Chương 8. Phụ tùng &Quản lý tồn kho phụ tùng pot

Các định nghĩa tồn kho: + là một sự dự trữ / dư thừa hàng hóa / phụ tùng + là toàn bộ nguồn vào quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công ty dùng trong ho

Chương 8

Phụ tùng &Quản lý tồn kho phụ tùng

Phụ tùng (part): là bộ phận/chi tiết được chế tạo dùng lắp ráp

máy móc thiết bị trong các phân xưởng sản xuất hoặc dùng thay thế trong sửa chữa bảo trì

4Phụ tùng được sắp xếp trong kho

6

Các định nghĩa tồn kho:

+ là một sự dự trữ / dư thừa hàng hóa / phụ tùng

+ là toàn bộ nguồn vào quy trình sản xuất như hàng cung

ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện - hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau - cũng như thành phẩm đang chờ xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng

Nhu cầu độc lập A

D(2) E(1) D(3) F(2)

Nhu cầu phụ thuộc

Nhu cầu độc lập là nhu cầu không chắc chắn

Nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu chắc chắn

Khái niệm sơ đồ cấu trúc sản phẩm:

+ Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Phụ tùng tồn kho: là những phụ tùng dự trữ để thực hiện

công tác bảo trì sửa chữa hoặc cung cấp cho các dịch vụ

sửa chữa

Các dạng hàng tồn kho:

+ Hàng hóa mua về để bán: Hàng tồn kho, hàng hóa mua

đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

+ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản

phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

+ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

Kiểm tra độ chính xác của việc ghi giảm số sê-ri, hàng hóa có thời hạn sử dụng nhất định và giấy chứng nhận;

Đưa ra các đặc tính của lô hàng (màu sắc, kích cỡ ) và tiến hành kế toán theo lô cho từng kho;

Thống kê nước xuất xứ;

Bổ sung và ngưng bổ sung hàng tồn kho;

Thực hiện các chức năng kế toán và lập dự phòng hàng tồn kho

Cách sắp xếp hàng hóa trong kho

Thường được sắp xếp theo nguyên tắc:

+ hàng hóa nặng để ở kệ dưới và nhẹ thì để ở trên,

+ các loại hàng hóa thường dùng thì phải để ở tầm dễ lấy,

dễ tìm kiếm

+ hàng hóa được quản lý theo mã lô

+ Trong quản lý tồn kho, phân phối, mã lô giúp doanh nghiệp quản lý được tuổi tồn kho theo lô Theo hạn dùng và ngày sản xuất ghi trên lô, doanh nghiệp có thể chủ động dễ dàng lên kế hoạch tiêu thụ ưu tiên cho những lô hàng sắp hết hạn

+ Để việc quản lý theo hạn dùng thì cần phải tính nhập xuất tồn theo lô hàng nhập

+ Xuất hàng theo nguyên tắc FEFO – (First Expired First Out)

Mục đích của việc quản lý mã lô

Các nguyên nhân gây tồn kho phụ tùng:

- Đảm bảo không thiếu hụt phụ tùng khi cần thay thế

- Sai lệch trong lập kế họach và tiến độ BTPN

Các phụ tùng chiến lược

 Có số lượng tiêu thụ ít

 Thiếu thống kê về mức tiêu thụ

 Có các hư hỏng thường là ngẫu nhiên và không thể biết trước được

 Có các chi phí phát sinh do thiếu hụt chủ yếu là tổn thất doanh thu

Những khó khăn về phụ tùng tại các nước đang phát triển

- Tình hình chính tri

- Thiếu ngoại tệ

- Luật lệ chính sách hải quan

- Máy móc thiết bị quá cũ, công ty không sản sản xuất phụ tùng

- Công ty sản xuất không còn hoạt động

- Công ty sản xuất không muốn cung cấp phụ tùng

- Công ty sản xuất không muốn chuyển giao các bản thiết kế

và thông tin khác để chế tạo phụ tùng

- Trong nước không có công ty nào có khả năng chế tạo phụ tùng

- Vật liệu chế tạo không có sẵn ở thị trường trong nước

- Các bản vẽ còn thiếu thông tin kỹ thuật

DỰ TOÁN CHI PHÍ TỒN KHO PHỤ TÙNG HÀNG NĂM

Các chức năng tồn kho

 Đáp ứng nhu cầu dự đóan

 Giải quyết nhu cầu sản xuất

 Tách riêng các họat động

 Ngăn ngừa sự thiếu hàng hóa

 Thuận lợi trong việc xác định chu kỳ đặt hàng

 Ngăn ngừa sự tăng giá

 Thuận lợi trong việc giảm giá theo số lượng

Mục đích của quản lý tồn kho

Đáp ứng sự hài lòng của khách hàng , ngăn ngừa việc tăng giá

Mức độ phục vụ khách hàng

Xác định chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ

Hiệu quả của quản lý tồn kho: Để quản lý tồn hiệu quả cần:

 Hệ thống theo dõi tồn kho

 Một dự báo nhu cầu đáng tin cậy

 Biết được thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng

Hệ thống kiểm kho

Hệ thống định kỳ : Kiểm kho với khỏang thời gian định kỳ

Hệ thống tồn kho liên tục: Hệ thống theo dõi xuất hàng liên

tục, nghĩa là quản lý mức tồn kho hiện tại

Hệ thống hai containers– Hai containers hàng tồn kho; đặt

hàng khi 1 container hết hàng

Mã số kẻ vạch trên hàng hóa – Mã số kẻ vạch được in trên nhãn hiệu có thông tin của sản phẩm

Các khái niệm trong tồn kho:

Lead time: thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng của mỗi toa

hàng

Holding (carrying) costs: Chi phí tồn trữ, thường tính cho 1

năm

Ordering costs: Chi phí đặt hàng và nhận hàng

Shortage costs: Chi phí do thiếu hụt

QUẢN LÝ KHO BẢO TRÌ

Chọn chi tiết:

+ Quan trọng đối với sản xuất

+ Chi phí bảo trì gián tiếp lớn nếu thiết bị này không có trong kho, thời gian đặt hàng quá lâu,

Chọn số lượng:

- 25% nếu thiết bị liên quan tới sản xuất

- 20% đối với thiết bị điều khiển

- 10% đối với thiết bị điện tử

Giá trị hàng năm = nhu cầu hàng năm x giá mua / đơn vị

Hệ thống phân lọai ABC

Phân lọai tồn kho theo sự phân chia thành các nhóm:

A

A – rất quan trọng, giá trị hàng năm (GTHN) khỏang 70-80%

so với giá trị hàng tồn kho, nhưng chỉ chiếm từ 15-20% tổng số hàng tồn kho

B

B – quan trong, GTHN trung bình, khỏang 20-25% so với giá trị

hàng tồn kho, nhưng số lượng khỏang 30% tổng số hàng tồn kho

C

C – ít quan trọng, chiếm khỏang 5%-15% giá trị hàng năm, về

% Số lượng của phụ tùng tồn kho

Ví dụ: Một kho phụ tùng quản lý 16 lọai hàng tồn kho dựa trên

cơ sở giá trị hàng năm của chúng Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá 1 đơn vị hàng được thống kê như bảng dưới đây

Dùng kỹ thuật phân tích ABC phân lọai các lọai hàng này

28

30

Tác dụng của KT phân tích ABC

Ưu tiên cho việc mua hàng nhóm A

Kiểm kho chặt chẽ cho lọai hàng thuộc nhóm A

Chu kỳ kiểm kho

Kiểm kho bằng cách kiểm/đếm các chi tiết/sp tại kho

Quản lý chu kỳ kiểm kho

Các mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế

Mô hình đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity-EOQ)

Mô hình sản xuất kinh tế (Economic Production Quantity

-EPQ)

Mô hình gởi lại nơi cung ứng

Mô hình giảm giá theo số lượng

+ Mô hình EOQ:

Các giả thiết của mô hình EOQ

Chỉ một lọai sản phẩm

Nhu cầu hàng năm được biết

Nhu cầu đều trong năm

Thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng của mỗi toa

hàng

Nhận hàng theo từng toa hàng

Không có sự giảm giá theo số lượng

Điểm Nhận hàng

Điểm Đặt hàng

Điểm Nhận hàng Lead time

Mục tiêu: tối thiểu chi phí

Đường cong tổng chi theo hình chữ U

2SD Q

H



Trong đó: S: Chi phí đặt hàng cho mỗi toa hàng

D : nhu cầu hàng năm

H = iC: chi phí tồn trữ

Chi phí đặt hàng hàng năm Cđh = n.S

Với n: số lần đặt hàng n = D/Q

Chi phí tồn trữ hàng năm Ctt = ( Q/2 )* IC

Ví dụ: Công ty A mua 5.000 chi tiết của phụ tùng M mỗi năm Công ty thấy rằng thích hợp để đặt mỗi toa hàng là 1000 chi tiết

Chi phí đặt hàng : 2 triệu đồng/ lần

Giá một chi tiết : 4 triệu đồng

Chi phí lưu kho là 30% giá mua

Nếu bạn là người phụ trách mua hàng thì về mặt kinh tế:

a Bạn nên mua với số lượng bao nhiêu cho mỗi toa hàng

b Mỗi năm bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu nếu bạn mua theo

số lượng đề nghị thay vì mua 1000 chi tiết mỗi toa

Tính số lượng đặt hàng tối ưu theo công thức

Chọn lượng hàng đặt là 129 chi tiết/lần

Số lần đặt hàng: n = 5000/129 = 38,7

Gọi cách mua của công ty là cách 1 và cách mà người

mua hàng mới chọn là cách 2, ta có thể so sánh 2 cách như sau:

Số lần đặt hàng theo cách 1: n1 = 5000/1000 = 5 lần

opt

2SD Q

H

D = 5000 , Q1 = 1000 , S= 2triệu , C= 4 triệu , i = 30% = 0,3

40

Ví dụ 2:

Công ty C có nhu cầu sử dụng 1000 phụ tùng/ năm Chi phí đặt hang mỗi lần là 100.000 đ/toa Phí tồn trữ 1 phụ tùng một

năm là 1,6% giá mua Đơn giá 1 phụ tùng là 26.000 đồng

a.Hãy xác định số lượng phụ tùng mua tối ưu/toa hàng

c Thời gian giữa 2 lần đặt hàng: T = 300/5 = 60 ngày

d.Tổng chi phí hàng năm về tồn kho

2

Q

Mô hình Lô cung ứng kinh tế (EPQ)

 Hàng được sản xuất theo mẽ/lô

 Mức cung cấp lớn hơn mức sử dụng

 Các giả thiết của EPQ giống EOQ ngọai trừ nhận hàng

từ từ trong suốt quá trình sản xuất

 Các giả thiết EPQ

 Chỉ cung ứng 1 lọai hàng

 Nhu cầu hàng năm được biết

 Mức sứ dụng không đổi

 Mức sử dụng liên tục

 Mức cung ứng không đổi

Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng không đổi

Không giảm giá theo số lượng

Kích cỡ lô hàng kinh tế

Q 2

-sử dụng trong thời gian t

-Mức tồn kho trung bình = -Mức tồn kho tối đa /2

Sản lượng 1 đơn hàng = Lượng cung ứng mỗi ngày x thời gian cung ứng

T =Q/p

Q max = P Q/P – d.Q/PQmax = Q (1-d/P ) (1)

Để Q opt thì chi phí đặt hàng = chi phí tồn trữ

Tức (D/Q).S = (Qmax /2).H (2)

Qmax/2 = Q tb, Ctt = Qtb.H

Thế (1) vào (2) (D/Qopt)* S =( Qopt (1-d/p))/2 * H

2 1





SD Q

D H

opt

Ví dụ:

Công ty A có mức tiêu thụ của một lọai phụ tùng là 10000 phụ tùng/năm, mức sử dụng đều Khả năng cung ứng của công ty là 80 phụ tùng/ngày

Số ngày làm việc trong năm là 250 ngày

Chi phí cho mỗi lần thiết đặt đơn hàng là 2 triệu đồng

Chi phí tồn trữ là 3.200đ/pt/tháng Hãy xác định lô cung ứng

kinh tế là bao nhiêu và giá trị tồn kho cao nhất? Giả sử

trong kho không có hàng sẵn

Nhu cầu hàng năm D = 10.000 pt

Mức cung ứng hàng năm P = 80 x 250 = 20.000 pt

Chi phí thiết đặt đơn hàng S= 2.000.000 đồng/lần

Chi phí tồn trữ cho 1 phụ tùng/năm = 3200 x 12 = 38.400 đồng/pt

D H

P

2 2.000.000 10.000

1.450 10.000

tt

Chi phí thiết đặt đơn hàng:

10.000

2.000.000 13.793.103 1450

dh

Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng:

(mô hình tồn kho thiếu hụt có định trước)

Giả định thêm:

Có tình trạng dự trữ cho thiếu hụt

Lượng hàng để lại nơi cung ứng được chấp nhận

Các giả định khác như các mô hình trên

Doanh thu không bị giảm vì sự thiếu hụt này

b

Trong mô hình EOQ:

Q-b: sản lượng để lại nơi cung ứng

Thời gian chu kỳ tồn kho:

T = t1 + t2

Tổng chi phí tồn kho trong trường hợp này gồm 3 lọai chi phí:

Sản lượng lô hàng tối ưu:

Sản lượng còn lại sau khi thực

hiện để lại nơi cung ứng     

58

Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount model)

Ví dụ: Bô phận bảo trì của Công ty A có nhu cầu sử dụng 1 lọai phụ tùng hàng năm là 5000 phụ tùng, bộ phận này đang tính xem sản lượng một toa hàng tối ưu là bao nhiêu để được hưởng mức khấu trừ theo bảng báo giá sau:

- Giá thông thường một phụ tùng là $ 5

- Nếu mua với sản lượng từ 1000-1999 là $ 4,8 /phụ tùng

- Nếu mua với sản lượng >= 2000 phụ tùng là $4,75/phụ tùngBiết chi phí đặt hàng một lần là $ 49, tỷ lệ % chi phí tồn trữ là 20% giá mua 1 đơn vị hàng

Sản lượng tối ưu cho 3 mức khấu trừ:

Áp dụng công thức

* Mua theo giá thông thường:

(0<700<999) Nên Q1 = 700 phụ tùng

* Mua theo dãy khấu từ từ 1000-1999:

< dãy khấu trừ, nên để được hưởng khấu trừ thì cần lượng hàng bằng mức tối thiếu nên Q2 = 1000 chiếc

* Mua theo dãy khấu trừ >= 2000 phụ tùng

nhỏ hơn rất nhiều với dãy khấu trừ Để hưởng được khấu trừ cần điều chỉnh đến mức tối thiểu là 2000 phụ tùng/đơn hàng

Điểm đặt hàng lại trong EOQ

Điểm đặt hàng lại (ROP) – xác định lượng hàng còn bao

nhiêu thì đặt hàng mà khi nhận hàng thi không xãy ra thiếu hụt

Dự trữ an tòan Safety stock– Lượng hàng dự trữ để khi nhu

cầu biến động thì không thiếu hụt

Các yếu tố để quyết định ROP

Mức nhu cầu (D)

Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng (T)

Khả năng thay đổi của D hoặc T

Rũi ro khi thiếu trong kho (dự trữ an tòan)

Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này cần duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an tòan, nghĩa là cần thay đổi điểm đặt hàng lại.

ROP = L x d + dự trữ an tòan

Trong đó: L: thời gian vận chuyển

d: Nhu cầu hàng ngày

Mức dự trữ an tòan chính là lượng hàng dự kiến xãy ra thiếu hụt

Chi phí thiệt hại do thiếu hụt là lượng chi phí dự kiến xãy ra khi

có tình trạng thiếu hụt

Ví dụ: Công ty M có điểm đặt hàng lại cho một lọai phụ tùng là 50phụ tùng, chi phí tồn trữ cho 1 phụ tùng tồn kho là 75.000 đồng/năm Thiệt hại do thiếu hàng là 60.000 đồng /phụ

tùng.Biết số lượng đơn hàng tối ưu là 6 Xác suất tính cho nhu cầu hàng tồn kho trong thời kỳ đặt hàng như bảng sau:

30 40

50 (ROP) 60

70

0,2 0,3 0,2 0,2 0,1

Hãy xác định lượng dự trữ an tòan?

+ Khi nhu cầu là 60: lượng thiếu hụt là 10 phụ tùng với xác suất

là 0,2

+ Khi nhu cầu là 70: Lượng thiếu hụt là 20 pt với xác suất là 0,1Theo phân tích trên ta tính tóan chi phí:

68