Báo cáo thực tập tại văn phòng công chứng

Để phòng ngừa và hạn chế tối đa các tranh chấp,vi phạm khi các bên tham gia quan hệ giaodịch dân sự,vấn đề công chứng chứng thực được đặt lên hàng đầu nhằm giúp cánhân,tổ chức bảo vệ đượ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt Cụm từ đầy đủ

BLDS Bộ luật dân sựHĐDS Hợp đồng Dân sựTAND Tòa Án nhân dânUBND Ủy ban nhân dân

LỜI CẢM ƠN

Trên mỗi bước đường ta đi, Không có sự thành công nào mà không gắn liền vớinhững sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp củangười khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại họcđến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, giađình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ởTrường Đại Học Vinh nói chung và các Thầy cô trong khoa Luật Đại học Vinhnói riêng – đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiếnthức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt,trong học kỳ này, Khoa và nhà trường đã tổ chức cho chúng em được tiếp cậnvới thực tế được đi thực tập, học hỏi kinh nghiệm trên thực tế, rất hữu ích đốivới sinh viên ngành luật cũng như tất cả các sinh viên thuộc các chuyên ngànhkhác Em xin chân thành cảm ơn toàn thể thầy cô trong nhà trường, các thầy côtrong khoa, Văn phòng công chứng Việt Phát, đã tận tâm hướng dẫn chúng emqua từng buổi thực tập Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cácthầy cô, các anh chị thì em sẽ rất khó được tiếp cận những kiến thức, kĩ năng đãhọc trên lý thuyết để ứng dụng trên thực tế Bài báo cáo được thực hiện trongkhoảng thời gian không dài Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về những kiếnthức luật đã từng học trên lý thuyết vào thực tế, kiến thức của em còn hạn chế

và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điềuchắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quýThầy Cô để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Em xin kính chúc quý Thầy Cô nhà trường,các thầy cô trong khoa, Cô trưởngphòng công chứng -Ts Lê Thị Hoài Ân, các anh chị trong văn phòng côngchứng Việt Phát thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnhcao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU

 Tính cấp thiết của đề tài

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường đãlàm cho các mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giaodịch Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nướcbằng pháp luật sẽ lộn xộn Các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra nhiều, gây khókhăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc Nhà nước Để phòng ngừa

và hạn chế tối đa các tranh chấp,vi phạm khi các bên tham gia quan hệ giaodịch dân sự,vấn đề công chứng chứng thực được đặt lên hàng đầu nhằm giúp cánhân,tổ chức bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của mình và trong nhữnghoạt động công chứng, chứng thực trên thực tế thì hoạt động công chứng cácvăn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là một trong những vấn đề đượcđặc biệt quan tâm, được giải quyết nhiều trên thực tế

Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề công chứng em đã lựa chọn nghiêncứu về vấn đề này.Tuy nhiên, trong phạm vi khuôn khổ của một bài báo cáotrong suốt quá trình thực tập vừa qua tại văn phòng công chứng Việt Phát, em

xin chọn đề tài “Hoạt động công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.Thực tiễn tại văn phòng công chứng Việt Phát” Do kiến thức

còn hạn chế nên trong bài không tránh khỏi những thiếu sót,mong các Thầy côgóp ý để kiến thức của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

* Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về lý thuyết cơ bản những quy định của phápluật và việc áp dụng hoạt động công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia disản thừa kế,qua đó áp dụng thực tiễn tại văn phòng công chứng Việt Phát,những khó khăn, vướng mắc, những tồn tại, hạn chế và những thành tựu đạtđược trong quá trình thực hiện việc công chứng tại văn phòng công chứng ViệtPhát

3 Mục đích và nhiệm vụ của việc nghiên cứu

*Mục đích:

Nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc công chứng, chứng thựcnói chung và đặc biệt là hoạt động công chứng các văn bản thỏa thuận phânchia di sản thừa kế nói riêng,đặc biệt những thuận lợi, khó khăn vướng mắc,những thành tựu hạn chế trong quá trình nghiên cứu thực tiễn tại văn phòngcông chứng Việt Phát

*Nhiệm vụ:

Để đạt được mục đích trên đề tài có nhiệm vụ:

Tìm hiểu về những quy định của pháp luật về công chứng các văn bảnthỏa thuận phân chia di sản thừa kế,việc áp dụng trên thực tế những quy địnhcủa pháp luật, đặc biệt tại văn phòng công chứng Việt Phát từ đó rút ra những

ưu điểm và hạn chế

Đề xuất một số quan điểm và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tại văn phòngcông chứng Việt Phát

* Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Trong khuôn khổ hạn chế của một báo cáo nghiên cứu về một vấn đềthiết yếu trong thực tiễn, đề tài em nghiên cứu tập trung chủ yếu nghiên cứunhững vấn đề cơ bản nhất về những quy định của pháp luật mà chủ yếu làpháp luật hiện hành, việc áp dụng trên thực tế những quy định pháp luật đó và

từ đó liên hệ thực tiễn tới việc áp dụng những quy định của pháp luật tại vănphòng công chứng Việt Phát

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài em nghiên cứu sử dụng biện pháp tổng hợp tài liệu, tổng kết sốliệu trên thực tiễn những số liệutr thống kê trên thực tế, sau đó phân tíchkếthợp nghiên cứu để thấy được những kết quả đã đạt được trên thực tế sau đó so

sánh với lý thuyết để thấy được nhữn ưu điểm và hạn chế tại văn phòng côngchứng.

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,nội dung đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét khái quát về văn phòng công chứng Việt

Phát và nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập

Chương 2: Quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng hoạt động công

chứng các văn bản thỏa thuận , phân chia di sản thừa kế, thực tiễn áp dụng tại văn phòng công chứng Việt Phát

Chương 3: Quan điểm và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tai văn phòng công chứng Việt Phát

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Các quy định của pháp luật hiện hành về công chứng:

Khái niệm chung:

Theo điều 2 luật công chứng năm 2006 thì:

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợppháp của hợp đồng, giao dịch khác ( sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằngvăn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân tổ chức

tự nguyện yêu cầu công chứng

Khi thực hiện hoạt động công chứng, cần tuân thủ các nguyên tắc hànhnghề công chứng theo điều 3 luật công chứng năm 2006

Tuân thủ hiến pháp và pháp luật

Khách quan, trung thực

Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.

Tuân theo đạo đức hành nghề công chứng

Theo điều 4 của luật công chứng thì văn bản công chứng thì văn bảncông chứng bao gồm các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được côngchứng theo quy định của luật này gọi là văn bản công chứng

Văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây:

Hợp đồng, giao dịch;

Lời chứng của công chứng viên

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và

có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VIỆT PHÁT VÀ NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

1.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VIỆT PHÁT:

Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế, xã hội của đất nước ngàycàng phát triển, các hoạt động kinh tế đang diễn ra ngày càng sôi nổi Chính vìvậy, trong thời gian qua, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (một trongnhững hoạt động thiết thực nhất nhằm tạo hành lang pháp lý an toàn, ổn định,góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệquyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia vào các hoạt động kinh tế,

xã hội) ngày càng gia tăng Để đáp ứng nhu cầu đó, Văn phòng công chứngViệt phát đã được thành lập và hoạt động từ năm – là một trong những văn

phòng có dịch vụ pháp lý, bao gồm nhiều mảng hoạt động lớn như: tư vấn phápluật, tranh tụng, bán đấu giá, …

Văn phòng công chứng là một hình thức mới của tổ chức hành nghề côngchứng được quy định tại điều 26 luật công chứng năm 2006 Văn phòng côngchứng phải đăng kí hoạt động tại sở tư pháp Nơi đặt trụ sở và hoạt động theonguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của côngchứng viên Phí dịch vụ và các khoản thu hợp pháp khác Văn phòng côngchứng được thành lập, tổ chưc và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tưnhân hoặc công ty hợp danh theo quy định tại khoản 1 điều 26 luật công chứngnăm 2006 Theo đó, văn phòng công chứng do một công chứng viên chứngđược thành lập, tổ chưc và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; Vănphòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức vàhoạt động theo loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng có trụ sở vàcon dấu riêng Về cơ cấu tổ chức, văn phòng công chứng bao gồm: Trưởng vănphòng, phó văn phòng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ Trưởng vănphòng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng, phải là côngchứng viên và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng côngchứng Tại văn phòng công chứng, nhà nước chỉ quản lí về mặt chuyên môn,nghiệp vụ của công chứng viên, không quản lí về mặt nhân sự

* Tóm lược quá trình hình thành và phát triển:

Văn phòng công chứng Việt Phát là văn phòng công chứng thứ 2 đượcthành lập trên địa bà tỉnh Nghệ An Văn phòng được thành lập theo quyết định

số 7113/QĐ- UBND về việc cho phép thành lập văn phòng công chứng ( domột công chứng viên thành lập) ngày 31/12/2009 Theo đó, văn phòng côngchứng Việt Phát có trụ sở tại số 12 đường Mai Hắc Đế, Phường Hà Huy Tập,Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An; có con dấu riêng và tài khoản riêng hoạt độngtheo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp củacông chứng viên, phí công chứng thù lao công chứng và các nguồn thu hợppháp khác

Văn phòng công chứng Việt Phát hoạt động theo hình thức doanh nghiệp

tư nhân, theo giấy đăng kí kinh doanh số 07/TP- ĐKKD cấp ngày 06 tháng 01năm 2009 do sở tư pháp Nghệ An cấp, giấy chứng nhận đăng kí thuế số

2901208060 cấp ngày 12 tháng 1 năm 2010

Trưởng văn phòng công chứng Việt Phát là Ts Lê Thị Hoài Ân, côngchứng viên theo quyết định bổ nhiêm công chứng viên số 423/QĐ- BTP cấpngày 20 tháng 2 năm 2009

Về cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động văn phòng có kết cấu thích hợp,thuận tiện, hợp lý cho người đến yêu cầu công chứng, nơi tiếp khách gọn gàng,sạch sẽ, rộng rãi khang trang, sạch sẽ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, phươngtiện làm việc có đủ máy in, máy vi tính, máy photocopy, kết nối internet phục

vụ hiệu quả cho hoạt động công chứng…

Những năm qua, Văn phòng công chứng Việt Phát đã dần khẳng định vịthế của một tổ chức hành nghề dịch vụ công chứng uy tín, chiếm lĩnh đượcniềm tin của hệ thống lớn khách hàng là các tổ chức tập đoàn kinh tế lớn, các tổchức tín dụng – ngân hàng, các tổ chức và cá nhân, hộ gia đình có nhu cầu thựchiện dịch vụ công chứng trên địa bàn thành phố Vinh và cả nước

1.2 chức năng và lĩnh vực hoạt động:

Trụ sở văn phòng: Văn phòng Công chứng Việt phát Nằm tại số 12 –đường Mai Hắc Đế- Phường Hà Huy Tập – Thành Phố Vinh- Tỉnh Nghệ An,Văn phòng công chứng Việt Phát chuyên thực hiện công chứng các loại giaodịch, văn bản sau:

- Công chứng hợp đồng mua bán nhà

- Công chứng hợp đồng tặng cho bất động sản

- Công chứng hợp đồng thuê nhà

- Công chứng hợp đồng thuê khoán tài sản

- Công chứng hợp đồng ủy quyền

- Công chứng hợp đồng bán đấu giá bất động sản

- Công chứng hợp đồng kinh tế

- Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản

- Công chứng hợp đồng cầm cố tài sản

-Công chứng hợp đồng bảo lãnh

- Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài

- Công chứng giấy ủy quyền

- Công chứng di chúc

- Nhận giữ di chúc

- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

- Công chứng văn bản khai nhận di sản

- Công chứng việc từ chối nhận di sản

quản lý

3 Võ Ngọc Ánh Nhân viên Cử nhân kinh tế

4 Phạm Thùy Dung Nhân Viên Cử nhân luật

5 Nguyễn Văn Dương Nhân viên Cử nhân luật

6 Lý Thị Thanh Ngọc Kế toán Cử nhân kinh tế

Hiện nay văn phòng công chứng Việt Phát có 01 trưởng phòng, 01trưởng phòng quản lý, 04 nhân viên, cụ thể như sau:

1.4 Tình hình hoạt động của văn phòng công chứng Việt Phát trong những năm gần đây:

Năm 2010 công chứng được 629 hợp đồng giao dịch, trong đó 304 hợpđồng chuyển nhượng, tặng cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất,

209 hợp đồng thế chấp, 116 hợp đồng giao dịch khác Tổng số kinh phí côngchứng thu được là: 170.969.000 đồng, nạp vào ngân sách nhà nước 5.354.705đồng

Năm 2011 công chứng được 255 hợp đồng giao dịch, trong đó 132 hợpđồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, 77 hợp đồng thế chấp, 47hợp đồng giao dịch khác Tổng số phí thu được là: 163.360.000 đồng, nạp vàongân sách nhà nước 12.427.805 đồng

Năm 2012 công chứng được 132 hợp đồng, giao dịch, trong đó: 132 hợpđồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, 85 hợp đồng thế chấp, 47hợp đồng giao dịch khác Tổng số phí công chứng thu được là: 49.941.000đồng, nạp vào ngân sách nhà nước 4.303.404 đồng ( số liệu trích từ 01/01/2012đến 31/07/2012)

 NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TÂP:

Trong quá trình thực tập em đã được giao rất nhiều những công việcnhằm để học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm đối với hoạt động công chứng, cụ thể

có một số công việc điển hình sau:

Nghiên cứu và nắm rõ về luật công chứng năm 2006 và các văn bản dướiluật khác nhằm nắm rõ quy định của pháp luật về hoạt động công chứng để ápdụng vào quá trình thực tập

Nghiên cứu hồ sơ, các vụ việc liên quan đến hoạt động công chứng cácvăn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế được thực hiện tại Văn phòng côngchứng Việt phát

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Đánh văn bản, soạn thảo các giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứngcác văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế…

CHƯƠNG 2: QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VÀ THỰC TIỄN ÁP DỤNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CÁC VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ, THỰC TIỄN ÁP DỤNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VIỆT PHÁT.

2.1 Quy định của pháp luật về hoạt động công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế

2.1.1 Những quy định chung của pháp luật về hoạt động công chứng các văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế:

Việc phân chia di sản là một trong những vấn đề đang được nhiều ngườiquan tâm khi có di chúc hoặc không có di chúc của người thân trong gia đình đểlại Xã hội phát triển kéo theo nhiều nhu cầu của người dân đòi hỏi pháp luậtngày càng phải hoàn thiện

Đã có rất nhiều văn bản luật và các văn bản dưới luật quy định về vấn đềnày, tiêu biểu, Bộ tư pháp đã quy định như sau:

Trình tự thực hiện:

Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúckhông xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ nộp hồ sơ yêucầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại tổ chức hành nghề côngchứng, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầucông chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quyđịnh của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế phải đượcniêm yết trong thời hạn mười lăm ngày

Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của

Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản Trongtrường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơitạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó

Trong trường hợp di sản thừa kế ở nhiều địa phương thì việc niêm yếtđược thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có các di sản thừa kế đó

Trong trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ

là bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo hướng dẫn nêu trên; nếukhông xác định được cả hai nơi này thì niêm yết tại Ủy ban nhân dân cấp xã,nơi có bất động sản của người để lại di sản

Trong trường hợp di sản chỉ là động sản, nếu trụ sở của tổ chức hànhnghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng củangười để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì

tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơithường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiệnviệc niêm yết

Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên củanhững người thỏa thuận phân chia di sản thừa kế; quan hệ của những ngườithỏa thuận phân chia di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục disản thừa kế Cuối bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ

sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót di sản thừa kế; di sảnthừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thìkhiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiệnviệc niêm yết.

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêmyết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày niêmyết

Nhận kết quả tại tổ chức hành nghề công chứng nơi nộp hồ sơ

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng

Thành phần hồ sơ:

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu số 01/PYC);

Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (trường hợp tự soạn thảo); Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy

tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phảiđăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp di chúc liên quan đếntài sản đó;

Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người đượchưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng cònphải xuất trình di chúc

Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy

vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải

có chứng thực Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thời hạn giải quyết: