Công tác văn thư tại viện công nghệ vũ trụ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Viện Công nghệ vũ trụ 8 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ vũ trụ 8 1.2.3. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 10 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 10 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Viện Công nghệ vũ trụ 10 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 11 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Viện Công nghệ vũ trụ 12 2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư ở Viện Công nghệ vũ trụ 12 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Viện Công nghệ vũ trụ 13 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Viện Công nghệ vũ trụ 14 2.3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.3.3. Trình tự giải quyết văn bản đi 18 2.3.4. Công tác quản lí và sử dụng con dấu 19 2.3.5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 22 3.1. Đánh giá thực trạng văn thư tại Viện Công nghệ vũ trụ 22 3.1.1. Những thành công trong công tác văn thư tại Viện Công nghệ vũ trụ 22 3.1.2. Những mặt còn hạn chế 23 3.1.3. Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư ở Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 24 3.1.3.1. Về công tác chỉ đạo văn thư của ở Viện 24 3.1.3.2. Về độ bí mật 25 3.1.3.3. Về trang thiết bị 25 3.1.3.4. Về trình độ đào tạo cán bộ văn thư 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu công tác văn thư Viện Công nghệ Vũ trụ thời gian qua Mọi liệu thông tin tiểu luận thật Em xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em tiếp cận với môn học mà theo em hữu ích sinh viên ngành Quản trị văn phòng tất sinh viên thuộc chuyên ngành khác Đó môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Em xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực nghiên cứu khoa học Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo thầy em nghĩ nghiên cứu em khó hoàn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Cô Bài nghiên cứu thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực nghiên cứu khoa học, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm .3 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vai trò công tác văn thư .5 1.2 Khái quát Viện Công nghệ vũ trụ 1.2.1 Sự hình thành phát triển 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ vũ trụ .7 1.2.3 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn .7 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư 10 2.2 Tình hình quản lý đạo công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ .11 2.2.1 Về ban hành đạo công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 11 2.2.2 Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 12 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 13 2.3.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 13 2.3.2 Tổ chức quản lý giải văn đến 14 2.3.3 Trình tự giải văn 17 2.3.4 Công tác quản lí sử dụng dấu .18 2.3.5 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .19 CHƯƠNG 21 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ .21 3.1 Đánh giá thực trạng văn thư Viện Công nghệ vũ trụ .21 3.1.1 Những thành công công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ .21 3.1.2 Những mặt hạn chế 22 3.1.3 Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 23 3.1.3.1 Về công tác đạo văn thư Viện 23 3.1.3.2 Về độ bí mật 24 3.1.3.3 Về trang thiết bị 24 3.1.3.4 Về trình độ đào tạo cán văn thư .24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển đất nước, máy nhà nước có bước phát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng nhân dân Để đảm bảo lãnh đạo, đạo tập trung, thống nhà nước, công tác truyền tải thông tin đạo từ xuống chủ trương, sách phản ánh thực tiễn từ lên để báo cáo kết thực đề xuất ý kiến, bất cập để điều chỉnh, bổ sung ngày cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến hình thức văn Chính vậy, công tác văn áp dụng với nhiều sáng kiến, đổi mới, với tiến khoa học kỹ thuật tiến tiến phục vụ vào công tác này, đặc biệt giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin nay, nối mạng toàn cầu, công tác văn trở thành đơn giản trao đổi thông tin quốc gia toàn giới Văn ngày áp dụng phổ biến quan, đơn vị hệ thống trị (Đảng, quyền, đoàn thể trị xã hội ), hình thức chuyển thông tin nhất, có tính pháp lý cao, sử dụng rộng rãi Trong hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc Nhà nước với tổ chức công dân Việc soạn thảo ban hành văn theo quy định Nhà nước đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải công việc quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Viện Công nghệ vũ trụ đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt nam, thực chức tham mưu giúp Chủ tịch Viện quản lý nhà nước, tổ chức thực thi pháp luật chuyên ngành khoa học thuộc phạm vi quản lý nhà nước Viện theo phân cấp, ủy quyền Chủ tịch Viện Hệ thống văn ban hành để quản lý tổ chức tham mưu, giúp việc cho Viện đạo nghiên cứu khoa học địa bàn nước sản sinh với khối lượng lớn chiếm vị trí quan trọng, mắt xích thiếu phương tiện hoạt động Viện Là sinh viên chuyên ngành QTVP ý thức ý nghĩa vai trò quan trọng công tác “Văn thư” Viện Công nghệ vũ trụ nói riêng quan tổ chức nói chung Với điều kiện khả thân, với giới hạn đề tài nghiên cứu, em định chọn đề tài “Công tác Văn thư Viện Công nghệ vũ trụ” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư Viện công nghệ vũ trụ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu công tác văn thư như: - Giáo trình Nghiệp vụ văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giáo trình lý luận công tác văn thư Giáo sư Vương Đình Quyền - Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để thực nghiên cứu này, tác giả sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu; - Phương pháp phân tích lý luận; - Phương pháp toán học; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu sở lý luận thực tiễn công tác văn thư; - Làm rõ thực trạng công tác văn thư Viện công nghệ vũ trụ - Từ đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ Đóng góp đề tài - Bài nghiên cứu phát ưu điêm mặt hạn chế công tác văn thư - Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư Viện Cấu trúc đề tài Đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư giới thiệu vài nét Viện Công nghệ vũ trụ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là hoạt động công việc vấn đề xây dựng văn giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Công tác văn thư hoạt động gắn liền với văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức, công tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn , quản lý văn tài liệu phát sinh trình hoạt động quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế , tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt quan) Những năm gần công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước Ở quan văn giấy tờ văn thư lưu lại văn phòng hầu hết văn qnan sản sinh , văn mang tính chất đạo cấp trên, văn cấp gửi lên, văn quan ngang cấp đề nghị phối hợp thực Còn văn phòng ban quan sản sinh lưu phòng ban chuyên môn Nghiệp vụ công tác văn thư: - Quản lý văn đến + Tiếp nhận văn đến + Đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc - Quản lý văn + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu quan, đơn vị dấu mức độ mật, khẩn( có) + làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Quản lý sử dụng dấu + Con dấu phải bảo quản phòng làm việc văn thư + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thầm quyền + văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Viện hàn lâm + đóng dấu vào văn thể thức + đóng dấu vào văn có nội dung 1.1.3 Vai trò công tác văn thư Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng thể điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ bộc lộ số hạn chế như: Lãnh đạo quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế… Vì vậy, muốn phát huy vai trò công tác văn thư lưu trữ, quan, tổ chức địa bàn tỉnh cần quan tâm đến số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước sau: Một để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ Hai tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, Viện liên lạc trao đổi thông tin qua email nội Viện Tất văn đến sau văn thư làm thủ tục tiếp nhận đăng ký trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý, giải Sau có ý kiến giải văn thư chuyển cho cán phụ trách Website Viện thực việc Scan văn gửi theo ý kiến đạo Viện trưởng Việc chuyển giao văn qua mạng thư điện tử thực tế nhanh chóng, xác, kịp thời Do thông tin truyền kịp thời tới cán xử lý văn Đồng thời cán văn thư giảm bớt thời gian phô tô tài liệu để gửi đến cho đơn vị, việc tiết kiệm giấy mực cho quan Viện Công nghệ vũ trụ Viện nghiên cứu chuyên ngành nên lĩnh vực công nghệ thông tin cán chuyên môn thành thạo việc liên lạc giao dịch, liên hệ thư điện tử người ủng hộ thực tốt yếu tố quan trọng giúp cho Văn thư Viện ngày hoàn thiện công tác cập nhập, lưu trữ chuyển giao văn công nghệ thông tin môi trường tốt để cán văn thư học hỏi lĩnh vực công nghệ thông tin 2.3.3 Trình tự giải văn Việc quản lý văn Viện quản lý hai hình thức đăng ký sổ nhập giữ liệu phần mềm máy vi tính Đối với việc đăng ký văn văn thư đánh số loại công văn riêng Quyết định ban hành riêng sổ Số đánh từ số 01 từ ngày 01/01 đầu năm đến hết ngày 31/12 cuối năm, ký hiệu thiết lập sở tên Viện Công nghệ vũ trụ viết tắt tên ký hiệu loại văn Ví dụ: Ký hiệu công văn Số 154/CNVT ngày 15/9/2012 Viện Công nghệ vũ trụ việc nộp đề xuất đề cương cấp Viện Hàn lâm KH&CNVN Hay ký hiệu Quyết định Số 292/QĐ-CNVT ngày 25/10/2012 Viện Công nghệ vũ trụ việc nâng bậc lương thương xuyên viên chức cho ông Nguyễn Vũ Giang Số lượng văn hàng năm Viện theo báo cáo tổng kết công tác văn thư (đối công văn 296 công văn, định khoảng 256) 17 Quá trình đăng ký văn Viện theo hình thức có nhiều thuận lợi, loại văn không nhiều đăng ký hình thức hợp lý Đặc biệt việc đăng ký hệ thống máy tính thuận lợi cho việc tra tìm văn nhanh chóng cần thiết 2.3.4 Công tác quản lí sử dụng dấu Dấu thành phần thể tính hợp pháp tính chân thực văn bản, Viện Công nghệ vũ trụ quản lý nhiều dấu khác như: dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu y, dấu dịch,…hầu hết dấu dấu liền mực Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước theo Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Cán văn thư giữ dấu Viện thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Không đóng dấu khống Cách đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Thủ trưởng quan quản lý ngành Nghiêm cấm việc sử dụng dấu sai mục đích mang dấu khỏi 18 Văn phòng chưa phép Viện trưởng Dấu cất két có cán văn thư có chìa khóa để mở, văn thư người trực tiếp quản lý dấu Viện chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng QLTH, Viện trưởng việc sử dụng quản lý dấu Dấu vệ sinh thường xuyên, dấu mờ, hỏng làm thủ tục cấp lại 2.3.5 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Văn hình thành hoạt động quan sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động quan, hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ Hồ sơ tập văn có liên qquan vấn đề, sư việc hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Qua trình khảo sát phận phòng quản lý tổng hợp tất phận có ý thức trách nhiệm công việc Tất công việc chuyên viên đảm nhiệm sau công việc kết thúc lập hồ sơ kết thúc sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ quan Hồ sơ lập tương đối đầy đủ, tùy công việc chuyên viên mà hồ sơ lập theo cách khoa học thuận lợi cho việc bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác kịp thời Do lĩnh vực hoạt động Viện Công nghệ vũ trụ hoạt động nghiên cứu nên bên cạnh khối tài liệu hành có khối tài liệu nghiên cứu khoa học, báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học Các đề tài sau kết thúc lập thành báo cáo tổng kết hay hồ sơ giao lại cho phận văn thư, lưu trữ sau hoàn thành Tuy nhiên công tác lập hồ sơ chưa tốt chuẩn theo quy định Các văn trọng trình giả quyết, nghiên cứu chưa đầy đủ Tài liệu tài kế toán loại tài liệu đầy đủ lại lập hồ sơ theo quý, theo năm mục lục hồ sơ giao nộp vào lưu trữ khó cho cán lưu trữ quản lý cần tra tìm Nhưng 19 có đáng ghi nhận ý thức thu thập tài liệu, lập mục lục hồ sơ giao nộp tài liệu phận quan có chuyển biến tích cực kể từ Quy chế văn thư lưu trữ Viện Công nghệ vũ trụ ban hành phổ biến rộng rãi đến cán toàn Viện Đây yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác cán viên chức nói riêng quan nói chung Mặt khác tạo cho cán , viên chức nếp làm việc nghiêm túc, khoa học có thái độ ứng xử đắn văn hình thành hoạt động Viện Công nghệ vũ trụ Tiểu kết Như chương 2, em tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ Qua em nắm tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư, tình hình quản lý công tác đạo văn thư nghiệp vụ công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ 3.1 Đánh giá thực trạng văn thư Viện Công nghệ vũ trụ 3.1.1 Những thành công công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ Trong trình hoạt động công tác văn thư Viện, nhìn chung cán văn thư đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ tốt yêu cầu cho hoạt động quản lý, cung cấp thông tin cách đầy đủ xác cho phòng, ban Về quản lý văn đến, Văn phòng Viện Công nghệ vũ trụ tổ chức giúp việc Chủ tịch Viện, đầu mối thông tin giúp Chủ tịch Viện việc điều hoà phối hợp hoạt động; phối hợp với đơn vị chức giúp Chủ tịch Viện soạn thảo trình Chủ tịch ban hành quy định nội nhằm xây dựng nề nếp quản lý cách khoa học, có hiệu trình điều hành hoạt động Viện Tiếp nhận, luân chuyển giải kịp thời văn đi, văn đến không để xảy sai sót; đóng dấu loại giấy tờ theo nguyên tắc Thực tốt công tác lập, lưu hồ sơ, tài liệu Viện, Văn phòng nộp lưu vào lưu trữ phục vụ cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác thông tin kịp thời hiệu Được cán văn thư thực theo quy định Chính phủ Viện đề Tất văn đực xử lý theo trình tự, giải nhanh chóng, kịp thời xác, theo dõi văn đến, đi… Đối với văn mật Cán văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo quy định không xảy tình trạng lộ thông tin Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định; Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo đơn vị thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp 21 lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Trong hoạt động quản lý dấu Trong hoạt động quản lý dấu, văn thư Viện chấp hành nghiêm chỉnh quy định Viện việc bảo quản sử dụng dấu Việc đóng dấu thực đúng, không xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu chưa có chữ ký đóng dấu phải trình theo gốc Về ứng dụng khoa học kỹ thuật: Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hoạt động Viện nói chung hoạt động văn thư nói riêng luôn ưu tiên hàng đầu Ứng dụng công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý Cơ quan Công nghệ thông tin áp dụng soạn thảo văn hoạt động xử lý trao đổi thông tin qua mạng Do tình hình phong cách làm việc , có hiệu cao, tạo điều kiện để trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải công việc Ngoài công nghệ thông tin áp dụng việc chuyển giao văn bản, văn không quan trọng scan gửi qua mail Về kỹ thuật trang thiết bị Vì đơn vị đầu ngành vè lĩnh vực nghiên cứu khoa học nên Viện trang bị tương đối đầy đủ phương tiện máy móc làm việc Quản lý vận hành hiệu hệ thống sở kỹ thuật hạ tầng; đảm bảo việc thông tin liên lạc thông suốt; trang âm, khánh tiết hội nghị, hội thảo… phục vụ theo yêu cầu Lãnh đạo Viện; trì, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống điện nước; sửa chữa lắp đặt thêm hệ thống đèn trời phục vụ công tác bảo vệ an toàn quan, công tác nghiên cứu khoa học triển khai công nghệ Về cán công chức Cán văn thư có trình độ chuyên môn, đội ngũ cán trẻ tuổi, nhiệt tình, tận tình với công việc 3.1.2 Những mặt hạn chế - Trong công tác văn thư chưa tuân thủ quy định nội dung thể thức 22 - Đăng ký văn số tẩy xoá - Nhận số trước - Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư, văn không đăng ký - Do số lượng văn nhiều nên quản lý văn chưa tốt 3.1.3 Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 3.1.3.1 Về công tác đạo văn thư Viện - Trách nhiệm Chủ tịch Viện việc quản lý công tác văn thư Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư theo quy định pháp luật hành Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, đơn vị trực thuộc - Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Viện trực tiếp quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư Viện, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho Viện đơn vị trực thuộc Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Nhà nước Viện văn thư - Trách nhiệm Trưởng Phòng Hành – Hoặc người giao nhiệm vụ: Quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư đơn vị Tổ chức hướng dẫn nghiệm vụ công tác văn thư cho tổ chức, cá nhân thuộc đơn vị - Trách nhiệm cá nhân Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định Nhà nước Viện Hàn lâm văn thư 23 3.1.3.2 Về độ bí mật Mọi hoạt động công tác văn thư Viện đơn vị phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước 3.1.3.3 Về trang thiết bị Việc tổ chức trang bị đầy đủ chỗ làm việc góp phần nâng cao hiệu làm việc, đồng thời góp phần giảm nhẹ sức lao động cán văn thư 3.1.3.4 Về trình độ đào tạo cán văn thư Cán văn thư có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch viên chức theo quy định pháp luật Cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư phải có giấy chứng nhận qua lớp bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn nghiệp vụ văn thư quan, tổ chức có thẩm quyền cấp Tiểu kết Như chương này, chúng em đánh giá mặt tích cực mặt hạn chế công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Qua đó, chúng em đề xuất giải pháp với mong muốn hoàn thiện công tác văn thư Viện Hàn lâm 24 KẾT LUẬN Đợt khảo sát giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế công tác văn thư nghiệp vụ văn phòng Trong trời gian khảo sát em học hỏi thêm số kiến thức nghiệp vụ giúp em có nhìn tổng quát công tác văn thư quan nghiệp nhà nước Qua đúc rút nhiều kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho công tác sau Mặc dù có gặp số khó khăn, bỡ ngỡ việc tiếp cận với môi trường làm việc, nhờ nhiệt tình giúp đỡ cán hướng dẫn cộng thêm tinh thần ham học hỏi em dần thích ứng với môi trường làm việc Những kiến thức thầy cô trang bị kết hợp với trình học hỏi, quan sát, tiếp thu quan giúp em phần hình dung cách thức làm việc cán văn thư thực thụ Em nhận thấy công tác văn thư không đơn giản mà đòi hỏi nhiều kỹ kinh nghiệm Đó công việc đòi hỏi tính tinh tế, nhạy bén cao Chính vậy, để trở thành cán văn phòng tốt cần có am hiểu pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao phải thường xuyên trao dồi, học hỏi Thực tế công tác văn thư Viện Công nghệ vũ trụ mang lại số kết số mặt Đã chuẩn hóa cán làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định nhà nước cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Từ quan có chức nghiên cứu bản, trước lãnh đạo Viện trọng quan tâm đến việc đạo công tác nghiên cứu, có quan tâm chặt chẽ từ lãnh đạo Viện tất cán Viện công tác văn thư, lưu trữ Chính công tác văn thư, lưu trữ dần vào nề nếp Nếu trước cán văn thư đăng ký công văn sổ đăng ký công văn thông thường, nhờ có trang bị đầy đủ máy móc, đặc biệt máy tính, hệ thống thông tin mà tất văn đi, đến đăng ký phần mềm máy tính Thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng Viện Công nghệ vũ trụ với diện tích quy mô hoạt động lớn, với 25 trang bị đầy đủ máy móc đại phục vụ công tác nghiên cứu, môi trường làm việc khoa học cho tất nhà khoa học đam mê nghiên cứu bạn trẻ học hỏi kinh nghiệm Từ khuyến khích tinh thần học hỏi từ cán bộ, sinh viên làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ chúng em Vì thời gian hạn hẹp với kiến thức am hiểu chưa vững nên viết không tránh khỏi sai sót, em mong nhận lắng nghe đóng góp ý kiến từ phía Thầy Cô bạn Em xin chân thành cảm ơn ! 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền: Lý luận phương pháp công tác văn thư Đào Xuân Chúc-Nguyễn Văn Hàm-Vương Đình Quyền-Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Kỷ yếu 05 năm thành lập Viện Công nghệ vũ trụ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 1112004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Công văn 425/ VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu 10 trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Quyết định số 313/QĐ-VHL ngày 28/02/2013 Viện Hàn lâm KH&CNVN việc ban hành quy chế, tổ chức hoạt động Viện 11 Công nghệ vũ trụ Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm 2012 Viện Công nghệ vũ trụ 27 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Viện Công nghệ vũ trụ LÃNH ĐẠO VIỆN HỘI ĐỒNG KHOA HỌC VIỆN TRƯỞNG CHỦ TỊCH Doãn Minh Chung Dương Ngọc Hải PHÓ VIỆN TRƯỞNG Bùi Trọng Tuyên Phòng Quản lý tổng hợp Phòng động lực học vũ trụ điện tử xác Phòng nghiên cứu phát triển công nghệ vệ tinh Phòng nghiên cứu chế tạo thiết bị Phòng công nghệ viễn thám, GIS GPS Phòng viễn thám ứng dụng Trung tâm điều khiển khai thác vệ tinh nhỏ Phụ lục 02 Mẫu đăng ký văn đến Viện Công nghệ vũ trụ VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2015 Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: 01 Nội dung bên sổ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày, Tên loại, Đơn vị, hiệu văn tháng trích yếu người nội dung nhận Hướng dẫn ghi cột sổ: Cột 1: Ghi ngày tháng nhận văn đến Cột 2: Ghi số thứ tự văn đến Cột 3: Ghi tên quan ban hành văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày tháng năm văn đến Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 7: Ghi đơn vị cá nhân nhận văn Cột 8: Người nhận văn ký tên Cột 9: Ghi điều cần thiết khác Ký Ghi nhận Lưu đồ: Quy trình quản lý, giải văn Đến Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Trách nhiệm Trình tự thực Cán văn thư Tiếp nhận văn đến Cán văn thư Phân loại văn Sổ đăng ký văn đến Bóc bì văn Cánđến văn thư Cán văn thư Chủ tịch Tài liệu, biểu mẫu liên quan Đóng dấu văn đến Xem văn Cán văn thư Vào sổ chuyển văn đến Cán văn thư Sao văn đến Cán văn thư Chuyển văn Cán văn thư Lưu hồ sơ Số chuyển giao văn đến Phụ lục 03 Mẫu đăng ký văn đến Viện Công nghệ vũ trụ VIỆN CÔNG NGHỆ VŨ TRỤ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2015 Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: 01 Nội dung bên gồm cột: Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn bản Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, Số người lượng nhận bản lưu Hướng dẫn ghi cột sổ: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng văn ban hành Cột 8: Ghi điều cần thiết Ghi