1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ của Quận ủy Long Biên.

44 729 4

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 44
Dung lượng 2,35 MB

Nội dung

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ QUẬN ỦY LONG BIÊN 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Quận ủy Long Biên. 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Quận ủy Long Biên. 6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên. 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy Long Biên 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Công tác văn thư tại Quận ủy Long Biên. 11 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản: 11 2.2.1.2 Quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến. 13 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu. 23 2.2.2 Công tác lưu trữ tại Quận ủy Long Biên. 24 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trũ của cơ quan tổ chức. 25 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.3.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 26 2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. 26 CHƯƠNG 3:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 28 3.1 Nhận xét, đánh giá 28 3.1.1 Đối với công tác văn thư 28 3.1.2 Công tác lưu trữ 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Quận ủy Long Biên. 30 3.3 Một số khuyến nghị 31 3.3.1 Đối với Quân ủy Long Biên: 31 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 31 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC

Trang 1

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Trang 2

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ được viết tắt

QLVB&DHTV Quản lý văn bản và điều hành tác vụ

Trang 3

A PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng vàcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan, nó ghi nhận các hoạt động của cơ quanĐảng và Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâudài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trênnhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội

Trong các cơ quan tổ chức, công tác Văn thư, lưu trữ luông được quantâm bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý thông quan văn bản tài liệu.Không những vậy, công tác văn thư, lưu trữ còn góp phần quan trọng vào việcbảo vệ Tổ quốc, giữ gìn an ninh quốc gia, di sản văn hóa dân tộc Tài liệu lưutrữ là những cơ sở thông tin quan trọng, là tư liệu lịch sử quý báu

Ngày nay, cùng với việc phát triển của khoa học công nghệ, mọi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính quốc gia cũng có những thay đổi để phùhợp với xu thế phát triển này Nhận thấy được vai trò quan trọng của công tácvăn thư, lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý nhà nước

Cũng nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong hoạtđộng đào tạo, trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng luôn chú trọng kết hợp giữa

lý luận môn học với thực tiễn công việc hay “học đi đôi với hành” và việc tổchức kiến tập ngành nghề cho sinh viên ngành Lưu trữ học là một trong nhữngnội dung thể hiện rất rõ điều này Đợt kiến tập có mục đích giúp sinh viên hiểu

rõ thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơhội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giánội dung công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị; sau đợt kiến tập, sinhviên nhận thức đúng vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động thựctiễn, từ đó rèn luyện đạo đức, phẩm chất, kỹ năng của người cán bộ văn thư, lưutrữ ở các cơ quan

Được sự đồng ý của lãnh đạo Quận ủy Long Biên, em đã được tiếp nhậnđến kiến tập tại Văn phòng Quận ủy Long Biên trong khoảng thời gian từ ngày

Trang 4

01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 Trong thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗlực không ngừng quan sát, học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện các

kỹ năng nghệp vụ đã được học dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ tạivăn phòng

Do là lần đầu tiên đến kiến tập tại một cơ quan, đơn vị; bản thân em cònthiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn cũng như thời gian kiến tập không dài nên bảnbáo cáo này của em còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những

sự hướng dẫn góp ý của các thầy, cô để em có cơ hội học hỏi thêm những kiênthức, kinh nghiệm giúp ích cho công việc sau này

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô tại khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điều kiện cho

em được đến kiên tập tại các cơ quan, đơn vị ngoài nhà trường, một hoạt độnghết sức thiết thực và ý nghĩa trong việc đinh hướng công việc sau này đối vớimột sinh viên chuẩn bị bước vào năm học cuối như em Em cũng xin dành lờicảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Quận ủy Long Biên cũng như tập thể các cô chú,anh chị tại Văn phòng Quận ủy Long Biên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và tạonhững điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 5

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ QUẬN ỦY LONG BIÊN

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên.

1.1.1 Lịch sử hình thành của Quận ủy Long Biên.

Quận Long Biên được thành lập theo Nghị định 132/2003-NĐ/CP ngày06/11/2003 của Chính phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004sau khi tách khỏi huyện Gia Lâm Nằm ở cửa ngõ phía Đông Bắc Thủ đô, trêntrục tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh với nhiều đầu mối giaothông quan trọng; diện tích tự nhiên rộng, sớm có các quy hoạch đồng bộ, đượcTrung ương, Thành phố quan tâm đầu tư hệ thống hạ tầng cơ sở, lại được kếthừa truyền thống lịch sử - văn hóa và cách mạng của vùng đất địa linh nhânkiệt Vì vậy, Long Biên có tiềm năng, lợi thế để phát triển nhanh kinh tế, đô thị

Ngay từ khi thành lập, Ban Chấp hành lâm thời Đảng bộ Quận gồm 28đồng chí đã họp và bầu 09 đồng chí vào Ban Thường vụ Quận ủy Đồng chí LêAnh Hào giữ chức Bí thư Quận ủy, đồng chí Trần Văn Thanh và đồng chí VũĐức Bảo được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy Ban Chấp hành lâm thời Đảng bộQuận đã tập trung lãnh đạo thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm và đạt đượcthành tích khá toàn diện trên tất cả các lĩnh vực công tác đồng thời chỉ đạo thànhcông Đại hội các cơ sở đảng trực thuộc, hoàn thành tốt công tác chuẩn bị Đại hộiĐảng bộ quận Long Biên lần thứ nhất Những kết quả trên đánh dấu 01 năm ổnđịnh và có bước phát triển mới của Quận, tạo tiền đề quan trọng cho sự pháttriển trong những năm tiếp theo

Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ I (nhiệm kỳ 2005 - 2010) diễn ravào thời điểm có ý nghĩa lịch sử trọng đại Năm 2005, năm kết thúc thực hiệnNghị quyết Đại hội lần thứ IX của Đảng, cũng là năm có nhiều ngày kỷ niệm lớncủa đất nước Đây là Đại hội huy động mọi nguồn lực, tập trung phát triển đô thị

Trang 6

nhanh và bền vững, xây dựng quận Long Biên ngày càng giàu đẹp, văn minh,hiện đại, thiết thực kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội Ban Chấp hànhĐảng bộ quận lần thứ I gồm 37 đồng chí Tại Đại hội, Ban Chấp hành Đảng bộ

đã họp phiên thứ nhất bầu Ban Thường vụ Quận ủy gồm 09 đồng chí Đồng chíTrần Văn Thanh được bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt và đồngchí Vũ Đức Bảo được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy

Năm 2010, thực hiện Chỉ thị 37-CT/TW ngày 04/8/2009 của Bộ Chính trị,

Kế hoạch 36-KH/TU ngày 23/10/2009 của Thành uỷ Hà Nội về tổ chức Đại hộiĐảng bộ các cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI, Đảng bộ quận LongBiên đã tổ chức Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ II (nhiệm kỳ 2010 -2015) Đây là Đại hội phát huy dân chủ, trí tuệ, sức mạnh đại đoàn kết toàn dân,tiếp tục nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của Đảng bộ, huy động mọinguồn lực xây dựng quận Long Biên trở thành đô thị phát triển theo hướng bềnvững, văn minh và hiện đại Đại hội đã bầu ra Ban Chấp hành Đảng bộ quậnkhóa II gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí Đồng chí

Vũ Đức Bảo được tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt tiếptục giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy và đồng chí Đỗ Mạnh Hảiđược bầu làm Phó Bí thư Quận ủy

Năm 2015, thực hiện Chỉ thị 36-CT/TW ngày 30/5/2014 của Bộ Chính trị,

Kế hoạch 126-KH/TU ngày 10/7/2014 của Thành uỷ Hà Nội về tổ chức Đại hộiĐảng bộ các cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII, Đảng bộ quậnLong Biên đã tổ chức Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015

- 2020) Đây là Đại hội tiếp tục đổi mới, sáng tạo; phát huy dân chủ, kỷ cương;tăng cường đoàn kết, thống nhất trong toàn Đảng bộ; xây dựng quận Long Biênvăn minh, từng bước hiện đại Đại hội đã bầu ra Ban Chấp hành Đảng bộ quậnkhóa III gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí Đồng chí

Vũ Đức Bảo tiếp tục được tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí NguyễnHuy Thắng giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy và đồng chí Đỗ Mạnh

Trang 7

Hải được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy.

Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Quận Long Biên đã không ngừng đổithay với tốc độ phát triển mạnh mẽ Kinh tế của Quận phát triển đúng hướng và

có mức tăng trưởng khá, thu ngân sách hàng năm tăng cao Lĩnh vực dịch vụ thương mại phát triển nhanh; các lĩnh vực xây dựng, kết cấu hạ tầng đô thị, vănhoá - xã hội, quốc phòng - an ninh được quan tâm chỉ đạo tạo nên sức mạnhtổng hợp thúc đẩy quận phát triển nhanh, mạnh, vững chắc

-Công tác xây dựng, củng cố tổ chức cơ sở đảng và hệ thống chính trịthường xuyên được tăng cường Năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của tổ chức

cơ sở đảng và chất lượng đội ngũ cán bộ, đảng viên ngày càng được nâng cao

Tổ chức đảng của Quận không ngừng lớn mạnh về số lượng và chất lượng.Đảng bộ quận hiện có 12.579 đảng viên, 59 tổ chức cơ sở đảng trực thuộc

Nhiều năm liên tục, Đảng bộ quận Long Biên đạt danh hiệu "Đảng bộ trong sạch vững mạnh" Với những thành tưu nổi bật, toàn diện trên các lĩnh vực

chính trị - kinh tế - văn hóa xã hội - an ninh quốc phòng, hơn 10 năm xây dựng

và phát triển, Đảng bộ, chính quyền và các tầng lớp nhân dân quận Long Biên

đã vinh dự được đón nhận các phần thưởng cao quý của Đảng, Nhà nước traotặng Năm 2008, được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba; 2 năm(2011, 2012) được tặng cờ thi đua của Chính phủ; 10 năm liên tục (từ năm 2004

- đến năm 2013) được tặng Cờ thi đua của Thành phố; 77 lượt đơn vị, phòng banđược nhận cờ thi đua dẫn đầu Thành phố; 165 tập thể, cá nhân được tặng Huânchương và Bằng khen của Thủ Tướng Chính phủ; 1.233 tập thể, cá nhân đượctặng Bằng khen của Uỷ ban Nhân dân Thành phố và các Bộ, ngành trung ương;trên 10.000 tập thể, cá nhân được công nhận danh hiệu Chiến sỹ thi đua cấp cơsở; 03 cá nhân đạt danh hiệu chiến sỹ thi đua Thành phố; 02 cá nhân được tặngdanh hiệu "Công dân Thủ đô ưu tú"; phường Ngọc Thụy được phong tặng Anhhùng lực lượng vũ trang; phường Long Biên, Bồ Đề được phong tặng danh hiệu

"Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chống Pháp"; phường Đức

Trang 8

Giang được phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Đặc biệt, cán bộ và nhândân quận Long Biên vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng thưởng vượt cấpHuân chương Lao động hạng Ba (2008) lên hạng Nhất năm 2013.

Hơn một thập kỷ phấn đấu, Đảng bộ và nhân dân Quận Long Biên đã nêucao tinh thần đoàn kết, vượt qua mọi khó khăn thách thức, quán triệt, vận dụngsáng tạo đường lối của Trung ương và Thành phố vào hoàn cảnh, điều kiện cụthể của Quận; trau dồi những kinh nghiệm quý báu, có ý nghĩa sâu sắc và giá trịlâu dài để xây dựng địa phương Trong quá trình phấn đấu bền bỉ đó, Đảng bộ

và nhân dân quận Long Biên đã đạt được những thành tựu quan trọng, tạo ranhững thay đổi sâu sắc về đời sống xã hội cũng như đặt nền móng vững chắccho tương lai của một đô thị văn minh, hiện đại

Phát huy những thành tựu quan trọng đã đạt được cùng với quyết tâmchính trị của Đại hội Đảng bộ Quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015 - 2020), Đảng bộ

và nhân dân Quận Long Biên nhất định sẽ ghi thêm những mốc son mới vào lịch

sử truyền thống tốt đẹp của Quận, cùng với thành phố và cả nước thực hiện

thắng lợi mục tiêu "Dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh".

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Quận ủy Long Biên.

- Lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh, quốcphòng, công tác chính trị tư tưởng, công tác xây dựng Đảng, Chính quyền, Mặttrận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trên địa bàn

- Quyết định chương trình, chuyên đề công tác toàn khóa và chươngtrình, kế hoạch công tác hàng năm của Quận ủy; quy chế làm việc của Ban chấphành, quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Quận ủy

- Ban hành các Chỉ thị, Nghị quyết, quyết định các chủ trương, biệnpháp, chương trình, đề án, kế hoạch công tác quan trọng trong các lĩnh vực: phát

Trang 9

triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng,công tác xây dựng Đảng, công tác vận động quần chúng Nhằm cụ thể hoá và tổchức thực hiện thắng lợi các Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương, của Thành ủyNghị quyết Đại hội Đảng bộ quận và nhiệm vụ của cấp trên giao.

- Thực hiện các vấn đề về công tác cán bộ theo quy định của Điều lệĐảng và quyết định phân cấp quản lý cán bộ của Ban Thường vụ Thành ủy; bẩu

ủy viên Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và chủ nhiệm Ủyban Kiểm tra Quận ủy

- Hàng năm nghe báo cáo về tình hình hoạt động của Ban Thường vụ và

ủy ban kiểm tra của của Quận ủy thảo luận và quyết định những vấn đề khác doBan Thường vụ đề nghị hoặc khi có trên 1/3 số ủy viên Ban chấp hành Đảng bộquận yêu cầu

- Chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thườngĐảng bộ quận (nếu có); thảo luận và thông qua các văn kiện trình Đại hội; chuẩn

bị những vấn đề về tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu và danh sách nhân sự giới thiệuvới Đại hội bầu Ban chấp hành khóa mới, bầu đại biểu đi dự Đại hội Đảng bộThành phố theo quy định của Điều lệ Đảng, hướng dẫn của Trung ương, Thànhphố

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên.

Trang 10

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy Long Biên

Bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy Long Biên là một bộ phận nghiệp

vụ trực thuộc Văn phòng Quận ủy Long Biên

Văn phòng Quận ủy Long Biên là cơ quan tham mưu giúp Ban Chấp hànhĐảng bộ quận Long Biên, Thường vụ, Thường trực Quận ủy tổ chức, điều hànhcông việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, phối hợp, điều hòa hoạt động của cácBan xây dựng Đảng phục vụ cho hoạt động chung của Quận ủy, có chức năng:Phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Quận ủy; quản lý tài chính, tàisản của Đảng bộ và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Quận ủy và các cơ

Trang 11

quan tham mưu giúp Quận ủy; kiến nghị, đề xuất những vấn đề cần thiết trong tổchức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trên địabàn Quận; tổng hợp thông tin phục vụ cấp ủy.

Những nhiệm vụ của Văn phòng Quận ủy:

- Công tác tham mưu, phối hợp

- Công tác tổng hợp- nội chính

- Công tác hành chính – quản trị

- Công tác văn thư- lưu trữ

- Công tác công nghệ thông tin

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ban thường vụ, Thường trực Quận ủy giao,

ủy quyền

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quận ủy:

- Tổ chức bộ máy của Văn phòng Quận ủy bao gồm lãnh đạo Văn phòng(Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng) và các bộ phận nghiệp vụ gồm

20 đồng chí:

+ Bộ phận Tổng hợp;

+ Bộ phận Nội chính;

+ Bộ phận Tài vụ;

+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ;

+ Bộ phận Công nghệ thông tin;

+ Bộ phận Lái xe;

Trang 12

+ Bộ phận Hành chính, phục vụ;

+ Bộ phận Bếp ăn

Trong đó, đối với bộ phận văn thư, lưu trữ có chức năng: đảm bảo côngtác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành; tiếp nhận, phát hành và quản

lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời, an toàn, bí mật Bảo vệ, bảo quản

an toàn, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu tại kho lưu trữ của Quận ủy; tổchức thu thập, sưu tầm đầy đủ các tài liệu thuộc diện lưu vào kho lưu trữ Quận

ủy Phối hợp với Văn phòng Thành ủy hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra côngtác văn thư, lưu trữ của cấp ủy cơ sở, cơ quan trực thuộc Quận ủy và các đoànthể chính trị - xã hội Quận.

Nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ như sau:

- Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Quận ủy, Văn phòng Quận ủy.Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan đúng quy định

- Quản lý các loại văn bản, tài liệu do cơ quan Quận ủy phát hành theo đúng trình

tự quy định Kiểm tra, rà soát các văn bản của Quận ủy, của Văn phòng trướckhi phát hành

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan Quận ủy và của Văn phòng Quận ủy; thiếtlập lưu trữ hồ sơ hội nghị Ban chấp hành và một số hồ sơ hội nghị cấp ủy theoquy định; tham mưu hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công văn lưu trữ của cơquan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp Quận và cơ

sở theo quy định của Luật Lưu trữ 2011, các quy định của Ban Bí thư, củaThành ủy và của Văn phòng Trung ương Đảng

Bộ phận văn thư, lưu trữ hiện nay của Quận ủy Long Biên gồm một cán

bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ

Trang 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

2.1 Hoạt động quản lý

Ngay từ những ngày đầu thành lập, công tác văn thư, lưu trữ đã đượcQuận ủy Long Biên quan tâm, chú trọng chỉ đạo sát sao một cách thường xuyên.Quận ủy Long Biên đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn ngiệp vụcũng như phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác vănthư, lưu trữ của Thành ủy Hà Nội cũng như Trung ương Đảng

Đến nay, công tác văn thư lưu trữ của Quận ủy Long Biên luôn được thựchiện một cách chính xác, đúng quy định, quy trình theo các văn bản chỉ đạo củacác cơ quan cấp trên Quận ủy Long Biên đã ban hành quyết định số 806/QĐ-

QU ngày 21/02/2014 quyết định ban hành quy chế làm việc của Văn phòngQuận ủy trong đó có đề cập đến việc tổ chức, quản lý và thực hiện công tác vănthư lưu trữ Cùng với đó, Văn phòng Quận ủy cũng gửi đến các phòng ban thuọcQuận ủy cũng như các Đảng ủy Phường các văn ban chỉ đạo về công tác văn thưlưu trữ của các co quan cấp trên như: Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấphành Trung ương ngày 06/12/2014 Quy định về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam; Hướng dẫn sô 48-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày11/3/2015 Hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan tổ chức chính trị- xãhội; Hướng dẫn số 59-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày12/11/2015 Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ

cơ quan huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy; Hướngdẫn số 03-HD/VPTU của Văn phòng Thành ủy Hà Nội ngày 19/4/2016 Hướngdẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị xã hội thành phố Nhằm mục đích giúp các đơn vị, cán

bộ trong cơ quan có thể năm vững các văn bản và vận dụng vào thực tế côngviệc, Quận ủy Long Biên cũng thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, tậphuấn định kỳ cho các cán bộ phòng ban Quận ủy cũng như cán bộ Đảng ủy cácphường, các cơ quan trực thuộc Quận ủy, mới đây nhất là “Lớp tập huấn nghiệp

vụ Văn phòng cấp ủy cơ sở năm 2016”

Trang 14

Song song với công tác chỉ đạo, hướng dẫn là công tác kiểm tra đánh giáđịnh kỳ của Quân ủy đối cới công tác văn thư lưu trữ của các phòng ban trongQuận ủy cũng như Đảng ủy các phường trực thuộc Việc đánh giá được dựa trêncác tiêu chí như việc quản lý văn ban đi đến, việc lập hồ sơ cũng như chỉnh lý tàiliệu, thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ Quận ủy

Qua những hoạt động quản lý trên của Quận ủy đối với công tác văn thưlưu trữ cho thấy thêm được sự quan trọng, cần thiết của công tác này đối vớihoạt động quản lý chung của Quận ủy

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư tại Quận ủy Long Biên.

Hoạt động văn thư của Bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy được thựchiện theo hướng dẫn số 48-HD/VPTW ngày 11/3/2015 của văn phòng Trungương Đảng hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị -

xã hội cùng với đó là việc Quận ủy đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vàđiều hành tác nghiệp vào hoạt động văn thư của cơ quan

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản:

- Các loại văn bản và Thẩm quyền ban hành do Quận ủy Long Biên banhành (căn cứ theo quyết đinh số 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 của Bộ Chính trịquyết định về thể loại, thẩm quyền bn hành và thể thức văn bản của Đảng vàquyết định số 91-QĐ/TW ngày 16/2/2004 của Bộ Chính trị quyết định bổ xungthẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của “Quy định về thể loại, thẩmquyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”)

+ Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành :

Trang 15

+ Các yếu tố thể thức văn bản của cơ quan ban hành:

Các văn bản do Quận ủy cũng giống như đối với các tổ chức Đảng kháckhi ban hành đều phải có các yéu tố thể thức bắt buộc sau:

1 Tiêu đề “Đản cộng sản Việt Nam”

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Trang 16

3 Số ký hiệu văn bản

4 Địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản

5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chữ ký, thể thức đẻ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản

8 Nơi nhận văn bản

Việc soạn thảo văn bản của Quận ủy đều được thực hiện trên máy tínhtheo đúng thể thức hiện hành

Quy trình soạn thảo văn bản gồm 7 bước như sau:

Bước 1 : Xác định văn bản cần soạn thảo

Bước 2: Phân công soạn thảo văn bản

Bước 3: Xác định, thực hiện các quy trình soạn thảo văn bản

Bước 4: Kiểm tra thể thức

Bước 5: Đánh máy, nhân bản

Bước 6: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Bước 7: Trình ký và ký văn bản đến

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.

Việc quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến của Quận ủy Long Biênđược thực hiện trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp(QLVB&ĐHTV) trừ các văn bản mật Quận Lon biên là quận duy nhất hiện naytrên địa bàn Hà Nội ứng dung chương trình này cho toàn bộ các cơ quan, đơn vịthuộc địa bàn quận

Để sử dụng chương trình QLVB&ĐHTV, người sử dụng cần truy cập vàođịa chỉ web http://qlvbqu.longbien.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản được cơquan cấp

Giao diện tran chủ cơ bản của chương trình QLVB&ĐHTV như sau:

Trang 17

Trên màn hình gia diện, ta có thể thấy các lựa chọn được bố tri rất rõ ràng,trực quan và dễ sử dụng như:

+ Văn bản đến

+ Văn bản đi

+ Xử lý công việc

+ Quản trị

a) Quản lý văn bản đi

Đối với văn bản đi được phát hành tại cơ quan, trách nhệm kiểm tra thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản thuộc về Chánh văn phòng Quận ủy Sau khivăn bản đã được kiểm tra đầy đủ và chính xác về mặt thể thức, cán bộ văn thư

cơ quan có trách nhiệm ghi số, ngày tháng lên văn bản theo số được hiển thịtrong phần mềm QLVB&ĐHTV Cuối cùng cán bộ văn thư thực hiện đóng dấucủa cơ quan lên văn bản

Văn bản sau khi được hoàn thiện về mặt thể thức sẽ được scan lên máy đểchuẩn bị chuyển giao văn bản trên phần mềm QLVB&ĐHTN Giao diện làmviệc chính của việc quản lý văn bản đi trên phần mềm như sau:

Trang 18

Sau khi truy cập vào giao diện văn bản đi, cán bộ văn thư tiến hành vào sổvăn bản mới:

- Bước 1: Chọn Văn bản phát hành/Vào sổ văn bản phát hành/Thêm mới

- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn:

Trang 19

- Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin nhập chọn “Lưu lại” để hoàn tất.

Có thể chọn “Lưu lại và thêm mới” để nhập liên tục nhiều văn bản

Chọn “Đóng” để hủy bỏ

Văn bản sau khi được nhập sẽ nằm trong danh sách “Vào sổ văn bản”.Tại danh sách này có thể thao tác các chức năng khác như: Chuyển vănbản, Sửa, Xóa hoặc xem vết văn bản khi chuyển nhận nội bộ

Ngoài việc phát hành văn bản scan từ văn bản thông thường, cán bộ vănthư cơ quan cũng có thể phát hành dự thảo đã có sẵn trên máy:

Bước 1: Chọn Văn bản chờ phát hành(1)  Tích chọn(2)  Vào sổ(3)

Trang 20

Hoặc kích trực tiếp từ thông báo nhắc việc tại trang chủ.

Bước 2: Nội dung văn bản hiện ra với các thông tin từ dự thảo chuyển sang.

- Nhập thêm các thông tin cần thiết và “Lưu lại” để hoàn tất Tương tự như pháthành văn bản thông thường

- Văn bản sau khi nhập sẽ nằm trong danh sách “Vào sổ văn bản phát hành”

Văn bản sau khi đã được chuyển giao trên phần mềm sẽ được cán bộ vănthư lưu lại bản gốc vào tập lưu theo tên loại văn bản, văn bản được sắp xếp theothứ tự đăng ký Các văn bản mật sẽ được tạo tập lưu và đăng ký văn bản riêng b) Quản lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến

- Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn, thư của các cá nhângửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trựctiếp…, kể cả những bì có ghi tên riêng các đồng chí lãnh đạo, cán bộ của cơquan đều do văn thư cơ quan tiếp nhận Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản hỏatốc gửi đến, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơquan gửi và báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan để xử lý Các loại văn bảnkhác, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận và cất vào tủ có khóa để bàn giaocho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo

- Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếucó) đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Trường hợp bì không cònnguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối

Trang 21

với bì văn bản có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người cótrách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

- Văn thư cơ quan được mở các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, trừnhững bì văn bản đến sau đây:

+ Bì văn bản đến có đóng dấu: “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc dấu “riêngngười có tên mở bì”

+ Bì thư riêng của cá nhân

+ Những loại bì khác do người đứng đầu cơ quan quy định

- Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản Các bì văn bản

có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ) phải mở ngay,đăng ký trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết Những văn bảngửi đến không đúng nơi nhận, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang,chữ mờ, nhàu nát… văn thư được phép trả lại nơi gửi

- Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bảngiấy) qua mạng (mạng thông tin, thư điện tử…) phù hợp với quy định của phápluật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in

ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định

Việc đăng ký và chuyển giao văn bản được thực hiện trên phần mềmQLVB&ĐHTV

Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:

1 Chức năng vào sổ

Trang 22

1 Nhập mới văn bản nhận từ văn bản giấy hoặc qua Email

Bước 1: Chọn Vào sổ văn bản/ Thêm mới

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin cơ bản của văn bản

Ngày đăng: 25/09/2016, 16:23

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w