KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.
QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Người thực hiện: Vũ Thị Thuận Email: vuthuan1991@gmail,com Điện thoại: 0962365117 Lưu đồ Quy trình triển khai Mẫu biểu - Phiếu đánh giá thực trạng doanh nghiệp - Biểu đồ chiến lược công ty - KPI cấp cơng ty - KPI cấp phịng - KPI vị trí Lưu đồ Quy trình xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc STT NỘI DUNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPIs Đào tạo nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu cơng việc KPIs MƠ TẢ CHI TIẾT TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM TRA Đào tạo nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu cơng việc KPIs đến tồn thể nhân viên: Ý nghĩa việc áp dụng KPIs cấp quản lý: - Đánh giá thực tế q trình làm việc nhân viên - Kiểm sốt tiến độ hồn thành cơng việc - Giúp lập kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh phát triển nhân - Có thể để điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu cần thiết Ý nghĩa việc áp dụng KPIs nhân viên: - Đảm bảo lợi ích người lao động - Biết điểm mạnh, điểm yếu để thực công việc tốt - Nhân viên biết làm CB Phụ trách quản trị hiệu suất/ th chun gia ngồi Nhân viên thuộc phịng nhân Trưởng phòng nhân THỜI GIAN THỰC HIỆN TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU Tài liệu đào tạo nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc STT NỘI DUNG Thành lập ban triển khai BSC/KPIs MÔ TẢ CHI TIẾT cơng việc - Giúp phân tích, đưa giải pháp công việc chưa thực - Giúp nhân viên có thái độ tốt Thành lập Ban triển khai BSC/KPIs gồm: - Trưởng ban BSC/KPIs: chịu trách nhiệm thực thi BSC, cung cấp thơng tin tảng cho nhóm chiến lược phương pháp luận Thành viên đầu mối trì liên lạc với ban quản lý cấp cao, thực việc đóng góp tài nguyên nhân lực tài cho nhóm - Điều phối viên: Thực điều phối họp, lên kế hoạch theo dõi báo cáo kết nhóm cho quản lý cấp cao Trưởng Ban BSC/KPIs Thực hỗ trợ nhóm đảm bảo tài liệu quan trọng nhóm Điều phối viên hướng dẫn hỗ trợ thành viên nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển nhóm - Các thành viên nhóm BSC/KPIs: Thực cung cấp hiểu biết chun mơn đơn vị kinh doanh thơng báo cho nhà điều hành cấp cao đơn vị kinh doanh Giữ vai trị đóng góp ý kiến việc xây dựng Thẻ điểm cân đơn vị kinh doanh TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU - Quyết định thành lập Ban triển khai BSC/KPIs - Danh sách thành viên Ban triển khai BSC/KPIs STT NỘI DUNG Đánh giá tổng thể MƠ TẢ CHI TIẾT hành động theo lợi ích tốt doanh nghiệp - Chuyên gia đánh giá thay đổi tổ chức: Thực việc điều tra thay đổi tổ chức, ảnh hưởng liên quan đến thực thi Thẻ điểm cân Ln tìm cách hạn chế thay đổi lớn doanh nghiệp cách làm việc với nhóm BSC Phân tích tình trạng doanh nghiệp dựa thẻ điểm cân Các yếu tố cần phân tích bao gồm: - Phân tích tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - Phân tích chiến lược cơng ty - Phân tích hệ thống vận hành tại: cấu tổ chức, quy trình, quy định, quy chế, sách, nội quy, tiêu đo lường hiệu công việc áp dụng - Phân tích văn hóa doanh nghiệp - Phân tích dự án/ hợp đồng (phân tích yếu tố liên quan đến dịch vụ sản phẩm) trọng tâm triển khai Từ đó, xây dựng kế hoạch quản trị thay đổi tổng thể: - Làm rõ phương pháp luận, cách thức triển khai BSC/KPIs cho tất vị trí: TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU - Phiếu đánh giá thực trạng doanh nghiệp - Mẫu biểu Rà soát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phòng ban - Mẫu biểu thống kê danh sách dự án/ hợp đồng trọng tâm triển khai STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT Sử dụng cơng cụ phân tích chiến lược McKinsey 7S Framework, SWOT, TOWS, Porter’s Five Forces, Ansoff Matrix, Competitive Analysis, VRIO…, thông qua bảng câu hỏi thu thập liệu, khảo sát online, vấn trực tiếp, tham vấn ý kiến - Xây dựng kế hoạch tổng thể - Truyền thông cảm kết từ Ban lãnh đạo & Các cấp quản lý Sau rà sốt, phân tích, đánh giá tổng thể tình trạng doanh nghiệp Cần xây dựng hệ thống sau: - Xây dựng tầm nhín, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - Sơ đồ tổ chức cấp công ty - Sơ đồ tổ chức cấp phòng ban - Chức năng, nhiệm vụ phòng ban - Danh mục chức danh, Mô tả công việc cho chức danh - Ngân hàng KPIs phòng Thống hệ thống quản trị doanh nghiệp Dựa mơ hình tư hệ thống trên, sau phân tích mơi trường Xây dựng đồ kinh doanh xác định tầm nhìn, chiến lược cấp sứ mệnh, giá trị cốt lõi, lợi cạnh công ty tranh, bước lựa chọn chiến lược phù hợp, khuyến nghị không nên chọn 04 chiến lược (theo TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU - Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - Sơ đồ cấp cơng ty - Sơ đồ cấp phịng ban - Chức nhiệm vụ phòng ban - Danh mục chức danh, mơ tả cơng việc vị trí - Ngân hàng KPIs phòng Bản đồ chiến lược cấp cơng ty STT NỘI DUNG MƠ TẢ CHI TIẾT kinh nghiệm triển khai thành công chuyên gia Best Practices) Ví dụ lựa chọn 04 chiến lược để phân tích bao gồm: Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Học hỏi phát triển Tiêu chí lựa chọn chiến lược: - Giúp tận dụng phát triển lực cốt lõi (lợi cạnh tranh doanh nghiệp) - Dựa yếu tố định thành công ngành doanh nghiệp tham gia - Không đánh vào điểm mạnh, mà đánh vào điểm yếu đối thủ - Giúp tận dụng hội thị trường - Không bị giới hạn nguồn lực có - Giúp đạt tầm nhìn Doanh nghiệp dài hạn TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU STT 5.1 NỘI DUNG Xác định mục tiêu kết chiến lược MÔ TẢ CHI TIẾT Xác định mục tiêu chiến lược: Bước giúp Doanh nghiệp trả lời 02 câu hỏi: - Doanh nghiệp cần phải đạt mục tiêu chiến lược để giúp chiến lược lựa chọn thành cơng - Các kết sơ để đánh giá chiến lược thành công Phương pháp xác định mục tiêu kết chiến lược: - Ứng với chiến lược chọn, Doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược theo 04 phương diện (Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Học hỏi & phát triển) - Sau đó, vẽ đường dẫn, kết nối mục tiêu chiến lược theo quan hệ nhân - Liệt kê số kết quả, mà sau triển khai, đánh giá chiến lược có đạt hay không - Như vậy, chiến lược thể qua đồ chiến lược thành phần Cách đặt mục tiêu chiến lược: Mục tiêu chiến lược nên đặt bắt đầu từ khóa sau: - Tăng/Giảm - Tối ưu hóa/ Tối đa hóa/ Tối thiểu hóa TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIÁM SÁT/ KIỂM THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU STT NỘI DUNG MÔ TẢ CHI TIẾT TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP - Cải thiện - Xây dựng - Duy trì Phương pháp rà soát đường dẫn liên kết mục tiêu chiến lược Cách 01: Rà soát từ lên với câu hỏi Why - Tại lại cần thiết có mục tiêu chiến lược này? - Nếu mục tiêu chiến lược đạt được, dẫn đến đạt (những mục tiêu chiến lược gì) Cách 02: Rà sốt từ xuống với câu hỏi HOW - Làm để đạt mục tiêu chiến lược - Để đạt mục tiêu chiến lược cần đạt mục tiêu chiến lược trước 5.2 Xây dựng mơ hình đồ chiến lược theo mơ hình BSC - Sau xây dựng Bản đồ chiến lược thành phần (mỗi chiến lược cụ thể hóa đồ chiến lược thành phần), tiến hành hợp để có đồ chiến lược cấp công ty - Những mục tiêu chiến lược trùng hợp thành Những mục tiêu có nội hàm gần giống gom chung thành Theo kinh nghiệm triển khai thành công 02 LĐ *3 ngày công GIÁM SÁT/ KIỂM Chuyên gia mức THỜI GIAN THỰC TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU ... phịng/ban Xây dựng KPIs vị trí Xây dựng quy trình, quy định đánh giá KPI Xây dựng quy trình, quy định đánh giá KPIs Đào tạo nhà Đào tạo cách thức đánh giá công việc lãnh đạo nhân Quy trình đánh giá hiệu. .. hệ thống đánh giá hiệu công việc STT NỘI DUNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPIs Đào tạo nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc KPIs MÔ TẢ CHI... hiệu cơng việc KPIs Quy định đánh giá hiệu công việc KPIs Tài liệu đào tạo liên quan đến đánh giá hiệu STT 10 NỘI DUNG viên cách đánh giá công việc Áp dụng thử tiêu chí đánh giá hiệu cơng việc KPIs