MỤC LỤC
Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết. Như vậy văn phòng có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, chính vì vậy việc ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp đã giúp cho công tác hoạt động văn phòng và hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện có hiệu quả hơn, bởi văn phòng là nơi giải quyết cácthủ tục hành chính, là cầu nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị chất lượng của Nhật Bản cho rằng quản trị chất lượng là quá trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một HTQLCL nhất định.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000: Là bộ tiêu chuẩn về HTQLCL do ISO ban hành, ISO 9000 được coi là công nghệ quản lý mới giúp tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và lợi ích của tổ chức, đó cũng là cơ sở để tổ chức duy trì và cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động. - Bộ tiêu chuẩn ISO -9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng như chính sách chất lượng, thiết kế triển khai sản xuất, quá trình cung ứng, kiếm soát, bao gói, phân phối, kiểm soát tài liệu, đào tạo, ISO -9000 là tập hợp kinh nghiệm quản lý tốt nhất được các quốc gia trên thế giới, và khu vực chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc tê.
- Thứ hai: ISO-9000:2008 HTQLCL- Các yêu cầu: Quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng. - Thứ tư: ISO-19011:2011- Hướng dẫn đánh giá hê thống quản lý chất lượng và môi trường: Tiêu chuẩn ISO-19011:2011 tất cả các tiêu chuẩn này tạo thành bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thấu hiểu lẫn nhau trong thương mại quốc gia và quốc tế.
- Công tác hành chính ngày nay không còn đơn thuần là nghề bàn giấy một cách đơn thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong công tác hành chính ngày càng hiện đại, việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác hành chính cũng đòi hỏi trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của việc ứng dụng ISO 9001:2008. Công ty CP INTRACOM sau quá trình chuẩn bị cho công tác ứng dụng HTQLCL, thì đến nay trải qua 5 năm hoàn thiện và đưa vào ứng dụng HTQLCL các công tác hoạt động của doanh nghiệp có những chuyển biến tích cự, xong đề tài khóa luận này tôi xin đi sâu nghiên cứu về mảng ứng dụng HTQLCL trong công tác văn phòng của doanh nghiệp.
Ngay sau đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.Nghị định này quy định chi tiết một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa về quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa; tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa; giải thưởng chất lượng quốc gia; trách nhiệm quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Ví dụ: Như hệ thống giá tủ bảo quản các hồ sơ, tài liệu đã được sắp xếp thoáng mát, sạch sẽ, bố trí kho lưu trữ trong đó được trang bị đầy đủ các máy móc hỗ trợ cho công tác bảo quản được hiệu quả: máy hút bụi, máy điều hòa, biển báo cháy nổ, bình chữa cháy, các cặp hộp phục vụ cho lưu trữ tài liệu đã được trang bị đúng quy chuẩn chung của Nhà nước, tại các vị trí làm việc trong văn phòng công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy fax, máy scan, máy photo.
Theo con số thống kê từ phiếu khảo sát có 80%7 CBCNV Cho rằng việc áp dụng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản giúp cho CBCNV dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng hơn, tránh được những sai sót về mặt thể thức văn bản, vì kèm theo quy trình này là hệ thống các văn bản được mẫu hóa về mặt thể thức như: Quyết định, công văn, giấy mời..ngoài việc hạn chế về những sai sót về mặt thể thức văn bản ban hành mà còn rút ngắn thời gian soạn thảo do các văn bản được mẫu hóa. - Trong quá trình giải quyết công việc còn có những trường hợp do thời gian gấp gáp dẫn đến tình trạng một số CBCNV trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn làm tắt một số bước, đặc biệt là bước dự thảo văn bản, điều này dẫn đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản gặp nhiều bất cập về mặt thể thức Ví dụ: Trong một số trường hợp gấp, cấp trên ra lệnh thì việc soạn thảo văn bản không được thực hiện đúng theo quy trình dẫn đến văn bản khi ban hành mắc phải những lỗi sai về mặt thể thức, thậm chí có những văn bản khi ban hành gửi đến các cơ quan bên ngoài còn chưa qua bộ phận ISO để kiểm soát tài liệu.
- Sau khi văn bản đó ban hành theo quy trình cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư sẽ giữ lại văn bản gốc để lập hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ ngày công việc đó kết thúc xong thực tế hiện nay khâu lập hồ sơ đưa vào lưu trữ chưa được thực hiện tốt, tình trạng lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập gây khó khăn trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. - Một số CBCNV không thực hiện quản lý văn bản theo đúng quy trình đã được quy định, bỏ qua các bước đặc biệt là bước phối hợp các đơn vị có liên quan, văn bản đến sau khi được phân loại bóc bì thì trình lên luôn lãnh đạo đề xuất ý kiến rồi gửi về các đơn vị phòng ban, dẫn đến một tình trạng hiên nay của công ty, lãnh đạo công ty phải giải quyết khối lượng công việc rất lớn. - Đối với tài liệu bên ngoài văn thư có trách nhiệm là đầu mối tiếp nhận hoặc tập hợp các tài liệu từ bên ngoài từ các bộ phận khác, chuyển cho người quản lý soát xét phân loại trước khi trình Giám đốc chỉ đọa chuyển cho các phòng có liên quan, yêu cầu ký nhận thông qua sổ phân phối tài liệu bên ngoài (MB-HT-01- 02); (BM-HT-01-04) danh mục hệ thống tài liệu quản lý chất lượng bên ngoài.
Như vậy việc đưa công tác báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng đã đem lại kết quả to lớn, thúc đẩy công việc được tiến hành tốt hơn, đồng thời Ban lãnh đạo công ty có thể nhìn nhần khách quan khối lượng công việc củamỗi bộ phận, cá nhân thực hiện để có những điều chỉnh cho phù hợp đẻ tránh tình trạng một người phải đảm nhiệm quá nhiều công việc và có những cá nhân thì thực hiện ít công việc.
Doanh nghiệp đã có những thành tựu đạt được đáng để ghi nhận, công tác văn phòng của doanh nghiệp đã được cải thiện một cách tích cực, các quy trình xử lý công việc được tiến hành một cách nhanh gọn và hiệu quả cao. Trong đề tài khóa luận này tôi cũng đã đề cập đến những nguyên nhân khách quan và những nguyên nhân chủ quan dẫn đến những hạn chế còn tồn tại trong công tác văn phòng của doanh nghiệp khi ứng dụng ISO.
Trải qua 5 năm ứng dụng ISO vào các hoạt động của doanh nghiệp nói chung và trong công tác hành chính nói riêng. Xong bên cạnh những mặt đạt được thì việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác hành chính tại doanh nghiệp còn có những hạn chế chưa được khắc phục.