Tài liệu Quy định quản lý thông tin ppt

QUI ĐỊNH LƯU CHUYỂN THÔNG TIN Phần này chúng tôi đang cập nhật 1. THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI: • Việc thông tin ra bên ngoài phải được kiểm soát bằng sổ giao công văn. • Các bản thông tin phải có dấu đỏ. • Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi chuyển ra bên ngoài. • Bản gốc được lưu giữ thành một file riêng. • Ngày phát hành thông tin (ghi vào cột ngày tại vị trí đóng dấu trùng với ngày phát hành trong sổ công văn để dẽ dàng tra cứu. • Thông tin ra bên ngoài trong trường hợp cần phải thông tin đến các nhân viên trong phòng thì được lưu trên bảng thông tin nội bộ của Phòng. • Thông tin phải ghi rõ trên tờ chuyển thông tin ngày giờ lập, chuyển thông tin, thông tin có bao nhiêu tờ 2. THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC: • Các thông tin nhận được được lưu giữ vào file riêng (thông tin bên ngoài) • Thông tin được ghi rõ ngày nhận được, ai chuyển thông tin, nếu cần thì có sổ nhận thông tin để kiểm soát. 3. THÔNG TIN NỘI BỘ: • Các thông tin được pho cho mỗi người một bản để giải biết và xử lý công việc. • Thông tin được lưu trong phai thông tin ra/vào hoặc thông tin riêng của Phòng. • Một bản copy được lưu tại bảng thông tin nội bộ của Phòng. • Các trường hợp cần giúp đỡ của Thành viên khác thì phải thông báo, các trường hợp bàn giao phải lập biên bản. 4. THÔNG TIN PHẢI HỒI: • Khi giải quyết bất cứ vấn đề gì thì nhân viên có trách nhiệm phản hồi thông tin cho Trưởng phòng. • Các bản báo cáo chuyển cho Trưởng phòng được để trong file hồ sơ và có tở giấy nhỏ giải trình kèm theo. • Khi giao việc Trưởng phòng phải thông báo cáo thông tin cần thiết cho nhân viên thực hiện công việc. . chuyển thông tin, thông tin có bao nhiêu tờ 2. THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC: • Các thông tin nhận được được lưu giữ vào file riêng (thông tin bên ngoài) • Thông. Thông tin được ghi rõ ngày nhận được, ai chuyển thông tin, nếu cần thì có sổ nhận thông tin để kiểm soát. 3. THÔNG TIN NỘI BỘ: • Các thông tin được