Công tác văn thư tại văn phòng hội nhà báo việt nam giai đoạn 2012 2014

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1 Khái niệm về công tác Văn thư 5 1.2 Vai trò của công tác văn thư và hoạt động quản lý Nhà nước về công tác Văn thư 5 1.2.1 Vai trò của công tác Văn thư 5 1.2.2 Hoạt động quản lý Nhà nước về công tác Văn thư 6 1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư 7 1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác Văn thư 8 1.2.5. Chủ trương, chính sách của Nhà nước về công tác Văn thư 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM 11 2.1 Khái quát về Hội Nhà báo Việt Nam 11 2.1.1 Lịch sử hình thành Hội Nhà báo Việt Nam 11 2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Hội Nhà báo Việt Nam 12 2.1.3 Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 15 2.1.4 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 16 2.1.5 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 16 2.2 Thực trạng tình hình “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam” 17 2.2.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản của Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam. 19 2.2.2 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 23 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM 24 3.1 Đánh giá về thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Khuyết điểm 24 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 25 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất và phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm về công tác Văn thưLưu trữ tại Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 26 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Những nội dung đề tài em thực hướng dẫn cô giáo Lê Thị Hiền Mọi tham khảo dùng đề tài trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình thời gian Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Ký tên Nguyễn Thị Anh Thư LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đề tài nhờ giúp đỡ nhiều người đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Hiền người tậm tâm hướng dẫn chúng em suốt thời gian học tập môn Phương pháp Nghiên cứu Khoa học Đồng thời xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giúp đỡ cung cấp cho em liệu bổ ích liên quan đến đề tài, tạo điều em kiện cho em hoàn thiện đề tài cách tốt Bài thu hoạch thực thời gian ngắn, bước đầu vào thực tế, kiến thức hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do khó tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Cô giáo người để đề tài em hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1Khái niệm công tác Văn thư 1.2 Vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý Nhà nước công tác Văn thư 1.2.1 Vai trò công tác Văn thư 1.2.2 Hoạt động quản lý Nhà nước công tác Văn thư .6 1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư 1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác Văn thư .8 1.2.5 Chủ trương, sách Nhà nước công tác Văn thư .8 CHƯƠNG 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM 11 2.1 Khái quát Hội Nhà báo Việt Nam 11 2.1.1 Lịch sử hình thành Hội Nhà báo Việt Nam 11 2.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Hội Nhà báo Việt Nam 12 2.1.3 Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam .15 2.1.4 Tình hình cán làm công tác Văn thư 16 2.1.5 Công tác đạo công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam .16 2.2 Thực trạng tình hình “Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam” 17 2.2.1 Quy trình quản lý, giải văn Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 19 2.2.2 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư 23 CHƯƠNG 24 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 24 VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM 24 3.1 Đánh giá thực trạng công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 24 3.1.1 Ưu điểm .24 3.1.2 Khuyết điểm .24 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 25 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác Văn thư-Lưu trữ Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 26 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 PHỤ LỤC 30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện sống ngày sôi động trình hội nhập, phát triển su hướng hội nhập toàn cầu hóa nước giới đưa Việt Nam vào vòng quay Hiện Đảng Nhà nước quan tâm đến tất lĩnh vực, đặc biệt vấn đề giáo dục nói chung đào tạo cán công tác Văn thư nói riêng Xã hội phát triển kéo theo lượng thông tin nhu cầu đòi hỏi đáp ứng cung cấp thông tin lớn, để đáp ứng quản lý lượng thông tin người tìm nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội văn phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng thiếu xã hội loài người Do vậy, công tác Văn thư trở nên vô quan trọng Văn phương tiện để truyền đạt thông tin nhằm ghi chép lại kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh để điều hành quản lý xã hội Nhận thức tầm quan trọng văn phục vụ thiết thực cho công việc quan Nhà nước từ công tác Văn thư-Lưu trữ đời Chính vậy, công tác Văn thư công tác quan trọng phát triển xã hội loài người nói chung trình hoạt động phát triển Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng Công tác Văn thư đời chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội góp phần lớn vào phát triển đất nước Trong năm gần công tác Văn thư quan chức năng, cấp, ngành quan tâm có nhiều tiến góp phần quan trọng trình cải cách Hành chính, giảm thiểu thủ tục rườm rà, không cần thiết cho công tác quản lý, đáp ứng phần lớn yêu cầu quản lý Nhà nước doanh nghiệp Chính em chọn đề tài: “Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012-2014” với mong muốn tìm hiểu chuyên ngành mà theo học để nâng cao hiểu biết, thành thạo kỹ năng, phát huy khả vốn có tìm cho phong cách cán Văn phòng đại, từ vững niềm tin làm việc Nhận thấy cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam hạn chế số lượng đề tài nghiên cứu vấn đề vấn đề liên quan, em định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiêm cứu với tên gọi: “Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012 – 2014” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian 2012 - 2014 - Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định công tác Văn thư công tác quan trọng phát triển xã hội loài người nói chung trình hoạt động Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng Nói đến công tác Văn thư, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến, công tác Văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu công tác Văn thư nêu sau: - Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư Lưu trữ Tài liệu Lưu trữ; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2013), Công văn số 298/LTLTNNNVTW ngày 8/5/2013 việc báo cáo tình hình công tác Văn thư Lưu trữ; - Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức; - Chính phủ (2010), Nghị định số: 09/2010/NĐ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điểu Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam” hoàn thiện Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác Văn thư - Tìm hiểu thực trạng Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012 - 2014, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng nước nói chung Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp vấn; - Phương pháp điều tra Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác Văn thư Văn phòng Hội sau Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm chương Chương1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác Văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân [Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội, (2009), Nhà xuất Giao thông vận tải,Chương I, trang 7] 1.2 Vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý Nhà nước công tác Văn thư 1.2.1 Vai trò công tác Văn thư Công tác Văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong Văn phòng, công tác Văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu Lưu trữ quốc gia hồ sơ tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào Lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu Lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời công tác Lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp Lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho Lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh 1.2.2 Hoạt động quản lý Nhà nước công tác Văn thư * Nội dung quản lý Nhà nước công tác Văn thư Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư; Quản lý thống nghiệp vụ công tác Văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác Văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp lệnh công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác Quốc tế lĩnh vực văn thư * Trách nhiệm quản lý công tác Văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý Nhà nước Việc soạn thảo ban hành văn Hội thực nghiêm túc, bản, chặt chẽ, đảm bảo tính xác không trái với quy định quan Nhà nước cấp Thông thường Chánh Văn phòng Hội soạn thảo văn hành chính, văn chuyên môn thuộc phòng ban cán phòng ban có trách nhiệm soạn thảo phải chịu trách nhiệm nội dung, thể thức tính chất hợp pháp văn Tùy theo văn cụ thể lãnh đạo Hội lấy góp ý, bổ sung đơn vị, nhân có liên quan để hoàn chỉnh văn trước ký ban hành Văn trình lãnh đạo Hội phải có chữ ký tắt người có thẩm quyền đơn vị tham mưu phải thông qua Chánh Văn phòng Sau văn duyệt nội dung thể thức chuyển cho phận đánh máy thực hoàn chỉnh thảo Thường Hội Nhà báo Việt Nam phòng, ban ban hành văn phòng ban có trách nhiệm soạn thảo đánh máy văn Chính vậy, cán Văn thư phải thực công tác Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra mặt thể thức đơn vị soạn thảo theo quy định Trong trình xử lý văn bản, thấy có vấn đề chưa rõ ràng đơn vị liên quan có ý kiến khác nhau, Văn thư trao đổi với đơn vị soạn thảo văn để thống ý kiến Văn Hội thực đầy đủ với thành phần là: Quốc hiệu, tiêu ngữ; Tên quan tổ chức ban hành văn bản; Số ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên thẩm quyền ký văn bản; Dấu quan ban hành văn bản; Nơi nhận văn 18 Tất lại văn Hội Nhà báo Việt Nam người có thẩm quyền ký thức tập trung đầu mối Văn thư để làm thủ tục phát hành Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, thủ tục hành nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn văn Văn thư hoàn tất thủ tục ban hành văn trước phát hành khỏi quan để đảm bảo thống công tác quản lý văn Văn phát hành thực đường công văn Văn thư vào sổ công văn theo quy định Khi văn chưa ban hành thức, đơn vị không cung cấp thông tin cho đơn vị, cá nhân trách nhiệm soạn thảo văn Cán đơn vị có trách nhiệm quản lý giữ gìn hồ sơ tài liệu trình xử lý công việc 2.2.1 Quy trình quản lý, giải văn Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam a Công tác quản lý văn Soạn thảo văn Kiểm tra kỹ thuật trình bày văn Trình ký văn Đóng dấu lưu văn Hội Nhà báo Việt Nam Chuyển giao văn (nội quan) Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn lưu - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn + Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày: Trước phát hành văn bản, cán Văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, phải báo chí người giao trách nhệm xem xét, giải + Ghi số ngày, tháng cho văn bản: Tất văn Hội đánh số theo hệ thống số chung Hội Văn thư thống quản lý Văn nhân theo số lượng thời gian quy định - Đóng dấu quan dấu mức đọ khẩn, mật: + Đóng dấu quan: dấu quan đóng ngắn, rõ ràng chùm lên 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái 19 + Đóng dấu giáp lai: dấu đóng vào khoản mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy + Đóng dấu độ khẩn mật, dấu tài liệu thu hồi… - Đăng ký văn Mẫu bìa sổ đăng ký văn HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ……… Từ ngày …….đến ngày …… Từ số …… đến số … Quyển số: …… 20 Phần nội dung bên trong: Số Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi hiệu tháng trích yếu nhận người lượng văn văn nội dung văn nhận bản (1) (2) văn (3) (5) lưu (6) (7) ký (4) (8) - Lưu văn bản: + Bản lưu Văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Văn lưu làm 02 01 văn thư 01 đơn vị soạn thảo Bản lưu Văn thư lập thành tập lưu văn Văn phòng Hội Bản lưu đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc + Việc lưu văn mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước b Công tác quản lý văn đến Văn thư Tiếp nhận văn Phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến cho văn Đăng ký chuyển giao văn đến * Tiếp nhận, đăng ký văn đến 21 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến: HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ……… Từ ngày …….đến ngày …… Từ số …… đến số … Quyển số: …… Phần nội dung bên trong: Ngày Số Tác Số ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu tháng trích nhân nhận nhận văn văn văn yếu nội văn bản (3) (4) (5) dung (6) (7) (8) (9) (1) (2) 22 c Công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần quan trọng thiếu văn khẳng định giá trị pháp lý tính chân thực văn giấy tờ quan Dấu Hội Nhà báo Việt Nam cán Văn thư Hội để vào hộp nhôm nhỏ hình vuông, xếp ngắn để tủ bảo quản cẩn thận theo quy định Hội Dấu Hội cán Văn thư giữ dấu đóng dấu lên văn bản, cán văn thư không đóng giữ dấu Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng phải chiều, ngắn, mực dấu phải quy định d Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ tập văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể phản ánh vấn đề, việc, người hình thành trình theo dõi, giải vấn đề việc Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư mắt xích nối liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ quan Nhưng Hội chưa có phòng Lưu trữ cán lưu trữ riêng lên tạm thời văn phòng ban lưu phòng ban Văn phòng Hội lưu văn đi, đến hàng ngày Văn phòng 2.2.2 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư Trang thiết bị làm công tác Văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác Văn thư, đồng thời yếu tố giúp cho người cán làm công tác Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Bộ phận Văn thư Hội bố trí tầng 1, thuận tiện cho việc tiếp nhận bưu kiện, văn từ nơi khác chuyển đến Trang thiết bị, sở vật chất trang bị đầy đủ giúp cho cán Văn thư thực công việc nhanh chóng, hiệu Góc làm việc cán Văn thư [phục lục2, trang 28] 23 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI NHÀ BÁO VIỆT NAM 3.1 Đánh giá thực trạng công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam Được học tập rèn luyện mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ Việc tiếp thu kiến thức quan trọng tạo tiền đề cho em bước vào ngưỡng cửa công chức Nhà nước có kiến thức, có chuyên môn Qua thời gian tìm hiểu, khảo sát thân em có vài nhận xét, đánh giá chung thực trạng công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam 3.1.1 Ưu điểm Được quan tâm đạo sát lãnh đạo Hội nên công tác Văn thư Hội thực tốt đảm bảo quy trình quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ tuân theo quy trình góp phần nâng cao hiệu công việc Công tác Văn thư Hội lãnh đạo Hội quan tâm mức đầu tư thỏa đáng Việc thực hành nghiệp vụ chuyên môn công tác Văn thư xác, phần cán Văn thư có trình độ định công tác Văn thư-Lưu trữ đảm nhiệm Cở sở vật chất trang bị đầy đủ tốt cho công tác Văn thư Hội trang bị hệ thông máy, thiết bị đại tiến tiến biết áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác Văn thư 3.1.2 Khuyết điểm Bên cạnh uy điểm bật công tác Văn thư Hội Nhà báo Việt Nam tồn số nhược điểm sau: 24 Hội Nhà báo Việt Nam có cán Văn thư chuyên trách mà khối lượng công việc nhiều gây khó khăn cho giải công việc Đối với văn đến hướng dẫn đạo lãnh đạo quan xong việc xử lý theo dõi, kiểm tra giải chậm thủ công ảnh hưởng đến tính khoa học giải công việc Cán Văn thư phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc tập trung làm tốt khâu nghiệp vụ công tác Văn thư hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu công việc Qua tìm hiểu thực tế quan cho thấy tài liệu Lưu trữ phòng, ban nhiều chưa thu thập hết để đưa vào Lưu trữ quan Tài liệu Lưu trữ có tầm quan trọng lớn hoạt động quan Đồng thời chứng cho trình hình thành hoạt động phát triển quan Tuy nhiên hoạt động Lưu trữ quan hạn chế nên chưa nhận thức hết vai trò quan trọng công tác Lưu trữ chưa thực trọng quan tâm mức đến việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý bảo quản tài liệu sử dụng chúng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam Để nâng cao hiệu công tác Văn thư khắc phục tồn trên, thời gian tới cần đưa giải pháp sau: - Nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc cán Văn thư cán khác nói chung - Cần tuyển thêm cán Văn thư để đảm đương khối lượng công việc - Thực nghiêm công tác Văn thư quy trình công tác Văn thư để nâng cao hiệu công việc - Hoàn thiện văn đạo công tác Văn thư Hội - Cần xây dựng Danh mục hồ sơ chung cho toàn quan để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ - Áp dụng phần mềm quản lý văn đi-đến để nâng cao hiệu hiệu 25 xuất làm việc góp phần tăng cường quyền lực pháp lý pháp luật 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất phương pháp tối ưu để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác Văn thư-Lưu trữ Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam * Các quy trình nghiệp vụ: a Tổ chức cán bộ: Tại Hội Nhà báo Việt Nam, Văn phòng Hội phận thiếu, tách rời, sợi đỏ xuyên suốt hoạt động quan, coi Văn phòng “cơ quan đầu não” quan Hội Chính mà phận Văn thư cần làm tốt nữa, lãnh đạo Hội cần quan tâm đến công tác Văn thưLưu trữ, cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên Bố trí cán làm công tác Văn thư-Lưu trữ phải có nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp đảm nhiệm công việc Việc xếp chỗ ngồi làm việc cán Văn thư không độc lập mà ngồi chung với cán làm việc chuyên môn khác, vô hình chung làm ảnh hưởng tới chất lượng công tác Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam thường xuyên có biện pháp động viên, khuyến khích, kịp thời để tạo động lực tình thần thi đua làm việc có hiệu nâng cao chất lượng công việc Hằng năm nên cử cán Văn phòng học thêm để bổ sung kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Cần trẻ hóa đội ngũ cán Văn phòng để phù hợp với bước thay đổi xã hội b Công tác soạn thảo: Lãnh đạo Hội nói chung Văn phòng nói riêng cần nâng cao tinh thần trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc ban hành văn phòng, ban, đơn vị hay cá nhân soạn thảo Quán triệt cho phòng, ban, cá nhân trước ban hành phải trình ký, tránh để sai sót không đáng có công việc gây ảnh hưởng đến hoạt động chung quan Đặc biệt phải quy định rõ ràng trách nhiệm lãnh đạo phòng, ban để từ Trưởng phòng ban đôn đốc 26 nhắc nhở nhân viên Nếu có sảy sai phạm Trưởng phòng, ban người chịu trách nhiệm công tác soạn thảo văn nhân viên c Công tác Văn thư: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư-Lưu trữ quan cần nâng lên bước, nên trang bị phần mềm máy tính để quản lý toàn tài liệu quan, đặc biệt đăng ký văn đi-đến Có vậy, tìm tài liệu cần biết trình thực công việc đến đâu cầm xem máy tính biết rõ ràng, góp phần tiết kiệm thời gian cần thiết cán có liên quan Văn phòng Hội cần phải mua sắm thêm trang thiết bị cho hoạt động Văn phòng Cần thực quy trình quản lý giải văn đến cách nghiêm túc, chặt chẽ khoa học hơn, Văn phòng cán Văn phòng cần phải có đầy đủ văn Quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác Văn thư-Lưu trữ Đó sở để cán làm việc theo quy định, đặc biệt phòng, ban cần thống saonhj thảo văn theo thông tư liên tịch số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành d Công tác Lưu trữ: Hằng năm cầm tiến hành thu thập bổ sung tài liệu thường xuyên đầy đủ để lập hồ sơ kịp thời, không để tài liệu tồn đọng nhiều năm Đề biện pháp hữu ích để tiến hành công tác bảo quản tốt Ngoài phòng Hành chính-Quản trị cần có quan tâm đến việc kiểm tra lập hồ sơ cuối năm Cán Văn thư cần lập Danh mục hồ sơ mẫu hướng dẫn phòng, ban khác lập hồ sơ để phòng ban làm theo nhằm tiết kiệm thời gian kiểm tra * Từng bước công nghệ hóa công tác Văn phòng: Công nghệ thông tin với thành tựu công nghệ tin học máy tính công nghệ truyền thông làm cho hoạt động công tác Văn phòng thay đổi Văn phòng đại Văn phòng gắn liền với việc sử dụng 27 phương tiện kỹ thuật tiên tiến công nghệ thông tin Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý Hội trọng khâu tổng hợp, tính lương, soạn thảo văn bản, chưa có chương trình ứng dụng tin học cho Văn thư-Lưu trữ phần mềm quản lý văn bản, việc tìm kiếm văn theo cách truyền thống thông thường tìm giấy qua sổ sách theo dõi Vì Văn phòng cần ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công tác Văn thư-Lưu trữ giúp quản lý hồ sơ tài liệu mặt nhanh chóng, hoàn chỉnh tối ưu, giảm thời gian chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho trình quản lý khai thác văn tương lai Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực Văn phòng Để tạo nên phát triển chung cho toàn Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam Trên kết nghiên cứu khảo sát công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam KẾT LUẬN 28 Công tác Văn thư công tác quan trọng hoạt động quan, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Vì cần đẩy mạnh phát triển công tác Văn thư để góp phần nâng cao hiệu công việc tạo điều kiện phục vụ quan, Nhà nước Nói chung công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo thực tốt theo quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư thực theo quy trình đầy đủ, nhanh chóng, xác, bí mật đại Việc quản lý giải văn thực tốt theo quy trình quy định Nhà nước Qua việc nghiên cứu “Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam giai đoạn 2012-2014” giúp em có thêm kiến thức thực tiễn, thấy rõ thực trạng Công tác Văn thư Văn phòng Hội Nhà báo Việt Nam nói riêng quan, tổ chức khác nói chung Từ làm để so sánh thực tiễn lý luận để có nhìn toàn diện lĩnh vực xã hội, đồng thời để thấy rõ vai trò công tác Văn thư quan tổ chức DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 - Bộ Nội vụ (2013),Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kế công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nội lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan; -Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Chính phủ (2010), Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; - Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58; - Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác Văn thư; - Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 công tác quản lý sử dụng dấu; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2013), Công văn số 298/VTLTNNNVTW ngày 08/5/2013 việc báo cáo tình hình công tác Văn thư Lưu trữ; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số425/VTLTNNNVTW, ngày 18/7/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; PHỤ LỤC 30 Phụ lục I Trụ sở Cơ quan Trung ương Hội Nhà báo Việt Nam 31 Phụ lục II Góc làm việc cán Văn thư, Văn phòng Hội 32