuật A ocần có thời gian photocopy không 16 kể từ có ý kiến đạo BLĐ • Trường hợp ĐV nằm địa bàn thành phố Hà Nội, nhân viên HC chuyển văn đến có ý kiến đạo BLĐ fax gửi dịch vụ chuyển phát nhanh • Trường hợp khẩn, văn ưu tiên phân phối vòng Nhân viên HC có nhiệm vụ chuyển trực tiếp fax văn có ý kiến đạo xử lý cho ĐV • Trường hợp thượng khẩn, nhân viên HC tự chuyển văn đến có ý kiến đạo xử lý ưu tiên điều động xe ô tô có yêu cầu; trường hợp văn dày tài liệu mẫu vật… mà nhân viên HC tự xử lý kịp thời P.HCNS phải báo cáo xin ý kiến đạo Chủ tịch HĐQT Phó TGĐ để đảm bảo ĐV tiếp nhận thông tin có sớm nội dung đạo xử lý văn đến BLĐ • Văn đến phân bổ phải xác nhận giấy tờ, sổ sách giao nhận Nhân viên HCchịu trách nhiệm việc phân bổ không với ý kiến đạo BLĐ, giấy tờ sổ sách giao nhận • Đối với văn từ nguồn “nội đến”, xử lý phân phối, nhân viên HC thông báo cho ĐV soạn thảo văn biết nội dung ý kiến đạo BLĐ, để ĐV theo dõi sát tình hình diễn biến công việc thực ĐV Quy định thời gian xử lý văn đến ĐV sau: • Trưởng ĐV chịu trách nhiệm trước BLĐ văn chuyển đến ĐV mà không triển khai chậm triển khai thực • Văn thư người kiêm nhiệm văn thư CBNVC ĐV chịu trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký quản lý văn đến ĐV, trình cho Trưởng (Phó) ĐV đạo xử lý; phân phối văn có ý kiến đạo xử lý gốc đến cá nhân, tổ, nhóm để thực hiện, lưu lại copy vào hồ sơ lưu công văn chung ĐV QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 10/13 Các cá nhân, tổ, nhóm tiếp nhận văn để triển khai nhiệm vụ phải lưu giữ văn để lập hồ sơ phần công việc thực hiện, không để thất lạc đánh văn • Trưởng (Phó) ĐV phải có ý kiến xử lý văn đến vòng văn bình thường, văn khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc CBCNV ĐV tiếp nhận văn khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc, có nhiệm vụ báo cáo cho Trưởng (Phó) ĐV biết để kịp thời đạo xử lý • Khi xử lý văn đến, Trưởng (Phó) ĐV ghi rõ đích danh tên người, nhóm, tổ chủ trì triển khai công việc chậm vòng giờ, người, nhóm, tổ ký nhận nhiệm vụ phải triển khai công việc mình; trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc phải triển khai vòng 04 kể từ thời điểm VT xác nhận chuyển văn đến ĐV Việc hoàn thành công việc cá nhân, nhóm, tổ công tác ĐV phải xác định hồ sơ công việc • Trường hợp xử lý văn đến theo quy định nói trên, người nhận thị thực phải báo cáo cho Trưởng (phó) ĐV nguyên nhân thực để xin ý kiến đạo BLĐ Bước 9: Kiểm tra, lập nộp lưu trữ hồ sơ Nhân viên HCcó nhiệm vụ kiểm tra nội dung sau đây: • Quá trình phân bổ văn đến sổ sách giao nhận nhân viên HC vào cuối ngày làm việc để bổ sung có sai sót • Việc tiếp nhận văn đến ĐV kết hợp với Thư ký Trợ lý GĐ nhắc nhở việc báo cáo kết thực công việc có yêu cầu BLĐ • Kiểm tra kết nhập liệu thống kê quản lý văn đến hàng ngày kết hợp với Thư ký Trợ lý GĐ theo dõi ý kiến đạo xử lý văn đến BLĐ để trả lời ĐV có yêu cầu • Lập hồ sơ công việc nộp lưu trữ hồ sơ 4.3 QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI Bước 1: Soạn thảo công văn + Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý soạn thảo Công văn 10 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 11/13 Tất văn bản, giấy tờ Công ty ban hành gửi cho quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị Công ty phải đăng ký, đóng dấu, lấy số vào Sổ đăng ký công văn làm thủ tục gửi Phòng HCNS Công ty Nhân viên phải lưu (bản ký tay mực xanh, không đóng dấu) để ban hành tiếp (nếu cần) • CBCNV Công ty người chịu trách nhiệm soạn thảo văn Văn soạn thảo phải bảo đảm thể thức kỹ thuật trình bày • Trưởng (Phó) ĐV kiểm tra ký nháy vào văn trước trình duyệt phải chịu trách nhiệm nội dung văn ĐV soạn thảo trước BLĐ • Thư ký Trợ lý Chủ tịch HĐQT phải kiểm tra xử lý sơ tất văn bản, giấy tờ trước trình Chủ tịch HĐQT ký • Chủ tịch HĐQTlà người chịu trách nhiệm nội dung, tính pháp lý văn Chủ tịch HĐQT ký/phát hành + Hình thức công văn soạn thảo • Soạn thảo văn thông thường trang A4, sử dụng bảng mã Unicode, Font chữ “Times New Roman” • Tên trích yếu văn cần ghi tóm tắt, ngắn gọn, rõ nghĩa; không để tên trích yếu văn ngoặc đơn • Văn cần trình bày cách cân đối, hợp lý; viết đậm, viết cỡ chữ to hơn, viết loại phông chữ khác tên văn tiêu đề, nội dung đặc biệt cần nhấn mạnh cần phải làm bật Lưu ý viết hoa đầy đủ chữ thuộc danh từ riêng, từ cụm từ mặc định; viết dấu câu, dấu chữ • Phần nơi nhận, việc ghi đầy đủ nơi thực lưu Phòng HCNS, cần ghi nơi gửi để báo cáo để biết Các văn định chế (quy định chế độ, sách hướng dẫn quản lý nghiệp vụ) cần ghi nơi nhận gồm tất phận thuộc Công ty • Đối với văn có từ trang trở lên phải đánh số trang (ở giữa), phải in ấn, chụp hai mặt giấy (để tiết kiệm giảm bớt khối lượng hồ sơ, tài liệu); văn quan trọng, sử 11 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 12/13 dụng nhiều lần, cần lưu giữ lâu dài gửi ngoài, sử dụng giấy trắng (giấy dày); thảo văn khác, sử dụng giấy thường tận dụng giấy mặt • Sử dụng giấy Letter Head theo mẫu để in ấn thư tín, văn hành chính, công văn giao dịch với bên ngoài; không sử dụng để in ấn qui định, định Công ty, công văn gửi tới quan quản lý Nhà nước; không sử dụng giấy Logo tiếng Anh để viết tiếng Việt + Các yếu tố cần thiết Công văn: • Quốc hiệu: phần cùng, bên phải trang đầu văn • Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản: ghi quốc hiệu (đối với ngày 10 tháng phải ghi số đằng trước) • Tên đơn vị chủ quản đơn vị ban hành tên đơn vị ban hành: Phần cùng, bên trái trang đầu văn Nếu dùng giấy Letter Head không cần yếu tố không cần ghi Quốc hiệu • Số văn bản: Ghi tên đơn vị ban hành, phía bên trái văn bản, trùng hàng với ngày tháng năm ban hành văn • Trích yếu: chủ đề văn bản, ghi dòng tên loại văn • Nội dung văn bản: phải đảm bảo kết cấu chặt chẽ, văn phong thích hợp, ngắn gọn, súc tích với chức nhiệm vụ công ty • Chức danh, họ tên, chữ ký người ký văn bản: ghi góc bên phải cuối văn • Nơi nhận: ghi phần bên trái văn bản, trùng hàng với chức danh người ký duyệt văn Bước 2: Trình duyệt văn • Tất văn Công ty ĐV soạn thảo Trợ lý Chủ tịch HĐQT TGĐ trình duyệt • Trước trình văn để ký duyệt, ĐV phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu đính kèm văn (nếu có) tài liệu để làm phê duyệt; liệt kê danh mục tài liệu đính kèm góc bên trái văn (phía phần nơi nhận) Thư ký Trợ lý có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn 12 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 13/13 xử lý sơ trước trình BLĐ ký duyệt có quyền trả lại ĐV soạn thảo trường hợp sau: + Yêu cầu ĐV soạn thảo bổ sung thiếu gốc, thiếu tài liệu đính kèm, địa nơi nhận không rõ ràng thiếu địa liên lạc + Thể thức văn chưa với quy định + Nội dung văn không tinh thần đạo BLĐ + Chữ ký văn chữ ký trực tiếp; ký không với thẩm quyền; ký không với phạm vi ủy quyền BLĐ có nghi ngờ chữ ký văn giả mạo + Các trường hợp khác mà Trợ lý GĐ có sở chứng chứng minh nội dung văn soạn thảo ảnh hưởng nghiêm trọng quyền, lợi ích uy tín Công ty • Đối với văn phê chuẩn, Trợ lý GĐsẽ chuyển đến cho nhân viên HC để làm thủ tục ban hành chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục pháp lý, ban hành văn Đối với văn chưa phê chuẩn, Trợ lý GĐcó trách nhiệm chuyển cho ĐV soạn thảo để tiếp tục sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Bước 3: Ký duyệt: • Khi ký văn (ký nháy ký thức), sử dụng bút mực xanh (để dễ dàng phân biệt chữ ký thật chữ ký chụp); người soạn thảo phải ký nháy vào trang văn trước trình ký Chủ tịch HĐQT, sau NVHC đóng dấu giáp lai tất trang văn Đối với Giấy giới thiệu, công lệnh đường phải có chữ ký Chủ tịch HĐQT người Chủ tịch HĐQT uỷ quyền Đối với hợp đồng bán hàng biên lý hợp đồng phải có chữ ký nháy đại diện Phòng PTCKT kiểm soát giá trị hợp đồng, cán phân công kiểm soát trước trình Chủ tịch HĐQT ký • Văn trình Lãnh đạo ký xin ý kiến, phải kèm theo hồ sơ công việc, cứ, tài liệu liên quan để phục vụ cho trình xem xét, định • Văn sau ký, tuyệt đối không chỉnh sửa Nếu phát có sai sót nội dung hay chưa thể thức văn phải kịp thời báo cho Trưởng phòng để xin ý kiến lãnh đạo Bước 4: Đăng ký công văn 13 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 14/13 Đăng ký văn cần ghi số thông tin cần thiết sau: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu văn bản… vào phương tiện đăng ký (như sổ đăng ký công văn file quản lý công văn máy tính) nhằm quản lý chặt chẽ văn Công ty tra tìm văn nhanh chóng • Ghi số lên văn (đánh số văn bản): Số văn số đăng ký theo thứ tự văn liên tục năm kể từ số 01 Tất văn Công ty ban hành đăng ký tập trung Phòng HCNS để lấy số theo quy định công ty  QUY TẮC ĐÁNH SỐ CÔNG VĂN ĐI: - Đối với văn Phòng ban chức soạn thảo: + Quy tắc đánh số: XXX/YYYY/AA-ZZZ XXX: số tự nhiên tiến, đầu làm việc ngày 01/01 kết thúc vào cuối ngày làm việc ngày 31/12 năm tài YYYY : Là số năm ban hành văn AA: Là viết tắt tên loại văn (Thông báo, công văn.v.v.) ZZZ: Là chữ viết tắt tên phòng, Phòng ban/bộ phận soạn thảo văn VD: 056/2013/TB-HCNS hiểu văn số 056 ban hành năm 2013 loại văn “Thông báo”, Phòng HCNS soạn thảo - Đối với văn phát hành bên công ty hệ thống văn chung Công ty Phòng HCNS soạn thảo: + Quy tắc đánh số: XXX/YYYY/AA-HA XXX: số tự nhiên tiến, đầu làm việc ngày 01/01 kết thúc vào cuối ngày làm việc ngày 31/12 năm tài YYYY : Là số năm ban hành văn AA: Là viết tắt tên loại văn (Thông báo, công văn.v.v.) HA : Là ký tự viết tắt tên riêng Công ty 14 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 15/13 VD: 056/2013/TB-HA hiểu văn số 056 ban hành năm 2013, loại văn “Thông báo” Công ty Cổ phần Khoáng sản Hà An - Đối với công văn mật phải có sổ theo dõi riêng  QUY TẮC ĐÁNH SỐ ĐỐI VỚI VĂN BẢN LÀ QUY TRÌNH QUY CHẾ: XXYY-ZZ XX: Là ký tự viết tắt loại văn (Quy trình: QT; Quy chế: QC ) YY: Là ký tự viết tắt lĩnh vực mà văn để cập đến (Nhân sự: NS; Hành chính: HC; Tài Kế toán: TCKT; Sản xuất: SX ZZ: Là số tự nhiên tiến, 01, thể thứ tự văn hệ thống 4.4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU: • Dấu Công ty đóng vào văn để khẳng định giá trị pháp lý văn bản, NVHC quản lý sử dụng quy định pháp luật NVHC phép đóng dấu vào chữ ký người có thẩm quyền (gồm Chủ tịch HĐQT Cán uỷ quyền ký thay, thừa lệnh, thừa uỷ quyền) Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, chiếm 1/3 đầu chữ ký mực dấu màu đỏ Các dấu chức danh, dấu tên không đóng đè vào chữ ký dấu tròn Dấu treo (khi cần) dấu đóng chữ ký lãnh đạo, đóng vào góc trên, bên trái trang đầu văn Văn có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai • Trước đóng dấu, NVHC phải kiểm tra chữ ký người có thẩm quyền so với danh mục mẫu chữ ký đăng ký, phép đóng dấu vào văn đó, lưu (đặc biệt Hợp đồng, biên lý Hợp đồng) • Khi người giữ dấu vắng, TP HC - NS định người khác nhận bàn giao (có biên bàn giao) để quản lý sử dụng dấu Nghiêm cấm sử dụng dấu sai quy định phục vụ lợi ích cá nhân • Văn có nhiều người ký đóng dấu lên chữ ký người có chức danh cao Dấu đóng vào văn có chữ ký photo, Scaner, Fax…có giá trị gốc 4.5 SAO CHÉP VĂN BẢN 4.5.1 Thủ tục y • Công ty thực y văn có liên quan đến tổ chức hoạt động Công ty, không thực y văn không thuộc thẩm quyền 15 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU • Mã số: QCHC.01 Trang số: 16/13 Văn để y phải có dấu đỏ, ĐV có nhu cầu y văn phải mang đến NVHC để đối chiếu với trước đóng dấu chứng thực nguyên văn • Chủ tịch HĐQT ủy quyền cho Trưởng phòng HCNS phụ trách công tác hành ký thừa lệnh y văn Công ty 4.5.2 Photocopy văn bản, tài liệu • Các ĐV tự tổ chức thực việc photocopy văn tài liệu ĐV • Trường hợp tài liệu nhiều, thời gian yêu cầu gấp rút, tài liệu khổ thực việc photocopy Công ty, ĐV phải báo cáo Chủ tịch HĐQT để xin đạo xử lý kịp thời 4.6 GỬI VĂN BẢN 4.6.1 Nhân viên HC chịu trách nhiệm gửi nhận văn (dưới hình thức) Chủ tịch HĐQT, Phó TGĐ gửi văn Phòng ban/Bộ phận hình thức chuyển phát nhanh qua bưu 4.6.2 điện thông qua Công ty dịch vụ Phòng ban/Bộ phận có nhu cầu gửi tài liệu, bưu phẩm hình thức chuyển phát nhanh, ghi đầy đủ thông tin vào mẫu theo yêu cầu bưu điện Công ty cung cấp dịch vụ Sau đó, chuyển toàn văn bản, đề nghị tới nhân viên HC, nhân viên HC chịu trách nhiệm liên hệ 4.6.3 đơn vị cung cấp dịch vụ tới thực dịch vụ Đối với hình thức gửi, chuyển tài liệu, bưu phẩm khác chuyển phát nhanh, Phòng ban/Bộ phận tự chịu trách nhiệm thực 4.7 QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CÁC CUỘC HỘI Ý, HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 4.6.1 Hội ý Khi có vấn đề phát sinh, nhóm, tổ công tác tự liên hệ với để phổ biến, bàn bạc thống phương án giải công việc, xét thấy vấn đề quan trọng cần phải lập biên để báo cáo lên cấp trực tiếp 4.6.2 Họp đột xuất Khi vấn đề phát sinh nghiêm trọng, ĐV phải báo cáo để BLĐ kịp thời đạo xử lý.Nếu xét thấy cần phải có ý kiến thống việc đạo xử lý BLĐ triệu tập họp bất thường Nội dung họp bất thường phải ghi thành biên 16 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU 4.6.3 Mã số: QCHC.01 Trang số: 17/13 Các họp, hội nghị • Biên họp, giao ban BLĐ tùy theo nội dung lưu Hồ sơ bảo mật Công ty • Biên họp giao ban liên quan đến chiến lược sản xuất kinh doanh Công ty xác định bảo vệ bí mật nội không ban hành • Hồ sơ hội, họp quan trọng Công ty phải nộp lưu Phòng Hành Nhân 4.7 BẢO MẬT THÔNG TIN 4.7.1 Phạm vi bảo mật • Tất thông tin Công ty tiếp nhận ban hành đặt tình trạng bảo vệ bí mật nội Mỗi CBCNV làm việc Công ty phải có nghĩa vụ bảo vệ bí mật tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, không chép tài liệu Công ty để gửi đồng ý BLĐ • Khi cần ban hành thông tin Công ty nội dung thông tin phải Chủ tịch HĐQT người Chủ tịch HĐQT uỷ quyền phê chuẩn 4.7.2 Tiếp nhận, ban hành xử lý thông tin mật  Tiếp nhận Văn thư tiếp nhận văn mật đến, vào sổ, đóng dấu Công ty đến phong bì văn đến, không tự ý bóc phong bì phong bì có đóng dấu mật ghi ký hiệu mật chuyển nguyên bì cho người có tên phong bì TGĐ, với điều kiện việc chuyển giao phải đăng ký xác nhận sổ sách giấy tờ giao nhận  Soạn thảo ban hành • Trưởng ĐV soạn thảo văn có nội dung mật phải chịu trách nhiệm việc lưu trữ, bảo mật tài liệu ĐV không tự ý chép thông tin mật ý kiến đạo BLĐ • Tài liệu mật ban hành phải đánh số ký hiệu riêng biệt cho cụ thể, đảm bảo không trùng số với để dễ dàng phát nơi làm lộ bí mật thông tin • Không chuyển tải thông tin mật fax, email mà phải gửi bảo đảm hai phong bì, phong bì bên phải có niêm phong 17 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Mã số: QCHC.01 Trang số: 18/13 • Không mang tài liệu mật khỏi Công ty phê duyệt BLĐ • Nơi lưu trữ tài liệu mật phải đảm bảo có khoá chắn  Quản lý thông tin mạng • Không đưa thông tin mật, tối mật, tuyệt mật lên mạng • Tuyệt đối giữ gìn mật thâm nhập mạng • Những người tham gia mạng diện rộng Công ty phải chịu trách nhiệm cá nhân việc giữ gìn bí mật Công ty V PHỤ LỤC KÈM THEO STT Tên phụ lục Mã số STT Tên phụ lục Mã số Quyết định QCHC.01.PL01 Biên bàn giao QCHC.01.PL0 Văn có tên loại QCHC.01.PL02 Biên việc QCHC.01.PL0 Giấy đề xuất QCHC.01.PL03 Quy trình quy chế QCHC.01.PL0 Công văn QCHC.01.PL04 Giấy uỷ quyền QCHC.01.PL05 Phiếu giao nhận công việc QCHC.01.PL0 VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH VI.1 Quy chế có hiệu lực sau kể từ ngày 15/10/2014 VI.2 Mọi quy định trước trái với không với Quy chế bị bãi bỏ từ ngày Quy chế có hiệu lực thi hành Biên soạn Phòng HCNS Kiểm duyệt Phó TGĐ Phê duyệt Chủ tịch HĐQT (Đã ký) 18 QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU Hoàng Thị Thu Hiền Ngày … tháng … năm 2014 Trần Hữu Trung Ngày tháng năm 2014 19 Mã số: QCHC.01 Trang số: 19/13 Trần Phan Anh Ngày 10 tháng 10 năm 2014 .. .QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU I Mã số: QCHC.01 Trang số: 2/13 MỤC ĐÍCH Nhằm quy định trách nhiệm phương thức kiểm soát thông tin – tài liệu có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kinh... bản, tài liệu Công ty soạn thảo ban hành có phê duyệt GĐ, có đóng dấu Công ty đăng ký quản lý HC QUY CHẾ QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU •Thời Mã số: QCHC.01 Trang số: 3/13 gian xử lý thông tin: ... Thông Quản tin: tập hợp liệu có ý nghĩa lý thông tin nội Công ty: Là quản lý thông tin xảy có liên quan; phản ánh trực tiếp trình hoạt động Công ty, bao gồm thu thập nguồn tin; xử lý nguồn tin;