Tài liệu Quy định quản lý thông tin doanh nghiệp doc

Quy đònh quản lý thông tin Doanh nghiệp QUI ĐỊNH QUẢN LÝ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1. THÔNG TIN NỘI BỘ: a> Cách ký hiệu thông tin: • Thông tin phải có số hiệu là: số thứ tự từ 1 (số thứ tự được ghi trong 1 năm) / tên tắt của bộ phận theo quy đònh của Phòng TCHC) – loại thông tin • Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được Trưởng bộ phận uỷ quyền ký. • Thông tin phải ghi rõ ràng nơi nhận • Bản photo phải được đóng dấu của bộ phận phát hành. b> Nội dung thông tin: • Why? Phải biết được mục đích của việc tại sao chuyển thông tin? • What? Thông tin về việc gì? • When? Khi nào thông tin được thực hiện? Khi nào có kết quả? • Where? Thông tin chuyển cho những ai, được thực hiện ở những điểm nào, bộ phận nào phát hành thông tin? • Who? Ai nhận thông tin, ai thực hiện thông tin, ai kiểm tra giám sát v.v. c> Các loại thông tin: • Thông tin liên quan quản lý nhân sự hành chánh? • Thông tin liên quan đến tài chính • Thông tin liên quan đến sản xuất? d> Cách thức kiểm soát: • Trưởng bộ phận A được phát hành những thông tin nào cho bộ phận bên đưới, cho bộ phận nganh cấp và bộ phận cấp trên? • Bằng chứng của việc chuyển giao thông tin? • Ai xử lý, kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện của thông tin đó? • Nhân viên được làm việc với các bộ phận khác trong trường hợp nào? e> Các trường hợp là mất thông tin nội bộ: • Do phá hoại • Do quản lý thông tin nội bộ chưa tốt nên thông tin chưa đến, chưa đi 2. THÔNG TIN BÊN NGOÀI: a> Cách ký hiệu thông tin: • Why? Phải biết được mục đích của việc tại sao chuyển thông tin? • What? Thông tin về việc gì? • When? Khi nào thông tin được thực hiện? Khi nào có kết quả? • Where? Thông tin chuyển cho những ai, được thực hiện ở những điểm nào, bộ phận nào phát hành thông tin? • Who? Ai nhận thông tin, ai thực hiện thông tin, ai kiểm tra giám sát v.v. Page 1 of 2 Updated: 15/10/09 Quy đònh quản lý thông tin Doanh nghiệp b> Các loại thông tin: • Thông tin phải có số hiệu là: số thứ tự từ 1 (số thứ tự được ghi trong 1 năm) / tên tắt của bộ phận theo quy đònh của Phòng TCHC) – loại thông tin • Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được Trưởng bộ phận uỷ quyền ký. • Thông tin phải ghi rõ ràng nơi nhận • Bản photo phải được đóng dấu của bộ phận phát hành. c> Phân loại: • Thông tin tuyệt mật • Thông tin có thể chuyển giao cho bên ngoài • Phân cấp xác nhận chuyển giao thông tin ra bên ngoài. d> Kiểm soát thông tin ra bên ngoài: • Trưởng bộ phận A được phát hành những thông tin nào cho bộ phận bên đưới, cho bộ phận nganh cấp và bộ phận cấp trên? • Bằng chứng của việc chuyển giao thông tin? Trường hợp người nhận không ký vào văn bản thì ghi nhận vào sổ kiểm soát thông tin/công văn. Những thông tin có thể kiểm soát ra bên ngoài bằng danh sách các sent trong mail, các máy fax, các máy điện thoại, chuyển trực tiếp ra bên ngoài thì do bảo vệ kiểm soát. • Tài liệu mật thì đóng dấu mật và do ai lưu giữ? • Ai xử lý, kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện của thông tin đó? • Nhân viên được làm việc với các bộ phận khác trong trường hợp nào? 3. Các trường hợp thông tin bò rò rỉ ra bên ngoài và cách kiểm soát: a> Do chưa được đào tạo nên vô ý rò rỉ: b> Do cố tình lấy tài liệu: c> Dò rỉ qua bò ghi âm. d> Dò rỉ qua việc lấy tài liệu bằng việc mang trực tiếp bộ gốc ra ngoài. e> Lấy tài liệu bằng việc sao chép qua máy copy, máy hình, f> Lấy tài liệu bằng việc chuyển ra ngoài bằng fax. g> Lấy tài liệu bằng việc chuyển bằng mail cá nhân. Page 2 of 2 Updated: 15/10/09 . Quy đònh quản lý thông tin Doanh nghiệp QUI ĐỊNH QUẢN LÝ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1. THÔNG TIN NỘI BỘ: a> Cách ký hiệu thông tin: • Thông tin phải. hành thông tin? • Who? Ai nhận thông tin, ai thực hiện thông tin, ai kiểm tra giám sát v.v. Page 1 of 2 Updated: 15/10/09 Quy đònh quản lý thông tin Doanh