Quy định sử dụng, khai thác, quản lý thư điện tử

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG, KHAI THÁC, QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬ I MỤC ĐÍCH Hiện nay, thư điện tử công cụ hữu hiệu việc trao đổi thông tin, góp phần quan trọng việc nâng cao hiệu công suất, suất lao động, giảm thời gian thực chi phí hoạt động Tuy nhiên, thư điện tử xuất vài vấn đề liên quan tới an toàn, bảo mật thông tin như: - Lộ lọt thông tin bí mật, nhạy cảm; - Phát tán thư giả mạo, có nội dung lừa đảo quảng cáo không phù hợp; - Phát tán, lây lan mã độc, phần mềm quảng cáo trái phép v.v… - Chiếm quyền sử dụng trái phép; - Bị lợi dụng để phục vụ cho mục đích xấu Vấn đề gây ảnh hưởng xấu tới việc sử dụng thư điện tử hoạt động quản lý trao đổi thông tin Quy định đưa số nguyên tắc bản, trách nhiệm việc khai thác, sử dụng mà người sử dụng hệ thống thư điện tử nội công ty cần tuân thủ II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định áp dụng nội công ty để thực công việc, trao đổi, sử dụng thông tin, tài liệu giao dịch với khách hàng, đối tác bên III NỘI DUNG CHI TIẾT III.1 Đối tượng sử dụng Quy định việc sử dụng, khai thác, quản lý thư điện tử áp dụng cho CBCNV thức CBCNV ký hợp đồng thử việc III.2 Quy định sử dụng thư điện tử Thiết lập hệ thống thư điện tử Trang thiết bị: Đảm bảo máy chủ, đường truyền, phần mềm, nhân lực(IT, ) cần đầy đủ, đảm bảo việc sử dụng thư điện tử dễ dàng, nhanh chóng, tính bảo mật cao Tên hộp thư điện tử: Thiết lập hộp thư điện tử dùng chung ( địa email Công ty) hộp thư điện tử cá nhân đặt tên theo vị trí chức danh phòng/ ban Ví dụ: hcns.hocmai@vn Nguyên tác, trách nhiệm sử dụng - Các địa thư điện tử cung cấp cho CBCNV thực công khai - Khi liên hệ trao đổi công việc với cấp quản lý, cấp nhân viên công ty tổ chức, cá nhân bên nhân viên phải sử dụng hộp thư điện tử công ty cung cấp - CBCNV có trách nhiệm kiểm tra, xử lý thông tin hòm thư điện tử thường xuyên - CBCNV có trách nhiệm trước pháp luật Công ty nội dung thư gửi từ hộp thư Quy định gửi, nhận thư điện tử a Quy định nhận thư điện tử - Tất nhân viên nhận Email cấp quản lý gửi đích danh phải trả lời email - Trong trường hợp chưa có giải pháp cụ thể cần xác nhận cho người gửi biết nhận Email hẹn thời gian trả lời cụ thể vấn đề - Tất nhân viên phải có trách nhiệm kiểm tra Email thường xuyên để cập nhật thông tin, thông báo công ty b Quy định gửi thư điện tử - Khi gửi, nội dung Email cần rõ ràng, rành mạch thể xác nội dung cần chuyển tải - Tất nhân viên không gửi tài liệu thông tin nội chưa có đồng ý cấp quản lý - Phải nén tập tin trước gửi email Quy định khởi tạo xóa thư điện tử a Khởi tạo hộp thư điện tử : - Nhân viên cấp hộp thư điện tử ký hợp đồng thử việc - Bộ phận IT nhận yêu cầu cung cấp tài khoản email từ phòng QTNS – HC (cụ thể từ chuyên viên tuyển dụng đào tạo) b Xóa hộp thư điện tử: - Xin nghỉ việc khỏi công ty - Tự ý bỏ việc - Bị buộc việc - Không có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử III.3 Quy định khai thác thư điện tử - CBCNV sử dụng thông tin, tài liệu hòm thư dùng chung Công ty nhằm phục vụ cho công việc - Khi sử dụng, khai thác thông tin, tài liệu từ phòng ban khác cần có chấp thuận người quản lý trực tiếp phòng, ban III.4 Quy định quản lý thư điện tử - Hộp thư điện tử xem tài sản riêng nhân viên, nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ hộp thư điện tử tuân thủ qui định sử dụng hộp thư điện tử khoản Mục III - Không tiết lộ mật hộp thư điện tử cho người khác sử dụng - Để tăng cường tính bảo mật, nhân viên nên thường xuyên thay đổi mật hộp thư điện tử - Khi phát mật hộp thư bị thay đổi (không đăng nhập được) nhân viên phải liên hệ với Bộ phận IT để phục hồi lại - Khi tải thông tin, liệu từ hòm thư máy tính, người sử dụng cần xếp, lưu trữ hợp lý theo tên loại ngày, tháng, năm Ví dụ: Toán bồi dưỡng (11.1.2011) Biênsoạn Kiểmduyệt Phêduyệt Chủtịch HĐQT Ngày … tháng … năm Ngày tháng năm Ngày … tháng … năm ...b Quy định gửi thư điện tử - Khi gửi, nội dung Email cần rõ ràng, rành mạch thể xác nội dung cần chuyển tải - Tất nhân viên không gửi tài liệu thông tin nội chưa... có chấp thu n người quản lý trực tiếp phòng, ban III.4 Quy định quản lý thư điện tử - Hộp thư điện tử xem tài sản riêng nhân viên, nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ hộp thư điện tử tu n thủ... việc - Bộ phận IT nhận yêu cầu cung cấp tài khoản email từ phòng QTNS – HC (cụ thể từ chuyên viên tuyển dụng đào tạo) b Xóa hộp thư điện tử: - Xin nghỉ việc khỏi công ty - Tự ý bỏ việc - Bị buộc