Hoạt động giao nhận VINALINESLOGISTICS

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ - BỘ MÔN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH Tên Đề tài: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐỖ NHƯ QUỲNH SINH VIÊN LỚP MÃ SINH VIÊN : NGUYỄN NGỌC TÚ : LQC54 – ĐH2 : 55246 Hải Phòng, năm 2015 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 1.1-Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1-Quá trình hình thành 1.1.2-Thông tin chung 1.1.3-Quá trình phát triển công ty 1.2-Cơ cấu tổ chức máy hành nhân công ty 1.2.1-Hội đồng quản trị 1.2.2-Ban kiểm soát .8 1.2.3-Ban Giám đốc CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM – CHI NHÁNH TẠI HẢI PHÒNG 10 1.1- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam –Chi nhánh Hải Phòng 10 1.1.1-Sơ đồ bước thực 10 1.1.2-Trình tự thực .10 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ QUAN ĐIỂM GIẢI PHÁP VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 19 3.1-Ưu điểm 19 3.2-Nhược điểm 20 3.3-Đề xuất ý kiến cá nhân 21 KẾT LUẬN 23 LỜI MỞ ĐẦU Hiện ngành Logistics Việt Nam có khoảng 2000 công ty với tốc độ phát triển nhanh Tuy nhiên, quy mô hoạt đa số công ty nhỏ lẻ, chủ yếu đóng vai trò vệ tinh cung cấp dịch vụ cho công ty nước Bên cạnh đó, quy mổ nhỏ lẻ nên có tượng cạnh tranh không lành mạnh, cạnh tranh giá – đua làm giá lại không trọng việc nâng cao chất lượng dịch vụ Trong lộ trình gia nhập WTO Việt Nam, cam kết phải mở cửa 100% cho công ty nước vào khai thác dịch vụ Đây thách thức lớn cho công ty giao nhận nước Nhận thức tầm quan trọng việc phát triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa, kết hợp với chuyến thực tế Công ty cổ phần Container Việt Nam (VICONSHIP) Hải Phòng Tôi cố gắng tìm hiểu thêm số công ty khác có hoạt động Logistics Và số lựa chọn cho công ty điển hình thực tốt “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng” Và tên đề tài cho Báo cáo thực tập sở ngành lần Các nội dung báo cáo để trình bày ngắn gọn Công ty cổ phần Vinalines Logistics thể kiến thức tế mà đạt thông qua chuyến Báo cáo gồm ba phần: Phần mở số thông tin công ty Phần đề cập đến số hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển công ty Phần cuối số quan điểm ý kiến đề xuất Sau chuyến thực tế giúp đạt mục đích hoàn thiện kiến thức kỹ làm việc nêu trên, điều có ý nghĩa to lớn trình học tập làm việc sau Xin gửi lời cảm ơn tới cán công nhân viên công ty Nhà trường thầy cô tạo điều kiện cho có chuyến thực tế bổ ích, mong thầy cô bạn đóng góp thêm ý kiến để Báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 1.1 – Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1-Quá trình hình thành Công ty Cổ phần Vinalines Logistics thành lập ngày 10 tháng năm 2007 với giấy phép kinh doanh Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Vốn điều lệ 142.121.300.000 đồng Các cổ đông bao gồm Vinalines, cảng Hải Phòng, cảng Sài Gòn, VOSA, Vận tải biển hàng không Quốc tế, Gemartrans (Việt Nam), Viconship Sài Gòn, VIDAMECO, Tổng công ty Hải Việt, cán Vinalines Cục Hàng hải Việt Nam, cổ đông, cá nhân khác Dựa đặc điểm công ty hỗ trợ cho vận tải biển khai thác cảng có tỷ lệ lợi nhuận cao vốn ban đầu, nên việc phát triển dịch vụ hàng hải chiến lược trung tâm Vinalines Do đó, thành lập Công ty Cổ phần Vinalines Logistics cần thiết để tạo mạng lưới cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu, mang lại nhiều đối tác lớn công ty Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan Trung Quốc việc đặt bước vào thị trường phát triển Nhật Bản, Mỹ, Châu Âu Nhờ lợi công ty Vinalines, Vinalines Logistics có quy mô đại, có khả cạnh tranh với công ty nước để đạt thị phần nước bước mở rộng thị trường hoạt động khu vực toàn giới *Một số kiện quan trọng phát triển Vinalines Logistics: _2008 Dự án Lào Cai ICD khởi công xây dựng _2012 Công ty TNHH Vinalines Honda Logistics Việt Nam thành lập +Lào Cai ICD bắt đầu đưa vào hoạt động lĩnh vực vận chuyển đường sắt, gửi hàng, giao hàng, tờ khai hải quan, kho bãi v.v _27 tháng 12 năm 2012 kho ngoại quan Hải Phòng thành lập _2013 Các đại lý ủy thác hình thành sân bay quốc tế Nội Bài, Cao Bằng Lạng Sơn Sau bảy năm hoạt động kinh doanh logistics, vai trò quan trọng Vinalines Logistics lĩnh vực ghi nhận Công ty xây dựng rộng mạng lưới với nút thị trường quan trọng Việt Nam, ví dụ: Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh cửa giao dịch Lào Cai, Móng Cái, Lạng Sơn Nội Bài Đây điều cần thiết đáng kể việc khám phá mở rộng kinh doanh thị trường quốc tế Trung Quốc, Nhật Bản, Lào, Campuchia v.v 1.1.2-Thông tin chung _Tên tiếng Việt công ty: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam _Tên tiếng Anh công ty: Vinalines Logistics Joint Stock Company 5 _Tên viết tắt Công ty: Vinalines Logistics, JSC Để biết thêm chi tiết, trụ sở công ty đặt tầng toàn nhà Ocean Park, số Đào Duy Anh, quận Đống Đa, Hà Nội Ngoài ra, Công ty có bốn chi nhánh Hải Phòng, Quảng Ninh, Lào Cai thành phố Hồ Chí Minh, văn phòng đại diện thành phố Móng Cái tỉnh Quảng Ninh công ty liên doanh với Honda logistics *Vinalines Logistics - Chi nhánh Hải Phòng: -Địa chỉ: Số 142 đường Trần Hưng Đạo, Quận Hải An, TP Hải Phòng -Tel: 0313.796559 -Fax: 0313.796557 -Email: hpg@vinalineslogistics.com.vn Mặt khác, công ty trọng đến việc nâng cao chất lượng sở hạ tầng phương tiện cần thiết cho hoạt động kinh doanh Hiện nay, công ty sở hữu cảng ICD tỉnh Lào Cai cộng với kho CFS Hải Phòng Các dịch vụ cung cấp bao gồm hậu cần, kho bãi, Trung tâm phân phối, vận tải quốc tế v.v… 1.1.3-Quá trình phát triển công ty Chính thức công ty Vinalines, đà phát triển mạnh mẽ, Vinalines Logistics Việt Nam công ty hoạt động lĩnh vực Logistics, hỗ trợ hoạt động vận tải biển cảng biển hàng đầu Việt Nam Kể từ thành lập năm 2007, Công ty cung cấp dịch vụ tốt để đáp ứng nhu cầu khác khách hàng với chiều sâu kiến thức, kinh nghiệm, người linh hoạt, đặc biệt khả truy cập có thị trường toàn giới Bên cạnh nguồn nhân lực, sở vật chất cải tiến đại hóa Công ty làm thỏa mãn khách hàng với dịch vụ tốt nhất, người gửi hàng, nhận hàng, nhà đầu tư đối tác biết đến doanh nghiệp Logistics đáng tin cậy có uy tín nhiều năm qua Với đội ngũ nhân viên nhà quản lý đào tạo chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động Vinalines Logistics ngày phát triển, nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh như: _Dịch vụ Logistics; _Bốc xếp hàng hóa; _Lưu giữ hàng hóa kho ngoại quan, kho đông lạnh kho khác; _Giao nhận hàng hóa nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu; _Dịch vụ khai thuê hải quan; _Dịch vụ đại lý tàu biển; _Dịch vụ đại lý vận tải đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không; _Dịch vụ đại lý Container; _Dịch vụ môi giới hàng hải; _Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa; _Vận tải đa phương thức; _Cho thuê phương tiện, thiết bị xếp dỡ, bảo quản vận chuyển hàng hóa; _Kinh doanh xuất nhập hàng hóa, môi giới thương mại, đại lý mua bán; _Dịch vụ tư vấn vận tải, giao nhận, lưu kho dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa; _Dịch vụ ủy thác nhận ủy thác đầu tư; Trong năm gần đây, công ty trọng mở rộng mạng lưới hoạt động, đặc biệt Cao Bằng Lạng Sơn để thực nhiều yêu cầu khách hàng tốt Ngoài ra, Vinalines Logistics đạt dịch vụ chuyên nghiệp, mang lại tin tưởng từ khách hàng Do đó, việc khách hàng tin dùng, sử dụng lại dịch vụ mình, công ty tiếp tục thu hút nhà đầu tư, khách hàng có tiềm Hơn nữa, vào tháng năm 2013, Vinalines Logistics tham gia WCA, qua hội tuyệt vời để phát triển Logistics quốc tế đại lý cho số hãng tàu Việt Nam Hiện nay, Vinalines Logistics có phận quan vận chuyển hàng hóa Hải Phòng xử lý chi nhánh Emkay Lines, Sea Hawk Lines Burn Asia Lines thông qua thiết bị đầu cuối Hải Phòng 8 1.2-Cơ cấu tổ chức máy hành nhân công ty Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Các công ty Pooling Ban Giám đốc Các chi nhánh & Văn phòng đại diện Các Phòng Ban Vinalines Đông Bắc VNLL Hải Phòng Phòng Kế toán & Tài Vinalines Honda Logistics VNLL Quảng Ninh Ban Quản trị VNLL Hồ Chính Minh Phòng Kinh doanh VNLL ICD Lào Cai Phòng Thương mại Văn phòng đại diện Móng Cái Phòng Kế hoạch & Đầu tư Marketing Xét nguồn nhân lực, Vinalines Logistics có 145 nhân viên tập trung vào việc đào tạo, cải thiện trình độ chuyên môn cho cán công nhân viên, vị trí nòng cốt việc đối phó với Logistics *Tên số cán công nhân viên chính: 1.2.1-Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bao gồm sáu người, chủ tịch năm thành viên: _Chủ tịch: Ông Mai Lê Lợi _Thành viên: Ông Phạm Tiến Dũng Bà Nguyễn Thị Thanh Hà Ông Trương Văn Thái Ông Hoàng Hoa Phong Ông Lương Đình Minh 1.2.2-Ban kiểm soát Ban kiểm soát gồm có ba người với trưởng hai thành viên: _Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Hiền _Thành viên: Bà Vũ Thị Thanh Duyên Ông Lê Quang Đức 1.2.3-Ban Giám đốc Ban gồm có Tổng Giám đốc ba Phó Tổng Giám đốc thông tin sau: _Tổng Giám đốc: Mai Lê Lợi _Phó Tổng Giám đốc: Nguyễn Việt Anh Phạm Bá Ngân Phạm Thanh Giang Cơ cấu tổ chức Vinalines Logistics nhìn thấy từ sơ đồ Đứng đầu Đại hội đồng cổ đông Đây vị trí cao công ty có quyền biểu Họ thường tổ chức họp thường niên để định vấn đề thông qua quy định pháp luật quy định công ty Họ có quyền bỏ phiếu cho thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc thông báo cho thành viên họ hoạt động trước tương lai Đại hội đồng cổ 10 đông theo sau Hội đồng quản trị (HĐQT) Họ bình chọn hội đồng cổ đông Giữ vị trí cao quản lý công ty, họ có quyền định vấn đề liên quan đến lợi ích công ty Vai trò HĐQT định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh hàng năm, đạo giám sát hoạt động thông qua Ban điều hành công ty Ngoài ra, Ban giám sát nhóm cá nhân lựa chọn cổ đông công ty để kiểm tra hoạt động tài chính, giám sát việc chấp hành kế toán, báo cáo tài quy định công ty Đứng vị trí thứ ba ban giám đốc HĐQT bổ nhiệm với chức quản lý hoạt động kinh doanh theo chiến lược định Dưới ban giám đốc chi nhánh, đơn vị trực thuộc (gồm có Vinalines Logistics Hồ Chí Minh, Vinalines Logistics Quảng Ninh, Vinalines Logistics Hải Phòng, Vinalines Logistics ICD Lào Cai văn phòng đại diện Móng Cái) Họ chủ động thực hoạt động kinh doanh bổ nhiệm Hội đồng quản lý quy định pháp luật Các chi nhánh người trực tiếp chạy quản lý xe container Vinalines Logistics Họ cần phải giúp Tổng giám đốc để tìm cách để mở hoạt động tốt tương lai Một nhiệm vụ cần thiết điều hành xe container cần thường xuyên bảo trì, cải tạo, sửa chữa cho loại phương tiện Chi nhánh Hải Phòng quan kinh doanh công ty Hiện nay, đơn vị xử lý hai hoạt động kinh doanh Vận tải cung cấp dịch vụ môi giới hải quan cho nhà sản xuất cho khách hàng Mặt khác, gần họ bắt đầu làm việc đại lý cho hãng tàu CCL Ngoài ra, số phòng ban chịu trách nhiệm phân phối để phát triển hoạt động công ty như: Kế toán tài chính, quản trị, kinh doanh, thương mại, kế hoạch đầu tư, Marketing… Mỗi phòng ban mang chức riêng, khác nhau, tất hoạt động theo mục tiêu cấp đề để mang lại hiệu cao cho công ty 11 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM – CHI NHÁNH TẠI HẢI PHÒNG 1.2- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam –Chi nhánh Hải Phòng 1.1.1-Sơ đồ bước thực Nhận Nhận yêu yêu cầu cầu từ từ khách khách hàng hàng Nhận Nhận và kiểm kiểm 1 tra tra bộ chứng chứng từ từ Nhận Nhận hàng hàng tại Lấy Lấy và kiểm kiểm 2 tra tra lệnh lệnh giao giao hàng hàng 3 Khai Khai báo báo hải hải quan quan 4 cảng cảng biển biển và giao giao cho cho 5 Quyết Quyết toán toán và lưu lưu hồ hồ sơ sơ khách khách hàng hàng 1.1.2-Trình tự thực 1.1.2.1-Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu khách hàng, với nhiệm vụ thay mặt khách hàng (ở người nhận) làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn giao cho khách hàng đến địa điểm mà khách hàng ghi rõ hợp đồng kinh tế Sau bắt đầu tiến hành xem xét báo giá, hai bên thỏa thuận ký hợp đồng giao nhận Tuy nhiên, khách hàng quen thuộc, hợp tác nhiều lần thỏa thuận, công ty 12 Vinalines Logistics tiến hành việc giao nhận lô hàng nhập tinh thần tin cậy lẫn mà không cần phải ký kết hợp đồng giao nhận 1.1.2.2-Nhận kiểm tra chứng từ Sau đó, khách hàng cung cấp cho công ty Vinalines Logistics hồ sơ gồm: Vận đơn đường biển (1 gốc); Phiếu đóng gói (1 gốc); Hóa đơn thương mại (1 gốc); Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (1 gốc); Hợp đồng (1 chính)… Thông thường, chứng từ gửi đến công ty Vinalines Logistics công ty khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hay tu chỉnh xảy sai sót Tuy nhiên, để thể tính chuyên nghiệp, cẩn trọng trình làm việc, để việc giao nhận sau tiến hành cách nhanh chóng thuận lợi, nhân viên phụ trách lô hàng kiểm tra lại nội dung quan trọng chứng từ tên người gửi, tên người nhận, tên tàu ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết hàng hóa… trước lên tờ khai làm thủ tục Nếu trình kiểm tra nhân viên thấy có sai sót, nhầm lẫn, báo cho phía khách hàng để chỉnh sửa lại cho phù hợp Ngoài ra, dựa vào kinh nghiệm làm việc trình độ chuyên môn mình, ban lãnh đạo công ty tư vấn cho khách hàng sửa chữa giúp khách hàng số chứng từ bị sai đồng ý công ty khách hàng 1.1.2.3-Lấy kiểm tra lệch giao hàng Tiếp đó, công ty nhận “Giấy báo hàng đến” hay “Thông báo hàng đến” công ty khách hàng gửi sang Nhân viên giao nhận kiểm tra xem có phải lô hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không Có giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận đổi Lệnh giao hàng (Delivery order – D/O) cầm vận đơn gốc (B/L) vận đơn “Surrender” giấy giưới thiệu chứng minh thư (không bắt buộc) đến văn phòng đại diện hãng tàu Tại văn phòng đại diện, nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên 13 vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý đến tên mã số thuế doanh nghiệp hóa đơn công ty Vinalines Logistics khách hàng, tùy theo thỏa thuận khách hàng với công ty Vinalines Logistics), nhận lệnh giao hàng biên lai Thông thường, ban lãnh đạo công ty Vinalines Logistics nhắc nhở nhân viên cần xem xét cẩn thận, đối chiếu theo vận đơn sai sót điều chỉnh hãng tàu Công ty dặc biệt lưu ý nhân viên giao nhận thời hạn hiệu lực Lệnh giao hàng việc lưu kho, lưu bãi, lưu Container để xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí không cần thiết 1.1.2.4-Khai báo hải quan Tiếp đến, nhân viên phận chứng từ tiến hành khai báo Hải quan điện tử Sau quy trình khai báo Hải quan điện tử: Bước 1: Lập tờ khai Hải quan điện tử: Nhân viên chứng từ dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử “ECUSKD”, đăng nhập tài khoản công ty khách hàng cung cấp để truyền liệu lên quan Hải quan Ngoài việc khai đầy đủ thông tin tờ khai, bắt buộc nhân viên chứng từ phải khai thêm chứng từ kèm theo như: Vận đơn đường biển, Phiếu đóng gói, Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Giấy chúng nhận xuất xứ hàng hóa… Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử: Thực gửi khai báo điện tử Khi có số tiếp nhận Hệ thống Hải quan trả xem xong bước gửi tờ khai điện tử 14 Bước 3: Nhận kết khai báo tờ khai điện tử: Sau thời gian định, nhân viên chứng từ nhận kết phản hồi cán Hải quan Căn kết phản hồi này, nhân viên chứng từ tiếp tục thực theo hướng dẫn - Trường hợp nhận phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung khai báo nhân viên công ty Vinalines Logistics cần kiểm tra lại thông tin nhập vào máy Sai sót phát sinh trình nhập liệu vào máy, nhập sai số liệu thiếu số mục (bộ chứng từ kiểm tra trước nên sai sót) Sau điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận - Trường hợp quan Hải quan yêu cầu scan chứng từ kèm theo nhân viên chứng từ scan đính kèm vào tờ khai gửi lại tờ khai - Trường hợp khai báo thành công, nhân viên chứng từ nhận cấp số tờ khai Bước 4: Kiểm tra xử lý tờ khai: Sau có số tờ khai, nhân viên tiếp tục chờ kết phân luồng tờ khai Thủ tục Hải quan điện tử phân thành luồng chính: Xanh, vàng, đỏ Tiếp đến nhân viên chứng từ in hai tờ khai điện tử, liên hệ với khách hàng để xin chữ ký dấu mộc công ty khách hàng, kèm với chứng từ cần thiết (nếu luồng vàng đỏ) đem đến quan Hải quan để ký thông quan hàng hóa Nếu tờ khai phân luồng đỏ: hàng hóa phải kiểm tra thực tế 15 Quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa: - Nhân viên giao nhận xem phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa - Nhân viên giao nhận Hải quan giám sát bãi Hải quan kho để đối chiếu Lệnh, đóng dấu: “đã đối chiếu” kèm theo ngà tháng năm Lệnh giao hàng - Tiếp tục, nhân viên giao nhận cần tìm xem lô hàng nhập đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa + Nếu hàng nguyên Container, nhân viện giao nhận bãi container, tìm vị trí container, cao đất mà mở nắp nhân viên giao nhận tới phòng điều hành, trình Lệnh giao hàng, yêu cầu hạ container xuống, đồng thời yêu cầu “cắt seal” + Nếu hàng lẻ nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho trình Lệnh yêu cầu cho biết vị trí hàng để kiểm hóa - Sau biết vị trí lô hàng cần kiểm tra, nhân viên giao nhận liên lạc dẫn kiểm hóa viên (gồm hai người) tới vị trí lô hàng để tiến hành kiểm tra hàng Nếu hàng nguyên container nhân viên giao nhận phải tìm đội cắt seal, trình D/O có đóng dấu chữ: “cắt seal”, yêu cầu cắt seal, mở container để tiến hành kiểm hóa viên kiểm tra hàng Sau container mở, kiểm hóa viên bắt đầu kiểm tra hàng - Kiểm hóa viên điền kết vào tờ khai, hai kiểm hóa viên ký tên, đóng dấu họ tên phần kết kiểm tra - Cuối cùng, nhân viên giao nhận bấm seal lại Trường hợp phải kiểm tra thực tế hàng hóa cán kiểm hóa ký thông quan cho lô hàng 16 Đến lô hàng nhập thông quan nhân viên giao nhận công ty tiếp tục chuẩn bị nhận hàng cảng biển 1.1.2.5-Nhận hàng cảng biển giao cho khách hàng Nếu hàng nguyên container: Bước 1: Nhân viên giao nhận liên hệ với tài xế xe điều xe bãi container Nếu công ty chưa có xe công ty khách hàng phải thuê xe tới để vận chuyển Bước 2: Tới đại lý hãng tàu xin lấy nguyên container rút ruột bãi Nhân viên giao nhận vào đại lý hãng tàu trình Lệnh giao hàng, yêu cầu lấy nguyên container rút ruột bãi (đã thỏa thuận với khách hàng từ trước đó) Thông thường công ty Vinalines Logistics xin lấy nguyên container đem kho khách hàng để tránh thất thoát, hư hỏng hàng hóa trình rút ruột Tuy nhiên, số khách hàng có kho nhỏ, đường hạn chế họ buộc phải nhờ tới công ty để rút ruột bãi nhằm thuận tiện việc chuyên chở Nhân viên giao nhận đóng tiền cược container lấy biên lai cược tiền với Lệnh giao hàng có đóng dấu “Lấy nguyên container” “Rút ruột bãi” Bước 3: Vào phòng thương vụ đóng tiền lấy hóa đơn: Nhân viên giao nhận vào phòng Thương vụ đóng tiền nhận hóa đơn, lúc mã số thuế tên doanh nghiệp hóa đơn công ty giao nhận Nếu đem container trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container (EIR), phiếu EIR tương ứng với container 17 Bước 4: Vào phòng điều độ liên hệ đội xe nâng tiến hành bốc hàng lên xe: Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà phòng Thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân Nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng đề cập phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trưởng điều xe nâng ra, nhân viên giao nhận dẫn xe nâng bãi để tiến hành bốc container đem rút ruột bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe Bước 5: Biên nhận trả container sau rút ruột (nếu rút ruột bãi): Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container Thương vụ thu hay không thu, Thương vụ có thu rút ruột bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trưởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngược lại phải xác nhận container sạch, tất nhiên lúc container bẩn nhân viên giao nhận phải tiến hành vệ sinh cho Nếu đem container khồn cần bước Bước 6: Thanh lý hàng hóa hải quan cổng: Khi đem container về, nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, Lệnh giao hàng Hải quan cổng làm thủ tục lý hàng, sau Hải quan cổng đóng dấu lên phiếu giao nhận container trả lại cho nhân viên giao nhận, gửi cho lái xe để chủ xe trình cho Hải quan cổng lúc cổng Nếu rút ruột bãi nhân viên giao nhận vào phòng điều độ Thương vụ (tùy cảng hay ICD) trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho Phiếu cổng (Phiếu giao nhận hàng rời – phiếu thể số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng), thủ tục lý giống lúc đem container Bước 7: Giao hàng cho người nhận: Cho xe giao hàng tới địa điểm giao hàng mà người nhận yêu cầu Sau đo, nhân viên giao hàng tiến hành lập biên bàn giao hàng với người nhận Biên gồm hai có nội dung giống bên giữ 18 Bước 8: Trả vỏ container rỗng, lấy lại tiền cược: Trường hợp đem contianer sau dỡ hàng địa điểm giao hàng, nhân viên giao hàng cho xe chở container rỗng lại công ty, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nới trả container, giữu lại mẫu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng cấp lại phiếu thể tình trạng container, ví dụ container sạch, tốt, không hư hỏng v.v… Nhân viên giao nhận cầm phiếu với giấy cược container qua đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược Nếu hàng lẻ (LCL): Bước 1: Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS: Là xe công ty, công ty có đội xe chuyên chở riêng Bước 2: Vào phòng Thương vụ yêu cầu giao hàng CFS: Nhân viên giao nhận tới phòng Thương vụ trình Lệnh giao nhận, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng Thương vụ cho phiếu xuất kho, có cảng Thương vụ đóng dấu lên Lệnh: “Đề nghị giao hàng CFS” Bước 3: Vào kho CFS liên hệ thủ kho lấy hàng bốc hàng lên xe nâng: Sau nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS trình cho thủ kho Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ lại bản, hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại Bước 4+5: Thanh lý hàng hóa Hải quan cổng giao cho người nhận: Tương tự nhận nguyên container 19 1.1.2.6-Quyết toán lưu hồ sơ: Sau hoàn thành thủ tục thông quan chuyển hàng kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận trao trả lại cho khách hàng công ty lưu lại Đồng thời kèm theo Giấy báo nợ (Debit note), gồm: Các khoản phí mà công ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, phí phát sinh… sau giám đốc ký tên đóng dấu vào Giấy báo nợ Người giao nhận đem toàn chứng từ Giấy báo nợ toán với khách hàng 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ QUAN ĐIỂM GIẢI PHÁP VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 3.1-Ưu điểm Ban lãnh đạo công ty quan tâm tới nhân viên, hòa nhã, thân thiện, có chế độ thưởng phạt hợp lý, khuyến khích tinh thần làm việc tự giác, lợi ích chung tạo cho công ty khối thống vững mạnh Đồng thời thiết bị máy móc thường xuyên bảo dưỡng thay mới, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên Cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ, hợp lý góp phần quan trọng hoạt động kinh doanh công ty Mỗi phòng thực quy trình riêng, chuyển giao cho phòng khác, điều đảm bảo công việc công ty thực cách liên tục, quán hiệu Đội ngũ nhân viên trẻ trung, động, có trình độ nghiệp vụ cao, có khả nắm bắt cập nhật thay đổi quy định pháp luật chế tài có liên quan đến hoạt động kinh doanh công ty Đây yếu tố làm nên thành công công ty Luôn nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng ưu điểm mà công ty làm Đó công ty có hệ thống phần mềm chuyên dụng xuyên suốt trình làm thủ tục xuất nhập, đồng thời nhờ có mạng lướt internet tốc độ cao nên việc xử lý thông tin liên lạc đại lý, khách hàng văn phòng chi nhánh khác thuận tiện nhanh chóng Như vậy, tất thông tin gửi nhanh chóng vòng vài phút nhờ mail, yahoo, facebook… Điều tiện lợi, đặc biệt khách hàng cần phải thay đổi số loại thông tin ghi biên lai số chứng tờ, giấy tờ có liên quan Ngoài ra, việc đàm phán trình xuất thực trực tuyến, tiết kiệm lượng lớn tiền, thời gian nỗ lực người 21 Được thành lập năm, công ty cổ phần Vinalines Logistics doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận, logistics nhiều thương nhân, khách hàng, nhiều nhà đầu tư lớn biết đến với phục vụ tận tâm tận lực Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với đội xe hãng tàu mà nhờ chi phí tương đối ưu đãi tạo uy cạnh tranh với công ty khác nước nước 3.2-Nhược điểm Nhìn chung, sở vật chất trang thiết bị công ty đại, tiện nghi, song phương tiện vận tải, bốc dỡ hạn chế Khi có số lượng đơn hàng lớn công ty đủ điều điện đáp ứng hết tất quy trình giao nhận hoàn hảo, thêm chút thời gian, chi phí cho việc chờ đợt làm thủ tục, bốc dỡ điều động đọi xe để vận chuyển hàng Điều cản trở lớn tới trình giao hàng cho khách hàng giảm tính cạnh tranh với công ty khác Việc phụ thuộc vào tính thời vụ không đặc thù dịch vụ giao nhận vận tải biển mà coi tồn cần khắc phục Tính thời vụ thể vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận lớn, làm không hết việc, số lượng công nhân viên khổng thể đủ để đáp ứng kịp thời thủ tục nên tránh khỏi việc nhiều lô hàng bị giao nhận trễ so với dự kiến làm ảnh hưởng tới uy tín công ty Nhưng cho đên mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, nên khối lượng hàng giao nhận Tính thời vụ khiến cho hoạt động công ty bất ổn định, kết kinh doanh hàng tháng không đồng Điều làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm thu nhập công nhân viên công ty Hệ thống bảo mật công ty nhược điểm quan trọng Các hệ thống phần mềm phận không đúng, có nghĩa tất liệu đơn giản lưu máy tính gửi cho bên liên quan Sau đó, 22 dễ dàng truy cập vào liệu sử dụng máy tính Đối với trường hợp có sửa đổi biên lai, chứng từ, chứng để tìm người làm Vì vậy, vấn đề xảy ra, cách để tìm bắt người chịu trách nhiệm Ngoài ra, số liệu, có tài liệu quan trọng bí mật kinh doanh công ty, biên lai, chứng từ cần xếp theo thứ tự Do đó, trường hợp nghiêm trọng người truy cập vào tài liệu thay đổi thông tin 3.3-Đề xuất ý kiến cá nhân *Kế hoạch tuyển dụng đội ngũ nhân viên Sau gần năm hoạt động, công ty, đặc biệt đại lý tàu biển phận cần phải có kế hoạch rõ ràng cho phát triển họ tương lai Chẳng hạn, làm việc với quy mô lớn vạch kế hoạch cho hàng tháng, hàng năm, có hàng hóa họ nhằm mục đích để xử lý năm Kế hoạch cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng cách nhân viên họ nên, cần phải làm để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công ty đặt Cá nhân, nghĩ phần cần phải có đội ngũ nhân viên tách phụ trách nhiệm vụ tài thu tiền, làm cho tài toán, báo cáo hàng tháng Hơn nữa, họ cần phải thuê thêm người để xử lý thủ tục nhập khẩu, kể từ hai thủ tục xuất, nhập tách khác biệt với Công ty cần nghiêm túc, khách quan để lựa chọn cho nhân viên trẻ, tài nhiệt tình Bên cạnh công ty nên xếp cho nhân viên xen kẽ bên cạnh nhân viên có nhiều kinh nghiệm làm việc lâu công ty để lớp nhân viên trẻ có điều kiện “vừa học vừa làm”, nâng cao khả hiểu biết thực tế, đồng thời tiết kiệm thời gian chi phí đào tạo cho công ty Sử dụng nguồn nhân lực theo sách “đúng người việc”, xây dựng chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm điều tiết, khích lệ tinh thần làm việc cán công nhân viên 23 *Nâng cao sở vật chất công nghệ Căn vào quan sát cá nhân tôi, sở trang thiết bị trình thiếu, số loại công việc thực thủ công, ví dụ, phát hành, chuyển hóa đơn Để làm cho dòng chảy công việc trôi chảy tiết kiệm thời gian, tin công ty nên ý để cải thiện sở vật chất thiết bị khâu để có thêm nhiều nhiều nhiệm vụ hoàn thành cách tự động hóa Hơn nữa, đề cập trên, cần thiết cho phận có phần mềm làm việc tất nhiệm vụ đưa vào tài khoản riêng nhân viên Điều này, trước hết, giúp trưởng phận đáng kể quản lý công việc thành viên khác văn phòng Thứ hai, có vấn đề sai sót xảy ra, chứng cho thấy người làm thực *Hạn chế ảnh hưởng tính thời vụ Tính thời vụ hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ lượng hàng hóa xuất nhập Dù có lúc lượng hàng giảm sụt hàng, biết khai thác tốt, công ty ổn định nguồn hàng, tiến tới chủ động kinh doanh Theo tôi, muốn hạn chế ảnh hưởng tính thời vụ, công ty phải có tín nhiệm khách hàng, phải ký hợp đồng dài hạn với lượng hàng lớn Trong ngắn hạn công ty thực số giải pháp mùa hàng xuống giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng hay nâng cao chất lượng phục vụ với giá không đổi 24 KẾT LUẬN Rõ ràng, dịch vụ vận tải biển hàng hải góp phần đáng kể vào tăng trưởng kinh tế Việt Nam phát triển thành phố Hải Phòng Trong số nhiều công ty khác hoạt động kinh doanh lĩnh vực này, Vinalines Logistics xuất với tu cách công ty con, non trẻ phát triển sở công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Điều hệ áp dụng quy trình tổ chức việc tổ chức đào tạo nhân viên với chất lượng cao Từ nghiên cứu được, Vinalines Logistics xem công ty trẻ phát triển bảy năm qua Tuy nhiên, công ty quản lý để mở số đơn vị trực thuộc có thành tựu định Có vẻ dịch vụ giao nhận lĩnh vực kinh doanh công ty Mặc dù đưa vào hoạt động thời gian, đại lý tàu biển công ty thiếu kinh nghiệm hoạt động, phần khiến công ty phải đối mặt với số khó khăn nhân viên thiếu kinh nghiệm, thiếu cập nhật phần mềm làm việc sở vật chất Cá nhân tin nhược điểm khắc phục vượt qua khó khăn thử thách trước mắt, công ty trải nghiệm đột biến, bước ngoặt lớn hoạt động kinh doanh họ Chuyến thực tế thực mang lại lợi ích cho có hội để học hỏi, trau dồi thêm tảng kiến thức tình thực tế Tôi nhận thiếu cần phải cải thiện Ngoài ra, làm việc thực tế đòi hỏi phải có kỹ phù hợp kỹ máy tính kỹ giao tiếp Đây hội tuyệt vời cho thực hành nâng cao kỹ năng, chuẩn bị cho nghiệp tương lai Một lần nữa, Tôi xin chân thành cảm ơn! 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tổng công ty Hàng hải Việt Nam – Viet Nam National Shipping Lines (2013); website: www.vinalines.com.vn Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam - Vinalines Logistics Joint Stock Company (2014); website: www.vinalineslogistics.com.vn Vinalines Logistics - Chi nhánh Hải Phòng (2015); Email: hpg@vinalineslogistics.com.vn [...]... hỏng v.v… Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cũng với giấy cược container qua đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược Nếu là hàng lẻ (LCL): Bước 1: Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS: Là do chính xe của công ty, vì công ty có sẽ một đội xe chuyên chở riêng Bước 2: Vào phòng Thương vụ yêu cầu giao hàng CFS: Nhân viên giao nhận tới phòng Thương vụ trình Lệnh giao nhận, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng... phải xác nhận container sạch, tất nhiên nếu lúc này container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành vệ sinh cho sạch Nếu đem container về thì khồn cần bước này Bước 6: Thanh lý hàng hóa tại hải quan cổng: Khi đem container về, nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, Lệnh giao hàng ra Hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng, sau đó Hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container... viên giao nhận sẽ đóng tiền cược container và lấy biên lai cược tiền cùng với Lệnh giao hàng có đóng dấu “Lấy nguyên container” hoặc “Rút ruột tại bãi” Bước 3: Vào phòng thương vụ đóng tiền và lấy hóa đơn: Nhân viên giao nhận vào phòng Thương vụ đóng tiền và nhận hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty giao nhận Nếu đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận. .. container, lấy phiếu giao nhận container (EIR), một phiếu EIR tương ứng với một container 17 Bước 4: Vào phòng điều độ liên hệ đội xe nâng và tiến hành bốc hàng lên xe: Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà phòng Thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân Nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trưởng... viên giao nhận của công ty tiếp tục chuẩn bị nhận hàng tại cảng biển 1.1.2.5 -Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng Nếu là hàng nguyên container: Bước 1: Nhân viên giao nhận liên hệ với tài xế xe điều xe ra bãi container Nếu khi ấy công ty chưa có xe thì công ty khách hàng phải thuê xe tới để vận chuyển Bước 2: Tới đại lý hãng tàu xin lấy nguyên container hoặc rút ruột tại bãi Nhân viên giao nhận. .. viên giao nhận, rồi gửi cho lái xe để chủ xe trình cho Hải quan cổng lúc ra cổng Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc Thương vụ (tùy cảng hay ICD) trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho Phiếu ra cổng (Phiếu giao nhận hàng rời – trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng), các thủ tục thanh lý giống như lúc đem container về Bước 7: Giao hàng cho người nhận: ... Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa - Nhân viên giao nhận ra Hải quan giám sát bãi hoặc Hải quan kho để đối chiếu Lệnh, đóng dấu: “đã đối chiếu” kèm theo ngà tháng năm trên Lệnh giao hàng - Tiếp tục, nhân viên giao nhận cần tìm xem lô hàng nhập đang ở đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa + Nếu là hàng nguyên Container, nhân viện giao nhận ra bãi... tra tra bộ bộ chứng chứng từ từ Nhận Nhận hàng hàng tại tại Lấy Lấy và và kiểm kiểm 2 2 tra tra lệnh lệnh giao giao hàng hàng 3 3 Khai Khai báo báo hải hải quan quan 4 4 cảng cảng biển biển và và giao giao cho cho 5 5 Quyết Quyết toán toán và và lưu lưu hồ hồ sơ sơ khách khách hàng hàng 1.1.2-Trình tự thực hiện 1.1.2.1 -Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, với... hàng cho người nhận: Cho xe giao hàng tới địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu Sau đo, nhân viên giao hàng tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận Biên bản gồm hai bản có nội dung giống nhau và mỗi bên giữ một bản 18 Bước 8: Trả vỏ container rỗng, lấy lại tiền cược: Trường hợp đem contianer về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng, thì nhân viên giao hàng cho xe chở container...11 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM – CHI NHÁNH TẠI HẢI PHÒNG 1.2- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam –Chi nhánh tại Hải Phòng 1.1.1-Sơ đồ các bước thực hiện Nhận Nhận yêu yêu cầu cầu từ từ khách khách hàng hàng Nhận Nhận và và kiểm kiểm 1 1 tra ... viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, Lệnh giao hàng Hải quan cổng làm thủ tục lý hàng, sau Hải quan cổng đóng dấu lên phiếu giao nhận container trả lại cho nhân viên giao nhận, ... giao nhận vào phòng Thương vụ đóng tiền nhận hóa đơn, lúc mã số thuế tên doanh nghiệp hóa đơn công ty giao nhận Nếu đem container trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận. .. bước thực Nhận Nhận yêu yêu cầu cầu từ từ khách khách hàng hàng Nhận Nhận và kiểm kiểm 1 tra tra bộ chứng chứng từ từ Nhận Nhận hàng hàng tại Lấy Lấy và kiểm kiểm 2 tra tra lệnh lệnh giao giao hàng