14 t1+2 tiep nhan bao quan

QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Trách nhiệm: Về  nguyên  tắc,  Thủ  trưởng  đơn  vị  chống  lao  tuyến tỉnh chịu trách nhiệm tiếp nhận các thuốc,  vật  tư,  trang  thiết  bị  được  cấp  từ  tuyến  trung  ương  để  cung  cấp  cho  các  đơn  vị  trong  địa  bàn  tỉnh.  Thủ  trưởng  đơn  vị  chống  lao  tuyến  tỉnh  có  thể  giao  nhiệm  vụ  này  cho  cán  bộ/  bộ  phận  phụ  trách kho thuốc, vật tư để thực hiện QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  1.  Khi  tiếp  nhận  kế  hoạch  phân  phối  từ  tuyến  trung  ương,  Thủ  trưởng đơn vị chống lao tuyến tỉnh phân công bộ phận/cán bộ trực  tiếp  thực  hiện  việc  tiếp  nhận  trong  vòng  2  ngày  kể  từ  khi  nhận  được  kế  hoạch  phân  phối.  Tùy  theo  loại  mặt  hàng  tiếp  nhận,  cán  bộ được  phân công đi tiếp nhận phải có trình độ chuyên môn phù  hợp,  VD:  đối  với  thuốc,  hóa  chất,  người  đi  tiếp  nhận  phải  có  chuyên môn dược (nếu không có chuyên môn phải có giấy ủy quyền  của thủ trưởng đơn vị QUY TRÌNH T1: TI Ế P NH Ậ N  Quy trình:  2.  Cán bộ được phân công tiếp nhận thực hiện các bước  chuẩn bị: + Liên hệ với cán bộ đầu mối  ở đơn vị giao hàng  ở tuyến  trung  ương  để  thống  nhất  thời  gian  và  địa  điểm  giao  hàng +  Chuẩn  bị  khu  vực  tiếp  nhận,  khu  vực  bảo  quản  trong  kho + Chuẩn bị phương tiện đi tiếp nhận +  Chuẩn  bị  giấy  giới  thiệu  của  đơn  vị,  01  bản  chính  kế  hoạch phân phối và 01 bản photo QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  3. Vào thời gian giao hàng đã thống nhất, cán bộ đi tiếp nhận tới  đơn  vị  giao  hàng  để  thực  hiện  thủ  tục  giao  nhận  hàng  (gặp  bộ  phận tài chính để xuất hóa đơn, sau đó gặp bộ phận kho để giao  nhận  hàng).  Trong  quá  trình  giao  nhận  hàng  cần  kiểm  tra,  đối  chiếu số lượng, chủng loại hàng giao nhận với thông tin trên hóa  đơn và kế hoạch phân phối (xem Quy trình cấp phát giao nhận  ở  tuyến trung ương) QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  4.  Sau  khi  giao  nhận,  cán  bộ  đi  tiếp  nhận  sắp  xếp  hàng  lên  phương  tiện  vận  chuyển  và  đưa  về  kho  của  đơn  vị.  Lưu  ý  sắp  xếp hàng hóa cẩn thận, tránh đổ vỡ trong quá trình vận chuyển  cũng như đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa trong quá trình  vận  chuyển,  đặc  biệt  đối  với  các mặt  hàng  cần  bảo  quản  lạnh,  tránh ánh sáng QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  5.  Khi hàng về đến kho, các cán bộ bộ phận kho tiến  hành  bốc  dỡ  lô  hàng  từ  phương  tiện  vận  chuyển  xuống sắp xếp trên các giá, kệ tại khu vực tiếp nhận  trong  kho.  Các  thuốc  cần  được  sắp  xếp  thành  các  khối  theo  chủng  loại,  lô  sản  xuất,  hạn  dùng  của  lô  thuốc.  Trong  quá  trình  bốc  dỡ,  nhận  biết,  phân  loại  riêng  những  mặt  hàng  có  hạn  sử  dụng  ngắn,  yêu  cầu  bảo  quản  đặc  biệt  (bảo  quản  lạnh,  tránh  ánh  sáng)  để  tiến hành kiểm tra và nhập kho trước QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  6. Sau khi lô hàng được bốc dỡ xuống khu vực tiếp nhận, trong vòng  24 giờ làm việc đối với hàng nguyên đai, nguyên kiện và trong vòng  một  tuần  đối  với  toàn  bộ  lô  hàng,  Hội  đồng  kiểm  nhập  (bao  gồm  lãnh đạo đơn vị, đại diện bộ phận kho, bộ phận quản lý chương trình  (phòng  chỉ  đạo  tuyến),  bộ  phận  kế  hoạch  tài  chính)  tiến  hành  kiểm  nhập, đối chiếu lô hàng thực nhận với các thông tin trên hóa đơn, kế  hoạch phân phối về các nội dung: số lượng, chủng loại, quy cách đóng  gói,  số  đăng  ký,  lô  sản  xuất,  hạn  sử  dụng,  cảm  quan  tình  trạng  lô  hàng nhận được.  QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  Kết  quả  kiểm  nhập  phải  có  Biên  bản  kiểm  nhập  với  tất  cả  các  thông  tin  trên  và  có  chữ  ký  của  các  thành  viên của Hội đồng kiểm nhập.  Các nội dung sai lệch giữa kết quả kiểm nhập và các  thông tin trên hóa đơn, kế hoạch phân phối cần  được  ghi rõ (nếu có).  Trong  trường  hợp  có  sai  lệch,  bộ  phận  tiếp  nhận  cần  gửi  biên  bản  kiểm  nhập  có  đầy  đủ  chữ  ký  của  Hội  đồng kiểm nhập về đơn vị giao hàng (kho miền) trong  vòng  1  tuần  kể  từ  khi  kiểm  nhập  để  bổ  sung,  giải  QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  7.  Sau  khi  hàng  đã  được  kiểm  nhập,  cán  bộ  bộ  phận  kho  chuyển  hàng vào sắp xếp tại khu vực bảo quản đã được chuẩn bị trước trong  kho.  Hàng  cần  được  sắp  xếp  trên  các  giá  kệ  thành  các  khối  theo  chủng loại, lô sản xuất, hạn sử dụng (cách mặt đất không dưới 10cm,  cách tường không dưới 30cm và một khối không cao quá 1.2m). Sắp  xếp các lô hàng để dễ dàng thực hiện nguyên tắc FEFO và FIFO khi  xuất  xuất  hàng  (các  lô  hàng  có  hạn  sử  dụng  ngắn  hơn  để  ở  phía  ngoài,  dễ lấy hơn  các lô hàng có hạn sử dụng dài).  Ghi  thông  tin lô  sản xuất, hạn sử dụng trên khối thuốc QUY TRÌNH T1: TIẾP NHẬN  Quy trình:  8.  Ngay  sau  khi  sắp  xếp  lô  hàng  vào  khu  vực  bảo  quản,  thủ  kho  thực hiện cập nhật chủng loại, số lượng và các thông tin khác về  lô hàng nhận được vào sổ nhập và thẻ kho (sổ xuất nhập).  9. Sau khi hoàn tất việc sắp xếp các lô thuốc và cập nhật sổ sách,  bộ  phận  kho  lưu  giữ  biên  bản  kiểm  nhập  và  bản  photo  hóa  đơn  giao  hàng,  kế  hoạch  phân  phối.  Bản  chính  hóa  đơn  giao  hàng,  biên  bản  kiểm  nhập,  kế  hoạch  phân  phối  do  bộ  phận  tài  chính  lưu giữ QUY TRÌNH T2: BẢO QUẢN  Trách nhiệm:  Về nguyên tắc, việc bảo quản thuốc, vật tư, trang  thiết  bị  phục  vụ  chương  trình  chống  lao  quốc  gia  tại tuyến tỉnh được giao cho đơn vị chống lao tuyến  tỉnh  (Thủ  trưởng  đơn  vị  chịu  trách  nhiệm).  Thủ  trưởng  đơn  vị  chống  lao  tuyến  tỉnh  phân  công  nhiệm vụ này cho bộ phận quản lý kho tại đơn vị.  (Phòng Vật tư, khoa Dược…) QUY TRÌNH T2: BẢO QUẢN  Quy trình:  1. Chỉ lưu kho thuốc, vật tư, trang thiết bị phục vụ  chương  trình  chống  lao  quốc  gia  trong  các  kho  đã  được chỉ đinh, đảm bảo các yêu cầu cơ bản về nhân  sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị như sau: +  Nhân  sự:  Thủ  kho  cần  có  trình  độ  chuyên  môn từ dược sĩ trung học trở lên QUY TRÌNH T2: BẢO QUẢN  Quy trình:  +  Kho phải có đủ diện tích (bao gồm diện tích  để  sắp  xếp  hàng  và  diện  tích  cho  các  hoạt  động  như tiếp nhận,  đi  lại,  nâng đỡ hàng, khu vực biệt  trữ…),  xây  dựng  kiên  cố,  cửa  ra  vào  có  khóa  an  toàn,  đủ  ánh  sáng  (nhưng  tránh  ánh  sáng  chiếu  trực tiếp vào hàng hóa), thông thoáng, cách ly khỏi  các nguồn lây nhiễm; trần, tường và sàn nhà sạch  sẽ, không bị nứt vỡ, rò rỉ nước, ẩm thấp.  QUY TRÌNH T2: BẢO QUẢN  Quy trình:  +  Các trang thiết bị đảm bảo trong tình trạng  hoạt động tốt: Hệ thống giá, kệ, dụng cụ nâng đỡ  hàng, điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh, nhiệt kế,  ẩm kế,  thiết  bị  phòng  cháy,  chữa  cháy  (bình  cứu  hỏa,  thùng  cát)…  Có  hướng  dẫn  sử  dụng  cho  các  thiết  bị. Nhân viên kho cần được tập huấn để có thể sử  dụng thiết bị khi cần +  Có nội quy kho quy định việc ra vào và trách  nhiệm của các nhân viên kho QUY TRÌNH T2: BẢO QUẢN  Quy trình:  2.   Hàng trong kho phải được bảo quản theo điều kiện ghi  trên nhãn sản phẩm. Đối với các loại thuốc, nếu trên nhãn  thuốc  không  ghi  rõ  điều  kiện  bảo  quản  thì  bảo  quản  ở  điều  kiện  bình  thường  (khô,  thoáng,  nhiệt  độ  15­300C,  độ  ẩm