Việc ra quyết định quản lý chịu sự tác động của nhiều yếu tố khác nhau bao gồm :
Vấn đề cần giải quyết.
Môi trường của quyết định: bao gồm các môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa, tổ chức, xã hội, công nghệ, điều kiện tự nhiên ,…
Tâm lý và vai trò của nhà quản lý .
Thời hạn ra quyết định .
Thông tin về các quyết định
Sự tương quan của cấp dưới
Vấn đề 9: Quy trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định quản lý
Quy trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định quản lý là trình tự các bước mà nhà quản lý cần thực hiện tuân thủ trong quá trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định. Để đảm bảo ban hành ra những quyết định hợp lý phù hợp thực tiễn và có thể thực hiện được đòi hỏi việc ban hành và tổ chức thực hiện tuân thủ trình tự các bước nhất định. Việc phân chia quy
47
trình thành các bước là tùy thuộc vào các bước tiếp cận. Với những cách tiếp cận khác nhau thì chúng ta sẽ cho ra những quyết định khách nhau.
Thông thường chúng ta chia quá trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định thành 08 bước bao gồm:
B1: Xác định vấn đề quyết định.
B2: Xác định các tiêu chí của quyết định.
B3: Xác định trọng số các tiêu chí.
B4: Xây dựng các phương án B5: Phân tích các phương án.
B6: Lựa chọn phương án tối ưu.
B7: Tổ chức thực hiện quyết định.
B8: Đánh giá hiệu lực quyết định.
Bước 1: Xác định vấn đề quyết định
Đây là giai đoạn chúng ta xem xét những cái phát sinh trong tổ chức và xem xét sự cần thiết phải ban hành quyết định .
Vấn đề của quyết định là những phát sinh trong hoạt động tổ chức và cần đến sự điều chỉnh của nhà quản lý . Vấn đề của quyết định còn được hiểu là sự khác biệt giữa hiện trạng hoạt động của tổ chức với mục tiêu mà tổ chức đề ra .
Xác định những vấn đề quyết định là khâu đầu tiên và cũng là khâu then chốt đóng vai trò quan trọng ban hành và tổ chức thực hiện quyết định .Khi nhà quản lý nhận diện đúng và đầy đủ vấn đề thì mới có thể ban hành ra quyết định đúng và phù hợp góp phần giưc được vấn đề đó .Xác định vấn đề là cơ sở đề làm phát sinh các giai đoạn tiếp theo xây dựng và tổ chức thực hiện quyết định.
Một số tiêu chuẩn để xác định vấn đề:
1) Mục tiêu của tổ chức.
48
2) Mong muốn của người chủ, cấp trên . 3) Yêu cầu của xã hội , đề nghị của cấp dưới.
4) Sự thực hiện của bộ phận trong tổ chức và tổ chức khác .
Khi xác định vấn đề của quyết định chủ thể quản lý cần căn cứ vào nguồn lực thẩm quyền , thông tin của tổ chức.
Kết quả hoạt động của bước này là xác định được bản chất vấn đề loại vấn đề và sự cần thiết phải ban hành quyết định.
Bước 2: Xác định các tiêu chí ban hành quyết định
Tiếu chí thực hiện mục tiêu quyết định là những phương diện phản ánh tình trạng của hiện tượng hay quá trình kinh tế xã hội khi vấn đề được giải quyết .Nó là căn cứ để lựa chọn giải pháp giải quyết vấn đề.
Tùy theo vấn đề quyết định mà chủ thể có thể lựa chọn những tiêu chí khác nhau .
VD: Trong tổ chức phát sinh vấn đề máy tính bị hư hỏng tổ chức xác định cần phải trang bị máy tính mớii .Khi xác định mua máy tính thì tổ chức sẽ lựa chọn mẫu mã , giá cả , bảo hành , độ tin cậy và các dịch vụ kèm theo.
Khi xác định các tiêu chí thì chủ thể cần xem xét đầy đủ và chính xác để làm cơ sở cho việc xác định trong số các phương án.
Kết quả của giai đoạn này là nhà quản lý có được bảng danh mục các tiêu chí thực thi quyết định.
Bước 3: Xác định trọng số các tiêu chí
Mỗi tiêu chí sẽ có những vai trò khác nhau do đó chúng ta cần xác định trọng số để xem xét mức độ ưu tiên đối với tiêu chí .Thông thường có 2 phương pháp xác định trọng số tiêu chí :
+Phương pháp cho điểm , đây là phương pháp xác định điếm số cho từng tiều chí , thanh điểm này có thể do nhà quản lý quyết định cho điểm .
49
+Phương pháp hệ số là mõi tiêu chí chúng ta gắn với hệ số nhất định .Thông thường các tiêu chí quan trọng thì chúng ta sẽ cho những hệ số.
Chẳng hạn như việc mua máy tính thì nhà quản lý xác định hệ số độ bền của máy tính là 10 , giá cả là 9 , mẫu mã là 8 .Trong trường hợp này nhà quản lý xác định độ bền là ưu tiên hàng đầu.
Kết quả bước này là chúng ta xác định được mức độ ưu tiên đối với các tiêu chí thể hiện thông qua các thang điểm hay hệ số .
Bước 4: Xây dựng các phương án
Đây là giai đoạn chủ thể liệt kê những danh mục , các phương án có thể thực hiện .Phương án của quyết định là hệ thống các cách thức để giải quyết vấn đề quyết định .Nhà quản lý có thể đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa chọn .Nhà quản lý nên xem xét và đưa ra những phương án khác nhau có thể có.
Đề xác định các phương án thì chủ thể có thể đưa ra nhiều loại máy tính có thể mua : HP,Dell, Apple, Acer,…
Kết quả của bước này là một bảng danh mục các phương án có thể có.
Bước 5: Phân tích các phương án
Đây là giai đoạn chúng ta xem xét đánh giá đã liệt kê hoặc đã đề ra ở giai đoạn trước .Trong giai đoạn này nhà quản lý sẽ đi theo phân tích và đánh giá từng phương án dựa trên các tiêu chí đã xác định mà trong số các tiêu chí là việc phân tích các phương án náy có thể dựa vào phương pháp cho điểm hay hệ số .
Việc đánh giá các phương án có thể theo các nội dung cơ bản sau : - Phân tích tác động của từng phương án .
- Đánh giá tác động của từng phương án - Đưa ra nhận xét bổ sung nếu thấy cần thiết.
Bước 6: Xây dựng lựa chọn phương án tối ưu
50
Đây là giai đoạn chủ thể ra quyết định lựa chọn các phương án tối ưu , trong số nhứng phương án đã liệt kê .Để lựa chọn phương án tối ưu chủ thể cần lựa chọn phương án cần phải căn cứ lựa chọn ở kết quả bước 7. Thông thường các phương án lựa chọn là phương án có số điểm cao nhất .Tuy nhiên dựa vào đặc điểm tình hình lựa chọn mà nhà quản lý có thể chọn vào các điểm thấp hơn hoặc có thể kết hợp nhiều phương án .
Kết quả của giai đoạn này là chủ thể lựa chọn phương án tối ưu nhất theo quan điểm của chủ thể quản lý.
Bước 7: Tổ chức thực hiện quyết định
Đây là giai đoạn tổ chức triển khai thực hiện các phương án đã được lựa chọn nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý .Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định bao gồm các hoạt động có bản sau đây:
Truyền đạt quyết định đến các thành viên bộ phận trong tổ chức bộ phận để đảm bảo mọi người nắm bắt những thông tin về những quyết định (họp, tổ chức tập huấn , gửi mail,..)
- Tiến hành phân công nhiệm vụ cho các cá nhân , các bộ phận thực hiện quyết định . - Đảm bảo các điều kiện về vật chất , tài chính , năng lực để hỗ trợ cho việc thực hiện quyết định.
- Tổ chức triển khai thực hiện quyết định.
- Kiểm tra giám sat việc thực hiện quyết định.
Đảm bảo việc tuân thủ quyết định.
- Xử lý các thông tin phản hồi trong quá trình thực hiện quyết định , dưa ra những điều kiện đối với quyết định nếu thấy cần thiết .
Bước 8: Đánh giá hiệu lực quyết định
Là quá trình xem xét việc thực hiện đo lường các kết quả thu được và tiến hành so sánh chúng với mục tiêu , tiêu chuẩn đã đề ra với các nguồn lực đã sử dụng .
Nội dung đánh giá:
- Đánh giá những việc đã làm được.
51
- Đánh giá những việc chưa làm được , tìm ra nguyên nhân hạn chế bất cập.
- Rút ra bài học kinh nghiệm.
VD liên hệ thực tiễn tại cơ quan làm việc:
Để đảm bảo ban hành ra những quyết định có hiệu lực là việc tổ chức triển khai được dễ dàng nhanh chóng thì đòi hỏi chủ thể phải tuân thủ đầy đủ quy trình các bước .Chủ thể không được chủ quan nóng vội .Tuy nhiên tùy vào điều kiện thực tế mà chủ thể phải vận dụng linh hoạt sáng tạo quy trình này để phát huy hiệu quả.
Vấn đề 10: Thông tin và hoạt động thông tin trong tổ chức