Quản trị nhân lực phân tích công việc

 Yêu cầu của CV là gì? Những đặc điểm nhân viên cần có có để thực hiện tốt công việc Phân tích công việc vạch rõ những nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc, mối quan hệ của nó vớ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Sinh viên thực hiện: Nhóm 2

Lớp : Quản trị nhân lực 36

NỘI DUNG CHÍNH

1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

2 Ứng dụng của phân tích công việc

3 Tiến trình phân tích công việc

1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

Nhóm 2

1.1 Khái niệm và mục đích của phân tích công viêc

ng vi

ệc tư ơng tự v

ề nộ

i dung, có liê

n q uan với nhau, đ

òi hỏi ngư

ời la

o đ ộng có hi ểu bi

ết đồ

ng bộ

về c huy

ên mô

n, k

ỹ n ăng

và kinh nghi ệm cầ

n thi

ết để th

ực hiệ

m vụ đượ

c t hực hiệ

n bở

i m

ột ngư

ời la

o đ ộng ho

ặc n hững nhi ệm

vụ giố

ng n hau đư

ợc th

ực hiệ

i l ao đ ộng (nhâ

n v iê

n gi ao dị ch ngân hàng)

tấ

t c

ả c

á n hiệ

m v

ụ đư

ợc th

ực hiệ

n b

ởi

1 n gư

ời la

o độ ng

ị t ừn

g h oạ

t độ ng riê ng b iệ

t c

ó t ín

h m

ục đích cụ th

ể m

à m

ỗi n gư

ời p hả

i t hự

c h iệ n

HỒ THU TRANG

PTCV lµ quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

 Ở từng CV thì NLĐ phải có nhiệm vụ, trách nhiệm

gì?

 Họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải

thực hiện và thực hiện như thế nào?

 Máy móc, thiết bị, công cụ?

 Những mối quan hệ nào được thực hiện?

 Điều kiện làm việc cụ thể?

 Y/c về kiến thức, kĩ năng và các khả năng mà NLĐ

phải có để thực hiện CV?

1.1.2 Mục đích của phân tích công việc

Mục đích chung nhất của phân tích công việc là thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo

nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích và hệ thống trả lương.

Làm rõ 6 vấn dề:

HỒ THU TRANG

 Yêu cầu của CV là gì?

 Những đặc điểm nhân viên cần có có để thực hiện tốt công việc

Phân tích công việc vạch rõ những nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc,

mối quan hệ của nó với công việc khác, kiến thức và kĩ thuật cần thiết, những

điều kiện làm việc thiết yếu để hoàn thành nó

Cung cấp thông tin về:

Quyết định chiêu mộ và thuê

tuyển

Tầm quan trọng của PTCV

Xác định được các kì vọng của mình đối với NLĐ và làm cho họ hiểu nó

Hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa

vụ, trách nhiệm trong công việc

HỒ THU TRANG

1.2 các thông tin cần thu thập

 Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc

công việc.

 Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện

hỗ trợ công việc.

 Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, điều kiện về chế

độ thời gian làm việc, khung cảnh xã hội,…

 Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối người thực hiện như các khả năng và kĩ năng cần

phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết,…

1.3 Các phương pháp thu thập thông tin

a Quan sát

b Ghi chép các sự kiện quan trọng

c Nhật kí công việc (Tự ghi chép)

d Phỏng vấn

e Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn

f Hội thảo chuyên gia

NGUYỄN HUYỀN TRANG

a Quan sát

 Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao

động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ.

 Ưu điểm: thu thập thông tin phong phú và thực tế công việc

 Nhược điểm: Kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ

quan của người quan sát và người bị quan sát Một số nghề không thể quan sát được

b Ghi chép các sự kiện quan trọng

Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc

 Ưu điểm: thấy được tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau.

 Nhược điểm: tốn nhiều thời gian, hạn chế trong việc xây

dựng các hành vi trung bình để thực hiện

công việc

Khái quát lại và phân loại đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi

hỏi của công việc

NGUYỄN HUYỀN TRANG

c Nhật kí công việc: Người lao động

tự ghi chép lại các hoạt động

của mình để thực hiện công việc

Ưu điểm: thu thập thông tin thực tế

Nhược điểm:độ chính xác bị hạn chế,

khó đảm bảo tính liên tục và nhất quán

c Nhật kí công việc: Người lao động

tự ghi chép lại các hoạt động

của mình để thực hiện công việc

Ưu điểm: thu thập thông tin thực tế

Nhược điểm:độ chính xác bị hạn chế,

khó đảm bảo tính liên tục và nhất quán

d Phỏng vấn: cuộc trò chuyện, trao đổi thông tin giữa người nghiên cứu và người lao động nhằm thu thập thông tin cần thiết

Ưu điểm: so sánh được câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng một vấn đề, tìm hiểu sâu hơn về công việc.Nhược điểm:Tốn thời gian

e Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn

Người lao động sẽ nhận được một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn và có trách nhiệm

phải trả lời câu hỏi theo yêu cầu và hướng dẫn trong đó

 Ưu điểm: các thông tin thu thập được bản chất đã được lượng hóa và dễ dàng cập nhật khi các

công việc thay đổi, thực hiện dễ dàng và ít tốn phí

 Nhược điểm: tốn thời gian, đắt tiền.

NGUYỄN HUYỀN TRANG

f Hội thảo chuyên gia

Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu

 Ưu điểm: thông tin thu được phục vụ cho nhiều mục đích phân tích công việc.

 Nhược điểm: đắt, tốn nhiều thời gian.

1.4 Các kết quả của phân tích công việc

 Việc tạo thành các công việc là sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức

 Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ

chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

NGUYỄN HUYỀN TRANG

“Kết quả” của

phân tích

công việc

Bản mô

tả công việc

Bản tiêu chuẩn nhân viên

Bản tiêu chuẩn nhân viên

Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng

Phân công, bố trí nhân viên

Thiết kế chương trình đào tạo

Đánh giá năng lực thực hiện công việc

Cải thiện điều kiện làm việc

Định giá công việc

Trả công, khen thưởng

NGUYỄN HUYỀN TRANG

Ai cần kết quả phân tích

công việc

Chuyên viên đào tạo

Người giám sát

Người thực hiện công việc

Chuyên viên phát triển nhân

sựNgười lập kế hoạch

Người thiết kế bảng lương

Nhà quản lý

Chuyên viên tuyển

dụng

Cầu nhân lực

Cung nhân lực

Lựa chọn giải pháp

2.Ứng dụng của phân tích công việc

2.1 Phân tích công việc và kế hoạch hóa nguồn nhân lực

2.1.1 Khái niệm kế hoạch hóa nguồn nhân lực

 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng

mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng đượ các nhu cầu đó.

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

2.1.2 Vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực

 - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực

 -Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức

 - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát

triển nguồn nhân lực

- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực

Nguồn nội bộ

tuyển

mộ , tuyển chọn BCNB

Đào tạo

và phát triển đánh giá thcv

Chỉ đạo và Kiểm tra

Môi trường bên trong và chính sách nhân

sự

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

- Các loại kế hoạch nguồn nhân lực

+) Dài hạn

+) Trung hạn

+) Ngắn hạn

2.1.3)Các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch hóa nguồn nhân lực

 Loại sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho xã hội và chiến lược của tổ chức

 Tính không ổn định của môi trường

 Độ dài thời gian của kế hoạch hóa nguồn nhân lực

 Loại thông tin và chất lượng của dự báo thông tin về kế hoạch hóa nguồn nhân lực

 Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực

2.1.4 Dự đoán cầu nhân lực

 Cầu nhân lực là số lượng và cơ cấu nhân lực cầ thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc

khối lượng công việc của tổ chức trong thời kỳ nhất định.

a) Dự đoán cầu nhân lực ngắn hạn

 Phương pháp chủ yếu là phân tích nhiệm vụ/khối lượng công việc

Ta có trình tự :

+) Xác định nhiệm vụ/ khối lượng công việc của tổ chức cần hoàn thành.

+)Sử dụng các tỷ số quy đổi, tiêu chuẩn định biên , để tính tổng số giờ lao động cần thiết hoàn thành một loại công việc / một loại sản phẩm.

+) Quy đổi số giờ lao động ra số người lao động=) cầu nhân lực của tổ chức trong năm tới

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

- Các phương pháp dự đoán cầu nhân lực ngắn hạn

b) Dự đoán cầu nhân lực dài hạn.

dự đoán cầu nhân lực dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực

2.1.5 Dự đoán cung nhân lực

Dự đoán cung nhân lực từ 2 nguồn : từ bên trong tổ chức và từ bên ngoài tổ chức

a) Dự đoán cung nhân lực bên trong tổ chức

a.1) Phân tích lực lượng lđ hiện có của tổ chức

 Phân loại lực lượng lđ theo : giới tính , nghề, trình độ lành nghề,

a.2) Phân tích nhân lực hiện có trong tổ chức

 Phân tích cơ cấu tuổi , phân tích cơ cấu nhân lực theo giới tính để đánh giá mức độ phù hợp với yêu cầu

công việc

 Phân tích trình độ văn hóa của người lao động

 Phân tích mức độ phức tạp công việc và trình độ lành nghề của công nhân

- Sử dụng phương pháp so sánh lực nhân lực hiện có trong tổ chức theo từng tiêu thức

 Đề xuất các kế hoạch thích ứng cho tuyển mộ , phát triển

b) Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài

 Là công việc quan trọng , cần được xem xét và phân tích ở tầm vĩ mô.

=)Khi đánh giá và dự đoán cần tập trung vào :

+) Biến động mức sinh, mức chết, quy mô và cơ cấu dân số

+) Phân tích quy mô cơ cấu lực lượng lao động xã hội

+) Phân tích chất lượng nguồn nhân lực theo : trình đọ học vấn , tình hình giáo dục và đào tạo của đất nước trong từng thời kỳ

+) Phân tích tình hình di dân

+) Dự đoán nguồn lao động từ nước ngoài về

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

2.1.6 Cân đối cung và cầu nhân lực, các giải pháp khắc phục mất cân đối cung và cầu nhân lực

 Sau khi dự đoán cung và cầu nhân lực =) tiến hành cân đối cung và cầu.

 Kết quả so sánh có 3 TH : cầu >cung

cầu< cung

cầu = cung

a)TH cầu > cung

 TH này tổ chức cần có các biện pháp khai thác và huy động lực lượng lao động từ bên trong lẫn ngoài.

 Cụ thể gồm các biện pháp:

+) tuyển mộ, tuyển chọn người lao động ngoài tổ chức

+)đề bạt người lao động trong tổ chức

+) chướng trình đào tạo kỹ năng

b)TH cầu<cung

 TH tổ chức bị thừa lao động do nhu cầu xã hội giảm hoặc tổ chức làm ăn thua lỗ

 Các biện pháp :

+)thuyên chuyển nhân lực

+)giảm giờ lao động

+)cho các tổ chức thuê nhân lực

+)vận động nghỉ hưu sớm

c)Cung =cầu

Các công việc cần làm trong TH này:

+)bố trí xếp lại nhân lực trong nội bộ

+)thực hiện kế hoạch tiếp cận

+)đề bạt thăng chức cho nhân viên

+)tuyển mộ nhân viên bên ngoài thay thế người về hưu

NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

2.2 Phân tích công việc với tuyển dụng nhân lực

 Phân tích công việc là bước đầu trong

quá trình tuyển dụng của tổ chức, doanh

nghiệp

 Phân tích công việc giúp dự báo nhu cầu

tuyển dụng

 Phân tích công việc giúp tuyển dụng và

lựa chọn người phù hợp với nhu cầu của

doanh nghiệp

MAI ANH

2.2.1 Phân tích công việc giúp dự báo nhu cầu tuyển dụng

 Nhà quản trị có thể nắm bắt

tình hình hoạt động thực tế của

tổ chức, công ty với những yêu

cầu công việc mới

 Cần thực hiện phân tích công

việc một cách thường xuyên để

bổ sung nhân lực trong công ty

2.2.2 Phân tích công việc giúp tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

 Khi tuyển chọn các nhân viên đã được đào tạo, những tiêu chuẩn

có thể được xác định thông qua nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc trắc nghiệm phỏng vấn Tuy nhiên vấn đề sẽ khó khan khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo trước khi tuyển họ thành nhân viên chính thức.

 Giảm thiểu những khả năng phải tuyển dụng thêm hoặc loại bỏ nhân viên do không đáp ứng được nhu cầu mà tổ chức, công ty đưa ra, qua đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng

MAI ANH

 Phân tích công việc giúp tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với nhu cầu

của doanh nghiệp

 Quyết định hình thức tuyển dụng theo từng lĩnh vực chuyên môn của

nghiệp vụ, khả năng tài chính cũng như môi trường làm việc của từng tổ

chức, công ty

 Tùy thuộc vào nội dung, đối tương, mục đích bản mô tả công việc và bản

tiêu chuẩn công việc ta sẽ thiết kế thông báo tuyển dụng cho phù hợp, tìm

ra phương thức triển khai hiệu quả nhất để tìm được các ứng viên phù hợp

 Là cơ sở để nhà tuyển dụng so sánh với những hồ sơ mà ứng viên gửi về,

từ đó nhanh chóng loại bỏ những hồ sơ không phù hợp yêu cầu tránh làm

mất thời gian và công sức Giúp cho quá trình tuyển dụng diển ra nhanh

chóng mà vẫn đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng

 Phân tích công việc giúp tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với nhu cầu

của doanh nghiệp

 Nhà tuyển dụng sẽ nhìn một cách khái quát lại được các vị

trí, hay nhu cầu tuyển dụng của công ty từ đó tìm ra được

các cách thức thi tuyển phù hợp cho từng vị trí Đặt ra

những câu hỏi đúng, đủ để nắm bắt được nguyện vọng

của ứng viên khi xin việc

 Giúp nhà tuyển dụng nhìn một cách hệ thống các nhu cầu

tiêu chuẩn tuyển dụng của mình để đảm bảo không bỏ

sót, hay lệch lạc gì trong quá trình đánh giá ứng viên

 Là cơ sở để đánh giá hiệu quả các công tác tuyển dụng

trong doanh nghiệp từ đó rút ra bài học kinh nghiêm cho

những lần sau

MAI ANH

2.3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VỚI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG

VIỆC

2.3.1 Ứng dụng của phân tích công việc

2.3.2 Đánh giá thực hiện công việc

2.3.3 Mối quan hệ giữa phân tích công việc và đánh giá tình hình công việc

2.3.1 Ứng dụng của phân tích công việc?

 Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự.

 Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết

mô tả phân tích Phân tích công việc mở đầù cho vấn đề tuyển dụng nhân viên,là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp

LÊ PHƯƠNG ANH

Tóm lại: phân tích công việc giúp giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ

yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc 1 cách tốt nhất

2.3.2 Đánh giá thực hiện công việc

 Khái niệm: Là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình

thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với

các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó

với người lao động

Vì vây: trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc nhiệm

vụ quan trọng hàng đầu của các nhà quản lý là xây dựng các tiêu

chuẩn này làm sao cho chính xác,phản ánh đầy đủ mức độ hoàn

thành công việc ,phẩm chất và hành vi của người lao động

LÊ PHƯƠNG ANH

 Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc.

• Đó là một trong những hoạt động rất quan trọng trong công tác

quản lý nhân sự

• Đánh giá công việc sẽ giúp những nhân viên phát triển được khả

năng của họ và khẳng định vai trò trong công việc của từng nhân

viên trong tổ chức giúp công ty hoàn hảo hơn

• Tóm lại: Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là mô tả các

quá trình thực hiện công việc của người lao động Các nhà quản

trị nhân sự sẽ thu tập và cho kết quả đánh giá khả quan về nguồn

nhân sự của công ty

 Vai trò của đánh giá thực hiện công việc.

Có 5 vai trò:

• Định hướng các hoạt động về nguồn nhân lực Ví dụ : đề bạt, khen thưởng hay sa thải nhân viên,… tạo tâm

lý căng thẳng và bất bình trong long người lao động

• Đánh giá công việc của người lao động Ví du: nếu làm tốt thì sẽ được khen thưởng Tạo cho người lao

động thoải mái hơn, họ sẽ cố gắng làm việc tốt hơn, tăng năng suất của công ty

• Cung cấp thông tin về sự phát triển trong công việc của nhân viên

• Giúp các doanh nghiệp tìm ra được nhân viên xuất sắc trong công ty Đào tạo thêm năng lực cũng như các kỹ

năng cần thiết cho nhân viên tăng hiêu quả kinh doanh cho công ty

• Tạo cho việc đánh giá lại toàn bộ hệ thống nhân sự trong công ty có cơ sở phát triển theo hướng mới

LÊ PHƯƠNG ANH