Luận văn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại công ty thiết bị điện cửu long

Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST, em đã đợc khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt độngkinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lơng tại

có những bớc phát triển mang tính đột phá thì công nghệ tin học cũng nằmtrong vòng xoáy của sự phát triển đó Sự phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫnchiều sâu của công nghệ tin học đã có tác động rất lớn đến mọi mặt của đờisống xã hội nh: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá…Đặc biệt trong công tácĐặc biệt trong công tácquản lý nh quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự CNTHcùng với các sản phẩm của nó có một vai trò rất quan trọng, là công cụ đắclực giúp nhà quản lý nắm bắt cập nhật thông tin nhanh chóng kịp thời từ đó

có thể ra quyết định một cách hiệu quả hơn, kinh tế hơn trong quá trình quảnlý

Quản lý lao động tiền lơng luôn là vấn đề đáng quan tâm mà hầu hếtcác cơ quan xí nghiệp hay bất kì một doanh nghiệp cũng nh các cơ sở kinhdoanh nào đều cần đến “Làm theo năng lực, hởng theo lao động“ thực chấtcũng phản ánh đợc một phần nào đó qua sự quản lý tiền lơng và đa ra cácchính sách về lơng

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc quản lý con ngời cũng nhlao động tiền lơng càng cần đợc quan tâm nhiều hơn và sự phức tạp ngàycàng phong phú

Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST, em đã đợc khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt độngkinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lơng tại một trong số các khách hàngcủa công ty - đó là Công ty thiết bị điện Cửu Long Đây là một công ty cổphần có qui mô không lớn do vậy vẫn đang trong quá trình phát triển và tựkhẳng định nên đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thích hợp Trên cơ sởtình hình thực tế cần phát triển hệ thống tính lơng nhằm đáp ứng đợc tốt

những yêu cầu của công ty, em đã quyết định chọn đề tài " Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lơng tại Công ty thiết bị điện Cửu Long" làm đề tài cho chuyên đề thực tập này

Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:

Chơng 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu Chơng 2: Các vấn đề phơng pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế

hệ thống Giới thiệu về tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tiền lơng tại Công ty

Thiết bị điện Cửu Long

Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm

Chơng 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập

và đề tài nghiên cứu

I Giới thiệu chung về cơ sở thực tập.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long đợc thành lậptheo giấy phép thành lập số 4366GP/TLDN ngày 21 tháng 5 năm 1999 của

Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội cấp

Có giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 tháng 5 năm 1999

do sở kế hoạch và đầu t Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xây dựng số261/SXD – CC do Sở Xây dựng Hà Nội cấp

Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty đã khẳng định và giữ vững

đợc vị trí kinh doanh của mình trên thị trờng và cha có một sự thay đổi

đáng kể nào

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xây dựng là:

- Nhận thầu các công việc xây dựng gồm :

+ Xây dựng đờng dây tải điện và trạm biến áp đến 35KV

+ Xây lắp các công trình điện tử, điện dân dụng, điện công nghiệpvới phạm vi hoạt động trong cả nớc

+ Kinh doanh các ngành nghề :

- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (chủ yếu là vật t, thiết bị

điện, điện tử)

- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

- Sản xuất, lắp ráp thiết bị điện tử, điện công nghiệp, điện dân dụng

- Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dỡng vật t thiết bị điện

3 Vị thế của công ty.

Với mô hình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nên công tycũng găp phải những khó khăn chung nh găp gỡ khách hàng, mời thầu Tuy nhiên mới có mặt trên thị trờng trong một thời gian không dài nhngcông ty có đội ngũ cán bộ kỹ s, công nhân năng động lành nghề và đầykinh nghiệm nên đã dần đánh dấu đợc tên tuổi của mình bằng việc hoànthành tốt những công viêc đòi hỏi kỹ thuật cao Việc đầu t máy móc, thiết

bị phục vụ trong quá trình thi công cũng đợc công ty đặc biệt lu ý, vì vậycông ty luôn sẵn sàng đáp ứng đợc mọi đòi hỏi về kỹ thuât, mỹ thuật trongquá trình thi công, xây lắp

4 Cơ cấu tổ chức

- Bộ máy quản lý :

Do đặc thù là một công ty có ngành nghề kinh doanh nhỏ nên để hoạt

động kinh doanh có hiệu quả và quản lý đợc tốt, bộ máy quản lý của công

Đội tr ởng đội thi

Kế toán tr ởng

- Công ty

+ Phòng kinh doanh :

* Tổ chức cung cấp vật t cho công trình, cho khách hàng

* Thơng thảo hợp đồng mua bán hàng hoá

* Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trờng

+ Phòng kỹ thuật :

* Giám sát kỹ thuật công trình

* Tổ chức điều thi công xây lắp dự án

+ Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật t hàng hoá

+ Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán công tác kế toán

Sơ đồ tổ chức công ty.

5 Giới thiệu công tác quản lý tiền lơng tại công ty.

- Mỗi nhân viên đều có hệ số lơng căn bản (HSLCB), tiền lơng củanhân viên nào đợc tính theo hệ số và ngày công của nhân viên đó

- Do tính chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện các công trình

về điện nên việc tính lơng đợc chia ra 2 loại :

Đội tr ởng thi công

Công nhân

kĩ thuât

Công nhân thuê ngoài

Kế toán tổng hợp

Thủ quĩ

Kế toán thuế

Kế toán vật t

Kế toán thanh toán

+ Lơng đối với các nhân viên văn phòng (có hợp đồng dài hạn vàngắn hạn).

+ Lơng đối với các công nhân thuê khoán trong tổng công trình thicông

Lơng của nhân viên hợp đồng dài hạn (HĐDH) và nhân viên hợp đồngngắn hạn (HĐNH) có sự khác nhau căn bản :

HSLCB của HĐDH > HSLCB của HĐNH

 Cách tính lơng

- Đối với nhân viên công ty :

Mặc dù là công ty t nhân nhng công ty vẫn thực hiện tính lơng theo hệ

số giống nh các công ty nhà nớc, song khuyến khích bằng việc tăng mức

l-ơng tối thiểu so với quy định của nhà nớc

Lơng thực lĩnh = Lơng chấm công + PC trách nhiệm + PC lu động +

PC khu vực + Tiền ăn tra + Tiền làm thêm – BHXH – BHYT (nếu có)

Cũng giống nh các công ty t nhân với xu thế hiện nay đóng bảo hiểmcho nhân viên Làm nh thế, công ty dã một phần giúp đảm bảo cuộc sống chonhân viên sau này Đây là chế độ u đãi mà trớc kia chỉ có các công ty nhà n-

ớc mới có

Lơng chấm công = (Lơng cơ bản/Số ngày công quy định) * Số ngày công của nhân viên

Lơng cơ bản = HSLCB của nhân viên * Lơng tối thiểu

- Ngoài tiền lơng đợc lĩnh theo cách tính nh trên mỗi nhân viên còn

đ-ợc lĩnh tiền thởng và tiền nghỉ hởng BHXH mỗi tháng

- Đối với công nhân thuê khoán :

Do công việc thi công trong mỗi công trình không thể trả lơng theo hệ

số, cũng không thể ký hợp đồng với quá nhiều công nhân Nên khi mỗi côngtrình đợc khởi công thì các đội trởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lơngkhoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành Việc này do đội trởng quyết

định và thông qua ban giám đốc duyệt

II Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu.

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.

1.1 Khảo sát hiện trạng tin học tại công ty.

Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty t nhân với quy môtrung bình, có số lợng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc

khác nhau Hiện nay, để tính lơng cho nhân viên thì công ty đang sử dụngbảng tính Excel và công việc này chủ yếu đợc thực hiện bằng tay.

Việc quản lý tiền lơng không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kếthợp với việc dùng sổ sách

1.2 Những bất cập trong việc áp dụng tin học hoá hiện nay

- Việc tính lơng đôi khi cha thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầmlẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty

- Quá trình cập nhật và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mấtthời gian, làm ảnh hởng đến quá trình hoạt động cũng nh sự phát triển củacông ty

- Việc tính lơng chủ yếu đợc thực hiện bằng tay đòi hỏi ngời thựchiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi đợcthiếu sót

- Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính

l-ơng cũng gặp phải những bất lợi nh :

+ Tăng chi phí trong việc lu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớnsong không đáng có

+ Trong trờng hợp xảy ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốnnhiều công sức

- Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũngkhông đem lại nhiều lợi ích cho ngời sử dụng Bởi Excel chỉ là một công cụtính toán chính xác và nhanh chóng nhng nó không có khả năng quản lýmột hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm đợc thông tin đầy

2 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu.

Công tác quản lý tiền lơng là một bộ phận quan trọng đối với công tácquản lý nguồn nhân lực Bởi việc đa ra các chính sách về lơng thoả đáng sẽgóp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng nh niềm tin của nhânviên đối với tổ chức

Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụtrực tiếp cho việc trả lơng đối với từng nhân viên nh : theo dõi toàn bộ tiến độcác dự án, năng lực và lập bảng thống kê là khá lớn Chỉ tính riêng côngtác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian

Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con ngời phải cần đếnrất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp Mọi công việc đó, từ quản lý đếnkiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức Do

đó, không đáp ứng đợc thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệucha đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Chính vì vậy, việc đa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền

l-ơng sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó

Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác

đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Nó đa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúpviệc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo đ ợckịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công Từ đó, tạo điều kiện cho việcquản lý đợc chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý đợc nhanh chóng

3 Công cụ thực hiện đề tài.

Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ

sở dữ liệu cũng nh các ngôn ngữ lập trình Vì vậy, một vấn đề đặt ra chocác nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin học nào đểxây dựng chơng trình

Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sửdụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phântích và thiêt kế hệ thống

3.1 Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro

- Cơ sở dữ liệu là gì ?

Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file)

đợc tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu Các tệp tincủa CSDL là thành phần của một bộ chơng trình nhằm tạo lập , quản lý vàtruy xuất các tệp tin CSDL Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩnthông thờng bởi vì chúng đợc liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúcCSDL Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình

tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiệnhoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL

Nếu là ngời có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệuthông qua th mục hay th mục con Nếu nh vậy, bạn đã là ngời quản lý cơ sởdữ liệu rồi Nhng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phứctạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin vềtoàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu đợc lu trữ trongnhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều ng-

ời nhng lại không muốn hai ngời cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phảilàm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sửdụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là gì ?

HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuấtphần mềm cung cấp để thực hiện công việc này HQTCSDL cũng đòi hỏiphải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải đợc thiết kế và cài đặttheo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thốngbảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việchuấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL

- Cơ sở dữ liệu quan hệ

Gần nh mọi hệ thống quản lý CSDL đều lu trữ và quản lý thông qua môhình quản lý CSDL quan hệ Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sựkiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề

đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ,bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ đợc áp dụng cho tập hợp hàng dành cho mộtchủ thể đơn lẻ Tơng tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng

và đơn đặt hàng) có thể thao tác nh một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trịdữ liệu quan hệ Ví dụ : thật là thừa nếu lu thông tin tên và địa chỉ kháchhàng với từng đơn đặt hàng do ngời khách đó mua Trong Hệ thống CSDLquan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tờng chuyên lu trữ loại dữ liệu cóthể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp

Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lýtoàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table) Bảng biểu lu giữ thông tin về một chủthể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiềuhàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể Thậmchí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu Cũng cóthể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin

- Khả năng của RDBMS

RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việcvới dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với ngời khác Hệ thống này cung cấp nhiều đặctính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lợng lớn dữ liệu ởnhiều bảng biểu RDBMS có ba loại khả năng chính :

+ Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ đợc lu trong cơ

sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu

+ Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khácnhau Có thể chọn ra những trờng dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu Có

thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu Có thểchọn một trờng hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, saochép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này.+ Chi phối dữ liệu : Định rõ ai đợc phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữliệu Trong nhiều trờng hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu đợc chia sẻ

và cập nhật bởi nhiều ngời dùng

Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ củaMicrosoft Visual Foxpro Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấptoàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lợng dữ liệu lớn

- Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro

Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm

1997 Nó tiện dùng để thao tác và lập chơng trình cho các bài toán quản lý.Các thông tin cho các bài toán quản lý thờng là các bảng hai chiều, đợc tạolập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi

có nhiều trờng Visual Foxpro giúp ngời sử dụng thao tác dễ dàng, nhanhchóng và chính xác trên chúng nh : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìmkiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo

Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ,kết nối và truy vấn…Đặc biệt trong công tác Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con ngờitrong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh

động

Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang đợcứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội ởbất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thơng mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩthuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro

Do những u việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mangtính đột biến

3.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Trớc đây, chúng ta thờng quen thuộc với phong cách lập trình trongmôi trờng hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS…Đặc biệt trong công tác Nhng từ khi MicrosoftWindows ra đời, xu hớng lập trình trong môi trờng Windows ngày càng thuhút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữlập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giaodiện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ

nh Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro…Đặc biệt trong công tác

Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chơng trình ứngdụng trong môi trờng hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợicho bạn và ngời sử dụng.

Visual Foxpro đợc trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thànhmột ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chơng trình phục

vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách

thuận tiện và hiệu quả

Chơng 2 Các Phơng pháp luận cơ bản

I Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống.

1 Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT.

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất

Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốnchúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế

Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khảnăng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hìnhvật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựngmô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữtin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộcmột tổ chức phải tiến hành phát triển HTTT?

Sự cần thiết phải phát triển một HTTT là do một số nguyên nhân tómlợc sau :

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lợc chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết củamột dự án phát triển một HTTT mới Những luật mới của chính phủ mới banhành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanhnghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động mới của doanhnghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanhnghiệp phải có những hành động đáp ứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổchức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình Khi cácHQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết

định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏqua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT

Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin đợc phát triển chỉ vìngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằngthông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó.

2 Phơng pháp phát triển HTTT.

Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có đợc một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong cáchoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp

để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơkhông đạt đợc những mục tiêu định trớc

Tại sao lại nh vậy? Một HTTT là một đối tợng phức tạp, vận độngtrong một môi trờng cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tíchviên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễquản lý hơn Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sởchung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Banguyên tắc đó là :

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân

tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Thực tế ng ời khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phảihiểu các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắcnày là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để pháttriển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằngcác khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyêntắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật

lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và

về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tàiliệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lýngoài của hệ thống

3 Các giai đoạn phát triển một HTTT.

Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống Mỗi giai đoạn bao gồm một dãycác công đoạn đợc liệt kê kèm theo dới đây Cần lu ý rằng cuối mỗi giai đoạn

phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển

hệ thống Quyết định này đợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phântích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển

hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và

đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục nhữngsai sót Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kếhoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá

dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là mô tả sơ l ợc các giai

đoạn của việc phát triển HTTT

3.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thựchiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công doạnsau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của nhữngvấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệthống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt đợc Trên cơ sở nội dungbáo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triểnmột hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết baogồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của mộtHTTT, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình logic của hệ thốngmới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung củaOutputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý

và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đ ợc nhập vào(các Inputs) Mô hình logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét vàchuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế CSDL

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

3.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tíchviên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện

hệ thống này Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá môhình logic Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là ngời sử dụng sẽthấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đợc xâydựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá cácchi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phơng án và phải có nhữngkhuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và mộtbuổi trình bày sẽ đợc thực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng

án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộccủa tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng ángiải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng ángiải pháp

3.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủcông và cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạnchính của thiết kế vật lý ngoài là :

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

3.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thaotác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống là nh sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thốnglà pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới đợc thực hiện Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những vachạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này baogồm các công đoạn sau:

Bớc đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năngnghiệp vụ cần đợc tiến hành bởi hệ thống Để thực hiện một cách thuận lợi,chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích.

+ Nhìn chung, sơ đồ nên cân bằng tức là các chức năng cùng mộtmức nên có kích thớc và độ phức tạp tơng đơng nhau

+ Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiệnbao quát các chức năng con của nó, phản ánh đợc thực tế nghiệp vụ và nh thế

nó giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu đợc tờng minh

- Xác định các chức năng.

+ Trong mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng chính sẽ làmột trong những loại sau:

* Sản xuất sản phẩm

* Cung cấp dịch vụ

* Quản lý tài nguyên

Sau khi xác định nó thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tên cho chức năng

đó

+ Để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính ta đặt nótrong chu kỳ sống gồm các giai đoạn sau:

* Xác định nhu cầu

* Mua sắm

* Bảo trì và hỗ trợ

* Thanh lý hoặc chuyển nhợng

Tơng ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con + Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việcphân tích tiếp không cần thiết nữa Một chức năng cấp thấp nhất chỉnên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân

đảm trách

+ Cần biết BFD sau khi đợc tạo cần đơn giản và chính xác Trongnhững hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông qua khảosát để xác định các chức năng một cách trực tiếp

- Xây dựng BFD theo phân tích công ty

+ Trong các hệ thống lớn, đòi hỏi việc phân tích sao cho xử lý dữliệu thống nhất Nh vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năngnghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thờng từ việc xem xét

kế hoạch của công ty

+ Bất kỳ một dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiềuchức năng cao nhất này

+ Với BFD dạng công ty, ta có thể dùng các đờng đứt quãng để thểhiện ranh giới của hệ thống Trong một chức năng đang khảo cứu, đểlàm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khungkhông liền nét

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD).

- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ.

- Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

+ Xử lý:

hoàn toànGiao tác

Ngời – máy

- Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tợng

đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ

đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiệnthực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: phíchluồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

+ Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu

- Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau:

+ Xác định yêu cầu của User

+ Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích vàUser xem xét

+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tờng minh của DFD.+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

- Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu nh sau:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu

- Các mức của DFD + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu đợc nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống Các đờng nối thể hiện thông tin vào ra hệ thống Nó thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0 + Phân rã sơ đồ.: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

- Các phích logic: Giống nh phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích logic Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

+ Mẫu phích xử lý logic

+ Mẫu phích luồng dữ liệu

+ Mẫu phích phần tử thông tin

+ Mẫu phích kho dữ liệu

+ Mẫu phích tệp dữ liệu

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Mô tả logic của xử lý:

Đích:

Kho dữ liệu

Tệp dữ liệu

Tên ngời/bộ phận phát/nhận

tin

Tên tiến trình xử lý

Tên tiến trình xử lý

Tên dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

- Mét sè quy t¾c vµ quy íc liªn quan tíi DFD.

+ Mçi luång d÷ liÖu ph¶i cã mét tªn trõ luång gi÷a xö lý vµ kho d÷liÖu

+ D÷ liÖu chøa trªn 2 vËt mang kh¸c nhau nhng lu«n lu«n ®i cïngnhau th× cã thÓ t¹o ra chØ mét luång duy nhÊt

+ Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.

+ Tên cho xử lý phải là một động từ

+ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phảikhác với luồng ra từ một xử lý

- Đối với việc phân rã DFD

+ Thông thờng một xử lý mà logic xử lý của nó đợc trình bày bằngngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.+ Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của mộtDFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải làluồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi lànguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD

+ Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ.Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.

II Cơ sở lý luận về tiền lơng.

1 ý nghĩa của tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơbản: t liệu lao động, đối tợng lao động và lao động Trong đó, lao động là yếu

tố có tính chất quyết định

Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con ngời nhằmbiến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhucầu của xã hội Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chấtkhông thể tách rời khỏi lao động, lao động là điêù kiện đầu tiên, cần thiết cho

sự tồn tại và phát triển của xã hội Xã hội càng phát triển, tính chất quyết

định của lao động con ngời đối với quá trình tạo ra của cải vật chất cho xãhội càng biểu hiện rõ rệt

Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình kinh doanh

ở các doanh nghiệp nói riêng đợc diễn ra thờng xuyên liên tục thì một vấn đềthiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động Ngời lao động phải có vật phẩmtiêu dùng để tái sản xuất sức lao động Vì vậy, khi họ tham gia lao động sảnxuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động

cho họ Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu hiện bằng thớc

đo giá trị và gọi là tiền lơng

1.1 Tiền lơng

Tiền lơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nềnsản xuất hàng hoá Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao độngsống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối l-ợng công việc mà ngời lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp

Mặt khác, đối với doanh nghiệp tiền lơng phải trả cho ngời lao động làmột yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra

Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệmchi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc, dịch vụ

- Trong trờng hợp ngời lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao

động nh khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động, hu trí mất sức hay tử tuất…Đặc biệt trong công tác

sẽ đợc hởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó làkhoản trợ cấp bảo hiểm xã hội

Quỹ BHXH đợc tạo ra bằng cách trích theo tỉ lệ phần trăm trên tiền

l-ơng phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

và khấu trừ vào tiền lơng công nhân Theo qui định hiện nay thì tỉ lệ này là20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phảichịu là 5%

Khoản chi trợ cấp BHXH cho ngời lao động khi bị ốm đau, thai sản,tai nạn lao động, hu trí và tử tuất đợc tính trên cơ sở số lợng, chất lợng lao

động và thời gian mà ngời lao động đã cống hiến trớc đó cho xã hội

Tỷ lệ tính bảo hiểm xã hội tính vào chi phí sản xuất đợc qui định 10%doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho hai nội dung hu trí và

tử tuất, còn 5% đợc dùng để chi cho ba nội dung: ốm đau, thai sản và tai nạnlao động Khoản chi này có thể cho phép doanh nghiệp để lại để chi trả (thaylơng) cho ngời lao động khi có phát sinh thực tế, số thừa thiếu sẽ đợc thanhtoán với cơ quan quản lý: nếu chi thiếu sẽ đợc cấp bù, chi không hết sẽ phảinộp lên hoặc có thể nộp hết 5% quỹ này cho cơ quan quản lý, khi có phátsinh thực tế sẽdo cơ quan quản lý thực hiện chi trả cho ngời lao động căn cứvào các chứng từ chứng minh

Tỷ lệ trích mà ngời lao động phải chịu đợc doanh nghiệp nộp hộ lên cơquan quản lý (cùng với 10% ở trên).

Nh vậy nếu doanh nghiệp đợc phép để lại 5% khoản chi bảo hiểm xãhội thì chỉ phải nộp 15% còn nếu doanh nghiệp không đợc phép thực hiệntrực tiếp chi thì phải nộp hết 20% cho cơ quan quản lý

Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, ngời lao động còn đợc hởngchế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí,thuốc men…Đặc biệt trong công tác khi bị ốm đau Điều kiện để ngời lao động đợc khám chữa bệnhkhông mất tiền là họ phải có thẻ bảo hiểm y tế Thẻ bảo hiểm y tế đợc mua từtiền trích Bảo hiểm y tế, theo qui định hiện nay BHYT đợc trích theo tỷ lệ3% trên lơng phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí SXKD

là 2% và khấu trừ tiền lơng công nhân là 1%

- Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn đợc thànhlập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập quĩ kinh phí công đoàn.Quĩ kinh phí công đoàn đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui địnhtrên tiền lơng phải trả và đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Theo qui định hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn tính vào chiphí trên tiền lơng phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàncơ sở và 1% cho hoạt động của công đoàn cấp trên Khoản chi cho hoạt độngcông đoàn cơ sở có thể đợc thể hiển trên sổ sách kế toán hoạt động SXKDcủa doanh nghiệp hoặc không – nếu khoản này không thể hiện trên sổ sách

kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, thì sau khi trích vào chi phí doanhnghiệp sẽ chuyển nộp toàn bộ kinh phí này Mọi khoản chi tiêu tại cơ sở sẽ

do tổ chức công đoàn quản lý và quyết toán với công đoàn cấp trên

Tăng cờng quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sửdụng có hiệu quả lực lợng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lơng,chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn đợc xem là một ph-

ơng tiện hữu hiệu để kích thích ngời lao động gắn bó với hoạt động SXKD,rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động Trên cơ sở các chính sáchchế độ về lao động, tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn Nhà nớc đãban hành, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành mình phải tổ chứctốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồngthời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lơng, tiền thởng…Đặc biệt trong công tácnhằm khuyến khích ngời lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thựchiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị

2 Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp.

Tiền lơng trả cho ngời lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phốitheo lao động, trả lơng theo số lợng và chất lợng lao động Việc trả lơng chongời lao động theo số lợng và chất lợng lao động có ý nghĩa rất to lớn trongviệc động viên, khuyến khích ngời lao động phát huy tinh thần dân chủ ở cơ

sở, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao độngnhằm tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống vật chất,tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội

Hiện nay, việc tính trả lơng cho ngời lao động đợc tiến hành theo haihình thức chủ yếu: hình thức tiền lơng theo thời gian và hình thức tiền lơngtheo sản phẩm

2.1 Hình thức tiền lơng theo thời gian.

Tiền lơng tính theo thời gian là tiền lơng tính trả cho ngời lao độngtheo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lơng của ngời lao động.Tiền lơng tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờlàm việc của ngời lao động tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý thờigian lao động của doanh nghiệp

Tiền lơng thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn haytính theo thời gian có thởng

Hình thức tiền lơng tính theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lơngtính trả cho ngời lao động cha đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao

động vì cha tính đến đầy đủ chất lợng lao động, do đó cha phát huy đầy đủchức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lơng trong việc kích thích sự phát triểncủa sản xuất, cha phát huy hết khả năng sẵn có của ngời lao động

Do những hạn chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lơng theo thời giancần thực hiện một số biện pháp phối hợp nh: giáo dục chính trị t tởng, độngviên khuyến khích vật chất, tinh thần dới các hình thức tiền thởng, thờngxuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao

động Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho ngời lao động tự giác lao

động có kỷ luật, có kỹ thuật và có năng suất cao

2.2 Hình thức tiền lơng tính theo sản phẩm.

Tiền lơng tính theo thời gian là tiền lơng tính trả cho ngời lao độngtheo kết quả lao động – khối lợng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoànthành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lợng đã qui định và đơn giátiền lơng tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc lao vụ đó

Tiền lơng tính theo sản phẩm có thể đợc thực hiện theo những cách sau:

- Tiền lơng tính theo sản phẩm trực tiếp đợc tính cho từng ngời lao

động hay cho một tập thể ngời lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất

Theo cách tính này, tiền lơng đợc lĩnh căn cứ vào số lợng sản phẩmhoặc khối lợng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lơng, không hạn chếkhối lợng sản phẩm, công việc là hụt hay vợt mức qui định.

- Tiền lơng tính theo sản phẩm gián tiếp cũng đợc tính cho từng ngờilao động hay cho một tập thể ngời lao động thuộc bộ phận gián tiếp phục vụsản xuất hởng lơng phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sảnxuất

Theo cách tính này, tiền lơng đợc lĩnh căn cứ vào tiền lơng theo sảnphẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ lơng của bộ phận gián tiếp do

đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục

vụ sản xuất Cách tính lơng này có tác dụng làm cho những ngời phục vụ sảnxuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh

tế của bản thân họ

- Tiền lơng tính theo sản phẩm có thởng là tiền lơng tính theo sảnphẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thởng do doanh nghiệpqui định nh thởng chất lợng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lợng cao,thởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu…Đặc biệt trong công tác Tiền lơng tínhtheo sản phẩm có thởng đợc tính cho từng ngời lao động hay cho một tập thểngời lao động

Theo cách tính này, ngoài tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạnchế ngời lao động còn đợc hởng một khoản tiền thởng theo qui định của đơn

vị Cách tính lơng này có tác dụng kích thích ngời lao động không phải chỉquan tâm đến số lợng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lợngsản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu…Đặc biệt trong công tác Khoản tiềnthởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chấtlợng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm đợc…Đặc biệt trong công tác

- Tiền lơng tính theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lơng tính theo sản phẩmtrực tiếp kết hợp với suất tiền thởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vợt mứcsản xuất sản phẩm Suất tiền thởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vợt mức

kế hoạch sản xuất sản phẩm do doanh nghiệp qui định

Tiền lơng tính theo sản phẩm luỹ tiến đợc tính cho từng ngời lao độnghay cho một tập thể ngời lao động ở những bộ phận sản xuất cần thiết phải

đẩy mạnh tốc độ sản xuất Nó khuyến khích ngời lao động phải luôn pháthuy sáng tạo cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động đảm bảocho đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm một cách đồng bộ và toàndiện Tuy nhiên khi áp dụng tính lơng theo sản phẩm luỹ tiến doanh nghiệpcần chú ý khi xây dựng tiền thởng luỹ tiến nhằm hạn chế hai trờng hợp có thể

xảy ra đó là: ngời lao động phải tăng cờng độ lao động, không bảo đảm sứckhoẻ cho lao động sản xuất lâu dài và tốc độ tăng tiền lơng lớn hơn tốc độtăng năng suất lao động.

- Tiền lơng khoán theo khối lợng công việc hay từng công việc tínhcho từng ngời lao động hay một tập thể ngời lao động nhận khoán

Tiền lơng khoán đợc áp dụng đối với những khối lợng công việc hoặctừng công việc phải đợc hoàn thành trong một thời gian nhất định

Trong các doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nông nghiệp, tiền lơngkhoán có thể đợc thiện theo cách khoán từng phần công việc hoặc khoán thunhập cho ngời lao động

Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng có thể thực hiện theocách khoán gọn lơng theo hạng mục công trình cho đội sản xuất

Khi thực hiện cách tính lơng theo tiền lơng khoán cần chú ý kiểm tratiến độ và chất lợng công việc khi hoàn thành nghiệm thu nhất là đối vớicông trình xây dựng cơ bản có những phần công việc khuất khi nghiệm thukhối lợng công việc hoàn thành sẽ khó thực hiện

- Tiền lơng tính theo sản phẩm cuối cùng

Theo cách tính lơng này, tiền lơng đối với các doanh nghiệp sản xuất

có tính chất khai thác sẽ dựa trên cơ sở giá trị sản lợng đạt đợc sau khi đã trừ

đi các khoản tiêu hao vật chất, nộp thuế, trích nộp các quỹ theo chế độ quy

định và tỷ lệ thích đáng phân phối cho ngời lao động Đối với các doanhnghiệp có tính chất chế biến, doanh nghiệp cần tạo các điều kiện ổn định sảnxuất, tổ chức lại từng dây chuyền sản xuấtvà xác định rõ giai đoạn cuối cùngcủa từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm Trên cơ sở xác đinh giai đoạncuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm để xác định tiền lơngtính theo sản phẩm cuối cùng cho từng ngời lao động hay một tập thể ngờilao động

Cách tính lơng này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của cá nhânhoặc tập thể ngời lao động với chính sản phẩm mà họ làm ra Nh vậy trongtrờng hợp tính lơng theo sản phẩm cuối cùng, tiền lơng phải trả cho ngời lao

động không thuộc CPSX mà ở trong thu nhập còn lại sau khi đã trừ đí cáckhoản chi phí hợp lý và các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định

Tiền lơng tính theo sản phẩm nếu tính cho tập thể ngời lao động thìdoanh nghiệp vận dụng những phơng án chia lơng thích hợp để tính lơng chotừng ngời lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao

động và khuyến khích ngời lao động có trách nhiệm với tập thể cùng lao

động Tính chia lơng cho từng ngời lao động trong tập thể có thể có thể đợctiến hành theo các phơng án khác nhau.

Tuỳ thuộc vào tính chất công việc đợc phân công cho từng ngời lao

động trong tập thể có phù hợp giữa cấp bậc kỹ thuật công nhân với cấp bậccông việc đợc giao, lao động giản đơn hay lao động có yêu cầu kỹ thuậtcao…Đặc biệt trong công tácđể lựa chọn phơng án chia lơng cho thích hợp nhằm động viện, khuyếnkhích và tạo điều kiện cho ngời lao động phát huy hết năng lực của mình

Hình thức tiền lơng tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều u điểm,

đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho ngời lao đông quantâm đến số lơng và chất lợng lao động của mình Tiền lơng tính theo sảnphẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển,thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội

Tuy nhiên để hình thức tính lơng theo sản phẩm có thể áp dụng mộtcách thuận lợi và phát huy đầy đủ những u điểm của hình thức này doanhnghiệp phải xây dựng đợc một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xâydựng đợc đơn giá tiền lơng trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việclao vụ một cách khoa học hợp lý Bên cạnh đó doanh nghiệp phảo xây dựng

đợc chế độ thởng phạt rõ ràng, xây dựng thởng luỹ tiến thích hợp với từngloại sản phẩm, công việc lao vụ Việc nghiệm thu sản phẩm, công việc lao vụhoàn thành cũng phải đợc tổ chức quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đủ,

đúng số lợng, chất lợng theo quy định Các điều kiện cần thiết cho quá trìnhsản xuất cũng phải đựoc đảm bảo nh cung cấp vật t, thiết bị, các đIều kiện về

an toàn, vệ sinh công cộng…Đặc biệt trong công tác

Chơng iii phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Hoạt động của ngời lao động bao giờ cũng nhằm mục đích thoả mãnlợi ích vật chất hoặc tinh thần của họ Chính lợi ích là động lực thôi thúc ngờilao động hoạt động Vì vậy, ngời lao động chỉ gắn bó với chủ doanh nghiệpkhi doanh nghiệp thoả mãn các lợi ích chính đáng của họ Mô hình tổ chứcquản trị nhân sự phụ thuộc vào thái độ của doanh nghiệp đối với lợi ích củangơì lao động

Một trong các nguyên tắc để quản trị nhân sự đạt đợc hiệu quả cao là

định ra các chính sách khen thởng, kỷ luật sát thực đủ liều lợng sức nặng tạothành các đòn bảy kinh tế, tinh thần đối với mọi ngời

Chính từ tầm quan trọng của tiền lơng đối với ngời lao động trongdoanh nghiệp, hệ thống quản lý tiền lơng tại công ty Thiết bị điện Cửu Longcần quản lý đợc tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động tính và trả lơng,

từ đó giúp nhà quản lý có chính sách phù hợp đối với từng nhân viên

- Các thông tin đầu vào của hệ thống bao gồm: Các thông tin liên quan

đến nhân viên nh trình độ chuyên môn, năng lực, chức vụ, phụ cấp, khen ởng, bảo hiểm và thời gian lao động của nhân viên

th Các thông tin đầu ra của hệ thống: Từ các thông tin đầu vào, xuất racác báo cáo theo yêu cầu của nhà lãnh đạo bao gồm:

+ Báo cáo về lý lịch của nhân viên

+ Báo cáo về tình trạng làm việc của nhân viên

+ Bảng tính lơng theo yêu cầu cho phòng kế toán

+ Thống kê chi tiết lơng của nhân viên hoặc tổng hợp lơng của cácphòng

2 Yêu cầu của hệ thống quản lý lơng.

Do công ty mới đợc thành lập vẫn đang trong quá trình tự hoàn thiện

và mở rộng qui mô, ban lãnh đạo muốn khuyến khích thúc đẩy tinh thần làmviệc của nhân viên bằng việc tính lơng phải dựa trên công sức lao động thựcthụ của từng nhân viên trong công ty Vì vậy, việc tính lơng không chỉ phụthuộc vào hệ số lơng của từng nhân viên mà còn phụ thuộc vào bảng chấmcông nhân viên Vì lí do đó, hệ thống quản lý lơng phải bao gồm bộ phậnquản lý chấm công và bộ phận quản lý tính lơng

2.1 Quản lý chấm công.

Trong hệ thống thông tin quản lý lơng, bộ phận quản lý về chấm công

có trách nhiệm tổng hợp thông tin chấm công của tất cả các phòng ban rồi từ

đó làm cơ sở cho bộ phận tính lơng Mỗi phòng ban đều có bảng chấm côngriêng để ghi chép lại toàn bộ thông tin về thời gian lao động của nhân viênnh: tổng số ngày công làm việc, số ngày nghỉ phép có lơng, số ngày nghỉphép không lơng, số giờ làm thêm Hệ thống cần lu tất cả các thông tin vềchấm công trong một kho dữ liệu Cán bộ trực tiếp tham gia cập nhật dữ liệuchấm công phải hoàn toàn chính xác, tránh bỏ xót, nhầm lẫn các thông tinlàm sai lệch việc tính lơng

2.2 Quản lý tính lơng.

Động cơ quan trọng nhất thúc đẩy tất cả mọi thành viên trong doanhnghiệp hoạt động là phân phối thu nhập và kích thích vật chất Tiền lơng làmột nội dung cơ bản của vấn đề đãi ngộ nhân sự Tiền lơng là khoản thunhập cơ bản của ngời lao động Khi nhân viên cảm thấy việc trả lơng khôngxứng đáng với việc làm của họ, họ sẽ không bao giờ hăng hái tích cực làmviệc

Kích thích vật chất (tiền thởng) là một động lực quan trọng thúc đẩynhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quảsản xuất và công tác

Từ những thông tin về chấm công, bộ phận quản lý tính lơng cần phảitính toán chính xác, kịp thời tiền lơng cho ngời lao động Đặc biệt là cáckhoản tiền thởng, mức lơng hợp lý cho những nhân viên có năng lực cao,hoàn thành tốt công việc và tận tâm với sự phát triển của công ty

3 Đánh giá tính khả thi.

3.1 Khả thi về tổ chức.

Đề tài đợc áp dụng tại công ty Thiết bị điện Cửu Long dự kiến khôngchỉ phù hợp với các chính sách về nhân sự mà còn có thể giúp nhà quản lýthực hiện tốt hơn công việc quản lý của mình Việc tạo ra một hệ thống quản

lý lơng mới mẻ, tiện lợi, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng

đồng thời tạo tâm lý thoải mái cho ngời lao động

Việc đa hệ thống quản lý lơng mới vào không gây bất cứ trở ngại nàocho các hệ thống hoạt động khác Và vì hệ thống mới sử dụng khá dễ dàngnên ngời trực tiếp sử dụng sẽ nhanh chóng thích ứng và thực hiện thành thạo

3.2 Khả thi về kỹ thuật

Hệ thống quản lý lơng cũ hầu hết đợc thực hiện bằng tay và nếu dùng

đến phần mềm thì chỉ đơn thuần là các bảng tính Excel Trong khi, công tylại trang bị một hệ thống các thiết bị khá tiên tiến Do vậy, việc đa vào hệthống quản lý lơng mới sẽ khai thác đợc một cách tốt nhất các tính năng củathiết bị kỹ thuật trong công ty Nh vậy, việc áp dụng hệ thống mới không chỉphù hợp với công nghệ sẵn có mà lợi ích của nó còn bù lại chi phí mà nhàquản lý bỏ ra để mua công nghệ

4 Khả thi về tài chính.

Do phần mềm không quá lớn, việc cài đặt và sử dụng dễ dàng nên tổnthất về mặt thời gian là không đáng có Mặt khác, chi phí bỏ ra để sử dụngcũng không nhiều nên khả năng thu đợc lợi ích là có thể

II Phân tích chi tiết hệ thống.

1 Sơ đồ luồng thông tin hệ thống tính lơng tại công ty

Các phích vật lý.

 Phích luồng thông tin

 Phích kho dữ liệu

 Phích kho dữ liệu

Tên tài liệu: Sổ chấm công

Mô tả: Là sổ ghi ngày công của tất cả nhân viên

Tên IFD có liên quan: SDLTT

Vật mang: Bằng giấy

Nguồn: Bảng chấm công của từng phòng

Đích: Phòng kế toán.

Tên tài liệu: Ngày công đã đối chiếu

Mô tả: Số ngày công của nhân viên đã kiểm tra và đối chiếu là đúng Tên IFD có liên quan: SDLTT

Vật mang: Bằng giấy

Nguồn: Bảng chấm công của từng phòng

Đích: Phòng kế toán.

Tên tài liệu: Báo cáo lơng

Mô tả: Bảng tổng hợp lơng của tất cả nhân viên.

Tên IFD có liên quan: SDLTT.

Vật mang: Bằng giấy (in) hoặc đĩa mềm, đĩa cứng.

Nguồn: Phòng kế toán

Đích: Lãnh đạo và các bộ phận liên quan

Tên kho dữ liệu: Sổ chấm công

Mô tả: Là nơi lu trữ số liệu về ngày công của nhân viên

Tên IFD có liên quan: SDLTT

Tệp dữ liệu chấm công

ơng

Báo cáo l

Sổ chấm công

Tính l ơng

 Phích xử lý.

Tên xử lý: Kiểm tra đối chiếu số ngày công

Mô tả: Kiểm tra tính chính xác của số ngày công

Tên IFD có liên quan: SDLTT

Phân ra thành các IFD con: - Kiểm tra số ngày công

- Kiểm tra số ngày nghỉ

Phơng tiện thực hiện: Thủ công.

Sự kiện khởi sinh: Phát sinh ngày công nhân viên.

Chu kỳ: Hàng ngày.

Tên xử lý: Cập nhật dữ liệu vào máy.

Mô tả: Nhập các số liệu về chấm công đã đợc kiểm tra vào máy Tên IFD có liên quan: SDLTT

Phân ra thành các IFD con: - Tổng hợp thông tin.

- Nhập dữ liệu vào các form

Phơng tiện thực hiện: Giao tác ngời và máy.

Sự kiện khởi sinh: Các số liệu đã tổng hợp.

Chu kỳ: Hàng ngày.

Tên xử lý: Lập báo cáo.

Mô tả: Lập bảng báo cáo về tình hình lơng của nhân viên.

Tên IFD có liên quan: SDLTT.

Phân ra thành các IFD con: - Tổng hợp dữ liệu.

- Lập báo cáo theo mẫu

Phơng tiện thực hiện: Tự động bằng máy.

Sự kiện khởi sinh: Yêu cầu lập báo cáo của lãnh đạo cấp trên Chu kỳ: Cuối kỳ báo cáo hoặc thời điểm yêu cầu báo cáo.

Tên kho dữ liệu: Tệp dữ liệu chấm công

Mô tả: Là nơi lu trữ số liệu về ngày công của tất cả nhân viên Tên IFD có liên quan: SDLTT

Phân ra thành các IFD con: - Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu.

- Tính lơng theo yêu cầu

Phơng tiện thực hiện: Tự động bằng máy.

Sự kiện khởi sinh: Yêu cầu tính lơng của lãnh đạo cấp trên.

Chu kỳ: Cuối kỳ tính lơng.

2 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.

Tên xử lý: Kiểm tra ngày công.

Mô tả: Xem xét tính chính xác của số ngày công.

Tên DFD liên quan: DFD mức 0.

Luồng dữ liệu vào: Số ngày công của nhân viên trong công ty.

Luồng dữ liệu ra: Số ngày công đã đợc kiểm tra tính chính xác.

Kho dữ liệu sử dụng: D1: Tệp nhân viên.

Mô tả logic của xử lý: Sau mỗi ngày, kế toán viên tiến hành kiểm tra và

tổng hợp ngày công rồi mới nhập vào máy

Nhân viên 1.0 Kiểm tra ngày

công

1.0 Kiểm tra ngày công

công

D2: Tệp chấm công

L ơng đã

tính

D3: Bảng l ơng

Số liệu trong

hệ thống

điện Cửu Long

Lãnh đạo Công ty thiết bị

điện Cửu Long

Tính l ơng

Nhân viên

Yêu cầu phiếu l ơng

Ngày côngBáo cáo l ơng

Phiếu trả l ơng