THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG 3 1.1. Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2 . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.2.1 Chức năng: 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ: 5 1.1.2.3. Quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.1.3.1.Lãnh đạo Ban 7 1.1.3.2. Phòng theo dõi công tác các cơ quan nội chính 9 1.1.3.3. Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng 10 1.1.3.4.Văn phòng Ban 11 1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư 11 1.2.1. Về cán bộ 12 1.2.2. Về cơ sở vật chất 12 1.2.3. Chức năng 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG. 13 2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn, thư lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang. 13 2.1.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư. 13 2.1.2. Hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ. 14 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang. 14 2.2.1. Đối với công tác văn thư 14 2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản. 14 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi. 16 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.2.1.4.Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 21 2.2.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 21 2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.4. Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. 24 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 26 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang. 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.1.1. Đối với công tác văn thư 26 3.1.1.2. Đối với công tác lưu trữ. 27 3.1.2. Nhược điểm. 27 3.1.2.1. Đối với công tác văn thư. 27 3.1.2.2. Đối với công tác lưu trữ. 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 27 3.3. Một số khuyến nghị giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. 28 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của trường 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG 3

1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.2.1 Chức năng: 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ: 5

1.1.2.3 Quyền hạn 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.1.3.1.Lãnh đạo Ban 7

1.1.3.2 Phòng theo dõi công tác các cơ quan nội chính 9

1.1.3.3 Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng 10

1.1.3.4.Văn phòng Ban 11

1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư 11

1.2.1 Về cán bộ 12

1.2.2 Về cơ sở vật chất 12

1.2.3 Chức năng 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG 13

2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn, thư lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 13

2.1.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư 13

2.1.2 Hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ 14

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 14

2.2.1 Đối với công tác văn thư 14

2.2.1.1 Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản 14

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 16

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 17

2.2.1.4.Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19

2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang .21 2.2.2.1 Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 21

2.2.2.2 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 22

2.2.2.3 Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23

2.2.2.4 Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 24

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 26

3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.1.1 Đối với công tác văn thư 26

3.1.1.2 Đối với công tác lưu trữ 27

3.1.2 Nhược điểm 27

3.1.2.1 Đối với công tác văn thư 27

3.1.2.2 Đối với công tác lưu trữ 27

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang 27

3.3 Một số khuyến nghị giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 28

3.3.1 Đối với cơ quan tổ chức 28

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của trường 29

C PHẦN KẾT LUẬN 30

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhànước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắctrên phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinhnghiệm cho các thế hệ sau Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trướckia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chungchung là công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển vàtừng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờcũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác văn thư Công tác vănthư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lýNhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Cũng là một bộ phậnquan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như: xâydựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nướcnói chung và của mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏiphải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanhchóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bímật của Đảng, Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạtđộng của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhautrong cơ quan Thực hiện tốt công tác văn thư, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ,tài liệu là tiền đề tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Khi ngồi trên ghế nhà trường, tôi đã cố gắng học hỏi từ thầy cô, bạn bèxung quanh về cách ứng xử trong cuộc sống, cố gắng trau dồi, tích lũy thêmkiến thức về các lĩnh vực để làm hành trang vững chắc cho mình chuẩn bịbước vào cuộc sống mới Với phương châm“ học đi đôi với hành”, lý thuyếtgắn liền với thực tế; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Văn thư - Lưutrữ đã tổ chức cho các sinh viên năm ba đi kiến tập thực tế Đây là chươngtrình vô cùng bổ ích, giúp cho sinh viên năm ba chúng tôi có cơ hội dùng vốnkiến thức đã học trong nhà trường để áp dụng, tiếp cận thực tiễn

Theo kế hoạch của Nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quantâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Ban Nội chính Tỉnh

ủy Bắc Giang nơi tôi kiến tập; đặc biệt là chú Chánh Văn phòng - Đặng NgọcToàn và chị Nguyễn Thị Lan - chuyên viên Văn thư của Ban Nội chính Tỉnh

ủy Bắc Giang, tôi đã có 3 tuần kiến tập (từ ngày 01/6/2016 đến ngày21/6/2016), được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư;được quan sát thực tế công việc Văn thư, lưu trữ, như: Xây dựng và ban hànhvăn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lậphồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu lưu trữ vàcác nghiệp vụ lưu trữ từ đó có thêm kinh nghiệm, củng cố thêm thực tiễn vàphần kiến thức còn thiếu; là điều kiện để tôi vận dụng lý luận, kiến thức đã

học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng chuyênmôn, nghiệp vụ để phục vụ cho công việc tương lai của bản thân

Quá trình kiến tập gần một tháng là khoảng thời gian không dài, chỉ đủđể một sinh viên năm ba như tôi bước đầu được tiếp xúc với công việc vănphòng và công tác văn thư - lưu trữ Hơn nữa Ban Nội chính Tỉnh ủy BắcGiang là cơ quan tham mưu của Đảng, do đó hệ thống văn bản ban hành cũngtương đối khác biệt và đặc thù Nhờ có sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình, cởimở, tạo điều điện thuận lợi của các cô chú và anh chị trong cơ quan và sự cốgắng của bản thân, cá nhân tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vàChương trình kiến tập Bằng tất cả tấm lòng, xin cảm ơn các cô chú, các anhchị trong Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoànthành tốt đợt kiến tập này

Để tổng kết những kết quả trong thời gian kiến tập tại Ban Nội chínhTỉnh ủy Bắc Giang, tôi xin trình bày, báo cáo lại kết quả kiến tập với nhàtrường

Bản Báo cáo kiến tập này chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót Kính mongcác thầy cô xem xét đánh giá và cho ý kiến để cho bản Báo cáo của tôi đượchoàn thiện

Xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 16 tháng 6 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Hằng

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN NỘI CHÍNH

TỈNH ỦY BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang

1.1.1 Lịch sử hình thành

Bắc Giang là vùng đất có bề dày lịch sử, trải qua các thời kỳ, tỉnh BắcGiang ngày nay có nhiều tên gọi và địa giới hành chính khác nhau; song mốclịch sử có thể xác định từ thế kỷ thứ 19 Sau nhiều lần đổi tên, sáp nhập địagiới hành chính, ngày 06/11/1996, Quốc hội khóa IX Nước Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam ra Nghị quyết chia tỉnh Hà Bắc thành hai tỉnh Bắc Giang

và Bắc Ninh Tỉnh Bắc Giang chính thức đi vào hoạt động từ ngày01/01/1997 đến nay

Về lịch sử hình thành: Từ khi thành lập đến nay, Ban Nội chính Tỉnh

ủy Bắc Giang đã trải qua 06 giai đoạn biến động và phát triển:

(1) Giai đoạn 1983 - 1985: Thực hiện Quyết định số 48-QĐ/TW ngày

19/7/1979 của Ban Bí thư Trung ương Đảng, ngày 02/7/1983, Ban Thường vụTỉnh ủy Hà Bắc (nay là tỉnh Bắc Giang) ban hành Nghị quyết số 109-NQ/TU

về việc thành lập Ban Nội chính Tỉnh ủy Đây là thời kỳ cả nước tiến hành sựnghiệp xây dựng CNXH, bảo vệ chủ quyền an ninh quốc gia Cùng với cácđịa phương trong cả nước, trong giai đoạn này, Ban Nội chính Hà Bắc đãtham mưu giúp Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo tập trung làm tốt công tác giải thích

và thi hành pháp luật; theo dõi, kiểm tra các cấp, các ngành trong chấp hànhđường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các chỉ thị nghịquyết của Tỉnh uỷ về công tác nội chính; thực hiện việc thẩm tra và báo cáo

về những vụ án quan trọng cần xin ý kiến cấp trên

(2) Giai đoạn 1986 - 1993: Thực hiện chủ trương của Trung ương,

tháng 01/1986 Ban Nội chính tỉnh Hà Bắc giải thể, công tác Nội chính củaĐảng được giao cho Văn phòng Tỉnh ủy đảm nhiệm; giai đoạn này, Vănphòng Tỉnh ủy thành lập Tổ Nội chính Tỉnh ủy làm công tác tham mưu giúpcấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo về công tác nội chính với nhiệm vụ trọng tâm tậptrung theo dõi, kiểm tra hoạt động của các ngành trong khối nội chính trongthực hiện chức năng, nhiệm vụ; tiếp nhận xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo,kiến nghị và tham mưu giúp Thường trực Tỉnh ủy trong lãnh đạo, chỉ đạocông tác nội chính góp phần giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

(3) Giai đoạn 1994 - 1996: Thực hiện Chỉ thị số 29-CT/TW, ngày

08/11/1993 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo củaĐảng đối với cơ quan bảo vệ pháp luật và tình hình thực tiễn của địa phương,ngày 08/02/1994 Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hà Bắc ban hành Quyết định số 21-QĐ/TU về việc thành lập Ban Nội chính Tỉnh ủy Trong giai đoạn này, Ban

Nội chính đã kịp thời tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủylãnh đạo, chỉ đạo, tăng cường củng cố các cơ quan bảo vệ pháp luật, đảm bảocông tác an ninh trật tự, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa bàn Theo dõi,tổng hợp báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ đấu tranh chống thamnhũng, buôn lậu và chống âm mưu hoạt động diễn biến hòa bình trên địa bàntỉnh

(4) Giai đoạn 1997 - 2000: Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ X Quốchội (khóa XI); bắt đầu từ 01/01/1997 tỉnh Hà Bắc chia tách thành hai tỉnh BắcGiang và Bắc Ninh Ngày 08/01/1997 Tỉnh ủy Bắc Giang (lâm thời) ban hànhQuyết định số 05-QĐ/TU về thành lập các cơ quan Đảng của Tỉnh ủy, trong

đó có Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang Đây là giai đoạn các thế lực thùđịch, phản động chống phá chế độ ta quyết liệt Trước tình hình an ninh chínhtrị có nhiều diễn biến phức tạp, trong giai đoạn này, Ban Nội chính Tỉnh ủy

đã tham mưu giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy triển khai thực hiện có hiệu quảChỉ thị của Ban Bí thư về biên giới phía Bắc; Chỉ thị của Bộ Chính trị về tăngcường bảo vệ an ninh quốc gia; đề ra các biện pháp phối hợp xây dựng và bảo

vệ vững chắc biên giới của Tổ quốc, tăng cường bảo vệ vững chắc an ninhquốc gia

(5) Giai đoạn từ tháng 7/2000 - tháng 6/2013: Thực hiện chủ trươngcủa Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII), ngày 12/5/2000 BanThường vụ Tỉnh ủy Bắc Giang đã ban hành Nghị quyết số 168-NQ/TU giảithể Ban Nội chính Tỉnh ủy; chức năng, nhiệm vụ của Ban Nội chính chuyển

về Văn phòng Tỉnh ủy từ ngày 01/7/2000; giai đoạn này, công tác nội chínhĐảng do Phòng Nội chính - Tiếp dân thuộc Văn phòng Tỉnh ủy đảm nhiệm

(6) Giai đoạn từ 01/7/2013 đến nay: Để đáp ứng yêu cầu cách mạngtrong tình hình mới của đất nước; thực hiện Nghị quyết và Kết luận Hội nghịTrung ương năm (khoá XI), Ban Nội chính Trung ương và Ban Nội chính cácTỉnh uỷ, Thành uỷ được tái thành lập Trong đó, Ban Nội chính Tỉnh ủy BắcGiang đi vào hoạt động từ 01/7/2013 đến nay

Từ khi Ban Nội chính Tỉnh ủy được tái lập, việc lãnh đạo, chỉ đạocông tác nội chính và phòng, chống tham nhũng của Ban Thường vụ Tỉnh ủyđược kịp thời, sâu sát và hiệu quả hơn Tình hình nội chính và hoạt động củacác cơ quan nội chính ở cấp tỉnh, cấp huyện được Ban Nội chính theo dõi,cung cấp thông tin đầy đủ và đề xuất, tham mưu Ban Thường vụ, Thường trựcTỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời; qua đó, tạo điều kiện thuận lợi để các cơquan nội chính thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo đúng qui định pháp luật,nâng cao chất lượng hoạt động hơn trước Việc kiểm tra, giám sát thực hiệncác nghị quyết, chỉ thị của Trung ương và chấp hành pháp luật của các cơquan tư pháp được tăng cường Công tác đấu tranh phòng, chống tham nhũngđược phát huy, nhiều vụ việc có dấu hiệu tiêu cực, tham nhũng được pháthiện và chỉ đạo xử lý kịp thời, góp phần ổn định tình hình và phát triển kinhtế - xã hội Điều đó khẳng định rằng, việc tái lập Ban Nội chính Tỉnh ủy làchủ trương đúng đắn của Trung ương, khẳng định tầm quan trọng của công

tác nội chính ở địa phương trong tình hình mới; gắn với việc đẩy mạnh côngtác đấu tranh phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo chủ trương, nghị quyếtcủa Đảng; đáp ứng yêu cầu bức thiết trong công tác xây dựng Đảng, xây dựng

hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh trong tình hình hiện nay

Hiện tại, Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang có chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn quy định tại Quyết định số 689-QĐ/TU, ngày 22/7/2013 của BanThường vụ Tỉnh ủy; địa chỉ tại số 12A- Đường Hoàng Văn Thụ - TP BắcGiang

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.2.1 Chức năng:

Ban Nội chính Tỉnh uỷ là cơ quan tham mưu của Tỉnh uỷ mà trực tiếp,thường xuyên là Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ về công tácnội chính và phòng, chống tham nhũng

1.1.2.2 Nhiệm vụ:

* Nghiên cứu, đề xuất:

- Chủ trì hoặc phối hợp tham mưu, đề xuất xây dựng chủ trương, nghịquyết của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về công tác nội chính và phòng,chống tham nhũng

- Chủ trì hoặc phối hợp tham mưu, đề xuất cụ thể hoá chủ trương, chínhsách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác nội chính và phòng,chống tham nhũng đối với Đảng bộ tỉnh

- Chủ trì xây dựng các đề án về công tác nội chính và phòng, chốngtham nhũng, báo cáo Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ xem xét, quyết định

- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan đề xuất với BanThường vụ Tỉnh uỷ cho chủ trương về hoạt động của các cơ quan nội chính ởđịa phương (toà án, kiểm sát, tư pháp, thanh tra, công an, quân sự, thi hành ándân sự, hải quan), hội luật gia

- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan đề xuất với BanThường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ cho chủ trương, định hướng xử lýmột số vụ việc, vụ án theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước

* Hướng dẫn, kiểm tra

- Chủ trì hoặc phối hợp hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giámsát các cấp uỷ, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh uỷ thực hiện các chủ trương,nghị quyết, chính sách, pháp luật về công tác nội chính và phòng, chống thamnhũng ở địa phương

- Phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụTỉnh uỷ kiểm tra, giám sát các cơ quan nội chính địa phương thực hiện cácchủ trương, nghị quyết, chính sách, pháp luật về công tác nội chính và phòng,chống tham nhũng

* Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trựcTỉnh uỷ giao:

- Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộtheo dõi công tác nội chính của các huyện uỷ, thành ủy

- Chủ trì giúp Thường trực Tỉnh uỷ việc tiếp công dân; chịu trách nhiệmtham mưu, xử lý, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáogửi đến Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ; đôn đốc cáchuyện ủy, thành ủy và cơ quan chức năng xem xét, giải quyết theo đúng quyđịnh của pháp luật và Điều lệ Đảng

- Tham mưu giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy tổchức giao ban định kỳ hằng quý với các cơ quan nội chính tỉnh

- Thực hiện các công việc khác khi được Ban Thường vụ Tỉnh uỷ vàThường trực Tỉnh uỷ giao

1.1.2.3 Quyền hạn

- Lãnh đạo và chuyên viên của Ban Nội chính Tỉnh ủy được tham dựcác phiên họp của các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, các cấp uỷ trựcthuộc Tỉnh uỷ và các cơ quan, sở, ban, ngành trong tỉnh bàn về giải quyết các

vụ việc khiếu kiện đông người, phức tạp ảnh hưởng đến tình hình an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn; các vụ án, vụ việc quan trọngphức tạp theo quy định tại Chỉ thị số 15-CT/TW, ngày 07/7/2007 của BộChính trị "Về sự lãnh đạo của Đảng đối với các cơ quan bảo vệ pháp luậttrong công tác điều tra, xử lý các vụ án và công tác bảo vệ Đảng" mà các cơquan nội chính phải báo cáo Thường trực Tỉnh ủy

- Được yêu cầu các tổ chức, cá nhân báo cáo hoặc cung cấp tài liệu liênquan đến công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng khi được Thườngtrực Tỉnh ủy giao

- Các cơ quan thuộc khối nội chính thực hiện chế độ báo cáo định kỳ,báo cáo đột xuất với Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và ngành dọc cấp trên, đồng gửiBan Nội chính Tỉnh uỷ để theo dõi, tổng hợp

- Các ban cán sự đảng, đảng đoàn, các huyện uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trựcthuộc có trách nhiệm báo cáo tình hình đột xuất và những vấn đề quan trọng

có liên quan về công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng với Ban Nộichính Tỉnh uỷ

* Trưởng ban

- Trưởng ban phụ trách chung, quản lý, lãnh đạo điều hành hoạt độngcủa Ban, chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và Ban Nộichính Trung ương về mọi mặt hoạt động của Ban theo chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao

- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, phân công nhiệm vụ cho các Phó trưởngban; chủ động phối hợp với cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị và người cóthẩm quyền để xử lý các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Ban và các vấn đề khác do Tỉnh uỷ giao

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ của Ban; Chủ tài khoản vàChủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng của cơ quan

- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của Ban và lãnh đạo Ban;quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó trưởng ban

- Trường hợp Trưởng ban vắng mặt thì phân công, uỷ quyền cho 01Phó trưởng ban thay mặt Trưởng ban điều hành các mặt hoạt động của cơquan

- Chỉ đạo hoặc trực tiếp xem xét, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáotrong nội bộ cơ quan theo quy định của Đảng và Nhà nước

* Phó trưởng ban

- Chỉ đạo xử lý lĩnh vực công tác được phân công, phụ trách phòngthuộc Ban; giúp Trưởng ban chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc,giám sát công tác nội chính và công tác phòng, chống tham nhũng theo chứcnăng, nhiệm vụ của Ban Chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ và Trưởng bantrong việc thực hiện trách nhiệm của Phó trưởng ban và những công việcđược phân công; cùng Trưởng ban chịu trách nhiệm tập thể về các hoạt độngcủa Ban

- Báo cáo Trưởng ban những vấn đề mới phát sinh thuộc lĩnh vực,phòng được phân công phụ trách, những vấn đề mà các Phó trưởng ban đãphối hợp giải quyết nhưng còn có ý kiến chưa thống nhất

- Tham dự các cuộc họp theo phân công của Trưởng ban; tham gia cácchương trình làm việc của Trưởng ban với cấp ủy, tổ chức Đảng, cơ quan, tổchức, người có thẩm quyền trong công tác nội chính và phòng, chống thamnhũng

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Trưởng ban giao

* Trưởng phòng, Chánh Văn phòng (gọi là trưởng phòng)

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng Ban và Phó Trưởng ban phụ

trách phòng Là người điều hành mọi hoạt động của phòng và văn phòngthuộc Ban (gọi tắt là phòng); chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Ban về nhiệm

vụ được phân công

- Quản lý cán bộ, công chức, nhân viên thuộc phòng mình phụ trách vàtài sản của phòng được giao sử dụng

- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Ban về chủ trương, thực hiện cácnhiệm vụ chuyên môn của phòng, của Ban Được tham dự một số hội nghịcủa Trung ương, của tỉnh, của Ban do lãnh đạo Ban phân công

- Tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, quyết định, ý kiến chỉđạo của lãnh đạo Ban đến cán bộ, công chức trong phòng; thực hiện chế độbáo cáo theo quy định hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Ban; ký báo cáo, phiếutrình, các văn bản của phòng trình lãnh đạo Ban

- Phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng và cán bộ, công chức,nhân viên; đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên thuộc phòng chấp hành cácquy định của Đảng, Nhà nước, các quy chế, quy định của cơ quan Cử cán bộthuộc phòng đi công tác theo chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo Banphê duyệt hoặc phân công

- Phối hợp với các Trưởng phòng khác giải quyết những nội dung cóliên quan giữa các phòng để thực hiện nhiệm vụ chung của Ban Đối vớinhững vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền thì báo cáo lãnh đạo Ban phụtrách cho ý kiến chỉ đạo

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của phòngbáo cáo lãnh đạo Ban phê duyệt.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao

Ngoài các nhiệm vụ trên, Chánh Văn phòng còn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tổng hợp, trình lãnh đạo Ban thông qua các chương trình, kế hoạchcông tác tháng, năm của Ban; theo dõi, đôn đốc, phối hợp với các phòngnghiệp vụ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác;

- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị các báo cáocông tác tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, báo cáo năm của Ban và các văn bảnkhác do lãnh đạo Ban giao; chuẩn bị nội dung và các điều kiện phục vụ cáchội nghị, làm việc thường xuyên, đột xuất của Ban

- Tham dự, ghi biên bản và dự thảo văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo,kết luận, quyết định (nếu có) của các cuộc họp tập thể lãnh đạo Ban khi đượcgiao

* Phó Trưởng phòng, Phó Chánh Văn phòng (gọi là phó phòng)

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng phòng và lãnh đạo Ban; được

Trưởng phòng phân công quản lý, điều hành một số lĩnh vực công việc; trựctiếp xử lý một số công việc

- Được Trưởng phòng uỷ quyền giải quyết công việc của phòng khiTrưởng phòng vắng mặt Tham mưu, đề xuất với Trưởng phòng và lãnh đạoBan về chủ trương, giải pháp thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng,của Ban Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng phòng và lãnh đạo Ban vềcác công việc được giao

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban, Trưởng phònggiao

1.1.3.2 Phòng theo dõi công tác các cơ quan nội chính

* Chức năng:

Tham mưu, giúp lãnh đạo Ban đề xuất với Tỉnh uỷ những vấn đề vềlĩnh vực nội chính; theo dõi công tác các cơ quan nội chính theo quy định;thực hiện công tác tiếp công dân và xử lý, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểmtra các đơn thư khiếu nại, tố cáo

* Nhiệm vụ:

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Ban giúp lãnh đạo Ban xâydựng kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực nội chính tháng, quý, 6 tháng, năm;tham mưu sơ kết, tổng kết các hoạt động về công tác nội chính

- Chủ trì tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Ban xây dựng nghị quyết,chỉ thị, đề án… của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ; cụ thể chủ trương củaĐảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác nội chính đối với Đảng

bộ tỉnh

- Chủ trì tham mưu giúp lãnh đạo Ban theo dõi, tổng hợp tình hình hoạtđộng của các cơ quan nội chính ; theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả xử lýcác vụ việc, vụ án theo quy định của Đảng và Nhà nước;

- Tham mưu giúp lãnh đạo Ban chủ trì hoặc phối hợp trong việc hướngdẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộcTỉnh uỷ trong việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sáchpháp luật của Nhà nước về lĩnh vực nội chính

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Ban Phối hợp với các cơ quan có liên quangiúp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy kiểm tra, giám sát các cơ quan nộichính trong thực hiện các chủ trương, nghị quyết, chính sách, pháp luật vềcông tác nội chính

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao

* Tổ chức bộ máy: Phòng theo dõi công tác Nội chính có Trưởngphòng, Phó trưởng phòng và chuyên viên

1.1.3.3 Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng

* Chức năng: Tham mưu giúp lãnh đạo Ban theo dõi công tác phòng,chống tham nhũng trên địa bàn tỉnh theo quy định

* Nhiệm vụ:

- Chủ trì, phối hợp với các phòng giúp lãnh đạo Ban xây dựng kế hoạchcông tác thuộc lĩnh vực phòng, chống tham nhũng tháng, quý, 6 tháng, năm;tham mưu sơ kết, tổng kết các hoạt động về công tác phòng, chống thamnhũng

- Chủ trì tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Ban xây dựng nghị quyết, chỉthị, đề án… của Tỉnh uỷ; cụ thể chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luậtcủa Nhà nước về công tác phòng, chống tham nhũng đối với Đảng bộ tỉnh

- Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng thuộc Ban tham mưu giúp lãnhđạo Ban xây dựng, thẩm định các đề án về lĩnh vực phòng, chống tham nhũngtrước khi trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy

- Đề xuất lãnh đạo Ban tham mưu giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh

ủy, Thường trực Tỉnh ủy chỉ đạo về chủ trương xử lý đối với một số vụ việc,

vụ án tham nhũng theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước

- Tham mưu xây dựng các báo cáo đột xuất, chuyên đề về lĩnh vựcphòng, chống tham nhũng Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế phối hợpgiữa Ban với các tổ chức đảng, cơ quan chức năng trong lĩnh vực phòng,chống tham nhũng

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao

* Tổ chức bộ máy: Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng cóTrưởng phòng, Phó trưởng phòng và chuyên viên

1.1.3.4.Văn phòng Ban

* Chức năng: Văn phòng giúp lãnh đạo Ban duy trì các hoạt động thườngxuyên của Ban và triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác: tham mưu, tổnghợp báo cáo; tổ chức cán bộ; hành chính; văn thư, lưu trữ; quản trị, tài vụ; thiđua, khen thưởng; ứng dụng công nghệ thông tin và các điều kiện đảm bảokhác cho các hoạt động của Ban

* Nhiệm vụ:

- Chủ trì phối hợp cùng các phòng chuyên môn tham mưu giúp lãnh đạoBan tổng hợp, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, chế độ thông tinbáo cáo định kỳ liên quan đến hoạt động chung của Ban

- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị chương trình, nộidung, tài liệu, giấy mời họp, làm công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp,hội nghị, làm việc thường xuyên, đột xuất của Ban

- Tham mưu giúp lãnh đạo Ban tổ chức thực hiện các quy định của Đảng,Nhà nước về công tác tổ chức, cán bộ trong cơ quan; công tác thi đua, khenthưởng của Ban

- Giúp lãnh đạo Ban xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quy hoạchcán bộ lãnh đạo, quản lý; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng cán bộ, côngchức;

- Giúp lãnh đạo Ban lập dự toán ngân sách, quản lý, sử dụng tài chính,tài sản; chuẩn bị phương tiện phục vụ lãnh đạo Ban kịp thời, an toàn theo quyđịnh

- Chủ trì giúp lãnh đạo Ban thực hiện việc quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức, nhân viên; công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, phát hành, bảo mật tài liệu In tàiliệu, tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến

- Phối hợp với Công đoàn cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thần,đảm bảo quyền lợi của cán bộ, công chức và nhân viên trong Ban

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao

* Tổ chức bộ máy: Văn phòng có Chánh Văn phòng, ba Phó Chánh Vănphòng, chuyên viên và nhân viên phục vụ

Hiện nay Văn phòng của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang có 8 cán bộ:

Có Chánh Văn phòng, ba Phó Chánh văn phòng, một cán bộ Văn thư lưu trữ,một kế toán tài vụ và hai chuyên viên văn phòng Văn phòng Ban gồm cóphòng của Chánh Văn phòng, Văn phòng tổng hợp chung, phòng văn thư,phòng họp

1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư

Phòng Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng quản lý PhòngVăn thư của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang nằm tại ngay Tầng 1 của cơ

quan để thuận tiện trong công tác giao dịch với các cá nhân, tổ chức đến liên

hệ công tác, phối hợp

1.2.1 Về cán bộ

Phòng văn thư có hai cán bộ là phụ trách công tác văn thư và lưu trữ.Một cán bộ chính thức và một cán bộ hỗ trợ

1.2.2 Về cơ sở vật chất

Phòng văn thư có ba máy tính chuyên dụng, một máy tính chuyêndùng để tiếp nhận văn bản đến, công văn đến trước khi văn bản giấy được gửitới cơ quan, đồng thời cũng dùng để tiếp nhận đơn thư của công dân

- Một máy tính chuyên dụng dùng để scan văn bản, lập hồ sơ điện tử,đăng ký văn bản di, văn bản đến và sắp xếp tài liệu đã được scan vào hệthống quản lý văn bản tài liệu của cơ quan để quản lý

- Trong phòng còn có một máy phô tô, một máy scan tài liệu, một máy

in, tủ đựng chuyên dụng, két sắt để chứa những tài liệu quan trọng, quản lýcon dấu và đặc biệt là hệ thống giá để tài liệu tạm thời mà các đơn vị, cánhân trong Ban chuyển xuống

Thực hiện công tác lưu trữ bao gồm: thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổchức khai thác hồ sơ, tài liệu của Ban

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG.

2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn, thư lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang.

2.1.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư.

Hằng năm, Nhà nước ta đều ban hành một hệ thống văn bản quy phạmpháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên tất cảcác lĩnh vực của đời sống; đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước đượcthực hiện liên tục và thống nhất; xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ vàvăn minh, xây dựng Nhà nước xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân

Nhà nước ta đã ban hành các văn bản Luật, văn bản dưới Luật để điềuhành và quản lý Nhà nước Trong đó về lĩnh vực công tác hành chính thì việctổ chức, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác văn thư nóiriêng cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vựcnày Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang tiến hành quản lý công tác văn thưcủa Ban thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng, củaNhà nước đã ban hành và quy chế của cơ quan

Tại Ban Nội chính đã thực hiện nghiêm công tác văn thư, lưu trữ theovăn bản chỉ đạo của Đảng là Hướng dẫn số: 48/HD-VPTW hướng dẫn củaVăn phòng Trung ương ngày 11 tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trongcác tổ chức chính trị- xã hội, Hướng dẫn số: 11/HD/VPTW, Hướng dẫn củaVăn Phòng Trung ương ngày 28 tháng 5 năm 2004 hướng dẫn về thể thức vănbản của Đảng; Quyết định số: 518/2011/QĐ-UBND, Quyết định của Tỉnh banhành quy định về việc gửi, nhận văn bản điển tử và sử dụng thư điện tử trongcác cơ quan Nhà nước trên địa bàn Tỉnh Bắc Giang

Tại cơ quan Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang hiện nay chưa ban hànhđược quy chế cho riêng công tác văn thư- lưu trữ Tuy nhiên việc quản lýcông tác văn thư lưu trữ được thực hiện chặt chẽ, chi tiết dựa Quy chế làmviệc của cơ quan (phụ lục 1)

Trong Quy chế làm việc của Cơ quan đã quy định chi tiết, cụ thể mộtmục về chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và Văn phòng Ban;quy định trình tự công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan như xử lý, quản lý tàiliệu công tác, soạn thảo văn bản, phát hành văn bản Đây là căn cứ pháp lýđể tuân thủ đúng các văn bản quy định của pháp luật và các văn bản quản lý,chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Nhà nước; đảm bảo chohoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan được vận hành thống nhất, hiệu quả,đúng quy định

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BanNội chính Tỉnh ủy Bắc Giang, công tác văn thư, lưu trữ của Ban được giaocho Văn phòng đảm nhận Tại đây, Ban Nội chính đã lựa chọn tổ chức hình

thức Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao

và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng

dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trựcthuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.

Hiện nay Ban đang duy trì một cán bộ (đã biên chế) chịu trách nhiệmchính thực hiện công tác văn thư kiêm lưu trữ và một cán bộ hỗ trợ Với sốlượng nhân sự như vậy để đáp ứng được đầy đủ cả hai công việc văn thư vàlưu trữ là điều tương đối khó khăn Bên cạnh đó, cán bộ đang thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ không được đào tạo chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, chỉđược tập huấn nghiệp vụ chuyên môn và tham gia các lớp bồi dưỡng ngắnhạn hằng năm về công tác này nên gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chấtlượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ của Cơ quan

2.1.2 Hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ.

Ban Nội chính Tỉnh uỷ là cơ quan tham mưu của Tỉnh uỷ mà trực tiếp,thường xuyên là Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ về công tácnội chính và phòng, chống tham nhũng

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị đượclựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ đểkhai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịchsử… của toàn xã hội Chính vì vậy tài liệu lưu trữ của Ban cũng có vai trò rấtquan trọng Cán bộ văn thư cơ quan kiêm lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quancũng thực hiện đúng với các văn bản hướng dẫn của Đảng và Nhà nước vềcông tác lưu trữ như: Luật lưu trữ số 01 năm 2011 do Quốc hội khóa 13 banhành, hay các văn bản hướng dân chi tiết luật lưu trữ, các văn bản quy định

về đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước hiện nay

Riêng đối với lĩnh vực công tác lưu trữ thì cơ quan chưa ban hành đượcquy chế riêng cho công tác lưu trữ Đồng thời trong quy chế làm việc của cơquan cũng có vẻ ưu ái hơn cho các quy định về công tác văn thư hơn là côngtác lưu trữ

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang.

2.2.1 Đối với công tác văn thư

2.2.1.1 Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản

Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang hằng năm ban hành một lượng vănbản không lớn, khoảng 1000 văn bản mỗi năm Các văn bản do Ban Nộichính ban hành chủ yếu là báo cáo, chương trình, kế hoạch, công văn, giấymời, kết luận, quy định, quy chế, quyết định… cụ thể như:

- 256 báo cáo

- 457 công văn

- 89 quyết định

- 27 kế hoạch

- 39 chương trình

- Còn lại là thông báo, đề án, hợp đồng, quy chế…

Ban Nội chính là cơ quan tham mưu cho Ban Thường vụ Tỉnh ủy vềcông tác nội chính và phòng chống tham nhũng, do vậy các văn bản ban hànhchủ phần nhiều là văn bản báo cáo, quyết định và công văn

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Bangiao cho một đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản

Chuyên viên các phòng, các cán bộ chuyên môn của các phòng đượcgiao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm chính về nội dung, thểthức và tiến độ thực hiện Trên cơ sở tiếp thu ý kiến của lãnh đạo phòng và ýkiến của các phòng, cá nhân phối hợp (nếu có), chuyên viên soạn thảo chỉnhlý, Trưởng phòng kiểm tra, ký tắt (ký trách nhiệm) vào cuối văn bản trước khitrình lãnh đạo Ban ký để phát hành Lãnh đạo Ban, Trưởng phòng cùng chịutrách nhiệm về nội dung những văn bản được giao chỉ đạo soạn thảo

Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm chính vềnội dung, thể thức và tiến độ thực hiện Văn bản dự thảo phải thể hiện đầy

đủ, chính xác ý kiến chỉ đạo và quyết định của lãnh đạo Ban; phù hợp với thểloại và thể thức văn bản của Đảng Tại Ban các cán bộ soạn thảo văn bản theođúng văn bản hướng dẫn của Đảng, Nhà nước về thể thức và kĩ thuật trìnhbày như vừa nêu ở trên

Cụ thể:

Văn bản của Ban ban hành có tuân thủ đúng các thể thức bắt buộc

mà Đảng quy định như:

1 Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới cóđường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm banhành văn bản Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề

Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2 Tên cơ quan ban hành văn bản là Ban Nội chính Tỉnh ủy

3 Cơ quan chủ quản là Tỉnh ủy Bắc Giang

Ví dụ : TỈNH ỦY BẮC GIANG

BAN NỘI CHÍNH

4 Số và ký hiệu văn bản

+ Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại vănbản của Ban Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập

+ Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn

bản và tên cơ quan ban hành văn bản Ghi đủ tên tắt của cơ quan hoặc liên cơ

quan ban hành; giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-), giữa tên loạivăn bản và tên cơ quan có dấu gạch chéo (/).

Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan banhành văn bản Ví dụ: Số: 01-BC/BNCTU

5 Địa điểm ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung van bảnđược trình bày đầy đủ, đúng với văn bản hướng dẫn, văn bản quy định củaĐảng và Nhà nước ban hành

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi

Sau khi hoàn thiện dự thảo văn bản, chuyên viên soạn thảo có tráchnhiệm trình Trưởng phòng kiểm tra, ký tắt (ký trách nhiệm) vào dự thảo chịutrách nhiệm về mặt nội dung văn bản , chuyển Văn phòng để Chánh Vănphòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, kí nháy cuối phần nơinhận trước khi trình lãnh đạo Ban ký phát hành

Sau đó cán bộ văn thư sẽ là người ghi số, ngày tháng lên trên văn bảntheo hệ thống số đăng ký văn bản đi của cơ quan theo số sứ tự tiếp theo trongsổ Số văn bản đi được cán bộ văn thư ghi bằng chữ số Ả rập và bắt đầu bằng

số 01 của ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 của năm

Tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang tất cả các văn bản gửi đi phảiqua phòng văn thư và được cán bộ văn thư vào sổ đăng ký văn bản, công văn

đi Tại đây có hai hình thức đăng ký văn bản đi là đăng ký trực tiếp trên máytính của phòng văn thư và đăng ký vào sổ theo phương pháp truyền thống.Trước khi phát hành văn bản, Văn phòng Ban có trách nhiệm kiểm duyệt thểthức, thẩm quyền văn bản lần cuối trước khi in ấn, đóng dấu, vào sổ theo dõi

và chỉ được phát hành những văn bản đã có chữ ký tắt (ký trách nhiệm) củaTrưởng phòng và chữ ký ban hành của Lãnh đạo Ban Tất cả các văn bản khiphát hành phải vào sổ theo dõi văn bản theo quy định

Sau khi đăng ký văn bản đi, cán bộ văn thư tiến hành nhân bản văn bảnđúng với số lượng văn bản ghi ở phần cuối nơi nhận Trường hợp yêu cầu saotheo thể thức thì cán bộ văn thư tại đây tiến hành sao đúng theo thể thức màvăn bản hướng dẫn quy định, đóng dấu cơ quan và tiến hành chuyển phát.Khi phát hành, nếu thấy văn bản chưa đúng thể thức, có sai sót hoặc có nhữngđiểm chưa hợp lý, cần cân nhắc về độ mật, nơi nhận, thể loại, từ ngữ thìPhòng Văn thư trao đổi với chuyên viên soạn thảo để xử lý, quyết định Saukhi thống nhất cán bộ văn thư sẽ hoàn thiện thủ tục đóng dáu cơ quan, cácdấu chỉ mước độ mật, khẩn và làm thủ tục chuyển phát Tại đây, trong trườnghợp văn bản mật cán bộ văn thư sẽ tiến hành vào bì và khi gửi có kèm theophiếu gửi, đối với văn bản tuyệt mật thì cán bộ văn thư sẽ làm hai bì Bì bêntrong ghi số, kí hiệu, tên cơ quan tổ chức hoặc cá nhân được gửi, đóng dấutuyệt mật, đóng dấu niêm phong, đóng dấu chỉ có người có tên mới được mở

Bì bên ngoài chứa bì bên trong và phiếu gửi

Theo quy định chung của ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang, tất cả cácvăn bản đi do cơ quan phát hành phải phát hành đúng theo quy định của cơ

quan đặt ra là chuyển giao ngay trong ngày và muộn nhất là buổi sáng ngàyhôm sau Công văn chuyển cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân thông qua haihình thức chủ yếu là chuyển giao trực tiếp và chuyển qua bưu điện Ngoài raBan còn chuyển giao văn bản qua mạng nội bộ của Đảng và mạng intenet,song sau đó vẫn gửi văn bản giấy kèm theo Tuy nhiên dù là chuyển giao ởhình thức nào thì cán bộ văn thư vẫn là người kiểm soát và văn thư đều phảivào sổ theo dõi Trường hợp chuyên viên trực tiếp chuyển công văn đi phảithông qua văn thư để vào sổ theo dõi và xử lý.

Văn thư chỉ được gửi đến các cơ quan, người nhận văn bản ghi tại mụcNơi nhận; tuyệt đối không được gửi, hoặc phôto văn bản cho những tổ chức,

cá nhân không có tên ở mục nơi nhận khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạoBan Tại đây văn bản đi tuyệt mật được gửi bằng hai bì; bì trong đóng dấutuyệt mật và niêm phong; bì ngoài đóng dấu ký hiệu “A” Văn bản tối mậthoặc mật gửi bằng một bì, có đóng dấu “B” hoặc “C” Trường hợp gửi vănbản tuyệt mật, tối mật, mật trong nội bộ cơ quan thì gửi bằng một bì và có dấu

“A”, “B” hoặc “C” Sau khi văn bản được gửi tới các cơ quan, tổ chức thì bánbộ văn thư vẫn luôn luôn luôn phải theo dõi văn bản đi Trong một số trườnghợp có bì văn bản gửi về thì cán bộ văn thư phải ghi vào ghi chú của sổchuyển giao văn bản là văn bản bị trả về là đã gửi nhưng không chuyển được.Ngay sau khi phát hành văn bản, Phòng Văn thư phải lưu bản gốc có chữ kýtrực tiếp của lãnh đạo Ban và ý kiến chỉ đạo phát hành của lãnh đạo Ban hoặcý kiến đề nghị phát hành của Trưởng đơn vị Cán bộ văn thư tập hợp lại cácbản lưu thành tập lưu văn bản theo số thứ tự của văn bản

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản

Văn thư là đầu là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản gửi đến Ban.Cán bộ, công chức, nhân viên của Ban khi trực tiếp nhận các văn bản đến củacác cơ quan, tổ chức gửi Ban phải giao lại cho Phòng văn thư để cán bộ Văn

thư vào sổ để theo dõi và xử lý theo quy định Hằng năm, Ban Nội chính

Tỉnh ủy tiếp nhận khoảng 6000 văn bản đến, đó là một con số tương đối lớn.Nội dung văn bản, tài liệu tiếp nhận rất đa dạng Tuy nhiên việc đăng ký vănbản đến vẫn được cán bộ văn thư duy trì như đăng ký văn bản đi, đăng kýbằng sổ truyền thống và đăng ký bằng máy

Là một cơ quan mới được thành lập chưa lâu, song có chức năng nhiệm

vụ quan trọng và đặc thù, lại được Ban Thường vụ Tỉnh ủy quan tâm đầu tư

về cơ sở vật chất hiện đại, có các phần mềm chuyên dụng để nhận văn bảnđiện tử, phần mềm tiếp nhận và xử lý đơn thư, phần mềm quản lý văn bảnđến, phần mềm lưu trữ các tệp văn bản đã được scan vào máy, lập hồ sơ vàlưu trữ tự động trong máy

Việc tiếp nhận, chuyển giao và xử lý đơn thư thực hiện theo Quy định

về xử lý đơn thư của Ban

Khi tiếp nhận bì văn bản đến, cán bộ Văn thư của ban kiểm tra, đốichiếu nơi gửi, nơi nhận, số và ký hiệu với sổ giao nhận, nếu đúng mới kýnhận Khi mở bì, cán bộ văn thư kiểm tra kỹ các mối dán, dấu niêm phong ;không để sót, nhàu nát, rách văn bản; đóng dấu đến, công văn đến lên gócphía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến.

Các bì có dấu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc và mời họp cán bộ văn thưmở và trình ngay người có thẩm quyền xử lý

Việc đăng ký và theo dõi xử lý văn bản đến cũng được cán bộ văn thư

và các cán bộ trong cơ quan thực hiện một cách nghiêm túc

Cán bộ văn thư ghi số, ngày đến trong khung dấu đến Sau đó cán bộVăn thư đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính của

cơ quan, và đăng kí vào sổ đăng ký văn bản đến Tại đây vẫn luôn duy trì haihình thức đăng ký văn bản đến đề phòng những trường hợp rủi ro, và sự cố

có thể sảy ra để cứu tài liệu Sau đó cán bộ Văn thư chuyển cho lãnh đạo Vănphòng xử lý

Việc xử lý và quản lý tài liệu công tác thực hiện theo quy định về côngtác văn thư, lưu trữ và quy định sau:

Thông thường, sau khi Văn thư nhận được văn bản, tài liệu haycông văn thì cán bộ văn thư sẽ tiến hành chuyên giao ngay sau khi làm một

số thủ tục tiếp nhận hoặc muộn nhất là vào sáng hôm sau Đồng thời sau khiLãnh đạo Ban đã phân công Người giải quyết công việc thì cán bộ Văn thưcũng sẽ tiếp nhận lại, làm một số thủ tục cần thiết như sao,chụp, phô tô vàmột số thủ tục khác và tiến hành chuyển giao ngay cho cán bộ phụ trách giảiquyết công việc ngay Tất cả các việc sao, chụp, cung cấp tài liệu Mật, Tốimật, Tuyệt mật phải được sự đồng ý của lãnh đạo Ban và quản lý, sử dụngtheo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Các phòng, cán bộ, công chức, nhân viên khi trực tiếp nhận các tài liệu

do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi cho Ban phải chuyển tài liệu đócho Văn phòng để xử lý theo quy định chung

Cuối năm các phòng, các cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm tập hợptài liệu, hồ sơ và lưu trữ theo quy định hiện hành

Chánh Văn phòng Ban có trách nhiệm theo dõi, quản lý và tham mưugiúp lãnh đạo Ban xử lý văn bản đến; kiểm tra nội dung Phiếu trình, thể thức

và nội dung dự thảo văn bản trình ký

Cán bộ Văn thư không được bóc những bì công văn thuộc loại tối mật,tuyệt mật, hoặc những bì có dấu "riêng người có tên mở bì" và bì có yêu cầuchuyển trực tiếp đến các đồng chí lãnh đạo Ban Đối với những bì này, saukhi đăng ký ngoài bì, chuyển thẳng cho lãnh đạo Ban phân phối văn bản thìcán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến đơn vị,cá nhân có trách nhiệm xử lý.Nếu nội dung văn bản không mật, lãnh đạo Văn phòng cho cán văn thư chụpgửi đến đơn vị, chuyên viên có liên quan để biết hoặc cùng phối hợp xử lý

Do quy định của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang về tổ chức hình

thức công tác văn thư theo mô hình tập trung nên tất cả các văn bản đến tiếp

nhận đều phải được qua bộ phận văn thư mới là chính thống Các đơn vị, cánhân chỉ có trách nhiệm xử lý các văn bản đến đã đăng ký ở Phòng Văn thư.Trường hợp văn bản cần xử lý gấp (chưa kịp đăng ký) thì ngay sau khi xử lýxong phải chuyển lại cho Phòng Văn thư để đăng ký Tại đây, cán bộ, chuyên

viên được giao xử lý văn bản đến phải bảo đảm tiến độ, thời gian ghi trong

văn bản; bảo mật thông tin văn bản đến theo quy định,những văn bản cần xửlý gấp thì đề xuất ngay với Trưởng đơn vị để báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Banphụ trách

2.2.1.4.Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

Theo như quy định hiện hành, Cán bộ chuyên môn, chuyên viên trongBan trong quá trình giải quyết công việc phải thu thập những văn bản, giấy tờhình thành trong quá trình giải quyết công việc (kể cả bút phê, bút tích sửacủa lãnh đạo Ban, các ý kiến góp ý quan trọng…)để lập thành hồ sơ Cuốinăm, các bộ chuyên môn, chuyên viên nộp về phòng văn thư của cơ quan đểlưu trữ Sau khi giải quyết xong công việc, các bộ chuyên môn, chuyên viênbổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; Rà soát, loại ra khỏi hồ sơ nhữngtài liệu trùng, thừa, bản nháp, bản thảo và tài liệu tham khảo không cầnthiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự nhất định, thường là theo trình độ giải quyếtcông việc (có thể theo trật tự thời gian, nhóm vấn đề hoặc mức độ quan trọngcủa tài liệu…);Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nếu nội dung hồ sơ chưa phù hợp vớitiêu đề dự kiến ban đầu Sau đó tiến hành giao nộp vào lưu trữ hiện hành

Tuy nhiên theo khảo sát thực tế tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang,Việc lập hồ sơ chỉ mới dùng lại ở giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ rồi giữlại lưu trữ tại đơn vị Hoàn toàn chưa có việc l ập danh mục tài liệu có tronghồ sơ Cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào lưutrữ cơ quan

Đối với quy định hiện hành thì thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu:

Sau một năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tài liệu hànhchính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin);Sau batháng, kể từ ngày công trình được quyết toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng

cơ bản); Sau một tháng đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vậtmang tin khác Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng hồ sơ,tài liệu (đã đến hạn nộp lưu) thì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Ban phụ trách vàphải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Phòng Hành chính để theo dõi;thời gian giữ lại không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu hồ sơ, tàiliệu Tuy nhiên tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang thì thời hạn giao nộpchưa thực hiện được đúng so với quy định Nhà nước

Nguyên nhân của tình trạng này là do nhận thức không đầy đủ về vaitrò của tài liệu lưu trữ của các cấp lãnh đạo, của các phòng ban trong cơ quan

và của các cán bộ chuyên môn, chưa có sự chỉ đạo quyết liệt bằng văn bản

của cơ quan nhà nước cấp trên Thêm vào đó, Ban Nội chính Tỉnh ủy BắcGiang còn là một cơ quan mới đi vào hoạt động nên đang trong quá trìnhcủng cố và hoàn thiện nên hệ thống văn bản chưa nhiều, thêm vào đó điềukiện về nhân lực và vật lục còn hạn chế nên Ban tiến hành tổ chức giao nộptài liệu vào cuôi mỗi năm Cán bộ văn thư kiêm phụ trách công tác lưu trữnên tất cả tài liệu của các vụ án, các văn bản xử lý công việc, các tài liệu rờilẻ… đều được giao nộp tập trung về phòng văn thư.

Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu cũng chưa được chú trọng, nhìn chungthực hiện chưa được tốt, chưa đúng theo quy định Việc giao nộp đơn thuầncũng chỉ là chuyển tài liệu về phòng văn thư mà không hề có sự xuất hiện củabiên bản giao nhận tài liệu

Theo quy chế của cơ quan, hằng năm Văn phòng có trách nhiệm:

Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu; cấpbìa hồ sơ, mục lục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân;

Ban hành Danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Ban;Nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu vào Quý I hằng năm;

Lập hồ sơ thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo chuyên viên lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị để lưu trữ đúng quy định

Cán bộ được cử đi học, công tác dài hạn, chuyển công tác khác hoặcnghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trưởng đơn vị hoặc Văn phòng

Tuy nhiên việc lập danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào ban vẫn chưađược ban hành

2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu

Phòng Văn thư quản lý chặt chẽ và sử dụng con dấu của Ban và BanChỉ đạo theo đúng quy định Tại phòng Văn thư có tủ kín dùng để bảo quảncon dấu cẩn thận, có khóa cẩn thận, chỉ có cán bộ Văn thư mới được giữ chìakhóa và mở tủ, sử dụng con dấu, mới được đóng dấu, cán bộ Văn thư tuyệtđối không được nhờ người khác đóng dấu hộ

Tại đây tuyệt đối không đóng dấu khống vào các văn bản, giấy tờ khichưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền

Cán bộ Văn thư đóng dấu, con dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềbên trái

Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang là một cơ quan của Đảng, phụ trách

lĩnh vực rất chuyên sâu, nhạy cảm có nhiểu tài liệu quan trọng, tài liệu mật,tối mật, tuyệt mật, tài liệu cần thu hồi lại, vì vậy việc kiểm tra việc gửi, nhậnvăn bản, thu hồi, hủy tài liệu cũng được thực hiện rất nghiêm túc

Văn phòng, mà cụ thể là phòng Văn thư có trách nhiệm theo dõi, đônđốc, quản lý việc gửi, nhận văn bản rất sát Những tài liệu cần thu hồi thì cán

bộ Văn thư luôn theo dõi và t hu hồi đầy đủ, đúng thời hạn những tài liệu cóquy định thu hồi Cán bộ, chuyên viên trong cơ quan trả lại đầy đủ, đúng thờihạn các tài liệu có quy định thu hồi và huỷ các tài liệu trùng, thừa theo quyđịnh.

Tại đây việc bảo mật tài liệu là một trong những vấn đề quan trọnghàng đầu trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan Tất cả m ọi hồ sơ, tàiliệu có độ mật được sử dụng, lưu giữ, bảo quản chặt chẽ đúng quy định củaĐảng, Nhà nước và của cơ quan về bảo mật Tất cả tài liệu mật sau khi xử lýxong được cán bộ văn thư phân loại, đưa vào hồ sơ lưu; cán bộ, chuyên viêntuyệt đối không tự ý mang ra khỏi cơ quan Trường hợp cần thiết phải mangtài liệu mật đi công tác hoặc về nhà riêng cần được sự đồng ý của trưởng Ban.Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phònglàm việc

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang

2.2.2.1 Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

Công tác phân loại, lập hồ sơ và tiến hành chỉnh lý là công việc tiếptheo phải làm sau khi thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.Tài liệu thu

về kho lưu trữ cần được phân loại, lập hồ sơ và làm công tác chỉnh lý để đưavào bảo quản Thực hiện tốt công tác này chúng ta mới có thể tổ chức khoahọc khối tài liêu thu về và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng và pháthuy hết được giá trị của tài liệu

Hàng năm, Văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư đã tiến hành tổ chứcthu tài liệu vào dịp cuối năm

Văn phòng có nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch thu thập, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu và thống

kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho lưu trữ và các phương tiện lưu trữ

Tại đây việc tiếp nhận tài liệu, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể,chưa có biên bản bàn giao tài liệu

Thành phần thu là tất cả các hồ sơ, văn bản, tài liệu của các các lãnhđạo ban, các phòng chuyên môn và tất cả hồ sơ tài liêu có liên quan Tất cảtài liệu được thu thập chung vào một mối

Ban Nội chính Tỉnh ủy chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng và phòng lưutrữ tài liệu riêng Vì vậy toàn bộ tài liệu thu thập về được cán bộ văn thư tiếpnhận và để ngay tại phòng văn thư, trên hệ thống kệ giá để tạm

Công tác phân loại tài liệu:

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là căn cứ vào các đặc trưngphổ biến của từng loại hình tài liệu của phông lưu trữ cơ quan để phân chia

chúng ra thành các khối, các đơn vụ chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đíchquản lý và sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó.

Tuy nhiên Ban Nội chính là một ban chuyên môn đặc thì và mới đượcthành lập khá mới, cho nên khối lượng tài liệu lưu trữ sản sinh ra khôngnhiều, tài liệu giao nộp còn chưa được lập hồ sơ, tài liệu còn bó gói rời lẻ,cho nên để lập một phương án phân loại tài liệu theo các phông là một bướccòn xa

Nguyên nhân của tình trạng này là do tài liệu trong quá trình sản sinh,giải quyết công việc tại các đơn vị là tài liệu chuyên môn Chưa có danh mụchồ sơ tài liệu nộp lưu ban hành nên tài liệu hình thành ra lưu trữ tại đơn vịtheo dõi, giải quyết công việc Đồng thời một số cán bộ cũng chưa có ý thứctrong việc lập hồ sơ và bản mục lục hồ sơ kèm theo, mỗi khi có đợt tổ chứcthu tài liệu là chuyển tất cả về phòng văn thư, sau đó cán bộ văn thư sẽ làngười phân loại, sắp xếp, chỉnh lý lại tài liệu, lập hồ sơ Đồng thời tại ban chỉ

có một cán bộ văn thư kiêm lưu trũ nên khối lượng công việc là rất lớn nênlượng công việc lớn, tài liệu dồn ứ, chưa được chỉnh lý

Ban Nội chính chưa bố trí được kho lưu trữ, nên dẫn tới cung chưa cóphương án biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, vàviệc này sẽ được ban chỉ đạo làm trong thời gian tới

Hiện nay, hàng chục mét giá tài liệu được thu về được trong tình trạngchất đống, bó gói, lộn xộn, rời lẻ… Có một số ít tài liệu đã được lập hồ sơ vàchỉnh lý sơ bộ, khoảng 20 mét giá tài liệu Điều này còn là một tồn tại đánglưu tâm của Ban

Sau mỗi đợt tổ chức thu thập tài liệu của Ban vào lưu trữ cơ quan, Vănphòng chỉ đạo, tổ chức phối hợp với phòng văn thư tiến hành chỉnh lý tàiliệu, phân loại theo phương án khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý, bảoquản, khai thác và sử dụng; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ

Ban Nội chính là cơ quan của Đảng, tài liệu mang tính chất đặc thù vàquan trong, cán bộ văn thư lưu trữ đã đang đước đầu tiến hành chỉnh lý tàiliệu theo mặt hoạt động- nhiệm kỳ, thuận tiện cho khai thác sử dụng

Việc chỉnh lý tuân thủ nguyên tắc không phân tán, xé lẻ tài liệu; bảođảm phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Ban, của đơn vị

2.2.2.2 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương

pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản

cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chứctheo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học vàcác giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho PhôngLTQG Việt Nam