Công tác văn thư tại viện phát triển công nghệ và giáo dục

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀTỔNG QUAN VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 5 1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 5 1.1.1. Khái niệm của Công tác Văn thư 5 1.1.2. Vị trí, yêu cầu của Công tác văn thư 5 1.2. Tổng quan về Viện phát triển công nghệ và giáo dục 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện phát triển công nghệ và giáo dục. 7 1.2.2. Địa lý, dân cư 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ máy làm Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục hiện nay. 8 Tiểu kết 9 Chương 2THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 10 2.1. Tình hình chung 10 2.2. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư. 10 2.1.2. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 11 2.1.3. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 11 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Về tổ chức công tác văn thư. 12 2.2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 13 2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi. 15 2.2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 18 2.2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 20 2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 20 2.4. Đánh giá 21 2.4.1. Ưu điểm 21 2.4.2. Nhược điểm 22 Tiển kết 22 Chương 3MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆ VÀ GIÁO DỤC 23 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 23 3.1.1. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 23 3.1.2. Về cán bộ 24 3.2. Một số khuyến nghị về công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 25 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29  

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng em Mọi thông tin nghiên cứu số liệu đề tài tiểu luận hoàn toàn trung thực Hà Nội, ngày tháng năm 2016 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập môn Phương pháp nghiên cứu khoa học này, với giảng dạy, hướng dẫn Gỉang viên môn học, em phần hiểu rõ môn học phương pháp làm tiểu luận cho xúc tích dễ hiểu phải khoa học Qua tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ tổ chức cho chúng tiếp cận với môn học này, kiến thức có ích việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận để vững việc làm công tác nghiệp vụ sau Đặc biệt hết em xin chân thành cảm ơn Gỉang viên TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn, giảng dạy, có buổi nói chuyện, thảo luận, trao đổi kiến thức nghiên cứu khoa học tiểu luận cho em suốt buổi lớp vừa qua Bài tiểu luận hoàn thành khoảng thời gian ngắn Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên tiểu luận tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu cô để em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm kiến thức lĩnh vực hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2016 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt CTVT VT - LT PTCN&GD Nghĩa Công tác Văn thư Văn thư - Lưu trữ Phát triển công nghệ giáo dục PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin trở thành nhu cầu tất yếu người phương tiện: văn bản, sách báo, tạp chí …đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phát triển hơn, trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng Với thực trạng phát triển khoa học công nghệ trao đổi thông tin văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp Trong đó, công tác VT - LT lại ngành khoa học giữ vai trò chính, chủ chốt công tác văn phòng, phận tham mưu giúp việc gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: Truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ… để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Công tác văn thư thể vai trò người giúp việc tổng hợp, công tác thân cận thủ trưởng Vì hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư Chính công tác văn thư ngày coi trọng; quan niệm nhận thức xã hội có nhiều thay đổi Tài liệu Lưu trữ coi di sản quý báu quốc gia thiếu hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội…làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải công việc quan đơn vị cách nhanh chóng, xác Chính vậy, công tác VT - LT ngày phát triển, coi trọng xã hội Công tác văn thư mắt xích thiếu hoạt động quản lý, có vai trò vô quan trọng, xác định ngành khoa học, đánh giá ngang tầm với ngành khoa học khác trở thành ngành khoa học chiều rộng lẫn chiều sâu Nhận biết tầm quan trọng ngành công tác văn thư xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn vững vàng lý luận thực tiễn Một nhà triết học nói: “Lý thuyết màu xám đời mãi xanh tươi” Đúng vậy, lý thuyết mãi tồn trang giấy, qua giảng không đồng hành với thực tế Vì mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực phương châm Giáo dục: “Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho sinh viên Nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luận vào thực tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hiểu vị trí vai trò công việc để hoàn thiện thân có nhiều tri thức giúp có hành trang tốt sau trường dịp để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán văn thư lưu trữ tương lai góp phần quan trọng thiếu công đổi phát triển đất nước Chính lý đó, em xin chọn đề tài “ Công tác Văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục” để làm tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Để thực đề tài này, em tìm đọc số tài liệu như: Gíao trình nghiệp vụ công tác văn thư trường Đại học Nội vụ (2009), văn quy định công tác văn thư Bên cạnh đó, tiểu luận dựa thông tin, số liệu từ Báo cáo cuả sinh viên Khuất Thị Liên, lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6, khoa Văn thư - Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đợt thực tập tốt nghiệp Cao đẳng năm 2015 Ngoài tài liệu trên, em truy cập vào trang wed (http://ited.gov.vn/index/vi/about/) Viện để tìm hiểu thêm thông tin quan trọng làm sở hoàn thành tiểu luận Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu Công tác văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục thể cụ thể qua: + Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Viện phát triển công nghệ giáo dục + Thực trạng công tác văn thư đơn vị + Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp hoàn thiện nâng cao công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục Phạm vi nghiên cứu Không gian: Viện phát triển công nghệ giáo dục Thời gian nghiên cứu: năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận chúng em sử dụng số phương pháp nghiên cứu để phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm có phương pháp sau: - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn - Phương pháp điều tra, vấn - Phương pháp thống kê, thu thập xử lý thông tin - Phương pháp tư logic - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Trong đề tài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục Đề tài bố cục thành 03 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận Công tác Văn thư Tổng quan Viện phát triển công nghệ giáo dục Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu Công tác Văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 1.1 Một số vấn đề lý luận Công tác Văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục 1.1.1 Khái niệm Công tác Văn thư Nhắc đến Văn thư - Lưu trữ nói chung Văn thư nói riêng bỏ qua định nghĩa tài liệu Công tác văn thư tất công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, thảo văn (đối với văn đi), hay từ tiếp nhận (đối với văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan CTVT định nghĩa sau: “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang” [ giáo trình trường ĐHNVHN, 2009] Theo PGS.Vương Đình Quyền công tác văn thư là: “Khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành để đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức [Lý luận phương pháp CTVT, PGS.Vương Đình Quyền, NXB ĐHQG, HN, 2006] Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư đưa ra: “CTVT bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu.” 1.1.2 Vị trí, yêu cầu Công tác văn thư Công tác văn thư có vị trí quan trọng hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Đó phận thiếu, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Yêu cầu cán làm công tác văn thư có hai yêu cầu là: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu phẩm chất trị nêu rõ người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ thể qua hai mặt là: - Lý luận nghiệp vụ - Ky thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Yêu cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ 10 2.2.3 Công tác quản lý văn Văn văn bản, tài liệu gửi như: Quyết Định, Chỉ Thị, Công Văn… Trong hoạt động năm quan văn hình thành với số lượng không nhiều công tác quản lý văn tổ chức chưa tập trung thống Viện trung tâm, công tác quản lý văn nhiều hạn chế Theo kết khảo sát năm 2015, số lượng văn Viện ban hành, đó: Quyết định: 152 văn Công văn: 63 văn Còn lại loại văn hành thông thường như: kế hoạch, tờ trình,… Văn phong phú nội dung hình thức, hoạt động quan viết tay đánh máy gửi cho đối tượng có liên quan Quá trình xử lý công văn gồm giai đoạn sau: Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra, đánh máy in văn - Phân công soạn thảo: Do cán chuyên viên phân công chịu trách nhiệm - Căn nội dung văn cần soạn thảo Soạn thảo văn : Chuyên viên giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải tuân theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng - dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Kiểm tra: chuyên viên văn phòng, Chánh văn phòng chịu trách nhiệm Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, Văn phòng Viện phát triển công nghệ giáo dục trang bị máy tính máy in Cán đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi tả, rà soát lại thảo tay với người soạn thảo, thấy vấn đề đánh máy nguyên văn viết tay in lại văn Văn đánh máy xong nhân để làm thủ tục gửi đến phòng ban, Trung tâm trực thuộc (đối với văn ban hành nội bộ) gửi quan, đối tác khác (đối với văn gửi quan) Bước Trình ký 19 Ký văn để ban hành khâu quan trọng thể tính hiệu lực pháp lý văn Văn sau chuyên viên thảo xong trình duyệt cho lãnh đạo để hoàn chỉnh thảo, sau trình cho người có thẩm quyền ký văn (khi văn kiểm tra kỹ nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày) Tại Văn phòng Viện PTCN&GD việc ký văn tiến hành sau văn đánh máy, in xong Chánh Văn Phòng kiểm tra thể thức, nội dung văn chưa, trình lên Viện trưởng Phó Viện trưởng ký theo thẩm quyền quy định quy chế hoạt động quan Chữ ký thức người có thẩm quyền văn phải rõ ràng, không dung bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn Bước Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Văn trình bày phải đảm bảo theo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày hành Đảm bảo yếu tố thể thức, phát có sai xót văn thư phải kịp thời yêu cầu đơn vị soạn thảo, sửa chữa, bổ sung, làm lại cần thiết Bước Công tác đóng dấu văn Văn sau ký phải đóng dấu để ban hành Qua khảo sát thấy, việc đóng dấu văn Viện tiến hành theo quy định Dấu cất giữ Văn phòng Viện, cán văn thư chịu trách nhiệm đóng dấu, dấu đóng lên văn kiểm tra thể thức, ký thẩm quyền, đấu đóng vị trí phần ba lệch bên trái chữ ký Viện dùng chung loại dấu sau:  Dấu văn phòng 20  Dấu chức danh: Dấu Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Dấu tên… Bước Đăng ký văn Đăng ký văn ghi chép số điều cần thiết văn như: Số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn vào phương tiện đăng ký như: sổ đăng ký văn đi… Đăng ký văn công việc bắt buộc phải thực chuyển giao văn đến quan nhằm quản lý chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng Đối với văn hợp lệ, văn thư trực tiếp đăng ký vào sổ đăng ký văn ghi số, ký hiệu ngày tháng năm vào văn gốc Tất công văn Viện sau có chữ ký đóng dấu đăng ký vào “ sổ đăng ký văn “ quan, văn đăng ký rõ ràng, xác Do số lượng văn quan không nhiều nên lập sổ là: Sổ đăng ký cho tất loại văn Tuy nhiên mẫu sổ đăng ký văn Viện chưa lập theo mẫu sổ quy định Nhà nước Bước Chuyển giao văn Để đảm bảo công việc giải nhanh chóng hiệu quả, văn sau có chữ ký người có thẩm quyền, kèm thủ tục gửi đến nơi nhận Việc gửi văn đến quan hay cá nhân quan gửi qua đường bưu điện sử dụng hai loại phong bì, loại có kích thước 13cm×20cm loại lớn 15cm×25cm Phong bì trình bày hai phần rõ ràng có hai phần:  Phần nơi gửi: Được trình bày góc trái sát mép phong bì  Phần nơi nhận: Được trình bày góc phải sát mép phong bì Khi làm thủ tục gửi văn Cán văn thư kiêm nhiệm tiến hành ghi thông tin vào hai phần đầy đủ rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa quan, cá nhân nhận văn Vì với số lượng văn ít, văn chủ yếu hợp đồng nghiên cứu khoa học, 21 dịch vụ nghiên cứu khoa học, văn phối hợp tuyển sinh đào tạo… Được đăng ký sổ để giảm bớt giấy tờ, đại hóa quy trình chuyển giao nên Viện sổ chuyển giao văn 2.2.4 Công tác quản lý giải văn đến “ Khái niệm văn đến” Văn (công văn) đến toàn văn – tài liệu quan nhận từ nơi khác đến Trong trình hoạt động văn phòng phải nhận khối lương văn đến quan cấp đạo hoạt động Để giải tốt công việc, văn đến tổ chức, quản lý chặt chẽ Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động ngày quan Quá trình giải văn đến gồm giai đoạn sau: Bước 1.Tiếp nhận, bóc bì văn Qua khảo sát thấy, việc tiếp nhận, bóc bì văn Văn phòng Viện tiến hành tốt Văn thư đầu mối tiếp nhận văn (gửi qua đường bưu điện) gửi đến Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến kiểm tra, phân loại văn đến Khi nhận văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra cách cần thiết xem phong bì có bị bóc trước hay không, kiểm tra xem văn có gửi cho quan `mình hay không, số lượng văn có đầy đủ hay không, có bị rách không Với trường hợp sai sót nhân viên văn thư báo cho Chánh Văn Phòng xử lý kịp thời Sau kiểm tra xong nhân viên văn thư tiến hành phân thành hai loại văn cần đăng ký vào sổ Bước Đóng dấu đến đăng ký văn vào sổ Để tạo điều kiện cho việc văn chặt chẽ, tất công văn đến quan nhân viên văn thư đóng dấu đến ghi rõ ràng lên 22 thông tin số đến, ngày tháng năm đến Hiện quản lý văn sổ năm số lượng văn đến không nhiều nên lập sổ đăng ký văn theo loại là: Sổ đăng ký văn cho tất văn đến Viện Bước Trình phối chuyển giao văn đến Theo trình tự nghiệp vụ tất văn đến sau bóc bì, đóng “ Dấu đến” đăng ký vào sổ để quản lý Nhân viên văn thư tập hợp lại trình Chánh Văn Phòng xin ý kiến trình phối đến phận, cá nhân quan Sau Chánh Văn Phòng ghi ý kiến phân phối đến lãnh đạo nhân viên văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột “ Nơi nhận, người nhận” trực tiếp chuyển văn đến phòng phận cá nhân theo ý kiến cho Tuy nhiên Viện PTCN&GD chưa có “Dấu đến” phiếu giải văn chưa Văn phòng Viện áp dụng việc giải công việc hàng ngày Bước Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn Tất văn đến Viện PTCN&GD giải nhanh chóng, chuyển đến phận có thẩm quyền, việc chuyển công văn đảm bảo quy định, địa đơn vị cá nhân Việc kiểm tra theo dõi công tác giải văn thuộc thẩm quyền Viện trưởng với Chánh Văn phòng Nhân viên văn thư quan tâm đến việc giải văn quan, có trở kịp thời văn chưa giải Tuy nhiên văn phòng Viện chưa có sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý Văn bản, tổ chức giải văn chưa sát e Công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu Viện quy định: Cứ sau công việc giải phòng, Ban chuyên môn, cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc 23 Tuy nhiên đơn vị trực thuộc Viện, cá nhân chưa làm tốt công tác Việc nộp lưu tài liệu Đơn vị trực thuộc nhiều hạn chế chưa giải 2.2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần khẳng định tư cách pháp nhân quan máy tổ chức Nhà nước, khẳng định tính xác giá trị pháp lý văn bản, quan tổ chức phải có mẫu dấu riêng, thể tính pháp lý chân thực văn Một nội dung công tác văn thư quan việc quản lý sử dụng dấu theo quy định nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục hành hành Một văn ban hành đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý Tại Viện PTCN&GD, Văn phòng nơi diễn hoạt động CTVT, việc quản lý đóng dấu Nắm tầm quan trọng dấu, cán văn thư người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu thực việc sử dụng bảo quản dấu tốt Viện phát triển công nghệ giáo dục sử dụng hai loại dấu là: Dấu quan dấu chức danh Viện trưởng phó Viện trưởng Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức, dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch bên trái, quan dùng mực dấu đỏ để đóng lên văn 2.2.6 Công tác lập hồ sơ hành Tổ chức quản lý công văn giấy tờ quan nhằm phục vụ thông tin kịp thời nhanh chóng, xác cho công tác quản lý quản lý công văn Đi – Đến mà công tác lập hồ sơ hành đóng vai trò quan trọng Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công 24 tác Văn thư móc xích nối liền CTVT với công tác Lưu trữ Như biết trình giải công việc quan, công văn giấy tờ sản sinh có hai loại có giá trị để giải công việc trước mắt, có loại sau giải công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu Qua trình thực tập em nhận thấy rằng: Công tác lập hồ sơ hành Viện phát triển công nghệ giáo dục chưa đảm bảo yêu cầu Tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với Văn hồ sơ chủ yếu văn gốc, nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu làm chứng pháp lý Theo quy định nhà nước sau kết thúc công việc năm Cán chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cán Lưu trữ tiến hành thu thập bổ xung tài liệu vào Lưu trư quan, công việc chưa tiến hành theo quy định 2.4 Đánh giá 2.4.1 Ưu điểm - Nhìn cách tổng thể, Viện phát triển công nghệ giáo dục tuân thủ quy trình nghiệp vụ đạt hiệu cao công tác quản lý giải văn Nhờ công tác văn thư nâng lên bước, đổi đáng kể thực nội dung văn thư - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định hành, hoàn chỉnh mặt nội dung - Trang thiết bị như: máy fax, máy tính, máy in viện trang bị đầy đủ cho CTVT - Thời gian làm việc cán văn thư chặt chẽ - Các khâu công tác quản lý văn – đến thực xác, nhanh chóng khoa học nên có tác dụng lớn việc nâng cao chất lượng hiệu Văn phòng quan Đặc biệt tất văn văn đến quan tập trung đầu mối, thống 25 phận văn thư Việc sử dụng dấu cán văn thư thực cách cẩn thận chặt chẽ 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm, Văn phòng Viện PTCN&GD tồn số hạn chế cần phải khắc phục: - Trước hết tình trạng văn ban hành có số văn chưa tuân thủ quy định Nhà nước nội dung mặt thể thức văn - Tất văn bản, giấy tờ chưa tập trung, quản lý thống - Quy trình quản lý văn thực chưa theo quy trình - Hiện nay, văn thư chưa có sổ đăng ký văn đến chia theo thể loại rõ ràng loại văn - Cán văn thư phải kiêm nhiệm tất mà chưa có cán nghiệp vụ văn thư - Việc sử dụng phầm mềm quản lý văn chưa áp dụng Trước yêu cầu tình hình mới, thời kỳ công nghiệp hóa đại hóa, thời kỳ đổi hội nhập nhà quản lý, lãnh đạo văn phòng nói chung cán văn thư nói riêng cần trọng nữa, sớm khắc phục tồn tại, mạnh dạn áp dụng thành tựu khoa học phục vụ thiết thực cho trình hoạt động quản lý, điều hành quan * Tiển kết Trong chương 2, em trình bày vấn đề thực trạng văn đến Viện phát triển công nghệ giáo dục, qua em rút số ưu điểm hạn chế Công tác văn thư Viện Nhìn chung công tác văn thư Viện cần quan tâm, kiểm tra, đô đốc đạo nghiệp vụ cho cán văn thư nhiền 26 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆ VÀ GIÁO DỤC 3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục 3.1.1 Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư việc làm quan trọng, cần thiết cần triển khai nhanh chóng Vì khâu nghiệp vụ thực tốt có hiệu công tác văn thư hoàn thiện phát huy vai trò - Đối với công tác quản lý văn đi: + Lập sổ đăng kí văn sổ chuyển giao văn sổ số lượng văn + Lập sổ đăng ký văn gửi bưu điện +Lập sổ sử dụng lưu công văn - Đối với công tác quản lý giải văn đến: + Vì số lượng văn đến trung tâm không nhiều, 200 văn nên đề xuất lập sổ đăng ký chuyển giao văn sổ + Lập sổ theo dõi giải văn đến + Làm “con dấu đến” + Lập mẫu phiếu giải văn đến để ghi ý kiến đạo giải (nếu có) - Cần phổ biến việc vận dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính… Lấy “kim nam” thực xử lý khâu nghiệp vụ - Các khâu quy trình nghiệp vụ cần phân công cụ thể, chi tiết rõ ràng - Thực khâu nghiệp vụ theo quy định Nhà nước 27 3.1.2 Về cán Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng công tác hành văn thư xu thời đại Giúp cho CTVT bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu Qua trình thực tập, khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư Viện PTCN&GD cần làm tốt số công viêc sau: - Lãnh đạo Viện cần quan tâm sát đến CTVT quan Ban hành chủ trương hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn, trọng đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng ban quan, Trung tâm trực thuộc Viện, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng đề án nhằm đưa CTVT vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Ngoài lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng ban, Trung tâm trực thuộc đưa vào Lưu trữ lịch sử Viện cần có biện pháp để nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định Nhà nước - Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, máy phô tô phục vụ cho công tác văn thư - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư nhiều để công tác thực nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao - Thực chế độ tiền lương chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán VT - LT theo quy định hành - Có chế độ sách, khen thưởng kỉ luật rõ ràng cán 28 làm văn thư quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hoàn thiện CTVT quan 3.1.3 Về phòng làm việc văn thư Bố trí phòng văn thư riêng, trang bị đầy đủ thiết bị đại, máy móc cho cán văn thư máy in, máy tô, máy in màu… máy tính nối mạng Intermet, trang bị đầy đủ cặp, hộp, giá, tủ… phục vụ cho công tác văn thư, góp phần giải công việc cách nhanh chóng, xác Trên đề xuất thân em sau trình thực tập Viện Phát triển Công nghệ giáo dục, kết hợp với kiến thức học từ sách nhà trường Em hy vọng đóng góp phần nhỏ bé giúp cho công tác văn thư ngày khẳng định ưu kinh tế - xã hội phát triển ngày 3.2 Một số khuyến nghị công tác văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục Dựa vào tình hình thực tiễn công tác văn thư Viện phát triển công nghệ giáo dục, thông qua báo cáo thực tập em xin đóng góp số ý kiến sau: + Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư Viện để làm cứ, sở hành lang pháp lý cho hoạt động thực tiễn + Về lâu dài cần nghiên cứu, xây dựng mô hình tổ chức CTVT cho phù hợp với môi trường thực tiễn + Rà soát lại khâu nghiệp vụ để có biện pháp khắc phục khâu làm chưa tốt, phát huy khâu nghiệp vụ làm tốt + Cần bổ sung cán có chuyên môn Văn thư – Lưu trữ + Ban hành số văn bản, quy chế hướng dẫn công tác văn thư nói riêng công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung 29 * Tiểu kết Trong Chương em đưa số đề xuất khuyến nghị hữu ích nhằm nâng cao hiệu cho Công tác Văn thư Viện PTCN&GD nói riêng toàn Ngành Văn thư nói chung Với giải pháp trên, chúng em mong muốn Công tác Văn thư Viện nâng cao hiệu bước vào nề nếp 30 KẾT LUẬN Trong hoàn cảnh đất nước ta nay, xã hội ngày phát triển, nhận thức tư người phát triển mức đòi hỏi trình độ cao hơn, người cần phải có tri thức Một người có tri thức làm lên xã hội phát triển xã hội loài người có tri thức xã hội phát triển đường người di lựa chọn, lựa chọn tâm, trình nhìn nhận thực tế định hướng tương lai Để hội nhập với kinh tế nước, công tác hành văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động đó, đặc biệt Công tác Văn thư quan, đơn vị Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh, gạch nối vững cho hoạt động quan, đơn vị Công tác Văn thư trở thành phần thiếu máy tham mưu giúp việc cho Thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Qua tìm hiểu thực tế giúp cho em hiểu thêm nhiều thực tiễn Công tác Văn thư, giúp em có bước đầu nhìn nhận, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác Văn thư Việt Nam nói chung Viện phát triển công nghệ giáo dục nói riêng Cơ quan xây dựng đội ngũ văn phòng có lực, phẩm chất đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Trên đề tài khoa học – kết em nghiên cứu Viện phát triển công nghệ giáo dục Với kiến thức học, với dẫn Giảng viên Ts Bùi Thị Ánh Vân giúp cho em hoàn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận em không tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Bùi Thị Ánh Vân Một lần em xin trân trọng cảm ơn! 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các Nghị định Chính Phủ: - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Các Thông tư Bộ Nội Vụ: - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002 Chính Phủ, quy định chi tiết thi hành số điều Luật khoa học công nghệ PGS Vương Đình Quyền (2005), “ Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Quyết định số 121/HĐBT ngày 29 tháng năm 1983 cuả Hội đồng Bộ trưởng việc thành lập Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013 định việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Bộ khoa học công nghệ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải 32 PHỤ LỤC Sơ đồ Sơ đồ máy cấu tổ chức Viện Phát triển Công nghệ Giáo dục Hội đồng khoa học Hội đồng quản trị Viện Ban điều hành (gồm Viện trưởng Phó Viện trưởng) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Các trung tâm trực thuộc Văn phòng Phòng nghiên cứu phát triển HTQT Phòng đào tạo QLKH Phòng SX thử chuyển giao công nghệ Trung tâm phát triển giáo dục nghệ thuật Trung tâm phát triển giáo dục mầm non, phổ thông Trung tâm thông tin tư liệu 33