PHỤ TÙNG VÀ QUẢN LÝ TỒN KHO

Modul PHỤ TÙNG VÀ QUẢN LÝ TỒN KHO 8.1 Mở đầu Quy trình lưu kho thường sau: Hàng vào Kho Hàng Những tình hàng hoá xuất nhập kho: Nếu hàng vào = hàng hàng lưu kho Nếu hàng vào < hàng thiếu hàng lưu kho Nếu hàng vào > hàng thừa hàng lưu kho 8.2 Những vấn đề phụ tùng nước phát triển - Nhóm vấn đề • Nhà cung cấp nước mà quan hệ với nước công ty mua máy không xưa tình trạng trị thay đổi sau mua máy Do công ty mua máy bị thiếu thông tin không mua phụ tùng thay • Ngoại tệ không đủ để mua phụ tùng từ nhà cung cấp • Các luật lệ sách hải quan phức tạp, phiền phức, làm kéo dài thời gian lưu kho hàng hoá - Nhóm vấn đề • Máy móc, thiết bị cũ công ty chế tạo không tiếp tục sản xuất thiết bị không sản xuất phụ tùng cho thiết bị • Công ty chế tạo máy không hoạt động chuyển nhượng cho công ty khác • Công ty chế tạo máy không muốn cung cấp phụ tùng chấp nhận cung cấp phụ tùng với thời gian giao hàng dài giá cao • Công ty chế tạo máy không muốn chuyển giao vẽ thông tin khác để chế tạo phụ tùng - Nhóm vấn đề • Không có công ty nước chế tạo phụ tùng đạt kích thước độ xác theo yêu cầu • Vật liệu để gia công sẵn thị trường nội địa • Các vẽ với đặc tính kỹ thuật vật liệu, dung sai, chế độ lắp, xử lý nhiệt, … không đầy đủ • Các sở vật chất để tân trang/phục hồi sẵn Vấn đề chung thời gian để suy nghĩ làm để giải vấn đề nêu có suy nghĩ thời gian có thời gian để giải 8.3 Các phụ tùng chiến lược - Có số lượng tiêu thụ - Thiếu thồng kê mức tiêu thụ - Có hư hỏng thường ngẫu nhiên biết trước - Có chi phí phát sinh thiết hụt thường cao thời gian chờ dài - Các chi phí phát sinh thiếu hụt chủ yếu tổn thất doanh thu 8.4 Ví dụ tiêu chuẩn hoá phụ tùng Trong kho phụ tùng ổ bi 6210 lưu trữ loại sau sẵn sàng: - Thiết kế bình thường - Z (có nắp che thép bên) - 2Z (có nắp che thép hai bên) - RZ (có nắp che nhựa bên) - 2RZ (có nắp che nhựa hai bên) Sau tiêu chuNn hoá lại loại sau: 2Z, 2RZ loại 2Z 8.5 Dự toán chi phí tồn kho phụ tùng hàng năm Chi phí tồn kho phụ tùng hàng năm: • Chi phí trả lãi vốn đầu tư mua phụ tùng • Chi phí cố định: o Thuê mặt + Bảo hiểm o Khấu hao + Điện o Bảo trì + Điều hoà không khí • Bảo hiểm hàng hoá • Lương chi phí xã hội • Chi phí cho trang thiết bị phụ trợ: o Khấu hao o Trả lãi • Chi phí hành chính: o Phụ trợ + Khác o Vận chuyển • N hận hàng kiểm tra chất lượng • Chi phí vật tư không sử dụng lưu kho nhiều Tổng cộng: 15% 3,1% 0,1% 4,8% 0,3% 7,0% 2,3% 2,4% 35% (của tổng giá trị phụ tùng năm) 8.6 Đánh số phụ tùng Trước hệ thống quản lý bảo trì thực cần phải thiết kế hệ thống đánh số đơn vị • Đơn vị hiểu thiết bị, phận thực chức độc lập Ví dụ, máy bơm, cần trục, máy nén, mạch điều khiển nhiệt độ… • Mã số đơn vị số chữ vừa có chữ vừa có số • Quy luật chung đưa vào hệ thống đánh số thông tin tốt nhiều thông tin khó cập nhật hệ thống đánh số Từ mã số đơn vị tìm thấy thông tin chi tiết đơn vị như: Bảo trì phòng ngừa-Các vẽ-Tài liệu kỹ thuật-Phụ tùng-Các chi phí bảo trì-Thời gian ngừng máy • Thông thường đánh số đơn vị theo kiểu phân cấp Đỉnh cao cấu trúc nhà máy: ƒ Phòng ban, phân xưởng, dây chuyền sản xuất, dãy nhà, … ƒ Đơn vị ƒ Cụm nhóm ƒ Bộ phận/chi tiết Mã số phụ tùng không nên thành phần mã số đơn vị Nhà máy Phân xưởng Phân xưởng Khu vực 0101 Chi tiết 4021 Khu vực 0103 Khu vực 0201 Khu vực 0202 Đơn vị 020101 Đơn vị 020102 Đơn vị 020103 Cụm Cụm Cụm Chi tiết 4022 Chi tiết 4023 Khu vực 0102 Phân xưởng Khu vực 0203 Khu vực 0301 Khu vực 0302 Cấp Khu vực 0303 Cấp Cấp 3, đơn vị Cấp 4, cụm Cấp 5, chi tiết Hình 8.2 Mô hình quản lý phụ tùng nhà máy • Các mã số nên thiết kế cho: o Tránh trùng o Dễ hiểu o Đơn giản quản lý o Phù hợp với hệ thống kiểm soát tồn kho dùng • Các số định hướng theo: o Số xê ri o N hà cung cấp nhà chế tạo o Mã số máy mã số đơn vị o N hóm o N hóm công nghệ ™ N hững quy luật đánh số phụ tùng: • Quy luật 1:Thiết kế mã số đơn vị đơn giản, thông tin tốt • Quy luật 2: Thiết kế mã số đơn vị ngắn gọn, ký tự tốt • Quy luật 3: Đừng liên kết mã số đơn vị với mã số phụ tùng • Quy luật 4: Đừng liên kết mã số đơn vị với mã số kế toán • Quy luật 5: Đừng dùng chung mã số đơn vị với mã số vẽ • Quy luật 6: Gắn bảng mã số đơn vị đủ lớn dễ trông thấy Bảng mã số nên có kích thước khoảng 300mm x 100mm • Quy luật 7: Đặt bảng mã số chỗ thiết bị 8.7 Quản lý tồn kho bảo trì • Chọn chi tiết o Quan trọng sản xuất o Chi phí bảo trì gián tiếp lớn chi tiết kho, thời gian đặt hàng lâu, … (những chi tiết làm việc với cường độ cao, dùng chung cho nhiều máy) • Chọn số lượng o 25% thiết bị liên quan tới sản xuất o 20% thiết bị điều khiển o 10% thiết bị điện tử 8.8 Số lượng đặt hàng kinh tế: Số lượng đặt hàng kinh tế phụ thuộc vào yếu tố: • Chi phí lưu kho ƒ Chi phí trả lãi giá trị vật tư tồn kho ƒ Chi phí vận hành ƒ Chi phí bảo hiểm ƒ Chi phí mát hư hỏng • Chi phí đặt hàng (tính đồng/lần) ƒ Chi phí tổ chức đấu thầu, in ấn đơn hàng, kiểm soát giao hàng… ƒ Chi phí vận chuyển ƒ Chi phí nhận hàng, kiểm tra chất lượng, kiểm tra hoá đơn 10 8.9 Công thức Wilson Chi phí Chi phí lưu kho Chi phí đặt hàng Số lượng đặt hàng kinh tế Số lượng đặt hàng Hình 8.4 Mối quan hệ số lượng chi phí tồn kho Công thức Wilson dùng để tính số lượng đặt hàng kinh tế 2.N P W= U.B Trong đó: N - lượng tiêu thụ (số lượng / đơn vị thời gian) P – Chi phí đặt hàng; B – giá đơn vị U – Chi phí lưu kho (%); Q - số lượng đặt hàng tối ưu 11 Ví dụ : công ty mua 5.000 chi tiết loại phụ tùng năm Họ thấy số lượng đặt hàng thích hợp 1.000 chi tiết/1 lần đặt hàng nghĩa lần năm Chi phí phụ tùng: triệu đồng/ chi tiết Chi phí đặt hàng: triệu đồng/ chi tiết Chi phí lưu kho: 30% N ếu bạn người phụ trách mua hàng mặt kinh tế : Bạn nên mua với số lượng lần đặt hàng Mỗi năm bạn tiết kiệm bạn mua theo số lượng đề nghị thay mua 1.000 chi tiết lần đặt hàng? Bài giải: Tính số lượng đặt hàng kinh tế Áp dụng công thức Wilson: - Lượng đặt hàng tối ưu: x 500 x 200000 Q= 0,3 x 4000000 = 129,1 12 Chọn số lượng đặt hàng Q = 129 chi tiết - Số lần đặt hàng: n = 5000 / 129,1 = 38,7 Tính số tiền tiết kiệm Số tiền tiết kiệm tính toán thể bảng sau đây: Bảng so sánh Chi phí đặt hàng (đồng) Cách 1: Q1 = 1000 Cách 2: Q2 = 129 (chi tiết/1lần đặt hàng) (chi tiết/1lần đặt hàng) 2.000.000 x =10.000.000 Chi phí lưu kho (đồng) 30% x 1000x 4.000.000 (5000/129)x2.000.000=77.520.000 = 30% x129x4.000.000 = 154.800.000 1.200.000.000 Tổng chi phí (đồng) 1.210.000.000 232.320.000 Số tiền tiết kiệm (đồng) 1.210.000.000 – 232.320.000 = 977.680.000 Lưu kho trung bình 0,5 x 1000 = 500 0,5 x 129 ≈ 65 (chi tiết) 13 8.9 Các trường hợp làm tăng lượng tồn kho phụ tùng • Chi phí mát ngừng sản xuất • Thiếu tiêu chuNn hoá phụ tùng • Không ý mức đến số lượng tồn kho hay số lượng đặt hàng • Thiếu nhà cung cấp gần quen thuộc • Kích cỡ tình trạng thiết bị sản xuất • Các nhu cầu đảm bảo cho việc lập kế hoạch bảo trì • Số lượng nhỏ công việc giải hợp đồng bên • Chi phí khả không sẵn sàng cao 8.10 Các trường hợp làm giảm lượng tồn kho phụ tùng • N gân sách không sẵn sàng • Chi phí mặt cao • Dịch vụ từ nhà cung cấp tốt • Thời gian ngừng máy không thường xuyên không quan trọng 14 8.11 Các dạng phụ tùng lưu kho - N hững phụ tùng sử dụng thường xuyên ổ lăn, bu lông, … - N hững phụ tùng thay thế, thường số lượng nhỏ Trường hợp 1: Ứng với loại thiết bị sử dụng (nhiều máy sử dụng loại thiết bị này) Trường hợp 2: N hững thiết bị máy giống Trong trường hợp ta phải xác định số phụ tùng cần lưu kho tối thiểu 8.12 Các ưu điểm kho tập trung • Cần người quản lý kho • Tránh trùng lặp • Dễ kiểm soát tồn kho • Giảm chi phí • Dịch vụ đáp ứng phù hợp • Kiểm soát giám sát chi phí tốt • Sử dụng khoảng không gian hiệu • Lập kế hoạch cho công việc bảo trì lớn quan trọng dễ dàng 15 8.13 Các ưu điểm kho phân tán • Đi lại chờ nhân viên bảo trì • Kiểm soát tốt • Dễ lấy phụ tùng 8.14 Những yếu tố cần ý bố trí mặt nhà kho • Kho phải có mật độ điền đầy cao • Công việc bốc dỡ, vận chuyển tốt • Các phụ tùng phải dễ tìm thấy • Số lượng chi tiết • Các loại thiết bị bốc dỡ, vận chuyển • Hình dạng, trọng lượng vật tư số yêu cầu đặc biệt lưu kho • Cách thức đưa hàng vào lấy hàng khỏi kho • Các hoạt động kiểm soát quản lý chất lượng, xác nhận đơn đặt hàng, đóng gói tháo bao gói • Bảo trì khởi động xe nâng • Bộ phận quản lý nhân viên 16 • Các điều kiện lưu thông, an toàn • Phòng chứa sơn, dầu mỡ, nhiên liệu 8.15 Phân bố kho • Thuận lợi cho việc vận chuyển phụ tùng xuất nhập • Thuận lợi cho việc lại nhân viên quản lý kho • Hợp lý để nhân viên bảo trì đến lấy phụ tùng • Có khoảng cách hợp lý với phân xưởng sản xuất 8.16 Kích thước kho Cứ 1.500 chi tiết cần không gian khoảng 100 m2 25% để mở rộng sau 8.17 Các yêu cầu nhà kho • Tải trọng • Hệ thống cửa • Hệ thống thông gió, điều hoà không khí (đảm bảo nhiệt độ độ Nm yêu cầu) • Hệ thống điện nước • Hệ thống bảo vệ, báo động, phòng cháy chữa cháy 17 8.18 Các yêu cầu nhân sự: - 2.000 chi tiết 01 người - 4.000 chi tiết 02 người - 6.000 chi tiết 05 người - 8.000 chi tiết 06 người - 10.000 chi tiết 07 người - 20.000 chi tiết 08 người - 25.000 chi tiết 10 người 8.19 Các tài liệu kỹ thuật - Giới thiệu: Để thực mục tiêu bảo trì, cần phải sử dụng phương tiện sẵn có: Toàn hồ sơ tài liệu, hoá đơn, sách quan hệ xí nghiệp bên quan trọng việc quản lý chi tiết thay kho cách đầy đủ, chi tiết hợp lý 18 - Hồ sơ: Phải phân biệt rõ hồ sơ chung hồ sơ liên quan đến thiết bị Trước đề cập đến nguyên tắc hồ sơ, cần xác định trước tên gọi chúng Đây bước cần thiết để thu thập hình thành thông tin cách có hiệu * Hồ sơ chung: Tài liệu kỹ thuật, chuyên môn (các tạp chí kỹ thuật, sổ tay kỹ thuật, báo cáo hội thảo, sách kỹ thuật, biểu mẫu, …), tài liệu trang thiết bị, phụ tùng chi tiết thông thường: • Tất tiêu chuNn, quy định (áp dụng nước riêng xí nghiệp) • Catalog công ty: catalog trang thiết bị đặc biệt, loại vật liệu chi tiết thay thế, dự phòng • Catalog nhà cung ứng phụ tùng thông thường như: ốc vít, ổ bi, xéc-măng, gioăng, … * Tên loại thiết bị: • Để tạo thuận lợi cho việc bảo trì, thiết bị tài sản xí nghiệp phải kiểm kê, xếp cấp mã số dựa tên gọi chúng ¾ Giúp xây dựng xếp hồ sơ máy, hồ sơ kỹ thuật thiết bị 19 ¾ Lập ngân sách, chương trình bảo trì phòng ngừa, liệt kê công việc hợp đồng bảo trì (là sở để xác định phương pháp bảo trì) ™ Cần phải lập danh sách thống kê đầy đủ toàn tài sản thiết bị nằm trách nhiệm phận quản lý bảo trì: khỏi danh sách số thiết bị văn phòng, thiết bị phòng thí nghiệm, phương tiện vận chuyển xe cộ tài sản đặc biệt… chúng không thuộc chức bảo trì nội ™ Tiến hành chuẩn bị mã hoá thiết bị: nguyên tắc đa dạng tuỳ thuộc vào loại thiết bị cách sử dụng thiết bị tuỳ thuộc vào việc thiết bị lắp cố định hay không cố định Thiết bị cố định: • Theo xưởng nhóm sản xuất • Theo nhóm bảo trì xưởng, nghĩa phân loại theo chi tiết giống máy móc Ví dụ chi tiết bị ăn mòn giống cách sử dụng giống N hư tập trung giải công việc bảo trì, đồng thời biết rõ thời gian hoạt động máy có liên quan đến o Mục đích: ¾ Đơn giản hoá việc theo dõi thiết bị 20 ¾ Xác định phương pháp bảo trì thích hợp với việc sử dụng máy ¾ N ắm toàn công việc bảo trì dự phòng cần phải thực sản xuất tạm ngừng ¾ Phân chia công việc bảo trì, chi phí cố định chi phí thay đổi theo tiến trình sản xuất • Theo chức nhóm bảo trì (gắn liền với việc mã hoá tên gọi) o Một danh sách tóm tắt xưởng phân theo nhóm sản xuất (kèm mã số xưởng) o Một nhiều biểu mẫu phân theo xưởng, xếp theo thứ tự ứng với công đoạn sản xuất o Trên biểu mẫu có liệt kê: N hóm bảo trì-Các nhiệm vụ bảo trì tương ứng-Danh sách chi tiết cụm chi tiết liên quan đến nhiệm vụ bảo trì Thiết bị không cố định: • N hóm máy có đặc điểm giống • Các loại máy nhóm • Tên nhà sản xuất loại máy • Kiểu máy N hư lập danh sách có hai loại chính: ™ Danh sách thiết bị phân theo nhóm máy, loại máy, nhà sản xuất kiểu máy 21 ™ Danh sách thiết bị phân theo xưởng nhóm sản xuất – Các chi tiết cần thống kê đặt tên Cần phân biệt rõ ràng chi tiết cần đặt tên chi tiết có tên, mã số catalogue • Các chi tiết thay thế: Mọi chi tiết có thiết bị có khả cần thay Việc bảo trì đòi hỏi phải tự chế chi tiết đặc biệt, ví dụ: o Đối với chi tiết cần có phụ tùng đế, gioăng, dây cáp để lắp ráp o Khi sửa chữa cần có danh sách chi tiết thay dụng cụ phục vụ cho công việc o N hững phụ tùng kèm để lúc thay cho nhiều phận o N hững chi tiết thông thường có đặc tính kỹ thuật cách sử dụng giống chi tiết cần thay người sử dụng yêu cầu dùng để thay lý kho đầy đủ loại chi tiết Thông thường chi tiết tương đương phù hợp o Các chi tiết lựa chọn thay theo cụm để đảm bảo tính đặc biệt máy (trong trường hợp việc đánh dấu cần thiết) o N ên thay bu lông đai ốc theo tiện lợi thay 22 o Các chi tiết để sửa chữa, … • Chi tiết theo catalog : Các chi tiết có sẵn mã số nhà sản xuất đặt hay theo tiêu chuNn định • Chi tiết xếp theo kế hoạch : Các chi tiết người sử dụng quy định cách độc lập cụ thể, có tham khảo tài liệu kế hoạch, danh mục, đặc tính riêng hay tiêu chuNn công ty • Các chi tiết có khả sửa chữa, phục hồi : Các chi tiết có khả phục hồi (xét khía cạnh kỹ thuật kinh tế) • Các chi tiết khả sửa chữa, phục hồi : Các chi tiết không khả phục hồi (xét khía cạnh kỹ thuật kinh tế) - Hồ sơ thiết bị • Hồ sơ thiết bị bao gồm o Hồ sơ kỹ thuật : tài liệu kỹ thuật xếp theo kiểu máy ‘’Chứng minh thư’’của thiết bị ƒ Các thông tin để định dạng máy : mô tả kiểu máy, thông tin nhà sản xuất, đặc tính kỹ thuật chung, danh sách máy kiểu, phiếu kỹ thuật 23 ƒ Danh mục tài liệu có hồ sơ kỹ thuật ƒ Bảng liệt kê thay đổi, cải tiến thực máy móc ƒ Các tài liệu liên quan đến việc lắp đặt bảo trì máy, có kèm theo catalogue chi tiết thay biểu đồ hình diễn tả hư hỏng (nếu có) xếp hồ sơ Tài liệu sử dụng tiến hành bảo trì (phục hồi, sửa chữa) muốn giám định thiết bị o Lý lịch máy : hồ sơ liên quan đến tình trạng làm việc máy tập thể hay cá nhân lập N ó bao gồm nhiều phiếu theo dõi cho máy ; tài liệu theo dõi tình trạng thiết bị - Bảng xếp loại tài liệu Có thể xếp tài liệu theo bốn loại nhỏ tuỳ theo mục đích sử dụng : • Các tài liệu sử dụng nhằm mục đích tìm hiểu thông tin trước định mua thiết bị • Hồ sơ cần sử dụng vận hành máy • Hồ sơ bảo trì, để nơi tiến hành công tác bảo trì • Hồ sơ để dự kiến thiết bị thay Chú ý : phải có phần hướng dẫn máy móc nguy hiểm Hướng dẫn phải phù hợp với danh sách tên thiết bị, sơ đồ máy, sơ đồ nhà xưởng, hướng dẫn sử dụng- lắp đặt- bảo trì an toàn 24 Có thể đính kèm phiếu đơn đặt hành mua thiết bị, tên nhà sản xuất với điạ chỉ, kiểu máy số máy, năm sản xuất, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện gian nhận bảo hành Hồ sơ kỹ thuật Thông tin ban đầu Bảng câu hỏi dành cho việc gọi thầu … X Phiếu nhận dạng …… X Sử dụng X Bảo trì Thay X X X X Phiếu kỹ thuật ……… Sơ đồ nguyên lý chung …… X X X X Sơ đồ khối …………… Sơ đồ chức loại sơ đồ khác Hướng dẫn lắp đặt …… X Hướng dẫn sử dụng …… X Hướng dẫn bảo trì …… X Catalog chi tiết rời … Chỉ dẫn cần thay đổi 25