Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Mục đích nghiên cứu 4 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Đóng góp của đề tài 5 9. Cấu trúc đề tài 5 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1. Kỹ năng là gì? 6 1.1.1. Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen và kiến thức 6 1.2. Kỹ năng mềm là gì ? 7 1.3. Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng . 7 1.4. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm 8 1.5. Những kỹ năng mềm quan trọng 9 1.6. Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 12 1.6.1. Một số vấn đề chung về công tác quản trị văn phòng 12 1.6.2. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 13 1.6.3. Tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng: 14 CHƯƠNG 2. ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 16 2.1. Ứng dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 16 2.1.1. Kỹ năng giao tiếp 16 2.1.2. Kỹ năng hoạt động nhóm 17 2.1.3. Kỹ năng tư duy sáng tạo 18 2.1.4. Kỹ năng tiếp nhận và học hỏi 19 2.1.5. Thúc đẩy bản thân và dẫn dắt người khác 20 2.1.6. Kỹ năng quan sát và giải quyết vấn đề 20 2.1.7. Kỹ năng lập kế hoạch và giải quyết công việc 21 CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG MỀM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG 23 3.1. Đánh giá thực trạng về ứng dụng kỹ năng mềm trong tầng lớp các nhà quản trị văn phòng 23 3.1.1. Thực trạng của việc sử dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 23 3.1.2. Vai trò của kỹ năng mềm trong công tác quản trị văn phòng 24 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng bằng việc sử dụng kỹ năng mềm 26 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30
LỜI CAM ĐOAN Tôi tên : Lại Hà Trang , thực nghiên cứu đề tài: “Kỹ mềmsự quan trọng cần thiết công tác văn phòng” Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tôi, thông qua tìm tòi , khảo sát thực tế tham khảo thông tin phương tiện thông tin đại chúng công tác văn phòng Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng nghiên cứu Hà Nội, tháng 05 năm 2015 Ký tên Lại Hà Trang LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ trực tiếp hay gián tiếp thầy cô giáo, bạn bè người thân gia đình Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến thầy cô khoa, cán trung tâm thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện giúp hoàn thành đề tài nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn Ts.Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn cho qua buổi học lớp lĩnh vực nghiên cứu khoa học bảo nhiệt tình giúp nghiên cứu hoàn thành đề tài cách thuận lợi Tôi xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CTVP VP Công tác văn phòng Văn phòng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .3 Mục tiêu nghiên cứu Mục đích nghiên cứu .3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu .3 Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài .4 NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Kỹ gì? 1.1.1 Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen kiến thức 1.2 Kỹ mềm ? 1.3 Sự khác kỹ mềm kỹ cứng .6 1.4 Tầm quan trọng kỹ mềm .7 1.5 Những kỹ mềm quan trọng 1.6 Nội dung nhiệm vụ công tác quản trị văn phòng 11 1.6.1.Một số vấn đề chung công tác quản trị văn phòng 11 1.6.2 Hình thức tổ chức máy văn phòng 12 1.6.3 Tầm quan trọng công tác quản trị văn phòng: 13 CHƯƠNG 15 ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .15 2.1 Ứng dụng kỹ mềm công tác văn phòng 15 2.1.1 Kỹ giao tiếp 15 2.1.2 Kỹ hoạt động nhóm 16 2.1.3 Kỹ tư sáng tạo 17 2.1.4 Kỹ tiếp nhận học hỏi 18 2.1.5 Thúc đẩy thân dẫn dắt người khác .19 2.1.6 Kỹ quan sát giải vấn đề 19 2.1.7 Kỹ lập kế hoạch giải công việc 20 CHƯƠNG 22 KỸ NĂNG MỀM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG .22 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng kỹ mềm tầng lớp nhà quản trị văn phòng .22 3.1.1 Thực trạng việc sử dụng kỹ mềm công tác văn phòng 22 3.1.2 Vai trò kỹ mềm công tác quản trị văn phòng .23 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng việc sử dụng kỹ mềm 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 PHỤ LỤC 29 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Loài người muốn phát triển tồn cần có lao động trí óc, lao động hoạt động người nhằm tiến tự nhiên, trí óc thực hàng loạt nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức, điều hành, phối hợp, quản lý… Việt Nam đất nước có nguồn gốc xuất phát nuớc nông nghiệp bước phát triển, đổi thay để bước lên đường công nghiệp hóa, đại hóa Công tác văn phòng lĩnh vực đặc biệt quan trọng, công tác văn phòng có mặt tổ chức hay doanh nghiệp nào, có mặt tất phòng ban, đơn vị So với yếu tố khác trình vận động CTVP điểm mấu chốt thiếu tác rời hoạt động công việc Ngày nay, với xu toàn cầu hóa tính chất cạnh tranh ngày khốc liệt, để đứng vững môi trường cạnh tranh gay gắ đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức cần phải có chế hoạt động điều hành khoa học chặt chẽ CTVP đời với sứ mệnh gắn liền với công việc điều hành quản lý Để tối ưu hóa hoạt động CTVP , việc sử dụng vốn “kỹ mềm” điều tách rời nhà quản trị khẳng định, kỹ mềm chìa khóa để dẫn tới thành công , kỹ mềm yếu tố cần đủ hoạt động quản trị đặc biệt công tác văn phòng Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế cọ sát với chuyên ngành niềm yêu thích thân, nghiên cứu, tìm tòi để hiểu biết sâu chuyên ngành Nhận thấy tầm quan trọng cần thiết kỹ mềm CTVP, lựa chọn đề tài: “ Kỹ mềm- quan trọng cần thiết công tác văn phòng” làm đề tài nghiên cứu 2.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Kỹ mềm- quan trọng cần thiết công tác văn phòng 2.2 Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động công tác quản trị văn phòng Mục tiêu nghiên cứu Trình bày, đánh giá thực tế ,đồng thời đưa biện pháp hợp lý giúp tăng hiệu việc sử dụng kỹ mềm CTVP Mục đích nghiên cứu - Hiểu rõ thêm kỹ mềm - Khẳng định vai trò, tầm quan trọng kỹ mềm CTVP - Đưa giải pháp tăng cường việc sử dụng kỹ mềm hiệu Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm: Giáo trình “Quản trị văn phòng” (2003) - Phan Quốc Việt Nguyễn Huy Hoàng (2010) :“Những kỹ thiết yếu cho thành công” - Võ Xuân Tiến (2010), “Một số vấn đề đào tạo phát triển nguồn nhân lực”, - Peggy Klaus (2012) , “Sự thật cứng kỹ mềm” Nhà xuất trẻ : Trong kỹ cứng liên quan đến khả chuyên môn kiến thức thực tế cần có để làm việc, kỹ mềm lại giúp ta sử dụng kỹ kiến thức chuyên môn hiệu Chúng bổ sung cho kỹ cứng quan trọng môi trường công sở vốn không đơn giản - Nguyễn Văn Tuấn (2013) “ Từ nghiên cứu đến công bố kỹ mềm cho nhà khoa học” NXB Tổng hợp Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành nghiên cứu sử dụng số phương pháp: - Phương pháp thu thập xử lý thông tin: phương pháp chủ yếu để thực nghiên cứu Thu thập thông tin kỹ mềm, CTVP qua nhiều nguồn tin mạng internet, sách báo… - Phương pháp khảo sát, vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên văn phòng công ty tư nhân nhà nước Đây phương phấp giúp nghiên cứu có tính xác thực, gần gũi với thực tế - Phương pháp tổng hợp: từ nhũng thông tin thu thập đươc qua tài liệu, internet kết hợp với việc khảo sát thực tế, tiến hành xử lí, phân tích rút kết luận Đóng góp đề tài Thông qua việc tìm hiểu công tác làm việc máy văn phòng, đưa cách hệ thống việc sử dụng kỹ mềm hoạt động CTVP Qua giới thiệu sơ qua thành phần, chức đặc điểm CTVP nói chung việc sử dụng kỹ mềm nói riêng Đưa điểm mạnh, điểm cần lưu ý việc sử dụng kỹ mềm vào CTVP Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng ngành khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, Nội dung nghiên cứu chia làm chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận kỹ mềm CTVP - Chương 2: Ứng dụng kỹ mềm CTVP - Chương 3: Kỹ mềm - thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu CTVP NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Kỹ gì? Chúng ta nghe nói nhiều thuật ngữ "kỹ năng" kỹ sống, kỹ mềm, kỹ chuyên môn, trung tâm huấn luyện kỹ năng… Các doanh nghiệp tuyển dụng đòi hỏi ứng viên phải hội đủ kỹ cần thiết Điều khiến cho bạn trẻ không khỏi bối rối lúng túng nộp hồ sơ, tham dự vấn Hiện nay, doanh nghiệp, trung tâm đào tạo giới chuyên môn chưa có nhìn đầy đủ thống kỹ Còn nhiều người chưa hiểu rõ kỹ gì? Bằng cách để tạo kỹ năng? cần phải học kỹ đâu? Trong khuôn khổ viết muốn chia sẻ chủ đề “kỹ năng” với mục đích hiểu kỹ năng, học kỹ để sở hữu kỹ nhằm ứng dụng công việc sống Kỹ gì? Có nhiều cách định nghĩa khác kỹ Những định nghĩa thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn quan niệm cá nhân người viết Tuy nhiên hầu hết thừa nhận kỹ hình thành áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kỹ học trình lặp lặp lại một nhóm hành động định Kỹ có chủ đích định hướng rõ ràng Vậy, Kỹ năng lực hay khả chủ thể thực thục hay chuỗi hành động sở hiểu biết (kiến thức kinh nghiệm) nhằm tạo kết mong đợi 1.1.1 Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen kiến thức - Sự khác kỹ phản xạ: Phản xạ phản ứng thể với môi trường Phản xạ mang tính thụ động Kỹ ngược lại phản ứng có ý thức hoàn toàn mang tính chủ động Ví dụ: Cùng đám cháy, theo phản xạ người có xu hướng bỏ chạy khỏi đám cháy, lính chữa cháy, rèn luyện kỹ đấu tranh với lửa lại chạy lại đám cháy dùng kỹ để dập lửa -Sự khác kỹ thói quen: Hầu hết thói quen hình thành cách vô thức khó kiểm soát Trong kỹ hình thành cách có ý thức trình luyện tập -Thói quen khác với kiến thức: Thậm chí có số người nhầm lẫn kiến thức kỹ cứng Vậy đâu khác biệt Kiến thức biết, hiểu chưa làm, chí không làm Trong kỹ lại hành động thục tảng kiến thức Vì không tác động vào thực khách quan nên kiến thức thường tạo thành cụ thể cho đời 1.2 Kỹ mềm ? Kỹ khả thực công việc định, hoàn cảnh, điều kiện định, đạt tiêu định Các kỹ kỹ sống, kỹ mềm kỹ nghề nghiệp Mỗi người học nghề khác có kỹ khác kỹ sống kỹ mềm kỹ làm nghề nên có cần phải có Kỹ mềm thuật ngữ xã hội học kỹ có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả hòa nhập xã hội, thái độ hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp người với người Kỹ mềm kỹ có liên quan đến việc hòa vào, sống với hay tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể tổ chức Kỹ mềm ( hay gọi kỹ thực hành xã hội ) thuật ngữ dùng để kỹ quan trọng sống người như: kỹ sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo đổi mới… 1.3 Sự khác kỹ mềm kỹ cứng -Kỹ mềm (soft skills) – trí tuệ cảm xúc: thuật ngữ dùng để CHƯƠNG ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 2.1 Ứng dụng kỹ mềm công tác văn phòng 2.1.1 Kỹ giao tiếp Kỹ giao tiếp hiệu loại lực thể qua ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm cách xác, sinh động, có sức thuyết phúc Giao tiếp giỏi nghĩa bạn phải nhà hùng biện xuất sắc hay nhà văn, nghĩa phải thể thân thật tốt trước mặt người khác Kỹ giao tiếp thể cách thuyết phục người nghe đạt kết Giao tiếp cần có thống nhất, tính thuyết phục nội dung phong thái cách thức thể Ở thời kỳ mà thông tin mở rộng, dân trí nâng cao quần chúng đòi hỏi cán bộ, công chức giao tiếp, trao đổi, xử lý công việc có văn hoá, nhạy bén, hiệu Có kỹ giao tiếp tốt làm cho việc giải công việc đạt hiệu hơn, mà giúp tự khẳng định thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín Trong trình cải cách hành Nhà nước thực phát huy dân chủ sở nay, việc tiếp cận trực tiếp với công dân, tổ chức ngày đề cao hoạt động quan trọng quan nhà nước Chính vậy, rèn luyện hoàn thiện kỹ giao tiếp cán bộ, công chức biện pháp quan trọng đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước nói chung Khác với ngôn ngữ văn bản, nói cần sử dụng ngôn từ yếu tố phi ngôn từ Trong giao tiếp hành thông qua giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp qua điện thoại hoạt động tiến hành thường xuyên, liên tục Nói bao gồm giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ Hai phương tiện bổ trợ cho tạo nên hiệu giao tiếp Tuỳ theo yêu cầu hoạt động hành (giao tiếp thông thường không nghi thức hay giao tiếp thức, trịnh trọng, nghi thức) mà lựa chọn cách nói, cách trình bày, cách ăn mặc, cách xếp bối cảnh xung quanh … cho phù hợp 15 2.1.2 Kỹ hoạt động nhóm Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý mong muốn nhân viên họ có mối quan hệ tốt với điều làm tăng hiệu công việc, kỹ mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện kỹ hợp tác làm việc nhóm Để hợp tác làm việc nhóm thành công cần dựa nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng thống nhất” Một nhóm người làm việc văn phòng hay chí dự án chung lúc tiến hành công việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm không tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phát triển dù thành viên không làm việc hay sinh hoạt môi trường, không gian định.Nói cách đơn giản, nhóm làm việc nhóm tạo tinh thần hợp tác, biết phối hợp phát huy ưu điểm thành viên nhóm để đạt đến kết tốt cho mục đích mà nhóm đặt Thông thường, người ta coi phát triển nhóm có giai đoạn: Hình thành, xung đột, bình thường hóa, vận hành - Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hoàn toàn tiêu cực Do nhóm nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo - Xung đột giai đoạn Khi đó, bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, không chịu lùi bước trước giơ nanh múa vuốt Điều quan trọng giao tiếp lắng nghe 16 số người không sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, xung đột dường thái cực nhóm làm việc bạn bạn nhìn xuyên qua bề tử tế thấy lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, tranh rõ - Sau giai đoạn bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với toàn nhóm Sự tiến lớn người bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành toàn nhóm nhận biết điều - Và cuối giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm - Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu mức độ hoạt động nhỏ mức hoạt động cá nhân cộng lại sau đột ngột giảm xuống điểm thấp trước chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá sau mức độ hoạt động cao nhiều so với lúc bắt đầu Chính mức độ hoạt động nâng lên lý giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc đơn tập hợp nhân viên 2.1.3 Kỹ tư sáng tạo Con người khám phá có ước vọng vươn lên Trong đời chúng ta, có nhiều lần mong muốn kết ngày tốt Công việc ngày hôm tốt công việc ngày hôm qua, ngày mai lại tốt ngày hôm Tư sáng tạo chủ đề lĩnh vực nghiên cứu Nó nhằm tìm phương án, biện pháp thích hợp để kích hoạt khả sáng tạo để tăng cường khả tư cá nhân hay tập thể cộng đồng làm việc chung vấn đề hay lĩnh vực Kỹ tư sáng tạo bao gồm nhiều kĩ Trước tiên kĩ 17 liên kết- kĩ có sau trình tích lũy kinh nghiệm, cho phép người có khả sáng tạo liên kết hình thành câu hỏi, vấn đề hay ý tưởng Tiếp kĩ đặt câu hỏi- câu hỏi mang tính thức tỉnh thực tế “ Tình ? Tại nghư ? Tại không ?” Ngoài ra, kỹ thấu hiểu tình tiết, đặc biệt hành vi, lối ứng xử người khả trải nghiệm yếu tố cấu thành nên Kỹ liên quan đến khả giải công việc nhận rõ mức độ phức tạp hoàn cảnh biết cách giảm thiểu phức tạp xuống mức độ đối phó Kỹ liên quan đến khả phân tích tổng hợp khả phán đoán, liên quan đến tầm nhìn chiến lược cá nhân, tập thể, công ty, doanh nghiệp… Biết acsch dám suy nghĩ khác người thành viên tập thể điều không đẽ dàng làm Tuy nhiên không dám nghĩ khác chũng ta sáng tạo Dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc công việc Kỹ tư tăng dần quan trọng lên cao dần hệ thống cấp bậc Ở cấp cao công việc phải có nhiều kỹ tư chiến lược 2.1.4 Kỹ tiếp nhận học hỏi Ai cần thời gian để tiếp nhận thông tin mới, đặc biệt thông tin hay ý kiến yêu cầu thay đổi thói quen hay quan điểm thân Theo tự nhiên, nói “Không” trước thay đổi hay ý kiến Chính vậy, dành cho người nghe khoảng 72 để tiếp nhận suy nghĩ thông tin Vì chất người không thích thay đổi nên mở lời ý tưởng Nhưng với khối lượng công việc tần suất làm việc cao, đầu óc cá nhân pải chịu ảnh hưởng không nhỏ, lắng nghe ý kiến thân đồng nghiệp hay lời đóng góp, sáng tạo bên cạnh … để nhận thấy điểm mạnh, điểm thiếu sót thân hay người bên cạnh từ rút học cho lẽ riêng hoàn hảo 18 Khả ứng xử trước lời phê bình phản ánh nhiều thái độ sẵn sàng cải thiện Đồng thời có khả đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng công việc người khác mang ý nghĩa quan trọng không Hãy nhận thức xem thân phản ứng trước lời nhận xét tiêu cực Đừng ném đá vào lời phê bình mang tính xây dựng mà không nhận thấy có ích phần Khi đưa lời nhận xét với người khác, thể cho thật khéo léo chân thành Cố gắng dự đoán trước phản ứng người nghe dựa vào tính cách họ để có cách nói phù hợp Hãy cởi mở, thân thiện lịch để gặp gỡ không giúp thân giải vấn đề mà mang lại mối quan hệ tốt đẹp công việc lẫn sống 2.1.5 Thúc đẩy thân dẫn dắt người khác Trong thời đại khủng hoảng kinh tế nay, nhân viên có khả kiêm nhiệm tốt công việc cá nhân dẫn dắt nỗ lực giúp người bên cạnh hoàn thành tốt mục tiêu, hiểu đắn nhiệm vụ khác lựa chọn hàng đầu nhà tuyển dụng Dĩ nhiên nhân phải có kỹ chuyên môn định, việc làm tốt công việc thể người linh hoạt, có khả ứng biến tốt Điều quan trọng để đánh giá lực người công việc động sáng kiến hay Điều có nghĩa liên tục tìm nhũng giải pháp công việc khiến hấp dẫn dù công việc có tính lặp lặp lại thân người bên cạnh Sự sáng tạo có vai trò lớn việc thúc đẩy, khiến thân dũng cảm theo đuổi ý tưởng, dẫn dắt người khác theo hướng để đạt mục đích chung 2.1.6 Kỹ quan sát giải vấn đề Kỹ quan sát không bao gồm khả quan sát mà khả phân tích giải thích Khi nhận thông tin hay liệu gì, cần phải tự đặt cho thân câu hỏi như: vấn đề gì? Thông tin liên quan đến 19 điều gì? Bằng cách tự đặt câu hỏi cho thân tìm phương hướng câu trả lời thuyết phục thân để dẫn dắt đưa thân, đặt thân vào tình xảy thân người nắm hiểu cặn kẽ vấn đề cách khách quan, cụ thể Kỹ giải vấn đề ( problem solving skills) kĩ cần thiết sống công việc ngày làm việc diễn chuỗi đề, vấn đề giống vấn đề công thức chung để giải chúng Điều quan trọng cần thiết phải tự trang bị cgho thân nhũng hành trang kỹ cần thiết để có vấn đề nảy sinh người vận dụng kỹ nawg sẵn có để giải vấn đề cách hiệu Giải vấn đề cách thức suy nghĩ nhằm làm rõ đưa giải pháp thực thi để giải hay cải tiến vấn đề Giám đốc quản lý trung tâm Cave Creek, Mỹ nói: “Hãy đặt tư sẵn sàng cho cố xảy ra…” Đưa phương án, vấn đề cụ thể điều không đơn giản phải biết cách giải tháo gỡ vấn đề cách thuyết phục thân chứng minh thân vơi người khác Mỗi việc, vấn đề nêu ra, đề cập tới có câu hỏi xoay quanh, cố gặp phải, cần biết cách khắc phục giải vấn đề hoàn thành công việc cách triệt để hoàn hảo 2.1.7 Kỹ lập kế hoạch giải công việc Việc nhà, việc quan, việc xã hội có nhiều việc cần làm người đại dường không đủ thời gian để cân sống Ai có hàng núi công việc để giải số người cảm thấy hoàn thiện thỏa mãn Nhất CTVP công việc chờ đợi cần xếp giải cách triệt để trình tự Không người làm việc không mang lại kết mong muốn Nguyên nhân dẫn đến tình trạng làm việc kế hoạch với qui trình rõ ràng Thay nhận diện mục tiêu cụ thể, kiến quan trọngvà mong muốn, 20 thường trải qua nhiều ngày với công việc rời rạc, ngày kết thúc với nhàm chán tiêu tốn nhiều ăng lượng, sức lực đồng thời khiến thân chán nản, rời xa mục tiêu cần phấn đấu Vì vậy, để cống hiên nhiều cho xã hội, để đóng góp nhiều cho công ty, để giúp thân lấy lại phấn chấn xác định rạch ròi mục tiêu cần phấn đấu đích muốn đến, người cần phải có kế hoạch rành mạch bước để thực Một kế hoạch chuẩn bị kĩ lưỡng cập nhập, chỉnh sửa thường xuyên giúp thân người có bước cụ thể đánh giá chất lượng công việc đường thực kế hoạch, mục tiêu 21 CHƯƠNG KỸ NĂNG MỀM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng kỹ mềm tầng lớp nhà quản trị văn phòng 3.1.1 Thực trạng việc sử dụng kỹ mềm công tác văn phòng Văn phòng nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý, trụ sở liên lạc giao dịch thức quan, tổ chức, doanh nghiệp với quan, đối tác bên Công tác văn phòng thu thập xử lý thông tin, tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Có thể nói, văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo quản lý việc tổ chức, điều hành hoạt động quan, doanh nghiệp Chính thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập phát triển, người làm lĩnh vực QTVP phải người có tư phương pháp tổ chức, quản lý; động sáng tạo; có tính chuyên nghiệp; thành thục kỹ hành chính; tiếp cận với công nghệ đại có khả thích ứng cao với hoàn cảnh hoàn thành tốt công việc Nghiên cứu CIEM nhu cầu kỹ công việc phát số vấn đề đáng quan tâm Đặc biệt, kỹ công việc trở nên quan trọng công ty, tôt chức, doanh nghiệp lớn nhỏ để tạo khác biệt tăng khả cạnh tranh thời đại phát triển ngày Kiến thức chuyên môn công việc phần cốt lõi bên cạnh việc sử dụng ứng dụng tích lũy kỹ mềm điều thiếu Kết điều tra cho thấy công ty, doanh nghiệp… trọng tới kỹ khác (những kỹ quan trọng nhất) tuyển dụng hiệu công việc coi yêu cầu quan trọng hàng đầu Bằng cấp thể trình độ chuyên môn không hoàn toàn định hiệu đáp ứng với công việc với thực trạng đất nước đà phát triển Việt Nam, việc đòi hỏi nhân viên có trình độ học vấn có 22 kỹ mềm trang bị điều thiếu để đáp ứng yêu cầu đạt công việc tạo tính thách thức cạnh tranh cao Có rấ nhiều doanh nghiệp, công ty phản ánh lao động làm việc Việt Nam chưa đước trang bị đày đủ kỹ năng, chưa đáp ứng nhu cầu mục tiêu đòi hỏi công việc Hầu hết nhân viên cấp quản lý phục vụ công tác văn phòng người tốt nghiệp từ trường đại học, cao đẳng có kiến thức chuyên môn cao nhiên kỹ làm việc hạn chế Một mặt thiếu kinh nghiệm công việc, thiếu phân tích khảo sát thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết mà không trọng đến thực tế hóa để phù hợp với yêu cầu công việc đề Đối với người có kinh nghiệm làm việc dày dặn thường thiếu cập nhập kỹ để làm phong phú thêm tác phong làm việc giải công việc phát triển mạnh mẽ 3.1.2 Vai trò kỹ mềm công tác quản trị văn phòng Ở Việt Nam, thời gian dài chưa quan tâm đến việc đào tạo nhân viên VP hay giúp việc cho VP, nhiệm vụ cụ thể VP nói chung … mà nặng việc hoạt động theo chế độ bao cấp kế hoạch, công việc xử lý thông tin chưa coi trọng, vai trò VP lúc chủ yếu lo vấn đề hậu cần Trên thực tế, xã hội đại phát triển, vai trò công tác chuyển biến nhiều Từ kinh nghiệm thực tế nhiều doanh nghiệp tổ chức, công ty lớn nhỏ VP nhiệm vụ giúp cho lãnh đạo quản lý nhân sự, chăm lo công tác hậu cần…, nhân viên VP phải có kỹ mềm thiết yếu để hoạt động bổ trợ cho công việc Hiện tại, phương tiện thông tin phát triển khối lượng thông tin ngày lớn trình độ, kỹ nhân viên VP khác nhiều Ngày xưa nhân viên văn thư cần đóng dấu đánh máy văn họ phải có kỹ mềm khác để xử lý thông tin cách nhanh nhạy Họ người xử lý thông tin bước đầu, phân loại chuyển thông tin cách kịp thời Trước 23 chuyển văn giấy có thư điện tử phương tiện kỹ thuật công nghệ khác, nên nhân viên VP trình độ cần thiết kiến thức xã hội, chuyên môn, ngoại ngữ điều kiện hội nhập với quốc tế việc xử lý thông tin có nhiều vấn đề bất cập Để có công việc giữ vứng vị trí thân, nhân viên VP cần có đầy đủ kỹ chuyên môn để đáp ứng cho công việc Trong kỹ chuyên môn ( kỹ “cứng”) giúp nhân viên VP bước chân qua cánh cửa kỹ người- kỹ mềm thứ mở thêm cánh cửa phía trước Đạo đức nghề nghiệp, thái độ công việc, kỹ giao tiếp, trí tuệ, tình cẩm, giá trị cá nhân kỹ mềm thiếu để phát triển nghề nghiệp Vì vậy, kỹ mềm kỹ thiếu hoạt động công việc Rõ ràng công tác VP phải đa năng, “tinh” việc, có ý thức nâng cao lực, trình độ chuyên môn vốn kỹ mềm thân Kỹ mềm cá nhân phần quan trọng cá nhân đóng góp vào thành công tổ chức Đặc biệt tổ chức lĩnh cực kinh doanh, quan hệ khách hang,… thành công đạt cao nhiều họ đào tạo nhân viên họ sử dụng kỹ Trình chiếu, hay đào tạo thói quen cá nhân hay đặc điểm độ tin cậy mang lại long tận tâm công việc nhân viên, cách đầu tư đáng kể cho tổ chức Vì lý này, kỹ mềm yếu tố hàng đầu mà nhà tuyển dụng nhìn vào để tìm ứng viên thực bên cạnh trình độ chuẩn Trong xã hội ngày nay, số nghiên cứu cho thấy số ngành nghề, kỹ mềm quan trọng so với kỹ cứng Ví dụ như, nghề luật nghề mà khả ứng phó luật sư người tình hiệu quả, hợp lý,… định thành công luật sư nhiều kỹ nghề nghiệp Trong CTVP có nhiều vị trí công việc nên vị trí, người lãnh đạo lại có mong muốn khác Đối với người văn thư cần chu đáo, cẩn thận; cán làm công tác quản trị lại cần động, hoạt 24 bát, khả bao quát…Nhưng vị trí có đòi hỏi rirng mặt chuyên môn kỹ mềm Tựu chung lại, CTVP yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ phẩm chất tạo nên lực người lao động Không có kỹ mềm bổ trợ tồn môi trường làm việc chuyên nghiệp Còn phẩm chất yếu tố giúp họ toả sáng thành công 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng việc sử dụng kỹ mềm Các hoạt động, phong trào tập thể tuyên truyền tổ chức giúp ích đuuọc nhiều CTVP Nếu quan, tập thể, tổ chức khuyết khích hoạt động phong trào phát triển, khen thuowrngnhuwxng phong trào, hoạt động tiêu biểu, bổ ích nhằm nâng cao tuyên truyền mạnh mẽ kỹ mềm tập thể Thông qua đó, tham gia đóng góp cá nhân hoạt động trao đổi, thúc đẩy kỹ mềm phát triển Đó cách giúp nguyowif trở nên tích cực tham gia vào hoạt động tập thể nhằm tăng cường nâng cao tinh thần phát triển chung tập thể, giúp nhân trở nên động hơn, tự tin với kỹ rèn luyện Những cá nhân chưa nhận thức cụ thể kĩ mềm gì? Nó cần thiết thê nào? Để giúp nhân nhận thức tầm quan trọng kĩ mềm cho thân từ bắt đầu làm quan với công việc, tập thể nên tổ chức buổi giao lưu, trao đổi kĩ buổi hoạt động tập thể động lực để rèn luyện bổ sung vốn kỹ mềm vốn có hay thiếu hụt Tuy vậy, thực tế lý thuyết có nhiều điểm khác khiến việc gặp phải khó khăn việc vận dụng rèn luyện học hỏi nằm môi trường làm việc công tác ngày Hiện có nhiều sách, phương tiện thông tin, truyền thông nói kĩ mềm cách tiếp nhận học hỏi Trong sách hay thông tin tầm quan trọng kỹ mềm đưa acsch áp dụng vào thực tế công việc Do việc tìm đọc thông tin, kiến thức kĩ mềm giúp người nhận thức rèn luyện kỹ 25 mềm tốt Kỹ mềm quan trọng với người sống với nhân viên hay người quản lý CTVP Nhưng có phần lớn người không trọng đến tầm quan trọng việc rèn luyện kỹ mềm cho thân Không suy nghĩ nhiều người cho kỹ mềm tự có tự hoàn thiện hay kỹ mềm tài bẩm sinh người Những buổi nói chuyện, hội thảo giúp người có định hướng tốt việc rèn luyện kỹ mềm cho thân để phục vụ tốt CTVP 26 KẾT LUẬN Phát triển nguồn vốn người có vai trò quan trọng tăng trưởng phát triển quốc gia Trong xu đó, Việt Nam ngày trọng tới nguồn vốn Nhân tố người coi điểm mạnh điểm yếu doanh nghiệp Do đó, kiến thức chuyên môn, người lao động cần phải trang bị thêm kỹ mềm kỹ thực hành nghề để đảm bảo có việc làm hội thăng tiến tổ chức Để trang bị cho người lao động kỹ mềm cần thiết trước yêu cầu ngày cao thị trường lao động, hết, quốc gia ngày trọng quan tâm tới vai trò giáo dục Xây dựng, thiết kế chương trình giáo dục, có giáo dục phổ thông, theo hướng tiếp cận lực người học xu nhiều nước vận dụng Việc thiết kế chương trình giáo dục cần trọng tới xác định lực chung cần trang bị phát triển cho học sinh Năng lực chung lực bản, thiết yếu để người sống làm việc bình thường xã hội Như với yêu cầu đặt sống công việc cho thấy tầm quan trọng kỹ mềm Mỗi nhân cần chủ động trình tiếp thu, học hỏi qua gián tiếp rừn luyện cho thân kỹ mềm cần thiết Bên cạnh tác động bên ngoài, người cần nhận thức việc rèn luyện kỹ mềm cho thân để nâng cao lực, trình độ góp phần tạo nguồn trí thức giúp đất nước phát triển nhanh theo kịp tốc độ câc nước khu vực giới 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Richard Hall “ thuyết trình thật đơn giản” NXB lao động xã hội 2009 Ros Jay “ Phỏng vấn tuyển dụng thật đơn giản” NXB lao động xã hội 2009 Patricia M Buhler “ Tự học quản lý 24h” NXB Thống kê 2002 Việt Anh, B P (2015) Bài giảng “Nguyên lý văn phòng” Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm: Giáo trình “Quản trị văn phòng” (2003) Phan Quốc Việt Nguyễn Huy Hoàng (2010) :“Những kỹ thiết yếu cho thành công” Võ Xuân Tiến (2010), “Một số vấn đề đào tạo phát triển nguồn nhân lực” 28 PHỤ LỤC “ kỹ mềm định thành đạt” Những kỹ mềm 29 [...]... cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc trên đường thực hiện kế hoạch, mục tiêu của mình 21 CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG MỀM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG 3.1 Đánh giá thực trạng về ứng dụng kỹ năng mềm trong tầng lớp các nhà quản trị văn phòng 3.1.1 Thực trạng của việc sử dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng Văn phòng là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban... cứu về các kỹ năng cơ bản trong công việc Kết luận được đưa ra là có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc: - Kỹ năng học và tự học (learning to learn) -Kỹ năng lắng nghe (Listening skills) -Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills) -Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) -Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills): -Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần... Vì vậy, kỹ năng mềm là những kỹ năng không thể thiếu trong mọi hoạt động công việc Rõ ràng là công tác VP hiện nay phải rất đa năng, “tinh” việc, luôn có ý thức nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và vốn kỹ năng mềm của bản thân Kỹ năng mềm của cá nhân là phần quan trọng của cá nhân đó đóng góp vào sự thành công của một tổ chức Đặc biệt là đối với các tổ chức trong lĩnh cực kinh doanh, quan hệ khách... được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này một cách khéo léo 1.4 Tầm quan trọng của kỹ năng mềm Kỹ năng mềm của cá nhân là phần quan trọng của cá nhân đó đóng góp vào sự thành công của một tổ chức Đặc biệt là đối với các tổ chức trong lĩnh cực kinh doanh, quan hệ khách hàng thì sự thành công sẽ đạt được cao hơn... công tác “ tham mưu - tổng hợp - phục vụ” thực sự có mối quan hệ mật thiết và đan xen nhau; “ Tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến CTVP để hoạt động của cơ quan, tố chức hoàn thành đáp ứng đầy đủ công việc, mục tiêu đề ra 14 CHƯƠNG 2 ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 2.1 Ứng dụng kỹ năng mềm. .. Singapore đã thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề gồm 10 kỹ năng: -Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy) -Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information & communications technology) -Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving & decision making) -Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise) -Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication... bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định nhà nước… để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có ( cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng 1.6.3 Tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng: Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: Công tác văn phòng có tầm quan trọng. .. về kĩ năng mềm sẽ giúp mỗi người nhận thức và rèn luyện những kỹ năng 25 mềm tốt nhất Kỹ năng mềm rất quan trọng với mỗi người trong cuộc sống cũng như với mỗi nhân viên hay người quản lý trong CTVP Nhưng hiện tại có một phần lớn những người không chú trọng đến tầm quan trọng của nó cũng như việc rèn luyện kỹ năng mềm cho bản thân Không ít suy nghĩ của nhiều người cho rằng kỹ năng mềm là tự có và tự... tạo Dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ kỹ năng trên Tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của công việc Kỹ năng tư duy tăng dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc Ở cấp càng cao trong công việc càng phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn 2.1.4 Kỹ năng tiếp nhận và học hỏi Ai cũng cần thời gian để tiếp nhận những thông tin mới, đặc biệt... người văn thư thì cần chu đáo, cẩn thận; đối với một cán bộ làm công tác quản trị thì lại cần sự năng động, hoạt 24 bát, khả năng bao quát…Nhưng ở bất kì vị trí nào đều có sự đòi hỏi rirng về mặt chuyên môn và các kỹ năng mềm cơ bản Tựu chung lại, CTVP yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ năng và phẩm chất tạo nên năng lực của người lao động Không có những kỹ năng mềm bổ trợ thì không thể tồn tại được trong