Công tác văn thư – lưu trữ tài liệu tại UBND xã tràng xá – võ nhai – thái nguyên

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ TRÀNG XÁ, HUYỆN VÕ NHAI,TỈNH THÁI NGUYÊN. 3 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác Văn thưLưu trữ tài liệu 3 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ 3 1.1.2. Mục đích công tác Văn thư – Lưu trữ 3 1.1.3. Vị trí công tác Văn thư – Lưu trữ 4 1.1.4. Ý nghĩa công tác Văn thư – Lưu trữ 4 1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác Văn thư và công tác Lưu trữ 4 1.2.Khái quát chung về UBND xã Tràng Xá 5 1.2.1. Lịch sửu hình thành UBND xã Tràng Xá 5 1.2.2. Chức năng của Uỷ ban nhân dân (UBND) xã Tràng Xá 6 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tràng Xá. 7 1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Tràng Xá 10 Tiểu kết: 12 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠIUBND XÃ TRÀNG XÁ. 13 2.1. Công tác văn thư 13 2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 13 2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của UBND xã Tràng Xá 13 2.1.3. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.4. Quản lý công văn “đi” và “đến” 15 2.1.5. Quản lý văn bản đi 16 2.1.6. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 17 2.2. Công tác Lưu trữ 18 2.2.1.Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND xã Tràng Xá 18 2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 18 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 18 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 18 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 19 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 19 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 19 2.3 Đánh giá chung 19 2.3.1. Ưu điểm 19 2.3.2. Tồn tại 20 Tiểu kết: 21 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND XÃ TRÀNG XÁ 22 3.1. Giải pháp về nhân sự 22 3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu Trữ 22 3.3. Xây dựng kho Lưu trữ theo hướng hiện đại hóa 23 3.4. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động Lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26

LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin chân thành cám ơn cô TS Bùi Thị Ánh Vân – Khoa Văn háo thông tin xã hội tận tình hướng dẫn qua buổi học lớp Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo thầy cô nghĩ tiểu luận khó hoàn thiện Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn cô Bài tiểu luận thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu cô để kiến thức lĩnh vực ngày hoàn thiện Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành cô tạo điều kiện cho để hoàn thành tốt tiểu luận Tôi xin chân trọng cảm ơn! Tràng Xá, ngày 12 tháng 08 năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học đề tài ”Công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên” công trình nghiên cứu riêng Tôi hướng dẫn TS Bùi Thị Ánh Vân Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Nếu có sai trái xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Tràng Xá, ngày 12 tháng năm 2016 MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND CNTT Tên cụm từ viế tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư - Lưu trữ việc nghiên cứu công tác Văn Thư - Lưu trữ cần thiết , giúp ích cho học tập công việc sau Với lí chọn đề tài:" Công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên" Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài thực tế UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên để tìm hiểu lấy thông tin thông qua văn xã đông chí lãnh đạo, phận chuyên môn giúp cho có số liệu xác thuận lợi Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu, thu thập thông tin công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu để đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn Thư – Lưu trữ UBND xã Tràng Xá sát thực Kiểm chứng lại kiến thức trường củng cố kiến thức học Đối tượng nghiên cứu giới hạn đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư - Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên Phạm vi nghiên cứu : UBND xã Tràng Xá Thời gian : 2013-2015 Không gian nghiên cứu: UBND xã Tràng Xá Phương Pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương Một số vấn đề công tác Văn Thư - Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên Chương Thực trạng công tác Văn thư -Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư -Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá – Võ Nhai – Thái Nguyên Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ TRÀNG XÁ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ Trong năm gần đây, công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí quan trọng hoạt động cải cách hành quốc gia để đáp ứng phát triển nhanh chóng đất nước Chính vậy, hệ thống văn quy phạm phát luật Văn thưLưu trữ quan tâm Bởi công tác văn thư có liên quan đến hoạt động quản lý từ việc đề chủ trương, sách xây dựng chương chình kế hoạch việc phản ánh tình hình nêu ý kiến lên cấp giải nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý, đòi hỏi người cán phải nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lai, giữ lại để đáp ứng cầu khai thác thông tin khứ phục vụ đời sống xã hội Vậy khái niệm công tác Văn thư: (Công tác văn thư tất công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan) Khái niện công tác Lưu trữ: “ Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước” 1.1.2 Mục đích công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư – Lưu trữ mục đích nhằn lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội người Công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh dạo cán trình thực công việc 1.1.3 Vị trí công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng 1.1.4 Ý nghĩa công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, khoa học loài người.Tài liệu lưu trữ có tác dụng nghiên cứu lịch sử quan, phản ánh kinh nghiệm, thành tựu, nguồn tư liệu xây dựng phòng truyền thống Làm hồ sơ, tổng kết, xây dựng chương trình kế hoặc, thực nhiệm vụ, có tác dụng bảo mật, phòng gian 1.1.5 Mối quan hệ công tác Văn thư công tác Lưu trữ Nguồn tài liệu chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Làm tốt công tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho tài liệu Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đầy đủ nộp vào kho tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác Công tác lập hồ sơ khâu văn thư làm tốt kho lưu trữ tránh tình trạng nhận từ văn thư bó, gói tài liệu chưa chỉnh lý, không công khôi phục lập lại hồ sơ “ Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai” Công tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh công tác văn thư 1.2.Khái quát chung UBND xã Tràng Xá 1.2.1 Lịch sửu hình thành UBND xã Tràng Xá Xã Tràng Xá trước thuộc tổng Tràng Xá châu Võ Nhai Thời Lý, Trần (thế kỷ X- XIV) gọi châu Vạn Nhai Thời thuộc Minh(1407-1427), đổi thành châuVũ Lễ Đầu đời Lê đổi thành huyện Võ Nhai thuộc phủ Phú Bình Đến đời vua Đồng Khánh (1886-1888) Tràng Xá tổng huỵên Võ Nhai (1) Tổng Tràng Xá gồm xã Quan Lũng, Tràng Xá, Khắc Kiệm Thời kì huyện lỵ huyện Võ Nhai chuyển từ xã Lâu Thượng vào đặt xã Tràng Xá Năm 1894, thực dân Pháp cắt tổng Bắc Sơn, Nhất Thể, Quỳnh Sơn, Tân Lưu, Vĩnh Yên khỏi huỵện Võ Nhai để thành lập châu Bắc Sơn, huyện Võ Nhai đổi thành châu Võ Nhai Tràng Xá tổng thuộc châu Võ Nhai(2) Sau cách mạng táng Tám thành công, thực chủ trương Chính phủ bỏ đơn vị hành cấp tổng, theo đơn vị huyện (châu) xã, xã thôn (xóm, bản), tổng Tràng Xá đổi thành xã Tràng Xá (đại xã) gồm thôn Lâu Hạ, Tràng Xá, La Chế, Quan Lũng Ngày 25/3/1948, Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng hoà kí Sắc lệnh số 148/SL, bỏ đơn vị hành cấp phủ, châu, quận Theo đó, châu Võ Nhai đổi thành huyện Võ Nhai Cuối năm 1953, thực chủ trương chia nhỏ đơn vị hành cấp xã Thôn Lâu Hạ tách khỏi xã Tràng Xá để thành lập xã Liên Minh, thôn Na Chế sáp nhập xã Dân Tiến Xã Tràng Xá lại hai thôn Tràng Xá Quan Lũng 17 xã huỵên Võ Nhai Ngày 6/1/1985, thực Quyết định Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ), xã Tân Long, Hoà Bình, Quang Sơn Vân Lăng Võ Nhai cắt Đồng Hỷ Xã Nghinh Tường tách làm hai xã Nghinh Tường Sảng Mộc Ngày 25/10/1990, thị trấn Đình Cả thành lập, xã Tràng Xá 15 đơn vị hành trực thuộc huyện Võ Nhai(1) Tràng Xá xã vùng cao thuộc huyện Võ Nhai, vị trí nằm vùng đông nam Huyện; phía bắc giáp thị trấn Đình Cả, phía tây bắc giáp xã Lâu Thượng, phía đông bắc giáp xã Phú Thượng, phía đông giáp xã Phương Giao, phía đông nam giáp xã Dân Tiến, phía tây nam giáp xã Liên Minh Toàn xã có diện tích tự nhiên 47,75 ki lô mét vuông; đó, có 1.848,44 đất sản xuất nông nghiệp, 1.823,36 đất lâm nghiệp, 74,99 đất nuôi trông thuỷ sản; 347,80 đất phi nông nghiệp (gồm 116,18 đất 681,06 đất chưa sử dụng) So với tổng diện tích đất tự nhiên, đất sản xuất nông nghiệp chiếm 38,71%, đất lâm nghiệp chiếm 38,45%, đất nuôi trông thuỷ sản chiếm 1,57%, đất phi nông nghiệp chiếm 7,28% 1.2.2 Chức Uỷ ban nhân dân (UBND) xã Tràng Xá UBND xã Tràng Xá quan hành Nhà nước cấp xã, thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 UBND xã Tràng Xá Hội đồng nhân dân (HĐND) xã bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm báo cáo mặt công tác trước HĐND xã UBND huyện Võ Nhai, chịu lãnh đạo toàn diện Đảng uỷ xã, đạo UBND huyện Võ Nhai UBND xã Tràng Xá chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng thực sách khác theo quy định Pháp luật địa bàn xã UBND xã thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới địa phương - Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định pháp luật quy chế hoạt động UBND xã - Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải công việc, bảo đảm dân chủ hoạt động theo quy định 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Tràng Xá Uỷ ban nhân dân xã Tràng Xá quan hành Nhà nước địa 10 Năm Quyết Chỉ Công Báo 2013 2014 định 165 171 75 thị 03 01 văn 47 54 33 cáo 65 77 55 2015 (8 tháng đầu) Tờ trình Kế 137 139 87 hoạch 25 28 25 2.1.4 Quản lý công văn “đi” “đến” - Quản lý văn đến : Văn đến toàn văn bản, tài liệu quan nhận từ nơi khác đến Văn đến UBND xã Tràng Xá thông thường gửi đến đường bưu điện, gửi đến hòm thư điện tử, chuyển qua tay bao gồm tất loại: Công văn, Quyết định, Kế hoạch, Thư từ, Báo, Tập san văn chuyển đến tập trung phận văn phòng Nhiệm vụ văn phòng ký nhận tất loại văn nhân viên bưu điện gửi đến Tại tất văn đến UBND xã cán văn phòng kiểm tra, phân loại sơ Các văn gửi trực tiếp cho lãnh đạo như: Chủ tịch, Phó chủ tịch phận chuyên môn không bóc bì mà chuyển trực tiếp Đối với văn gửi chung cho UBND xã bóc bì để tiến hành đóng dấu đến, đăng ký vào sổ đăng ký văn đến; trình chuyển giao văn đến Các văn đến sau bóc bì cán văn phòng chuyển cho Chủ tịch UBND xã xem xét, ghi ý kiến phân phối sau chuyển lại cho văn phòng đăng ký vào sổ chuyển giao cuối chuyển văn đến phận giải Đối với văn cần gửi lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái văn đó, văn phòng làm thủ tục gửi văn chuyển cho đơn vị, cá nhân liên quan Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận văn đến Đóng dấu đến đăng ký văn đên 19 Trình chuyển giao văn đến Tổ chức giải văn đến (Theo dõi, đôn đốc giải văn đến) Sau bảng thống kê công văn đến năm trở lại đây: Năm 2013 2014 2015 Số lượng công văn đến 1779 1229 1278 2.1.5 Quản lý văn Văn tất văn quan ban hành để thực hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình nhà nước Có văn quan làm có tác dụng thiết thực với quan Để tổ chức quản lý thống văn đi, tất văn UBND xã Tràng Xá quy đầu mối phận văn phòng Các văn UBND xã Tràng Xá thông thường giao cho phận chuyên môn tự soạn thảo máy vi tính Văn sau dự thảo xong trình lãnh đạo ký làm thủ tục ban hành Mẫu sổ đăng ký văn UBND xã Tràng Xá [Phụ lục ảnh 3;Tr ] Ở UBND xã Tràng Xá, Công văn gửi vào tất ngày tuần trừ thứ Bảy Chủ nhật Mỗi văn ban hành UBND xã Tràng Xá lưu 02 lưu nơi soạn thảo văn bản, lưu văn phòng gốc Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Đăng ký văn Làm thủ tục gửi văn 20 Lưu văn 2.1.6 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Đối với công văn đến phận văn phòng không lập hồ sơ Các văn đến sau đăng ký vào sổ chuyển tới đơn vị hay cá nhân giải văn Các đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu hồ sơ Đối công văn cán văn phòng xếp thành loại văn như: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn đăng ký vào sổ lưu phận văn phòng Tuy nhiên việc lập hồ sơ lưu hồ sơ UBND xã chưa thực quy định, có phận không lập hồ sơ, tài liệu sau giải xong tình trạng tài liệu rời lẻ, chí có văn ban hành không lưu trữ theo quy định dẫn đến thất thoát văn quan 2.2 Công tác Lưu trữ 2.2.1.Công tác tổ chức đạo công tác lưu trữ UBND xã Tràng Xá UBND xã Tràng Xá quan hành Nhà nước địa phương, lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu Trong trình hoạt động, UBND xã có nhiều tài liệu hình thành, khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện UBND xã Tràng Xá không thành lập phòng, tổ phận lưu trữ riêng mà công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ giao cho cán văn phòng UBND xã Tuy nhiên công việc kiêm nhiệm cán chuyên trách ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu quan Ví dụ có đợt kiểm tra, tranh tra cấp lĩnh vực việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu đoàn kiểm tra không đầy đủ tài liệu hình thành 2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan UBND xã Tràng Xá quan hành nhà nước địa phương, trình hoạt động hình thành loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật Trong loại hình tài liệu tài 21 liệu hành (tài liệu giấy) chiếm số lượng nhiều phản ánh chức nhiệm vụ quan hành nhà nước Ví dụ: Quyết định, Tờ trình, Kế hoạch loại tài liệu khác chiếm số lượng 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Tài liệu UBND xã Tràng Xá phân loại, lập hồ sơ theo phương án (Thời gian – Mặt hoạt động) [Phụ lục ảnh 2;Tr 27 ] 2.2.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định Theo quy định Thông tư số 14/2011/TT-BNV, ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ “Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn” tài liệu hình thành trình hoạt động xã lưu lưu trữ cấp xã Tuy nhiên UBND xã Tràng Xá chưa có kho lưu trữ tài liệu không tiến hành việc giao nộp tài liệu theo quy định 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Qua khảo sát thực tế, nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND xã Tràng Xá chưa có phòng đọc, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học chưa phát huy hiệu tài liệu lưu trữ quan 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu Hiện UBND xã Tràng Xá chưa có kho Lưu trữ tài liệu riêng, tài liệu quan đựng cặp ba dây bảo quản tủ phòng làm việc phận chuyên môn Do chưa có kho lưu trữ tài liệu nên biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu chưa áp dụng từ dẫn đến tài liệu dễ bị mối mọt hư hỏng 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Trong trình giải công việc UBND xã, văn soạn thảo lưu máy vi tính phận chuyên môn Riêng phận Kế toán, Tư pháp có sử dụng phần mềm kế toán phần mềm đăng ký hộ tịch 22 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm Việc đăng ký văn UBND xã Tràng Xá cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn Qua khảo sát thấy UBND xã Tràng Xá vào số lượng ban hành văn năm mà lập thành loại sổ Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND xã Tràng Xá đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn phòng, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Hiện nay, UBND xã Tràng Xá lập thành loại sổ là: - Sổ đăng ký văn đến văn thường - Sổ đăng ký văn đến văn mật Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ UBND xã Tràng Xá tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau UBND xã Tràng Xá có quan tâm đạo công tác Văn thư – Lưu trữ mức độ hạn chế: cử cán đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ cấp tổ chức 2.3.2 Tồn Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND xã Tràng Xá tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn công sức 23 cần thiết Việc lưu văn chưa khoa học, có văn ban hành lưu văn thư Việc đăng ký văn vào sổ theo quy định cán văn thư UBND xã Tràng Xá cán văn phòng giao nhiệm vụ phận chuyên môn soạn thảo xong khác tự đăng ký vào sổ công văn Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND xã Tràng Xá số hạn chế là: chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát Trong công tác văn thư toàn văn – tài liệu hình thành trình hoạt động quan chưa lập hồ sơ theo quy định Toàn tài liệu tình trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Cấp xã cán chuyên trách văn thư mà cán văn phòng kiêm nhiệm, công việc nhiều chưa tham mưu thực tốt công tác văn thư cho quan Theo quy định nhà nước UBND xã cán chuyên trách làm công tác lưu trữ mà công việc cán văn phòng đảm nhiệm Vì mà công tác Lưu trữ UBND xã Tràng Xá nhiều hạn chế Chưa xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ, chưa xây kho lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phận chuyên môn Toàn tài liệu chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu * Tiểu kết: Trên toàn hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu UBND xã Tràng Xá Tôi nhận thấy UBND xã Tràng Xá làm tốt chức năng, nhiệm vụ Nhìn chung đã thực theo quy định công tác Văn thưu – Lưu trữ giúp quan giải công việc nhanh chóng thuận lợi công tác tra cứu tài liệu 24 25 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND XÃ TRÀNG XÁ Nội dung chương nêu mặt đạt mặt chưa đạt công tác Văn thư – Lưu trữ nguyên nhân yếu kén chưa làm Hy vọng chương biện pháp, kiến nghị mà nêu nhằm hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu giúp ích cho UBND xã Tràng Xá đổi đạt hiệu cao công tác 3.1 Giải pháp nhân - Cần bố trí cán làm công tác lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật - Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ cán lưu trữ hồ sơ Quyết liệt đạo, hướng dẫn thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại, hiệu - Cán cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt thông tin kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn thực chuyên môn nghiệp vụ trường ; Tìm hiểu, nắm rõ thông tin hoạt động nhà trường; Phải động sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp ; Phối hợp tốt với tổ chức đơn vị đoàn thể, tổ chuyên môn hoạt động trường - Bố trí, xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Chỗ làm việc là: “Thế giới riêng” nhân viên văn phòng nói chung nhân viên văn thư nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học 3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu Trữ Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư – Lưu trữ nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực 26 cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại giải quyết công việc - Lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời - Mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định 3.3 Xây dựng kho Lưu trữ theo hướng đại hóa Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động Lưu trữ Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phận chuyên môn, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục, xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán 27 Tóm lại, số kiến nghị dựa sở đánh giá trực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Tràng Xá mà nêu Chương nhằm góp phần hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Tràng Xá Tôi hy vọng ý kiến đóng góp xem xét để công tác Văn thư – Lưu trữ ngày hoàn thiện 28 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế UBND xã Tràng Xá nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành Do công tác lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định đắn, xác, kịp thời với điều kiện thực tế UBND Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Cán làm công tác lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc giao.Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường , giúp đỡ nhiệt tình giúp cho nhóm có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường 29 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Tràng Xá Phó chủ tịch phụ trách kinh tế Chủ tịch UBND xã Phó chủ tịch phụ trách văn xã Tài Kế hoạch Nông – lâm nghiệp Khoa học công nghệ Địa – xây dựng Công tác tư pháp, cải cách hành Văn phòng HĐND & UBND Công an – Quân Công tác dạy nghề Y Tế Công tác lao động thương binh xã hội Công tác văn hóa- thông tin, thể dục, thể thao Vay vốn phát triển sản xuất, xoá đói giảm nghèo Công tác Giáo dục Phụ lục 2: Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND xã Tràng Xá, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên (Phương án: Thời gian - Mặt hoạt động) Thời gian Năm 2013 Mặt hoạt động 1.Kinh tế 1.1.Tài - Hồ sơ dự toán thu, chi ngân sách xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ toán thu, chi ngân sách xã Tràng Xá năm 2013 1.2 Sản xuất nông nghiệp - Hồ sơ sản xuất Lúa vụ Xuân xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ sản xuất Ngô vụ Xuân xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ sản xuất Lúa vụ Hè thu xã Tràng Xá năm 2013 30 - Hồ sơ sản xuất Ngô vụ Hè thu xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ trồng lâm nghiệp xã Tràng Xá năm 2013 1.3 Tài nguyên môi trường – Xây dựng 2.1.Đất đai - Hồ sơ cấp Giấy CNQSD đất cho nhân dân xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ cấp đổi Giấy CNQSD đất cho nhân dân xã Tràng Xá năm 2013 - 2.2 Xây dựng - Hồ sơ xây dựng Nhà văn hoá xã Tràng Xá, năm 2013 - Hồ sơ xây kê mương nội đồng xóm Lò Gạch, xã Tràng Xá năm 2013 - Văn hoá xã hội 3.1 Nếp sống văn hoá - Hồ sơ bình xét danh hiệu gia đình văn hoá, làng văn hoá xã Tràng Xá năm 2013 3.2 Thể thao - Hồ sơ Đại hội thể dục thể thao xã Tràng Xá lần thứ III năm 2013 3.3 Lao động thương binh xã hội - Hồ sơ bình xét hộ nghèo, hộ cận nghèo xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ chi trả trợ cấp xã hội cho đối tượng bảo trợ xã hội xã Tràng Xá năm 2013 Giáo dục - Hồ sơ phổ cập giáo dục tiểu học địa bàn xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ phổ cập giáo dục THCS địa bàn xã Tràng Xá năm 2013 An ninh – Quốc phòng 5.1 Trật tự an toàn xã hội - Hồ sơ đảm bảo trật tự an toàn giao thông xã Tràng Xá năm 2013 - 5.2 Dân quân – tự vệ - Hồ sơ huấn luyện Dân quân tự vệ xã Tràng Xá 31 năm 2013 - 32 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 33 Lê Thị Hương Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K5B