ke hoach xay dung he thong quan ly nhan su

KẾ HOẠCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Mục tiêu - Xây dựng quy chế hoạt động đơn vị, xây dựng quy chế hoạt động cho phận phòng ban: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhi ệm , m ối tương tác phận phòng ban - Xây dựng quy trình hoạt động đơn vị, phận, phòng ban - Xây dựng quy trình thực cơng việc cho vị trí cơng vi ệc - Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, vị trí cơng việc - Xây dựng bảng tiêu chí đo lường hiệu cơng việc, đánh giá hi ệu cho vị trí - Xây dựng quy trình lưu trữ, hệ thống hóa danh mục tài liệu - Trên sở đó, xây dựng Quy chế lương, thưởng, phạt cho Đơn vị, xây dựng quỹ lương, kế hoạch tiền lương hàng năm phù hợp - Xây dựng sách, quy định khác quy định chi n ội b ộ, quy đ ịnh n ội quy công ty,… Thời gian thực hiện: tháng từ 12/2018 đến 03/2019 Thành viên tham gia: - Phòng nhân sự: Chủ trì thực rà soát, xây dựng h ệ th ống nhân s ự t ại Công ty - Trung tâm tư vấn quản lý & ISO: Tham gia trực ti ếp vi ệc rà soát, xây dựng hệ thống nhân từ quy trình thực cơng việc, quy trình ki ểm sốt, quy trình lưu trữ, - Trưởng phận: Đầu mối cung cấp thông tin phục v ụ trình xây dựng hệ thống nhân - Đại diện CBCV cho vị trí, chức danh: Ph ối hợp thực hi ện, h ỗ tr ợ trình xây dựng hệ thống chức danh, quy trình nghiệp vụ, Phương pháp thực 4.1 Xây dựng hệ thống quản lý, tổ chức nhân Q trình rà sốt cấu tổ chức đơn vị ti ến hành thông qua: (i) đơn vị tự rà soát cấu tổ chức theo hướng dẫn phòng tổ ch ức (Phòng tổ chức tiến hành xây dựng mẫu biểu để ph ận phòng ban đánh giá cấu tổ chức phòng, tình hình nhân sự, hoạt đ ộng c phòng xem b ất cập hay cần điều chỉnh, thay đổi khía cạnh cho phù h ợp, cho hi ệu qu ả; (ii) Dựa đánh giá lãnh đạo, phòng tổ chức trưởng phận thông qua khảo sát trực tiếp, tọa đàm đơn vị; (iii) th ảo luận, th ống nh ất gi ữa b ộ phận phòng ban lãnh đạo đơn vị Chi tiết bước công việc thực cụ thể sau: TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực - Xây - Hệ thống - Phòng nhân cung 0.5 ngày dựng quy chế hóa tồn cấp, ròa sốt tồn hệ hoạt động quy định, quy chế thống quy định, quy trình, đơn vị, ban quy chế ban hành sử xây dựng quy hành, sử dụng dụng chế hoạt  Nhằm thu động cho thập liệu phận hệ thống phòng ban: quản lý sử chức năng, dụng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm , mối tương tác phận phòng ban - - Đánh giá, - Lãnh đạo, quản lý 0.5 ngày rà sốt tồn trực tiếp *số quy định, quy phận: Thực thông qua phận chế ban hành phiếu hỏi (lập biểu) trao đổi trực tiếp nhằm làm TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực  Nhằm rõ quy định, quy trình ban phân tích, đánh hành phù hợp, với giá, rà sốt tồn chức năng, nhiệm vụ, quyền quy trình, hệ hạn phận phụ trách thống công hay chưa? Những nhiệm vụ ty áp phù hợp, nhiệm vụ dụng chưa? Chưa phù hợp điểm nào? Cần cải tiến gì? nào? Những nhiệm vụ thực chưa ban hành? - - Xây dựng - Bộ phận tư vấn quản -3 quy chế hoạt lý & ISO: Dựa đánh giá ngày* số động cho sơ lãnh đạo, quản lý phận phòng ban  trực tiếp, thực xây dựng lại toàn quy chế hoạt Nhằm phân định rõ động phòng ban trách nhiệm phòng, tránh giao việc chồng chéo, dễ kiểm soát, quản lý - - Đào tạo - nội Phòng nhân phối 0.5 ngày * hợp với trưởng số phòng Để đào tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho CBCV chức năng, nhiệm nhân viên nhận vụ, quy chế hoạt động thức phòng quy định, quy  trình áp dụng công ty, nâng cao TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực văn hóa doanh nghiệp dựng trình Xây - Hệ thống - Phòng nhân cung 0.5 ngày quy hóa tồn cấp tồn hệ thống hoạt quy trình quy trình ban hành sử động đơn ban hành, dụng vị, sử dụng phận,  Thu thập phòng ban quy trình xây dựng áp dụng - - Đánh giá, - Lãnh đạo, quản lý 0.5 ngày * rà sốt tồn trực tiếp số quy trình phận: Thực thơng qua phận ban hành phiếu hỏi (lập biểu) giá trao đổi trực tiếp nhằm làm rõ quy quy trình ban hành tính áp dụng, phù hợp, quy trình thực thực phận phụ quy trình ban trách hay chưa? Những nội hành dung, bước phù hợp,  Đánh bước không phù hợp? Chưa phù hợp điểm nào? Cần cải tiến gì? - - Xây dựng - Bộ phận tư vấn quản 2-3 ngày quy trình thực lý & ISO: Dựa đánh giá * số công việc sơ lãnh đạo, quản lý phận phận trực tiếp, thực xây dựng Nhằm hệ lại toàn quy trình thực cơng việc phận thống, chuẩn quy  trình, kiểm sốt TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực đầu ra, đầu vào danh mục công việc, mối liên kết, từ nâng cao nâng suất, chất lượng sản phẩm, dễ kiểm sốt cơng việc - - Đào tạo - nội Phòng nhân phối 0.5 ngày * hợp với trưởng số tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho phận CBCV chức năng, nhiệm nhận thức, vụ, quy chế hoạt động hướng dẫn, nắm phòng bắt rõ quy trình,  Đào nhiệm vụ từ đầu vào đến đầu phòng Xây dựng quy - Hệ thống - Phòng nhân sự: cung 0.5 ngày trình thực hóa vị trí, cấp tồn cấu tổ chức công chức danh phòng, vị trí/ chức việc cho cơng ty vị trí  danh, nội dung cơng việc cho Hệ thống vị trí hóa tồn chức danh, phân tích, nhân đánh giá viên thực nhiệm vụ hay chưa? Nhiệm vụ có bị chồng chéo, TT Mục tiêu cần đạt Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian thực giao việc không chuyên môn hay không? - - Trưởng phận: 0.5 ngày/ Lập danh sách phân cơng lao vị trí * số động phòng: Dựa vị trí biểu mẫu phận tư vấn quản lý cung cấp, trưởng phận kê khai rõ nội dung công việc, mảng công việc giao cho cá nhân gì? - - Cá nhân người lao ngày động: Thực kê khai thông tin nội dung công việc thực mẫu Mô tả công việc phận tư vấn quản lý xây dựng - phận Phòng nhân sự, 0.5 ngày * tư vấn quản lý, số trưởng phận: Phối phận hợp thực việc đánh giá phân cơng cơng việc vị trí phù hợp hay chưa, chun mơn hóa nhiệm vụ hay chưa? Có chồng chéo nhiệm vụ hay khơng? nhằm phân tách rõ ràng trách nhiệm thực TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực công việc cá nhân - Xây - dựng - Bộ phận tư vấn quản 0.5 ngày/ mô tả chức lý: Dựa danh mục vị trí vị trí * số danh cho vị công việc, nội dung cơng việc vị trí trí, tiêu chuẩn kê khai trên, toàn hệ chức danh cho phận tư vấn quản lý thực thống vị trí xây dựng hệ thống mô Xây dựng, tả công việc phù hợp  phân định đúng, xác nhiệm vụ chức danh, phân bổ công việc người, giao việc quản lý công việc nhân viên thuận lợi, dễ kiểm tra, đánh giá nhân - - Xây dựng - Cá nhân người lao – ngày quy trình thực động: Dựa vị trí cơng * số vị trí cơng việc việc phân cơng cho cho tồn cho vị trí  Thuận tiện, khoa học thực công việc, quản cá nhân, mô tả công hệ thống việc: Người lao động thực kê khai, thiết lập quy trình thực công việc theo biểu mẫu Bộ phận tư vấn quản lý dễ dàng kiểm sốt tiến độ cơng lý: Dựa thông tin kê khai việc cá người lao động, làm rõ hoàn chỉnh quy trình thực nhân TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực hiện công việc vị trí - - Đào tạo - nội Phòng nhân phối 0.5 ngày * hợp với trưởng số tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho phận CBCV chức năng, nhiệm nhận thức, vụ, quy chế hoạt động hướng dẫn, nắm phòng bắt rõ quy trình,  Đào nhiệm vụ cơng việc, thực tuân thủ quy trinh công việc Xây dựng quy - Hệ thống - Phòng nhân phối 1-2 ngày trình lưu trữ hóa tồn danh hợp với trưởng * số tài liệu mục phận: Trao đổi, thiết lập phận liệu, sản phẩm toàn danh mục tài liệu việc thực sản phẩm từ đầu vào đến công việc từ đầu kê khai biểu đầu vào đến đầu mẫu xây dựng sẵn có - - Đánh giá - Đánh giá hệ thống 0.5 ngày * toàn hệ thống lưu trữ: Dựa danh số lưu trữ tài liệu mục tài liệu, hồ sơ từ đầu phận phòng, vào đến đầu xem việc lưu cá nhân trữ danh mục quản lý, quản lý/ lưu trữ - - Xây dựng - Xây dựng quy trình 1-2 ngày quy trình lưu trữ lưu trư tài liệu, hồ sơ: Mỗi * số tài liệu/ kiểm hồ sơ cần lưu trữ gì? Ai lưu phận soát tài liệu/ địa trữ? Lưu trữ vào đâu? Ai TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực lưu trữ người kiểm soát, quản lý hồ sơ toàn hệ thống Xây dựng tiêu chuẩn Đánh chức sơ giá - nhân hợp với trưởng * số danh, vị trí nội cơng việc Phòng nhân phối 1-2 ngày phận: Họp, trao đổi đánh giá phận giá nhân từ kỹ năng, kinh nghiệm việc thực lực công việc, đánh giá hiệu nhân viên công việc từ trước đến việc đáp ứng yêu tất nhân viên xem cầu công việc đề ưu điểm, hạn chế việc thực cơng việc gì?  Đánh Hoặc điền thơng tin đánh giá biểu mẫu xây dựng - - Xây dựng - Phòng nhân phối 0.5 ngày* bảng tiêu chuẩn hợp với trưởng số vị trí chức danh phận: Đưa tiêu cho Nhằm xây vị trí, yêu cầu cần thiết kỹ năng, kinh dựng nghiệm để thực tiêu KPI, công việc cho vị trí gì? tiêu chuẩn  giúp cho trình tuyển dụng người, việc Xây dựng - Xây dựng - Phòng nhân phối ngày * bảng tiêu chí tiêu chí phản hợp với trưởng phận: số vị trí đo lường, ánh chất lượng Đưa tiêu chí phản ánh đánh giá hiệu công việc chất lượng công việc gì? cơng việc Hay sai sót đâu? Nhân tố TT Mục tiêu cần đạt Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian thực phản ánh hiệu công việc (doanh thu, hạn báo cáo, sai phạm làm việc, - Phân định, phân cấp độ quan trọng cho yêu tố: Ví dụ sai phạm làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nhất, sai phảm ảnh hưởng, Từ đưa tỷ trọng cho yếu tố? - Kiểm soát sai phạm: Ai người kiểm soát, nắm rõ sai phạm xảy ra, sai phạm phản hồi tới để đánh giá, người tổng hợp sai phạm để báo cáo phận nhân (ví dụ sử dụng biểu mẫu xây dựng sẵn link kết lối với phận nhân sự/ người tổng hợp sai phạm để làm sở đánh giá KPIs Ví dụ: Cách thống kê phản hồi khách hàng với sản phẩm, phản hồi học viên: Phòng nhân xây dựng biểu mẫu đánh giá từ khách hàng với sản phẩm google drive gửi mail 10 TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực khách hàng phản hồi Bắt buộc mục công việc giao liên quan đến khách hàng gửi tới quản lý làm tính KPis gửi phòng nhân tổng hợp, kiểm soát - biểu Thiết đánh cơng việc lậ p - Phòng nhân sự: Dựa ngày * giá tiêu chí phản ánh số vị trí chất lượng xây dựng biểu đánh giá KPIs đo lường mức độ sai phạm, số lần sai phạm, mức phạt, - Đưa mức phạt tương ứng: Ví dụ đưa mức phạt 10.000đ cho sai phạm quy điểm tổng kết đánh giá cuối tháng? - - Đào tạo - Phòng nhân sự: Đào 1-2 ngày nội áp tạo, hướng dẫn toàn nhân * số dụng thử viên cơng ty nắm rõ tiêu phận chí? Đào tạo nhận thức cách thực hiện/ sử dụng biểu mẫu - Áp dụng thử: Áp dụng thử 2-3 tháng - Đánh giá tính hợp lý tiêu KPIs: Xem xét, đánh giá chất lượng công việc dựa tiêu chí, 11 TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực đánh giá suất lao động, chất lượng lao động tháng có cải thiện, cải tiến hay không? Xây dựng quy chế Xây dựng - Đánh giá tính phù 5- 10 lương, quy chế lương, hợp quy chế sử ngày thưởng, phạt thưởng, phạt dụng: Xem xét quy chế lương phù hợp vơi quỹ lương hay chưa, phù hợp với lực lao động hay chưa? Quy thưởng phạt có gắn bó mật thiết với chất lượng cơng việc hay khơng? Có khuyến khích, phạt lúc, kịp thời nào? - Xây dựng quy chế lương, thưởng, phạt: Dựa mục tiêu, dựa kết đánh giá nhân viên, dựa tính phù hợp việc trả lương thưởng công ty so với lực, yêu cầu công việc, so với thị trường lao động - - Ban hành - Phòng nhân sự: ban 1-2 ngày đào tạo nội hành quy chế, đào tạo nhận thức cho toàn nhân viên cơng ty Xây dựng - sách, quy định khác 12 - TT Mục tiêu cần Phương hướng Bộ phận phối hợp thực Thời thực hiện gian đạt thực (quy định chi tiêu nội bộ, quy định nội bộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, Áp dụng thử/ - Áp dụng - chạy thử toàn chạy thử Tất phận, 2-3 tháng phòng ban, nhân viên (kết hệ thống phải xây dựng áp dụng thử 23 tháng để tìm sai sót, vấn đề cần cải tiến 10 Cải tiến/ ban - - hành sửa đổi có 4.2 Xây dựng định biên nhân a) Đánh giá nhân nội Dựa kết phân tích cấu tổ chức phân tích cơng việc Phòng tổ chức phối hợp với trưởng phận tiến hành rà soát, đánh giá nhân s ự n ội phòng ban nhằm xác định: 13 - Số lượng nhân cần thiết cho vị trí, tiêu chu ẩn ch ức danh cho t ừng v ị trí - Đánh giá nhân nôi bộ: xác định lao động cho v ị trí phù h ợp hay chưa? Lao động thừa hay thiếu? lao động có đáp ứng yêu cầu công vi ệc hay không? Việc đánh giá nhân dựa ý kiến, đánh giá quản lý trực ti ếp, lãnh đạo đơn vị phối hợp với phòng tổ chức để đưa nhận định ều chuyển, thay thế, bổ sung cho phù hợp b)Xác định nhu cầu lao động Dựa nhu cầu phát triển cơng ty, kết rà sốt cấu tổ chức, đánh giá nhân mục 4.1, phòng tổ chức tiến hành tổng h ợp nhu c ầu nhân s ự c phận phòng ban, phân cơng lao động cụ thể biểu Tổng h ợp nhu c ầu lao động đây: Biểu Tổng hợp nhu cầu lao động phận TT I Bộ phận Phòng kinh doanh Vị trí Số lao Mơ tả nội dung cơng việc cụ động thể Nhân khai 01 - thác hợp hàng đồng ISO - Lập danh sách khách Gọi điện, liên hệ khách hàng tiềm danh sách có sẵn/ tìm kiếm - Tư vấn khách hàng dịch vụ ISO công ty cung cấp - Lập danh sách khách hàng tiềm - Chăm sóc khách hàng, chốt hợp đồng - Trao đổi thông tin với phận phụ trách soạn hợp đồng, chuyển hợp đồng cho khách hàng 14 Chăm sóc khách hàng TT Bộ phận Vị trí Số lao Mô tả nội dung công việc cụ động thể cũ, mới, 4.3.Tổng hợp định biên nhằm tuyển dụng luân chuyển, chấm dứt HĐLĐ xây dựng quỹ lương Dựa nhu cầu nhân mục 4.2, phòng tổ chức xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân điều chuyển chấm dứt HĐLĐ đ ưa mức l ương phù hợp với lực lao động, với thị trường, với quỹ tiền lương công ty Kiến nghị/đề xuất - Hệ thống hóa tồn tài liệu, hồ sơ, danh mục lưu trữ cho đ ầu cơng việc Từ đó, đưa cách thức làm việc, lưu trữ khoa học, h ợp lý (tr ường h ợp hồ sơ có mẫu văn thay đổi s ố n ội dung (tên hợp đồng, số tiền, thơng tin khách hàng, ) thi ết l ập danh sách excel, tạo mẫu văn để liên kết thông tin kê khai excel sang word ho ặc liệu excel sang mẫu thiết kế excel - Do cần quản lý thông tin loại hợp đồng nên cần người chuyên trách phụ trách mảng hợp đồng Ví dụ đồng chí Mai Bá Hùng phụ trách hợp đồng từ khâu biên soạn hợp đồng -> Biên soạn lý hợp đồng -> Biên so ạn quy ết toán, nghiệm thu hợp đồng Các mẫu hợp đồng tương tự qu ản lý liệu excel link sang word Mỗi lần cần báo cáo h ợp đ ồng t ới lãnh đạo cần tổng hợp dựa liệu excel - Kiểm sốt thơng tin khách hàng: Đối với khách hàng ký h ợp đ ồng v ới Davilaw có liệu file excel quản lý h ợp đồng đ ồng chí Mai Bá Hùng phụ trách Các khách hàng từ viện đạo tạo đ ấu th ầu, đ ược g ửi tới cá nhân phụ trách tổng hợp hàng tuần từ nhân viên kinh doanh nhân viên khai thác dự án Dữ liệu có tác d ụng nhằm chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ Davilaw cho n lần cách gửi email tự đ ộng đ ược thi ết kế mẫu có sẵn word, gửi mail tự động outlook/ phần mềm gửi email tự động khác 15 - Về công tác đánh giá hiệu công việc muốn người nhận thức chất lượng cơng việc làm mà lãnh đạo khơng cần nói, quản lý nhi ều Tr ước hết, cần có người đảm nhiệm cơng tác ki ểm soát, theo dõi ch ất l ượng s ản phẩm Lao động lập biểu mẫu đánh giá google drive, sau k ết thúc gi làm gửi mẫu đến quản lý trực tiếp đánh giá/phản hồi cá nhân người lao động tự đánh giá Biểu mẫu quy định mức phạt cho m ỗi l ần sai phạm Cuối tháng, lao động phụ trách ki ểm soát chất l ượng tổng h ợp gửi đến phận nhân làm trả lương - Cần chun mơn hóa Ví dụ phận nhân có trách nhiệm vi ệc tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, chế độ, xây dựng hệ thống tổ chức nhân sự, Hiện Đối với công việc nhân bố trí khơnng chun trách Kế tốn – Nguyễn Thị Khun đảm nhận bảo hiểm, nhân - Nguyễn Quang Bạn tổng hợp chấm cơng, tổng hợp kpi, tính lương sơ bộ, Mai Bá Hùng phụ trách kiểm soát bảng lương, hợp đồng lao động Nếu bố trí chun trách th ực hi ện công việc logic hơn, người chuyên trách nhân h s làm c sở cho việc tính lương, bảo hiểm, TNCN dề dàng h ơn, không ph ải chuy ển h sơ từ người sang người khác Chẳng hạn: + Nhân quản lý danh sách nhân viên, quản lý hợp đồng lao động -> Nh ằm theo dõi gia hạn, ký kết hợp đồng theo luật lao động từ h ợp đ ồng th ời v ụ -> h ợp đồng năm -> hợp đồng năm -> hợp đồng không th ời hạn -> Quản lý h s t ốt phục vụ cho công tác kiểm tra bảo hiểm, tra khác + Khi theo dõi thời gian làm việc nhân viên -> ki ến ngh ị đề xu ất tăng l ương, khuyến khích người lao động phù hợp + Khi quản lý hợp đồng lao động, hồ s bảo hi ểm -> ph ục v ụ cho công tác b ảo hiểm báo tăng, báo giảm, chốt sổ, thai sản + Phụ trách chấm cơng -> tổng hợp kpi -> tính lương -> bảng kê chuy ển ti ền qua tài khoản, ủy nhiệm chi -> chuyển lương cho nhân viên thuận tiện + Quản lý hồ sơ nhân viên -> làm thủ tục cấp mã s ố thuế TNCN, đăng ký ng ười ph ụ thuộc, giảm trừ gia cảnh -> quản lý hồ sơ TNCN phục vụ cho tác ki ểm tra thu ế kế toán yêu cầu + Hệ thống quản lý nhân 16 17 ... lý cung cấp, trưởng phận kê khai rõ nội dung công việc, mảng công việc giao cho cá nhân gì? - - Cá nhân người lao ngày động: Thực kê khai thông tin nội dung công việc thực mẫu Mô tả công việc... Chẳng hạn: + Nhân quản lý danh sách nhân viên, quản lý hợp đồng lao động -> Nh ằm theo dõi gia hạn, ký kết hợp đồng theo luật lao động từ h ợp đ ồng th ời v ụ -> h ợp đồng năm -> hợp đồng năm -> hợp... Thời thực hiện gian đạt thực đầu ra, đầu vào danh mục cơng việc, mối liên kết, từ nâng cao nâng su t, chất lượng sản phẩm, dễ kiểm sốt cơng việc - - Đào tạo - nội Phòng nhân phối 0.5 ngày * hợp