QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG

1 QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƢƠNG Vấn đề 1: Quản lý yếu tố cấu thành quản lý I Quản lý: Nguồn gốc đời quản lý Quản lý sản phẩm hoạt động người, người chủ thể tạo hoạt động quản lý Quản lý hình tượng khách quan nảy sinh từ nhu cầu liên kết lại với trình lao động Trong trình lao động sản xuất người nhận thấy cần phải liên kết, phân công phối hợp Mọi hoạt động lao động chung cần có tổ chức thống nhằm tạo sức mạnh để đạt mục tiêu định -> Quản lý hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa phân công hợp tác để làm công việc nhằm đạt mục tiêu chung đề Như nguồn gốc đời quản lý xuất phát từ cần thiết phải kết hợp phối hợp hoạt động cá nhân xã hội nhằm mang lại lợi ích mong muốn Ví dụ: người săn bắn để kiếm thú rừng, cá nhân thực việc săn bắn không hiệu Những người thợ săn thấy cần phải liên kết lại với Trong trình săn bắn họ phân công người công việc hỗ trợ để săn bắn Nhờ vào phối hợp liên kết mà kết hoạt động săn bắn ngày nhiều Quản lý hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Các Mác khẳng định: “Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy ( người nhạc trưởng)” Quản lý hoạt động tất yếu khách quan, diễn tổ chức dù quy mô lớn hay nhỏ, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp Khái niệm quản lý - Quan niệm quản lý Quản lý nội dung nghiên cứu phổ biến rộng rãi có nhiều cách tiếp cận có nhiều định nghĩa, quan niệm khác quản lý Mỗi quan niệm, cách định nghĩa đứng từ góc đô tiếp cận khác nhau, phản ánh mặt, khía cạnh khác quản lý - Từ góc độ hoạt động, quản lý hiểu tác động huy điều khiển trình xã hội, hành vi hoạt động người nhằm đạt muc tiêu nhà quản lý Cách tiếp cận nhìn nhận hoạt động quản lý Thực chất quản lý trình huy điều khiển người khác để để đạt mục tiêu - Từ góc độ trị pháp lý, quản lý hiểu kết hợp tri thức lao động Hoạt động quản lý lao động người Tuy nhiên, hoạt động lao động mang tính chất đặc biệt nhà quản lý sử dụng tri thức, sáng tạo nhằm tác động lên đối tượng quản lý Ví dụ: Lao động người công nhân trực tiếp dùng sức lực tạo hàng hoá sản phẩm cụ thể Lao động quản lý người quản đốc đưa kế hoạch, xác định mục tiêu đạo điều hành hướng dẫn công nhân thực kế hoạch mục tiêu định, đồng thời người quản đốc kiểm tra theo dõi giám sát hoạt động người công nhân quản lý Như lao động người quản đốc hoạt động người quản lý - Từ mối quan hệ trình quản lý, quản lý hiểu hoạt động bao gồm trình đan xen cách chặt chẽ trì phát triển Quá trình quản lý trình trì để đảm bảo ổn định trật tự hoạt động tổ chức đồng thời phải tiến hành hoạt động tổ chức để phát triển tổ chức theo hướng cao Hai trình trì phát triển đan xen lồng ghép vào nhằm đảm bảo cho hoạt động tổ chức vừa mang tính ổn định đồng thời đảm bảo cho phát triển lên Các nhà khoa học lĩnh vực quản lý nghiên cứu quản lý đưa nhiều cách hiểu khác quản lý: - Mary Paker Follet cho rằng: “ Quản lý nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua người khác” Theo cách tiếp cận quản lý hoạt động gián tiếp chủ thể quản lý xây dựng mục tiêu tổ chức cho người khác thực mục tiêu mà mong muốn - F W Taylor cho rằng: “Quản lý biết xác điều bạn muốn người khác làm sau biết họ hoàn thành công việc cách tốt rẻ nhất” Theo cách tiếp cận Taylor nhà quản lý phải xác định mục tiêu tổ chức cho thành viên khác thực mục tiêu Ở quản lý tiếp cận góc độ hiệu - Laurence Lowell cho rằng: “Quản lý nghiệp xưa nghề nhất” Như quản lý xuất từ lâu đời người hình thành cần phối hợp phân công để đạt mục tiêu chung Ngày nay, quản lý trở thành nghề xã hội nhiều người lựa chọn - Harol Koontz cho rằng: “Quản lý nghệ thuật nhằm đạt mục tiêu đề thông qua việc điều khiển, huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động người khác” Những quan niệm, cách tiếp cận phản ánh khía cạnh khác quản lý, thể đa dạng phong phú quản lý Tuy nhiên quan niệm có điểm chung sau đây: + Quản lý trình hướng đến việc đạt mục tiêu định + Quản lý trình huy điều khiển hướng dẫn + Quản lý trình gián tiếp (đạt mục tiêu thông qua người khác) + Quản lý trình tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý - Khái niệm quản lý Như vậy, quản lý hiểu tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định trước Từ khái niệm nhận thấy: Quản lý tác động có kế hoạch có khoa học chặt chẽ hoạt động ngẫu nhiên tuỳ tiện Chủ thể xây dựng kế hoạch, tổ chức máy nhân sự, thực hoạt động lãnh đạo, phối hợp kiểm soát người thừa hành Quản lý phản ánh mối quan hệ chủ thể quản lý khách thể quản lý Trong chủ thể người đưa mệnh lệnh, đối tượng quản lý người thực thi mệnh lệnh Hoạt động quản lý hướng đến đạt mục tiêu xác định Mục tiêu định hướng cho hoạt động quản lý, đích đến mà chủ thể quản lý đối tượng quản lý hướng tới Sự tác động quản lý thể thông qua hoạt động huy, điều khiển, kiểm tra, giám sát Quan hệ quản lý quan hệ mang tính chất phục tùng mệnh lệnh, chứa đựng yếu tố quyền lực (quyền lực thuộc chủ thể quản lý) - Các dạng quản lý : Căn vào đối tượng quản lý chia làm dạng quản lý: + Quản lý giới vô sinh (quản lý bàn, ghế, nhà xưởng, ) Đây dạng quản lý đơn giản Đặc điểm dạng quản lý chủ quản lý tác động lên đối tượng quản lý điều kiện hoàn cảnh + Quản lý giới hữu sinh (quản lý vật nuôi, trồng) Đây dạng quản lý dựa vào chu kỳ sinh trưởng phát triển đối tượng Đối tượng quản lý không cố định mà có biển đổi, thay đổi tùy theo điều kiện hoàn cảnh + Quản lý người (hay gọi quản lý XH) Đây dạng quản lý đa dạng, phức tạp nhất, đối tượng quản lý người thường xuyên biến đổi, phát triển Đây dạng quản lý đối tượng nghiên cứu chủ thể quản lý Ví dụ: Quản lý gia đình, doanh nghiệp, đội bóng, quản lý UBND… II Các yếu tố cấu thành quản lý Quản lý cấu thành yếu tổ gồm: chủ thể, đối tượng, mục tiêu môi trường quản lý 2.1 Chủ thể quản lý: Là yếu tố tạo tác động quản lý trình hoạt động Chủ thể quản lý cá nhân tổ chức Chủ thể quản lý người đưa mệnh lệnh quản lý, thực hoạt động quản lý Trong trình quản lý, chủ thể quản lý sử dụng công cụ, phương pháp quản lý để tác động lên đối tượng quản lý Ví dụ: Trong Phòng Quản lý đô thị, chủ thể quản lý Trưởng phòng, Phó phòng Hoạt động quản lý đô thị chủ thể UBND huyện, Phòng Quản lý đô thị,… 2.2 Đối tƣợng quản lý: Là thực thể tiếp nhận trực tiếp tác động chủ thể quản lý Đối tượng quản lý người, giới vô sinh, giới sinh vật Ví dụ: Trong Phòng Quản lý đô thị, đối tượng quản lý đội ngũ công chức phòng Xét phạm vi bên có cá nhân, tổ chức 2.3 Mục tiêu quản lý: Là đích cần phải đạt tới thời điểm tương lai chủ thể quản lsy đặt Mục tiêu quản thể đa dạng phong phú Đó mục tiêu chung tổ chức, mục tiêu cụ thể Mục tiêu quản lý sợi dây liên kết chủ thể quản lý đối tượng quản lý Ví dụ: quản lý đô thị, mục tiêu đảm bảo quy định pháp luật lĩnh vực đô thị thực cách đầy đủ 2.4 Môi trƣờng quản lý: Là tập hợp điều kiện ảnh hưởng tác động đến hoạt động quản lý tổ chức Môi trường quản lý tồn đa dạng phong phú (môi trường kinh tế, trị, văn hóa ,xã hội, quốc tế, …) Môi trường ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp đến việc thiết lập mục tiêu tiến trình quản lý Ví dụ: Các yếu tố cấu thành quản lý trường học Chủ thể quản lý hiệu trưởng, hiệu phó, trưởng phó khoa, giảng viên Đối tượng giảng viên, sinh viên Ngoài đối tượng có sở vật chất trường Khách thể công việc giảng dạy học tập đội ngũ giảng viên, giảng viên học sinh, mối quan hệ học sinh giáo viên Mục tiêu quản lý nâng cao chất lượng hoc tập giảng dạy Ví dụ 2: Các yếu tố cấu thành quản lý hoạt động UBND huyện Xét phạm vi nội UBND chủ thể quản lý Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, trưởng phó phòng Đối tượng quản lý công chức làm việc UBND, trụ sở làm việc, trang thiết bị làm việc Xét phạm vi bên chủ thể quản lý UBND, cán công chức UBND Đối tượng quản lý nhân, tổ chức sinh sống làm việc địa bàn UBND huyện Mục tiêu quản lý UBND đảm bảo quy định pháp luật, định quan NN cấp thực cách nghiêm túc đầy đủ dịa bàn huyện Ngoài hướng tới đảm bảo cho đời sống người dân địa bàn huyện đảm bảo, kinh tế - xã hội phát triển, chất lượng dịch vụ công cung cấp nâng lên Câu hỏi: Phân tích mối quan hệ yếu tố cấu thành quản lý Nêu khái niệm quản lý Có yếu tố cấu thành: chủ thể, khách thể, mục tiêu, môi trường Nêu định nghĩa yếu tố cấu thành * Mối quan hệ yếu tố mối quan hệ biện chứng, tác động qua lại: - Quan hệ chủ thể quản lý yếu tố lại: + Chủ thể với khách thể: Chủ người đưa mệnh lệnh quản lý khách thể, chủ thể người định hướng, điều tiết hoạt động cho khách thể + Chủ thể với mục tiêu: chủ thể xác định mục tiêu, chủ thể tổ chức đạo đối tượng để thực mục tiêu + Chủ thể với môi trường: chủ thể nắm bắt yếu tố môi trường - Quan hệ khách thể với yếu tổ lại: + Khách thể với chủ thể: Khách thể người triển khai thực mệnh lệnh chủ thể + Khách thể với mục tiêu: Khách thể người thực mục tiêu + Khách thể với môi trường: Khách thể nắm bắt yếu tố môi trường trình hoạt động - Quan hệ mục tiêu với yếu tố lại: + Mục tiêu định mối quan hệ chủ thể khách thể + Mục tiêu định chi phối ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp, công cụ - Quan hệ môi trường với yếu tố lại: môi trường tác động chi phối thường xuyên hoạt động chủ thể, khách thể việc thực mục tiêu Câu hỏi: Hãy chứng minh rằng: Quản lý vừa khoa học, vừa nghệ thuật, vừa nghề - Quản lý khoa học: + Quản lý hình thành sở hệ thống lý thuyết, tư tưởng khoa học + Trong trình quản lý, chủ thể vận dụng quy luật vận động khách quan áp dụng vào tổ chức Ví dụ: Khi xây dựng kế hoạch tổ chức chủ thể quản lý áp dụng mô hình, quy trình xây dựng kế hoạch Các mô hình, trình nghiên cứu, đúc kết lại, từ chủ thể vận dụng vào thực tiễn tổ chức Nhà quản lý sử dụng kỹ thuật để xây dựng mục tiêu mô hình Smart,… Hoặc quản lý nhà quản lý áp dụng lý thuyết tâm lý để tác động đối tượng quản lý nhằm đặt mong muốn nhà quản lý - Quản lý nghệ thuật: + Hoạt động quản lý liên quan đến người, việc quản lý phụ thuộc vào người Việc lựa chọn phương pháp, phong cách lãnh đạo quản lý phụ thuộc vào đặc điểm chủ thể đối tượng, tùy thuộc vào hoàn cảnh + Trong trình quản lý chủ thể đối tượng luôn linh hoạt sáng tạo để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh Ví dụ: Trong khoa học quản lý, hình thành phong cách lãnh đạo bản: độc đoán chuyên quyền, tự do, dân chủ Việc lựa chọn áp dụng phong cách vào tổ chức phụ thuộc vào đặc điểm, tính cách nhà quản lý Mỗi nhà quản lý áp dụng theo phong cách khác theo chiều hướng khác không cố định Việc áp dụng tùy thuộc vào đặc điểm đối tượng quản lý, điều kiện, hoàn cảnh hoạt động quản lý - Quản lý nghề: + Trong hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể quản lý, đối tượng quản lý phải có kiến thức, tri thức, hiểu biết, phẩm chất, kỹ định + Hoạt động quản lý tạo sản phẩm mệnh lệnh định quản lý + Trong hoạt động quản lý, tùy theo chủ thể quản lý, tùy theo cấp quản lý phải đòi hỏi kỹ cần thiết, kiến thức định Thông thường nhà quản lý cần nhóm kỹ bản: kỹ kỹ thuật, kỹ giao tiếp (quan hệ), kỹ nhận thức thiết kế Bất kỳ nhà quản lý thực hoạt động quản lý cần đến nhóm kỹ Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể kỹ phụ thuộc vào cấp quản lý VẤN ĐỀ 2: VAI TRÒ, ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ Vai trò quản lý Quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động tổ chức cá nhân phận tổ chức Quản lý có vai trò - Định hướng hoạt động tương lai tổ chức Trong trình quản lý, chủ thể quản lý thông qua chức lập kế hoạch xác định mục tiêu hoạt động tổ chức cách thức hoạt động tổ chức Vai trò quản lý thực thông qua chức lập kế hoạch Tổ chức xây dựng chiến lược phát triển hướng hoạt động tổ chức đến việc thực chiến lược - Lập kế hoạch, tổ chức, phân công, phối hợp, điều khiển, hướng dẫn kiểm tra nỗ lực cá nhân, phận tổ chức để thực nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Thông qua hoạt động quản lý giúp cho tổ chức đạt mục tiêu đề ran gay từ đâu Việc thực chức quản lý hướng hoạt động cá nhân, phận vào thực mục tiêu chung Thông qua hoạt động quản lý, giúp cho cá nhân phận tự giác nghiêm chỉnh chấp hành nhiệm vụ hoạt động mình, sáng tạo cách thức giải công việc cách nhanh chóng kịp thời, kích thích khơi dậy kỹ sáng tạo cá nhân, giúp cho hoạt động cá nhân phận ngày tốt Thông qua việc phân công lao động giúp cho việc thực công việc nhanh chóng - Kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân tập thể sở phát huy nỗ lực cá nhân, tạo môi trường điều kiện cho phát triển cá nhân, tôn trọng mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu tổ chức Trong trình quản lý, chủ thể đề phương án để tính toán hợp lý nhằm cân đối hài hòa lợi ích bên Đảm bảo cho tổ chức đạt lợi ích chung, cá nhân đạt lợi ích riêng Quản lý giúp hạn chế xung đột lợi ích tổ chức, hướng người đến thực lợi ích chung Quản lý tạo môi trường thuận lợi để cá nhân, phận phát triển toàn diện Hoạt động quản lý giúp cho cá nhân phận khai thác sử dụng có hiệu mạnh, đặc điểm bật mình, đồng thời cá nhân phận có liên kết, phối hợp lẫn từ phát triển Mỗi cá nhân phận có điều kiện phát triển toàn diện kỹ năng, kiến thức - Sử dụng có hiệu nguồn lực vật chất khác tổ chức 10 Quản lý đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực vạt chất tổ chức tiết kiệm hiệu Trong trình quản lý chủ thể tính toán phương án tối ưu để đảm bảo sử dụng hợp lý nguồn lực Tận dụng nguồn lực tổ chức Ví dụ: hoạt động quan tôi, tính toán để sử dụng hợp lý nguồn lực quan Sắp xếp sử dụng sở vật chất hợp lý Sử dụng nguồn ngân sách hợp lý - Đảm bảo ổn định thích ứng cao tổ chức môi trường biến động Hoạt động quản lý giúp cho tổ chức trì ổn định phát triển lâu dài Đảm bảo trì củng cố kết đạt Tổ chức tồn môi trường nhiều biến động thay đổi Những yếu tố môi trường tác động thường xuyên liên tục đến hoạt động tổ chức Hoạt động quản lý giúp tổ chức ứng phó với biến đổi môi trường Nhà quản lý để đưa kế hoạch, xây dựng phướng án điều chỉnh môi trường thay đổi - Cũng cố, địa vị tổ chức, gia tăng đóng góp tổ chức xã hội Thông qua hoạt động quản lý tổ chức giúp cho tổ chức diễn đồng nhịp nhàng, mục tiêu đề thực cách thuận lợi nhanh chóng Từ giúp cho hoạt động tổ chức ngày hoàn thiện tốt hơn, tăng khả cạnh tranh tổ chức  Có thể khẳng định quản lý hoạt động tất yếu tổ chức Nếu hoạt động quản lý hành động liên kết, phối hợp điều trở nên ý nghĩa Quản lý mang lại nhiều lợi ích không tổ chức mà thân thành viên tổ chức Liên hệ vai trò quản lý quan công tác: Quản lý có vai trò quan trọng Thông qua trình quản lý giúp xây dựng kế hoạch phát triển địa phương Lãnh đạo UBND huyện phân công chức nhiệm vụ cho phòng ban chuyên môn Đồng thời xây dựng chế phối hợp phòng ban Sự quản lý giúp cho hoạt động quan diễn nhịp nhàng đồng Thông qua việc phân công lao động giúp cho việc tổ chức thực thuận lợi dễ dàng… Đặc điểm: Có đặc điểm 10 55 Thay đổi diễn loại hình thức góc độ từ quan nhà nước đến đơn vị nghiệp, công lập , tổ chức doanh nghiệp tư nhân  Thay đổi vấn đề có tính tất yếu đặt trình trình hình thành,vận động phát triển tổ chức Ngày với phát triển khoa học kĩ thuật , phát triển kinh tế xã hội , trình hội nhập đòi hỏi tổ chức phải thay đổi để thích ứng với biến đổi môi trường Những nhân tố thúc đẩy thay đổi Có nhân tố thúc đẩy thay đổi tổ chức bao gồm: nhân tố bên , nhân tố bên tác nhân tạo thay đổi 2.1 Những nhân tố bên ngoài: Môi trường bên tổ chức thường xuyên thay đổi tác động đến hoạt động tổ chức đòi hỏi tổ chức phải thay đổi cho phù hợp Những nhân tố bên có tác động đến thay đổi tổ chức bao gồm : Luật hệ thống quy định nhà nƣớc : Bất kì tổ chức tồn môi trường pháp lý trị định Hoạt động tổ chức phải dựa khuôn khổ quy định nhà nước hệ thống pháp luật mang tính chất bắt buộc hoạt động cá nhân , tổ chức xã hội Vì quy định pháp luật nhà nước thay đổi hoạt động tổ chức thay đổi cho phù hợp VD: Khi quy định nhà nước lĩnh vực thuế hải quant hay đổi đòi hỏi tổ chức phải cập nhật thay đổi định mức , chi tiêu,… Yếu tố khoa học kĩ thuật: Sự phát triển khoa học công nghệ đòi hỏi tổ chức phải thay đổi Tổ chức cần phải ứng dụng thành tựa khoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh VD: Ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách thủ tục hành , hồ sơ , mở cửa  Các quan nhà nước phải thay đổi tư , cách thức làm việc chuyển từ làm việc thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin VD: Trả lương qua thẻ , điểm danh máy quẹt thẻ 55 56 Những thay đổi đời sống kinh tế xã hội tác động mạnh mẽ đến hoạt động tổ chức: Đòi hỏi tổ chức phải nắm bắt cập nhật thay đổi Nếu tổ chức không thay đổi so với biến đổi điều kiện kinh tế xã hội trở nên lạc hậu Dó ngày tổ chức luôn dựa thay đổi điều kiện kinh tế xã hội để đưa điều chỉnh cho phù hợp VD: Hiện điều kiện kinh tế xã hội thay đổi biến động đòi hỏi quan nhà nước phải nắm bắt quản lý kịp thời , chẳng hạn: chuyển đổi giới tính , kết hôn đồng giới , nhận nuôi.Sự hình thành sở công ích dịch vụ tư nhân : trường học tư , bệnh viện tư,… Để quản lý biếng đổi đòi hỏi quan nhà nước phải ban hành hệ thống thể chế quy định , xây dựng tổ chức quản lý đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán công chức tăng cường công tác tuần tra kiểm tra 2.2 Những nhân tố bên : Là nhân tố tác động bên tổ chức tác động lên thay đổi tổ chức đến từ vận hành bên tổ chức bao gồm: Một thay đổi kế hoạch chiến lƣợc hoạt động tổ chức : Khi kế hoạch chiến lược thay đổi đòi hỏi hoạt động trog tổ chức phải thay đổi để phù hợp với thay đổi kế hoạch chiến lược tổ chức Trong hoạt động tổ chức mục tiêu vấn đề , then chốt Vì kế hoạch chiến lược điều chỉnh mục tiêu có thay đổi định Hai việc áp dụng thiết bị công nghệ vào hoạt động tổ chức hoạt động tổ chức làm cho chết vận hành thay đổi định Ba thay đổi nhân tổ chức: Sự biến đổi nhân tổ chức giới tính , số lượng độ tuổi , trình độ chi phối hoạt động sản xuất  Khi nhân thay đổi đòi hỏi phân công xếp phải có thay đổi cho phù hợp 2.3 Các tác nhân gây thay đổi 56 57 Những người tạo thay đổi gánh vác trách nhiệm quản lý thay đổi tổ chức gọi tác nhân thay đổi , tác nhân bao gồm : nhà quản lý , nhà tư vấn Kết luận: Các yếu tố tác động thường xuyên mạnh mẽ đến hoạt động tổ chức Tổ chức phải nắm bắt kịp thời nhân tố để điều chỉnh hoạt động tổ chức theo hướng tích cực Một số nội dung thay đổi tổ chức Sự thay đổi tổ chức diễn đa dạng , phong phú , diễn nhiều chế độ khác Một số nội dung thay đổi kể đến : +Thay đổi văn hóa tổ chức +Thay đổi chiến lược sách +Thay đổi công nghệ kĩ thuật +Thay đổi sản phẩm dịch vụ +Thay đổi người +Thay đổi cấu tổ chức II Quản lý thay đổi Khái niệm Quản lý thay đổi tổng hợp hoạt động quản lý tổ chức nhằm cổ động , phát , thúc đẩy điều khiển trình thay đổi tổ chức cho phù hợp với biến đổi môi trường Để tạo thay đổi kiểm soát thay đổi hoạt động tổ chức đòi hỏi tổ chức phải quản lý thay đổi Ngày quản lý thay đổi vấn đề tổ chức quan tâm trọng Vai trò ( Sự cần thiết quản lý thay đổi) 57 58 Quản lý thay đổi tổ chức có vai trò ý nghĩa quan trọng Quản lý thay đổi tổ chức có số vai trò sau đây: Giúp tổ chức kiểm soát thay đổi tổ chức Thông qua hoạt động quản lý tổ chức tổ chức diễn khôn khổ trật tự Quản lý thay đổi hạn chế tác động tiêu cực thay đổi cho thay đổi trở thành động lực phát triển tổ chức Nếu quản lý thay đổi hoạt động tổ chức mạnh ổn định Quản lý thay đổi giúp cho hoạt động tổ chức phù hợp với biến đổi môi trường bên tổ chức Quản lý thay đổi giúp cho tổ chức cỏ thể tồn Môi trường hoạt động tổ chức thường xuyên biến đổi , thay đổi giúp cho tổ chức chủ động linh hoạt hoạt động , giúp cho khả thích ứng nâng lên Liên hệ thực tiễn quan nhà nƣớc Hiện nay, hoạt động hành nhà nước quản lý thay đổi vấn đề đặt , quan hệ xã hội thường xuyên thay đổi biến động đòi hỏi chủ thể hành nhà nước phải nắm bắt thay đổi kịp thời Tổ chức hoạt động hành nhà nước thay đổi cho phù hợp Hiện , quản lý thay đổi vấn đề mang tính tất yếu sống thay đổi tổ chức VẤN ĐỀ 12: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ Khái niệm chức quản lý: Chức thuật ngữ sử dụng để hoạt động, công dụng yếu vật tượng Chức hiểu hướng hoạt động bao gồm tập hơp nhiều nhiệm vụ tương đối giống mục đích , cách thức tiến hành đối tượng 58 59 Chức quản lý hoạt động chuyên biệt quản lý sản phẩm trình phân công lao động chuyên môn hóa hoạt động quản lý tổ chức Nói đến chức quản lý nói đến hoạt động tiến hành hoạt động quản lý Đặc điểm chức quản lý: Chức quản lý trình phân công lao động chuyên môn hóa Mõi chức tập hợp hoạt động loại , mục đích Phân loại chức quản lý: Có nhiều cách phân loại chức quản lý khác : Phân loại theo mô hình POLC: Có chức + Lập KH, TC, LĐ, KTra Phân loại Henring Foyol chia làm chức năng: +Lập kế hoạch, Tổ chức, Phối hợp, Chỉ huy, Kiểm tra Phân loại Gulick Urwich chia thành chức bao gồm: +Lập kế hoạch, Tổ chức, Nhân sự, Chỉ huy, Phối hợp, Báo cáo, Ngân sách Phân loại Allision chia làm nhóm chức bao gồm: +Nhóm quản lý chiến lược: Lập kế hoạch +Nhóm quản lý nhân tố bên : tổ chức nhân +Nhóm quản lý nhân tố bên : quan hệ tổ chức khác , quan hệ báo chí công luận Chức : +Những hoạt động chủ yếu +Phân công lao động chuyên môn hóa Chức lập kế hoạch Khái niệm 59 60 Chức lập kế hoạch trình xác định mục tiêu cách thức để đạt mục tiêu Lập kế hoạch khâu hoạt động quản lý sở làm phát sinh chức lại quản lý Vai trò ý nghĩa: Chức lập kế hoạch có vai trò ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý tổ chức việc thực chức lại quản lý Ý nghĩa chức lên kế hoạch thể phương diện sau đây: Lập kế hoạch định hƣớng cho hoạt động tổ chức giúp cho tổ chức xác định hướng để đạt mục tiêu Giúp cho tổ chức đối phó với biến động củ môi trƣờng Việc lập kế hoạch giúp cho tổ chức chủ động hoạt động môi trường biến đổi tổ chức biết cách điều chỉnh để phù hợp với môi trường Giúp cho tổ chức xác định đƣợc lực sở để đảm bảo phân bổ sử dụng nguồn lực tổ chức Việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm , hiệu Giúp cho việc phối hợp hỗ trợ giũa cá nhân phận tổ chức  Thông qua kế hoạch giúp cho cá nhân phận biết chức nhiệm vụ cần thiết để phối hợp thực chức nhiệm vụ Là sở để thực kiểm tra giám sát hoạt động tổ chức Để thực hoạt động kiểm tra giám sát đòi hỏi tổ chức phải có định Một quan trọng mục tiêu Để kiểm tra giám sát vào tiêu , mục tiêu công việc xây dựng kế hoạch đối chiếu vào thực tiến hoạt đông tổ chức Đối với hoạt động quan lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng Chẳng hạn để thực việc cải cách hành quan xây dựng kế hoạch cải cách năm Trong xây dựng nội dung cải cách bao gồm: thể chế , nhân , máy , tình công , thủ tục hành , đại hóa hành 60 61 Trong kế hoạch xác định , tiêu cụ thể cho cải cách 100% cán công chức áp dụng công nghệ thông tin , 80% hài long dịch vụ Ngoài kế hoạch phân công công việc cho phòng ban chuyên môn huyện , thị xã Từ kế hoạch giúp cho xác định mục tiêu , tiêu , xác định phân bổ ngân sách việc thực đề án Dựa vào kế hoạch kiểm tả việc cải cách hành phòng ban chuyên môn , ủy ban nhân dân xã , phường để điều chỉnh kịp thời Nội dung chức Quá trình lên kế hoạch bao gồm giai đọn : B1: Xác định mục tiêu B2:Thiết lập hoạt động phương án B3:Thẩm định kết Chức tổ chức : Khái niệm Là trình thông qua nhà quản lý thiết lập cấu tổ chức hợp lý phân công lao động phù hợp thiết lập môi trường làm việc phù hợp Ý nghĩa Chức tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý Chức tổ chức giúp cho tổ chức lựa chọn xây dựng cấu tổ chức hợp lý , phù hợp với đặc điểm tổ chức Nó giúp cho việc phân công lao động chuyên môn hóa thuận lợi Nó sở để thực chức quản lý đặc biệt chức nhân Nó để tạo liên kết thiết lập tạo mối quan hệ cá nhân , phận Nội dung Chức tổ chức tập trung vào vấn đề: - Lựa chọn xây dựng cấu tổ chức 61 62 - Tiến hành phân công lao động cho cá nhân , cho phận - Thiết lập mối quan hệ cá nhân phận Các loại hình cấu tổ chức Có nhiều loại hình cấu tổ chức khác : cấu chức , cấu ma trận , cấu khu vực địa lý , cấu theo sản phẩm , cấu trực tuyến ,… a Cơ cấu trực tuyến Đây dạng cấu tổ chức đơn giản lâu đời Trong cấu trực tuyến quyền lực ủy quyền từ xuống Trong cấu cá nhân chịu trách nhiệm trước cấp trực tiếp Tất cá nhân cấp hoạt động độc lập với b Cơ cấu chức năng: Cơ cấu chức cấu phân công nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn hóa mà họ am hiểu , nguồn lực giúp họ thành công công việc tổ chức ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM - Thúc đẩy trình chuyên môn hóa - Thiếu liên kết trao đổi cá nhân phận - Có thể gây xung đột - Giảm lãng phí nguồn lực - Giúp cho cá nhân phát triển hoàn cá nhân phận thiện kĩ chuyên môn - Quan tâm nhiều đến cá nhân - Nâng cao chất lượng giải công phận thay hoạt động tổ chức việc - Làm cho nhà quản lý thành - Ra định tập trung chuyên gia lĩnh vực hẹp c Cơ theo khu vực địa lý: 62 63 Cơ cấu theo khu vực địa lý cấu tổ chức thiết lập phận phòng ban chức gắn liền với khu vực địa lý ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM - Sử dụng nguồn nguyên liệu - Bộ máy cồng kềnh chỗ - Có thể xảy xung đột mục - Giúp tiết kiệm thời gian chi phí tiêu khu vực mục tiêu chung tổ - Nắm bắt nhu cầu khách hàng chứng - Đòi hỏi tổ chức phải thiết lập nhiều theo khu vực - Hoạt động phù hợp với điều kiện kinh nội quy quy chế để tạo thống - Cơ cấu sản phẩm dịch vụ, cấu tế xã hội khu vực giúp cho tổ chức hoạt động thích ứng phù hợp - Các nhà quản lý phát triển kỹ dựa vào sản phẩm loại hình dịch vụ định chuyên môn để giải công việc - Không thúc đẩy hợp tác tuyến sản phẩm dịch vụ - Thích hợp với thay đổi nhu cầu môi trường sản phẩm dịch vụ - Có thể xả cạnh tranh nguồn lực sản phẩm - Xác định rõ yếu tố liên quan đến - Khó chuyển đổi nhân sản phẩm dịch vụ - Khuyến khích việc quan tâm đến nhu cầu khách hàng c Cơ cấu ma trận: Là loại hình cấu tổ chức phân công chuyên gia từ phận chức vào làm việc nhiều dự án nhà quản lý dự án lãnh đạo Cơ cấu ma trận tạo chuỗi mệnh lệnh kép 63 64 Chức nhân sự: Khái niệm: Chứng nhân bao gồm hoạt động nhằm tìm kiếm bố trí trì người làm việc tổ chức có chất lượng thông qua kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đào tạo phát triển nguồn nhân lực Chức nhân có vai trò quan trọng hoạt động tổ chức việc thực chức lại Vì nhân nguồn nhân lực quan trọng hoạt động tổ chức Vì chức nhân có vị trí đặc biệt quan trọng Vai trò chức nhân thể khía cạnh sau đây: - Tạo nên gắn bó chặt chẽ cá nhân - Sử dụng hiệu nguồn nhân lực - Phát triển nâng cao nguồn nhân lực phẩm chất nhân tổ chức - Giúp tăng hiệu công việc Chức lãnh đạo: Khái niệm Chức lãnh đạo hoạt động hướng dẫn thúc đẩy nhân viên làm việc mục tiêu chung Chức lãnh đạo có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động tổ chức, giúp định hướng khuyến khích động viên hỗ trợ nhân viên Chức lãnh đạo tạo nên đồng thuận hoạt động tổ chức Nội dung chức lãnh đạo: - Xác định mục đích mục tiêu - Biết dùng người quản người - Đảm bảo hợp tác cấp - Thiết lập trì hệ thống thông tin - Đưa hướng dẫn cho nhân viên - Ra định để giải vấn đề 64 65 - Huấn luyện cấp - Hỗ trợ khuyến khích thúc đẩy nhân viên Các phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo hệ thống phương pháp biện pháp làm việc tương đối ổn định người quản lý sử dụng đế tác động đến người quyền nhằm đưa định phù hợp với mục tiêu Trong trình lãnh đạo chủ thể quản lý sử dụng nhiều cách thức khác Vì có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, có phong cách lãnh đạo bản: - Phong cách độc đoán, cầm quyền - Phong cách lãnh đạo dân chủ - Phong cách ủy quyền a) Phong cách độc đoán chuyên quyền: Phong cách độc đoán chuyên quyền phong cách lãnh đạo người lãnh đạo trực tiếp định mà không cần tham khảo người quyền Đặc điểm: Nhà lãnh đạo nắm bắt tất quan hệ thông tin, quyền lực tập trung chủ yếu tay nhà lãnh đạo Cấp cung cấp thông tin tối thiểu để thực nhiệm vụ giao Cấp không tham gia vào trình định mà tập trung thực thi việc định giao Thông tin truyền đạt chiều từ xuống dưới, thông tin từ lên trên, thành viên tổ chức có liên kết phối hợp với ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM -Tạo nên thống - Lạm dụng, quan liêu - Cấp không tạo điều kiện 65 66 -Đảm bảo quyền lực nhà lãnh đạo tham gia thiếu liên kết phối hợp -Quản lý chặt chẽ hoạt động tổ thành viên chức - Có thể mang tính chủ quan -Việc định tiến hành nhanh chóng Phong cách độc đoán chuyên quyền áp dụng: Đối với tổ chức thành lập giai đoạn đầu Áp dụng việc phải giải Đối tượng quản lý không tuân thủ quy định tổ chức (tùy tiện, cứng đầu) b) Phong cách lãnh đạo dân chủ: Phong cách lãnh đạo dân chủ phong cách lãnh đạo người lãnh đạo định sở bàn bạc trao đổi tham khảo ý kiến cấp Đặc điểm: - Thông tin truyền đạt theo chiều ngang thành viên với ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM -Phát huy tính chủ động sáng tạo -Nếu không kiểm soát dẫn đến tùy tiện, cấp không thống -Giảm bớt công việc áp lực cho nhà lãnh -Có nguy xảy việc lạm quyền cấp đạo -Nhà lãnh đạo tập trung hoạch định sách -Gia tăng trao đổi phối hợp 66 67 thành viên Nhà quản lý thu hút thành viên tham gia vào giải công việc chung tổ chức Trong phong cách lãnh đạo nhà quản lý tạo điều kiện cho cấp tham gia thảo luận đóng góp ý kiến Phong cách lãnh đạo đề cao tính dân chủ hoạt động tổ chức Nhà lãnh đạo giải vấn đề lớn, quan trọng lại giao cho cấp thực Trong phong cách nhà lãnh đạo giải vấn đề chung mang tính định hướng cho tổ chức lại vấn đề mang tính tác nghiệp giao cho cấp Sự tham gia cấp ngày nâng lên Thông tin truyền đạt mang tính chất hai chiều: Từ lên từ xuống Sự trao đổi thông tin nhà quản lý người thừa hành diễn thường xuyên liên tục giúp cho giải công việc thuận lợi, dễ dàng Các thành viên tổ chức có liên kết phối hợp với để giải công việc chung Ví dụ liên hệ thực tiễn quan làm việc: c.Phong cách lãnh đạo ủy quyền: Phong cách lãnh đạo ủy quyền phong cách lãnh đạo người lãnh đạo cung cấp thông tin thu nhận kết quả, cho phép người quyền định riêng Đặc điểm: - Người lãnh đạo tham gia công việc tập thể, giải vấn đề quan trọng - Cấp tự định, hành động theo cách mà họ cho phù hợp ƢU ĐIỂM - Cấp tạo điều kiện tham gia NHƢỢC ĐIỂM - Tốc độ ban hành định chậm 67 68 ngày nhiều - Có thể có nhiều ý kiến trái chiều không - Huy động nguồn lực tổ thống chức (trí lực hay khai thác trí tuệ - Nếu kiểm soát chặt chẽ thành viên) dẫn đến tùy tiện không thống - Việc định xác - Điều kiện thực phương cách này: - Thông tin truyền đạt cách thông +Mang tính chất phức tạp, thời gian dài suốt +Người nhân viên phải có khả - Gia tăng phối hợp thành viên làm việc độc lập Chức kiểm soát: Khái niệm: Chức kiểm soát trình theo dõi giám sát để phát ngăn chặn trái với quy định Kiểm soát quản lý trình đảm bảo cho hoạt động thực tế thực phù hợp với kế hoạch đề Kiểm soát hoạt động tách rời quản lý, vừa chức quản lý vừa giai đoạn trình quản lý Vai trò kiểm soát Kiểm soát có vai trò quan trọng hoạt động tổ chức Vai trò kiểm soát thể khía cạnh sau đây: + Giúp nhà quản lý nắm bắt hoạt động tổ chức thông qua việc kiểm soát nhà quản lý biết tình hình cá nhân phận tổ chức + Đảm bảo cho kế hoạch tổ chức thực có hiệu quả, hướng người hoạt động tổ chức đến mục tiêu 68 69 + Phát ngăn chặn hành vi sai trái từ đưa biện pháp điều chỉnh cần thiết Trong trình thực kế hoạch việc sai sót tránh khỏi, lỗi cố ý vô ý Quá trình kiểm tra giúp phát hành vi sai trái Giúp cho tổ chức theo dõi đáp ứng thay đổi môi trường, tạo tiền đề cho phát triển tổ chức Phân loại kiểm soát Trong tổ chức tồn nhiều loại kiểm soát khác nhau: - Theo nội dung kiểm soát có: Kiểm soát nhân sự, kiểm soát tài chính, hoạt động kiểm soát thông tin - Mức độ kiểm soát có: Kiểm soát tổng thể kiểm soát trọng điểm - Theo mức độ thường xuyên kiểm soát có: Mức độ thường xuyên, định lý đột xuất - Theo tiến trình thực có: Kiểm soát tiền hoạt động, kiểm soát trình hoạt động kiểm soát sau hoạt động Nội dung chức kiểm soát: Quá trình kiểm soát tổ chức gồm giai đoạn: B1: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát B2: Tiến hành đo lường kết hoạt động với mục tiêu đề B3: So sánh kết thực B4: Thực giải pháp nhằm điều chỉnh hành vi sai lệch 69