MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI CAM ĐOANDANH MỤC VIẾT TẮTPHẦN MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu đề tài.13. Mục tiêu nghiên cứu44. Nhiệm vụ nghiên cứu45. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu56. Giả thuyết nghiên cứu57. Phương pháp nghiên cứu58. Cấu trúc của Đề tài.6PHẦN NỘI DUNG6CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀBỘ TIÊU CHUẨN ISO 900061.1.Khái quát về công ty CP INTRACOM61.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP INTRACOM.61.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty CP INTRACOM91.2.Khái quát chung về quản lý chất lượng và HTQLCL121.2.1. Chất lượng.121.2.2. Quản lý chất lượng.131.2.2.1. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng.141.2.3. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu TCVN ISO 9000.151.2.3.1. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000151.2.3.2.Khái quát về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000171.2.3.3.Kết cấu của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000181.2.4. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008181.2.4.1.Khái niệm về Hệ thống quản lý chất lượng.181.2.4.2. Vai trò của Hệ thống quản lý chất lượng191.2.4.3.Nội dung chính của HTQLCL ISO 9001:2008201.3. Ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng211.3.1. Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng211.3.2. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.231.3.3.Quy trình ứng dụng ISO 9001: 2008 Trong công tác văn phòng231.3.4.Yêu cầu của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác hành chính.26CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP INTRACOM292.1. Chủ trương chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty CP INTRACOM trong việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.292.2. Thực trạng ứng dụng trong công tác văn phòng tại công ty CP INTRACOM.322.2.1. Ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.332.2.2.Ứng dụng ISO trong quản lý văn bản đến.362.2.3. Nguyên nhân của thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp.54CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNGTẠI TY CP INTRACOM563.1. Nhận thứ của Ban lãnh đạo về chủ chương ứng dụng ISO563.2. các giải pháp nâng cao công tác ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp57PHẦN KẾT LUẬN64DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO66PHỤ LỤC67
LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xu hội nhập kinh tế giới tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp nước Để tồn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải chủ động cập nhập cải tiến chất lượng để nâng cao hiệu công việc, sản xuất kinh doanh Hiện doanh nghiệp Việt Nam áp dụng có hiệu HTQLCL ISO 9001:2008 như: Công ty Cổ phần xây dựng kinh doanh địa ốc Hòa Bình, công ty TNHH Xuân Thu… qua nhiều năm áp dụng tiêu chuẩn ISO Đa số doanh nghiệp nhận thức tầm quan trọng việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO mang lại hiệu định hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiên trước tâm lý ưu chuộng cấp nhiều doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp cố gắng đạt chứng nhận để đáp ứng tiêu chuẩn ISO mà không thực triển khai hpawcj cps triển khai không triệt để đồng dẫn đến chất lượng sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao ( viết tắt công ty CP INTRACOM) triển khai ứng dụng có hiệu HTQLCL ISO 9001:2008 từ năm 2010 nay, đặc biệt việc ứng dụng HTQLCL giúp cho công tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động hiệu Với lý tôi dẫ chọn đề tài: “ Ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 công tác phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu đề tài Hiện nghiên cứu HTQLCL có nhiều cán quan Nhà nước, doanh nghiệp nước đề cập đến Nhờ đề tài khóa luận tác giả có nhiều thuận lợi sở lý luận chung HTQLCL Trước tiên phải kể đến văn quy phạm pháp luật số văn khác nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời sở để đánh giá trình áp dụng ISO doanh nghiệp - Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ - Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ - Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước - Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước - Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm tổ chức đánh giá phù hợp - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận HTQLCL theo TCVN ISO 9001 Bên cạnh văn Nhà nước ban hành, phải nhắc đến sách, giái trình nghiên cứu HTQLCL cụ thể: - Kaôru Ixikaoa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Đề cập đặc điểm, thực chất cách tiến hành phương pháp quản lý chất lượng hiệu Nhật; nêu khác biệt quản lý chất lượng Nhật Mỹ - nơi sinh phương pháp lại vận dụng hiệu Nhật - Nguyễn Hữu Thái Hòa: “ Hành trình văn hóa ISO giấc mơ chất lượng Việt Nam” nhà xuất Trẻ, giáo trình đề cập đến nhận định chiến lược riêng mà có Việt Nam phát huy hiệu cao mà Trung Quốc quốc gia khác - Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật-Hà Nội Cung cấp nhận thức chung HTQLCL (QMS) hướng dẫn thực yêu cầu HTQLCL theo ISO 9001:2008 Việt Nam - Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Giáo trình cung cấp kiến thức quản lý chất lượng; tổng quát khách hàng đánh giá thỏa mãn khách hàng; phân tích chất lượng sản phẩm; quản trị chất lượng; quản trị chất lượng dịch vụ; tiêu chuẩn hóa; đảm bảo cải tiến chất lượng; kiểm tra chất lượng sản phẩm; đo lường; chi phí kiểm soát chất lượng - Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp in Việt Nam, Luận án tiến sĩ khoa học kinh tế: 5.02.05, Hà Nội Đề tài nghiên cứu chất phương pháp quản trị mục tiêu quản trị theo trình từ đánh giá thực trạng áp dụng chúng đề xuất số biện pháp chuyển sang quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp in Việt Nam - Nguyễn Thị Nga Lớp ĐHLT QTVP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “ Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 công tác văn phòng công ty TNHH Thương mại kỹ thuật Xuân Thu”đề tài đưa thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng công ty TNHH Xuân thu đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng doanh nghiệp Các đề tài nghiên cứu: - Nguyễn Việt Hưng (2006), Văn hóa chất lượng xây dựng văn hóa chất lượng doanh nghiệp, Tạp chí Kinh tế Phát triển, số 108, trang 44-47, Hà Nội đề cập đến vấn đề khái niệm, đặc điểm cấu trúc văn hóa chất lượng, mô hình văn hóa chất lượng sau tập trung phân tích mô hình đánh giá, xây dựng văn hóa chất lượng doanh nghiệp - Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang, Hoàng Thị Thu Hà (2013), Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam – Thực trạng khuyến nghị, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31, Hà Nội thực trạng áp dụng 5S doanh nghiệp Việt Nam, nguyên nhân đề xuất số khuyến nghị nhằm áp dụng 5S Việt Nam Mặc dù có nhiều tài liệu, nghiên cứu HTQLCL áp dụng ISO chưa có chương trình đề cập đến áp dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp Do hướng đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đề tài hướng tới mục tiêu: “Nâng cao hiệu ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 công tác văn phòng công ty CP INTRACOM” Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống lại lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 HTQLCL ISO 9001:2008 Khảo sát thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 công tácvăn phòng công ty CP INTRACOM Phân tích khó khăn, thuận lợi, kết đạt được, hạn chế Doanh nghiệp ứng dụng HTQLCL Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong công tác văn phòng Đưa giải pháp giúp Doanh nghiệp thực hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác hành Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng công ty CP INTRACOM ứng dụng ISO 9001:2008 Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty CP INTRACOM, địa Tầng 24 tòa nhà Intracom Phường Phúc Diễn-Quận Bắc Từ Liêm Do hạn chế thời gian không gian nghiên cứu nên đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công văn phòng công ty CP INTRACOM Giả thuyết nghiên cứu - Ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 có phải phương án hữu ích dẫn đến việc quản lý công tác hành cua Doanh nghiệp đạt hiệu cao - Việc ứng dụng HTQLCL Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhiều Doanh nghiệp quan tâm nói chung công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông nói riêng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin:Phương pháp nàyđược thực việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, đề tài khoa học viết HTQLCL Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để tìm lý luận cho đề tài nghiên cứu Phương pháp quan sát:Là trình quan sát giải thủ tục hành doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp Mô tả: Phương pháp thể việc mô tả lại nhưngc quy trình, bước công tác Hành Doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp phân tích- so sánh:Phương pháp sử dụng đề tài việc phân tích khó khăn, hạn chế, phân tích thành tích đạt tồn động việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 từ so sánh việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác hành với công tác hành đơn chưa ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp nghiên cứu vấn: Phương pháp nhằm có kết điều tra thông tin cách đặt câu hỏi trực tiếp nhằm chứng minh cho luận điểm, đưa Cấu trúc Đề tài Chương1 Khái quát chung HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9000 Chương Thực trạng ứng dụng ISO công tác hành Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO công tác hành công ty PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát công ty CP INTRACOM 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty CP INTRACOM Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước • Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico Nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động công ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnhvực xây dựng là:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự 10 - Công tác đào tạo nguồn nhân lực công ty chưa tiến hành cách thường xuyên định kỳ khiến cho chất lượng nguồn nhân chưa cao - Việc thực bước quy trình tuyển dụng không thực theo trình tự bước, trình tuyển dụng bỏ số bước Ví dụ: theo thực tế quan sát công tác tuyển dụng doanh nghiệp thường thực qua bước như: thu thập nhu cầu tuyển dụng phòng ban- trình lên Ban lãnh đạo- thông báo tuyển dụng trang thông tin- hẹn lịch vấn không trải qua bước kiểm tra, đánh giá theo quy trình xây dựng Thứ sáu: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm soát công việc Kiểm soát công việc có vai trò quan trọng doanh nghiệp, việc kiểm soát khối lượng công việc CBCNV giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt khối lượng công việc hàng CBCNV thực hiện, tiến độ công việc thực chưa xong công việc giải xong, từ có điều chỉnh phù hợp giúp CBCNV thực công việc cách hiệu Trước năm 2010 doanh nghiệp chưa ứng dụng ISO hoạt động kiểm soát công việc CBCNV vô khó khăn không thực cách thường xuyên Cuối năm 2010 thực công tác ứng dụng ISO để nâng cao chất lượng hoạt động doanh nghiệp Ban lãnh đạo nhận quan trọng việc kiểm soát công việc CBCNV, đưa công tác ứng dụng ISO vào hoạt động kiểm soát công việc CBCNV doanh nghiệp Việc kiểm soát công việc CBCNV doanh nghiệp thực cách gửi báo cáo cáo ngày, báo cáo tuần, tháng để báo cáo tình hình thực công việc theo ngày, tuần, tháng - Việc báo cáo kết công tác ngày CBCNV thực hình thức gửi qua thư điện tử đến Ban lãnh đạo, văn phòng doanh nghiệp, phận ISO, người quản lý trực tiếp CBCNV trước 20h tối văn báo cáo ngày 54 mẫu hóa 12 - Đối với báo cáo tháng CBCNV tiến hành gửi qua hòm thư điện tử đến Ban lãnh đạo, văn phòng doanh nghiệp, phận ISO, người quản lý trực tiếp CBCNV trước 20h ngày thứ bảy cuối tuần mẫu báo cáo tháng mẫu hóa13 - Đối với báo cáo tháng CBCNV tiến hành gửi qua hòm thư điện tử đến Ban lãnh đạo, văn phòng doanh nghiệp, phận ISO, người quản lý trực tiếp CBCNV Thời gian gửi trước 20h ngày cuối tháng.Mẫu báo cáo công việc tháng mẫu hóa14 Như việc đưa công tác báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng đem lại kết to lớn, thúc đẩy công việc tiến hành tốt hơn, đồng thời Ban lãnh đạo công ty nhìn nhần khách quan khối lượng công việc củamỗi phận, cá nhân thực để có điều chỉnh cho phù hợp đẻ tránh tình trạng người phải đảm nhiệm nhiều công việc có cá nhân thực công việc Ban lãnh đọa đưa hình thức xử phạt hành CBCNV không thực việc báo cáo công việc cách thường xuyên, điều kiến cho CBCNV có tinh thần trách nhiệm cao việc báo cáo tình hình, kết thực công việc hàng ngày, hàng tuần,… Bên cạnh kết việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác quản lý công việc CBCNV bên cạnh mặt đạt có hạn chế cần phải khắc phục như: - Nhiều CBCNV thực việc báo cáo công việc cho xong nhiệm vụ Ví dụ: có trường hợp CBCNV hôm nghỉ không làm xong cuối ngày báo cáo công việc hôm - Có trường hợp báo cáo công việc hàng ngày giống ý nhau, khối lượng công việc khác - Còn có trường hợp báo cáo công việc không gửi thời gian quy định Ví dụ: CBCNV gửi lúc 17h thời gian công việc kết 12 Phụ lục số 09 Mẫu báo công việc theo ngày 13 Phụ lục10 Mẫu cáo cáo công việc theo tuần 14 Phụ lục số 11 Mẫu báo cáo công việc theo tháng 55 thúc doanh nghiệp 17h30p - Việc thực công tác báo cáo tuần có trường hợp gửi y nguyên ngày làm việc tuần 2.2.3 Nguyên nhân thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng doanh nghiệp Việc tiến hành áp dụng ISO doanh nghiệp CP INTRCOM sau năm thực đem lại chuyển biến tích cực nhằm nân cao công tác hành doanh nghiệp, xong bên cạnh kết đạt công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng doanh nghiệp gặp phải hạn chế, khó khăn, sau nguyên nhân dẫn đến thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng doanh nghiệp năm vừa qua Việc ứng dụng ISO nói chung hoạt động doanh nghiệp chưa tiến hành cách đồng bộ, mẻ với nhiều CBCNV Công tác thông tin, tuyên truyền vấn đề chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9000 có tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chưa thực cách thường xuyên, sâu rộng dẫn đến có số phận doanh nghiệp chưa hiểu chất việc triển khai ứng dụng Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng đủ yêu cầu Việc ứng dụng công nghệ thông tin loại máy móc thiết bị đại cho việc giải công tác văn phòng chưa thực hiệu Chế độ đãi ngộ, thưởng phạt cho cán bộ, nhân viên hầu hết mang tính cảm tính mà chưa có văn quy định rõ ràng tiêu chí đánh giá Trong doanh nghiệp có nhiều CBCNV người nên chưa tham gia lớp đào tạo hay cấp chứng dẫn đến việc áp dụng ISO chưa hiệu mong muốn 56 Tiểu kết chương Tiếp theo chương lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO Chương đề cập trực tiếp đến thực trạng ứng dụng ISO công tác văn phòng công ty CP INTRACOM ứng dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp tập chung qua công việc sau: - Soạn thảo ban hành văn Quản lý văn đến Tổ chức kiện Kiểm soát tài liệu Tuyển dụng nhân Kiểm soát công việc Sau năm triển khai ứng dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp đem lại nhiều chuyển biến tích cực công việc, chất lượng công tác văn phòng ngày nâng cao, xong bên cạnh có hạn chế, khó khăn gặp phải Và chương chương Tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp 57 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNGTẠI TY CP INTRACOM Trải qua năm ứng dụng ISO vào hoạt động doanh nghiệp nói chung công tác hành nói riêng Doanh nghiệp có thành tựu đạt đáng để ghi nhận, công tác văn phòng doanh nghiệp cải thiện cách tích cực, quy trình xử lý công việc tiến hành cách nhanh gọn hiệu cao Xong bên cạnh mặt đạt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác hành doanh nghiệp có hạn chế chưa khắc phục với mong muốn doanh nghiệp ngày tiến Trong đề tài khóa luận đề cập đến nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan dẫn đến hạn chế tồn công tác văn phòng doanh nghiệp ứng dụng ISO sau xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng ứng dụng ISO công ty CP INTRACOM 3.1 Nhận thứ Ban lãnh đạo chủ chương ứng dụng ISO Việc nhận thức đắn đường lối, chủ trương việc ứng dụng ISO hoạt động doanh nghiệp có ý nghĩa vô quan trọng, định đến việc nâng cao, hoàn thiện, triệt để việc ứng dụng ISO hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói chung hoạt động văn phòng nói riêng Nhận thức lãnh đạo định đến việc xây dựng chủ trương, sách, ban hành văn để thực triệt để công tác ứng dụng ISO Sau năm ứng dụng ISO vào hoạt động doanh nghiệp đến Ban lãnh đạo doanh nghiệp giữ vững nhận thức đắn việc nâng cao chất lượng hoạt động việc ứng dụng ISO Nhưng thân nhận thức Ban lãnh đạo dừng lại mức độ quan tâm Để thời gian tới công tác ISO doanh nghiệp tiến hành triệt để đòi hỏi Ban lãnh đạo cần phải liệt đạo việc xây dựng chủ trương, sách, văn 58 3.2 giải pháp nâng cao công tác ứng dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp Thứ nhất: Tuyên truyền, phổ biến công tác ứng dụng ISO Ban lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp phòng ban thực công tác tuyên truyền tầm quan trọng việc ứng dụng ISO công tácvăn phòng Tổ chức hội thảo chuyên đề việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 toàn thể CBCNV doanh nghiệp nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm CBCNV toàn doanh nghiệp Việc phổ biến công tác ứng dụng ISO cần thực thường xuyên hơn, doang nghiệp có nhiều CBCNV trẻ, vào, quy trình đến dẫn đến tình trạng giải công việc không theo quy trình, mà chất việc ứng dụng ISO xây dựng bước thực hiện, cần người không thực không tuân theo quy trình xây dựng toàn quy trình bị phá vỡ Thứ hai Mở lớp đào tạo bồi dưỡng kiến thức ISO Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần liên kết, mời chuyên gia tư vấn, hay trung tâm để mở lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn bồi dưỡng kiến thức ISO cho toàn thể CBCNV doanh nghiệp Theo kết khảo sát có tới 60.% 15 CBCNV hỏi có tham gia đầy đủ buổi đào tạo cấp chứng không? CBCNV trả lời không tham gia đào tạo cấp chứng chỉ, có 20% 16 CBCVN không tham gia đầy đủ buổi đào tạo cấp chứng 20%17 CBCNV tha gia buổi đào tạo xong tranh thủ giải công việc.Điều ảnh hưởng không nhỏ đến kết ứng dụng ISO công tác doanh nghiệpchính Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần kết hợp với trung tâm hay doanh nghiệp tư vấn đề mở lớp đào tạo ngắn hạn cho CBCNV để thực công việc hiệu việc làm cần thiết quan trọng CBCNV hiểu nắm rõ quy trình phổ biến cách thức thực theo 15 Phụ lục số 02 Bảng tổng kết phiếu khảo sát 16 Phụ lục số 02 Bảng tổng kết phiếu khảo sát 17 Phụ lục số 02 Bảng tổng kết phiếu khảo sát 59 quy trình việc ứng dụng ISO doanh nghiệp đạt hiệu cao Việc đào tạo phải áp dụng rộng rãi cho toàn thể CBCNV doanh nghiệp lẽ nhân tố trực tiếp vận hành công tác ứng dụng ISO trình giải công việc hàng ngày Thứ ba: Hoàn thiện hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu gương hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thông báo ý định tạo quán hoạt động, việc hoàn thiện hệ thống tài liệu doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau: - Các CBCNV doanh nghiệp phải tham gia soạn thảo góp ý tài liệu - Trưởng phận phải xem xét, hoàn thiện tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị, phận quản lý - Tất tài liệu ban hành phải triển khai áp dụng để đánh giá khách quan quan tình hình thực - Các thành viên tham gia vào công tác soạn thảo, xem xét tài liệu, nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn tình hình hoạt động doanh nghiệp Thứ tư Xây dựng hoàn thiện quy trình hoạt động văn phòng Nhằm đảm bảo cam kết sách chất lượng doanh nghiệp thực thi công tác văn phòng doanh nghiệp cải thiện tốt cần phải xây dựng, cải tiến lại số quy trình công tác văn phòng phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn xong đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng Theo số thống kê từ kết khảo sát có tới 70% CBCNV trả lời trình giải công việc bỏ qua số bước quy trình Chỉ có 30% CBCNV thực theo quy trình xây dựng Điều chứng minh việc xây dựng cải tiến lại quy trình điều vô cần thiết Đặc biệt công tác tuyển dụng nhân doanh nghiệp nay: Theo kết vấn ông: Đinh Xuân Trọng Hiếu-Phụ trách công tác nhân chung doanh nghiệp ông: Hiếu cho rằng: “Hiện công tác tuyển dụng nhân doanh nghiệp theo quy trình trải qua nhiều bước, nhiều thủ tục, dẫn đến công tác tuyển dụng gặp nhiều khó khăn, ứng viện đợi kết thời gian dài chuyển sang ứng tuyển vào doanh nghiệp khác” Trong trình thực tập doanh nghiệp tham gia vào công tác tuyển dụng doanh nghiệp Tôi nhận thấy quy trình tuyển dụng nhân cần đơn 60 giản hóa số bước Sau đề xuất quy trình tuyển dụng doanh nghiệp sau: Người Thực Trưởng phòng Sơ đồ Ghi Xác định nhu cầu tuyển dụng Văn phòng công ty Văn phòng công ty Lên kế hoạch thông báo tuyển dụng Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ Bộ phận nhân Bộ phận nhân Đạt Văn phòng công ty Phỏng vấn Đạt Văn phòng công ty Bộ phận nhân kết hợp Trưởng Bộ phận Trình Ban lãnh đạo Đạt Văn phòng công ty Làm hợp đồng thử việc Bộ phận nhân Đạt Văn phòng công ty Làm hợp đồng thức Bộ phận nhân Đạt Văn phòng công ty Lưu hồ sơ nhân Bộ phận nhân Ngoài quy trình tuyển dụng nhân ra, quy trình khác như: Quy trình soạn thỏa ban hành văn bản, quy trình quản lý văn đến, quy trình kiểm soát tài liệu… cần đánh giá lại sở đánh giá xây dựng lại nhằm cải tiến quy trình doanh nghiệp áp dụng 61 hoạt động doanh nghiệp nói chung hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói riêng Thứ năm: Hoàn thiện nguồn nhân lực cho HTQLCL Nhân yếu tố quan trọng thành công doanh nghiệp, nguồn nhân lực để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói chung hiều hạn chế số lượng chất lượng Để công tác ứng dụng HTQLCL triệt để chất lượng nguồn nhân lực phải nâng nên, bổ sung ví nhân thiếu, theo quan sát đánh giá, doanh nghiệp cần phải bổ sung số vị trí nhân để đảm bảo hoạt động văn phòng thực tốt như: - Bổ sung vị trí nhân cho phận truyền thông, tổ chức kiện Hiện hàng năm doanh nghiệp tổ chức nhiều kiện mang tính định kỳ lễ khai pháp, lễ tạ pháp, lễ tổng kết công tác năm… kiện tác động trực tiếp đến hiệu sản xuất, kinh doanh như: Lễ ký kết hợp đồng, lễ mở thầu…mà chưa có nhân đảm phận trực tiếp đảm nhiệm vị trí này, dẫn đến tình trạng giải công việc trình TCSK gặp nhiều khó khăn, đem lại kết không mong muốn - Doanh nghiệp cần bổ sung thêm nhân đảm nhiệm công tác lưu trữ doanh nghiệp, hàng năm khối lượng tài liệu lưu trữ ngày lớn, việc nhân chuyên trách phận lưu trữ làm cho công tác tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu tiêu hủy tài liệu lưu trữ - Hiện việc đảm nhiệm công tác nhân doanh nghiệp có cán ông: Đinh Xuân Trọng Hiếu, khối lượng công việc ngày lớn, phận nhân vừa đảm bảo công tác tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực bên cạnh giải thủ tục sách liên quan đến bảo hiểm, doanh nghiệp cần bổ sung thêm cán làm công tác nhân sự, để công tác nhân doanh nghiệp thực tốt ứng dụng ISO thời gian Thứ sáu Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng - Ứng dụng ISO đạt hiệu cao sở vật chất, trang thiết bị 62 không đáp ứng đủ cho yêu cầu Trong năm vừa kinh tế doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn xong Ban lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm, trọng việc đầu tư vào sở vật chất, trang thiết bị để thực tốt công tác ứng dụng ISO thời gian tới đem lại hiệu cao, cần phải trang bị thêm sở vật chất trang thiết bị, văn phòng doanh nghiệp cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy, đồng ghế ngồi đa bàn làm việc CBCNV Máy vi tính thay từ hình CRT sang hình LCD, hình LED - Ngày công nghệ thông tin phát triển, để thực tốt công tác ứng dụng ISO doanh nghiệp cần phải đầu tư tư ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân giúp người thực dễ dàng công việc, tăng suất, hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót Thứ bảy: Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác ứng dụng ISO cách thường xuyên Bất chủ trương, sách đưa vào thực cần phải tiến hành khâu kiểm tra từ đánh giá chất lượng, hiệu việc thực chủ trương, sách Đối với công tác ứng dụng ISO Cho đến công tác ứng dụng ISO thực năm xong công tác kiểm tra đánh giá chất lượng chưa thực cách thường xuyên Trong thời gian tới để thực triệt để công tác ứng dụng ISO Ban lãnh đaoọ cần quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện, mức độ đạt được, hạn chế gặp phải để từ có hướng điều chỉnh cho phù hợp trình giải công việc Thứ tám: Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác ứng dụng ISO Từ việc kiểm tra chất lượng thực công tác ứng dụng ISO đánh giá kết thực CBCNV để từ có hình thức khen thưởng kỷ luật cho thích hợp Doanh nghiệp INTRACOM cần có sách khen thưởng, kỷ luật thỏa 63 đáng, công cho CBCNV có thành tích cao công tác ứng dụng ISO có cống hiến cho phát triển doanh nghiệp Đây sách nhằm nâng cao suất hiệu hoạt động lĩnh vực hoạt động Việc xây dựng chế độ thưởng phạt ISO cách hợp lý thu hút quan tâm thành viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao mà phát huy tính tự chủ, động, sáng tạo CBCNV trình làm việc Những cống hiến thành viên doanh nghiệp ghi nhận chế độ thưởng xứng đáng nguồn lực động viên lớn, khuến khích thành viên phấn đấu, thi đua, nỗ lực để cống hiến phát triển cho doanh nghiệp Những quy định xử phạt hành vi, vi phạm nội quy, quy chế ISO giúp cho thành viên hiểu rõ trách nhiệm không để xảy sai phạm đó, giảm thiểu sai phạm nâng cao hiệu công tác ứng dụng ISO hoạt động doanh nghiệp nói chung công tác văn phòng doanh nghiệp nói riêng Thứ chín Về phía quan Nhà nước Để doanh nghiệp triển khai áp dụng hiệu công tác ISO hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà nước có vai trò không nhỏ dẫn đến thành công việc triển khai, ứng dụng ISO doanh nghiệp Nhà nước cần ban hành văn quy định, hướng dẫn, khuyến khích doanh ngiệp ứng dụng ISO nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Nhà nước cần có văn Luật văn quy phạm pháp luật, có chế tài quy định cụ thể cho quan, tổ chức ứng dụng ISO không quan hành mà doanh nghiệp Riêng doanh nghiệp ứng dụng ISO ứng dụng ISO cần có văn hướng dẫn cụ thể để việc ứng dụng doanh nghiệp triển khai ứng dụng theo quy chuẩn định, có quản lý chế tài xử lý doanh nghiệp vi phạm Tránh tình trạng số doanh nghiệp quan tâm đến việc giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO, cấp chứng doanh nghiệp lại không trọng đến chất lượng sản phẩm, - Các quan quản lý nhà nước cần có văn hướng dẫn cụ thể sở đào tạo, tiêu chuẩn chuyên gia, quan, tổ chức cấp 64 chứng nhận cho doanh nghiệp văn quản lý cấp chứng đào tạo chuyên viên ISO, chuyên gia đánh giá nội đồng thời có văn quy định chương trình khung giảng dạy học phần sở đào tạo - Nhà nước cần có sách hỗ trợ doanh nghiệp để khuyến khích doanh nghiệp giảm thuế, giảm thủ tục hành chính, vay vốn, ưu đãi lãi suất nhằm giảm bớt khó khăn tạo thuận lợi cho doanh nghiệp việc xây dựng hoàn thiện HTQLCL nhằm phát triển doanh nghiệp, trì hoạt động doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng - Nhà nước cần đẩy mạnh xây dựng hệ thống pháp luật, tạo sở pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp người tiêu dùng người kinh doanh, tạo công thuận lợi cho hoạt động kinh doanh - Nhà nước quan quản lý nhà cần đẩy mạnh việc triển khai ứng dụng ISO quan, tổ chức, doanh nghiệp đồng thời nên tổ chức hội thảo chuyên đề rộng rãi để quan, tổ chức, doanh nghiệp tham dự thông qua phương tiện thông tin đại chúng, khóa đào tạo, hội thảo khuyến khích trường xây dựng chương trình đào tạo chất lượng để đáp ứng nhu cầu thị trường trường - Nhà nước cần ban hành văn quy chế xử phạt doanh nghiệp đăng ký ứng dụng ISO hoạt động sản xuất mà không thực theo quy trình không đảm bảo chất lượng cam kết,tịch thu chứng chứng nhận ISO doanh nghiệp Để từ quan, doanh nghiệp có ý thức trách nhiệm cao công việc PHẦN KẾT LUẬN Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng ISO công tác văn phòng công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông” gồm chương Chương Giới thiệu công ty CP INTRACOM, văn phòng doanh nghiệp đưa lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn ISO 900 Chương Đã đưa nhìn nhận khách quan trình ứng dụng ISO công tác văn phòng doanh nghiệp Từ đánh giá ưu điểm, hạn chế năm triển khai ứng dụng ISO Chương Từ thực trạng việc ứng dụng ISO công tác văn phòng tác giả 65 đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng doanh nghiệp Từ thực trạng giải pháp nêu, xin đưa số khuyến nghị sau: - Thứ nhất, quan trọng giữ vững chủ trương, sách ứng dụng ISO Ban lãnh đạo tham gia toàn thể cán bộ, nhân viên doanh nghiệp Vì ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi quan tâm, trì thường xuyên để mang lại hiệu thật Đây điều mà ban lãnh đạo doanh nghiệp cần làm để thành viên hiểu quyền lợi trách nhiệm người mục tiêu chung góp phần nâng cao hiệu suất công việc, hiệu kinh doanh - Thứ hai, cần triển khai triệt để, đồng công tác ứng dụng ISO đến lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp - Thứ ba, doanh nghiệp cần có sách khuyến khích CBCNV có tinh thần trách nhiệm thực tốt việc ứng dụng ISO Trong phạm vi khóa luận này, nội dung nêu kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới doanh nghiệp vận hành hệ thống văn quản lý chất lượng trình thực đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt, thống Hy vọng thời gian tới, vấn đề nghiên cứu cách sâu hơn, góp phần giúp doanh nghiệp hạn chế tồn để phát huy mặt ưu điểm Để khóa luận hoàn thiện nữa, mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thầy cô, hội đồng chấm thi CBCNCNV công ty CP INTRACOM bạn sinh viên nghiên cứu đề tài “Ứng dụng ISO hoạt văn phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông”được hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! 66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC 68