7 TW7+8 tiep nhan bao quan

BỘ Y TẾ CHƯƠNG TRÌNH CHỐNG LAO QUỐC GIA HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN VỀ MUA SẮM - CUNG ỨNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH CHỐNG LAO QUỐC GIA QUY TRÌNH TW7 TIẾP NHẬN  Trách nhiệm Về nguyên tắc, Chủ nhiệm chương trình chống lao quốc gia chịu trách nhiệm tiếp nhận thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm phục vụ cho chương trình chống lao quốc gia để cung cấp cho đơn vị hệ thống Chủ nhiệm chương trình giao nhiệm vụ tiếp nhận cho Phòng Vật tư - Bệnh viện Phổi Trung ương (kho trung ương) kho miền (Bệnh viện Phạm Ngọc Thạch Bệnh viện Lao Bệnh phổi Đà Nẵng) QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình 1.Trước giao hàng 04 tuần (đối với mặt hàng nhập khẩu) 02 tuần (đối với mặt hàng cung cấp nước), nhà cung cấp gửi thông báo giao hàng cho phận mua sắm tài liệu liên quan đến lô hàng (chứng nhận sản phẩm, chứng chứng nhận nguồn gốc, chứng chất lượng, ….) 2.Bộ phận mua sắm kiểm tra thông tin giao hàng phù hợp điều khoản hợp đồng xác nhận thông tin giao hàng với nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh gửi lại thông tin giao hàng, tài liệu có sai sót QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình Bộ phận mua sắm thông báo thông tin giao hàng tài liệu liên quan đến lô hàng cho phận kho chuẩn bị tiếp nhận (chuẩn bị kho bảo quản, khu vực tiếp nhận, phương tiện vận chuyển, cán bộ, phương tiện bốc dỡ, tiếp nhận) Đối với hàng hóa nhập theo nguồn viện trợ, phận tiếp nhận hoàn thiện thủ tục tiếp nhận theo quy định (Giấy phép nhập khẩu, Tờ khai xác nhận viện trợ, Tờ khai hải quan…) Trong trình vận chuyển , lưu ý quy định điều kiện bảo quản hàng hóa (đặc biệt lưu ý hàng hóa cần bảo quản lạnh, tránh ánh sáng) QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình Khi hàng đến kho, cán bộ phận kho tiến hành bốc dỡ lô hàng từ phương tiện vận chuyển xuống xếp giá, kệ khu vực tiếp nhận kho Các thuốc cần xếp thành khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn dùng lô thuốc So sánh đối chiếu thông tin chủng loại, số lượng kiện/ hộp bốc dỡ với thông tin giao hàng Cân kiểm tra trọng lượng kiện hàng bốc dỡ đối chiếu với nội dung thông tin giao hàng để xác định thừa thiếu mà chưa cần mở kiện hàng để kiểm tra Trong trình bốc dỡ, nhận biết, phân loại riêng mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, yêu cầu bảo quản đặc biệt (bảo quản lạnh, tránh ánh sáng) để tiến hành kiểm tra nhập kho trước QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình  Sau lô hàng bốc dỡ xuống khu vực tiếp nhận, vòng 24 làm việc hàng nguyên đai, nguyên kiện vòng tuần toàn lô hàng, Hội đồng kiểm nhập (bao gồm lãnh đạo chương trình chống lao, đại diện phận kho, phận mua sắm, phận kế hoạch tài chính) tiến hành kiểm nhập, đối chiếu lô hàng thực nhận với thông tin hóa đơn, hợp đồng, thông báo giao hàng nội dung: số lượng, chủng loại, quy cách đóng gói, số đăng ký, lô sản xuất, hạn sử dụng, cảm quan tình trạng lô hàng nhận Kết kiểm nhập phải có Biên kiểm nhập với tất thông tin có chữ ký thành viên Hội đồng kiểm nhập Các nội dung sai lệch kết kiểm nhập thông tin hợp đồng, hóa đơn, thông tin giao hàng cần ghi rõ (nếu có) Trong trường hợp có sai lệch, phận mua sắm cần liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung, giải theo nội dung thống hợp đồng QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình Tùy thuộc vào số lượng giá trị lô hàng tiếp nhận, việc kiểm tra chất lượng lô hàng thực thông qua giám định chất lượng quan giám định VINACONTROL (đối với lô hàng có số lượng lớn, giá trị cao) kiểm tra cảm quản cán có trình độ chuyên môn (đối với lô hàng có số lượng, giá trị nhỏ có nhu cầu sử dụng ngay) Nếu kết kiểm tra chất lượng cho thấy: + Lô hàng đạt chất lượng: Chuyển hàng vào xếp, bảo quản kho theo nội dung + Lô hàng không đạt chất lượng: Cách ly loại thuốc không đạt chất lượng, thông báo cho phận mua sắm liên hệ với nhà cung cấp để đổi trả lại theo nội dung cam kết hợp đồng QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình  Sau hàng kiểm nhập xác định đảm bảo chất lượng, nhân viên kho chuyển hàng vào xếp khu vực bảo quản chuẩn bị trước kho Hàng cần xếp giá kệ thành khối theo chủng loại, lô sản xuất, hạn sử dụng (cách mặt đất không 10cm, cách tường không 30cm khối không cao 1.2m) Sắp xếp lô hàng để dễ dàng thực nguyên tắc FEFO FIFO xuất xuất hàng (các lô hàng có hạn sử dụng ngắn để phía ngoài, dễ lấy lô hàng có hạn sử dụng dài) Ghi thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng khối thuốc QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Quy trình Ngay sau xếp lô hàng vào khu vực bảo quản, thủ kho thực cập nhật chủng loại, số lượng thông tin khác lô hàng nhận vào sổ nhập thẻ kho (sổ xuất nhập) 10 Sau hoàn tất việc xếp lô thuốc cập nhật sổ sách, cán bộ phận kho tập hợp lưu giữ tất tài liệu liên quan đến việc gửi hàng như: hóa đơn, thông báo giao hàng, giấy báo lô, hạn sử dụng… 11 Cuối tháng, người phụ trách phận kho gửi báo cáo cho Ban điều hành DAPCL đơn hàng nhận tháng theo mẫu quy định QUY TRÌNH TW7: TIẾP NHẬN  Các biểu mẫu : Biên kiểm nhập Hội đồng kiểm nhập (Sổ kiểm nhận) Sổ nhập (Sổ nhập hóa đơn) Sổ xuất nhập / Thẻ kho Báo cáo lô hàng tiếp nhận tháng QUY TRÌNH TW8: BẢO QUẢN  Quy trình: Chỉ lưu kho thuốc, vật tư, trang thiết bị phục vụ chương trình chống lao quốc gia kho đinh, đảm bảo yêu cầu nhân sự, sở vật chất, trang thiết bị sau: + Nhân sự: Thủ kho cần có trình độ chuyên môn từ dược sĩ trung học trở lên + Kho phải có đủ diện tích (bao gồm diện tích để xếp hàng diện tích cho hoạt động tiếp nhận, lại, nâng đỡ hàng, khu vực biệt trữ…), xây dựng kiên cố, cửa vào có khóa an toàn, đủ ánh sáng (nhưng tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào hàng hóa), thông thoáng, cách ly khỏi nguồn lây nhiễm; trần, tường sàn nhà sẽ, không bị nứt vỡ, rò rỉ nước, ẩm thấp QUY TRÌNH TW8: BẢO QUẢN  Quy trình: + Các trang thiết bị đảm bảo tình trạng hoạt động tốt: Hệ thống giá, kệ, dụng cụ nâng đỡ hàng, điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh, nhiệt kế, ẩm kế, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (bình cứu hỏa, thùng cát)… Có hướng dẫn sử dụng cho thiết bị Nhân viên kho cần tập huấn để sử dụng thiết bị cần + Có nội quy kho quy định việc vào trách nhiệm nhân viên kho QUY TRÌNH TW8: BẢO QUẢN  Quy trình: Hàng kho phải bảo quản theo điều kiện ghi nhãn sản phẩm Đối với loại thuốc, nhãn thuốc không ghi rõ điều kiện bảo quản bảo quản điều kiện bình thường (khô, thoáng, nhiệt độ 15-300C, độ ẩm