Tong quan ve quan ly du an

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Không dự án mà lĩnh vực quản lý nói chung ngày theo xu hướng “dự án hoá” quản lý Có phải quản lý dự án lĩnh vực quản trị nói chung Câu trả lời là: không Chúng có nhiều điểm tương đồng có nhiều điểm khác đủ để tách quản lý dự án thành ngành tách biệt Sự khác lớn chỗ dự án mang tính trình tự không theo hoạt động thông thường quản lý nói chung Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án, thay vào họ báo cáo lúc đến nhiều nhà quản lý phận Vậy quản lý dự án dự án? Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa định nghĩa: “Dự án nỗ lực thời gian ấn định để đưa sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay kết độc đó” Điều có nghĩa dự án làm lần Nếu lặp lặp lại nhiều lần dự án Và tất nhiên có nghĩa là, dự án phải có thời điểm bắt đầu kết thúc cụ thể (tiến độ, thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) đòi hỏi kết thực công việc phải theo yêu cầu (kết quả) Nói cách khác, mục tiêu dự án gồm: ƒ Kết dự án ƒ Chi phí dự án ƒ Tiến độ dự án ƒ Quy mô dự án Có người có định nghĩa khác rằng, dự án trình tự giải pháp nhằm giải vấn đề cụ thể Đó sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao thông, dân số hay vấn đề môi trường HOẠCH ĐỊNH VÀ VAI TRÒ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Tại nhiều dự án bị thất bại, thể lãng phí tiền phải hủy bỏ Nhiều số liệu thống kê rằng, có phần ba chi phí để phát triển sản phẩm dùng để làm lại dự án Có nghĩa ba kỹ sư chọn để làm dự án PMI: Project Management Institute Nguyễn Tấn Bình có người phải sử dụng toàn thời gian để làm lại mà hai người làm sai lúc đầu Có người nghĩ dự án xây dựng phải xác định rõ ràng dễ dàng kiểm soát dự án lĩnh vực nghiên cứu khác, thực tế không thoát thất bại tương tự Nguyên nhân mà nhận ra, công tác hoạch định Một dự án có kế hoạch chất lượng dẫn đến thất bại sớm Người ta thường có thói quen tiến hành công việc, công việc mẻ để nhanh chóng hoàn thành Kết phải sử dụng nhiều thời gian dự kiến để làm lại việc bị sai, sửa chữa công việc bị bế tắc chệnh hướng Vai trò nhà quản lý chỗ nào? Nếu bạn nhà quản lý phải vắng mặt đơn vị thời gian tương đối dài mà hoạt động đơn vị bị giảm sút chứng tỏ vai trò bạn tác động tích cực lên công việc đơn vị Và nếu, “không mợ chợ đông” chứng tỏ điều ngược lại Và không phân biệt đâu nhà quản lý giỏi, đâu nhà “kỹ trị” đâu nhà “chính trị” Mà người có tất Trong quản lý dự án hoàn toàn tương tự QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra: “quản lý dự án việc áp dụng: ƒ Kiến thức ƒ Kỹ ƒ Công cụ, ƒ Kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt mục tiêu đề ra” Quản lý dự án tiến hành cách kết hợp quy trình: ƒ Lập kế hoạch dự án ƒ Thực dự án ƒ Điều hành kiểm soát dự án ƒ Kết thúc dự án Một sai lầm mà nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường mắc phải là, muốn lên kế hoạch tổng thể chi tiết cho toàn phận dự án Thoạt đầu, tưởng việc làm thể sâu sát thực chúng chứa đựng nhiều khiếm khuyết họ hoàn toàn không đủ kiện ban đầu, dẫn đến định chủ quan áp đặt Project Management Body of Knowledge – PMBOK Nguyễn Tấn Bình Một người, kể lãnh đạo chẳng thể suy nghĩ hết thứ, ước lượng sai dẫn đến toàn dự án bị sụp đổ bắt đầu Quy tắc quản lý dự án người tham gia vào dự án phải lên kế hoạch Nhà quản lý dự án đóng vai trò người vận hành Họ giúp cho nhóm dự án hoàn thành công việc, giải vấn đề cản trở công việc, tìm nguồn lực khan mà nhóm dự án cần, bảo vệ họ khỏi lực bên làm gián đoạn công việc dự án Người quản lý nhóm dự án mà hết họ phải người lãnh đạo theo nghĩa từ Có định nghĩa lãnh đạo hay, nôm na là: “ lãnh đạo nghệ thuật khiến cho người khác trở nên muốn làm công việc mà cho nên làm” Khác với kẻ độc tài bắt ép người khác làm mà muốn Lên kế hoạch, thiết kế lộ trình, điều hành công việc phần lãnh đạo Làm cho, thiếu lãnh đạo dự án đáp ứng yêu cầu tối thiểu, với lãnh đạo kết vượt xa nhiều LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch quan trọng tất Tất nhiên lập kế hoạch công cụ yếu áp dụng quản lý dự án, làm cho người hiểu mục tiêu cần đạt đến dự án đưa cấu trúc phân việc để xác định rõ ràng tất công việc cần phải làm quan trọng nhiều Nói theo cách hoa mỹ, quản lý tốt cho dự án việc lên kế hoạch đơn việc tính toán thất bại với độ xác cao mà DỰ ÁN MỘT NGƯỜI Có dự án có người làm, quản lý dự án Đơn vị bạn cử người đến học lớp ngắn hạn bồi dưỡng quản lý dự án , có nghĩa họ người làm việc dự án đơn vị Trong đời thực, công việc người làm gọi dự án có đặc điểm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, yêu cầu công việc, phạm vi công việc có xác định ngân sách cho dự án Nhưng bạn làm việc chẳng cần phải có nhiều hướng phải chọn lựa, trừ bạn người “phân thân” Dự án người đòi hỏi khả tự quản lý cao, tự quản lý quỹ thời gian tốt, tự đưa danh mục công việc cần phải làm Tuy nhiên, hợp tác làm việc với người khác không thuộc kỹ quản lý dự án Work Breadown Structure – WBS Đại học Mở Tp.HCM thường xuyên tổ chức khoá học Nguyễn Tấn Bình CÁI BẪY MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN THƯỜNG MẮC PHẢI Quan điểm thông thường cho nhà quản lý dự án phải tham gia phần vào công việc ngày dự án Nếu nhóm làm dự án mà người quản lý dự án tất yếu phải vừa làm nhiệm vụ quản lý đồng thời người trực tiếp tham gia công việc nhóm thông thường công việc nhóm ưu tiên Nhưng điều có nghĩa việc quản lý dự án không thực Họ nghĩ nhóm dự án tự lo liệu ngược lại, nhóm chẳng làm điều Thực tế nhóm dự án tự quản lý từ đầu chẳng cần đến nhà quản lý dự án làm Và đáng tiếc, trước họ khen (cảm tính) người “quán xuyến” đánh giá kết quản lý (định lượng) họ bị phê bình nhà quản lý tồi Đối với nhóm nhỏ, vài ba người người quản lý dự án làm thêm số công việc cụ thể Nhưng số thành viên tăng lên việc vừa làm công việc cụ thể lại vừa quản lý họ thường xuyên bị kéo khỏi công việc quản lý thành viên nhóm cần có góp sức họ Nhiều người không hiểu thấu đáo quản lý dự án họ nghĩ làm hai việc lúc Do vậy, muốn làm quản lý Trường hợp đó, tốt chọn dự án nhỏ giao cho họ để họ tự khẳng định KHÔNG THỂ CÓ TẤT CẢ Một nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thất bại dự án người chủ dự án nhà tài trợ dự án muốn nhà quản lý dự án phải hoàn thành công việc thời gian định, với ngân sách ấn định, quy mô yêu cầu, phải đáp ứng tiêu chuẩn kết Nói cách khác phải đáp ứng đầy đủ yếu tố dự án Nhưng thật không may, điều Mối quan hệ yếu tố biểu diễn sau: C = f (P, T, S) Trong đó: C: Chi phí dự án P: Kết dự án T: Tiến độ dự án S: Quy mô dự án Nguyễn Tấn Bình Phương trình có nghĩa là: “Chi phí hàm số kết công việc, tiến độ thời gian quy mô” Không thể nào, với chi phí ấn định mà dự án phải hoàn thành thời gian ngắn nhất, với quy mô CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN Có nhiều cách khác thể giai đoạn vòng đời dự án Trước hết, dự án không quản lý tốt thường trải qua giai đoạn sau: Khởi đầu dự án Hồ hởi, hạ tâm Ảo tưởng, tan vỡ Hỗn loạn Tìm lỗi đổ lỗi Trừng phạt, ngược đãi Bất hợp tác gia tăng Quay lại xác định yêu cầu dự án Về tổng quát, dự án có giai đoạn mở đầu, kết thúc Dự án bắt đầu ý tưởng, khái niệm lúc thường chưa rõ ràng thiếu mạch lạc Ở giai đoạn này, nhóm dự án phải xác định định nghĩa công việc trước tiến hành Do nóng vội nhiều nguyên nhân khác nhau, dự án tiến hành cách chủ quan thường dẫn đến trục trặc quy trình dự án Vòng đời dự án bao gồm giai đoạn sau: (i) Giai đoạn tảng dự án: nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị, xác định tình hình cạnh tranh (ii) Giai đoạn định nghĩa dự án: xác định vấn đề, phát triển tầm nhìn, đánh giá viết báo cáo dự án, liệt kê công việc (iii) Hoạch định dự án: chiến lược phát triển, kế hoạch bổ sung, quản lý rủi ro (iv) Thực dự án: làm tất công việc, giám sát quy trình, điều chỉnh kế hoạch hoạt động (v) Kết thúc dự án: báo cáo cuối cùng, rút học kinh nghiệm CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG QUẢN LÝ MỘT DỰ ÁN Vạch lịch trình bước, đặc biệt lý thuyết dễ thực bước đặt khó đến vô Thử hình dung lịch học tập, nghỉ ngơi, giải trí cậu học trò cấp tự lập vậy, khoa học, nghiêm túc đầy tâm chẳng thực cho Nguyễn Tấn Bình Các bước theo trình tự sau: (i) Xác định vấn đề (ii) Phát triển phương án giải pháp (iii) Lên kế hoạch, cụ thể: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ Cái phải làm? Ai làm? Làm nào? Khi làm? Tốn bao nhiêu? Cần để làm? (iv) Thực kế hoạch (v) Kiểm soát điều hành Dự án hướng không? ƒ Nếu không phải làm gì? ƒ Có cần thay đổi kế hoạch không? ƒ (vi) Kết thúc dự án ƒ ƒ ƒ Những làm tốt? Những cần cải thiện? Bài học rút gì? Kết dự án sản phẩm hữu hình, chẳng hạn công trình xây dựng, sản phẩm hàng hoá hay sản phẩm dịch vụ cụ thể dễ dàng xác định Tuy nhiên, với sản phẩm vô hình, chẳng hạn dự án nâng cao chất lượng đào tạo đại học, dự án xây dựng bình đẳng giới khó xác định Nó đánh giá thông qua kết khác, đánh giá theo cách: có dự án KHUNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN Theo khung kiến thức quản lý dự án đề cập, tiêu chuẩn tối thiểu nhà quản lý dự án gồm lĩnh vực kiến thức sau: Quản lý nối kết dự án Bản thân từ “sự nối kết” ngụ ý liên kết hay hợp hoạt động với nhằm đạt kết mà dự án yêu cầu Công việc nhằm đảm bảo dự án tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, thay đổi kế hoạch PMBOK Nguyễn Tấn Bình Quản lý quy mô dự án Những thay đổi quy mô (hay phạm vi) dự án thường làm dự án đến thất bại Quản lý quy mô dự án bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo quy mô quản lý được, kiểm soát cách so sánh kết thực với kế hoạch, xác định quy trình thủ tục phải thay đổi quy mô dự án Quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian không nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian riêng Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa lịch trình cụ thể phải làm điều khiển công việc nhằm đảm bảo lịch trình phải thực Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí công việc ước tính chi phí nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, người, chi phí hỗ trợ khác Một chi phí ước tính, ngân sách dự án xác định kiểm soát cho dự án nằm phạm vi ngân sách phù hợp tiến độ Quản lý chất lượng dự án Dưới áp lực tiến độ ngân sách ràng buộc, chất lượng dự án bị bỏ qua Một dự án hoàn thành thời gian tác dụng kết chúng không sử dụng Quản trị chất lượng bao gồm việc lên kế hoạch nhằm đạt yêu cầu chất lượng, quản lý chất lượng cách tiến hành bước để xác định xem kết đạt có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không Quản lý nhân dự án Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí thứ làm cho nội dung quản lý nhân dự án thường bị bỏ quên Quản lý nhân bao gồm công việc: Xác định cần cho công việc; Xác định vai trò, quyền hạn trách nhiệm; Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên; Tìm kiếm nhân phù hợp quản lý họ Nguyễn Tấn Bình Quản lý thông tin dự án Quản lý thông tin, trao đổi quản lý dự án bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành truyền đạt thông tin liên quan đến nhu cầu tất nhà tài trợ dự án chủ dự án Những thông tin tình trạng thực dự án, kết đạt được, yếu tố ảnh hưởng đến nhà tài trợ khác hay dự án khác Quản lý rủi ro dự án Quản trị rủi ro quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro đối phó với rủi ro dự án Nó bao gồm việc tối đa hóa khả kết kiện thuận lợi tối thiểu hóa khả ảnh hưởng biến cố gây bất lợi cho mục tiêu dự án Đây lĩnh vực đặc biệt quan trọng quản lý dự án mà bị nhà quản lý dự án “non nghề” lãng quên Quản lý cung ứng dự án Cung ứng hàng hóa dịch vụ cần thiết cho dự án công việc hậu cần dự án Quản lý cung ứng bao gồm công việc: đưa định cần cung ứng gì, sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng lý kết thúc hợp đồng TÓM TẮT Những nội dung cốt yếu: ƒ Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm hoàn thành sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cụ thể hay đạt kết độc ƒ Dự án hiểu quy trình cho giải pháp ƒ Quản lý dự án việc áp dụng kiến thức, kỹ công cụ kỹ thuật vào công việc dự án nhằm đạt mục tiêu yêu cầu ƒ Quản lý dự án tiến hành qua giai đoạn: (i) bắt đầu, (ii) lên kế hoạch, (iii) kiểm soát điều hành (iv) kết thúc dự án ƒ Mọi dự án gắn liền với: (i) kết thực hiện, (ii) tiến độ, (iii) chi phí (iv) quy mô yêu cầu Do cần đưa giá trị yếu tố trên, nhóm dự án phải xác định yếu tố lại ƒ Tổng quát khung kiến thức quản lý dự án gồm lĩnh vực: (i) quản lý nối kết dự án, (ii) quản lý quy mô dự án, (iii) quản lý tiến độ thời gian dự án, (iv) quản lý chi phí dự án, (v) quản lý chất lượng dự án, (vi) quản Nguyễn Tấn Bình lý nhân dự án, (vii) quản lý thông tin dự án, (viii) quản lý rủi ro dự án, (ix) quản lý cung ứng dự án Nguyễn Tấn Bình ... sát thực chúng chứa đựng nhiều khiếm khuyết họ hoàn toàn không đủ kiện ban đầu, dẫn đến định chủ quan áp đặt Project Management Body of Knowledge – PMBOK Nguyễn Tấn Bình Một người, kể lãnh đạo... thủ tục phải thay đổi quy mô dự án Quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian không nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian riêng Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa lịch trình cụ thể phải... công việc thời gian định, với ngân sách ấn định, quy mô yêu cầu, phải đáp ứng tiêu chuẩn kết Nói cách khác phải đáp ứng đầy đủ yếu tố dự án Nhưng thật không may, điều Mối quan hệ yếu tố biểu