THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ của Quận ủy Long Biên.

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ QUẬN ỦY LONG BIÊN 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Quận ủy Long Biên. 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Quận ủy Long Biên. 6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên. 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy Long Biên 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Công tác văn thư tại Quận ủy Long Biên. 11 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản: 11 2.2.1.2 Quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến. 13 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu. 23 2.2.2 Công tác lưu trữ tại Quận ủy Long Biên. 24 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trũ của cơ quan tổ chức. 25 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.3.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 26 2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. 26 CHƯƠNG 3:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 28 3.1 Nhận xét, đánh giá 28 3.1.1 Đối với công tác văn thư 28 3.1.2 Công tác lưu trữ 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Quận ủy Long Biên. 30 3.3 Một số khuyến nghị 31 3.3.1 Đối với Quân ủy Long Biên: 31 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 31 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt QLVB&DHTV Sinh viên: Đào Ngọc Tân Chữ viết tắt Quản lý văn điều hành tác vụ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan, ghi nhận hoạt động quan Đảng Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội Trong quan tổ chức, công tác Văn thư, lưu trữ luông quan tâm công tác bảo đảm hoạt động quản lý thông quan văn tài liệu Không vậy, công tác văn thư, lưu trữ góp phần quan trọng vào việc bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn an ninh quốc gia, di sản văn hóa dân tộc Tài liệu lưu trữ sở thông tin quan trọng, tư liệu lịch sử quý báu Ngày nay, với việc phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành quốc gia có thay đổi để phù hợp với xu phát triển Nhận thấy vai trò quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước Cũng nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động đào tạo, trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng kết hợp lý luận môn học với thực tiễn công việc hay “học đôi với hành” việc tổ chức kiến tập ngành nghề cho sinh viên ngành Lưu trữ học nội dung thể rõ điều Đợt kiến tập có mục đích giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức đến kiến tập; tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị; sau đợt kiến tập, sinh viên nhận thức vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động thực tiễn, từ rèn luyện đạo đức, phẩm chất, kỹ người cán văn thư, lưu trữ quan Được đồng ý lãnh đạo Quận ủy Long Biên, em tiếp nhận đến kiến tập Văn phòng Quận ủy Long Biên khoảng thời gian từ ngày Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 Trong thời gian này, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng quan sát, học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghệp vụ học hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng Do lần đến kiến tập quan, đơn vị; thân em thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn thời gian kiến tập không dài nên báo cáo em nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong nhận hướng dẫn góp ý thầy, cô để em có hội học hỏi thêm kiên thức, kinh nghiệm giúp ích cho công việc sau Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ tạo điều kiện cho em đến kiên tập quan, đơn vị nhà trường, hoạt động thiết thực ý nghĩa việc đinh hướng công việc sau sinh viên chuẩn bị bước vào năm học cuối em Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Quận ủy Long Biên tập thể cô chú, anh chị Văn phòng Quận ủy Long Biên tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ QUẬN ỦY LONG BIÊN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Quận ủy Long Biên 1.1.1 Lịch sử hình thành Quận ủy Long Biên Quận Long Biên thành lập theo Nghị định 132/2003-NĐ/CP ngày 06/11/2003 Chính phủ thức vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 sau tách khỏi huyện Gia Lâm Nằm cửa ngõ phía Đông Bắc Thủ đô, trục tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh với nhiều đầu mối giao thông quan trọng; diện tích tự nhiên rộng, sớm có quy hoạch đồng bộ, Trung ương, Thành phố quan tâm đầu tư hệ thống hạ tầng sở, lại kế thừa truyền thống lịch sử - văn hóa cách mạng vùng đất địa linh nhân kiệt Vì vậy, Long Biên có tiềm năng, lợi để phát triển nhanh kinh tế, đô thị Ngay từ thành lập, Ban Chấp hành lâm thời Đảng Quận gồm 28 đồng chí họp bầu 09 đồng chí vào Ban Thường vụ Quận ủy Đồng chí Lê Anh Hào giữ chức Bí thư Quận ủy, đồng chí Trần Văn Thanh đồng chí Vũ Đức Bảo bầu làm Phó Bí thư Quận ủy Ban Chấp hành lâm thời Đảng Quận tập trung lãnh đạo thực nhiệm vụ trọng tâm đạt thành tích toàn diện tất lĩnh vực công tác đồng thời đạo thành công Đại hội sở đảng trực thuộc, hoàn thành tốt công tác chuẩn bị Đại hội Đảng quận Long Biên lần thứ Những kết đánh dấu 01 năm ổn định có bước phát triển Quận, tạo tiền đề quan trọng cho phát triển năm Đại hội đại biểu Đảng quận lần thứ I (nhiệm kỳ 2005 - 2010) diễn vào thời điểm có ý nghĩa lịch sử trọng đại Năm 2005, năm kết thúc thực Nghị Đại hội lần thứ IX Đảng, năm có nhiều ngày kỷ niệm lớn đất nước Đây Đại hội huy động nguồn lực, tập trung phát triển đô thị Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nhanh bền vững, xây dựng quận Long Biên ngày giàu đẹp, văn minh, đại, thiết thực kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội Ban Chấp hành Đảng quận lần thứ I gồm 37 đồng chí Tại Đại hội, Ban Chấp hành Đảng họp phiên thứ bầu Ban Thường vụ Quận ủy gồm 09 đồng chí Đồng chí Trần Văn Thanh bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt đồng chí Vũ Đức Bảo bầu làm Phó Bí thư Quận ủy Năm 2010, thực Chỉ thị 37-CT/TW ngày 04/8/2009 Bộ Chính trị, Kế hoạch 36-KH/TU ngày 23/10/2009 Thành uỷ Hà Nội tổ chức Đại hội Đảng cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI, Đảng quận Long Biên tổ chức Đại hội đại biểu Đảng quận lần thứ II (nhiệm kỳ 2010 2015) Đây Đại hội phát huy dân chủ, trí tuệ, sức mạnh đại đoàn kết toàn dân, tiếp tục nâng cao lực lãnh đạo, sức chiến đấu Đảng bộ, huy động nguồn lực xây dựng quận Long Biên trở thành đô thị phát triển theo hướng bền vững, văn minh đại Đại hội bầu Ban Chấp hành Đảng quận khóa II gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí Đồng chí Vũ Đức Bảo tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt tiếp tục giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy đồng chí Đỗ Mạnh Hải bầu làm Phó Bí thư Quận ủy Năm 2015, thực Chỉ thị 36-CT/TW ngày 30/5/2014 Bộ Chính trị, Kế hoạch 126-KH/TU ngày 10/7/2014 Thành uỷ Hà Nội tổ chức Đại hội Đảng cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII, Đảng quận Long Biên tổ chức Đại hội đại biểu Đảng quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015 - 2020) Đây Đại hội tiếp tục đổi mới, sáng tạo; phát huy dân chủ, kỷ cương; tăng cường đoàn kết, thống toàn Đảng bộ; xây dựng quận Long Biên văn minh, bước đại Đại hội bầu Ban Chấp hành Đảng quận khóa III gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí Đồng chí Vũ Đức Bảo tiếp tục tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Nguyễn Huy Thắng giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy đồng chí Đỗ Mạnh Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hải bầu làm Phó Bí thư Quận ủy Hơn 10 năm xây dựng phát triển, Quận Long Biên không ngừng đổi thay với tốc độ phát triển mạnh mẽ Kinh tế Quận phát triển hướng có mức tăng trưởng khá, thu ngân sách hàng năm tăng cao Lĩnh vực dịch vụ thương mại phát triển nhanh; lĩnh vực xây dựng, kết cấu hạ tầng đô thị, văn hoá - xã hội, quốc phòng - an ninh quan tâm đạo tạo nên sức mạnh tổng hợp thúc đẩy quận phát triển nhanh, mạnh, vững Công tác xây dựng, củng cố tổ chức sở đảng hệ thống trị thường xuyên tăng cường Năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu tổ chức sở đảng chất lượng đội ngũ cán bộ, đảng viên ngày nâng cao Tổ chức đảng Quận không ngừng lớn mạnh số lượng chất lượng Đảng quận có 12.579 đảng viên, 59 tổ chức sở đảng trực thuộc Nhiều năm liên tục, Đảng quận Long Biên đạt danh hiệu "Đảng vững mạnh" Với thành tưu bật, toàn diện lĩnh vực trị - kinh tế - văn hóa xã hội - an ninh quốc phòng, 10 năm xây dựng phát triển, Đảng bộ, quyền tầng lớp nhân dân quận Long Biên vinh dự đón nhận phần thưởng cao quý Đảng, Nhà nước trao tặng Năm 2008, tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba; năm (2011, 2012) tặng cờ thi đua Chính phủ; 10 năm liên tục (từ năm 2004 - đến năm 2013) tặng Cờ thi đua Thành phố; 77 lượt đơn vị, phòng ban nhận cờ thi đua dẫn đầu Thành phố; 165 tập thể, cá nhân tặng Huân chương Bằng khen Thủ Tướng Chính phủ; 1.233 tập thể, cá nhân tặng Bằng khen Uỷ ban Nhân dân Thành phố Bộ, ngành trung ương; 10.000 tập thể, cá nhân công nhận danh hiệu Chiến sỹ thi đua cấp sở; 03 cá nhân đạt danh hiệu chiến sỹ thi đua Thành phố; 02 cá nhân tặng danh hiệu "Công dân Thủ đô ưu tú"; phường Ngọc Thụy phong tặng Anh hùng lực lượng vũ trang; phường Long Biên, Bồ Đề phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chống Pháp"; phường Đức Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Giang phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Đặc biệt, cán nhân dân quận Long Biên vinh dự Đảng Nhà nước tặng thưởng vượt cấp Huân chương Lao động hạng Ba (2008) lên hạng Nhất năm 2013 Hơn thập kỷ phấn đấu, Đảng nhân dân Quận Long Biên nêu cao tinh thần đoàn kết, vượt qua khó khăn thách thức, quán triệt, vận dụng sáng tạo đường lối Trung ương Thành phố vào hoàn cảnh, điều kiện cụ thể Quận; trau dồi kinh nghiệm quý báu, có ý nghĩa sâu sắc giá trị lâu dài để xây dựng địa phương Trong trình phấn đấu bền bỉ đó, Đảng nhân dân quận Long Biên đạt thành tựu quan trọng, tạo thay đổi sâu sắc đời sống xã hội đặt móng vững cho tương lai đô thị văn minh, đại Phát huy thành tựu quan trọng đạt với tâm trị Đại hội Đảng Quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015 - 2020), Đảng nhân dân Quận Long Biên định ghi thêm mốc son vào lịch sử truyền thống tốt đẹp Quận, với thành phố nước thực thắng lợi mục tiêu "Dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh" 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Quận ủy Long Biên - Lãnh đạo toàn diện lĩnh vực trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh, quốc phòng, công tác trị tư tưởng, công tác xây dựng Đảng, Chính quyền, Mặt trận tổ quốc đoàn thể nhân dân địa bàn - Quyết định chương trình, chuyên đề công tác toàn khóa chương trình, kế hoạch công tác hàng năm Quận ủy; quy chế làm việc Ban chấp hành, quy chế làm việc Ủy ban Kiểm tra Quận ủy - Ban hành Chỉ thị, Nghị quyết, định chủ trương, biện pháp, chương trình, đề án, kế hoạch công tác quan trọng lĩnh vực: phát Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác trị tư tưởng, công tác xây dựng Đảng, công tác vận động quần chúng Nhằm cụ thể hoá tổ chức thực thắng lợi Chỉ thị, Nghị Trung ương, Thành ủy Nghị Đại hội Đảng quận nhiệm vụ cấp giao - Thực vấn đề công tác cán theo quy định Điều lệ Đảng định phân cấp quản lý cán Ban Thường vụ Thành ủy; bẩu ủy viên Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Quận ủy - Hàng năm nghe báo cáo tình hình hoạt động Ban Thường vụ ủy ban kiểm tra của Quận ủy thảo luận định vấn đề khác Ban Thường vụ đề nghị có 1/3 số ủy viên Ban chấp hành Đảng quận yêu cầu - Chuẩn bị định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường Đảng quận (nếu có); thảo luận thông qua văn kiện trình Đại hội; chuẩn bị vấn đề tiêu chuẩn, số lượng, cấu danh sách nhân giới thiệu với Đại hội bầu Ban chấp hành khóa mới, bầu đại biểu dự Đại hội Đảng Thành phố theo quy định Điều lệ Đảng, hướng dẫn Trung ương, Thành phố 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Quận ủy Long Biên Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ Quận ủy Long Biên Bộ phận văn thư – lưu trữ Quận ủy Long Biên phận nghiệp vụ trực thuộc Văn phòng Quận ủy Long Biên Văn phòng Quận ủy Long Biên quan tham mưu giúp Ban Chấp hành Đảng quận Long Biên, Thường vụ, Thường trực Quận ủy tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo cấp ủy, phối hợp, điều hòa hoạt động Ban xây dựng Đảng phục vụ cho hoạt động chung Quận ủy, có chức năng: Phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày Quận ủy; quản lý tài chính, tài sản Đảng bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Quận ủy Sinh viên: Đào Ngọc Tân 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hồ sơ cứng + Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động + Hệ thống điều hòa trung tâm Các trang thiết bị hỗ trợ góp phần bảo quản hồ sơ tài liệu cách khoa học, gọn gàng, trì tuổi thọ tài liệu tốt đặc biệt với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Việc bố trí kho lưu trữ quan riêng cho thấy quan tâm Quận ủy công tác lưu trữ tài liệu Sinh viên: Đào Ngọc Tân 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 3:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá Sau khoảng thời gian kiến tập Văn phòng Quận ủy Long Biên, kết hợp khảo sát thực tế kiến thức học, em xin đưa số nhận xét,đánh giá mặt ưu điểm vấn đề tồn cần tiêó tục hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ Quận ủy Long Biên sau: 3.1.1 Đối với công tác văn thư Là địa phương đầu công tác ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, điều hành; hành quận Long Biên có thay đổi rõ rệt năm qua Trong đó, không nhắc tới tiến bộ, lên công tác văn thư Công tác văn thư Quận ủy Long Biên có nhiều ưu điểm như: Trong công tác quản lý, Quận ủy ban hành quy chế văn hướng dẫn thể quan tâm, trọng lãnh đạo Quận ủy công tác văn thư, lưu trữ, mặt khác văn giúp cán bộ, công chức, viên chức quan hiểu thực công tác văn thư cách xác, vào nề nếp, khoa học Các khâu nghiệp vụ văn thư soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, quản lý dấu thực xác quy trình, đạt hiểu qua cao Đặc biệt việc Quận ủy sử dụng phần mềm “Quản lý văn điều hành tác vụ” toàn hệ thống từ quận đến phường Với việc sử dụng phần mềm, công tác văn thư Quận ủy giảm bớt nhiều khâu nhiệp vụ không cần thiết tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí Giờ không tình trạng tải phát hành nhiều văn bản, tiết kiệm chi phí chi phí cho việc photocopy,thời giian viết bì; văn chuyển giao nhanh chóng, đặc biệt với văn hỏa tốc, hệ thống quan biết tình trang xử lý văn bản, quan khác tiếp nhận văn hay chưa Văn ban sau chuyển giao lưu lại hệ thống, thuận tiện cho việc thống kê, tra tìm cần thiết Các trang thiết bị, sở vật chất Quận ủy trang bị đầy đủ để đáp ứng nhu cầu làm việc cán Sinh viên: Đào Ngọc Tân 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Quận ủy máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại cán bộ, công chức, viên chức làm việc Quận ủy trang bị máy tính để bàn cấu hình tốt để phục vụ cho công việc Nhờ đó, văn Quận ủy phát hành soạn thảo đầy đủ thể thức, quy trình xác nội dung, với thẩm quyền Việc quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thu bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chìu đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong; dấu đóng lên tài liệu, văn thể thức, nội dung có chữ ký hợp lệ Về mặt người, cán văn thư Quận ủy Long Biên người có trình độ chuyên môn cao, nắm rõ khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có phầm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao công việc Cán văn thư quan cán khác quan năm rõ cách sử dụng trang thiết bị phần mềm QLVB&ĐHTV giúp cho hiệu công việc nâng cao Ngoài nhiều ưu điểm công tác văn thư, lưu trữ Quận ủy Long Biên tồn số điểm sau như: quan chưa ban hành danh mục hồ sơ cho năm dẫn đến việc số phòng ban quan chưa tiến hành tốt việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 3.1.2 Công tác lưu trữ Cũng công tác văn thư, năm gần công tác lưu trữ Quận ủy Long Biên quan tâm Quận ủy thành lập kho lưu trữ tiến hành chỉnh lý khoa học khối tài liệu nhiệm kỳ 20052011, phông phân loại rõ ràng xếp thứ tự Công tác thu thập tài liệu tổ chức cách định kỳ quan, thành phần tài liệu thời hạn thu thập tài liệu quy định rõ ràng cho phòng ban thực Tài liệu trước thu thập phải lập hồ sơ có mục lục Hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu Quận ủy thuê đơn vị chỉnh lý giám sát cân thận, đảm bảo xác, an toàn trình thực chỉnh lý Kho lưu trữ Quận ủy bố trí trang thiết bị hỗ trợ đại, phù hợp với tài Sinh viên: Đào Ngọc Tân 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ liệu Công tác lưu trữ Quận ủy Long Biên tồn số vấn đề sau: không cán bộ, công chức, viên chức quan chưa thực quan tâm đến tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác thu thập tài liệu lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu thu thập lưu trữ quan thiếu xếp lộn xộn Cán lưu trữ quan cán kiêm nhiệm nên có gặp khó khăn số hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Kho lưu trữ quan Quận ủy đầu tư, cải tạo tốt thời gian tới diện tích kho không đủ sô lượng tài liệu quan ngày tăng kho lưu trữ chưa có thiết bị hút ẩm thiết bị phong chống tác nhân gây hại công trùng, nâm mốc; ra, kho lưu trữ quan Quận ủy đặt tầng tầng cao tòa nhà, vào mùa hè thời tiết thay đổi, nhệt độ cao dễ dẫn đến việc hư hại tài liệu lưu trữ 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Quận ủy Long Biên Quan thực tiễn công việc quan Quận ủy Long Biên, em xin đề xuất với Quận ủy số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ sau: - Quận ủy Văn phòng Quận ủy cần tổ chức thêm nhiều lớp tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ, nhằm tiếp tục nâng cao hiệu với công tác văn thư tiếp tục hoàn thiện công tác lưu trữ Cũng với việc Quân ủy nên tiếp tục ban hành văn hương dẫn nghiệp vụ chi tiếp, cụ thể đặc biệt với công tác lưu trữ Từ giúp nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức quan công tác văn thư, lưu trữ - Ngoài việc tập chung vào thực khâu nghiệp vụ, Quân ủy nên có thêm nhiều chế thi đua, khen thưởng việc thực công tác văn thư, lưu trữ Ví dụ tuyên dương khen thưởng đơn vị nộp lưu tài liệu thời hạn Từ tạo không khí thi đua toàn quan, giúp nâng cao hiệu công việc Sinh viên: Đào Ngọc Tân 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Quân ủy Long Biên: - Quận ủy cần tiếp tục bổ sung nhân có trình độ lưu trữ, nhằm giúp giảm bớt gánh nặng cho cán văn thư kiêm nhiệm tăng chất lượng khối tài liệu lưu trữ kho - Nếu điều kiện phù hợp, quan nên có kế hoạch mở rộng kho lưu trữ di chuyển kho lưu trữ đến nơi có điều kiện lý tưởng để việc lưu trữ tài liệu việc phụ vụ khai tháo sử dụng tìa liệu lưu trữ thuận tiện 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Nhà trường khoa cần có thêm nhiều hoạt động thực hành, thực tế, kiến tập quan tổ chức để giúp sinh viên nhiều điệu kiện tiếp xúc với công việc thực tế hơn, qua nâng cao chất lượng đào tạo, kỹ giao tiếp, xử lý tình sinh viên ngành Lưu trữ học Sinh viên: Đào Ngọc Tân 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Kiến tập ngành nghề quan, tổ chức nội dung thiếu đối sinh viên ngành Lưu trữ học, nói nội dung thiết thực, bổ ích Khoảng thời gian kiến tập không dài giúp em tiếp cận cách gần vói công việc tương lai mình, thực hoạt động có ý nghĩa với thân em, giúp em trưởng thành nhiều Đó hôi cho em có điều kiện thâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn nghiệp vụ cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt kiến tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành Lưu trữ học mà theo học Từ nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tự ý thức trách nhiệm Trong thời điểm hhiện mà công nghệ thông tin ngày cang phát triển, công việc được đại hóa đỏi hỏi sinh viên Lưu trữ học chúng em phải phải trao dồi kiến thức, kỹ hàng ngày để sẵn sàng cho công việc Đợt kiến tập diễn thuận lợi, em trực tiếp thực số khâu nghiệp vụ thực tiễn hoạt động quan Bên cạnh em tích lũy, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc nơi công sở, chắn hành trang giúp em tự tin công việc sau Đây lần đâu tiên em tiếp cận với thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ quan Quận ủy Long Biên, có không bỡ ngỡ, thiếu tự tin ban dầu nhờ hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, công chức, viên chức nên em học hỏi nhiều điều Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô khoa Văn thư, lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em có đợt kiến tập thật bổ ích, ý nghĩa trước bước vào năm học cuối Em xin bày tỏ long biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo Quận ủy Long Biên, cán bộ, công chức, viên chức quan Quận ủy, đặc biệt cô, anh chị làm việc Văn phong Quận ủy Long Biên Do thời gian viết báo cao không dài kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu xót, mong nhận góp ý thầy cô giáo khoa Văn thư- lưu trữ Sinh viên: Đào Ngọc Tân 35 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Phụ lục Một số hình ảnh thực tế quan Quạn ủy Long Biên Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tủ đựng văn Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Giá đựng tài liệu kho lưu trữ Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Kho lưu trữ Quận ủy Long Biên Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hồ sơ chỉnh lý Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tập lưu văn Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tập lưu văn Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tập lưu văn Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Đào Ngọc Tân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B