TỔNG QUANVỀQUẢNLÝDỰÁN Không dựán mà lĩnh vực quảnlý nói chung ngày theo xu hướng “dự án hoá” quảnlý Có phải quảnlýdựán lĩnh vực quản trị nói chung Câu trả lời là: không Chúng có nhiều điểm tương đồng có nhiều điểm khác đủ để tách quảnlýdựán thành ngành tách biệt Sự khác lớn chỗ dựán mang tính trình tự không theo hoạt động thông thường quảnlý nói chung Những thành viên nhóm dựán thường không báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án, thay vào họ báo cáo lúc đến nhiều nhà quảnlý phận Vậy quản lýdựándự án? Viện quản trị dựán Hoa Kỳ đưa định nghĩa: “Dự án nỗ lực thời gian ấn định để đưa sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay kết độc đó” Điều có nghĩa dựán làm lần Nếu lặp lặp lại nhiều lần dựán Và tất nhiên có nghĩa là, dựán phải có thời điểm bắt đầu kết thúc cụ thể (tiến độ, thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) đòi hỏi kết thực công việc phải theo yêu cầu (kết quả) Nói cách khác, mục tiêu dựán gồm: Kết dựán Chi phí dựán Tiến độ dựán Quy mô dựán Có người có định nghĩa khác rằng, dựán trình tự giải pháp nhằm giải vấn đề cụ thể Đó sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao thông, dân số hay vấn đề môi trường HOẠCH ĐỊNH VÀ VAI TRÒ NHÀ QUẢNLÝDỰÁN Tại nhiều dựán bị thất bại, thể lãng phí tiền phải hủy bỏ Nhiều số liệu thống kê rằng, có phần ba chi phí để phát triển sản phẩm dùng để làm lại dựán Có nghĩa ba kỹ sư chọn để làm dựán PMI: Project Management Institute Nguyễn Tấn Bình có người phải sử dụng toàn thời gian để làm lại mà hai người làm sai lúc đầu Có người nghĩ dựán xây dựng phải xác định rõ ràng dễ dàng kiểm soát dựán lĩnh vực nghiên cứu khác, thực tế không thoát thất bại tương tự Nguyên nhân mà nhận ra, công tác hoạch định Một dựán có kế hoạch chất lượng dẫn đến thất bại sớm Người ta thường có thói quen tiến hành công việc, công việc mẻ để nhanh chóng hoàn thành Kết phải sử dụng nhiều thời gian dự kiến để làm lại việc bị sai, sửa chữa công việc bị bế tắc chệnh hướng Vai trò nhà quảnlý chỗ nào? Nếu bạn nhà quảnlý phải vắng mặt đơn vị thời gian tương đối dài mà hoạt động đơn vị bị giảm sút chứng tỏ vai trò bạn tác động tích cực lên công việc đơn vị Và nếu, “không mợ chợ đông” chứng tỏ điều ngược lại Và không phân biệt đâu nhà quảnlý giỏi, đâu nhà “kỹ trị” đâu nhà “chính trị” Mà người có tất Trong quảnlýdựán hoàn toàn tương tự QUẢN LÝDỰÁN LÀ GÌ Theo khung kiến thức quảnlýdựán đưa ra: “quản lýdựán việc áp dụng: Kiến thức Kỹ Công cụ, Kỹ thuật vào hoạt động dựán nhằm đạt mục tiêu đề ra” Quảnlýdựán tiến hành cách kết hợp quy trình: Lập kế hoạch dựán Thực dựán Điều hành kiểm soát dựán Kết thúc dựán Một sai lầm mà nhà quảnlýdựán thiếu kinh nghiệm thường mắc phải là, muốn lên kế hoạch tổng thể chi tiết cho toàn phận dựán Thoạt đầu, tưởng việc làm thể sâu sát thực chúng chứa đựng nhiều khiếm khuyết họ hoàn toàn không đủ kiện ban đầu, dẫn đến định chủ quan áp đặt Project Management Body of Knowledge – PMBOK Nguyễn Tấn Bình Một người, kể lãnh đạo chẳng thể suy nghĩ hết thứ, ước lượng sai dẫn đến toàn dựán bị sụp đổ bắt đầu Quy tắc quảnlýdựán người tham gia vào dựán phải lên kế hoạch Nhà quảnlýdựán đóng vai trò người vận hành Họ giúp cho nhóm dựán hoàn thành công việc, giải vấn đề cản trở công việc, tìm nguồn lực khan mà nhóm dựán cần, bảo vệ họ khỏi lực bên làm gián đoạn công việc dựán Người quảnlý nhóm dựán mà hết họ phải người lãnh đạo theo nghĩa từ Có định nghĩa lãnh đạo hay, nôm na là: “ lãnh đạo nghệ thuật khiến cho người khác trở nên muốn làm công việc mà cho nên làm” Khác với kẻ độc tài bắt ép người khác làm mà muốn Lên kế hoạch, thiết kế lộ trình, điều hành công việc phần lãnh đạo Làm cho, thiếu lãnh đạo dựán đáp ứng yêu cầu tối thiểu, với lãnh đạo kết vượt xa nhiều LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch quan trọng tất Tất nhiên lập kế hoạch công cụ yếu áp dụng quảnlýdự án, làm cho người hiểu mục tiêu cần đạt đến dựán đưa cấu trúc phân việc để xác định rõ ràng tất công việc cần phải làm quan trọng nhiều Nói theo cách hoa mỹ, quảnlý tốt cho dựán việc lên kế hoạch đơn việc tính toán thất bại với độ xác cao mà DỰÁN MỘT NGƯỜI Có dựán có người làm, quảnlýdựán Đơn vị bạn cử người đến học lớp ngắn hạn bồi dưỡng quảnlýdựán , có nghĩa họ người làm việc dựán đơn vị Trong đời thực, công việc người làm gọi dựán có đặc điểm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, yêu cầu công việc, phạm vi công việc có xác định ngân sách cho dựán Nhưng bạn làm việc chẳng cần phải có nhiều hướng phải chọn lựa, trừ bạn người “phân thân” Dựán người đòi hỏi khả tự quảnlý cao, tự quảnlý quỹ thời gian tốt, tự đưa danh mục công việc cần phải làm Tuy nhiên, hợp tác làm việc với người khác không thuộc kỹ quảnlýdựán Work Breadown Structure – WBS Đại học Mở Tp.HCM thường xuyên tổ chức khoá học Nguyễn Tấn Bình CÁI BẪY MÀ NHÀ QUẢNLÝDỰÁN THƯỜNG MẮC PHẢI Quan điểm thông thường cho nhà quảnlýdựán phải tham gia phần vào công việc ngày dựán Nếu nhóm làm dựán mà người quảnlýdựán tất yếu phải vừa làm nhiệm vụ quảnlý đồng thời người trực tiếp tham gia công việc nhóm thông thường công việc nhóm ưu tiên Nhưng điều có nghĩa việc quảnlýdựán không thực Họ nghĩ nhóm dựán tự lo liệu ngược lại, nhóm chẳng làm điều Thực tế nhóm dựán tự quảnlý từ đầu chẳng cần đến nhà quảnlýdựán làm Và đáng tiếc, trước họ khen (cảm tính) người “quán xuyến” đánh giá kết quảnlý (định lượng) họ bị phê bình nhà quảnlý tồi Đối với nhóm nhỏ, vài ba người người quảnlýdựán làm thêm số công việc cụ thể Nhưng số thành viên tăng lên việc vừa làm công việc cụ thể lại vừa quảnlý họ thường xuyên bị kéo khỏi công việc quảnlý thành viên nhóm cần có góp sức họ Nhiều người không hiểu thấu đáo quảnlýdựán họ nghĩ làm hai việc lúc Do vậy, muốn làm quảnlý Trường hợp đó, tốt chọn dựán nhỏ giao cho họ để họ tự khẳng định KHÔNG THỂ CÓ TẤT CẢ Một nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thất bại dựán người chủ dựán nhà tài trợ dựán muốn nhà quảnlýdựán phải hoàn thành công việc thời gian định, với ngân sách ấn định, quy mô yêu cầu, phải đáp ứng tiêu chuẩn kết Nói cách khác phải đáp ứng đầy đủ yếu tố dựán Nhưng thật không may, điều Mối quan hệ yếu tố biểu diễn sau: C = f (P, T, S) Trong đó: C: Chi phí dựán P: Kết dựán T: Tiến độ dựán S: Quy mô dựán Nguyễn Tấn Bình Phương trình có nghĩa là: “Chi phí hàm số kết công việc, tiến độ thời gian quy mô” Không thể nào, với chi phí ấn định mà dựán phải hoàn thành thời gian ngắn nhất, với quy mô CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰÁN Có nhiều cách khác thể giai đoạn vòng đời dựán Trước hết, dựán không quảnlý tốt thường trải qua giai đoạn sau: Khởi đầu dựán Hồ hởi, hạ tâm Ảo tưởng, tan vỡ Hỗn loạn Tìm lỗi đổ lỗi Trừng phạt, ngược đãi Bất hợp tác gia tăng Quay lại xác định yêu cầu dựánVềtổng quát, dựán có giai đoạn mở đầu, kết thúc Dựán bắt đầu ý tưởng, khái niệm lúc thường chưa rõ ràng thiếu mạch lạc Ở giai đoạn này, nhóm dựán phải xác định định nghĩa công việc trước tiến hành Do nóng vội nhiều nguyên nhân khác nhau, dựán tiến hành cách chủ quan thường dẫn đến trục trặc quy trình dựán Vòng đời dựán bao gồm giai đoạn sau: (i) Giai đoạn tảng dự án: nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị, xác định tình hình cạnh tranh (ii) Giai đoạn định nghĩa dự án: xác định vấn đề, phát triển tầm nhìn, đánh giá viết báo cáo dự án, liệt kê công việc (iii) Hoạch định dự án: chiến lược phát triển, kế hoạch bổ sung, quảnlý rủi ro (iv) Thực dự án: làm tất công việc, giám sát quy trình, điều chỉnh kế hoạch hoạt động (v) Kết thúc dự án: báo cáo cuối cùng, rút học kinh nghiệm CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG QUẢNLÝ MỘT DỰÁN Vạch lịch trình bước, đặc biệt lý thuyết dễ thực bước đặt khó đến vô Thử hình dung lịch học tập, nghỉ ngơi, giải trí cậu học trò cấp tự lập vậy, khoa học, nghiêm túc đầy tâm chẳng thực cho Nguyễn Tấn Bình Các bước theo trình tự sau: (i) Xác định vấn đề (ii) Phát triển phương án giải pháp (iii) Lên kế hoạch, cụ thể: Cái phải làm? Ai làm? Làm nào? Khi làm? Tốn bao nhiêu? Cần để làm? (iv) Thực kế hoạch (v) Kiểm soát điều hành Dựán hướng không? Nếu không phải làm gì? Có cần thay đổi kế hoạch không? (vi) Kết thúc dựán Những làm tốt? Những cần cải thiện? Bài học rút gì? Kết dựán sản phẩm hữu hình, chẳng hạn công trình xây dựng, sản phẩm hàng hoá hay sản phẩm dịch vụ cụ thể dễ dàng xác định Tuy nhiên, với sản phẩm vô hình, chẳng hạn dựán nâng cao chất lượng đào tạo đại học, dựán xây dựng bình đẳng giới khó xác định Nó đánh giá thông qua kết khác, đánh giá theo cách: có dựán KHUNG KIẾN THỨC QUẢNLÝDỰÁN Theo khung kiến thức quảnlýdựán đề cập, tiêu chuẩn tối thiểu nhà quảnlýdựán gồm lĩnh vực kiến thức sau: Quảnlý nối kết dựán Bản thân từ “sự nối kết” ngụ ý liên kết hay hợp hoạt động với nhằm đạt kết mà dựán yêu cầu Công việc nhằm đảm bảo dựán tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, thay đổi kế hoạch PMBOK Nguyễn Tấn Bình Quảnlý quy mô dựán Những thay đổi quy mô (hay phạm vi) dựán thường làm dựán đến thất bại Quảnlý quy mô dựán bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo quy mô quảnlý được, kiểm soát cách so sánh kết thực với kế hoạch, xác định quy trình thủ tục phải thay đổi quy mô dựánQuảnlý thời gian dựánQuảnlý thời gian không nỗ lực cá nhân nhằm quảnlý quỹ thời gian riêng Quảnlý thời gian dựán bao hàm việc đưa lịch trình cụ thể phải làm điều khiển công việc nhằm đảm bảo lịch trình phải thực Quản lý chi phí dựánQuảnlý chi phí công việc ước tính chi phí nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, người, chi phí hỗ trợ khác Một chi phí ước tính, ngân sách dựán xác định kiểm soát cho dựán nằm phạm vi ngân sách phù hợp tiến độ Quảnlý chất lượng dựán Dưới áp lực tiến độ ngân sách ràng buộc, chất lượng dựán bị bỏ qua Một dựán hoàn thành thời gian tác dụng kết chúng không sử dụng Quản trị chất lượng bao gồm việc lên kế hoạch nhằm đạt yêu cầu chất lượng, quảnlý chất lượng cách tiến hành bước để xác định xem kết đạt có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không Quảnlý nhân dựán Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí thứ làm cho nội dung quảnlý nhân dựán thường bị bỏ quên Quảnlý nhân bao gồm công việc: Xác định cần cho công việc; Xác định vai trò, quyền hạn trách nhiệm; Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên; Tìm kiếm nhân phù hợp quảnlý họ Nguyễn Tấn Bình Quảnlý thông tin dựánQuảnlý thông tin, trao đổi quảnlýdựán bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành truyền đạt thông tin liên quan đến nhu cầu tất nhà tài trợ dựán chủ dựán Những thông tin tình trạng thực dự án, kết đạt được, yếu tố ảnh hưởng đến nhà tài trợ khác hay dựán khác Quảnlý rủi ro dựánQuản trị rủi ro quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro đối phó với rủi ro dựán Nó bao gồm việc tối đa hóa khả kết kiện thuận lợi tối thiểu hóa khả ảnh hưởng biến cố gây bất lợi cho mục tiêu dựán Đây lĩnh vực đặc biệt quan trọng quảnlýdựán mà bị nhà quảnlýdựán “non nghề” lãng quên Quảnlý cung ứng dựán Cung ứng hàng hóa dịch vụ cần thiết cho dựán công việc hậu cần dựánQuảnlý cung ứng bao gồm công việc: đưa định cần cung ứng gì, sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quảnlý hợp đồng lý kết thúc hợp đồng TÓM TẮT Những nội dung cốt yếu: Dựán nỗ lực có thời hạn nhằm hoàn thành sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cụ thể hay đạt kết độc Dựán hiểu quy trình cho giải pháp Quảnlýdựán việc áp dụng kiến thức, kỹ công cụ kỹ thuật vào công việc dựán nhằm đạt mục tiêu yêu cầu Quảnlýdựán tiến hành qua giai đoạn: (i) bắt đầu, (ii) lên kế hoạch, (iii) kiểm soát điều hành (iv) kết thúc dựán Mọi dựán gắn liền với: (i) kết thực hiện, (ii) tiến độ, (iii) chi phí (iv) quy mô yêu cầu Do cần đưa giá trị yếu tố trên, nhóm dựán phải xác định yếu tố lại Tổng quát khung kiến thức quảnlýdựán gồm lĩnh vực: (i) quảnlý nối kết dự án, (ii) quảnlý quy mô dự án, (iii) quảnlý tiến độ thời gian dự án, (iv) quản lý chi phí dự án, (v) quảnlý chất lượng dự án, (vi) quản Nguyễn Tấn Bình lý nhân dự án, (vii) quảnlý thông tin dự án, (viii) quảnlý rủi ro dự án, (ix) quảnlý cung ứng dựán Nguyễn Tấn Bình ... sát thực chúng chứa đựng nhiều khiếm khuyết họ hoàn toàn không đủ kiện ban đầu, dẫn đến định chủ quan áp đặt Project Management Body of Knowledge – PMBOK Nguyễn Tấn Bình Một người, kể lãnh đạo... thủ tục phải thay đổi quy mô dự án Quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian không nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian riêng Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa lịch trình cụ thể phải... công việc thời gian định, với ngân sách ấn định, quy mô yêu cầu, phải đáp ứng tiêu chuẩn kết Nói cách khác phải đáp ứng đầy đủ yếu tố dự án Nhưng thật không may, điều Mối quan hệ yếu tố biểu