II. Hoạt động thông tin
4. Chức năng lãnh đạo
Khái niệm
Chức năng lãnh đạo là hoạt động hướng dẫn thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu chung.
Chức năng lãnh đạo có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của tổ chức, nó giúp định hướng khuyến khích động viên và hỗ trợ nhân viên. Chức năng lãnh đạo sẽ tạo nên sự đồng thuận trong hoạt động tổ chức.
Nội dung của chức năng lãnh đạo:
- Xác định mục đích mục tiêu.
- Biết dùng người và quản người.
- Đảm bảo sự hợp tác giữa các cấp dưới.
- Thiết lập và duy trì hệ thống thông tin.
- Đưa ra các hướng dẫn cho nhân viên.
- Ra quyết định để giải quyết vấn đề.
65
- Huấn luyện cấp dưới.
- Hỗ trợ khuyến khích thúc đẩy nhân viên.
Các phong cách lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phương pháp biện pháp làm việc tương đối ổn định được người quản lý sử dụng đế tác động đến những người dưới quyền nhằm đưa ra những quyết định phù hợp với mục tiêu.
Trong quá trình lãnh đạo chủ thể quản lý có thể sử dụng nhiều cách thức khác nhau. Vì vậy chúng ta có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, trong đó có 3 phong cách lãnh đạo cơ bản:
- Phong cách độc đoán, cầm quyền - Phong cách lãnh đạo dân chủ - Phong cách ủy quyền.
a) Phong cách độc đoán chuyên quyền:
Phong cách độc đoán chuyên quyền là phong cách lãnh đạo trong đó người lãnh đạo trực tiếp ra quyết định mà không cần tham khảo của người dưới quyền.
Đặc điểm:
Nhà lãnh đạo nắm bắt tất cả các quan hệ và thông tin, quyền lực tập trung chủ yếu trong tay của nhà lãnh đạo. Cấp dưới chỉ được cung cấp những thông tin tối thiểu để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Cấp dưới không được tham gia vào quá trình ra quyết định mà chỉ tập trung thực thi việc ra quyết định được giao.
Thông tin được truyền đạt một chiều từ trên xuống dưới, ít thông tin từ dưới lên trên, các thành viên trong tổ chức ít có sự liên kết phối hợp với nhau.
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
-Tạo nên sự thống nhất - Lạm dụng, quan liêu
- Cấp dưới không được tạo điều kiện
66
-Đảm bảo quyền lực của nhà lãnh đạo -Quản lý chặt chẽ mọi hoạt động trong tổ chức.
-Việc ra quyết định được tiến hành nhanh chóng.
tham gia thiếu đi sự liên kết phối hợp giữa các thành viên
- Có thể mang tính chủ quan.
Phong cách độc đoán chuyên quyền được áp dụng:
Đối với tổ chức thành lập ở giai đoạn đầu
Áp dụng đối với những việc phải giải quyết ngay.
Đối tượng quản lý không tuân thủ những quy định tổ chức (tùy tiện, cứng đầu) b) Phong cách lãnh đạo dân chủ:
Phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách lãnh đạo trong đó người lãnh đạo ra các quyết định trên cơ sở bàn bạc trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới.
Đặc điểm:
- Thông tin được truyền đạt theo chiều ngang giữa các thành viên với nhau.
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
-Phát huy được tính chủ động sáng tạo của cấp dưới.
-Giảm bớt công việc và áp lực cho nhà lãnh đạo.
-Nhà lãnh đạo chỉ tập trung hoạch định chính sách.
-Gia tăng sự trao đổi phối hợp giữa các
-Nếu không kiểm soát sẽ dẫn đến tùy tiện, không thống nhất.
-Có nguy cơ xảy ra việc lạm quyền của cấp dưới.
67
thành viên.
Nhà quản lý sẽ thu hút các thành viên tham gia vào giải quyết các công việc chung trong tổ chức. Trong phong cách lãnh đạo này nhà quản lý sẽ tạo điều kiện cho cấp dưới tham gia thảo luận đóng góp các ý kiến.
Phong cách lãnh đạo này đề cao tính dân chủ trong hoạt động tổ chức.
Nhà lãnh đạo chỉ giải quyết những vấn đề lớn, quan trọng còn lại giao cho cấp dưới thực hiện. Trong phong cách này nhà lãnh đạo chỉ giải quyết được những vấn đề chung mang tính định hướng cho tổ chức còn lại những vấn đề mang tính tác nghiệp thì giao cho cấp dưới.
Sự tham gia của cấp dưới ngày càng được nâng lên.
Thông tin truyền đạt mang tính chất hai chiều: Từ dưới lên và từ trên xuống. Sự trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý và người thừa hành diễn ra thường xuyên liên tục giúp cho giải quyết công việc được thuận lợi, dễ dàng. Các thành viên trong tổ chức có sự liên kết phối hợp với nhau để giải quyết những công việc chung.
Ví dụ liên hệ thực tiễn tại cơ quan làm việc:
c.Phong cách lãnh đạo ủy quyền:
Phong cách lãnh đạo ủy quyền là phong cách lãnh đạo trong đó người lãnh đạo cung cấp thông tin và thu nhận kết quả, cho phép người dưới quyền được ra các quyết định riêng của mình.
Đặc điểm:
- Người lãnh đạo ít tham gia công việc của tập thể, chỉ giải quyết những vấn đề quan trọng.
- Cấp dưới được tự do ra quyết định, được hành động theo cách mà họ cho là phù hợp.
ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
- Cấp dưới được tạo điều kiện tham gia - Tốc độ ban hành quyết định chậm.
68
ngày càng nhiều.
- Huy động được các nguồn lực trong tổ chức (trí lực hay khai thác được trí tuệ của các thành viên).
- Việc ra quyết định sẽ được chính xác.
- Thông tin được truyền đạt một cách thông suốt.
- Gia tăng sự phối hợp giữa các thành viên.
- Có thể có nhiều ý kiến trái chiều và không thống nhất.
- Nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ thì dẫn đến tùy tiện không thống nhất.
- Điều kiện thực hiện phương cách này:
+Mang tính chất phức tạp, thời gian dài.
+Người nhân viên phải có những khả năng làm việc độc lập.