Kỹ năng mềm sự quan trọng và cần thiết trong công tác văn phòng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Mục đích nghiên cứu 4 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Đóng góp của đề tài 5 9. Cấu trúc đề tài 5 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1. Kỹ năng là gì? 6 1.1.1. Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen và kiến thức 6 1.2. Kỹ năng mềm là gì ? 7 1.3. Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng . 7 1.4. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm 8 1.5. Những kỹ năng mềm quan trọng 9 1.6. Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 12 1.6.1. Một số vấn đề chung về công tác quản trị văn phòng 12 1.6.2. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 13 1.6.3. Tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng: 14 CHƯƠNG 2. ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 16 2.1. Ứng dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 16 2.1.1. Kỹ năng giao tiếp 16 2.1.2. Kỹ năng hoạt động nhóm 17 2.1.3. Kỹ năng tư duy sáng tạo 18 2.1.4. Kỹ năng tiếp nhận và học hỏi 19 2.1.5. Thúc đẩy bản thân và dẫn dắt người khác 20 2.1.6. Kỹ năng quan sát và giải quyết vấn đề 20 2.1.7. Kỹ năng lập kế hoạch và giải quyết công việc 21 CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG MỀM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG 23 3.1. Đánh giá thực trạng về ứng dụng kỹ năng mềm trong tầng lớp các nhà quản trị văn phòng 23 3.1.1. Thực trạng của việc sử dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 23 3.1.2. Vai trò của kỹ năng mềm trong công tác quản trị văn phòng 24 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng bằng việc sử dụng kỹ năng mềm 26 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là : Lại Hà Trang , tôi thực hiện nghiên cứu đề tài: “Kỹ năng

mềm-sự quan trọng và cần thiết trong công tác văn phòng”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, thông qua tìm tòi ,khảo sát thực tế và tham khảo thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng

về công tác văn phòng Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự khôngtrung thực về thông tin được sử dụng trong nghiên cứu này

Hà Nội, tháng 05 năm 2015

Ký tên

Lại Hà Trang

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, tôi xin chân thành

cảm ơn sự giúp đỡ trực tiếp hay gián tiếp của thầy cô giáo, bạn

bè và người thân trong gia đình

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến thầy cô ởkhoa, cán bộ trung tâm thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại họcQuốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành đề tàinghiên cứu của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn Ts.Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâmhướng dẫn cho chúng tôi qua từng buổi học trên lớp về các lĩnhvực trong nghiên cứu khoa học và chỉ bảo nhiệt tình giúp chúngtôi có thể nghiên cứu và hoàn thành đề tài một cách thuận lợinhất

Tôi xin chân thành cảm ơn !

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CTVP Công tác văn phòng

VP Văn phòng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 3

MỤC LỤC 4

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Mục đích nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Đóng góp của đề tài 4

9 Cấu trúc đề tài 4

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 5

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Kỹ năng là gì? 5

1.1.1 Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen và kiến thức 5

1.2 Kỹ năng mềm là gì ? 6

1.3 Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng 6

1.4 Tầm quan trọng của kỹ năng mềm 7

1.5 Những kỹ năng mềm quan trọng 8

1.6 Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 11

1.6.1.Một số vấn đề chung về công tác quản trị văn phòng 11

1.6.2 Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 12

1.6.3 Tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng: 13

CHƯƠNG 2 15

ỨNG DỤNG KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 15

2.1 Ứng dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 15

2.1.1 Kỹ năng giao tiếp 15

2.1.2 Kỹ năng hoạt động nhóm 16

2.1.3 Kỹ năng tư duy sáng tạo 17

2.1.4 Kỹ năng tiếp nhận và học hỏi 18

2.1.5 Thúc đẩy bản thân và dẫn dắt người khác 19

2.1.6 Kỹ năng quan sát và giải quyết vấn đề 19

2.1.7 Kỹ năng lập kế hoạch và giải quyết công việc 20

CHƯƠNG 3 22

KỸ NĂNG MỀM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TẮC VĂN PHÒNG 22

3.1 Đánh giá thực trạng về ứng dụng kỹ năng mềm trong tầng lớp các nhà quản trị văn phòng 22

3.1.1 Thực trạng của việc sử dụng kỹ năng mềm trong công tác văn phòng 22

3.1.2 Vai trò của kỹ năng mềm trong công tác quản trị văn phòng 23

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng bằng việc sử dụng kỹ năng mềm 25

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

PHỤ LỤC 29

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Loài người muốn phát triển và tồn tại thì cần có lao động và trí óc, lao động

là hoạt động của con người nhằm cả tiến tự nhiên, còn trí óc thì thực hiện hàngloạt nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức, điều hành, phối hợp, quản lý…Việt Nam là một đất nước có nguồn gốc xuất phát là một nuớc nông nghiệp nayđang từng bước phát triển, đổi mới thay mình để bước lên con đường côngnghiệp hóa, hiện đại hóa

Công tác văn phòng là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng, công tác vănphòng có mặt

trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, có mặt ở tất cả các phòngban,

các đơn vị So với các yếu tố khác của quá trình vận động thì CTVP là mộtđiểm mấu chốt không thể thiếu và tác rời trong mọi hoạt động công việc

Ngày nay, với xu thế toàn cầu hóa và tính chất cạnh tranh ngày càng khốcliệt, để đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắ đòi hỏi các doanh nghiệp,

tổ chức cần phải có một cơ chế hoạt động điều hành khoa học và chặt chẽ.CTVP ra đời với sứ mệnh gắn liền với công việc điều hành và quản lý

Để tối ưu hóa mọi hoạt động trong CTVP , việc sử dụng vốn “kỹ năngmềm” là điều không thể tách rời những nhà quản trị đã khẳng định, kỹ năngmềm là chìa khóa để dẫn tới thành công , kỹ năng mềm chính là yếu tố cần và

đủ trong mọi hoạt động quản trị đặc biệt là công tác văn phòng

Là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, tuy chưa có nhiều kinhnghiệm thực tế và cọ sát nhưng với chuyên ngành và niềm yêu thích của bảnthân, tôi đã nghiên cứu, tìm tòi để hiểu biết sâu hơn về chuyên ngành của mình.Nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của kỹ năng mềm trong CTVP,

do đó tôi đã lựa chọn đề tài: “ Kỹ năng mềm- sự quan trọng và cần thiết trongcông tác văn phòng” làm đề tài nghiên cứu của mình

2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu: Kỹ năng mềm- sự quan trọng và cần thiết trong côngtác văn phòng

2.2 Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động trong công tác quản trị văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trình bày, đánh giá thực tế ,đồng thời đưa ra các biện pháp hợp lý giúptăng hiệu quả của việc sử dụng kỹ năng mềm trong CTVP

4 Mục đích nghiên cứu

- Hiểu rõ thêm về kỹ năng mềm

- Khẳng định vai trò, tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong CTVP

- Đưa ra những giải pháp tăng cường việc sử dụng kỹ năng mềm hiệu quả

- Nguyễn Văn Tuấn (2013) “ Từ nghiên cứu đến công bố kỹ năng mềm chonhà khoa học” NXB Tổng hợp

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài nghiên cứu này tôi đã sử dụng một số phương pháp:

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: đây là phương pháp chủ yếu để

thực hiện bài nghiên cứu này Thu thập các thông tin về kỹ năng mềm,CTVP qua nhiều nguồn tin trên mạng internet, sách báo…

- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên văn

phòng tại các công ty tư nhân và nhà nước Đây là phương phấp giúp bàinghiên cứu có tính xác thực, gần gũi với thực tế

- Phương pháp tổng hợp: từ nhũng thông tin thu thập đươc qua tài liệu,

internet kết hợp với việc khảo sát thực tế, tiến hành xử lí, phân tích và rút

ra kết luận

7 Đóng góp của đề tài

Thông qua việc tìm hiểu về công tác làm việc trong bộ máy văn phòng, tôi

đã đưa ra một cách hệ thống về việc sử dụng kỹ năng mềm trong các hoạt độngCTVP Qua đó giới thiệu sơ qua về các thành phần, chức năng cũng như đặcđiểm của CTVP nói chung và việc sử dụng kỹ năng mềm nói riêng

Đưa ra được những điểm mạnh, điểm cần lưu ý trong việc sử dụng kỹ năngmềm vào CTVP

Đề tài này là nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên chuyên ngành quảntrị văn phòng và các ngành khác

9 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, Nội dung của

bài nghiên cứu được chia làm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kỹ năng mềm trong CTVP

- Chương 2: Ứng dụng kỹ năng mềm trong CTVP

- Chương 3: Kỹ năng mềm - thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu

quả CTVP

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG MỀM TRONG CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG 1.1 Kỹ năng là gì?

Chúng ta nghe nói rất nhiều về thuật ngữ "kỹ năng" như là kỹ năng sống,

kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn, trung tâm huấn luyện kỹ năng… Các doanhnghiệp khi tuyển dụng cũng đòi hỏi ứng viên phải hội đủ các kỹ năng cần thiết.Điều này khiến cho các bạn trẻ không khỏi bối rối và lúng túng khi nộp hồ sơ,tham dự phỏng vấn Hiện nay, ngay cả các doanh nghiệp, trung tâm đào tạo vàgiới chuyên môn cũng chưa có một cái nhìn đầy đủ và thống nhất về kỹ năng.Còn nhiều người chưa hiểu rõ kỹ năng là gì? Bằng cách nào để tạo ra kỹ năng?

và cần phải học kỹ năng ở đâu? Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi muốncùng nhau chia sẻ về chủ đề “kỹ năng” với mục đích cùng nhau hiểu đúng về kỹnăng, học đúng kỹ năng và để có thể sở hữu được kỹ năng nhằm ứng dụng nótrong công việc và cuộc sống

Kỹ năng là gì? Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng Nhữngđịnh nghĩa này thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhâncủa người viết Tuy nhiên hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng đượchình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kỹ năng học được doquá trình lặp đi lặp lại một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó Kỹ năngluôn có chủ đích và định hướng rõ ràng

Vậy, Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thụcmột hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm)nhằm tạo ra kết quả mong đợi

1.1.1 Phân biệt kỹ năng, phản xạ, thói quen và kiến thức

- Sự khác nhau giữa kỹ năng và phản xạ:

Phản xạ là phản ứng của cơ thể với môi trường Phản xạ mang tính thụđộng Kỹ năng ngược lại là phản ứng có ý thức và hoàn toàn mang tính chủđộng

Ví dụ: Cùng là đám cháy, nếu theo phản xạ thì con người có xu hướng bỏchạy khỏi đám cháy, nhưng nếu là lính chữa cháy, đã được rèn luyện kỹ năngđấu tranh với lửa thì anh ta lại chạy lại đám cháy và dùng các kỹ năng để dậplửa

-Sự khác nhau giữa kỹ năng và thói quen:

Hầu hết các thói quen hình thành một cách vô thức và khó kiểm soát Trongkhi đó kỹ năng được hình thành một cách có ý thức do quá trình luyện tập

-Thói quen rất khác với kiến thức:

Thậm chí có một số người còn nhầm lẫn kiến thức là kỹ năng cứng Vậyđâu là khác biệt Kiến thức là biết, là hiểu nhưng chưa bao giờ làm, thậm chíkhông bao giờ làm Trong khi đó kỹ năng lại là hành động thuần thục trên nềntảng kiến thức Vì không tác động vào thực tại khách quan nên kiến thức thường

ít tạo ra những thành quả cụ thể cho cuộc đời

Kỹ năng mềm là một thuật ngữ xã hội học chỉ những kỹ năng có liên quan

đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử

áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người Kỹ năng mềm là những kỹnăng có liên quan đến việc hòa mình vào, sống với hay tương tác với xã hội,cộng đồng, tập thể hoặc tổ chức

Kỹ năng mềm ( hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội ) là thuật ngữ

dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năngsống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thưgiãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới…

1.3 Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

-Kỹ năng mềm (soft skills) – trí tuệ cảm xúc: là thuật ngữ dùng để chỉ các

kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người - thường không được học trongnhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không thể sờ nắm, càngkhông phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính củatừng người Nhưng, kỹ năng mềm lại quyết định bạn là ai, làm việc thế nào, làthước đo hiệu quả cao trong công việc.

-Ngược lại, kỹ năng cứng (hard skills) – trí tuệ logic: chính là khả năng họcvấn của bạn, kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn Những kiến thức đó

dù học tốt tới đâu trong 4 - 5 năm đại học thì nó cũng chỉ là một phần nhỏ trongcái đại dương mênh mông kiến thức sau này của đời con người

Thực tế cho thấy kỹ năng cứng tạo tiền đề, và kỹ năng mềm tạo nên sự pháttriển Người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% cònlại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị Chìa khóa dẫnđến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này một cáchkhéo léo

1.4 Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm của cá nhân là phần quan trọng của cá nhân đó đóng gópvào sự thành công của một tổ chức Đặc biệt là đối với các tổ chức trong lĩnhcực kinh doanh, quan hệ khách hàng thì sự thành công sẽ đạt được cao hơn rấtnhiều khi họ đào tạo nhân viên của họ sử dụng những kỹ năng mềm Vì lý donày, kỹ năng mềm là một trong các yếu tố hàng đầu mà nhà tuyển dụng nhìn vào

để tìm ra ứng viên thực sự bên cạnh trình độ chuyên môn Trong xã hội ngàynay, một số nghiên cứu cho thấy ở trong một số ngành nghề, kỹ năng mềm quantrọng hơn so với kỹ năng cứng

Ví dụ: nghề luật là một nghề mà khả năng ứng phó của luật sư đối với conngười và các tình huống hiệu quả, hợp lý quyết định sự thành công của luật sư

đó nhiều hơn là các kỹ năng về nghề nghiệp Ngay cả một chuyên gia IT, cóđược kỹ năng mềm thì có được mối quan hệ tốt hơn xây dựng giữa đơn vị kinhdoanh IT với các đơn vị doanh nghiệp khác trong bồi dưỡng và củng cố các mốiquan hệ doanh nghiệp

Kỹ năng mềm trong cuộc sống được hình thành từng ngày, từng giờ trong

đời sống của bạn Tuy nhiên, có những người không rèn luyện, có những ngườikhông thực sống và trải nghiệm nên sẽ không có điều gì đọng lại để suy ngẫm

và trưởng thành thực sự Có những người phát triển kỹ năng sống trở thành mộtnghệ thuật

Kỹ năng mềm trong cuộc sống được hình thành từng ngày, từng giờ trongđời sống của bạn Tuy nhiên, có những người không rèn luyện, có những ngườikhông thực sống và trải nghiệm nên sẽ không có điều gì đọng lại để suy ngẫm

và trưởng thành thực sự Có những người phát triển kỹ năng sống trở thành mộtnghệ thuật

Bởi thế, có người có kỹ năng sống tốt, có kỹ năng sống kém và có nhiềucấp độ khác nhau trong kỹ năng này Kỹ năng khác hẳn với năng khiếu bẩm sinhnên chúng ta có thể học hỏi, tiếp thu và rèn luyện để đạt được

1.5 Những kỹ năng mềm quan trọng

Tại Mỹ, Bộ Lao động Mỹ (The U.S Department of Labor) cùng Hiệp hộiĐào tạo và Phát triển Mỹ (The American Society of Training and Development)gần đây đã thực hiện một cuộc nghiên cứu về các kỹ năng cơ bản trong côngviệc Kết luận được đưa ra là có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trongcông việc:

- Kỹ năng học và tự học (learning to learn)

-Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

-Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills)

-Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

-Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills):

-Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem)

-Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivationskills)

-Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and careerdevelopment skills)

-Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills

-Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

-Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

-Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness)

-Kỹ năng lãnh đạo bản thân (Leadership skills)

Tại Singapore đã thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề gồm 10 kỹnăng:

-Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy)

-Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information &communications technology)

-Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving & decisionmaking)

-Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise)

-Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationshipmanagement)

-Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning)

-Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset)

-Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management)

-Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills)

-Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplacesafety)

Tại Úc, Hội đồng Kinh doanh Úc (The Business Council of Australia BCA) và Phòng thương mại và công nghiệp Úc (the Australian Chamber ofCommerce and Industry - ACCI) với sự bảo trợ của Bộ Giáo dục, Đào tạo vàKhoa học (the Department of Education, Science and Training - DEST) và Hộiđồng giáo dục quốc gia Úc (the Australian National Training Authority -ANTA) đã đưa ra 8 kỹ năng sau:

-Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

-Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork skills)

- Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

- Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising

- Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills)

- Kỹ năng học tập (Learning skills)

- Kỹ năng công nghệ (Technology skills)

Những kỹ năng cơ bản rất cần thiết:

-Biết làm việc theo nhóm: không thể lúc nào chúng ta cũng làm việc một

mình, dù ở bất kỳ môi trường làm việc nào cũng sẽ có lúc phải làm việc nhóm.Điều kiện cần để làm việc nhóm là phải biết cách kết hợp hài hoà với cách thànhviên trong đội để có được kết quả cuối cùng tốt nhất Vậy kỹ năng làm việcnhóm rất cần thiết cho quá trình thăng tiến của mỗi người, khi làm việc nhómcũng là cơ hội thể hiện năng lực, sự nhiệt tình của bản thân trong công việcchung

- Giao tiếp hiệu quả: Giao tiếp tốt là kỹ năng rất cần thiết đối với hiệu quả

công việc của một người Giao tiếp là phương tiện cho phép xây dựng cầu nốivới đồng nghiệp, thuyết phục người khác chấp nhận ý kiến của bản thân và bày

tỏ được nhu cầu

- Tự tin: Khi muốn gây ấn tượng với một ai đó, tự tin chính là chìa khóa.

Trong khi khiêm nhường vì nhận được lời tán dương là rất quan trọng thì thừanhận thế mạnh của bản thân cũng quan trọng không kém

- Luyện kỹ năng sáng tạo:Tính sáng tạo và lối suy nghĩ thông minh được

đánh giá cao ở bất cứ công việc nào Thậm chí công việc mang tính kỹ thuậtnhất cũng đòi hỏi khả năng suy nghĩ thoát ra khỏi khuôn khổ Vì vậy đừng baogiờ đánh giá thấp sức mạnh của việc giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo

- Chấp nhận và học hỏi từ những lời phê bình: Đây là một trong những kỹ

năng mang tính thử thách nhất, và cũng gây ấn tượng nhất đối với nhà tuyểndụng Khả năng ứng xử trước lời phê bình phản ánh rất nhiều về thái độ sẵnsàng cầu thị Đồng thời có khả năng đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng đốivới công việc của những người khác cũng mang ý nghĩa quan trọng không kém

- Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác: Một điều rất quan trọng đối

với nhà tuyển dụng là làm sao để biết được bản thân có là người năng động và

hay đề ra các sáng kiến hay không Điều này có nghĩa là phải liên tục tìm ranhững giải pháp mới cho công việc của mình khiến cho nó hấp dẫn hơn thậm chíđối với cả những công việc mang tính lặp đi lặp lại.

- Đa năng và biết ưu tiên công việc: Ở công sở ngày nay, một nhân viên tốt

là một nhân viên có khả năng kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, haynhiều dự án cùng một lúc Có thể theo dõi được tiến trình của các dự án khácnhau hay không? Có biết lựa chọn để ưu tiên những việc quan trọng nhất không?

- Biết nhìn nhận toàn diện: Có cái nhìn tổng quan về công việc có nghĩa là

có khả năng xác định được các yếu tố dẫn tới thành công Điều này cũng cónghĩa là nhận ra các nguy cơ tiềm ẩn và thời điểm nó xảy ra Ví dụ như làm việctrong lĩnh vực quảng cáo và phải xây dựng một chiến dịch để quảng cáo cho mộtnhãn hiệu xà bông Nếu nhìn một cách tổng thể, có thể nhận thấy rằng mục đíchkhông chỉ là bán được hàng, mà còn làm thỏa mãn và thuyết phục khách hàng vềchất lượng sản phẩm Thêm vào đó, còn phải tạo thêm giá trị cho công ty bằngcách chứng minh rằng tính sáng tạo độc nhất

Ở Việt Nam các kỹ năng còn chưa được chú trọng trong hệ thống giáo dụccũng như trong cuộc sống Từ việc biết đến hiểu là một khoảng cách rất xa và từhiểu đến làm việc, ứng dụng còn là một khoảng cách xa hơn nữa

1.6 Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng

1.6.1 Một số vấn đề chung về công tác quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng – trong thời buổi hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ

chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năngđộng và biết cảm thông Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên mônnhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng

Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trịvăn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trongcông ty Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,

cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ,

dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cáchdung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty Bấy

nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâutrăm họ” Ngoài ra, cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả:

-Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệugiấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây,

sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rấtnhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức vềmáy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bịvăn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,

-Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là mộtgiám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viêntrong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc,hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc

-Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai tròlàm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhânviên Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có thể biếtđược đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…

-Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhàquản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xácđầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người Và trong cuộc họp, nhà quản trịvăn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa

-Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị vănphòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chứccác hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trongcông ty

1.6.2 Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quantâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lýnahwfm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn địnhtương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng Ngượclại, một bộ máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc các