THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ 3 - BỘ QUỐC PHÒNG

Header Page of 161 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Footer Page of 161 Header Page of 161 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁCVĂN THƢ - LƢU TRỮ I Những vấn đề chung công tác văn thƣ Khái niệm công tác văn thư .6 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư .6 Yêu cầu công tác văn thư Nội dung công tác văn thư .8 II Những vấn đề công tác lƣu trữ .24 Một số khái niệm 24 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 25 Chức công tác lưu trữ 26 Nội dung công tác lưu trữ 26 Mối quan hệ công tác văn thư lưu trữ 31 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ - BỘ QUỐC PHÒNG 33 I Tổng quan trƣờng cao đẳng nghề số – Bộ Quốc Phòng 33 Quá trình hình thành phát triển Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng 33 Cơ cấu tổ chức Nhà trường 34 Chức nhiệm vụ lĩnh vực lưu lượng đào tạo nhà trường 36 Thực trạng sở vật chất, trang thiết bị đào tạo 38 Những thuận lợi khó khăn Nhà trường 38 Kết hoạt động đào tạo dạy nghề Nhà trường năm gần .39 II Thực trạng công tác văn thƣ – lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nghề số - Bộ Quốc Phòng .40 Cơ cấu tổ chức văn phòng trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng 41 Thực trạng công tác văn thư .43 Thực trạng công tác lưu trữ 60 Đánh giá nhận xét công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng .64 Footer Page of 161 Header Page of 161 CHƢƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ - BỘ QUỐC PHÒNG 66 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư - lưu trữ 66 Điều kiện thực giải pháp 71 KẾT LUẬN 73 Footer Page of 161 Header Page of 161 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường đời bước ngoặt vô to lớn dấu mốc quan trọng kinh tế loài người Song song với hình thành phát triển hàng loạt quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế Cạnh tranh quy luật tất yếu kinh tế thị trường Trong thời nhân loại đẩy mạnh trình quốc tế hoá cạnh tranh trở nên gay gắt, khốc liệt Đặc biệt hiên mà Việt Nam gia nhập tổ chức kinh tế giới WTO nên có nhiều hội thách thức Tuy nhiên non yếu mặt kinh nghiệm khoa học công nghệ so với nước giới nên quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, phải trải qua nhiều khó khăn thử thách Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng đơn vị Bộ Quốc Phòng giao nhiệm vụ đào tạo ngành nghề, giải việc làm cho người lao động Để trì phát triển bền vững, lâu dài điều bắt buộc Nhà trường phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực tiềm lực sẵn có đơn vị, biết tận dụng hội khách quan mang lại để tồn đứng vững thị trường Đối với quan, đơn vị văn phòng trợ thủ đắc lực, mặt quan, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất công việc Trường giúp Ban Giám Hiệu Nhà trường quản lý điều hành có hiệu phải thông qua công tác văn phòng Trong công tác văn thư - lưu trữ tài liệu quan trọng Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, khởi nguồn đem đến thành công Nhà trường Tổ chức tốt công tác văn thư - lưu trữ hoạt động Nhà trường phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu phòng ban, đơn vị Nhà trường Mặt khác sinh viên trường Đại học Dân Lập Hải Phòng tham gia học tập, nghiên cứu trường năm tháng thực tập trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng, em quan tâm đến vấn đề văn thư - lưu trữ Đó nguồn cảm hứng động lực thúc em không ngừng học hỏi, tìm hiểu thời gian em thực tập trường Từ thực tế thu thập trình thực tập hướng dẫn nhiệt tình Ths.Trần Thị Ngà, em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng” Footer Page of 161 Header Page of 161 Bài khoá luận gồm có chương: Chương 1: Lý luận chung công tác văn thư - lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Bài khoá luận em tâph trung nghiên cứu lý luận chung công tác văn thư - lưu trữ đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Để thấy ưu điểm, nhược điểm công tác lưu trữ - văn thư trường Từ đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Phạm vị đối tƣợng nghiên cứu Bài khoá luận nghiên cứu công tác văn thư - lưu trữ Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khoá luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê - Phương pháp vật biện chứng Footer Page of 161 Header Page of 161 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ Khái niệm công tác văn thƣ Trong hoạt động văn phòng quan, đơn vị văn coi phương tiện truyền thông hiệu Thông tin qua văn có độ xác, tin cậy cao phục vụ đắc lực cho văn phòng quan, mà công tác văn thư bước khởi đầu trình xử lý thông tin Hiện có nhiều quan điểm khác công tác văn thư: Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư công tác công văn, giấy tờ, toàn công việc vụ hành Đây quan niệm hẹp chưa phản ánh hết công việc văn thư Có quan niệm cho công tác văn thư toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Vậy công tác văn thư hiểu hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan, đơn vị Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức xã hội ác đơn vị vũ trang gọi chung quan Vai trò ý nghĩa công tác văn thƣ Công tác văn thư tổng hợp hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, nội dung đặc biệt quan trọng công tác quản trị văn phòng quan đơn vị nói riêng Đồng thời công tác có ý nghĩa nhiều phương diện: Thứ nhất: công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính chất pháp lý Thứ hai: Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, đồng thời hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với pháp luật, góp phần cải cách thủ tục hành Footer Page of 161 Header Page of 161 Thứ ba: Công tác văn thư làm tốt góp phần giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan đơn vị hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác đơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổng kết rút kinh nghiệm, đối chiếu cần thiết chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan đơn vị sát thực có hiệu Nếu trình hoạt động quan đơn vị, văn giữ lại đầy đủ nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách trung thực Thứ tư: Công tác văn thư nhằm đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia Các hồ sơ tài, tài liệu có giá trị hoạt động quan nộp vào lưu trữ quan, đơn vị Trong trình hoạt động quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giấy tờ hoàn chỉnh chất lượng tài liệu lưu trữ tăng them nhiêu Ngược lại chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho công tác lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Yêu cầu công tác văn thƣ Công tác văn thư phận công tác quản trị văn phòng liên quan trực tiếp đến công văn giấy tờ Do trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau: Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý Nếu công tác văn thư chậm công tác quản lý hiệu chí ý nghĩa Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn kịp thời góp phần làm tốt công việc quan Chính xác: Tất khâu từ khâu tiếp nhận văn đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt vào sổ, đánh máy… chuyển giao văn đòi hỏi phải thực quy trình, nguyên tắc, đối tượng Vì thông tin văn thư phải xác nội dung lẫn hình thức Bí mật: Nội dung văn đến, văn quan, đơn vị có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật đơn vị, Nhà nước Vì trình tiếp nhận, gửi, phát hành, bảo quản văn phải đảm bảo bí mật, có người liên quan mới biết nội dung văn Những văn có dấu mật phải chuyển đối tượng không để lọt tới tay người trách nhiệm kẻ xấu Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện trang bị kỹ thuật đại Do yêu cầu đại hoá công tác văn thư trở thành Footer Page of 161 Header Page of 161 tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan đơn vi nói riêng để có hiệu chất lượng tốt Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nhu cầu cấp thiết cấp bách Tuy nhiên việc áp dụng khoa học kỹ thuật đại lại phải tiến hành bước với phát triển quốc gia, dân tộc, phù hợp với tình hình đặc điểm quan, đơn vị Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật đại, phát sinh sang chế liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư Nội dung công tác văn thƣ Nội dung công tác văn thư hội đồng phủ quy định nghị số142/CP ngày 28/09/1963 ban hành điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ bao gồm: - Xây dựng ban hành văn bản; - Tổ chức quản lý giải văn bản; - Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ; - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung quan, tổ chức nhiều phận tham gia theo chức trách thủ trưởng quan, đơn vị quy định 4.1 Công tác xây dựng ban hành văn Những công văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quản lý quan Nhà nước, tổ chức trị, xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang… Gọi chung văn Công tác xây dựng văn bao gồm công việc cụ thể sau: - Soạn thảo văn bản: Căn vào chức quyền hạn quan mục đích yêu cầu định để làm văn nhằm giải công việc cụ thể điều chỉnh quan hệ xã hội Trình duyệt văn bản: Tất thảo phải trình duyệt trước đưa đánh máy trình ký, người duyệt văn ký tất vào thảo mà duyệt Những văn gửi thủ trưởng quan phó thủ trưởng quan ký phải chánh văn phòng xem xét thủ tục, thể thức văn trước trình ký ban hành Thủ trưởng quan xem xét duyệt ký văn theo thẩm quyền giao phải chịu trách nhiệm pháp lý văn ký Bổ sung xử lý kỹ thuật văn bản: Trong trình xem xét thấy thiếu xót nội dung chưa thể thức chánh văn phòng yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối đánh máy in văn Ký ban hành văn bản: Văn sau chánh văn phòng kiểm tra yêu cầu bổ sung chỉnh sửa lần cuối chuyển đến người có thẩm quyền để ký thức Tất văn sau ký chuyển sang phận văn thư để làm thủ tục ban hành Footer Page of 161 Header Page of 161 4.2 Công tác tổ chức giải văn Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng việc tổ chức quản lý văn yếu tố thiếu hoạt động công tác văn thư 4.2.1 Công tác tổ chức giải văn đến Khái niệm văn đến Văn đến tất công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ sách báo, đơn từ… quan nhận từ bên gửi đến Tất văn đến phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lý thống văn thư Văn đến quan, đơn vị phải xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật Văn phải trình thủ trưởng, chánh văn phòng trưởng phòng hành trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Các cá nhân, đơn vị nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn cán văn thư Quy trình xử lý văn đến Bước 1: Kiểm tra sơ văn đến Khi tiếp nhận văn đến quan, đơn vị cán văn thư nhận trực tiếp văn phải kiểm tra sơ xem bì văn có gửi cho quan không? Số lượng văn có đủ không? Nếu thiếu phải hỏi lại người chuyển văn cho đơn vị Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không? Nếu có dấu hiệu bị rách, bị bóc văn bên hay không? Nếu có phải báo lại cho người phụ trách văn thư quan phải lập văn với người đưa văn đến Bước 2: Phân loại sơ văn đến Sau nhận đủ số lượng văn gửi đến quan mình, phận văn thư phải tiến hành phân loại văn nhận thành hai loại: - Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan, gửi cho thủ trưởng quan cán có chức vụ lãnh đạo quan - Loại đăng ký: gồm tất thư riêng, sách báo, tạp chí Bước 3: Bóc bì văn Khi bóc bì văn cán văn thư phải ý đến nguyên tắc sau: - Những phong bì có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải bóc bì trước để giải kịp thời Footer Page of 161 Header Page 10 of 161 - Khi bóc bì văn phải nhẹ nhàng không làm rách văn bên trong, không làm phần số ký hiệu văn ghi phong bì, không làm dấu hiệu bưu điện phong bì - Đối với văn thường: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán văn thư phải lấy văn nhẹ nhàng tránh làm rách văn , phải đối chiếu ký hiệu văn ghi bên phong bì với số ký hiệu văn xem có khớp không? Chú ý: + Nếu văn gửi không phải trả lại cho quan gửi văn có phiếu gửi sau nhận đủ văn cán văn thư phải ký xác nhận đóng dấu lên phiếu gửi trả lại cho quan gửi văn + Đối với văn đơn thư khiếu nại, tố cáo bóc giữ lại bì đính kèm văn để làm chứng + Đối với văn mật: Sau bóc bì cán văn thư thấy dấu mức độ mật có hai trường hợp xảy ra: Nếu cán văn thư thủ trưởng phân công bóc bì đăng ký văn mật văn thư tiến hành bóc bì văn Nếu cán văn thư không phân công nhiệm vụ bóc bì đăng ký văn mật cán văn thư bóc bì bì phải giữ nguyên chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn mật Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến Mục đích công việc đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến để xác nhận văn qua văn thư ghi nhận ngày tháng văn đến quan Mẫu dấu đến quan Tên quan nhận văn Số đến…………… Đến Ngày đến………… Chuyển…………… Lưu hồ sơ………… cm Footer Page 10 of 161 10 cm Header Page 59 of 161 Ngoài cán văn thư quản lý dấu trưởng phòng hành chính- hậu cần, cán văn thư người chịu trách nhiệm trực tiếp cất giữ sử dụng dấu theo nguyên tắc Bộ Quốc Phòng Tổng cục hậu cần Việc cất giữ sử dụng dấu cán văn thư đảm nhiệm, dấu Trường đựng hònm sắt có khoá Cán văn thư đóng dấu lên văn sau có chữ ký Ban Giám Hiệu Trường Con dấu cán văn thư giữ gìn bảo quản cẩn thận, thường xuyên lau chùi sẽ, bảo quản dấu theo quy định Nhà Nước 2.6 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu Trường công tác thiếu hoạt động khối văn phòng Công tác có nhiệm vụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công việc quản lý điều hành hoạt động, kế hoạch đào tạo Ban Giám Hiệu Trường Tất tài liệu, giấy tờ Trường lưu trữ tổ văn thư Trường Việc lưu trữ tập trung đảm bảo tính khách quan chân thực tài liệu Cán văn thư, lưu trữ thường lập xếp văn hình thành trình giải công việc thành vấn đề, việc theo đặc trưng khác văn đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học Việc xếp giấy tờ, tài liệu hành điểm then chốt định chất lượng đầu vào kho lưu trữ, đồng thời công cụ, phương tiện quản lý hoạt động thường ngày quan, gương phản chiếu tranh toàn cảnh trình độ lực quản lý hành máy Nhà Nước Sắp xếp tài liệu lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư Nhà trường, thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong Lập hồ sơ hành thực tốt phận văn thư có tác dụng nâng cao suất công tác, quản lý tài liệu chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Cán văn thư,, cán lưu trữ dựa vào tình hình tài liệu thu, phát Trường để lên kế hoạch định kỳ để thu thập hồ sơ vào lưu trữ Trường đầy đủ Dựa vào kê phận văn thư, cán lưu trữ xếp tài liệu vào cặp ghi ký hiệu hồ sơ, nội dung thời gian vào nhãn cặp lưu Và đưa lên giá theo thứ tự để tra tìm thuận tiện Hiện tình trạng không lập hồ sơ hành phổ biến tất quan, giai đoạn trước Trường có tình trạng vậy, thời gian gần Trường thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ hành Nhìn chung Trường tài liệu lưu trữ đóng vai trò Footer Page 59 of 161 59 Header Page 60 of 161 quan trọng phục vụ lãnh đạo, huy hoạt động nghiên cứu quản lý Vì cấp lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện 2.7 Sao lục tiêu huỷ tài liệu Sao lục giấy tờ tài liệu nhiệm vụ thiếu công tác văn thư mà cán văn thư phải thực Mỗi tiếp nhận văn đến gửi văn tuỳ theo yêu cầu lãnh đạo mà văn thư tiến hành lục y với số lượng khác Trường đơn vị trực thuộc Bộ Quốc Phòng việc chụp tài liệu phải đồng ý cho phép lãnh đạo cấp Để quản lý tài liệu tốt Nh Trường tiến hành tiêu huỷ tài liệu hết giá trị không hiệu lực mặt pháp lý Trước tiêu huỷ tài liệu Ban Giám Hiệu Trường lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu thường gồm từ đến người giám sát việc tiêu huỷ tài liệu để đảm bảo tính khách quan, xác Thực trạng công tác lƣu trữ Trong sống hoạt động người việc trao đổi thông tin thiếu được, người ta trao đổi thông tin nhiều cách khác lời nói, cử chỉ, văn thư từ thông tin văn quan trọng Nhà nước đến việc sử dụng văn để quản lý xã hội Đối với Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng muốn có thông tin phản ánh xác, trung thực kiện, tượng xảy khứ, để nghiên cứu đúc rút kinh nghiệm , đề chủ trương, sách, định quản lý tương lai tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu 3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Việc phân loại tài liệu lưu trữ nhằm phân chia tài liệu thành nhóm dựa vào chức chung nhóm nhằm tổ chức cách khoa học sử dụng cách có khoa học tài liệu Căn vào cấu nhiệm vụ chức Nhà trường ổn định thay đổi Cán lưu trữ áp dụng phân loại tài liệu lưu trữ theo cấu tổ chức thời gian Trước tiên phân chia tài liệu theo phòng ban, phòng ban riêng phòng ban đó, phân chia tài liệu phòng ban theo năm Ví dụ: Cán lưu trữ phân loại 30 cặp tài liệu Trường với thời gian tài liệu (2004- 2008) Bƣớc 1: Chia tài liệu theo phòng ban:  Phòng đào tạo: cặp  Phòng dịch vụ việc làm: cặp  Phòng hành - hậu cần: 10 cặp  Phòng trị: cặp Footer Page 60 of 161 60 Header Page 61 of 161  Phòng kỹ thuật: cặp Bƣớc 2: Chia tài liệu phòng ban theo năm: Phòng đào tạo: 1.1 Năm 2004: cặp 1.2 Năm 2005: cặp 1.3 Năm 2006: 1cặp 1.4 Năm 2007: cặp 1.5 Năm 2008: cặp Cán lưu trữ phân loại tài liệu phán ánh hoạt động phòng ban, cá nhân Trường, đáp ứng phần yêu cầu nghiên cứu, sử dụng bảo quản tài liệu thuận tiện an toàn 3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ nhằm mục đích nghiên cứu thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ tài liệu có giá trị mặt trị, văn hoá, khoa học… Thông qua việc đánh giá tài liệu cán lưu trữ loại tài liệu thực không giá trị phương diện: trùng, thừa, lịch làm việc Ban giám hiệu trường, photo dấu, giấy mời, chương trình hội nghị, báo cáo công tác theo tuần, theo tháng, theo quý phòng ban, công văn đề nghị, tờ trình cấp trang thiết bị văn phòng… không phê duyệt Để giữ gìn tài liệu có giá trị tạo điều kiện sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ đồng thời loại bỏ tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản Căn vào ý nghĩa, nội dung tài liệu, ý kiến đạo Ban giám hiệu nhà trường để cán lưu trữ xác định thời gian cần thiết cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu việc huỷ bỏ tài liệu hết giá trị Những tài liệu mà Nhà trường bảo quản vĩnh viễn lâu dài tài liệu ban chấp hành TW, Đảng uỷ quân TW liên quan đến công tác đào tạo nghề, Chỉ thị, Nghị quyết, Biên Đại hội Đảng Đảng uỷ nhà trường, thị, kế hoạch, báo cáo công tác Đảng, công tác trị Nhà trường… bảo quản vĩnh viễn Những tài liệu công tác tổ chức trường, công tác khen thưởng huân huy chương cho cán sỹ quan, công tác điều động hưu, sức, phục viên cho sĩ quan bảo quản lâu dài Tuỳ thuộc vào nội dung cụ thể tài liệu lưu trữ quy định thời gian bảo quản tài liệu năm, 10 năm, 15 năm, lâu dài vĩnh viễn Các tài liệu dự định tiêu huỷ, cán lưu trữ lập biên riêng ghi rõ: thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho đơn vị, phòng ban có tài liệu đưa tiêu huỷ số lượng văn mà đơn vị bảo quản Footer Page 61 of 161 61 Header Page 62 of 161 3.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Bổ sung tài liệu với mục đích thu thập thêm làm phong phú hoàn chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ quan, kho lưu trữ Nhà nước TW địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống Giải tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không ngành lưu trữ mà nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ ý nghĩa trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử… có tầm cỡ Quốc gia có giá trị thực tiễn cao ngành, cấp quan ban hành văn Ý thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Ban giám hiệu nhà trường luôn quan tâm đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu, giữ lại tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ Hàng năm cán lưu trữ lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch bổ sung tài liệu Cán lưu trữ thuờng xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành giải xong phòng ban trường Cán văn thư vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế để lựa chọn tiếp nhận tài liệu nộp lưu Thời gian thu thập tài liệu nộp vào lưu trữ tiến hành thường xuyên vào cuối năm, thời gian cụ thể Ban giám hiệu nhà trường quy định Trong trình bổ sung tài liệu, tài liệu nhập vào kho lưu trữ kèm theo mục lục thống kê Trên sở cán lưu trữ tiến hành kiểm tra số lượng tài liệu thực tế 3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho cán lưu trữ nắm bắt xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ để nghiên cứu sử dụng tốt tài liệu lưu trữ Cán lưu trữ Trường dùng loại sổ sách để làm công cụ phục vụ cho công tác thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục, sổ xuất tài liệu lưu trữ… Các loại sổ lập theo mẫu Nhà nước quy định 3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị vô to lớn hoạt động quản lý quan, đơn vị Vì việc tổ chức khoa học tài liệu đươc Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm.Công tác lưu trữ phận thiếu quan Nhà nước trường đào tạo nghề giới thiệu việc làm Công tác lưu trữ tổ chức cách khoa học tài liệu đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Đến công tác lưu trữ Nhà trường phân loại, chỉnh lý, đánh giá hoàn chỉnh nghiệp vụ khối tài liệu tư năm 1999 đến năm 2005 biên mục đưa nên hộp, giá, cặp có mục lục hồ sơ tra cứu Với cấu tổ chức chức nhiệm vụ cán lưu trữ Nhà trường tuân thủ theo phương án “cơ cấu Footer Page 62 of 161 62 Header Page 63 of 161 tổ chức - thời gian” Có ý nghĩa tài liệu phân theo phòng ban, phòng ban phân theo năm, sau tiếp tục phân chia nhóm tài liệu nhỏ tương đương với hồ sơ Cán lưu trữ thường xuyên xây dựng kế hoạch lập hồ sơ, kiểm tra hoàn thiện hồ sơ, lập bảng hướng dẫn với loại công việc cụ thể Ví dụ: hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ… Cán lưu trữ thành lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra hồ sơ lập, hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trư Quốc gia di sản dân tộc, có giá trị việc xây dựng bảo vệ đất nước, bảo quản tài liệu lưu trữ công việc có ý nghĩa quan trọng Đây công việc khó khăn đặc biệt điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu…của nước ta Các tài liệu Nhà trường chỉnh lý xếp vào hộp để giá sắt tài liệu thu chưa chỉnh lý xếp cặp ba giây đặt lên giá sắt Do bảo quản mà tài liệu trường tốt Công cụ tra cứu mục lục hồ sơ kho tài liệu cán lưu trữ chịu trách nhiệm theo dõi bảo quản Các tài liệu Nhà trường bảo quản kho lưu trữ, có diện tích 40m2, nhà kho khô đặt tầng thoáng mát, thông gió, kho lắp máy điều hoà máy hút bụi, phương tiện chống cháy, thiết bị chống ẩm, nấm mốc côn trùng 3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng tất yếu phòng, kho lưu trữ Làm tốt công tác có ý nghĩa quan trọng để nâng cao vai trò tài liệu lưu trữ đời sống xã hội Đối với kho lưu trữ Nhà trường khai thác sử dụng tương đối lớn.Các cán bộ, giáo viên, học sinh thường xuyên sử dụng tài liệu Nhà trường để tham khảo phục vụ cho mục đích học tập Hình thức chủ yếu mượn chỗ, số tài liệu mượn Vì Nhà trường đơn vị quân đội nên đưa tài liệu khỏi quan Những tài liệu đưa đơn vị phải đồng ý cán văn thư trình lên ban lãnh đạo Mục đích sử dụng đối tượng: nghiên cứu đề tài khoa học, viết sách tư liệu vào báo cáo tổng kết, số liệu dựa vào tài liệu lãnh đạo huy phục vụ cho hoạt động quản lý Footer Page 63 of 161 63 Header Page 64 of 161 Hiện kho lưu trữ Nhà trường có phòng đọc quy mô nhỏ Và tính chất đặc thù nên quy định đối tượng khai thác tài liệu hạn chế, mà chủ yếu cán bộ, giảng viên Đánh giá nhận xét công tác văn thƣ – lƣu trữ trƣờng Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng 4.1 Ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ đầu mối thông tin thiếu hoạt động Nhà trường Chính mà công tác văn thư – lưu trữ Nhà trường thời gian qua không ngừng cải thiện Vì việc giải công văn giấy tờ Nhà trường nhanh chóng, xác, hiệu theo quy định Nhà trường Hiện tổ văn thư – lưu trữ biên chế 02 cán chuyên trách có trình độ trung cấp văn thư – lưu trữ, có nhân viên có thâm niên gắn bó trường với công việc gần 20 năm Do mà họ có kinh nghiệm việc xử lý, giải công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ Nhà trường Sổ sách nghiệp vụ Nhà trường tổ chức theo quy định Bộ Quốc Phòng, công văn đi, đến đăng ký, chuyển giao kịp thời địa Công văn ban hành thẩm quyền, bảo đảm thể thức Công văn có độ mật quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế Cán văn thư thực quy trình soạn thảo văn trước trình Hiệu trưởng ký duyệt Các văn in kịp thời cho lãnh đạo cấp Về công tác lưu trữ Nhà trường nhìn chung làm tốt Tài liệu thu thập, chỉnh lý phân loại hoàn chỉnh bảo quản hòm tôn, giá sắt tổ chức sử dụng, đáp ứng nhu cầu thiết thực cán đơn vị Kho tài liệu thường xuyên tổng vệ sinh, máy điều hoà, máy hút bụi, thông gió bảo vệ an toàn tuổi thọ tài liệu 4.2 Nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ trường gặp không khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ Ban giám hiệu Nhà trường để bước hoàn thiện công tác này: Việc soạn thảo ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định Việc in đôi lúc tuỳ tiện, công tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ quan cán văn thư thực chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế phòng ban tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý Hơn cán quan chưa thấy rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên việc giao nộp tài liệu chưa đầy đủ thường xuyên Việc thu thập tài liệu từ cán chưa triệt để nên chỉnh lý, lập hồ sơ lưu trữ thiếu đồng Vì cán lưu trữ phải thường xuyên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, phục vụ tốt cho nhu cầu Footer Page 64 of 161 64 Header Page 65 of 161 tra cứu sử dụng tài liệu Hơn công cụ tra cứu chủ yếu tìm mục lục hồ sơ phương pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm tài liệu 4.3 Nguyên nhân ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ Do quan tâm thường xuyên Đảng uỷ Ban giám hiệu Nhà trường đến công tác văn thư – lưu trữ Quán triệt kịp thời văn bản, thị cấp nhà trường có quy định hướng dẫn kịp thời cụ thể đối vói phòng ban Cụ thể phận văn thư trang bị hệ thống thông tin liên lạc với môi trường bên cải thiện đại hoá hệ thống máy điện thoại, máy fax.Chính mà việc giải văn nhanh chóng kịp thời ngay.Bên cạnh Nhà trường tạo điều kiện cán văn thư bồi dưỡng nâng cao trình độ học tập nghiệp vụ văn thư Có thành tích hôm cố gắng không ngừng cán văn thư lưu trữ Nhà trường 4.4 Nguyên nhân nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ bị xem nhẹ chưa quan tâm nhiều đặc biệt cán văn thư – lưu trữ phải làm việc vất vả có làm việc hành có công văn khẩn, so với đồng lương CBCNV trường lương họ thấp Họ cần quan tâm đầu tư thích đáng để đáp ứng tốt yêu cầu công việc Mặt khác Nhà trường đơn vị Nhà nước nên CBCNV làm việc thụ động, sáng tạo chưa mạnh dạn, làm việc hoàn toàn theo cách thủ công Qua trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ trường cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu công tác quản lý điều hành hoạt động nhà trường Công tác văn thư tổ chức theo hình thức tập trung, bố trí phòng riêng, có cán văn thư chuyên trách trình độ trung cấp lãnh đạo trưởng ban hành Toàn công văn đến đăng kývào sổ công văn đi, sổ công văn đến Phòng văn thư trang bị đầy đủ thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Footer Page 65 of 161 65 Header Page 66 of 161 CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ - BỘ QUỐC PHÒNG Trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng nôi đào tạo công nhân kỹ thuật chất lượng cao Hải Phòng nói riêng Miền bắc nói chung.Trường dạy nghề bám sát mục tiêu đối tượng, thực động đa dạng hoá ngành nghề Chú trọng quy mô cấp độ đào tạo, liên kết đào tạo phù hợp với nhu cầu học nghề đối tượng, coi trọng đội xuất ngũ Trường bước đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo nghề, đáp ứng với nhu cầu sử dụng lao động có nghề thích hợp với doanh nghiệp địa bàn Hằng năm nhà trường đào tạo thu hút nhiều đội xuất ngũ niên địa phương đến học tập trường thường xuyên vượt tiêu 10% Tính riêng năm gần nhà trường đào tạo 30000 người, đội xuất ngũ chiếm 10928 người, tư vấn giới thiệu việc làm, xuất lao động 25000 người đội xuất ngũ 20000 người Nhà trường ngày khẳng định vị xã hội Để tiếp tục củng cố, phát huy xây dựng niềm tin Nhà trường không ngừng đẩy mạnh công tác tư vấn thu hút học sinh nhiều hình thức Mặt khác Nhà trường tích cực nâng cao chất lượng đào tạo, xây dựng sơ vật chất đáp ứng nhu cầu thực hành học viên…thường xuyên đào tạo đội ngũ giảng viên, công nhân viên, tích cực chăm lo tới công tác văn phòng Nhà trường đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, bước khởi đầu trình xử lý thông tin Tất công văn giấy tờ dù đến nguồn hình thức thông tin quý giá quan, đơn vị Theo quy định chung công văn giấy tờ đến nhà trường hay từ nhà trường gửi thiết phải qua phận văn thư để đăng ký Công tác văn thư xác công tác lưu trữ thuận tiện nhiêu Công tác văn thư giúp người quản lý xử lý thông tin cách xác khoa học hiệu Điều khẳng định cần thiết công tác văn thư – lưu trữ hoạt động Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu nhiệm giao việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư – lưu trữ vô cấp bách cần thiết Công việc phải triển khai thời gian sớm nhằm phục vụ có hiệu công tác quản lý Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lƣợng hiệu công tác văn thƣ - lƣu trữ Là sinh viên thực tập trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng em thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực đào tạo đa dạng ngành nghề việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư - lưu trữ vấn đề cấp thiết Sau vài kiến nghị em để tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Footer Page 66 of 161 66 Header Page 67 of 161 Giải pháp 1: Tuyển dụng thêm nhân cho phận văn thư Hiện phận văn thư – lưu trữ Nhà trường có cán đảm nhiệm công tác Họ người trải qua nhiều năm công tác Nhà trường nên đúc rút nhiều kinh nghiệm mà việc giải công văn, giấy tờ Trường nhanh chóng đem lại hiệu cao .Mặc dù cán văn thư Trường tham gia dự khoá học đào tạo trung cấp văn thư – lưu trữ xã hội ngày thay đổi, hoạt động công tác văn thư Nhà nước thay đổi theo Hiên cán văn thư – lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng lại tuổi cao, ngại thay đổi, ngại cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Vì số hoạt động công tác văn thư – lưu trữ thủ công, không nhanh nhạy, không linh hoạt, gây trở ngại đến hoạt động Nhà trường Bên cạnh có cán văn thư – lưu trữ nghỉ hưu Vì quy mô Nhà trường rộng, không tập trung nên có nhiều lúc công việc bị ùn tắc Để đảm bảo hoạt động văn thư – lưu trữ nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư trường cần phải tuyển thêm cán trẻ có lực, có trình độ chuyên môn văn thư –lưu trữ Như công việc văn thư – lưu trữ hàng ngày không bị ùn tắc, mặt khác Trường bổ sung cán trẻ người kế cận cho lớp cán tuổi cao, chắn công tác văn thư – lưu trữ trường hoạt động có suất chất lượng cao Giải pháp 2: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán nhân viên văn thư Nhà trường Con người nguồn tài nguyên vô giá, nhân tố quan trọng định tồn quan, đơn vị Chỉ đơn vị biết cách khai thác sử dụng cách có hiệu thể lực trí tuệ người thành công lĩnh vực Vì tất hoạt động Trường thiếu đôi bàn tay trí óc người Trong công tác văn thư – lưu trữ quan tâm giúp đỡ Ban Giám Hiệu mặt điều kiện làm việc, thường xuyên tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ điều tất yếu Để góp phần hoàn thành hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao cán văn thư phải trang bị số kiến thức, kỹ sau: Soạn thảo văn công việc mà nhân viên văn thư phải đảm nhận Khác với số quan khác, nhân viên văn thư trường phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất văn trường Nhưng đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn mà nhà trường ban hành tương đối nhiều nên văn thuộc phạm vi phòng tự phòng phải soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo văn Ban Giám Hiệu phòng hành – hậu cần Tuy cán văn thư trường soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng đòi hòi cao nội dung kỹ thuật trình bày văn Bởi văn soạn thảo định quan trọng gửi quan bên lấy danh nghĩa Ban Giám Hiệu trường Vì mà cán văn thư tuyệt đối không để xảy sai Footer Page 67 of 161 67 Header Page 68 of 161 sót làm ảnh hưởng đến lợi ích quan nói chung uy tín lãnh đạo nói riêng Đặc biệt tờ trình, đơn đề nghị thực kế hoạch Ban Giám Hiệu Nhà trường gửi lên cấp soạn thảo nhân viên phải ý đến thể thức văn bản, lời lẽ trình bày văn phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, cô đọng, xúc tích mang tính thuyết phục cao tạo thiện cảm cá nhân, quan cấp nhận văn Qua thời gian thực tập tìm hiểu phòng văn thư Trường em nhận thấy trình độ chuyên môn cán văn thư – lưu trữ đào tạo chưa cao, soạn thảo văn họ phải sửa lại nhiều lần, cách hành văn chưa đạt yêu cầu Để thực tốt yêu cầu nhà trường cần tạo điều kiện vật chất thời gian nhân viên văn thư học lớp đào tạo ngắn hạn (từ tháng đến năm), để nâng cao kiến thức kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trường cao đẳng văn thư - lưu trữ cần thiết Ngoài để thích ứng theo kịp tốc độ phát triển ngày cao kinh tế thị trường cán văn thư phải trang bị cho kiến thức tin học ngoại ngữ Được quan tâm Ban Giám Hiệu Nhà trường trang bị đầu tư thiết bị khoa học để đại hoá công tác văn thư đẩy nhanh tốc độ công việc nhân viên văn thư, công việc văn thư giải cách nhanh chóng nhẹ nhàng nhiều Thay phải giải công việc theo phương pháp thủ công tốn thời gian mà không hiệu quả, việc sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác phần mềm giúp cán văn thư tra tìm tài liệu nhanh chóng hiệu nhiều, đồng thời giúp họ thêm tự tin lạc quan công việc Do cán văn thư Trường cần phải cố gắng tự trau dồi kiến thức tin học cho nhiều nữa, để theo kịp với tiến trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật Thế Giới thay đổi ngày, Đặc biệt việc nối mạng internet Nhà trường giúp cán văn thư –lưu trữ có điều kiện hiểu biết thêm phát triển mạng lưới truyền tin toàn cầu Bên cạnh kiến thức tin học ngoại ngữ phương tiện vô quan trọng giúp Nhà trường tiến tới thành công Tất giao dịch mang lại hiệu người hiểu biết ngôn ngữ nhau, từ biết đối tượng giao tiếp Tuy công tác văn thư phải giao tiếp trực tiếp với khách hàng nghiệp vụ Nhà trường giới thiệu, giải việc làm cho học sinh, đội xuất ngũ lao động nước nên phải thường xuyên sử dụng văn bản, giấy tờ tiếng nước chủ yếu dịch sang tiếng anh Với phương châm Nhà trường luôn nỗ lực đào tạo bậc thợ lành nghề, giải tốt việc làm cho người lao động Muốn làm tốt điều Nhà trường phải làm tốt tất khâu trước tiên khâu quản lý đào tạo người lao động Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán nhân viên toàn khối văn phòng nói chung cán văn thư nói riêng tất yếu Trình độ ngoại ngữ cán văn thư – lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng yếu Họ người 40 tuổi học sử dụng giao tiếp ngoại ngữ Footer Page 68 of 161 68 Header Page 69 of 161 để tình trạng diễn ảnh hưởng chất lượng hiệu công việc Theo em để bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ khối văn phòng Nhà Trường nói chung nhân viên văn thư – lưu trữ nói riêng Ban Giám Hiệu Nhà trường nên tổ chức lớp học thêm buổi tối vào thứ bảy, chủ nhật hàng tuần để hoàn chỉnh kiến thức ngoại ngữ cho đội ngũ cán nhân viên nhà trường Mặt khác cán văn thư - lưu trữ phải rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để tự hoàn thiện thân Giải pháp 3: Bố trí xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư – lưu trữ Chỗ làm việc giới riêng cán văn phòng nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu Để đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền khoa học Chính việc bố trí xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo: Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải công việc cách nhanh chóng, xác Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp yếu tố làm giảm hứng thú làm việc nhân viên Nếu giấy tờ để nhiều bàn văn thư gặp khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Để khắc phục tình trạng văn thư cần ý vấn đề sau: - Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan cần thiết - Những hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ sau làm xong phải chuyển - Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải để tủ, kệ, giá - Đối với giấy tờ chưa giải xong xếp gọn vào chỗ để buổi sau tiếp tục làm Như việc xếp gọn gàng tạo tâm lý thoải mái làm việc nhân viên sáng tạo, phát huy hết lực mình, hiệu công việc ngày nâng cao Bên cạnh Nhà trường tổ chức xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc xếp, sử dụng tài liệu quan trọng không phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu mà thể tác phong làm việc khoa học cán văn thư – lưu trữ Nhà trường Hiện tài liệu Nhà trường bảo quản kho lưu trữ với diện tích 40m2 Vì quy mô hoạt động Nhà trường rộng nên năm có nhiều tài liệu bảo quản nên với diện tích kho lưu trư bảo quản tốt tài liệu Do Nhà trường cần xây dựng kho lưu trữ có diện tích lớn để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt phục vụ tốt cho nhu cầu tra cứu độc giả Xây dựng phòng đọc phải đặt nơi yên tĩnh, đảm bảo đủ ánh sáng thích hợp cho người tra cứu làm việc Phòng đọc phải có điều hoà, có giá đựng tài liệu, có mục lục hồ sơ hay thẻ tra tìm tài liệu Giải pháp 4: Mẫu hoá sổ theo quy định Nhà nước Trong công tác văn thư nhà trường tồn nhiều bất cập Do trình xử lý công việc nhân viên văn thư theo thói quen, theo ý kiến chủ quan.Cán văn thư Nhà trường trình Footer Page 69 of 161 69 Header Page 70 of 161 bày ghi chép sổ công văn đến, công văn theo quy định mà Bộ Quốc Phòng phát hàng năm việc ghi chép chưa đầy đủ, bỏ nhiều cột Nhiều lúc công văn đến, công văn nhân viên văn thư chưa đăng ký mà để đến hôm sau làm gộp thể Vậy việc mẫu hoá sổ theo quy định Nhà nước cần thiết Làm theo quy định chung nhà nước Bộ Quốc Phòng thuận lợi cho việc kiểm tra ban ngành tạo thống việc quản lý công văn giấy tờ công tác văn thư Bên cạnh việc ghi chép mẫu sổ theo quy định thông thường tiến hành lập mẫu sổ máy, để đưa vào lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ Đây thiết bị có nhiều tính hữu ích phục vụ có hiệu công tác văn thư – lưu trữ, với việc phông có sẵn việc nhập thông tin văn thuận tiện nhanh chóng Nói tóm lại mẫu hoá sổ theo quy định nhà nước nâng cao hiệu công việc, làm cho cán văn thư chủ động trình làm việc Giải pháp 5: Trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị công tác văn thư Trang thiết bị máy móc yếu tố quan trọng định thành công công việc Bởi người dù cố gắng đến đâu hoàn thành công việc cách tốt nhất, trang thiết bị phụ trợ công tác văn thư việc giải tra tìm thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ gặp khó khăn Mặc dù thời gian vừa qua phòng văn thư Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm, hầu hết trang thiết bị phụ trợ tổ văn thư cũ công suất làm việc chúng thấp máy vi tính nhà trường dùng năm…gây ảnh hưởng đến công việc văn thư giảm hiệu công việc, không số trang thiết bị khác hỏng Theo em Nhà trường nên bổ sung thay trang thiết bị phụ trợ cho phận văn thư - lưu trữ Đây việc cần thiết để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng STT Các thiết bị bổ sung số lượng Tủ đựng tài liệu Máy điều hoà Footer Page 70 of 161 STT Các thiết bị thay Máy tính Hệ thống đèn diện 70 số lượng Header Page 71 of 161 Điều kiện thực giải pháp Công tác văn thư lưu trữ công tác có vị trí ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động quan đơn vị nói chung Nhà trường nói riêng Thực tốt công tác văn thư – lưu trữ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, đạo mà giúp cho việc bảo quản khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá hình thành khứ Do xuất phát từ tình hình thực tiễn công tác văn thư Nhà trường việc nâng cao hiệu chất lượng cho công tác cần thiết Nhưng để thực tốt giải pháp đòi hỏi phải có giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía Sự nỗ lực cố gắng cán nhân viên văn thƣ - lƣu trữ Mọi giải pháp dù có tính khả thi đến đâu nỗ lực ý chí phấn đấu cán nhân viên không mang lại hiệu mong muốn Các cán văn thư – lưu trữ Trường không ngừng học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với khả kiến thức sẵn có, kinh nghiệm thân cộng với nỗ lực yêu nghề với công việc làm chắn cán văn thư Nhà trường trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc giao Đây điều kiện thuận lợi để thực tốt giải pháp đạt hiệu cao 1.1 Sự quan tâm, đạo giúp đỡ Ban Giám Hiệu Nhà trường Sự động viên khích lệ Ban Giám Hiệu nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh khuyến khích khả sáng tạo củacán tổ văn thư – lưu trữ Một yếu tố đem lại thành công cho Trường cách quản lý nhân lực nhà quản lý Bên cạnh việc chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy lực Ban lãnh đạo Nhà trường cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm trạng nặng nề, sợ sệt trước lãnh đạo Sự quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo Nhà trường làm cho họ cảm thấy quan tâm họ ngày nỗ lực tận tụy với công việc mình, để xứng đáng vơi tín nhiệm Ban lãnh đạo, họ làm việc hăng say hơn, nhiệt tình với tình thần trách nhiệm cao sẵn sàng hoàn thành công việc mà ban lãnh đạo giao phó dù khó khăn vất vả 1.2 Sự quan tâm giúp đỡ ban ngành Nhà nước Sự quan tâm giúp đỡ ban ngành Nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư – lưu trữ động lực thúc đẩy cố gắng phấn đấu CBCNV Trong trình tiến hành công việc, Nhà nước cần có văn hướng dẫn cụ thể tuyên truyền rộng rãi thay đổi sách, điều lệ hoạt động văn thư – lưu trữ Mặt khác Footer Page 71 of 161 71 Header Page 72 of 161 cần thường xuyên cử nhân viên hướng dẫn việc thực công tác bảo vệ bí mật tài liệu, tổ chức quản lý khoa học, an toàn công văn, giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công tác quản lý hành Nhà nước nghiệp vụ công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ nước Công tác có ý nghĩa lớn việc tự nâng cao trình độ xây dựng hệ thống, chế độ làm việc khoa học công tác văn thư – lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Footer Page 72 of 161 72 Header Page 73 of 161 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ chiếm vị trí quan trọng công tác quản lý điều hành hoạt động Nhà trường Công tác văn thư lưu trữ thực tốt giúp cho Ban Giám Hiệu Nhà trường định cách nhanh chóng, xác, kịp thời, tránh tình trạng hiểu sai làm gây lãng phí công sức tài sản Nhà trường Để đảm bảo tính trung thực xác kịp thời công văn, giấy tờ ban lãnh đạo Nhà trường cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao trang thiết bị đại cho công tác văn thư – lưu trữ Mặt khác cán văn thư – lưu trữ phải tự trao dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc Từ kiến thức thực tế rút thời gian thực tập tổ văn thư Nhà trường giúp em có điều kiện để áp dụng kiến thưc học qua sách vở, bổ sung kiến thức học trường Trên sở thực tiễn lý luận với hướng dẫn tận tình Thạc sỹ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đưa số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng ngày hoàn thiện công tác văn thư trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Mặc dù có nhiều cố gắng xong khoá luận em không tránh khỏi sai sót Em mong đồng tình bảo thầy cô, cô, bác làm việc khối văn phòng trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng để khoá luận em hoàn thiện Cuối cho em xin trân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Thị Ngà cô, bác trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng giúp em hoàn thành khoá luận Footer Page 73 of 161 73 ... tác văn thƣ – lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nghề số - Bộ Quốc Phòng .40 Cơ cấu tổ chức văn phòng trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng 41 Thực trạng công tác văn thư . 43 Thực trạng. .. công tác lưu trữ 26 Mối quan hệ công tác văn thư lưu trữ 31 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ - BỘ QUỐC PHÒNG 33 ... 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ Quốc Phòng Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường Cao đẳng nghề số - Bộ