MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 4 6. Gỉa thuyết nghiên cứu 4 7. Đóng góp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1 . Khái niệm về Công tác văn thư. 5 1.1.1. Khái niệm Văn thư. 5 1.1.2. Khái niệm Công tác văn thư 5 1.2. Vai trò của Công tác văn thư 5 1.3. Nội dung của Công tác văn thư 6 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 6 1.3.2. Quản lý văn bản 7 1.3.2.1. Quản lý văn bản đến. 7 1.3.2.2. Quản lý văn bản đi 10 1.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 12 1.4.Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 12 1.4.1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: 12 1.4.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. 13 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU VINACOMIN. 14 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin. 14 2.1.1. Lịch sử hình thành 14 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin. 16 2.1.3. Văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu 17 2.2. Thực trạng về Công tác văn thư tại Công ty 19 2.2.1. Thực trạng về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 19 2.2.2. Quản lý giải quyết văn bản 20 2.2.3. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng con dấu 25 2.2.4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 26 Tiểu kết: 26 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU VINACOMIN. 27 3.1. Đánh giá về công tác văn thư của công ty 27 3.1.1. Ưu điểm: 27 3.1.2. Hạn chế: 28 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư 28 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Đây đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” cá nhân em thực Em xin cam đoan công trình nghiên cứu em xin chịu toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hạ Long, ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Công tác Văn thư” Công ty CP than Hà Tu - Vinacomin Được hướng dẫn cô TS Lê Thị Hiền – Giảng viên hướng dẫn môn Phương pháp nghiên cứu khoa học giúp em hoàn thành đề tài nghiên cứu Mặc dù hoàn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên không tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong nhận góp ý, bảo để em khắc phục thiếu sót hoàn thiện đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng Công ty Cổ phần Than hà Tu – Vinacomin tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu đề tài này./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói vấn đề công tác văn thư có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với hoạt động quản lý hành nhà nước nay, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư nói chung Công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu quan trọng có giá trị Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ…Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công việc riêng người làm văn thư Qua để thấy công tác văn thư công việc quan trọng phận thiếu hoạt động quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài qua thời gian tìm hiểu với kiến thức chuyên môn học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em chọn đề tài nghiên cứu “Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Than Hà Tu” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới Công tác văn thư tất phòng ban Công ty Tập trung nghiên cứu: cách soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu… 2.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác văn thư công ty Cổ phần Than Hà Tu Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu khoa học Công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần than Hà Tu em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháptổng hợp – thống kê; Lịch sử nghiên cứu Vấn đề công tác văn thư từ trước đến nhận nhiều quan tâm nhiều nhà khoa học có nhiều công trình nghiên cứu khía cạnh khác nhau, đề cập cách trực tiếp gián tiếp vấn đề cụ thể hay có liên quan đến công tác văn thư, điển công trình: - Năm 2002 nhà xuất trị quốc gia xuất giáo trình Soạn thảo văn tổ chức Đảng, Mặt trận, công đoàn, niêm, phụ nữ cấp sở tác giả Lê Văn In - Năm 2003, đề tài : Đổi tổ chức hoạt động văn phòng HĐND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực có hiệu Cải cách hành Tp.Hồ Chí Minh TS.Lê Văn In làm Chủ nhiệm - Năm 2003 Trường TH Lưu trữ NVVP I cho xuất giáo trình Quản trị văn phòng , tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm - Năm 2004 Nhà xuất Chính trị quốc gia xuất Mẫu soạn thảo văn dùng cho quan quyền, đơn vị hành nghiệp, tổ chức kinh tế , tác giả TS.Lê Văn In - Năm 2004 Nhà xuất trị quốc gia cho xuất sách tra cứu Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo - Năm 2005, đề tài : Chuẩn hóa việc ban hành văn Quản lý nhà nước quyền xã, phường, thị trấn Tp.Hồ Chí Minh TS.Lê Văn In làm chủ nhiệm - Năm 2006 nhà xuất Văn hóa – Thông tin, Hà Nội xuất giáo trình Công tác văn thư lưu trữ, tác giả PGS.TS Dương Văn Khâm - Năm 2006 nhà xuất Đại học Quốc Gia - Hà Nội xuất giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, tác giả PGS Vương Đình Quyền - Năm 2008 nhà xuất Lao động – Xã hội xuất Cẩm nang nghiệp vụ văn thư - Năm 2010 nhà xuất Chính trị quốc gia xuất giáo trình Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý kinh doanh, tác giả TS.Lê Văn In - Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất giáo trình Văn Bản quản lý kĩ thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học - Tại Hội Thảo Khoa học trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn năm 2012, Đỗ Văn Học có phát biểu : Cần thống thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức ( dành cho giảng viên trẻ, học viên cao học, nghiên cứu sinh ) Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp thông tin thực trạng công tác văn thư công ty Cổ phần Than Hà Tu nhằm đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn văn thư công ty - Mục tiêu cụ thể: + Khảo sát cách soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu… + Đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm khắc phục công tác văn thư tốt cho công ty Gỉa thuyết nghiên cứu Trong công tác văn thư công ty diễn số vi phạm mặt thẩm quyền ban hành ; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung; quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu… Đóng góp nghiên cứu a) Ý nghĩa lý luận: - Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vấn đề công tác văn thư Công ty Cổ phàn than Hà Tu nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng công tác văn thư Công ty - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu công tác Văn thư Công ty đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận ; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác Văn thư Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Văn thư - Văn thư: từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm công tác văn thư tức làm công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư không xa lạ quan, tổ chức tất quan nói chung cụ thể Công ty Cổ phần Than Hà Tu sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn tức làm công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm Công tác văn thư - Từ khái niệm Văn thư định nghĩa Công tác văn thư: hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc Công ty Cổ phần Than Hà Tu 1.2 Vai trò Công tác văn thư Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức nhà nước hay doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Do đó, vai trò công tác văn thư quan trọng thể điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công nhân viên nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động quản lý thông suốt, nâng cao hiệu quản thúc đẩy nhanh chóng hiệu công việc Vì vậy, quan, tổ chức cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị 1.3 Nội dung Công tác văn thư 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn Văn phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Soạn thảo văn quy trình, đòi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo văn đến soạn thảo chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn Quy trình soạn thảo văn gồm bước: (1) Bước 1: Xác định nội dung văn (2) Bước 2: Xác định loại văn (3) Bước 3: Phạm vi ứng dụng văn (4) Bước 4: Thu thập xử lý thông tin (5) Bước 5: Xây dựng thảo (6) Bước 6: Soạn thảo văn (7) Bước 7: Duyệt ký văn (8) Bước 8: Nhân phát hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan, tổ chức thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự tương ứng 1.3.2 Quản lý văn Quản lý văn việc làm thường xuyên quan trọng quan, doanh nghiệp Việc thiết lập quy trình quản lý văn chặt chẽ, thông suốt, văn đến, kịp thời, nhanh chóng chuyển đến đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý thời hạn - Không gian lưu trữ văn phân loại, xếp cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi cần thiết - Giảm thiểu tối đa tình trạng mát, thiếu sót hay thất lạc văn - Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu xử lý văn 1.3.2.1 Quản lý văn đến a, Tiếp nhận văn đến * Tiếp nhận văn đến: - Nhân viên Văn thư tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có) - Đối với văn mật phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn - Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Sau tiếp nhận văn đến, văn thư phân loại thành nhóm: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức 10 quan hữu quan với nhiều thể loại như: Chỉ Thị, Thông tư, công văn, định, …Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải văn đến phải thực theo nguyên tắc, xác, kịp thời, nhanh chóng, tiết kiệm theo quy định Công ty Để quản lý thống văn đến theo nguyên tắc tất văn đến tập trung văn thư quan Công tác quản lý văn đến Công ty Cổ phần than Hà Tu sau: - Nhân viên văn thư tiếp nhận văn đến từ nguồn sau: Từ bưu điện, từ quan, ban ngành gửi trực tiếp, lãnh đạo Công ty họp mang công văn, tài liệu từ hộp thư điện tử… Sau tiếp nhận, nhân viên văn thư vào Sổ văn đến - Nhân viên văn thư có trách nhiệm xem xét thông tin ghi bì thư, đóng dấu đến, vào Sổ văn đến Chuyển văn nhận với tất tài liệu tới Chánh/Phó văn phòng Chánh/Phó văn phòng vào mức độ, tính chất văn đến đề xuất tham mưu phương án giải lên Giám đốc Công ty Đối với văn gửi đích danh, nhân viên văn thư vào Sổ chuyển đến địa theo thông tin bì thư - Giám đốc Công ty xem xét, đạo giao trách nhiệm cụ thể cho Phó giám đốc, đơn vị phòng ban - Tùy theo nội dung văn ý kiến đạo Giám đốc, Phó giám đốc, Chánh, Phó văn phòng giao cho Nhân viên văn thư phân phối tới cá nhân, đơn vị có trách nhiệm liên quan thực - Nhân viên văn thư thực quét văn để cập nhật vào sở liệu chung Công ty phôtô văn để chuyển cho cá nhân, đơn vị liên quan lưu Nhân viên văn thư chuyển văn đến cá nhân, đơn vị phân công tiếp nhận qua sổ nhận văn CSDL mạng nội - Đơn vị/Cá nhân thực hiện: Sau nhận văn Ban lãnh đạo công ty (Giám đốc, Các PGĐ, ) phê duyệt đạo, Đơn vị/Cá nhân tổ chức triển khai thực hiện, trình thực có vướng mắc báo cáo phản ảnh để Ban lãnh đạo điều chỉnh 24 - Nếu văn Giám đốc chuyển đến Phó giám đốc: Bản chuyển đến địa phê duyệt Sau Phó giám đốc xem xét có ý kiến đạo phòng ban, đơn vị, nhân viên văn thư thực quét văn để cập nhật vào sở liệu chung chuyển tới phòng ban liên quan qua thư điện tử - Nếu văn Giám đốc chuyển đến phòng ban : nhân viên văn thư thực quét văn để cập nhật vào sở liệu chung chuyển tới phòng ban liên quan qua thư điện tử để thực - Các văn đến sau Lãnh đạo Công ty xử lý, cần giao cho Văn phòng thực - Đối với văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh nội dung hay văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Việc chuyển giao văn qua mang thư điện tử thực tế nhanh chóng, xác, kịp thời Do thông tin truyền kịp thời tới cán xử lý văn Đồng thời cán văn thư giảm bớt thời gian phô tô tài liệu để gửi đến cho đơn vị, việc tiết kiệm giấy mực cho quan Tuy nhiên, giai đoạn thử nghiệm chuyển giao văn qua đường thư điện tử thói quen xử lý văn giấy nên nhiều cán nhận thông tin đến qua thư điện tử chờ văn đến giấy Do nhiều thông tin chưa xử lý Thực tế việc chuyển giao văn từ hai cán tạo chồng chéo công việc, nhiều lúc văn đến từ thư điện tử Tập đoàn gửi xuống cán văn thư chưa nhận mà cán 25 quản lý Website nhận tạo không thống tập trung thông tin văn đến văn thư Do số lượng văn đến 1000 văn năm nên tất văn đến từ quan đăng ký thống theo sổ đăng ký văn đến Riêng công văn đến mật đăng ký vào sổ công văn đến mật riêng b, Tổ chức quản lý giải văn Công tác quản lý văn Công ty Cổ phần than Hà Tu sau: - Cán phân công soạn thảo văn Đơn vị tiến hành soạn thảo theo nội dung yêu cầu Người phụ trách Phòng/ Đơn vị Định dạng văn theo quy định ban hành áp dụng Công ty - Trưởng đơn vị soạn thảo văn chịu trách nhiệm độ xác nội dung tính pháp lý văn đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn trước trình duyệt chuyển qua Văn phòng - Chánh, Phó văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tất văn nhận từ Phòng/Đơn vị gửi tới Kiểm tra không đạt chuyển trả lại cho Phòng/ Đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại Nếu đạt yêu cầu, Chánh, Phó văn phòng ký duyệt chuyển lên Giám đốc Công ty - Giám đốc công ty xem xét nội dung, hình thức văn ký thức Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại Văn phòng yêu cầu giải trình, Văn phòng Phòng/Đơn vị có trách nhiệm giải trình Chữ ký thức người có thẩm quyền văn gửi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn - Văn sau có chữ ký thức Giám đốc Công ty, Nhân viên văn thư đăng ký số vào sổ theo dõi công văn Đóng dấu ban hành lưu Việc chuyển phát văn nhiều hình thức: chuyển giao trực tiếp nội quan khác, chuyển giao qua bưu điện, qua mạng internet, qua CSDL nội bộ, qua FAX Trong trường hợp phát văn sai qui định chuyển báo cáo Chánh, phó văn phòng xử lý 26 - Phông chữ sử dụng để trình bày văn máy vi tính phải phông chữ Tiếng Việt mã Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001 - Đối với văn gửi Công ty: đơn vị phát hành phải cung cấp tên, địa tổ chức/cá nhân nhận văn bản, số lượng văn gửi bên ngoài, văn thư có nhiệm vụ chuyển tới địa bì thư - Các văn liên quan đến chứng từ toán: đơn vị phát hành phải chuyển văn thư 03 chính: KTTK 01 bản, đơn vị đề nghị 01 bản, văn thư 01 Các đơn vị, cá nhân khác nhận công văn qua thư điện tử - Các hợp đồng kinh tế, biên bổ sung, phụ lục hợp đồng, biên lý, đơn vị phát hành thực gửi cho phòng qua sổ nhận công văn; văn thư gửi cho phòng liên quan đồng thời - Các văn khác: gửi tới Lãnh đạo Công ty phòng ban ( trừ phòng: ĐKSX, KCS, Y tế) đơn vị phát hành gửi 01 gốc để văn thư chuyển qua thư điện tử lưu trữ Các công trường, phân xưởng phòng ĐKSX, KCS, Y tế đơn vị phát hành gửi qua sổ nhận công văn - Các đơn vị tự lập sổ chuyển giao văn riêng Tất văn cán văn thư chuyển trực tiếp cho đơn vị phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Văn thư nhận văn phát hành đơn vị trước 15h00’ hàng ngày có trách nhiệm chuyển tới đơn vị qua sổ, qua thư điện tử chậm 9h00’ sáng ngày làm việc - Văn thư không cấp số văn trước Trường hợp cần thiết cần xin số văn trước, người chủ trì xử lý văn phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo đơn vị đồng ý cho ý kiến đạo văn thư thực - Văn nhân số lượng theo Nơi nhận Nhân viên văn thư phải kiểm tra, đóng dấu vào tất gốc phô tô trước phát 27 hành - Mỗi văn phải lưu hai : gốc lưu Văn thư quan lưu hồ sơ - Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký đóng thành file lưu giữ, việc bảo quản phải đảm bảo không hư hỏng văn - Nhân viên văn thư - lưu trữ có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể Công ty 2.2.3 Thực trạng công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần thể tính hợp pháp tính chân thực văn bản, Công ty Cổ phần Than Hà tu - Vinacomin quản lý nhiều dấu khác như: dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu y, dấu dịch,…hầu hết dấu dấu liền mực Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công ty thực sau: - Văn thư có trách nhiệm quản lý dấu Công ty; Lãnh đạo quan cán văn thư giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật - Người giao giữ dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn - Dấu văn phải chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 - 1/4 chữ ký phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ - Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 - 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục - Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập sổ theo dõi văn không giữ lưu văn thư 28 - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống 2.2.4 Công tác lập giao nộp hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Qua trình khảo sát phận Công ty, em thấy tất phận có ý thức trách nhiệm công việc Tất công việc chuyên viên đảm nhiệm sau công việc kết thúc lập hồ sơ kết thúc sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ quan Hồ sơ lập tương đối đầy đủ, tùy công việc chuyên viên mà hồ sơ lập theo cách khoa học thuận lợi cho việc bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác kịp thời Tiểu kết: Trên toàn nội dung Chương “ Thực trạng công tác Văn thư Công ty cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin” Từ thực trạng công tác Văn thư ta đề giải pháp nâng cao hiệu Công tác văn thư cho Công ty cổ phần Than Hà Tu Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU - VINACOMIN 3.1 Đánh giá công tác văn thư công ty 29 Công tác Văn thư công ty nhìn chung thực theo quy định công ty đạt số ưu điểm bên cạnh có số hạn chế sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Công tác văn thư Văn phòng Công ty quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, xác, bảo mật, bảo đảm cho công việc Công ty theo đường lối, sách chế độ - Công tác văn thư thực đạo, điều hành giám sát Lãnh đạo.Vì vậy, xảy tượng sai sót, có phát sớm có cách xử lý; - Các quy trình tiếp nhận văn đến thực đầy đủ nghiêm túc Các văn quản lý cách chặt chẽ Trước văn gửi xem xét kỹ toàn diện thể thức nội dung, xem có soạn thảo văn quy trình không, đóng dấu, vào sổ văn đi…để hạn chế tối đa sai sót xảy lưu văn phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm cần thiết - Công tác văn thư Công ty thực cách khoa học xác - Cán văn thư thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, học hỏi cập nhật quy định nhà nước, mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao - Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ, phòng làm việc bố trí theo kiểu văn phòng mở, thuận tiện công tác điều hành thông tin Việc bố trí phòng làm việc phù hợp với vị trí, chức vụ, Lãnh đạo văn phòng có khả bao quát hết hoạt động văn phòng cách thuận tiện, dễ dàng 3.1.2 Hạn chế: - Do áp dụng quản lý văn máy tính cần cập nhật thường xuyên trình chuyển giáo văn nên kéo dài thời gian qua nhiều 30 khâu trung gian quy trình - Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ, nhiên số máy móc xuống cấp cần thay đầu tư để phục vụ tốt công việc Công tác tổ chức văn thư Công ty có ưu điểm đồng thời có hạn chế Những ưu điểm cần phát huy hạn chế cần khắc phục để mô hình tổ chức văn thư Công ty cổ phần Than Hà Tu tốt hợp lý 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu Công tác văn thư Trước thời đại công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh Bên cạnh kết đạt Công tác Văn thư Công ty có hạn chế không nhiều Không riêng Công ty cổ phần Than Hà Tu mà công ty khác mong muốn Công tác văn thư – phận giúp việc hành phải cải tiến, phải vững mạnh giúp lãnh đạo công ty nâng cao hiệu hoạt động điều hành quản lý Với mong muốn đó, việc xây dựng công tác văn thư tốt yêu cầu cần thiết, xu hướng thời đại Ở góc độ sinh viên, em xin mạnh dạn đưa số ý kiến đóng góp, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Văn thư Công ty sau: Thứ nhất, đội ngũ cán bộ, công chức: - Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức để người tự thay đổi thói quen, nâng cao lực tham mưu, chủ động làm tốt công tác phục vụ tảng lấy suất lao động hiệu công việc làm mục tiêu phấn đấu; - Cán bộ, nhân viên văn thư phải tạo điều kiện tối đa để phát huy tính sáng tạo, tìm kiếm giải pháp tối ưu để đạt hiệu cao nhất; tập trung thời gian công sức hoàn thành tốt nhiệm vụ thân Công ty; - Mỗi cán bộ, nhân viên văn thư phải đào tạo lại để chuyển dần hình thức làm việc theo thói quen dựa dẫm, trông chờ giao việc sang chế độ chuyên gia trực tuyến tránh nhiều tầng nấc trung gian Cần ban hành quy định, quy tắc xử sự, chế độ trách nhiệm công việc; - Nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, nhân viên văn thư công tác hành chính, văn thư - lưu trữ xu 31 thời đại; - Tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, nhân viên; - Tăng cường công tác đào tạo trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu, giải công việc; - Cán bộ, nhân viên văn thư phải thường xuyên báo cáo tiến trình thực công việc cho lãnh đạo trao đổi công việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn, tránh trường hợp cán vắng công việc không giải quyết; - Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác nhân viên; - Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng cán bộ, nhân viên văn thư thực nhiệt tình công việc, đồng thời xây dựng khung xử lý cán công chức chưa thực hết lòng hay vi phạm công việc Làm tốt công tác có tác dụng lớn việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức công việc mình… Thứ hai, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư: - Giải nhanh gọn văn đến nhanh chóng thời gian sớm nhất; - Cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật kịp thời giải văn đến văn Công ty; - Hoàn thiện chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành văn để không bị tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc; - Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 - 2000 công tác văn phòng - Tổ chức công việc, sổ sách tài liệu, công tác lập hồ sơ cách khoa học… Thứ ba, trang thiết bị: - Sắp xếp chỗ làm việc cho người độc lập, có không gian làm việc riêng không gian mở, bảo đảm không gian văn phòng thoáng đãng, thẩm mỹ, hạn chế loại dây kỹ thuật chằng chịt; 32 - Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị Văn phòng đại vào công tác quản lý văn bản; - Nâng cao chất lượng tốc độ đường truyền internet, giúp công việc giải dễ dàng nhanh chóng; - Tổ chức phòng làm việc khoa học với đầy đủ tiện nghi, phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ lẫn tinh thần cho cán bộ, nhân viên… Trên đề xuất giải pháp cá nhân em để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Văn thư Công ty thời đại Hy vọng với vài ý kiến đóng góp góp phần nhỏ đảm bảo cho công tác văn thư suôn sẻ, xuyên suốt có chuyển biến tốt năm Tiểu kết: Trên tảng trình bày sở khoa học chương sở thực tiễn chương việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thư để từ đưa số giải phát nhầm nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế nghiên cứu đề tài, em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành quan, tổ chức Do công tác văn thư có vị trí quan trọng 33 thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc công ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện công ty Cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc giao Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường Trên sở lý luận thực tiễn với hướng dẫn giảng viên môn giúp em hoàn thành, hoàn chỉnh đề tài nghiên cứu, nhiên khó tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - cô Lê Thị Hiền cán văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu giúp em hoàn thành tập nghiên cứu khoa học Em xin chân thành cảm ơn! 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày văn hành chính; Quy trình Xử lý văn Công ty Cổ phần Than Hà Tu- Vinacomin (Ban hành kèm theo Quyết định số: 201/QĐ-VHTC ngày 10 tháng 01 năm 2012 Giám đốc Công ty Cổ phần Than Hà Tu- Vinacomin) Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày mẫu loại văn Công ty Cổ phần Than Hà Tu- Vinacomin (Ban hành kèm theo Quyết định số: 201/QĐ-VHTC ngày 10 tháng 01 năm 2012 Giám đốc Công ty Cổ phần Than Hà Tu- Vinacomin) PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Chánh văn phòng Phó văn phòng phụ trách công nghệ thông tin giám sát Nhân viên công nghệ thông tin Nhân viên giám sát ca (3 người) Đội xe văn phòng Phó chánh văn phòng phụ trách chuyên môn quản trị văn phòng Nhân viên văn thư (2 người) Nhân viên lưu trữ Tạp vụ (5 người) Nhân viên lễ tân, photo, máy fax Công nhân điện nước ( người) Đội trưởng Nhân viên kinh tế (