MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích nghiên cứu. 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN. 4 1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin. 6 2.1.3. Văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu 7 Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU VINACOMIN 10 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự. 10 2.2. Tổ chức thiết lập ra các mục tiêu 11 2.3. Tổ chức xây dựng thực hiện các giải pháp 11 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 11 2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự 14 2.3.3. Bố trí và sử dụng nhân sự 15 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 17 2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 17 Chương 3.GIẢI PHÁP NẦNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU VINACOMIN 20 3.1. Nhận xét đánh giá 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 21 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp 22 3.2.1. Đối với nhà quản trị văn phòng 22 3.2.2. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị trong cơ quan phục vụ cho công tác của nhà quản trị. 23 3.2.3. Thực hiện phân cấp, phân quyền, giao quyền và ủy quyền cho nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan. 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Đây đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” cá nhân em thực Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em xin chịu tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng đề tài Hạ Long, ngày 31 tháng 12 năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” Được hướng dẫn ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn môn Kỹ hoạch định giúp em hoàn thành đề tài Mặc dù hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong nhận góp ý, bảo để em khắc phục thiếu sót hồn thiện đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng Công ty Cổ phần Than hà Tu – Vinacomin tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu đề tài này./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Kể từ hình thành xã hội loài người, người biết hợp quần thành tổ chức vấn đề quản trị bắt đầu xuất Mỗi hình thái kinh tế xã hội gắn liền với phương thức sản xuất định, xu hướng quản trị ngày phức tạp với phát triển ngày cao kinh tế xã hội Trên thị trường ngày nay, doanh nghiệp đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu cung cấp sản phẩm dịch vụ Điều đòi hỏi nhà quản trị phải có quan tâm tới chất lượng sản phẩm dịch vụ, tới phương thức quản lý bán hàng tốt quy trình nội hiệu Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng để tạo cân tính chất quán sáng tạo Để đạt mục tiêu này, họ dựa vào số tài sản lớn “nguồn nhân lực” hay nhân Các nhà quản trị tìm kiếm, phát triển trì đội ngũ nhân quản lý có chất lượng- người tham gia tích cực vào thành cơng cơng ty Hoạch định nhân thuộc chức nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt mục đích thông qua nỗ lực người khác Các nhà quản trị có vai trò đề sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho phát triển doanh nghiệp nhà quản trị phải người biết nhìn xa trơng rộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực đường lối sách mà nhà quản trị đề nhân viên thừa hành, kết cơng việc hồn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều vào lực nhân viên Sự tiến khoa học kỹ thuật với phát triển kinh tế buộc nhà quản trị phải biết thích ứng Do việc tuyển chọn, xếp, đào tạo, điều động nhân tổ chức nhằm hiệu tối ưu vấn đề phải quan tâm hàng đầu Một cơng việc nhà quản trị tìm đảm bảo có người với kỹ trình độ phù hợp, vào cơng việc vào thời điểm thích hợp để thực mục tiêu công ty Khi lựa chọn người có kỹ thích hợp làm việc vị trí nhân viên lẫn cơng ty có lợi Hoạch định nhân yếu tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp Dù xã hội vấn đề mấu chốt hoạch định nhân Một doanh nghiệp dù có nguồn tài dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị đại trở nên vơ ích, nhà quản trị doanh nghiệp khơng biết quản trị hoạch định nguồn tài nguyên nhân Qua để thấy vai trò nhà quản trị công tác hoạch định nhân vai trò nhân quan trọng, khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài qua thời gian tìm hiểu với kiến thức chuyên môn học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em chọn đề tài ”Khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” Đối tượng, mục đích nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới tập trung nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân sự, nhận Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin 2.2 Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu tập lớn khảo sát, đánh giá để làm rõ hiểu tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân công ty, đồng thời làm rõ ưu, nhược điểm nhà quản trị văn phòng để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà nhà quản trị văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Phương pháp nghiên cứu Để “Khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháp tổng hợp – thống kê; Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài a) Ý nghĩa lý luận: - Ý nghĩa tập góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng đưa phương pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, giúp có nhìn rõ vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ Cấu trúc đề tài Ngoài phần: Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1: Khát quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác Hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin 1.1.1 Lịch sử hình thành - Giới thiệu, lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Tên công ty: Công ty cổ phần than Hà Tu - Vinacomin Tên tiếng Anh: Vinacomin - Ha tu Coal Joint Stock Company Tên giao dịch: Ha tu Coal Joint Stock Company Tên viết tắt: VHTC Trụ sở chính: Tổ - Khu - Hà Tu - Hạ Long - Quảng Ninh Điện thoại : 033.3835169 Fax : 033.3836120 Email : hatu@hatu-coal.com.vn Website : http://www.hatucoal.com.vn Vốn điều lệ : 136.000.000.000 đồng (Một trăm ba mươi sáu tỷ đồng) Công ty Than Hà Tu tiền thân mỏ Than Hà Tu - doanh nghiệp Nhà nước, Công ty thành viên hạch tốn độc lập Tổng Cơng ty Than Việt Nam (nay đổi tên thành Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) thành lập theo định số 2602/QĐ - TCCB ngày 17/09/1996 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp; Đăng ký kinh doanh số 110947 ngày 14/10/1996 Ủy ban Kế hoạch Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 12/10/1996 Ngày 21/04/2005, Tổng Công ty Than Việt Nam (nay Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) định số 890/QĐ-TCCB việc tiếp nhận Đội bóng đá nam Thanh niên Quảng Ninh giao cho Công ty Than Hà Tu quản lý bổ sung chức kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao th quảng cáo cho Cơng ty theo Quyết định số 1016/QĐ-HĐQT ngày 11/05/2005 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Than Việt Nam Theo định số 4235/QĐ-BCN ngày 28 tháng 12 năm 2005 việc cổ phần hóa Cơng ty Than Hà Tu Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, định số 2062/QĐ-BCN ngày 09 tháng 08 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc phê duyệt kế hoạch triển khai cổ phần hóa doanh nghiệp thành viên có Cơng ty Than Hà Tu Cơng ty Than Hà Tu thực triển khai đầy đủ bước cổ phần hóa theo quy định Nhà nước thức vào hoạt động theo mơ hình Cơng ty Cổ phần theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2203000744 Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 25/12/2006 với tên gọi “Công ty Cổ phần Than Hà Tu -TKV” Từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 Công ty than Hà Tu thức vào hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối (51%) Tập đoàn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam đại diện Điều lệ tổ chức hoạt động Cụng ty Cổ phần than Hà Tu xây dựng sở: Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XI, kỳ họp thứ 10 thơng qua ngày 29 tháng 11 năm 2005, Quyết định số 07/2002/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2002 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành mẫu điều lệ áp dụng cho Cơng ty niêm yết chứng khốn Là doanh nghiệp có quy mơ lớn sản lượng cao tổng sản lượng toàn Ngành, năm 2007 than nguyên khai đạt 2.941.833 tấn, năm 2008 đạt 2.700.000 tấn, có 200.000 than khai thác lại Với đặc điểm chủ yếu mỏ lộ thiên độ dầy vỉa lớn, Công ty đáp ứng phần nhu cầu lượng phục vụ công nghiệp nước xuất thị trường giới Qua nhiều năm xây dựng trưởng thành Công ty vượt qua nhiều khó khăn thử thách, bước lên phát triển bền vững, đóng góp cho kinh tế đất nước gần 60 triệu than góp phần vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Công ty đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: - Anh hùng LLVT Nhân dân năm 2000; - Anh hùng Lao động thời kỳ đổi năm 2003; - Huân chương Độc lập hạng Ba năm 2006; - Nhiều Huân, Huy chương hạng, Cờ thưởng thi đua, Cờ thưởng luân lưu Bác Hồ, nhiều Bằng khen, Giấy khen cấp, Nghành, Trung ương Địa phương 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin a, Chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Công ty cổ phần than Hà Tu doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập Tống công ty than Việt Nam (Nay Tập đồn than - khống sản Việt Nam) doanh nghiệp Nhà nước quan quản lý Thủ Tướng Chính Phủ uỷ quyền định thành lập Cơng ty cổ phần than Hà Tu đơn vị kinh tế sở sản xuất hàng hoá (sản phẩm than) trực thuộc Tập đồn than - khống sản Việt Nam Thực dây chuyền công nghệ khai thác lộ thiên, tổ chức quản lý tập trung phạm vi khoáng sản giao, quản lý khai thác sử dụng nguồn lực hoàn thành tốt nhiệm vụ Tổng công ty giao đáp ứng sản phẩm cho kinh tế b, Nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin - Nhiệm vụ: - Sản xuất, chế biến kinh doanh than loại khoáng sản khác; - Xây dựng cơng trình mỏ, cơng nghiệp, dân dụng san lắp mặt bằng; - Chế tạo, sửa chữa, gia công thiết bị mỏ, phương tiện vận tải, sản phẩm khí; - Vận tải đường thủy, đường bộ, đường sắt; - Quản lý khai thác cảng; - Sản xuất kinh, doanh vật liệu xây dựng; đầu tư kinh doanh dự án điện; - Kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao cho thuê quảng cáo; - Kinh doanh du lịch, dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ăn uống; - Kinh doanh, xuất nhập vật tư, hàng hóa; - Sản xuất, kinh doanh nước lọc tinh khiết; - Kinh doanh dịch vụ tin học; - Bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hố, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân, chăm lo, cải thiện nâng cao đời sống vật chât tinh thần cho người lao động - Thực nghĩa vụ với Nhà nước bảo vệ môi trường - Quyền hạn: - Công ty phép lập kế hoạch tiến hành tất hoạt động kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật hành thực biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu Công ty - Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh lĩnh vực khác pháp luật cho phép đại hội cổ đông thông qua c, Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin - Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin gồm có 19 phòng chức Các phòng có chức chung tham mưu, giúp việc Giám đốc quản lý, điều hành khâu hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty - Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc thực nhiệm vụ giao cho phòng phụ trách thực Được Giám đốc uỷ nhiệm giao dịch với quan, tổ chức, đoàn thể, địa phương, cấp cá nhân theo nhiệm vụ phân công (Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Than Hà Tu Phụ lục 1) 2.1.3 Văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu a, Chức Văn phòng - Văn phòng phận giúp việc cho Giám đốc công tác tổng hợp hành chính, quản trị văn phòng, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho toàn hoạt động Công ty; thực công tác đối nội đối ngoại Cơng ty; 10 dẫn đến sai lệch cản trở định c Quy trình tuyển dụng Trước bắt đầu tuyển dụng, Chánh Văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu phối hợp với phòng ban cơng ty để lâp kế hoạch nguồn nhân sự: theo dõi thông tin nhân tồn cơng ty, đưa bảng mơ tả cơng việc chuẩn hóa cho vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân - Tham mưu giúp lãnh đạo cấp - Hoạch định sách phù hợp thu hút người tài cho công ty - Kết hợp phòng ban khác tổ chức tuyển dụng vị trí thiếu cho cơng ty Nếu phòng ban cần thêm nhân đề xuất với Chánh Văn phòng Chánh Văn Phòng khơng trực tiếp vấn vị trí thấp mà phân cho nhân viên nhân nhân viên chuyên mơn trực tiếp tuyển dụng Một số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chun mơn, phó phòng…thì Chánh Văn phòng trực tiếp tham gia tuyển dụng Khi tuyển dụng đáp ứng yêu cầu đơn vị đặt ra, chánh văn phòng tiếp nhận ứng viên vào thử việc đánh giá ứng viên sau thử việc Qua khảo sát, tìm hiểu quy trình tuyển dụng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin thực theo bước: • Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: - Chánh văn phòng người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công tác tuyển dụng Công ty; - Lập kế hoạch tuyển dụng cho Công ty ; Xây dựng quy chế tuyển dụng, văn hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi để phục vụ cho trình tuyển dụng ; 16 - Xác định tiêu chuẩn lựa chọn • Bước 2: Thơng báo tuyển dụng: - Có thể thơng báo tuyển dụng cách quảng cáo tivi, báo đài; thông qua trung việc làm; trang mạng xã hội trang web Công ty - Thông báo ngắn gọn, rõ ràng đày đủ thơng tin cho ứng viên: vị trí làm việc, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng… • Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: - Nghiên cứu hồ sơ để sàng lọc ứng viên phù hợp với vị trí cơng việc cần tuyển loại ứng viên không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng • Bước 4: Trả lời hồ sơ hẹn lịch vấn • Bước 5: Phỏng vấn ứng viên: - Phỏng vấn đàm thoại cách thức để đánh giá ứng viên trình độ, tính cách, ngoại hình phẩm chất cần có cho cơng việc • Bước 6: Kiểm tra lý lịch đánh giá trình độ làm việc ứng viên: - Kiểm tra xác thực thông tin mà ứng viên khai hồ sơ xin việc vấn • Bước 7: Kiểm tra sức khỏe: - Là công ty kinh doanh sản xuất khống sản, chế tạo khí đòi hỏi người làm việc khơng phận văn phòng mà nhân viên làm việc cơng trường hay ngồi văn phòng cần phải có sức khỏe tốt để đáp ứng nhu cầu công việc đảm bảo cho Công ty đối mặt với nguy người lao động bị khả làm việc hay bị ốm, bệnh truyền nhiễm… • Bước 8: Ra định tuyển dụng: - Ra định bước cuối để kết thúc trình tuyển dụng chấp nhận chọn người tuyển chọn vào vị trí tuyển dụng 2.3.2 Đào tạo phát triển nhân Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế, tính cạnh tranh ngày trở nên khốc liệt mặt như: Công nghệ, quản lý, dịch vụ, chất lượng…Nhưng sau tất cạnh tranh người Vì vậy, việc đầu tư vào cơng tác đào tạo phát triển nguồn nhân điều tất yếu cơng ty nói chung Cơng ty Cổ phần than Hà Tu nói riêng, đặc biệt trọng quan tâm nhằm phát triển, cung cấp cho doanh nghiệp nguồn nhân chất lượng cao, góp 17 phần nâng cao khả cạnh tranh trước Công ty khác… Đào tạo phát triển nhân ln có vai trò quan trọng cho phát triển tổ chức Đó q trình học tập trau dồi kinh nghiệm để có khả thay đổi trình độ cá nhân lao động, giúp cho họ có thêm lực để làm việc tốt Trong công tác đào tạo phát triển nhân lực Công ty Cổ phần Than Hà Tu Chánh văn phòng có nhiệm vụ: - Tổ chức hướng dẫn cho nhân viên hội nhập với công việc - Đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kỹ kiến thức cần thiết phục vụ cho Cơng ty - Thu thập thống kê trình độ nhân Công ty giúp lãnh đạo quan đưa phương pháp đào tạo thích hợp, lựa chọn hướng phát triển, đối tượng, với vị trí cơng việc đề chương trình đào tạo riêng để công tác hoạch định nhân Công ty đạt kết cao, đồng thời nâng cao trình độ CBNV để đạt hiệu cao công việc 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Một Cơng ty hoạt động có hiệu hay khơng ngồi việc tuyển dụng đủ số lượng người lao động với mức trình độ, kỹ phù hợp cần phải bố trí lực lượng lao động vào công việc thời điểm Cơng tác bố trí sử dụng nhân liên quan đến đội ngũ nhân tuyển dụng đội ngũ nhân đảm nhiệm công việc Vậy nên, thách thức Nhà quản trị Công ty Cổ phần Than Hà Tu Bố trí sử dụng nhân lực trình đặt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân nhằm đạt hiệu cao công việc Mọi nỗ lực công tác tuyển dụng nhân tạo cho Công ty đội ngũ lao động có khả thích ứng với nhiệm vụ giao Song hiệu việc sử dụng đội ngũ lao động Công ty lại phụ thuộc chủ yếu vào cơng tác bố trí sử dụng nhân có hợp lý hay khơng Bố trí sử dụng nhân hợp lý có nghĩa Chánh Văn phòng phải biết cách xếp, điều chỉnh, tạo hội nhập nhân viên vào guồng máy 18 hoạt động chung, nhằm nâng cao hiệu sử dụng lao động Công ty Công tác bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị Cơng ty dựa vào hình thức ln chuyển, đề bạt, bổ nhiệm đưa số yêu cầu: - Đối với hình thức luân chuyển: Căn vào tình hình sản xuất, kinh doanh Cơng ty mà Nhà quản trị có kế hoạch luân chuyển lao động phù hợp cho phận, giai đoạn với loại lao động Yêu cầu: Không luân chuyển cán làm công tác chuyên môn nghiệp vụ, trừ trường hợp luân chuyển nhằm mục đích tăng cường cán cho sở, địa bàn, lĩnh vực cần thiết Không luân chuyển cán thời gian bị kỷ luật, lực yếu sang đơn vị khác Luân chuyển để đào tạo bồi dưỡng cán trẻ, có lực có triển vọng cấp Đổ tuổi không 50 với nam 45 nữ - Đối với hình thức đề bạt, bổ nhiệm: Các nhà quản trị phải xác định chức danh trống dựa vào kế hoạch có từ trước để lựa chọn ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho vị trí quản lý cần bổ nhiệm Bên cạnh việc bố trí phân cơng việc hợp tác lao động Do đặc điểm Công ty sản xuất nên đòi hỏi phải có hợp tác lao động đơn vị với Mỗi người đơn vị, công ty làm cơng việc giống khác để hồn thành mục tiêu chung tổ dịch vụ, sản xuất, kỹ thuật…nên bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị cần vào: • Căn vào chức năng, nhiệm vụ Cơng ty; • Căn vào tính chất nghiệp vụ đơn vị; • Căn vào biên chế lực nhân sự… Trong q trình bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị cần: Cần bố trí cho nhân viên nơi làm việc thích hợp với họ phù hợp với nhu cầu nhân tổ chức Bố trí phương tiện, điều kiện làm việc đầy đủ để tạo thuận lợi cho người lao động thực tốt chức danh, nhiệm vụ giao; đối xử bình đẳng với nhân viên; Tạo môi trường thuận lợi cho họ phấn đấu vươn lên cơng việc có khả thăng tiến thuận lợi Việc bố trí sử dụng nhân nội dung quan trọng vai trò nhà quản trị 19 2.3.4 Đãi ngộ nhân a Chế độ tiền lương Chế độ đãi ngộ nhân đánh giá chủ yếu qua tiền lương thu nhập cho người lao động Chế độ tiền lương động lực quan trọng thúc đẩy suất, hiệu lao động Nhận thức điều này, Công ty Cổ phần Than Hà Tu đưa quy chế trả lương sau: - Lương người lao động quy định hệ thống thang bảng lương công ty khoản phụ cấp cho vị trí cơng việc; - Lương vào kết thi tay nghề, trình độ, lực nhân viên, vị trí, chức danh công việc để đánh giá, áp dụng theo hệ số ngạch, bậc cho nhân viên đó… b Chế độ bảo hiểm xã hội Công ty thực chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định như: Chợ cấp ốm đau, chế độ thai sản, trợ cấp tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp, chế độ hưu,…Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… c Các chế độ phúc lợi khác Các chế độ thăm hỏi lao động lúc ốm đau, việc hiếu hỷ, tổ chức thi đấu thể thao, văn nghệ, tổ chức tham ngoan, du lịch…luôn Công ty quan tâm hết mức Đây xem yếu tố quan trọng giúp người lao động yên tâm công tác phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh CƠng ty Trước cơng việc giao, chánh văn phòng cần thu thập thông tin để giúp cho lãnh đạo có định đánh giá mực trung thực cơng với thành tích mà nhân đạt được, động viên khuyến khích kịp thời Căn vào đưa mức thưởng nhân hoàn thành xuất sắc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đồng thời rút tồn yéu để họ tiếp thu rút kinh nghiệm làm tốt 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra đánh giá nhân thực chất việc đánh giá lực thực công việc nhân Trong Công ty Cổ phần Than Hà Tu việc kiểm tra, đánh giá nhân 20 đánh giá có hệ thống thức tình hình thực công việc nhân viên Chánh văn phòng có quyền kiểm tra, đánh giá đội ngũ nhân văn phòng Cơng ty qua nội dung sau: - Kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn - Kiểm tra, đánh giá kỹ nghề nghiệp - Kiểm tra, đánh giá ý thức, sức khỏe, đạo đức Việc đánh giá nhân Công ty sử dụng phương pháp đánh giá sau: Phương pháp đánh giá bảng điểm đồ thị, phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp đánh quan sát hành vi Trên sở nội dung hoạch định nhân Chánh văn phòng phải thường xuyên tiến hành kiểm tra nội dung, vấn đề đề cập Nội dung mà Chánh văn phòng phát sai sót sở để thay đổi điều chỉnh nhằm hướng tới kết cuối chất lượng suất rút ngắn thời hạn công việc Kiểm tra, đánh giá lực thực công việc nhân giúp cho Cơng ty có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nguồn nhân Đồng thời giúp cho chánh văn phòng có hội để xem lại phẩm chất liên quan đến cơng việc cần thiết phải có nhà quản trị văn phòng Tiểu kết: Trong q trình khảo sát cho thấy, Hoạch định nhân quan có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Công ty, chức nhà quản trị văn phòng Chức đòi hỏi nhà quản trị văn phòng chủ động thu thập thơng tin, lập kế hoạch, xác định mục tiêu (mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược…) tổ chức thực mục tiêu để phục vụ cho công tác hoạch định nhân Công ty 21 22 Chương GIẢI PHÁP NẦNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU - VINACOMIN 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung chánh văn phòng thực tốt vai trò cơng tác hoạch định nhân Cơng ty • Trong cơng tác tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định - Chánh văn phòng tổ chức thu thập thơng tin đảm bảo kịp thời, nhanh chóng đầy đủ xác nhân quan làm cho lãnh đạo định đắn • Trong cơng tác tuyển dụng nhân - Chánh văn phòng thực tốt vai trò người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công tác tuyển dụng Cơng ty - Xây dựng quy chế tuyển dụng, văn hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi để phục vụ cho trình tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng cho Công ty cách rõ ràng, minh bạch - Phối hợp với phòng quản trị nhân phòng ban khác quy trình tuyển mộ tuyển chon nhân lực - Tyển chọn đủ số lượng theo yêu cầu lãnh đạo Công ty, giúp lãnh đạo thông báo công khai số lượng tuyển dụng, lập kế hoạch công tác tuyển dụng từ trước - Khi tuyển dụng đáp ứng yêu cầu đơn vị đặt ra, chánh văn phòng tiếp nhận ứng viên vào thử việc đánh giá ứng viên sau thử việc • Trong cơng tác đào tạo phát triển nhân - Với tiêu chuẩn đề việc tuyển dụng công khai, minh bạch, rõ ràng với hình thức tuyển dụng phong phú, Cơng ty tuyển dụng nhiều nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao - Số lượng đội ngũ nhân viên ngày có trình độ cao, tư nhận thức 23 đội khơng cứng nhắc q trình tuyển chọn làm việc • Bố trí sử dụng nhân - Trong q trình hoạch định nhân việc bố trí sử dụng nhân thực theo nguyên tắc, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị, phận Công ty 3.1.2 Nhược điểm - Bên cạnh kết đạt nói chung,vai trò chánh văn phòng cơng tác hoạch định nhân tồn nhiều hạn chế cần phải khắc phục - Chất lượng nhà quản trị văn phòng chưa thực nâng cao Số lượng chánh văn phòng có trình độ đại học trở lên - Công tác tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân chưa thực khoa học, chưa có kế hoạch dài hạn dẫn đến tình trạng thừa, thiếu cục số lượng đơn vị - Chế độ thi tuyển thi nâng bậc chưa thực đáp ứng mục đích, yêu cầu đặt chọn người có tài, có đức đảm bảo nâng cao trình độ nhân - Việc nhận xét đánh giá nhân năm thực chưa nghiêm túc, e dè nể nang hình thức - Công tác bổ nhiệm thực chưa kịp thời - Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên theo thứ bậc cấp gây số hạn chế cho việc tuyển chọn người có khả làm việc thực tế Song quy trình tuyển dụng chưa gắn liền với công tác quy hoạch – kế hoạch hóa nguồn nhân lực, chưa thực dựa vào nhu cầu thực tiễn Công ty 3.1.3 Nguyên nhân Trên thực tiễn xảy xung quanh vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu Những hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân ta nêu hai nguyên nhân như: nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan • Về nguyên nhân khách quan: 24 Nguyên nhân hạn chế phát triển vai trò nhà quản trị văn phòng nước ta nói chung Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu nói riêng phải nói đến kinh tế nước ta kinh tế nông nghiệp lạc hậu, thu nhập bình quân đầu người thấp Điều kiện kinh tế - xã hội với đặc thù tỉnh vùng cao gặp nhiều khó khăn, sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu thời đại nên việc đầu nâng cao chất lượng nhà quản trị chưa thực quan tâm chưa thực tạo nhiều hội cho nhà quản trị phát triển hết lực Hệ thống văn quy phạm pháp luật vai trò nhà quản trị văn phòng nước ta chưa cụ thể, chồng chéo nhiều bất cập gây khó khăn cho hoạt động tuyển dụng Cơng ty • Về ngun nhân chủ quan: Cơng tác kế hoạch hóa phát triển lực cho chánh văn phòng Cơng ty chưa trọng quan tâm mức, quy hoạch phát triển nhà quản trị ngành chồng chéo thiếu mục tiêu định hướng cụ thể cụ thể dẫn đến tình trạng phổ biến thiếu nhà quản trị có trình độ cao thừa cơng nhà quản trị có trình độ thấp 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Đối với nhà quản trị văn phòng - Nâng cao nhận thức chánh văn phòng cơng tác hoạch định nhân Để hoạt động tuyển dụng tiến hành có hiệu cao, trước tiên phải thực số biện pháp nhằm nâng cao nhận thức đội ngũ nhân nói chung cấp lãnh đạo nói riêng Trong quan trọng tăng cường quan tâm đạo cấp lãnh đạo việc hoạch định kế hoạch tuyển dụng, cơng tác sơ tuyển, thi tuyển để tuyển người có lực, đảm bảo hoạt động của Công ty ngày hiệu - Nhà quản trị cần Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nhân tuyển dụng vào Qua kết kiểm tra thấy điểm mạnh, điểm yếu, bất cập trình thực Từ rút học kinh nghiệm khắc phục hạn chế để công tác tuyển dụng nhân lực 25 ngày hợp lý, quy trình, thống chặt chẽ 3.2.2 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị quan phục vụ cho công tác nhà quản trị - Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, khoa học hợp lý - Đầu tư trang thiết bị cho việc quản lý nhân máy tính, quản lý phần mềm, máy camera, vận dụng vân tay…cần làm tốt khâu quản lý hồ sơ CBNV phần mềm, cần cập nhật liệu nhân định kỳ có thay đổi thông tin nhân 3.2.3 Thực phân cấp, phân quyền, giao quyền ủy quyền cho nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân quan Trong Cơng ty lãnh đạo cần có phân quyền, giao ủy quyền cho chánh văn phòng văn rõ ràng, việc giao quyền, ủy quyền văn cụ thể thuận lợi cho chánh văn phòng lãnh đạo cấp Việc tạo niềm tiên cho chánh văn phòng, nhân viên cấp Cơng ty Thơng qua chánh văn phòng thấy rõ nhiệm vụ, quyền hạn, vai trò cơng tác hoạch định nhân Cơng ty Từ phát huy hết lực để thực hiện, làm tăng suất hiệu công tác hoạch định Tiểu kết: Chánh văn phòng Cơng ty có vai trò quan trọng công tác hoạch định nhân sự, người giúp cho lãnh đạo đạt hiệu công tác hoạch định nhân Công ty Bên cạnh khơng thể tránh khỏi sai sót hạn chế , những tác động tù bên bên Vì cần tìm hiểu đưa giải pháp khắc phục hạn chế phát huy điểm mạnh để công tác hoạch định nhân hoàn thiện nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân 26 KẾT LUẬN Hoạch định nhân có vai trò quan trọng họat động Công ty Cổ phần Than Hà Tu Hoạch định nhân góp phần thực mục tiêu nhân sự, ứng phó điều kiện bất định tương lai, nâng cao suất lao động cho, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra Vì chức mà nhà quản trị cần phải thực Thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Than hà Tu cho thấy nhiều vấn đề bất cập gây ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Công ty Việc thiếu tinh thần trách nhiệm, yếu lực… đội ngũ lãnh đạo văn phòng làm cho máy quản lý hoạt động trì trệ, hiệu quả, tình trạng quan liêu tham nhũng tồn phận nhân Vì vậy, Cơng ty cần chỉnh đốn, xây dựng máy đại hóa việc hoạch định đội ngũ nhân chất lượng cao có ý nghĩa hết… Bài tiểu luận thực thời gian ngắn, ko thể tránh khỏi sai sót, em hy vọng góp phần nhỏ vào việc nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – vinacomin 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS Nguyễn Khoa Điềm – PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2013), Quản trị nhân lực, Nhà xuất Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản Trị Văn Phòng, Nhà Xuất Khoa Học Và Kỹ Thuật, Hà Nội Ths.Đồng Thị Vân Hồng, Quản Trị Học, Nhà xuất Lao Động, Hà Nội Và số tài liệu khác 28 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin 29 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Chánh văn phòng Phó văn phòng phụ trách cơng nghệ thông tin giám sát Nhân viên công nghệ thông tin Nhân viên giám sát ca (3 người) Đội xe văn phòng Phó chánh văn phòng phụ trách chun mơn quản trị văn phòng Nhân viên văn thư (2 người) Nhân viên lưu trữ Tạp vụ (5 người) Nhân viên lễ tân, photo, máy fax Công nhân điện nước ( người) 30 Đội trưởng Nhân viên kinh tế ( ... động Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác Hoạch định nhân Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò nhà. .. phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Phương pháp nghiên cứu Để Khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin em có... trọng nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân công ty, đồng thời làm rõ ưu, nhược điểm nhà quản trị văn phòng để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà nhà quản trị văn phòng Cơng ty Cổ