II. Vai trò của nhà quản lý
4. Các phương pháp quản lý
Căn cứ vào cách thức tác động của chủ thể lên đối tượng, người ta chia thành 7 phương pháp quản lý cơ bản bao gồm:
+ Phương pháp giáo dục + Phương pháp tâm lý + Phương pháp kinh tế + Phương pháp tổ chức
+ Phương pháp quản lý hành chính
+ Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)
+ Phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn (ISO) a. Phương pháp tâm lý
Là cách thức tác động lên tâm tư tình cảm con người để khuyến khích họ nhiệt tình hang say lao động, gắn bó với tập thể.
Phương pháp này dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý, thông qua việc giúp người lao động giải quyết những vướng mắc trong công tác, động viên giúp đỡ họ vượt qua khó khăn, tạo môi trường tâm lý tốt.
Đánh giá ưu điểm/ nhược điểm
Ƣu điểm Nhƣợc điểm
35
- Phù hợp với tâm tư nguyện vọng của đối tượng
- Khơi dậy được tính tự nguyện
- Dễ dàng nhận được sự đón nhận của đối tượng
- Đòi hỏi thực hiện lâu dài
- Phụ thuộc vào đặc điểm của từng đối tượng
- Yêu cầu cao đối với nhà quản lý: phải am hiểu về tâm lý, nắm bắt tâm tư tình cảm của nhận viên
Vận dụng:
- Tiến hành đa dạng phong phú, với nhiều hình thức khác nhau
- Cần gắn bó chặt chẽ với đối tượng để nắm bắt kịp thời tâm tư tình cảm của đối tượng quản lý
- Cần chú trọng nghiên cứu về đặc điểm tâm lý của từng cá nhân để đưa ra biện pháp tác động cho phù hợp
- Kết hợp chặt chẽ với các phương pháp khác b. Phương pháp quản lý kinh tê
- Là cách thức tác động gián tiếp của chủ thể quản lý lên hành vi của đối tượng quản lý bằng cách sử dụng các đòn bẩy kinh tế nhằm khơi dậy lòng nhiệt tình hăng say của đối tượng.
- Phương pháp kinh tế được sử dụng trên việc vận dụng các quy luật kinh tế vào trong hoạt động quản lý. Trong đó chủ thể sẽ dùng các lợi ích kinh tế để khuyến khích động viên đối tượng quản lý. Lợi ích kinh tế là 1 vấn đề được các đối tượng quản lý rất quan tâm, vì vậy khi dùng nó sẽ khuyến khích được đối tượng quản lý.
- Hình thức biểu hiện của phương pháp này rất đa dạng phong phú như là biểu hiện thông qua tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt, giá cả, lợi nhuận, lãi suất..
Phương pháp kinh tế có vai trò rất quan trọng và giữ vai trò trung tâm trong công tác quản lý, vì nó tác động thông qua các lợi ích kinh tế, hướng đối tượng quản lý quan tâm đến
36
các vật chất gắn liền với mỗi cá nhân, bộ phận, tạo ra động lực kinh tế trực tiếp giúp khơi dậy sự sáng tạo sức mạnh mỗi cá nhân.
- Đánh giá ưu nhược điểm
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
- Tác động đến đối tượng một cách nhẹ nhàng không gây ra sức ép tâm lý tạo ra bầu không khí thoải mái, vì vậy nó dễ dàng được đón nhận.
- Khơi dậy sự linh hoạt sáng tạo chủ động của cá nhân bộ phân mang lại hiệu quả cao.
- Có thể áp dụng linh hoạt phù hợp với nhiều đối tượng, nhiều hoàn cảnh.
- Nếu quá coi trọng lợi ích vật chất, lợi ích kinh tế sẽ bỏ qua giá trị đạo đức, xã hội, văn hóa.
- Không có sự đảm bảo thực hiện cao vì nó không bắt buộc mà nó mang tính tự nguyện và tính khả thi thấp.
- Nó tùy thuộc vào khả năng, điều kiện vật chất đặc điểm của chủ thể hay nguồn lực của tổ chức.
- Dễ bị đối tượng quản lý xem thường.
Ví dụ thực tiễn:
Trong thực tế hoạt động phương pháp kinh tế là một phương pháp mà được cơ quan chúng tôi sử dụng tương đối phổ biến. Để khuyến khích các CBCC làm việc thì cơ quan thường có những phần thưởng để động viên, có những khen thưởng kịp thời. Mặc dù những phần thưởng này không lớn nhưng phần nào đã động viên các công chức thực thi công vụ. Các công chức nhận thấy được đóng góp của mình được cơ quan ghi nhận bằng những hình thức khen thưởng như: Lao động tiên tiến, chiến sĩ thi đua…..
Vận dụng:
Vì phương pháp mang lại nhiều lợi ích thiết thực nên chủ thể chú trọng áp dụng phương pháp này.
37
Đối với cơ quan nhà nước thì việc khen thưởng về lợi ích kinh tế thì được qui định chặt chẽ trong pháp luật, do đó khi thực hiện nguyên tắc này phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật.
Phương pháp này cần phải được sử dụng linh hoạt căn cứ vào đặc điểm của tổ chức để áp dụng cho phù hợp.
Cần phối hợp chặt chẽ với các phương pháp khác trong quá trình thực hiện.
c. Phương pháp hành chính
- Là cách thức tác động của chủ thể thông qua việc đưa ra các mệnh lệnh bắt buộc đối với các đối tượng quản lý.
- Đây là phương pháp tác động để đưa đối tượng quản lý vào quan hệ tổ chức. Đây là phương pháp tác động trực tiếp, phương pháp này mang tính mệnh lệnh phục tùng có tính chất bắt buộc đối với các đối tượng quản lý.
Phương pháp hành chính được thực hiện nhằm thiết lập kỷ cương trong hoạt động tổ chức.
- Hình thức biểu hiện + Ban hành qui chế
+ Xây dựng thiết lập cơ cấu tổ chức.
+ Tiến hnàh thanh tra, kiểm tra.
- Đánh giá ưu nhược điểm
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
- Phương pháp này tạo nên trật tự kỷ cương tính thống nhất trong hoạt động quản lý
- Hiệu lực của phương pháp rất cao tác dụng ngay.
- Tạo ra áp lực sức ép tâm lý.
- Giảm đi hạn chế sự sáng tạo của cấp dưới.
- Nếu áp dụng máy móc sẽ gây ra tình trạng quan liêu.
38
- Khi sử dụng có thể không cần áp dụng các phương pháp khác vẫn phát huy hiệu quả.
- Trong quá trình áp dụng có thể gặp phải sự phản ứng phản kháng của đối tượng quản lý.
Liên hệ thực tiễn trong thực tế:
Trong thực tiễn hoạt động của cơ quan tôi với tư cách là một cơ quan HCNN thì phương pháp hành chính được sử dụng thường xuyên, để hoạt động của cơ quan thống nhất, thì chúng tôi đưa ra các nội qui, quy chế hoạt động của UBND, qui chế tiếp công dân… Đối với người dân thì chúng tôi ban hành các quyết định đưa ra qui tắc xử sự của người dân.
Vận dụng:
Để đảm bảo sự thống nhất trong kỷ cương quản lý thì cần áp dụng phương pháp hành chính này, cần đưa ra quy định qui chế để điều chỉnh hành vi trong các cá nhân tổ chức.
Đối với các cơ quan HCNN thì việc thực hiện phương pháp hành chính phải tuân thủ các qui định của pháp luật. Khi áp dụng thì tránh áp dụng máy móc cứng nhắc, mà cần linh hoạt, tuy nhiên phải dựa trên qui định của pháp luật.
Khi sử dụng thì cần kết hợp các phương pháp khác đặc biệt là phương pháp giáo dục thuyết phục.
d. Phương pháp quản lý giáo dục
- Là chính thức tác động vào nhận thức của con người trong tổ chức nhằm nâng cao tính tự giác và khả năng lao động của họ trong thực hiện công việc hay nhiệm vụ.
- Đây là phương pháp tác động mang tính chất là gián tiếp. Phương pháp này dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật nhận thức vào trong quản lý. Bản chất của phương pháp này là làm cho đối tượng hiểu rõ sự cần thiết và tự giác thực hiện một hành vi và tránh thực hiện một hành vi nhất định.
- Phương pháp giáo dục thuyết phục có hình thức biểu hiện hết sức đa dạng phong phú bao gồm tuyên truyền giáo dục thuyết phục, nêu gương tổ chức các phong trào thi đua...
39
Đặc trưng của phương pháp này là làm tăng tính thuyết phục và kích thích tinh thần.
Phương pháp giáo dục thuyết phục sẽ giúp cho các đối tượng nhận thức được đúng sai, tốt xấu..
để từ đó điểu chỉnh hành vi của mình cho phù hợp.
- Đánh giá ưu nhược điểm
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
- PP này phù hợp với tâm tư nguyện vọng của đối tượng, vì vậy đối tượng này dễ dàng đón nhận và ủng hộ
- Hình thức biểu hiện của phương pháp này hết sức đa dạng có nhiều sự lựa chọn khác nhau khi áp dụng.
- Tác động của phương pháp này rất lâu dài, khi đối tượng nhận thức được vấn đề họ sẽ tự giác chấp hành.
- Phương pháp này đòi hỏi chủ thể tốn nhiều thời gian công sức vì tác động của nó rất chậm
- Phương pháp này phụ thuộc vào nhận thức của đối tượng. Vì vậy việc đảm bảo thực hiện là không cao (tính bắt buộc không cao).
- Phương pháp này đòi hỏi chủ thể quản lý phải có uy tín, phải có khả năng thuyết phục vận động người khác. Đồng thời đòi hỏi bản thân chủ thể phải là một tấm gương. Do đó, phương pháp này đặt ra yêu cầu rất cao đối với chủ thể.
Liên hệ thực tiển:
Trong hoạt động HCNN thì phương pháp giáo dục thuyết phục là phương pháp thực hiện hết sức phổ biến, khi triển khai thực hiện một chương trình chính sách thì cơ quan nhà nước tổ chức tập huấn tuyên truyền để người dân hiểu biết đầy đủ về những qui định của pháp luật. Các cơ quan nhà nước huy động sự tham gia các tổ chức chính trị xã hội vào việc tuyên truyền thuyết phục người dân.
Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc:
Tuy nhiên, việc thực hiện các phương pháp này tại cơ quan tôi còn nhiều khó khăn do trình độ hiểu biết của người dân còn chưa cao. Do đó, việc tuyên truyền con gặp nhiều khó khăn.
40
Vận dụng:
Phương pháp giáo dục thuyết phục có nhiều ưu điểm nổi bậc, vì vậy trong quản lý HCNN chủ thể HCNN nên chú trọng trong sử dụng. Đối với CBCC thì cần tuyên truyền giáo dục để học hiểu đầy đủ quy định của pháp luật, đối với người dân thì cần chú trọng công tác dân vận.
Phương pháp này có nhiều hình thức biểu hiện, do đó chủ thể sử dụng đa dạng phong phú các hình thức và kết hợp có hiệu quả. Ngoài ra, cần phải căn cứ vào đặc điểm của đối tượng để lựa chọn hình thức phù hợp. Bản thân phương pháp này chứa đựng tồn tại hạn chế nhất định.
Do đó, cần phải kết hợp chặc chẽ các phương pháp khác để hỗ trợ nhau như phương pháp hành chính và phương pháp kinh tế.
Câu hỏi thực tập
1. So sánh phương pháp hành chính và phương pháp giáo dục thuyết phục Hướng dẫn:
- Nêu khái niệm 2 phương pháp
- Kể ra những điểm giống nhau ( đây là trọng tâm) Kết luận:
- 2 phương pháp này về bản chất có những điểm khác nhau cơ bản.
- Mỗi phương pháp đều có ưu hoặc nhược điểm nhất định.
- Tùy vào điều kiện hoàn cảnh đặc điểm mà chọn phương pháp cho phù hợp.
- Để phát huy hiệu quả nên kết hợp giữa 2 phương pháp.
e. Phương pháp tổ chức
Là cách thức tác động con người thông qua mối quan hệ tổ chức nhằm đưa con người vào khuôn khổ, trật tự, kỷ cương.
Hình thức biểu hiện:
Thiết lập các cơ quan, phòng ban
Xây dựng nội quy, quy chế
41
Giám sát việc thực hiện nội quy quy chế
f. Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)
- Là phương pháp thiết lập mục tiêu cụ thể có sự tham gia của cấp dưới và cấp trên hướng đến việc thực hiện mục tiêu.
- Phương pháp này tạo ra các mục tiêu hành động bằng cách quy trình tác động mục tiêu lan tỏa từ trên xuống dưới. Phương pháp này đòi hỏi chủ thể phải thiết lập mục tiêu chung của tổ chức, mục tiêu của các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức
- Phương pháp này sẽ đưa ra các hướng dẫn tích cực thống nhất cả về kiến thức kỹ năng lẫn nỗ lực và hướng đến thực hiện mục tiêu.
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
- Giảm được thiết lập mục tiêu trong tổ chức một cách rõ ràng khoa học gắn hoạt động của bộ phận cá nhân với việc thực hiện mục tiêu.
- Phương pháp này khuyến khích được sự chủ động sáng tạo của cấp dưới.
- Phương pháp này khi thực hiện có thể tạo nên sự không thống nhất giữa các cá nhân bộ phận thậm chí có thể dẫn đến xung đột.
- Phương pháp này khó kiểm soát đối tượng quản lý.
-
g. Phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
- Đây là một phương pháp quản lý hiện đại đang được áp dụng khá phổ biến trong các tổ chức trong đó có tổ chức công.Phương pháp này được thực hiện nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa sản phẩm.
- Phương pháp này được thực hiện bằng cách đưa ra những tiêu chuẩn quy trình quy định và quản lý theo những tiêu chuẩn giữa quy trình quy định đó.
42
Vd: Hiện nay các tổ chức áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 thì tổ chức sẽ xây dựng các quy trình thủ tục các hướng công việc.Nhân viên sẽ căn cứ vào quy trình thủ tục các công việc đó và thực hiện.
- Phương pháp này đòi hỏi tổ chức phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng - Phương pháp này giúp cho công việc quản lý được thống nhất, chặt chẽ, khoa học.