A10 tiêu chuẩn hoạt động kho phụ tùng

KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN TIÊU CHUẨN HOẠT ĐỘNG KHO PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ THÁNG 10/2015 Phòng Hoạt động Dịch vụ Đại lý TIÊU CHUẨN HOẠT ĐỘNG KHO PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ NỘI DUNG I Mục đích II Tiêu chuẩn sở vật chất III.7 kỹ thuật xếp kho IV.Công việc hàng ngày I Mục đích Tạo nên môi trường làm việc AN TOÀN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ – TIẾT KIỆM Áp dụng kỹ thuật Đưa sơ đồ kho hợp lý xếp kho Toyota Thực hoạt động hàng ngày theo tiêu chuẩn trì 5S 3 AA Giá curoa Giá treo phụ tùng dài mỏng Giá nhặt trước (Pre-pick) Cửa phát hàng 1800 nợ khách (SOP) Giá phụ tùng Giá phụ tùng nợ khách 800 Giá dầu 600 Cửa thoát hiểm 2200 Main Door 2.2 m Cửa Bàn phát hàngBàn làm việc 1200 1200 Bảng thông tin 600 1200 1800 AB AA AC CA AC BA CA BA 600 BA 1900 Giá kính 800 Giá hàng cồng kềnh 2600 Giá cản 6400 II Tiêu chuẩn sở vật chất 1) Sơ đồ kho tiêu chuẩn II Tiêu chuẩn sở vật chất 2) Các loại giá kệ phụ tùng • Giá phụ tùng nhỏ - AA • Giá phụ tùng trung bình – AB • Giá phụ tùng trung bình – AC • Giá phụ tùng trung bình lớn – BA • Giá phụ tùng lớn – CA • Giá phụ tùng dài, cồng kềnh II Tiêu chuẩn sở vật chất 2) Các loại giá kệ phụ tùng • Giá treo xương gạt mưa, dây curoa, nẹp • Giá chứa kính nắp capo • Giá chứa cản • Giá chứa loại dầu hóa chất dạng lỏng: dầu hóa chất dạng lỏng vật liệu dễ gây cháy nổ, đại lý nên xếp riêng giá, có hướng dẫn an toàn sử dụng bố trí bình cứu hỏa gần khu vực • Giá nhặt trước phụ tùng (Pre-pick): chứa phụ tùng cho xe bảo dưỡng cấp 40K xe sửa chữa cần mã phụ tùng trở lên II Tiêu chuẩn sở vật chất 2) Các loại giá kệ phụ tùng II Tiêu chuẩn sở vật chất 2) Các loại giá kệ phụ tùng II Tiêu chuẩn sở vật chất Thông tin chi tiết loại giá kệ, bạn tham khảo tài liệu “HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ – Quản lý kho phụ tùng” Mục A Sơ đồ kho tiêu chuẩn giá kệ III kỹ thuật xếp kho 1) Sắp xếp phụ tùng theo chủng loại Phụ tùng nên xếp theo: loại phụ tùng, theo hình dáng, kích thước, theo cách thức đóng gói,…… Lợi ích  Phòng tránh hư hại phụ tùng bị xếp lẫn với  Rút ngắn quãng đường nhập/nhặt phụ tùng  Không gian vị trí giá kệ sử dụng hiệu 10 III kỹ thuật xếp kho 2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển Lợi ích  Rút ngắn quãng đường nhập/nhặt phụ tùng  Không gian kho sử dụng hiệu 11 III kỹ thuật xếp kho 2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển Sơ đồ ví dụ cho phụ tùng xếp theo tốc độ luân chuyển Trước N N V N N V N V V N Sau kaizen C N V C C V V C V C V C C N N C CC V N Khu hđ Trước NHANH VỪA CHẬM Sau kaizen Chậm N VC V NC C VN N VC Vừa VCN CN V C VN N VC Nhanh N VC N VC C VN N VC Khu hđ Khu hđ Khu hđ Sắp xếp phụ tùng bán nhanh gần khu hoạt động để rút ngắn quãng đường nhập nhặt phụ tùng 12 III kỹ thuật xếp kho 3) Sắp xếp phụ tùng theo phương thẳng đứng  Phòng tránh hư hại phụ tùng bị xếp lẫn với Lợi ích  Đảm bảo phụ tùng dài, mỏng không bị vỡ, móp méo bị xếp chồng lên  Dễ dàng cho việc nhập/nhặt hàng  Loại trừ lãng phí vị trí giá kệ 13 III kỹ thuật xếp kho 4) Sắp xếp phụ tùng tầm với Lợi ích  Dễ dàng cho việc nhập/nhặt phụ tùng đảm bảo an toàn phòng tránh phụ tùng rơi từ giá xuống 14 III kỹ thuật xếp kho 5) Sắp xếp phụ tùng nặng thấp Lợi ích  Đảm bảo an toàn  Dễ dàng cho việc nhập/nhặt hàng 15 III kỹ thuật xếp kho 6) Sắp xếp mã phụ tùng vị trí Lợi ích  Đảm bảo chất lượng, giảm việc nhập/nhặt nhầm hàng 16 III kỹ thuật xếp kho 7) Quản lý bất thường  Duy trì môi trường làm việc an toàn Lợi ích  Cải thiện chất lượng  Cải thiện hiệu hoạt động  Giảm chi phí 17 III kỹ thuật xếp kho Chi tiết kỹ thuật xếp, bạn tham khảo tài liệu “HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ – Quản lý kho phụ tùng” Mục B Các tiêu chuẩn hoạt động kho Toyota 18 IV Công việc hàng ngày Nhận hàng Xuất hàng Quản lý hàng BO kho Kiểm kê kho Duy trì xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota 19 IV Công việc hàng ngày Nhận hàng Các bước thực hiện:  Kiểm tra chất lượng số lượng phụ tùng theo hóa đơn giao hàng TMV  Phân loại hàng theo thứ tự: Phụ tùng cho đơn hàng VOR (vehicle off-road) (hàng khẩn) Phụ tùng cho đơn hàng B/O (cho xe xưởng) Phụ tùng cho đơn hàng S/O (hàng dự trữ) Phụ tùng cho đơn hàng B/O (cho khách hàng chưa hẹn)  Phát hàng khẩn VOR B/O cho xe xưởng  Xếp hàng Stock vào kho theo vị trí in tem phụ tùng  Chuyển hàng B/O vào giá hàng SOP, đồng thời cập nhật đơn hàng B/O  Trường hợp khiếu nại: Thực theo quy trình tiêu chuẩn TMV 20 IV Công việc hàng ngày Xuất hàng Các bước thực hiện: Nhận phiếu “Lệnh yêu cầu xuất phụ tùng” từ Cố vấn Dịch vụ Xuất hàng hệ thống TMSS: Với phụ tùng Stock: Thực cửa sổ “Xuất hàng” Với phụ tùng B/O: Xuất pre-pick cửa sổ “Xuất hàng cho lệnh sửa chữa thiếu phụ tùng”, sau xuất thẳng cửa sổ “Xuất hàng” In phiếu xuất kho Nhặt trước phụ tùng: Tiến hành với trường hợp bảo dưỡng 40k sửa chữa lớn (nhiều mã phụ tùng) Với phụ tùng Stock: Chuyển sang giá Pre-pick Với phụ tùng B/O: Chuyển vào giá SOP để quản lý Lấy chữ ký xác nhận Kỹ thuật viên vào phiếu xuất kho Phát hàng cho Kỹ thuật viên Trường hợp phát sinh phụ tùng: yêu cầu Cố vấn Dịch vụ bổ sung chuyển lại phiếu “Lệnh yêu cầu xuất phụ tùng” 21 IV Công việc hàng ngày Quản lý phụ tùng nợ khách BO kho (Tham khảo “Quản lý phụ tùng nợ khách đại lý”) Kiểm kê kho Các bước tiến hành: Xác nhận nhận xuất hàng đầy đủ In báo cáo kiểm kê kho TMSS (cửa sổ “Báo cáo kiểm kê phụ tùng tồn kho”) Tiến hành kiểm kê theo giá hàng: Ghi lại kết kiểm kê thực tế nguyên nhân gây sai lệch Xác nhận sai lệch với bên liên quan Điều chỉnh số lượng phụ tùng TMSS dựa vào xác nhận (cửa sổ “Điều chỉnh số lượng phụ tùng”) In lưu báo cáo điều chỉnh TMSS (cửa sổ “Báo cáo điều chỉnh số lượng phụ tùng”) Duy trì xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota (Tham khảo “Duy trì xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota”) 22 KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN 2014 23 [...]... nhầm hàng 16 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 7) Quản lý bất thường  Duy trì môi trường làm việc an toàn Lợi ích  Cải thiện chất lượng  Cải thiện hiệu quả hoạt động  Giảm chi phí 17 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho Chi tiết về 7 kỹ thuật sắp xếp, các bạn tham khảo trong cuốn tài liệu “HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG ĐẠI LÝ – Quản lý kho phụ tùng Mục B Các tiêu chuẩn về hoạt động kho của Toyota 18 IV Công việc hàng... lệch với các bên liên quan Điều chỉnh số lượng phụ tùng trên TMSS dựa vào bản xác nhận (cửa sổ “Điều chỉnh số lượng phụ tùng ) In và lưu báo cáo điều chỉnh trên TMSS (cửa sổ “Báo cáo điều chỉnh số lượng phụ tùng ) 5 Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota (Tham khảo bài “Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota”) 22 KHÓA ĐÀO TẠO HOẠT ĐỘNG PHỤ TÙNG CƠ BẢN 2014 23 ... hàng BO trong kho 4 Kiểm kê kho 5 Duy trì sắp xếp kho theo tiêu chuẩn Toyota 19 IV Công việc hàng ngày 1 Nhận hàng Các bước thực hiện:  Kiểm tra chất lượng và số lượng phụ tùng theo hóa đơn giao hàng của TMV  Phân loại hàng theo thứ tự: Phụ tùng cho đơn hàng VOR (vehicle off-road) (hàng khẩn) Phụ tùng cho đơn hàng B/O (cho xe trong xưởng) Phụ tùng cho đơn hàng S/O (hàng dự trữ) Phụ tùng cho đơn... thiếu phụ tùng , sau đó xuất thẳng trên cửa sổ “Xuất hàng” In phiếu xuất kho Nhặt trước phụ tùng: Tiến hành với các trường hợp bảo dưỡng 40k và các sửa chữa lớn (nhiều hơn 5 mã phụ tùng) Với phụ tùng Stock: Chuyển sang giá Pre-pick Với phụ tùng B/O: Chuyển vào giá SOP để quản lý Lấy chữ ký xác nhận của Kỹ thuật viên vào phiếu xuất kho Phát hàng cho Kỹ thuật viên Trường hợp phát sinh phụ tùng: ... VN N VC Nhanh N VC N VC C VN N VC Khu hđ chính Khu hđ chính Khu hđ chính Sắp xếp phụ tùng bán nhanh gần khu hoạt động chính để rút ngắn quãng đường nhập nhặt phụ tùng 12 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 3) Sắp xếp phụ tùng theo phương thẳng đứng  Phòng tránh hư hại khi phụ tùng bị sắp xếp lẫn với nhau Lợi ích  Đảm bảo phụ tùng dài, mỏng không bị vỡ, móp méo khi bị xếp chồng lên nhau  Dễ dàng cho việc... trên giá kệ 13 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 4) Sắp xếp phụ tùng trong tầm với Lợi ích  Dễ dàng cho việc nhập/nhặt phụ tùng và đảm bảo an toàn phòng tránh phụ tùng rơi từ trên giá xuống 14 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 5) Sắp xếp phụ tùng nặng ở dưới thấp Lợi ích  Đảm bảo an toàn  Dễ dàng cho việc nhập/nhặt hàng 15 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 6) Sắp xếp mỗi mã phụ tùng một vị trí Lợi ích  Đảm bảo chất... Cố vấn Dịch vụ bổ sung và chuyển lại phiếu “Lệnh yêu cầu xuất phụ tùng 21 IV Công việc hàng ngày 3 Quản lý phụ tùng nợ khách BO trong kho (Tham khảo bài “Quản lý phụ tùng nợ khách tại đại lý”) 4 Kiểm kê kho Các bước tiến hành: Xác nhận đã nhận và xuất hàng đầy đủ In báo cáo kiểm kê kho trên TMSS (cửa sổ “Báo cáo kiểm kê phụ tùng tồn kho ) Tiến hành kiểm kê theo từng giá hàng: Ghi lại kết quả kiểm... kho theo vị trí in trên tem phụ tùng  Chuyển hàng B/O vào giá hàng SOP, đồng thời cập nhật của các đơn hàng B/O mới về  Trường hợp khiếu nại: Thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn của TMV 20 IV Công việc hàng ngày 2 Xuất hàng Các bước thực hiện: Nhận phiếu “Lệnh yêu cầu xuất phụ tùng từ Cố vấn Dịch vụ Xuất hàng trên hệ thống TMSS: Với phụ tùng Stock: Thực hiện trên cửa sổ “Xuất hàng” Với phụ tùng. ..III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển Lợi ích  Rút ngắn quãng đường đi nhập/nhặt phụ tùng  Không gian kho được sử dụng hiệu quả 11 III 7 kỹ thuật sắp xếp kho 2) Sắp xếp phụ tùng theo tốc độ luân chuyển Sơ đồ ví dụ cho phụ tùng sắp xếp theo tốc độ luân chuyển Trước N N V N N V N V V N Sau kaizen C N V C C