20 h1+2+3 tiep nhan bao quan cap phat giao nhan

QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Trách nhiệm: Về nguyên tắc, Thủ trưởng đơn vị chống lao tuyến huyện (Trung tâm Y tế huyện/ Trung tâm y tế dự phòng/ Bệnh viện huyện) chịu trách nhiệm tiếp nhận thuốc, vật tư, trang thiết bị cấp từ tuyến tỉnh để phục vụ cho hoạt động phòng chống lao địa bàn huyện Thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cho cán bộ/ phận phụ trách kho thuốc, vật tư để thực QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Khi tiếp nhận kế hoạch phân phối từ tuyến tỉnh, Thủ trưởng đơn vị chống lao tuyến huyện phân công cán trực tiếp thực việc tiếp nhận vòng ngày kể từ nhận kế hoạch phân phối Tùy theo loại mặt hàng tiếp nhận, cán phân công tiếp nhận phải có trình độ chuyên môn phù hợp, VD: thuốc, hóa chất, người tiếp nhận phải có chuyên môn dược (nếu chuyên môn phải có giấy ủy quyền thủ trưởng đơn vị QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Cán giao nhiệm vụ tiếp nhận nhận thực bước chuẩn bị: + Liên hệ với cán đầu mối đơn vị giao hàng tuyến tỉnh để thống thời gian địa điểm giao hàng +Chuẩn bị khu vực tiếp nhận, khu vực bảo quản kho +Chuẩn bị phương tiện tiếp nhận + Chuẩn bị giấy giới thiệu đơn vị, 01 kế hoạch phân phối 01 photo QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Vào thời gian giao hàng thống nhất, cán tiếp nhận tới đơn vị giao hàng để thực thủ tục giao nhận hàng (gặp phận tài để xuất hóa đơn, sau gặp phận kho để giao nhận hàng) Trong trình giao nhận hàng cần kiểm tra, đối chiếu số lượng, chủng loại hàng giao nhận với thông tin hóa đơn kế hoạch phân phối (xem Quy trình cấp phát giao nhận tuyến tỉnh) QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Sau giao nhận, cán tiếp nhận xếp hàng lên phương tiện vận chuyển đưa kho đơn vị Lưu ý xếp hàng hóa cẩn thận, tránh đổ vỡ trình vận chuyển đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa trình vận chuyển, đặc biệt mặt hàng cần bảo quản lạnh, tránh ánh sáng QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Khi hàng đến kho, cán bộ phận kho tiến hành bốc dỡ lô hàng từ phương tiện vận chuyển xuống xếp giá, kệ khu vực tiếp nhận kho Các thuốc cần xếp thành khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn dùng lô thuốc Trong trình bốc dỡ, nhận biết, phân loại riêng mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, yêu cầu bảo quản đặc biệt (bảo quản lạnh, tránh ánh sáng) để tiến hành kiểm tra nhập kho trước QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Sau lô hàng bốc dỡ xuống khu vực tiếp nhận, vòng 24 làm việc hàng nguyên đai, nguyên kiện vòng tuần toàn lô hàng, Hội đồng kiểm nhập (bao gồm lãnh đạo đơn vị, đại diện phận kho, Tổ chống lao, phận kế hoạch tài chính) tiến hành kiểm nhập, đối chiếu lô hàng thực nhận với thông tin hóa đơn, kế hoạch phân phối nội dung: số lượng, chủng loại, quy cách đóng gói, số đăng ký, lô sản xuất, hạn sử dụng, cảm quan tình trạng lô hàng nhận QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Kết kiểm nhập phải có Biên kiểm nhập với tất thông tin có chữ ký thành viên Hội đồng kiểm nhập Các nội dung sai lệch kết kiểm nhập thông tin hóa đơn, kế hoạch phân phối cần ghi rõ (nếu có) Trong trường hợp có sai lệch, phận tiếp nhận cần gửi biên kiểm nhập có đầy đủ chữ ký Hội đồng kiểm nhập đơn vị giao hàng (đơn vị chống lao tuyến tỉnh) vòng tuần kể từ kiểm nhập để bổ sung, giải QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Sau hàng kiểm nhập, cán bộ phận kho chuyển hàng vào xếp khu vực bảo quản chuẩn bị trước kho Hàng cần xếp giá kệ thành khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn sử dụng (cách mặt đất không 10cm, cách tường không 30cm khối không cao 1.2m) Sắp xếp lô hàng để dễ dàng thực nguyên tắc FEFO FIFO xuất xuất hàng (các lô hàng có hạn sử dụng ngắn để phía ngoài, dễ lấy lô hàng có hạn sử dụng dài) Ghi thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng khối thuốc QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Ngay sau xếp lô hàng vào khu vực bảo quản, thủ kho thực cập nhật chủng loại, số lượng thông tin khác lô hàng nhận vào sổ nhập thẻ kho (sổ xuất nhập) Sau hoàn tất việc xếp lô thuốc cập nhật sổ sách, phận kho lưu giữ biên kiểm nhập photo hóa đơn giao hàng, kế hoạch phân phối Bản hóa đơn giao hàng, biên kiểm nhập, kế hoạch phân phối phận tài lưu giữ QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: Sắp xếp hàng giá, kệ theo trật tự chủng loại, lô sản xuất, hạn sử dụng để đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra Lưu ý khoảng cách thích hợp giá kệ giá, kệ với tường, sàn, trần nhà để đảm bảo vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu xếp dỡ hàng hóa (cách mặt đất không 10cm, cách tường không 30cm khối không cao 1.2m) QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: Sắp xếp lô hàng để dễ dàng thực nguyên tắc FEFO (hạn ngắn xuất trước) FIFO (nhập trước xuất trước) xuất xuất hàng (các lô hàng có hạn sử dụng ngắn để phía ngoài, dễ lấy lô hàng có hạn sử dụng dài) Ghi thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng khối hàng Sắp xếp thùng hàng theo cho chiều mũi tên lên nhãn quay để dễ dàng nhận biết sản phẩm QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: Bao bì hàng hóa phải giữ nguyên vẹn suốt trình bảo quản, không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói loại sang loại khác Các hàng hóa dễ cháy nổ, hóa chất phải bảo quản kho riêng 10 Các hàng hư hỏng, hàng hết hạn sử dụng cần cách ly khu vực biệt trữ có dấu hiệu nhận biết Tuyệt đối không cấp phát loại thuốc, vật tư hư hỏng, hết hạn sử dụng cho đơn vị tuyến QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: 11 Thủ kho nhập hàng vào kho hàng hóa có chứng từ đầy đủ, trước nhập hàng vào kho phải kiểm nhập Hội đồng kiểm nhập 12 Thủ kho tiến hành xuất hàng có kế hoạch phân phối phê duyệt QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: 13 Thường xuyên kỉểm tra (ít 1tháng/1lần) số lô hạn dùng loại thuốc, sinh phẩm, áp dụng nguyên tắc FEFO xuất kho 14 Đối với trang thiết bị, vật tư tiêu hao hạn dùng, áp dụng nguyên tắc FIFO xuất kho QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: 15 Thủ kho cập nhật sổ xuất nhập/thẻ kho sau lần xuất nhập Trên thẻ kho/sổ xuất nhập cần có thông tin về: Tên sản phẩm (tên gốc hàm lượng thuốc), lô sản xuất, hạn sử dụng, đơn vị tính Thông tin cần cập nhật sau lần xuất nhập bao gồm: Ngày xuât/nhập, nơi chuyển đi/chuyển đến, số chứng từ, số lượng xuất/nhập, tồn sau lần xuất nhập… QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: 16 Định kỳ kiểm kê tháng/ lần, đối chiếu số lượng sổ sách theo dõi thực tế Tất sai lệch thất thoát phát trình kiểm kê phải điều tra, tìm hiểu nguyên nhân Thủ kho lưu lại biên lần kiểm kê với đầy đủ chữ ký thành viên tham gia 17 Định kỳ kiểm tra tình trạng hàng hóa tháng/ lần để phát biến chất, cố trình bảo quản QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Quy trình: 18 Thường xuyên kiểm tra tình trạng vận hành thiết bị kho, có kế hoạch tu bảo dưỡng để đảm bảo thiết bị tình trạng hoạt động tốt 19 Thủ kho chịu trách nhiệm thực báo cáo tồn kho định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho phận quản lý chương trình để báo cáo trung ương theo quy định chương trình chống lao QUY TRÌNH H2: BẢO QUẢN  Các biểu mẫu: Sổ xuất nhập / Thẻ kho Bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm Biên kiểm kê QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Trách nhiệm Tổ chống lao chịu trách nhiệm lập kế hoạch phân bổ thuốc, vật tư cho đơn vị tuyến xã Bộ phận phụ trách kho chịu trách nhiệm phối hợp với cán chống lao tuyến xã tiến hành việc cấp phát, giao nhận thuốc, vật tư, trang thiết bị y tế theo kế hoạch phân phối phê duyệt QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Quy trình: Hàng tháng, số liệu bệnh nhân lao quản lý xã ước tính khả phát dựa liệu tháng trước đó, Tổ chống lao lập kế hoạch phân bổ thuốc, vật tư cho xã trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt vào ngày 1-5 tháng Kế hoạch phân bổ sau phê duyệt chuyển cho phận phụ trách kho thuốc để chuẩn bị thuốc, vật tư Tổ chống lao để thông báo cho cán chống lao tuyến xã lên tiếp nhận QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Quy trình: Bộ phận phụ trách kho phối hợp với phận tài chuẩn bị phiếu xuất/phiếu cấp phát chuẩn bị thuốc, vật tư để cấp phát cho xã Cán chống lao tuyến xã nhận thông báo kế hoạch phân bổ thuốc, vật tư liên hệ với Tổ chống lao/ phận phụ trách kho để thống thời gian lên nhận thuốc chuẩn bị phương tiện tiếp nhận thuốc, vật tư QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Quy trình: Vào thời điểm thống nhất, cán chống lao tuyến xã lên tổ chống lao nhận kế hoạch phân phối mang sang phận phụ trách kho để tiến hành giao nhận thuốc, vật tư Bộ phận phụ trách kho kế hoạch phân phối phê duyệt phiếu xuất, phiếu cấp phát tiến hành cấp phát thuốc, vật tư cho cán chống lao tuyến xã Khi lấy thuốc, vật tư để cấp phát phải tuân thủ nguyên tắc FEFO, FIFO đảm bảo cấp phát thuốc vật tư hạn sử dụng, không bị biến chất, hỏng vỡ QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Quy trình: Cán phụ trách kho cán chống lao tuyến xã kiểm tra đối chiếu để đảm bảo chủng loại, số lượng hàng hóa giao nhận kế hoạch phân phối phê duyệt phiếu xuất/phiếu cấp phát Sau nhận đầy đủ thuốc, vật tư cấp, cán chống lao tuyến xã ký nhận vào phiếu xuất/phiếu cấp phát (02 liên, phận kho giữ liên, cán chống lao tuyến xã giữ 01 liên) Phiếu xuất/phiếu cấp phát cần có đầy đủ chữ ký bên giao nhận QUY TRÌNH H3: XUẤT KHO, GIAO NHẬN  Quy trình: Sau xuất kho, thủ kho cập nhật thẻ kho/sổ xuất nhập lưu lại đầy đủ phiếu xuất/phiếu cấp phát 10 Khi hoàn thành việc cấp phát theo kế hoạch phân bổ, phận phụ trách kho thông báo lại cho Tổ chống lao ... Vào thời gian giao hàng thống nhất, cán tiếp nhận tới đơn vị giao hàng để thực thủ tục giao nhận hàng (gặp phận tài để xuất hóa đơn, sau gặp phận kho để giao nhận hàng) Trong trình giao nhận hàng... H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Cán giao nhiệm vụ tiếp nhận nhận thực bước chuẩn bị: + Liên hệ với cán đầu mối đơn vị giao hàng tuyến tỉnh để thống thời gian địa điểm giao hàng +Chuẩn bị khu vực tiếp... số lượng, chủng loại hàng giao nhận với thông tin hóa đơn kế hoạch phân phối (xem Quy trình cấp phát giao nhận tuyến tỉnh) QUY TRÌNH H1: TIẾP NHẬN  Quy trình: Sau giao nhận, cán tiếp nhận xếp