Hoạt động quản lý kho bãi công ty Vijaco

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 : Một số phương tiện, thiết bị công ty Bảng 1.2: Bảng tổng hợp kết kinh doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ 1.1 Mô hình tổ chức SƠ ĐỒ 2.1 Dịch vụ Logistics SƠ ĐỒ 2.2 Hệ thống Thông tin 10 Sơ đồ 2.3 Hoạt động kho bãi: 13 SƠ ĐỒ 3.1 Quy trình hoạt động kho trước 22 LỜI MỞ ĐẦU Nằm kế hoạch chương trình đào tạo trường Đại học Hàng Hải Việt Nam, tập sở ngành hội lớn cho sinh viên năm thứ ba tiếp cận thực tế với môi trường làm việc ngành nghề học quan, xí nghiệp Quá trình thực tập sở ngành bước đầu giúp giới thiệu giúp sinh viên hình dung môi trường kinh doanh thực tế doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics, tự trau dồi rút kiến thức, kỹ cần thiết phục vụ cho nghề nghiệp; rèn khả viết báo cáo khoa học Từ sinh viên tích lũy rút kinh nghiệm quý báu cho nghề nghiệp sau Với xu hướng toàn cầu hóa kinh tế, Logistisc trở thành ngành có vai trò then chốt việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng nơi đâu Với vị trí vô quan trọng chuỗi cung ứng dịch vụ Logistics, kho bãi vận tải đóng góp phần không nhỏ tới doanh thu, lợi nhuận phát triển Logistics Không có kho hàng, vận tải hoạt động Logistics diễn có hiệu quả.Nhận thức tầm quan trọng việc phát triển dịch vụ kho bãi kiến thức tìm hiểu công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt, em định chọn đề tài cho báo cáo thực tập sở ngành là: “Quy trình quản lí kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO)” Báo cáo gồm ba chương: - Chương 1: Giới thiệu khái quát công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt - Chương 2: Quy trình quản lý kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt - Chương 3: Các giải pháp kiến nghị hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi Em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt, đến trường Đại học Hàng Hải Việt Nam hướng dẫn cô giáo Đỗ Như Quỳnh tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập sở ngành này.Báo cáo em nhiều thiếu sót, em mong nhận góp ý giúp đỡ từ cô CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO) 1.1Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1:Lịch sử thành lập công ty Công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO) Công ty liên doanh Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam đối tác Nhật Bản (Bao gồm công ty Kanematsu Cp., Suzue Corp., Meiko Trans Co Ltd., Kamigumi Co., ltd., Honda Trading Corp.) với số vốn điều lệ US$ 5.000.000 với lịch sử phát triển: - Năm 1994: Căn vào Hợp đồng & Điều lệ liên doanh ký ngày 9/8/1994 Công ty Container Việt Nam ( thay Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam) 05 Công ty Nhật Bản, văn pháp lý có liên quan để trình Ủy ban nhà nước Hợp tác đầu tư, Bộ Kế hoạch đầu tư cấp giấy phép đầu tư số 1099/GP ngày 31/12/1994 việc thành lập Công ty Vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO) - Năm 1997: Hội viên Phòng thương mại công nghiệp Việt Nam (VCCI) - Năm 2001: Ngày 22/10/2001, VIJACO thức hội viên – Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) - Năm 2002: Ngày 22/10/2002 tổ chức SGC cấp chứng ISO 9001:2000 - Năm 2003: Ngày 23/1/2003 Đại lý giao nhận Tổng Cty hàng không Việt Nam - Năm 2004: + Tại giấy phép điều chỉnh số 1099/ GPĐC ngày 14/1/2004 Bộ Kế hoạch đầu tư, VIJACO thành lập Chi Nhánh TP.HCM + Tại giấy phép điều chỉnh số 1099/ GPĐC ngày 13/2/20014 Bộ Kế hoạch đầu tư, VIJACO thành lập Văn phòng làm việc khu Công nghiệp Nomura Hải Phòng - Năm 2005: + Tại Quyết định số 1013/QĐUB ngày 12/4/2005 VIJACO thành lập Văn phòng đại diện tỉnh Quảng Ninh – Là 01 cổ đông phổ thông Cty cổ phần dịch vụ hàng hóa Nội Bài (NTSC) - Năm 2007: + Tại Quyết định số 96/QĐ-TCHQ ngày 30/5/2007 Tổng cục Hải quan, VIJACO xây dựng & triển khai dịch vụ kho Ngoại quan khu Công nghiệp Nomura Hải Phòng + Tại Quyết định số 2658/HQHP ngày 8/5/2007 Cục Hải quan Hải Phòng cấp giấy chứng nhận VIJACO đủ điều kiện hoạt động đại lý khai thuê Hải quan - Năm 2008: Căn vào Nghị định số 101/2006/NĐ-CP & Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, đại diện 02 bên góp vốn VIJACO ( gồm Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam & 05 Công ty Nhật Bản) tiến hành ký Hợp đồng Điều lệ sửa đổi ngày 9/6/2008, văn pháp lý có liên quan để trình quan có thẩm quyền Bộ Kế hoạch đầu tư UBND TP.Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đầu tư số 021022000111 ngày 4/7/2008 1.1.2:Thông tin công ty - Tên công ty : Công Ty Vận Tải Quốc Tế Nhật - Việt - Tên giao dịch quốc tế : Vietnam Janpan International Transport Co, Ltd - Tên viết tắt : VIJACO - Tên ngành trực thuộc: Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam - Mã số thuế: 0200114893 - Địa chỉ: Chùa Vẽ Đường Ngô Quyền, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An, Hải Phòng - Giấy phép kinh doanh: 021022000111- ngày cấp: 27/08/1998 - Ngày hoạt động : 16/02/1995 - Giám đốc: Nguyễn Bá Hiền - Điện thoại: (84.31)3765316 / 3765028 Fax: (84.31)3765130 - Chi nhánh: + Tại Hà Nội: Phòng 1102 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội + Tại TP.Hồ Chí Minh: Phòng 407 số 92 Nam Kỳ, Khởi Nghĩa, quận 1, TP Hồ Chí Minh - Dịch vụ kinh doanh: đại lý vận tải – giao nhận, đại lý khai hải quan, đại lý tàu biển container, kinh doanh kho, bãi containers, dịch vụ hàng hải khác - Email: vijaco@vijaco.com.vn - Website: vijaco.com.vn - Logo công ty : 1.2: Chính sách chất lượng, tiêu chí hoạt động, mô hình tổ chức 1.2.1: Chính sách chất lượng Bảng 1.1 : Một số phương tiện, thiết bị công ty STT Phương tiện vận tải Số lượng Thiết bị vận tải Số lượng Phương tiện khác Số lượng Xe tải Kamaz 28 Xe nâng tay Xe Nissan Patrol Mooc 42 15 Xe Camry Xe tải Nissan Container 20’ Container 40’ 25 Xe Toyota Xe nâng Xe nâng Xe cẩu 50 Xe tải Misubishi Xe tải Nisuzu Xe tải Woho 10 Xe nâng Kalmaz 45 (Nguồn: Phòng Vận tải nội địa) Với sở vật chất nêu trên, VIJACO sẵn sàng cung cấp dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng đại lý tàu biển, đại lý giao nhận hàng không – đường đường biển, vận chuyển hàng xuất nhập container hàng thông thường theo phương thức giao hàng đến tận kho, dịch vụ kho ngoại quan, kho hàng thông thường kho CFS, bãi container, đại lý khai hải quan, Đặc biệt, dịch vụ hàng dự án, hàng siêu trường – siêu trọng, VIJACO bố trí phương tiện – thiết bị vận chuyển chuyên dụng, giám sát trình vận chuyển lắp đặt từ xuất phát điểm tới tận chân công trình Để đáp ứng làm hài lòng khách hàng, 1.2.2:Tiêu chí hoạt động • • • • • Hợp tác – Chia sẻ với đối tác Chuyên nghiệp – Tín nhiệm Năng động – Sáng tạo Trung thực – Hợp pháp Trung thành - Cống hiến VIJACO yêu cầu cán - nhân viên phải tuân thủ chất lượng ISO 9001:2000 đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo tiêu chí QCDMS: Q – High Quanlity (Chất lượng cao), C – Reasonable Cost ( Chi phí hợp lí), D – Timely Delivery (Giao hàng giờ), M – Efficient Management (Quản lý hiệu quả), S – Operation Safely (An toàn tác nghiệp) 1.2.3: Mô hình tổ chức Tổng Giám đốc Phó Tồng Giám đốc Thư ký P Tài kế toán VPĐD Hà Nội P Nhân tổng hợp Chi nhánh TPHCM P Vận tải nội địa VPĐD Vĩnh Phúc P Kinh doanh VPĐD Quảng Ninh P Dự án II VPĐD Nội Bài VPĐD KCN P Dự án I Nomura Hải Phòng P Kho bãi P Kỹ thuật Vật tư SƠ ĐỒ 1.1 Mô hình tổ chức 1.3: Kết hoạt động kinh doanh công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt Bảng 1.2: Bảng tổng hợp kết kinh doanh (Đơn vị tính: VNĐ) ST T 10 11 12 13 Chi tiêu 2013 2014 Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 22,821,236,431 26,542,642 ,264 Doanh thu bán hàng cung cấp 22,821,236,431 26,542,642 dịch vụ ,264 Giá vốn hàng bán 13,387,030 14,311,117 Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch 9,434,025 12,231,524 vụ Doanh thu từ hoạt động tài 917,446 908,351 Tổng chi phí 55,689 75,404 Chi phí quản lí doanh nghiệp 3,109,898 3,181,287 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 7,216,841 9,931,268 Thu nhập khác 59,921 106,363 Lợi nhuận khác 29,143 56,279 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 7,245,984 9,987,547 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 1,811,496 2,496,886 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 5,434,488 7,490,660 (Nguồn: Phòng Tài – Kế toán) Tổng doanh thu công ty năm 2013 22,821,236,431 VNĐ, năm 2014 26,542,642,264 VNĐ, tăng thêm 3,721,405,833 VNĐ Doanh thu Công ty tăng cao chứng tỏ ban lãnh đạo công ty có sách hợp lý nhằm khai thác tối đa hiệu sử dụng phương tiện vận tải, không ngừng tìm hiểu, thăm dò thị trường nhằm đưa mức giá cạnh tranh để thu hút khách hàng Doanh thu hoạt động tài năm 2014 giảm so với năm 2013 chứng tỏ công ty giảm bớt tiền gửi ngân hàng nên tiền lãi giảm Lợi nhuận công ty tăng chứng tỏ hoạt động kinh doanh công ty tương đối tốt có hiệu 10 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT - VIỆT (VIJACO) 2.1 Những lý luận Logistics kho bãi 2.1.1 Tổng quan Logistics 2.1.1.1 Khái niệm Logistics Logistics mẻ Việt Nam song xuất lâu giới số thuật ngữ khó dịch nhất, bởi, nghĩa rộng Có nhiều khái niệm thuật ngữ mà em tìm hiểu được: - Theo Liên Hợp Quốc (Khóa đào tạo quốc tế vận tải đa phương thức quản lý logistics, Đại học Ngoại Thương, tháng 10/2002), Logistics hoạt động quản lý trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua khâu lưu kho, sản xuất sản phẩm tay người tiêu dùng theo yêu cầu khách hàng - Theo Hội đồng quản trị logistics (The council of Logistics Managerment), Logistics quản lý, kiểm soát nguồn lực trạng thái động tĩnh, phần chuỗi cung ứng bao gồm quy trình hoạch định, quản lý, thực kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian dòng chảy xuôi chiều ngược chiều từ điểm sản xuất tới điểm tiêu thụ cuối với mục tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng, quy trình bao hàm hoạt động đầu vào, đầu ra, bên bên doanh nghiệp - Cuốn “The handbook of Logistics and distribution management” (2000), nghệ thuật khoa học giúp quản trị kiểm soát dòng chảy hàng hóa, lượng, thông tin nguồn lực khác 2.1.1.2 Logistics dịch vụ Logistics - Theo Hội đồng chuyên gia quản trị chuỗi cung ứng đưa ra, logistics phận quản trị chuỗi cung ứng thực kế hoạch kiểm soát tính hiệu kết luồng lưu chuyển việc lưu kho hàng hóa, dịch vụ thông 14 tồn gía trị giá trị sử dụng Trong điều kiện sản xuất hàng hóa nhiều thành phần, kho bãi sản phẩm hàng hóa nhiều thành phần cần trao đổi mua bán Chính kho bãi cần ưu tiên đầu tư phát triển, khuyến khích thành phần kinh tế đầu tư theo quy hoạch, dần vào tổ chức hoạt động ngành kinh tế - kĩ thuật tầm với kinh tế 2.1.2.3 Các hoạt động kho bãi - Receiving: Nhận hàng từ hệ thống vận tải vào kho Người vận tải phải giao hàng theo lịch trình nhằm nâng cao suất Hàng chuyển vào khu nhận hàng, kiểm tra hư hỏng có Các hư hỏng phản ánh lên phiếu giao hàng người vận tải Phiếu nhập kho nhập giai đoạn - Put-away: Chuyển hàng vào vị trí cụ thể kho Giai đoạn tiến hành số biện pháp nghiệp vụ: nhận dạng sản phẩm (quét mã vạch), xác định vị trí lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ Hệ thống tồn kho phải cập nhật để phản ánh việc nhận hàng vị trí chúng kho hàng Nguyên tắc cho việc xếp hàng: hàng phổ thông xếp gần khu vực xuất hàng ngược lại, hàng có kích thước nhỏ hơn, tổng thể tích nhỏ xếp gần khu hàng xuất - Order picking: Lựa chọn nhóm hàng cụ thể cho đơn hàng khách hàng Chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên phụ trách, tối ưu hóa di chuyển lấy hàng, chuyển khu vực chờ vận tải - Shipping: Xếp hàng để vận chuyển đến khách hàng Khi phương tiện đến nhận hàng cửa giao hàng, hàng lên phương tiện chứa hàng đưa lên phương tiện vận tải - Người vận tải phải trình chứng từ hợp lệ Nhập liệu vào hệ thống để phản ánh xuất hàng, trừ hàng xuất khỏi danh sách hàng tồn hàng giao cho người nhận hợp lệ 15 Receiving (nhận hàng) Pick Put-away (sắp Storge xếp) hàng) (lấy Pack, ship (đóng, vận chuyển) (lưu trữ) Sơ đồ 2.3 Hoạt động kho bãi: 2.2 Quy trình quản lý kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 2.2.1 Cơ sở hạ tầng kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt Từ năm 1995 – 2007, VIJACO triển khai đầu tư, xây dựng ký hợp đồng quản lý khai thác kho thông thường, kho CFS, kho ngoại quan, bãi container Hải Phòng, kho chứa hàng XNK Vĩnh Phúc Kho hàng thông thường CFS Hải Phòng: 1.000m2, thuận tiện cho việc chất xếp, bảo quản, phân loại hàng hóa theo yêu cầu khách hàng có cán Hải quan giám sát 24/24h - Bãi containers tiêu chuẩn Hải Phòng: 7.000m2, sức chứa 3.500 cao bản: Thuận tiện cho việc chất xếp hàng vỏ containers cao hãng tàu Nam Sung, Dong Nam A, APL, Shan Dong, - Kho ngoại quan khu công nghiệp Nomura Hải Phòng: 2.000m2, khu vực bãi để tập kết phục vụ bốc xếp, giao nhận hàng hóa 2.000m2, sức chứa 500 pallet, có Hải Quan giám sát 24/24h - Kho hàng thông thường Vĩnh Phúc: 10.000m2, 5000 cao bản, thuận tiện cho việc chất xếp, bảo quản, phân loại hàng hóa theo yêu cầu khách hàng Các trang thiết bị điều kiện bảo quản hàng hóa kho hàng: - Tất nguyên vật liệu bảo quản bao bì, thùng chứa tránh ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường bên Mỗi thùng hàng dán nhãn ghi đầy đủ thông tin sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô 16 sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản Tại kệ hàng, dán nhãn phân biệt rõ khu vực hàng hóa riêng biệt - Tầng cao 6m, giá chứa hàng cao tầng - Xe nâng điện không gây tiếng ồn, bảo vệ môi trường, phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa - Hệ thống mái lắp đặt vật liệu cách nhiệt, tôn suốt, giúp nhiệt độ đạt chuẩn tận dụng nguồn ánh sáng mặt trời Toàn hệ thống kho hàng trang bị hệ thống quạt thông gió hệ thống phát khói, báo cháy kịp thời để giảm thiểu thiệt hại - Toàn cao kho làm nhựa, sẽ, tránh mối mọt loài côn trùng gặm nhấm - Lối kho thiết kế rộng, phù hợp cho xe nâng di chuyển Khu vực xuất nhập kho xây dựng riêng để tránh bị nhầm lẫn nhiều đơn hàng vào lúc - Các nhân viên làm kho kiểm tra tình hình sức khỏe định kỳ tháng/lần Xây dựng bảng nội quy kho rõ ràng, khu vực bên kho có diện tích lớn, thuận tiện cho việc vào phương tiện giới 2.2.2 Quy trình quản lý kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 2.2.2.1 Quy trình nhập kho - Khi có thông báo hàng chuẩn bị khu vực tiếp nhận hàng, kiểm tra chứng từ thông báo hàng đến kho cho kho - Ký phiếu cho xe vào vị trí làm hàng, đưa cho kho Yêu cầu chủ kho bố trí công nhân phương tiện cần thiết để tiến hành mở máng nhận hàng Phối hợp với chủ kho cho xe vào vị trí cửa kho nhận hàng ghi phiếu nhập 17 - Giao chứng từ cho người kiểm tra lái xe, phối hợp với kho nhận hàng kiểm tra hàng Nhập hàng theo thứ tự thời gian ghi phiếu mua hàng người giao hàng hướng dẫn cho xe vào cửa kho - Lập phiếu kiểm đếm hàng thông báo cho người giao hàng Ghi lại thời gian bắt đầu kết thúc cho xe phiếu kiểm kê - Bên giám định mở kiện hàng, chụp hình hóa đơn kiện hàng suốt trình nhập kiện Nếu phát có hỏng hóc lỗi hàng lấy làm chứng yêu cầu bên giao hàng bồi thường khắc phục tổn thất - Thủ kho quản lý giám sát kiểm đếm xác lượng hàng nhập theo chứng từ nhận hàng người giao hàng ký, hàng hóa nguyên đai nguyeên kiện Ghi lại số lượng hàng đếm gắn vào kiện hàng đếm vị trí sễ thấy - Theo dõi dỡ hàng công nhân xếp hàng lên cao theo đơn đặt hàng Đo kích thước thùng hàng ( ghi rõ chi tiết), đối chiếu kích thước với phiếu đóng gói hàng hóa hàng hóa viết phiếu nhập hàng giao cho chủ hàng 01 giao 01 cho người giao hàng - Theo dõi, giám sát Carton đơn đặt hàng xe nâng đưa vào vị trí kho theo đơn đặt hàng - Thông báo cho bên chủ hàng có vấn đề hàng hóa lúc nhập hàng ( bao bì, lỗi, hỏng) để có hướng giải quyết, gửi lại chứng hình ảnh cho bên chủ hàng (đã bên giám định chụp lại) Thủ kho có quyền từ chối nhận hàng - Giao lại chứng từ nhập hàng, phiếu nhập kho cho phận chứng từ - Kết thúc nhập hàng * Nguyên tắc lưu hàng kho: 18 + Hàng xếp cao chồng cao lên với để bảo vệ hàng, tránh tiếp xúc trực tiếp với kho + Hàng xếp theo mã hàng, mã hàng tương ứng với cảng đến khác nhau.Hàng sớm xếp cùng, gần cửa kho để dễ lấy, dễ kiểm tra + Hàng xếp theo quy định: nặng xếp dưới, nhẹ xếp trên, cao không 140cm, mác mã quay Các loại hàng không tương thích không xếp gần tránh tác động.Hàng hóa dễ vỡ không chất cao gây khó khăn cho việc chất dỡ hàng + Hàng xếp cao phải chằng buộc dây nilon nhẹ, dai, có dán nhãn ghi rõ tên hàng, mã hàng, số lượng, số lô, ngày nhập hàng, tên người nhận, ngày tháng nhận, tên chữ kí người giám sát hàng/chủ hàng 2.2.2.2 Quy trình xuất kho - Khi nhận yêu cầu xuất hàng, nhân viên tập hợp phiếu xuất hàng Thủ kho vào yêu cầu xuất hàng phiếu xuất hàng kiểm tra hàng yêu cầu xuất tồn kho hay không - Nếu mặt hàng yêu cầu không kho thủ kho tiến hành báo cáo lại cho cấp liên quan chờ định - Nếu mặt hàng yêu cầu xuất kho thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho theo nguyên tắc quy định - Thủ kho tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất hàng (chi tiết ô vị trí ô).Bộ phận quản lý hàng bố trí thủ kho, phương tiện, công nhân lên kế hoạch để xuất hàng - Khi xe container đến kho chuẩn bị đóng hàng, thủ kho phải kiểm tra tình trạng cotainer đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng (nếu không đạt phải trả container đổi lấy xe container khác) Thủ kho chụp hình container trước đóng hàng 19 - Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa thông số: quy cách, số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát không đạt yêu cầu phải đổi lại hàng khác - Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thực tế hàng hóa với chứng từ liên quan cho công nhân tập kết hàng để đóng vào container Khi đóng hàng xong thủ kho chụp hình, đóng cửa container - Căn vào lượng hàng thực tế xuất, viết phiếu xuất kho, làm biên giao hàng, đưa hồ sơ đến hải quan kho ngoại quan ký xác nhận, giao biên cho phận giao nhận - Thủ kho lưu lại hồ sơ hàng giao cho bên nhận, tiến hành lập bảng kê lưu kho, cập nhật công nợ yêu cầu toán theo tỉ giá ngày đề nghị * Ưu điểm, nhược điểm trình nhập xuất hàng qua kho công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt: + Nhược điểm: - Trước nhập hàng, công ty nhận thông tin dự kiến tổng thể khối lượng hàng xuất theo tuần từ khách hàng, công ty không liên hệ trực tiếp với nhà máy mà thông qua hãng tàu - Trong trình nhập hàng, nhà máy gửi lẫn đơn hàng khác nhau, hàng hóa sai bao bì, nhãn mác Việc kiểm tra hàng hoác nhiều sai sót, nhân viên không cẩn thận Xếp hàng sai khu vẽ quy định sẵn Kiểm tra kích thước thực tế hàng chưa xác, nhân viên đóng hàng chưa chuẩn - Trong trình lấy hàng xuất đi, đóng sai hàng Đóng không hết hàng đóng hàng không tận dụng hết dung tích chuyên chở Lựa chọn vỏ container không phù hợp: bẩn, hư hỏng + Ưu điểm: 20 - Việc khách hàng, đại lý bên chậm giao chứng từ thông tin chứng từ chưa xác, công ty thúc giúc họ gửi đầy đủ, kịp thời bổ sung thông tin cần thiết cho chứng từ - Đối với việc giao hàng chậm: hàng xuất, công ty thúc giục khách hàng giao kịp tiến độ, không bên giao hàng phải chịu tổn thất Về hàng nhập, xảy việc chậm giao hàng, công ty phàn nàn với đại lý bên kia, người chuyên chở để thúc đẩy tiến độ - Đối với hàng nhập bị hỏng, không với phẩm chất yêu cầu, công ty khiếu nại người chuyên chở đại lý bên - Đối với hàng nhập thấy tình trạng hàng hóa bị hỏng bao bì bên ngoài, công ty chụp ảnh lưu lại tình trạng hàng hóa để thông báo với khách hàng để có biện pháp xử lý kịp thời - Thanh toán, công ty phàn nàn thúc giục họ thúc đẩy việc toán hạn, không áp dụng chế tài giữ hàng 21 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO) 3.1 Định hướng hoạt động công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt tương lai Từ năm 2015 năm tiếp theo, công ty tiếp tục lộ trình hội nhập, kinh tế nước ta phải mở cửa nữa, sách kinh tế phải có điều chỉnh phù hợp, điều dẫn tới việc cạnh tranh giá thành sản phẩm, hàng hóa buộc nhà sản xuất phải cố găng giảm chi phí sản xuất, có dịch vụ liên quan Đồng thời đối tượng tham gia vào chuỗi logistics tăng nhiều số lượng chất lượng, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cạnh tranh gay gắt khóc liệt hơn, doanh nghiệp muốn tồn tại, ổn định phát triển phải chấp nhận giảm chi phí, giảm lợi nhuận quan trọng hết tăng chất lượng dịch vụ Trong đó, chi phí cho yếu tố đầu vào tăng, đặc biệt chi phí nhiên liệu: biến động bất thường giá xăng dầu, chi phí phụ tùng, vật tư, tiền lương, bảo hiểm cho công nhân Do đó, để giảm giá cước dịch vụ cho khách hàng mà doanh nghiệp không bị lỗ, công ty VIJACO vạch định hướng phát triển cho doanh nghiệp sau: - Từ đến năm 2020, công ty phải mở rộng kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ mua thêm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho dịch vụ - Doanh thu dự kiến đạt 40 tỷ đồng, tăng khoảng 35% so với năm 2014 - Lợi nhuận đạt 10 tỷ đồng, tăng khoảng 17% so với năm 2014 - Nộp ngân sách khoảng tỷ đồng 22 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 3.2.1 Vị trí kho - Kho công ty khai thác xây dựng gần tuyến đường xuyên đảo Đình Vũ với tổng diện tích kho khoảng 1.000m2 - Kho hàng nằm gần hệ thống cảng biển Hải Phòng ( từ kho cảng Chùa Vẽ 1,1km, cảng Nam Hải 1,4km ) Rất thuận tiện cho việc giao nhận vận chuyển hàng hóa từ kho cảng ngược lại - Vị trí kho hàng nằm cạnh đường bao quanh thành phố, thuận tiện chuyên chở hàng tới thành phố lớn, khu công nghiệp lớn xây dựng như: Hải Dương, Hưng Yên, Hà Nội, Thái Nguyên, Đây vị trí thuận lợi, giúp công ty rút ngắn quãng đường vận chuyển, tiết kiệm chi phí, đảm bảo lưu thông thông suốt hàng nhập kho thuận tiện chuyên chở hàng cảng xuất 3.2.2 Cơ sở vật chất - kỹ thuật nguồn nhân lực 3.2.2.1 Cơ sở vật chất – kỹ thuật - Diện tích kho bãi: Hiện tổng diện tích kho hàng công ty 13.000m2 Trong đó, kho hàng thông thường CFS Hải Phòng: 1.000m2, kho ngoại quan khu công nghiệp Nomura 2.000m2, kho thông thường Vĩnh Phúc 10.000m2 - Trang thiết bị làm việc kho, bãi: + Hiện công ty có khoảng 15 xe nâng tay Mỗi xe nâng nâng cao hàng với dung tích Cbm vòng 10 phút Tạo thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng kho, nhiên, phải dùng xe nâng 2,5 + Xe nâng tấn: 02 xe 23 + Xe nâng container hàng (45 – 50 tấn): 02 xe + Xe nâng tấn: 01 xe + Cổng vào: 02 xe + Đội xe: 55 xe loại 42 mooc Số lượng xe tương đối nhiều, nhiên chưa đủ để hoạt động nhập hàng đóng hàng xuất diễn thường xuyên Do đó, với định hướng mở rộng phát triển ngành dịch vụ này, công ty dự định mua thêm 10 xe tải xe nâng, đảm bảo tiến độ đống xuất hàng hợp đồng ký kết với khách hàng 3.2.2.2 Nguồn nhân lực - Do đặc điểm công ty vận tải quốc tế nên lao động trực tiếp chiếm số lượng lớn, công ty có khoảng 200 nhân viên lao động - Lực lượng nhân viên trực tiếp chiếm khoảng 120 người: Thợ sửa chữa 20 người, công nhân bốc xếp hàng 20 người, lái xe 70 người, bảo vệ, nhân viên vệ sinh 10 người Còn lại nhân viên 100% tốt nghiệp đại học cao đẳng chuyên ngành Với môi trường làm việc chuyên nghiệp, họ phát huy trình độ, chuyên môn Những năm vừa qua, nhận thức tính cạnh tranh mạnh mẽ lĩnh vực giao nhận, công ty cử nhân viên tham gia khóa học để bồi dưỡng thêm chuyên môn, nghiệp vụ để phát triển công ty Nhân viên công ty đóng bảo hiểm y tế 100% 3.2.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi 3.2.3.1 Về nguồn nhân lực + Tiếp tục đào tạo nhân lực đặc biệt lĩnh vực quản lý khai thác kho Đặc biệt cần nâng cao nhận thức trình độ nguồn nhân lực trực tiếp như: bốc xếp, bảo vệ cần đào tạo lại để đảm bảo thực tốt trình làm hàng: nhận biết mã, bao bì, kí hiệu đảm bảo an toàn cho hàng hóa 24 + Tổ chức khóa đào tạo nhân viên quản lý công ty cho đơn vị bốc xếp trực tiếp nhằm giảm chi phí tăng hiệu trình làm hàng + Thường xuyên cử nhân viên phận kho tham gia khóa học giao nhận vận tải, quản lý khai thác kho để nâng cao trình độ 3.2.3.2 Về sở vật chất + Tiếp tục xây dựng thêm hệ thống kho để đưa vào khai thai có hiệu đơn hàng năm 2015 + Triển khai đầu tư thêm phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ, lắp đặt hệ thống camera giám sát, tu sửa lại hệ thống báo khói + Đưa vào sử dụng phần mềm quản lý tránh nhầm lẫn quản lý kho hàng dễ dàng 3.3 Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt Thực chất kết hợp quy trình làm hàng kho tại, sở cắt giảm bước không cần thiết, bổ sung công việc cụ thể sở ứng dụng mạnh công nghệ thông tin - Quy trình hoạt động kho trước kia: Quy trình nhập Quy trình xuất Quy trình làm thủ tục hải quan SƠ ĐỒ 3.1 Quy trình hoạt động kho trước - Quy trình dự kiến: hàng nhập vào đến đâu – xuất theo kế hoạch dự kiến – làm thủ tục hải quan thực xuất hàng đóng vào container theo kế hoạch - Quy trình đòi hỏi: 25 + Khâu nhận hàng: cần nắm xác số lượng hàng hóa nhà máy giao cho phận kho tuần Trên sở bảng dự báo sản lượng chuyển từ khách hàng Bộ phận tiếp nhận thông tin hàng nhập kho công ty phải liên hệ thường xuyên với phận xuất kho nhà máy + Khâu lưu kho: Đảm bảo bố trí đơn đặt hàng phù hợp với kế hoạch nhập – xuất, đơn đặt hàng đủ số lượng lưu kho khu vực bên ngoài, thuận tiện cho việc lấy hàng đóng hàng trực tiếp vào container mà không qua lưu kho Để đóng hàng trực tiếp mà không qua lưu kho đòi hỏi phải kiểm tra xác số lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng (nhà máy có giao đủ hay không, đơn đặt hàng có xác hay không, quét lại mã hàng) + Khâu xuất đóng hàng container: đảm bảo lấy hàng với thao tác, thời gian, tính xác cao nhất, kịp thời với lịch trình khách hàng * Các bước cụ thể sau: - Nhận thông báo làm hàng từ khách hàng, nhận dự kiến kế hoạch từ khách hàng, liên hệ trực tiếp với nhà máy để chuẩn bị hàng với kho để chuẩn bị phương tiện nhận hàng - Nhận chứng từ nhập hàng thực tế từ khách hàng: Nhận theo thứ tự thời gian ghi phiếu mua hàng, xếp hàng lên cao để kiểm tra lại đơn đặt hàng, kiểm tra lại tình trạng hàng hóa, đo kích thước hàng hóa (báo hãng tàu làm kế hoạch đóng hàng) - Kết thúc nhận hàng: kiểm tra xem hàng hóa có vào vị trí quy định hay không.Kiểm tra lại toàn chứng từ (phiếu nhập kho so với thực tế hàng hóa); lập báo cáo nhanh số lượng hàng hóa thừa thiếu lỗi hỏng từ nhà máy, báo số lượng hàng đóng vào container số lượng hàng thiếu - Nhận kế hoạch đóng hàng từ khách: yêu cầu phận bãi chuẩn bị sẵn vỏ container để đóng hàng, kiểm tra lại vỏ, tình trạng vỏ, tình trạng hàng có sẵn kho tờ khai hàng xuất từ nhà máy 26 - Đóng hàng: kiểm đếm hàng kiểm tra lại hàng xuất để đối chiếu với lúc giám sát hàng nhập, kiểm tra khu vực hàng kho lúc kết thúc đóng hàng (kiểm tra lại hàng trực tiếp từ xe vận tải hàng không qua kho), đăng kí kiểm hóa với hải quan, bàn giao lại danh sách container hoàn thành thủ tục cho phận hãng tàu - Kế toán với khách hàng * Đánh giá mô hình mới: - Với mô hình này, việc nắm bắt thông tin trực tiếp từ khách hàng xác phận quản lý kho giảm thiểu thời gian số công đoạn: giảm thời gian bố trí phương tiện nhập xuất, thời gian lưu hàng kho, giảm thời gian làm thủ tục hải quan (vì nhập – xuất – hải quan đồng thời), giảm thời gian tìm hàng tranh sai sót lấy hàng (ứng dụng phần mềm quản lý kho) - Ngoài mô hình tiết kiệm chi phí cho khách hàng công ty: giảm chi phí lưu kho cho khách hàng, giảm chi phí bốc xếp, dỡ hàng lấy sai hàng, chi phí vận chuyển hàng thừa thiếu sai quy cách 27 KẾT LUẬN Có thể nói, hoạt động logistics phát triển nhanh chóng đòn bẩy kinh tế, không Việt Nam mà nước giới Nó trở thành ngành kinh doanh dịch vụ hiệu đất nước, đóng góp phần đáng kể vào hoạt động buôn bán lưu thông hàng hóa quốc gia.Với vị trí quan trọng ngành logistics, hoạt động kho bãi có vai trò quan trọng.Không có kho bãi ngành logistics hoạt động không hiệu không hoạt động Tuy nhiên, nước ta, ngành logistics mẻ mà công ty giao nhận, logistics xin cấp giấy phép hoạt động bổ sung chức logistics nhiều, ạt Do phát triển “nóng” nên nguồn nhân lực cung cấp cho thị trường logistics Việt Nam trở nên thiếu hụt trầm trọng Để phát triển vững lâu dài, phủ quan chức cần tài trợ, hỗ trợ, quan tâm xây dựng hoạch định sách có định hướng, liên quan đến ngành logistics.Đưa môn logistics vào giảng dạy trường đại học, cao đằng nước ta Thực tốt giải pháp có tính định hướng góp phần tăng cường xây dựng phát triển ngành logistics kinh tế nước nhà Thời gian thực tập Công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO) không dài, thực quãng thời gian bổ ích cho em.Qua em hình dung môi trường làm việc ngành nghề học sau này, phát triển kĩ giao tiếp Đồng thời bổ sung thêm nhiều kiến thức Em xin chân thành cảm ơn nhà trường, giáo viên hướng dẫn Đỗ Như Quỳnh cán nhân viên công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt tạo điều kiện giúp đỡ em trình làm báo cáo thực tập sở ngành Mặc dù cố gắng, kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo em nhiều sai sót Em mong nhận góp ý sửa đổi từ cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giấy phép điều chỉnh số 1099/GPĐC ngày 14/1/2014 Bộ Kế hoạch đầu tư việc VIJACO thành lập Chi Nhánh TP.HCM Giấy phép điều chỉnh số 1099/ GPĐC ngày 13/2/20014 Bộ Kế hoạch đầu tư, VIJACO thành lập Văn phòng làm việc khu Công nghiệp Nomura Hải Phòng Quyết định số 1013/QĐUB ngày 12/4/2005 VIJACO thành lập Văn phòng đại diện tỉnh Quảng Ninh Quyết định số 96/QĐ-TCHQ ngày 30/5/2007 Tổng cục Hải quan, VIJACO xây dựng & triển khai dịch vụ kho Ngoại quan khu Công nghiệp Nomura Hải Phòng Quyết định số 2658/HQHP ngày 8/5/2007 Cục Hải quan Hải Phòng cấp giấy chứng nhận VIJACO đủ điều kiện hoạt động đại lý khai thuê Hải quan Điều 233, Luật Thương mại Việt Nam 2005 Nghị định số 101/2006/NĐ-CP & Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam & 05 Công ty Nhật Bản tiến hành ký Hợp đồng Điều lệ sửa đổi ngày 9/6/2008, văn pháp lý có liên quan để trình quan có thẩm quyền Bộ Kế hoạch đầu tư UBND TP.Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đầu tư số 021022000111 10 11 12 ngày 4/7/2008 Liên Hợp Quốc, tháng 10/2002, Khóa đào tạo quốc tế vận tải đa phương thức quản lý logistics, Đại học Ngoại Thương Hội đồng quản trị logistics, The council of Logistics Managerment 2000, The handbook of Logistics and distribution management Báo cáo tài công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt Website công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt: • http://vijaco.com.vn/index.php? • option=com_content&view=article&id=1161&Itemid=501&lang=vi http://vijaco.com.vn/index.php? • option=com_content&view=article&id=1157&Itemid=502&lang=vi http://vijaco.com.vn/index.php? option=com_content&view=article&id=1143&Itemid=503&lang=vi [...]... (lưu trữ) Sơ đồ 2.3 Hoạt động cơ bản của kho bãi: 2.2 Quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 2.2.1 Cơ sở hạ tầng kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt Từ năm 1995 – 2007, VIJACO đã triển khai đầu tư, xây dựng và ký hợp đồng quản lý và khai thác kho thông thường, kho CFS, kho ngoại quan, bãi container tại Hải Phòng, kho chứa hàng XNK tại Vĩnh Phúc Kho hàng thông thường... đồng, tăng kho ng 35% so với năm 2014 - Lợi nhuận đạt trên 10 tỷ đồng, tăng kho ng 17% so với năm 2014 - Nộp ngân sách kho ng 3 tỷ đồng 22 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 3.2.1 Vị trí của kho - Kho công ty khai thác được xây dựng gần tuyến đường xuyên đảo Đình Vũ với tổng diện tích cả kho khoảng 1.000m2 - Kho hàng nằm... sử dụng phần mềm quản lý tránh những nhầm lẫn và quản lý kho hàng dễ dàng hơn 3.3 Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt Thực chất là sự kết hợp cả 3 quy trình làm hàng tại kho hiện tại, trên cơ sở cắt giảm những bước không cần thiết, bổ sung các công việc cụ thể trên cơ sở ứng dụng mạnh công nghệ thông tin - Quy trình hoạt động tại kho trước kia: Quy... Quy trình quản lý kho bãi tại công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 2.2.2.1 Quy trình nhập kho - Khi có thông báo hàng về thì chuẩn bị khu vực tiếp nhận hàng, kiểm tra chứng từ và thông báo hàng đến kho cho kho - Ký phiếu cho xe vào vị trí làm hàng, đưa cho kho Yêu cầu chủ kho bố trí công nhân và phương tiện cần thiết để tiến hành mở máng nhận hàng Phối hợp với chủ kho cho xe vào vị trí cửa kho nhận hàng... “Logistics bên thứ ba là việc các công ty bên ngoài thực hiện chức năng logistics mà trước đây thường tiến hành trong doanh nghiệp ” - “Logistics bên thứ ba là các hoạt động do một nhà cung cấp dịch vụ logistics thực hiện, tối thiểu bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạt động vận tải và khai thác kho Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ logistics có thể quản lý các hoạt động khác, giá trị khác Hợp đồng thực... cạnh tranh mạnh mẽ của lĩnh vực giao nhận, công ty đã cử các nhân viên tham gia các khóa học để bồi dưỡng thêm chuyên môn, nghiệp vụ để phát triển công ty Nhân viên trong công ty được đóng bảo hiểm y tế 100% 3.2.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý kho bãi 3.2.3.1 Về nguồn nhân lực + Tiếp tục đào tạo nhân lực đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và khai thác kho Đặc biệt cần nâng cao nhận thức và trình... đúng hạn, nếu không áp dụng chế tài giữ hàng 21 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO) 3.1 Định hướng hoạt động của công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt trong tương lai Từ năm 2015 cho đến những năm tiếp theo, công ty tiếp tục lộ trình hội nhập, nền kinh tế nước ta phải mở cửa hơn nữa, các chính sách kinh tế phải có những... nhiều thành phần, kho bãi là sản phẩm hàng hóa của nhiều thành phần cần được trao đổi mua bán Chính vì vậy kho bãi cần được ưu tiên đầu tư phát triển, khuyến khích các thành phần kinh tế đầu tư theo quy hoạch, dần đi vào tổ chức hoạt động của một ngành kinh tế - kĩ thuật đúng tầm với nền kinh tế 2.1.2.3 Các hoạt động cơ bản của kho bãi - Receiving: Nhận hàng từ hệ thống vận tải vào kho Người vận tải... thông thông suốt đối với hàng nhập kho và thuận tiện chuyên chở hàng ra cảng xuất khẩu 3.2.2 Cơ sở vật chất - kỹ thuật và nguồn nhân lực 3.2.2.1 Cơ sở vật chất – kỹ thuật - Diện tích kho bãi: Hiện tại tổng diện tích kho hàng của công ty là 13.000m2 Trong đó, kho hàng thông thường và CFS tại Hải Phòng: 1.000m2, kho ngoại quan tại khu công nghiệp Nomura là 2.000m2, kho thông thường tại Vĩnh Phúc là 10.000m2... chưa đủ để hoạt động nhập hàng và đóng hàng xuất đi diễn ra thường xuyên Do đó, với định hướng mở rộng phát triển ngành dịch vụ này, công ty dự định sẽ mua thêm 10 xe tải và 5 xe nâng, đảm bảo đúng tiến độ đống xuất hàng như trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng 3.2.2.2 Nguồn nhân lực - Do đặc điểm là một công ty vận tải quốc tế nên lao động trực tiếp chiếm số lượng rất lớn, công ty có kho ng hơn ... trữ) Sơ đồ 2.3 Hoạt động kho bãi: 2.2 Quy trình quản lý kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt 2.2.1 Cơ sở hạ tầng kho bãi công ty vận tải quốc tế Nhật - Việt Từ năm 1995 – 2007, VIJACO triển... VỀ CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO) 1.1Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1:Lịch sử thành lập công ty Công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt (VIJACO) Công ty liên doanh Tổng Công. .. THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BÃI TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT – VIỆT (VIJACO) 3.1 Định hướng hoạt động công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt tương lai Từ năm 2015 năm tiếp theo, công ty tiếp tục