Tài liệu thi tuyển công chức ngành hành chính văn phòng tỉnh bà rịa vũng tàu năm 2016 chuyên ngành quản lý kế hoạch

TÀI LIỆU ƠN TẬP THI TUYỂN CƠNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2016 Ngành: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Cơ quan biên soạn: VĂN PHÒNG UBND TỈNH PHẦN I: KIẾN THỨC CHUNG THÔNG TƯ SỐ 01/2011/TT-BNV NGÀY 19/01/2011 CỦA BỘ NỘI VỤ HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thơng tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thơng tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục Chương II: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dịng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đồn Kinh tế nhà nước, Tổng cơng ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dịng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dịng chữ trình bày cách dịng đơn Điều Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BC-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển cơng chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Cơng Thương, Cơng ty Điện lực thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Cơng nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hịa, Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + Đối với tỉnh tên tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phịng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Công an, Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Công an, Bộ Quốc phòng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dịng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 Điều 11 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHỊNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN 10 phức tạp lớn Trong trường hợp báo cáo có nhiều kiện phải phản ánh nhiều tạo áp lực tâm lý nhận định sai lệch định viết báo cáo CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO 4.1 Các bước để viết báo cáo Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, tổ chức cụ thể người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào mẫu quy định Nếu báo cáo mẫu người viết báo cáo cần tiến hành theo bước sau: a Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo; + Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất công việc thực định; + Thực thu thập liệu cần báo cáo Các liệu thu thập từ nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng bán; từ số liệu qua báo cáo phịng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi cán nhân viên quan, người có liên quan, báo chí; + Đối chiếu phân tích thơng tin thu nhận để có thơng tin xác đưa vào báo cáo; + Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo; + Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp b Bước b Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo Yêu cầu: Dựa sở thông tin thu thập mục đích việc báo cáo, người viết cần lựa chọn thông tin vấn đề gần để đưa vào phần nội dung Các thơng tin sử dụng khơng trích ngun văn mà cần tóm tắt ý để vấn đề nêu cách cô đọng mang đầy đủ ý nghĩa nội dung cần nêu Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc sau: Mở đầu: Nêu điểm chủ trương, cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hồn cảnh thực với khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết thực Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết đạt so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, nguyên nhân đem đến kết trên; (ii) Đề phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Phần kết thúc: Nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cấp hay quan chức c Bước 3: Viết báo cáo Trên sở đề cương báo cáo lãnh đạo phê duyệt dựa vào thông tin, tư liệu sưu tầm để tiến hành viết báo 26 d Bước 4: Hoàn thiện báo cáo trình lãnh đạo duyệt Kết thúc giai đoạn viết báo cáo văn hồn thành để trình lãnh đạo duyệt Đối với báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hồn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt 4.2 Các bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết báo cáo theo việc 4.2.1 Viết báo cáo sơ kết, tổng kết a Bước 1: Ban hành hướng dẫn chủ trương sơ kết, tổng kết Đối với báo cáo sơ kết cơng tác: khơng có văn hướng dẫn báo cáo thường đơn giản theo mẫu quy định Đối với báo cáo tổng kết, quan báo cáo cần ban hành văn hướng dẫn chủ trương tổng kết công tác chủ trương tổng kết chuyên đề với yêu cầu như: nội dung văn trình bày cụ thể vấn đề, số liệu phải báo cáo; ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân ưu điểm, khuyết điểm; học kinh nghiệm; tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp b Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo Các tư liệu thơng tin thu thập để viết báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết bao gồm: (i) Các văn quy phạm pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức; văn quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo; (ii) Kế hoạch công tác năm quan, tổ chức kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt; (iii) Các báo cáo sơ kết, tổng kết báo cáo chuyên đề quan, tổ chức cấp gửi đến; (iv) Tài liệu, số liệu người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập c Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết Trên sở văn hướng dẫn tổng kết quan, tổ chức cấp trên, vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tình hình thực hoạt động thực tế quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung xác, đầy đủ Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo phần: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận d Bước 4: Viết tên nội dung báo cáo - Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết tên báo cáo gồm mục: tên loại văn (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng quý) Đối với báo cáo tổng kết tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng cơng tác Ví dụ: 27 "Báo cáo tổng kết năm học 2012 - 2013 phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 2014" Nếu báo cáo tổng kết chuyên đề tên báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn (báo cáo); nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm đến năm ) - Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm báo cáo tổng kết chuyên đề phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung kết luận + Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương, cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hồn cảnh thực với khó khăn, thuận lợi Phần mở đầu phải trình bày mục đích báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo giải vấn đề + Phần nội dung: Tổng kết công tác thực phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Tổng kết cơng tác: Trình bày kết đạt việc thực chức năng, nhiệm vụ, tiêu kế hoạch giao Các kết đạt phải thể số liệu cụ thể Phân tích kết đạt việc thực chức năng, nhiệm vụ, tiêu, kế hoạch Mục đích việc phân tích để người đọc, người nghe thấy việc hoàn thành tiêu, kế hoạch cấp giao mức độ (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp giao) Để giải đáp mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề minh bạch, rõ ràng mang lại sức thuyết phục Mục đích thứ hai là, việc phân tích kết đạt để người thấy tiến bộ, lên hay xuống tổ chức Để gải đáp mục đích người viết báo cáo phải lập bảng so sánh số liệu thực tiêu, kế hoạch năm so với số năm cận kề trước Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo thiếu mục học kinh nghiệm, điều rút từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân thành công sai lầm, thiếu sót nêu phần Bài học kinh nghiệm có ích để lại phục vụ cho công tác năm sau, truyền lại cho người sau, phát huy, nhân rộng học có ích, hạn chế sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà người trước mắc phải Báo cáo kết thi đua khen thưởng mục quan trọng phần nội dung báo cáo Nội dung mục trình bày tiêu chuẩn cách xét chọn đơn vị cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động, v.v ; Trình bày mức thưởng, danh hiệu thiddua định thi đua thủ trưởng quan, tổ chức Mục công khai đánh giá kết công tác đơn vị, tổ chức cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tổ chức cá nhân hoàn thành nhiệm vụ giao Phương hướng, nhiệm vụ công tác năm tới (hoặc năm tới): Trong báo cáo tổng kết công tác báo cáo tổng kết chuyên đề phần trình bày khái qt nội dung cơng tác năm tới thời gian tới vấn đề: (i) Các tiêu kế hoạch (được trình bày thành đề mục vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức 28 tiêu kế hoạch cấp giao); (ii) Trình bày trọng tâm, trọng điểm cơng tác cần thực năm tới; (iii) Các giải pháp để thực tiêu, kế hoạch nêu Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung kết thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức phần kết luận phải nêu hai vấn đề bản: (i) Những kết chủ yếu thực nhiệm vụ công tác năm qua kiến nghị với quan, tổ chức cấp Nội dung kiến nghị cần nêu vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn quan, tổ chức cấp như:  Cơ chế, sách, chế độ quan, tổ chức cấp  Hỗ trợ tài chính, dự án  Hỗ trợ khoa học - công nghệ, thiết bị máy móc vật tư, đ Bước 5: Đóng góp ý kiến hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết Trường hợp báo cáo sơ kết, khơng cần lấy kiến đóng góp đơn vị liên quan Các số liệu ước tính mà khơng cần xác tuyệt đối Đối với báo cáo tổng kết yêu cầu cao Báo cáo tổng kết công tác văn quan trọng, địi hỏi tính xác, cơng khai, minh bạch dân chủ địi hỏi cần có đóng góp ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết cán chủ chốt đơn vị, quan, tổ chức, người có trình độ chuyên môn cao tham gia vào công việc quan trọng quan, tổ chức Về quy trình, đơn vị chủ trì viết thảo báo cáo tổng kết, sau hoàn thành thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo quan, tổ chức Lãnh đạo có cơng văn u cầu góp ý kiến gửi đến đối tượng đóng góp ý kiến Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp ý kiến đóng góp đơn vị cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa hoàn thiện báo cáo tổng kết Việc đóng góp ý kiến thường nhiều vấn đề Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung nội dung báo cáo thiếu, sửa chữa lại nội dung số liệu trình bày chưa xác, sửa chữa lại nhận định, đánh giá chủ quan thành tích hạn chế để hồn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố hội nghị tổng kết 4.2.2 Viết báo cáo việc Trong trình hoạt động quan, tổ chức thường xảy việc đột xuất, cố ngồi ý muốn đột xuất mang nghĩa tích cực Trong trường hợp làm xuất việc bất thường cần có tác động tương xứng từ phía chủ thể quản lý Mục đích việc viết báo cáo việc, kiện giúp cho quan quản lý cấp liên quan nắm chất việc, kiện xảy để đề chủ trương, biện pháp giải cách xác, hiệu Đối tượng viết báo cáo việc quan, tổ chức cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực cơng việc Nếu việc xảy có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức quan, tổ chức phải viết báo cáo Những quan, tổ chức 29 quan có thẩm quyền giao quản lý việc nơi tiếp nhận báo cáo Các bước báo cáo theo việc: a Bước Thu thập thông tin, tư liệu - Thông tin, tư liệu liên quan đến việc sở, chứng, để trình bày báo cáo việc Mỗi việc có mối liên hệ loại thơng tin, tư liệu khác Vì người viết báo cáo việc phải phân tích mối quan hệ việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ xác thơng tin, tư liệu liên quan - u cầu thông tin, tư liệu: + Thông tin, tư liệu phải liên quan đến việc (thơng tin, tư liệu trước lúc xảy ra, lúc xảy sau xảy vụ việc); + Thông tin, tư liệu phải xác, trung thực: nguồn thơng tin đến từ người dân, người tham gia việc, người chứng kiến, máy quay tự động, báo chí,… Do đó, có thơng tin, tư liệu khách quan, phản ánh việc thơng tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người đó, khơng khách quan Điều địi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân tích, xử lý, chọn lọc thơng tin xác - Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập: + Tài liệu thành văn (các văn liên quan); + Lời khai nhân chứng người tham gia việc, người bị hại; + Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện); + Các báo cáo việc tổ chức liên quan; + Văn quy phạm pháp luật liên quan đến việc b Bước 2: Viết báo cáo việc - Viết tên gọi báo cáo việc: + Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo việc ) + Tên loại việc xảy ra: (đình công, khiếu kiện, cháy nổ, ) + Tên địa điểm xảy việc + Thời gian xảy việc: phút, giờ, ngày, tháng, năm (nếu việc xảy nhanh bắt đầu việc dùng phút, giờ; xảy dài nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm) - Viết nội dung báo cáo: + Mô tả tình tiết, diễn biến việc xảy ra, ro hậu người, tài sản, trật tự, trị an; + Đánh giá bước đầu nguyên nhân dẫn đến vụ việc ( làm được); + Nêu rõ biện pháp thực nhằm giiair vụ việc tình hình thực tế sau áp dụng biện pháp để giải vụ việc đó; + Dự kiến tình huống, phản ứng, vụ việc có khả xảy dự kiến biện pháp ngăn ngừa; 30 + Xin ý kiến đạo cấp đề nghị cấp hỗ trợ điều kiện để khắc phục hậu ứng phó với tình tiếp tục xảy Sau hoàn thành thảo báo cáo việc, người viết báo cáo đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo việc lên lãnh đạo quan, tổ chức xem xét, phê duyệt phát hành thức CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO 5.1 Lỗi trình bày báo cáo 5.1.1 Cách đánh số Đánh số thứ tự báo cáo có vai trị quan trọng việc giúp người đọc nắm cấu trúc viết Cách đánh số báo cáo phải thống theo trình tự lớn, nhỏ quán Các lỗi thường gặp đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1, báo cáo lại có mục 3.1, a., ); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ hoa, ) Trong số trường hợp chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa Một số báo cáo tạo mục lớn sau lại tạo mục (ví dụ: Chương II có phần 2.1 lại khơng có phần 2.2) Giải pháp cho vấn đề nên dùng LaTeX chức Style MicroSoft Word 5.1.2 Hình ảnh, bảng biểu cơng thức báo cáo Hình ảnh, bảng biểu chứng số liệu hình ảnh minh họa cho nhận định báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch thuyết phục người đọc Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu cơng thức hay gặp lỗi không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, khơng giải thích,… Trong nhiều báo cáo, bảng biểu, hình ảnh khơng đánh số dễ gây nhầm lẫn Trong nhiều báo cáo kỹ thuật khoa học không đặt tên cho hình ảnh, bảng biểu cơng thức, tạo khó khăn cho việc tham khảo đến tài liệu khác Các báo cáo thường có tham chiếu "xem hình bên dưới" thừa khoảng nửa trang giấy hình lớn phải sang mặt bên Giải pháp nên đánh số đặt tên hình để viện dẫn"xem hình x" Sau đưa hình vẽ, bảng biểu đến vị trí thích hợp cho việc dàn trang Hình ảnh, bảng biểu công thức đưa vào báo cáo nhiều tác dụng với nội dung khơng giải thích Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc khơng hiểu hình ảnh, bảng biểu mơ tả gì, muốn nói Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh chụp từ báo cáo khác lấy từ nguồn mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, khơng thể đọc hình trường hợp người viết báo cáo nên vẽ lại 5.1.3 Lỗi sử dụng dấu câu khoảng trắng Có nhiều báo cáo viết đoạn q dài mà khơng có dấu chấm câu Trong nhiều báo cáo sử dụng tùy tiện thiếu khoảng trắng viết Lưu ý sử dụng khoảng 31 trắng là: (i) Đối với dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không đặt khoảng trắng trước sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường viết từ bất kỳ; (ii) Đối với dấu ngoặc đơn ngoặc kép phía ngồi dấu ngoặc khoảng trắng, phía dấu ngoặc khơng có khoảng trắng 5.1.4 Lỗi định dạng Nhiều báo cáo bị lỗi sử dụng font chữ: Font chữ thường sử dụng để viết báo cáo loại Serif Time New Roman Khi cần mô tả đoạn mã nguồn phải sử dụng loại font Monospace Couirier New, Lucida Console Monaco (Trên Mac OS) 5.2 Lỗi ngôn ngữ, văn phong Các lỗi thường gặp: sai lỗi tả, dùng từ khơng thích hợp báo cáo khoa học kỹ thuật dùng đại từ thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…, từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu câu chủ đề Các câu triển khai ý câu chủ đề 5.3 Lỗi nội dung Có nhiều báo cáo khơng nêu bật công việc làm mà viết vấn đề xa, khơng trọng tâm, liên quan đến tiêu đề báo cáo Do đó, trước viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau dựa vào dàn ý để viết CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN Viết báo cáo hoạt động khơng thể thiếu q trình quản lý tổ chức, doanh nghiệp quan công quyền Ý nghĩa báo cáo đem lại tính thơng tin q trình định quan, tổ chức Chính vậy, để có báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện số kỹ sau đây: 6.1 Kỹ nghe: Hiểu đánh giá mục đích, yêu cầu vấn đề cần báo cáo theo đạo lãnh đạo 6.2 Kỹ thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có nhiều thơng tin liên quan đến vụ việc, thông tin trái chiều để làm sở cho q trình phân tích thơng tin 6.3 Kỹ phân tích đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá thơng tin thơng qua việc phân tích mối quan hệ thông tin, tư liệu cung cấp,đánh giá mâu thuẫn thông tin, tư liệu thu thập Trong trình thu thập chứng cứ, thơng tin, tư liệu đến từ chủ thể khác có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích Từ phân tích đó, người viết báo cáo đưa nhận định khách quan, xác 6.4 Kỹ diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm báo cáo đã phát hành có nội dung tương tự gần với nội dung báo cáo định viết Hành văn báo cáo phải mạch lạc Sử dụng văn phong hành thơng dụng, khơng dùng từ cầu 32 kỳ, khoa trương Trong viết báo cáo, cần rèn luyện tư khách quan tránh dùng từ mang tính chủ quan, chiều 6.5 Kỹ trình bày báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm lỗi trình bày thường gặp Sau viết xong báo cáo nhờ người có kinh nghiệm đọc lại lỗi Người viết báo cáo cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung kiểm tra lỗi hình thức trước trình lãnh đạo XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Báo cáo khơng phải văn có tính pháp lý văn quy phạm pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc thực báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho trình định tổ chức quản lý tổ chức, quan, đơn vị doanh nghiệp Do đó, xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo điều cần thiết Việc xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo cần đặt quan quản lý nhà nước, quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhà nước tư nhân, cán bộ, công chức, nhân viên cơng ty tổ chức phi phủ Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo, chủ thể cần nhận thức đầy đủ vấn đề sau: - Nhìn nhận vị trí, vai trò báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng quan, đơn vị, ngành mình; - Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, xác vấn đề cần báo cáo; - Tăng cường khóa học để đào tạo, bồi dưỡng kỹ thu thập, phân tích thơng tin, trình bày văn cho cán bộ, công chức nhà nước tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu; - Xây dựng giáo trình chuẩn mực để giảng dạy giúp người nghiên cứu thực tốt kỹ viết báo cáo cá nhân hay báo cáo tổ chức; - Để tránh tùy tiện, lạm dụng đối phó viết báo cáo, Nhà nước cần ban hành quy định để đảm bảo chất lượng báo cáo Các vấn đề cần quy định (i) quy định quy trình soạn thảo báo cáo (ii) trách nhiệm quan soạn thảo báo cáo Trong quy trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt quy trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quy trình soạn thảo báo cáo đột xuất Các quy định chế độ trách nhiệm quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm tính trung thực thơng tin, tính đầy đủ thơng tin vi phạm thời hạn báo cáo gây hậu bất lợi cho hoạt động quản lý 33 V KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH THƠNG TIN VÀ THU THẬP THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH a) Khái niệm thơng tin Thông tin tất tin tức, việc, kiện, tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm hiểu biết người Trong hoạt động quản lý, thơng tin mà nhà quản lý cần cho việc định Bên cạnh nhà quản lý có vơ vàn liệu, thông tin, họ cần đến cho mục đích ban hành định quản lý họ gọi thơng tin Như vậy, thơng tin tập hợp tất liệu xử lý, mã hóa, xếp nhằm giúp cho nhà quản lý đưa định tốt môi trường cụ thể b) Phân loại thông tin quản lý hành -Theo kênh tiếp nhận + Dựa vào mối quan hệ người gửi người nhận: thông tin từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp quan có liên quan gửi đến + Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin văn bản, lời, thông tin phi ngôn ngữ + Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật + Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng; nguồn tin thức nguồn tin khơng thức… - Theo tính chất đặc điểm sử dụng thông tin + Thông tin phải biết + Thông tin cần biết + Thông tin nên biết -Theo phạm vi lĩnh vực hoạt động Phân loại dựa lĩnh vực ngành nghề khác như: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, giáo dục, y tế, … -Theo tính chất thời điểm nội dung + Thơng tin pháp lý (hay cịn gọi thơng tin sách) 34 + Thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý đơn vị thuộc quan, tổ chức) + Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng) + Thông tin kinh tế - xã hội c) Vai trị đặc điểm thơng tin quản lý hành - Vai trị thơng tin + Thông tin công cụ, phương tiện, đồng thời sản phẩm trình quản lý: Về chất, hoạt động quản lý trình làm việc với thông tin Thông tin công cụ để người quản lý thực hoạt động quản lý Sản phẩm phương tiện q trình tác động người quản lý người bị quản lý thông tin + Thông tin sở để nhà quản lý ban hành định quản lý: Một khâu quan trọng trình ban hành định quản lý khâu thu thập thông tin xử lý thông tin Đây điều kiện tiên để đảm bảo cho định quản lý hợp pháp hợp lý Nó liên quan đến chất lượng hiệu định hành + Thông tin để tổ chức kiểm tra, đánh giá thực định quản lý: đây, thông tin giúp nhà quản lý nhận thức xác cơng việc cần tổ chức thực hiện; thơng tin giúp cho nhà quản lý có sở xây dựng phương án thực phương án dự phịng; thơng tin sở để giải cơng việc; thông tin để kiểm tra, đánh giá cơng việc thực + Thơng tin góp phần quan trọng việc phân tích, dự báo, phịng ngừa ngăn chặn rủi ro hoạt động quản lý: Trong quản lý, việc sớm có thơng tin liên quan quan trọng cho công việc cụ thể Trên sở thông tin cung cấp nhà quản lý phân tích, đánh giá cơng việc nhiều góc độ để đưa dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủi ro d) Đặc điểm thông tin quản lý hành Thơng tin quản lý hành có đặc điểm sau: - Bên cạnh tính khách quan, thơng tin quản lý hành cịn mang tính chủ quan người cung cấp thông tin Thông tin bị bóp méo, sai thật thường xuất hoạt động quản lý quan, tổ chức - Mỗi loại thơng tin có giá trị định sử dụng cho mục đích khác quản lý Vì vậy, giá trị thơng tin quản lý khơng thể lượng hóa theo giá 35 - Thơng tin giá trị nhanh cung cấp Điều địi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh nhất, tối đa giá trị thơng tin đ) Thu thập thơng tin yêu cầu trình tổ chức thu thập thông tin Thông tin trở thành phận thiếu hoạt động quản lý hành Cơng chức, viên chức thực nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý hành cần quan tâm tới yêu cầu sau đây: e) Hiểu, biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ quản lý Muốn thu thập cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trước hết cần xác định đối tượng có nhu cầu cần cung cấp thơng tin Sau xác định nhu cầu đối tượng sử dụng thông tin - Đối tượng cần cung cấp thơng tin là: thân cán bộ, công chức; lãnh đạo quan, tổ chức; phận quản lý khác quan; quan bên ngoài, đối tác, khách hàng - Nhu cầu thông tin đối tượng khác Có thể thơng tin pháp lý (hay cịn gọi thơng tin sách); thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý đơn vị thuộc quan, tổ chức); thơng tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng); g) Đánh giá ý nghĩa thông tin mà thu thập xử lý Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người quản lý cần chất lượng giá trị thông tin cơng việc Vì vậy, cơng chức, viên chức cần đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý Muốn đánh giá ý nghĩa thông tin mà thu thập xử lý, cơng chức, viên chức cần phân tích thơng tin; so sánh thơng tin, số liệu liên quan với h)Nắm vững, tìm tịi có khả phát hiện, thu thập thơng tin cần thiết Để thu thập thơng tin tốt, công chức, viên chức cần nắm vững phương pháp để tìm tịi, phát thơng tin thu thập thông tin, sau phương pháp bản: - Đọc ghi chép thông tin; - Phương pháp chụp tài liệu; - Phương pháp nghe báo cáo; - Phương pháp tra cứu qua mạng; 36 - Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát; phương pháp vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp thẩm tra, đối chiếu i) Nắm xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật - Cán bộ, công chức, viên chức khai thác, thu thập thông tin cần nắm xác nguồn gốc tin thơng tin phát sinh từ nguồn gốc cụ thể thông tin nguồn tin có giá trị Có thể có nhiều nguồn gốc thông tin như: nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng; nguồn tin thức nguồn tin khơng thức; nguồn tin qua phương tiện thông tin đại chúng (nguồn tin công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế qua trao đổi trực tiếp - Cung cấp thông tin cách thức công chức, viên chức đưa thông tin đến với người sử dụng Khi cung cấp thông tin cần cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật cần phải lựa chọn hình thức cung cấp thông tin phù hợp để đạt hiệu cao Có ba hình thức cung cấp thơng tin là: - Cung cấp thông tin văn bản: văn bản; viết báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động toàn quan tháng, quý năm… - Cung cấp thông tin lời: họp, hội nghị; qua trao đổi điện thoại; qua trao đổi trực tiếp - Cung cấp thông tin kết hợp lời văn Mỗi hình thức cung cấp thơng tin có ưu nhược điểm riêng Vì vậy, cơng chức, viên chức cung cấp thơng tin cần ý thức rõ lựa chọn hình thức đó: tính hợp lý, lúc, mục đích phù hợp với quy định pháp luật XỬ LÝ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH a) Khái niệm xử lý thông tin quản lý hành Xử lý thơng tin quản lý hành việc tác động vào thơng tin quản lý: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo mối liên hệ chất, vốn có, nhằm rút thơng tin thật có giá trị, phục vụ cho việc giải nhiệm vụ quản lý hành Thơng tin tự khơng có giá trị, giá trị việc sử dụng Vì vậy, quản lý hành cần có quy trình phương pháp hiệu xử lý 37 thông tin như: tập hợp phân loại thơng tin; tóm tắt thơng tin; tổng hợp thơng tin; phân tích thơng tin; xác định độ tin cậy thông tin; lựa chọn thông tin b) Quy trình xử lý thơng tin quản lý hành Quy trình xử lý thơng tin trình tự bước, biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút thơng tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý Trong quy trình xử lý thông tin diễn hoạt động phương pháp sau: - Tiếp nhận thông tin + Tiếp nhận thông tin tập hợp thông tin từ nhiều nguồn nơi cách chủ động bị động + Sau tiếp nhận thông tin, công chức, viên chức cần tiến hành phân loại thơng tin Đó việc chia thơng tin thành loại, vấn đề, lĩnh vực khác theo tiêu chí lựa chọn Có thể phân chia thông tin thành loại khác theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thơng tin (thơng tin văn bản, lời, thơng tin phi ngơn ngữ) - Tóm lược thơng tin Tóm lược thơng tin việc giảm bớt lượng nội dung tin đảm bảo nội dung cốt yếu thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin sử dụng thông tin - Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin Thông tin thu thập từ nguồn tin khác Công chức, viên chức phải trả lời câu hỏi đặt là: thông tin có đến từ nguồn tin nào? Với loại nguồn tin thường có độ tin cậy khác nhau, như: + Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin thường có giá trị pháp lý cao + Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin thường khơng coi nguồn tin có giá trị pháp lý cao Bởi độ tin cậy nguồn tin có khác nên sử dụng cung cấp thông tin cần thích rõ nguồn thơng tin Để kiểm tra độ tin cậy nguồn tin, công chức, viên chức cần kiểm tra thực tế cách kiểm tra trực tiếp kiểm tra gián tiếp nguồn tin - Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải + Phân tích thơng tin 38 Phân tích thơng tin q trình phân loại, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thơng tin Việc phân tích nhằm nắm nội dung hiểu chất thơng tin, chất tình hình, việc Cơng chức, viên chức phải phân loại thơng tin thành: thơng tin thơng tin hỗ trợ; thơng tin có giá trị, giá trị khơng có giá trị; phải loại bỏ nghi ngờ thông tin thiếu cứ, thiếu sở khoa học Công chức, viên chức phải so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thông tin: phương pháp giúp công chức, viên chức kiểm định độ tin cậy thơng tin Phương pháp nhằm mục đích xác định rõ thông tin đáng tin thông tin khơng đáng tin Đồng thời, qua để phát điều bất hợp lý, mâu thuẫn, phi logic nội dung thơng tin Có nhiều phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy xác thơng tin như: so sánh thơng tin thu tiến độ giải công việc, kết đạt với chương trình, kế hoạch định; so sánh thông tin cách thức tổ chức thực với ý kiến đạo cấp trên; so sánh số liệu báo cáo trước với báo cáo sau; … Nói cách khác, phân tích tin, công chức, viên chức cần đặt trả lời câu hỏi như: thơng tin nói việc gì? thơng tin đề cập đến nội dung gì? câu hỏi nghi vấn như: sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?, + Tổng hợp thông tin Tổng hợp thông tin phương pháp xếp thông tin kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực cơng tác Thơng tin xếp theo trật tự phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin lãnh đạo quan Để cung cấp thông tin cách hiệu quả, công chức, viên chức bỏ qua khâu tổng hợp tin Quá trình tổng hợp thơng tin giúp cơng chức, viên chức nhìn nhận chất, mối liên hệ quy luật biến đổi, phát triển vấn đề, kiện thông qua thông tin Để tổng hợp thông tin, chuyên viên cần thực thao tác sau: * Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian theo tiến trình diễn vấn đề, kiện…Q trình xếp hệ thống lại thơng tin giúp người sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lơgic định * Tái lại trình, cách thức giải vấn đề, vật, tượng * Tìm điểm tương đồng khác biệt thông tin vấn đề, việc 39 * Tổng hợp thông tin dạng số liệu phương pháp tính tốn, so sánh để có nhìn nhận tổng quát vấn đề + Kiến nghị giải thông tin Có thể nói, có người trực tiếp thu thập thơng tin, tóm lược thơng tin, phân tích thơng tin tổng hợp thơng tin có nhìn nhận thấu đáo, xác tham mưu hiệu cho việc giải thông tin Trước hết, để kiến nghị, giải tin, công chức, viên chức cần có lựa chọn thơng tin phù hợp để cung cấp Đó thơng tin có giá trị nội dung phù hợp với yêu cầu người cần tin; thơng tin có tính mới; thơng tin có độ tin cậy cao; thơng tin tiêu biểu - điển hình có tính khái qt cao Trên cở sở thông tin lựa chọn, công chức, viên chức cần có ý kiến tham mưu giải tin để đảm bảo việc sử dụng thơng tin có hiệu Cuối cùng, công chức, viên chức cần lưu ý đến việc lưu trữ thông tin theo quy định Đặc biệt, cần ý lưu trữ thông tin phải nhiều công thu thập, tổng hợp số liệu quan trọng giúp cho người công chức, viên chức thu thập, xử lý thông tin có hiệu nhanh chóng lần sau o0o 40