THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FORD THĂNG LONG 14

Công ty Cổ phần FORD Thăng Long được thành lập theo quyết định số 4339QĐ/UB của UBND Thành phố Hà Nội ngày 20 tháng 10 năm 1998, có giấy phép đăng ký kinh doanh số: 055048

PHẦN I:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN FORD THĂNG LONG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần FORD Thăng Long

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty Cổ phần FORD Thăng Long được thành lập theo quyết định số 4339QĐ/UB của UBND Thành phố Hà Nội ngày 20 tháng 10 năm 1998, có giấy phép đăng ký kinh doanh số: 055048

Tên giao dịch: Thăng long Ford

Trụ sở chính: Tòa nhà 105 Láng hạ, Đống Đa, Hà nội

Số điện thoại: (04) 5621920

Số fax: (04) 8561475

Email: thanglongford.tfc@hn.vnn.vn

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần FORD Thăng Long trước kia là một bộ phận của Công ty

Xe Du Lịch Hà Nội, chịu sự quản lý của Nhà nước Từ khi nền kinh tế nước

ta chuyển sang cơ chế thị trường, Đảng và Nhà nước chủ trương chuyển đổimột số doanh nghiệp Nhà nước sang hình thức cổ phần hóa nhằm động viênđược nguồn vốn tư nhân, khắc phục tình trạng làm ăn kém hiệu quả trongthành phần kinh tế quốc doanh Theo chủ trương này, tháng 10 năm 1998 theoQuyết định số 4339 QĐ/UB của UBND Thành phố Hà Nội, hai bộ phận củaCông ty Xe Du Lịch Hà Nội là trạm bảo dưỡng sửa chữa xe du lịch và đội xeđược tách ra, cổ phần hóa với tên gọi ban đầu là Công ty Cổ phần Vận tảiDịch vụ và Du lịch – JAC

Sau gần 3 năm hoạt động, để phát huy hết tiềm năng vốn có, Công tyquyết định thực hiện hợp đồng làm đại lý cho FORD Việt Nam Limited Đểphù hợp với chức năng kinh doanh mới, tháng 10/2001, Công ty đổi tên vàthành lập xí nghiệp thành viên, xác định lại chức năng, nhiệm vụ của Công tyvới tên gọi mới là Công ty Cổ phần FORD Thăng Long có trụ sở giao dịch tại

105 - Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Công ty Cổ phần FORD Thăng Long cóđầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tạingân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước

Trong 11 năm kể từ ngày thành lập công ty đã trải qua các giai đoạn pháttriển như sau:

Năm 2001, công ty chính thức trở thành nhà phân phối sản phẩm và dịch vụ

của công ty Ford Viet nam Sau hơn 5 năm hoạt động, Ford Thăng long đãcung cấp cho thị trường trên 6.000 xe ô tô Ford và thực hiện dịch vụ bảodưỡng sửa chữa cho trên 100.000 lượt xe ô tô các loại và đã trở thành đại lýphân phối sản phẩm và dịch vụ lớn nhất của công ty ô tô Ford tại Việt Nam

Năm 2005, Thăng Long Ford đã quyết định mở hai chi nhánh tại 280 Đường

Bà Triệu, Thành phố Thanh Hoá, Tỉnh Thanh Hoá và 921 Đường Lê Lợi, TpVinh, Tỉnh Nghệ An với hệ thống phòng trưng bày và xưởng dịch vụ hiện đạiđạy tiêu chuẩn Đại lý của Brand@Retail của Ford toàn cầu Cùng với áp dụngtiêu chuẩn toàn cầu Quality care vào xưởng dịch vụ và ngày nay Thăng LongFord đã được biết đến như người bạn đồng hành và như một Đại lý hiện đạinhất của Ford Việt nam Với sự phát triển không ngừng của Ford tại thịtrường Việt nam, Thăng Long Ford một lần nữa đi tiên phong trong việckhám phá thị trường ở miền Trung đầy tiềm năng và hứa hẹn

1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

1.2.1 Ngành nghề kinh doanh

 Kinh doanh xe Ford

 Kinh doanh phụ tùng ô tô

 Sửa chữa bảo dưỡng ô tô

1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty

FORD Thăng Long là công ty cổ phần thương mại dịch vụ Lĩnh vực kinh doanh chia thành 2 mảng chính:

a) Mảng kinh doanh thương mại bao gồm những mặt hàng:

- Xe ôtô: Trước năm 2001, Công ty chuyên thực hiện mua bán các loạiôtô cũ, hỏng, bị tại nạn để phục hồi sử chữa Đến năm 2001, Công ty chuyểnhướng kinh doanh tiến hành đầu tư xây dựng và nâng cấp bộ phận kinh doanh

xe ôtô cũ theo yêu cầu thỏa thuận ký kết trong hợp đồng làm đại lý cho hãngFORD Việt Nam Limited Mặt hàng kinh doanh chính là các loại xe ôtô chínhhiệu của hãng FORD với quy mô lớn nhất; bên cạnh đó xe ôtô cũ vẫn đượccoi là mặt hàng kinh doanh phụ cho Công ty

Việc kinh doanh ôtô được thực hiện theo 2 phương thức chủ yếu:

+ Phương thức bán buôn: Gồm bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng.

Hình thức này được áp dụng đối với các đơn đặt hàng do các khách hàng đãđặt hàng

+ Phương thức bán lẻ: Việc mua bán diễn ra tại quầy kho do nhân viên bán

hàng trực tiếp thực hiện với khách hàng Công ty có các Showroom trưng bàysản phẩm Các khách hàng có thể tới tận nơi để xem sản phẩm và mua hàng.Mạng lưới hoạt động kinh doanh của Công ty rất rộng với quy mô lớn, nguồnhàng phong phú nên luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường

- Phụ tùng ôtô: Đây là mặt hàng kinh doanh có tính chất truyền thốngcủa Công ty, được ra đời ngay từ khi Công ty mới thành lập Hiện nay Công

ty kinh doanh chủ yếu là phụ tùng chính hiệu hãng FORD, ngoài ra còn kinhdoanh phụ tùng của các hãng khác như TOYOTA, DEAWOO và DENSO

b) Mảng kinh doanh dịch vụ bao gồm những sản phẩm:

- Dịch vụ bảo hành – bảo dưỡng – sửa chữa xe ôtô: Xưởng sửa chữa bảodưỡng của công ty cung cấp dịch vụ bảo hành sau mua cho các loại xe ôtôFORD bán ra của Công ty Đồng thời, thực hiện nghiệp vụ sửa chữa, bảodưỡng ôtô cho mọi đối tượng khách hàng có nhu cầu tín nhiệm mang xe đếnbảo dưỡng – sửa chữa tại xưởng

1.2.3 Định hướng phát triển

Định hướng phát triển của công ty.

Định hướng phát triển của công ty cổ phần FORD Thăng Long là: Mởrộng qui mô của công ty và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh trên mọiphương diện, nâng cao sức cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường

- Đối với bộ phận kinh doanh ôtô FORD:

Công ty là đại lý bán xe FORD duy nhất tại miền Bắc nhưng lại chỉ có củahàng đại lý tại Hà Nội, như vậy thì không khai thác triệt để được hết nhữngkhách hàng ở xa Hà Nội Để khắc phục điều này và cũng là để mở rộng hơnnữa Công ty có kế hoạch mở thêm đại lý chi nhánh (đại lý cấp 2) ở các tỉnhthành phố khác mà trước tiên là ở tỉnh Quảng Ninh

- Đối với trạm bảo hành ôtô FORD:

Cùng với kế hoạch mở đại lý chi nhánh tại Quảng Ninh, Công ty cũng sẽ

mở một trạm bảo hành FORD tại Quảng Ninh để phục vụ cho việc bán xe.Hiện nay Công ty đang có dự án Đầu tư xây dựng lại toàn bộ khu nhàxưởng hiện có để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ cũng như tạo điềukiện thuận lợi hơn cho khách khi đưa xe vào xưởng để bảo dưỡng - sửa chữa

1.2.4 Thị trường và đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh của bộ phận kinh doanh ôtô FORD chính là cáchãng bán xe ôtô khác trên toàn bộ miền Bắc Hiện nay trên trên toàn bộ miềnBắc có rất nhiều đại lý của 7 hãng sản xuất ôtô nổi tiếng trên thế giới, nhưngchủ yếu vẫn là các hãng của Nhật Bản và Hàn Quốc Công ty chỉ mới chínhthức trở thành đại lý kinh doanh xe FORD từ năm 1997 và cũng từ đó tên xeFORD mới được khách hàng biết đến mặc dù hãng xe FORD là hãng ôtô nổitiếng của Mỹ và được thị trường biết đễn từ lâu (từ năm 1927 xe ôtô FORDđã trở nên nổi tiếng trên thị trường ôtô thế giới) Nhưng do người dân mới chỉquen và tin dùng một số loại xe như TOYOTA, MITSUBISHI đa số là xecủa Nhật nên khi mới bước vào kinh doanh Công ty đã không thực sự thànhcông Chỉ đến năm 1999 khi Công ty mới thực sự kinh doanh ổn định vì đếnlúc đó khách hàng đã có niềm tin đối với xe FORD luôn đảm bảo an toàn,mẫu mã đẹp, sang trọng và giá cả lại không quá đắt

1.2.5 Tình hình hoạt động kinh doanh

động Phối hợp cùng với phòng dịch vụ và phụ tùng để cung cấp cho kháchhàng những dịch vụ và sản phẩm hoàn hảo.

Công ty có 2 phòng trưng bầy và bán xe ôtô đặt tại 105 Láng Hạ và 32Nguyễn Công Trứ đều là những địa điểm nằm tại trung tâm kinh tế của HàNội Trang thiết bị nội thất của 2 phòng này đều được trang bị rất đầy đủ vàhiện đại đáp ứng một cách tối đa cho công việc kinh doanh bán xe

Hãng xe ôtô FORD là một hãng lớn, nổi tiếng, có uy tín trên thị trườngkinh doanh ôtô với giá cả cũng không quá đắt (giá từ: 31,000 USD – 36,000USD)do đó mà xe của FORD ngày càng trở nên phổ biến trên thị trường.Hơn nữa nến kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển theo đó mà nhu cầu

về sử dụng phương tiện xe ôtô cũng ngày càng tăng Vì vậy mà công việckinh doanh bán xe của công ty phát triển rất tốt

- Năm 2005 công ty bán được 560 xe với tổng doanh thu là: 5,950 triệuđồng

- Năm 2006 công ty bán được 780 xe với tổng doanh thu là:8,650 triệuđồng

Xưởng bảo dưỡng sửa chữa xe FORD:

 Xưởng có chức năng bảo hành, bảo dưỡng - sửa chữa xe FORD củacông ty bán ra

 Kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng - sửa chữa đối vơí tất cả các mác kiểu

xe

 Kinh doanh cải tạo đóng mới phương tiện theo yêu cầu của kháchhàng

 Kinh doanh bán, cung cấp phụ tùng chính hãng

 Hỗ trợ cho phòng kinh doanh bán xe ( rửa, làm sạch xe trước khi giaocho khách)

Xưởng bảo dưỡng sửa chữa FORD là một trong những xưởng bảodưỡng sửa chữa lớn nhất hiện nay tại miền Bắc, cơ sở vật chất kỹ thuật vàmáy móc thiết bị luôn luôn được cải tiến và nâng cấp

1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý và nguồn nhân lực:

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Để hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, sau khi cổ phần hoá

bộ máy mới của công ty được sắp xếp lại gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Giám đốc điều hành

Quan hệ kiểm tra

Quan hệ chỉ đạo

soát, Ban giám đốc và các phòng ban, bộ phận Mỗi phòng ban, bộ phận đượcphân định chức năng riêng nhằm tối đa hoá hiệu quả kinh doanh của Công tynhư sau:

- Đại hội đồng cổ đông : Gồm tất cả các cổ đông đang có quyền biểu

quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty

Đại hội đồng cổ đông có quyền hạn, nhiệm vụ :

 Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán củatừng loại; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần

 Bầu, miễn nhiệm Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát

 Xem xét xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát gâythiệt hại cho công ty và cổ đông

 Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty

- Hội đồng quản trị (HĐQT): Là bộ máy quản lý của công ty, có toàn

quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích,quyền lợi của công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổđông HĐQT bầu một thành viên làm chủ tịch đồng thời là Tổng giám đốcCông ty Chủ tịch HĐQT có toàn quyền đứng ra bảo về những quyền lợi hợppháp của công ty, là đại diện của công ty trước pháp luật và các cơ quan nhànước, đồng thời là người chịu trách nhiệm chấp hành các nghĩa vụ của công

ty đối với Nhà nước

- Giám đốc điều hành (GĐĐH): Là người điều hành hoạt động kinh

doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thựchiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao GĐĐH có quyền đại diện chocông ty trong quan hệ kinh tế với bên ngoài như: đàm phán, ký kết và thực

hiện các hợp đồng kinh tế, các cam kết và hợp đồng thuê mướn lao động…đồng thời có quyền quyết định việc tổ chức, quản lý kinh doanh và bộ máyđiều hành công ty Tuy nhiên, GĐĐH phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cổđông mà đại diện là ban kiểm soát công ty; phải xuất trình đầy đur hồ sơ, tàiliệu theo yêu cầu của ban kiểm soát và tạo mọi điều kiện để ban kiểm soáthoàn thành nhiệm vụ.

- Phó giám đốc công ty : Là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt

động của công ty theo sự phân công uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp phụtrách những mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềnhững việc Giám đốc đã phân công và uỷ quyền

- Ban kiểm soát: Các ủy viên kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông đề cử,

có nhiệm vụ chủ yếu là xem xét các tài liệu của HĐQT trình Đại hội đồng cổđông, kiểm tra các con số được nêu ra trong các tài liệu kế toán, kiểm tra lạinhững kết luận của HĐQT; kiểm tra, kiểm soát các hoạt động điều hành củaGiám đốc

- Phòng kế toán tài chính và đầu tư: Là phòng chức năng có nhiệm vụ

tham mưu tài chính cho Giám đốc, phản ánh trung thực tình hình tài chính củacông ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế…, thực hiện chứcnăng như giám đốc tài chính đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trongcông ty Từ đó, giúp GĐĐH nắm bắt tình hình tài chính cụ thể tại công ty vàxây dựng quy chế phân cấp về công tác tài chính kế toán của công ty

- Phòng hành chính: là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu về tổ

chức nhân sự, điều phối sử dụng lao động, công tác quy hoạch và đào tạo bồidưỡng cán bộ công nhân viên chức; tư vấn trong việc thành lập các hội đồngthi đua khen thưởng, kỷ luật, hội đồng nâng lương, nâng bậc và chịu tráchnhiệm trước GĐĐH về mọi lĩnh vực hành chính – y tế trong toàn công ty

- Các phòng kinh doanh: Gồm phòng bán xe, trung tâm phụ tùng, trung

tâm sửa chữa và bảo dưỡng xe ô tô thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh cụ thểtheo phân cấp quản lý từ công ty

Tại các phòng kinh doanh và xí nghiệp đều có các cán bộ làm công tácquản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị cùng đội ngũ nhân viên chuyên đảmnhận các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ cụ thể Mọi đề xuất, phương ánkinh doanh của các phòng kinh doanh đều phải thông qua GĐĐH ký duyệthoặc xin ý kiến của ban lãnh đạo công ty Các đơn vị được công ty cấp vốnphải thực hiện các hoạt động kinh doanh để bảo toàn và phát triển vốn đượcgiao Các đơn vị này phải chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt độngkinh doanh của mình

1.3.2 Nguồn nhân lực và các chính sách đối với nguồn nhân lực:

- Nhân viên văn phòng:

Kinh doanh sản phẩm ôtô FORD mới và ôtô đã qua sử sụng theo tiêuchuẩn FORD Việt Nam là ngành nghề chiến lược của công ty Với sản phẩmcao cấp mà người tiêu dùng phần lớn là các Công ty, văn phòng và cá nhân cóthu nhập cao cho nên yêu cầu tuyển chọn đối với các nhân viên rất khắt khe.Nhân viên bắt buộc có trình độ đại học trở lên, giao tiếp tốt bằng tiếng Anhvới người nước ngoài, năng động nhạy bén trong công việc và có kinh nghiệmtrong lĩnh vực ôtô Ngoài ra các phòng ban khác trong Công ty như Phòng Kếtoán, Phòng Nhân sự, các trợ lý kinh doanh đều là những người có trình độđại học, có kinh nghiệm Lực lượng này chiếm tỷ lệ 30,80% trong tổng số laođộng của công ty

- Nhân viên trong lĩnh vực sửa chữa xe ôtô:

Do đặc thù kinh doanh dịch vụ sửa chữa xe ôtô là ngành nghề cần nhiềunhân lực có kinh nghiệm và trình độ tay nghề cao Đối với dịch vụ sửa chữa

xe ôtô ngoài các cố vấn dịch vụ là những người có trình độ đại học chính quy

về ngành nghề cơ khí ôtô ( ĐH Giao thông Vận tải, ĐH Bách khoa) còn lại tạitrung tâm dịch vụ được chia làm các tổ chuyên trách từng phần do các tổtrưởng chịu trách nhiệm phụ trách các kĩ thuật viên Những kĩ thuật viên này

là các thợ có cấp bậc khác nhau tùy thuộc vào từng vị trí công việc

Với điều kiện thuận lợi được sự hỗ trợ về vật chất và dào tạo của FORDViệt Nam, hàng năm Công ty đều mở các lớp đào tạo cho các kỹ thuật viên đểnâng cao trình độ tay nghề và tổ chức thi cấp chứng chỉ theo tiêu chuẩnFORD Việt Nam Tháng 8/2006, Công ty kết hợp cùng FORD Việt Nam cửmột số kĩ thuật viên lành nghề và cố vấn dịch vụ chuyên nghiệp sangPhilippines đào tạo về xe FORD EXPEDETION phục vụ APEC 2006 tại ViệtNam Đối với các tư vấn bán hàng tại các phòng kinh doanh của Công ty cũngthường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về sản phẩm xe mới, tổ chức thi tư vấnbán hàng chuyên nghiệp đề nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và hoạtđộng kinh doanh của Công ty Đây là một thuận lợi rất lớn trong lĩnh vực đàotạo nhân sự của Công ty vì các vị trí công việc đều phải thỏa mãn các tiêuchuận của FORD

1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh trong 1 số năm gần đây:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu về tình hinh kinh doanh của FORD Thăng Long

18 Lợi nhuận sau thuế

thu nhập doanh nghiệp

Từ bảng trên ta nhận thấy: So với năm 2007 thì năm 2008:

- Doanh thu bán hàng giảm 1,58% tương ứng với giá trị là6.904.909.574 Doanh thu giảm là do năm 2008 tình hình tài chính rấtbiến động nên việc kinh doanh của công ty khó khăn hơn.

- Tuy vậy nhưng lợi nhuận thuần trước thuế và sau thuế của công ty vẫntăng gần 20% Việc gia tăng lợi nhuận này chủ yếu là do việc sử dụngcó hiệu quả hơn đồng vốn, tăng doanh thu tài chính lên đáng kể đồngthời với việc cắt giảm chi phí, đặc biệt là chi phí bán hàng( giảm28,81% tương ứng với số tiền là trên 3 tỷ VND) Từ đó ta thấy đượctăng lợi nhuận do nỗ lực bên trong nội bộ doanh nghiệp có tác dụng rấttích cực

Như vậy tình hình kinh doanh của công ty là khả quan

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FORD THĂNG LONG

2.1 Khái quát về tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị

2.1.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần FORD Thăng Long

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàngđầu trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, đòi hỏi phải phù hợp vớithực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, trình độ ứng dụngtin học của đơn vị Công ty CP Ford Thăng Long là công ty kinh doanhthương mại dịch vụ nên công tác kế toán không quá phức tạp, tổ chức hạchtoán độc lập Vì vậy, để có được một bộ máy kế toán hiệu quả nhất, công ty

Cổ phần Ford Thăng Long đã xây dựng bộ máy kế toán dựa trên các nguyêntắc sau:

 Nguyên tắc tập trung : toàn bộ các công tác kế toán được thực hiện tậptrung tại phòng kế toán của công ty, bắt đầu từ khâu ghi chép chứng từ banđầu cho đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, tổng hợp báo cáo Phòng

kế toán là phòng ban chức năng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ tham mưucho giám đốc để đề ra các biện pháp, các quyết định phù hợp với đường lốiphát triển của Công ty

 Nguyên tắc quyền lực thống nhất, áp dụng chế độ một thủ trưởng, đảmbảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng Quan hệ giữa các lao động kếtoán trong các phần hành là quan hệ ngang, chỉ có tính chất tác nghiệp, khôngphải là quan hệ có tính chất trên dưới

 Bộ máy gọn nhẹ đảm bảo việc chuyên môn hoá công việc theo cácphần hành kế toán Đồng thời vẫn phải đảm bảo được sự liên hệ giữa các phầnhành Toàn bộ cán bộ nhân viên trong phòng đều đáp ứng yêu cầu về trình độchuyên môn nghiệp vụ, và thường xuyên được tạo điều kiện nâng cao trình độ

phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế cũng như sự thay đổi trong các chínhsách về kinh tế , tài chính của Nhà nước.

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần FORD

Thăng Long

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

 Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, điều hành, chỉ đạo và

giám sát mọi hoạt động trong phòng kế toán, xây dựng mô hình bộ máy kếtoán ở công ty, tổ chức thực hiện toàn bộ công việc của bộ máy kế toán, chịutrách nhiệm trước giám đốc, hội đồng quản trị, đảm bảo công việc hạch toán

kế toán tuân thủ đúng Pháp luật Nhà nước về tài chính và kế toán

 Kế toán doanh thu, kế toán thuế, kế toán công nợ

Kế toán doanh thu: Chịu trách nhiệm theo dõi, rà soát, ghi chép và

hạch toán doanh thu ở các bộ phận Kế toán doanh thu định kì lập báo cáodoanh thu và chi tiết cho từng loại hình để lấy căn cứ tính ra thưởng năng suấtcho từng cố vấn ở các bộ phận Ngoài ra kế toán doanh thu còn phải chịu

Kế toán trưởng

Kế toán ngân hàng, tiền mặt

Kế toán kho kiêm kế toán

XN dịch vụ

trách nhiệm giải quyết mọi vấn để phát sinh có lien quan đến doanh thu củakhối Đại lý bán hàng.

Kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân:

Thuế GTGT:Chịu trách nhiệm rà soát mọi hoạt động thu chi trong

tháng, đảm bảo việc kê khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào trong tháng đượcchính xác và đầy đủ, tránh xảy ra thiếu sót và sai phạm.Chịu trách nhiệm lập

tờ khai thuế GTGT nộp cho Cơ quan thuế và tiến hành nộp thuế (nếu phải

nộp) Kế toán thuế cũng chịu trách nhiệm tới tất cả các nghiệp vụ phát sinh có

liên quan đến công tác thuế và làm việc với cơ quan thuế

Thuế thu nhập cá nhân: Căn cứ vào tổng thu nhập để hàng tháng tính

thuế TNCN của từng cán bộ CNV, tạm thu thuế các đối tượng phải nộp Kếtoán thuê cũng thực hiện công tác lập tờ khai thuế, lập báo cáo quyết toánthuế, thực hiện công tác nộp và tạm nộp thuế với cơ quan thuế Đòng thờiphải liên tục cập nhật thông tin và các quy định của NN về thuế TNCN

Kế toán công nợ: Theo dõi và tính toán hạch toán công nợ phải thu,

công nợ phải trả và công nợ nội bộ Kế toán phải đối chiếu công nợ hàng ngày

để tránh xảy ra sai sót, hoặc kịp thời xử lý các sai sót Kế toán công nợ cónhiệm vụ đôn đốc thu hồi các khoản công nợ phải thu để tránh tình trạng công

ty bị chiếm dụng vốn

 Kế toán ngân hàng, tiền mặt

Kế toán tiền mặt: Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hoá

đơn, chứng từ để viết phiếu thu, chi hoặc phiếu thanh toán tạm ứng Cập nhậtphiếu thu, chi vào phần mềm kế toán Thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về tiềnnộp ngân hàng và tiền tồn quỹ

Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp,

hợp lý và hợp lệ của chứng từ gốc trước khi lập uỷ nhiệm chi phát sinh tại Đại

lý Thăng Long Ford và Xí nghiệp dịch vụ Giao dịch với ngân hàng để làm các thủ tục như bảo lãnh, mở LC…khi có yêu cầu.Chịu trách nhiệm cân đối

số dư tiền trong tài khoản Thực hiện các thủ tục vay vốn ngắn hạn ngân hàng

phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

 Thủ quỹ kiêm quản lý phiếu nhập, xuất kho và quản lý hoá đơn, ấn chỉ theo dõi công cụ dụng cụ, thanh toán tiền lương và BHXH

Thủ quỹ kiêm quản lý hoá đơn, ấn chỉ: Nhiệm vụ chính là quản lý quỹ

tiền mặt, thu tiền và chi tiền căn cứ theo các phiếu thu - chi được chuyển từ kếtoán tiền mặt sang; cân đối số tiền mặt tồn tại quỹ đảm bảo nhu cầu chi tiêucho đơn vị còn lại chuyển nộp ngân hàng; đối chiếu số dư tồn quỹ với kế toántiền mặt và kế toán ngân hàng; kiểm kê tiền mặt tồn quỹ; Chịu trách nhiệm vềviệc quản lý, cấp phát và lưu giữ hoá đơn gốc và các ấn chỉ khác theo quiđịnh

Kiểm soát phiếu nhập xuất kho:Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu

nhập, phiếu xuất do bộ phận kho của Trung tâm dịch vụ chuyển lên tiến hànhkiểm tra, đối chiếu với phần mềm, đảm bảo khớp nhau Đồng thời phiếu xuất,nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, khi có thay đổi thôngtin trên phiếu nhập xuất phải có bộ phận phụ trách của các bên ký vào chỗ sửa(Tuy nhiên hạn chế việc sửa phiếu) Sau khi kiểm tra, tiến hành vớt phiếunhập, và phiếu xuất đã kiểm tra Chịu trách nhiệm đôn đốc bộ phận kho nộpphiếu nhập xuất trước ngày mùng 2 hàng tháng Chịu trách nhiệm đóng gói vàbảo quản chứng từ phiếu nhập, xuất kho

Theo dõi công cụ dụng cụ

- Căn cứ vào các chứng từ thanh toán mua sắm công cụ dụng mở sổtheo dõi, phân loại các công cụ dụng cụ đã mua sắm cho các phòng ban chitiết theo chủng loại, nước SX…

- Định kỳ phối hợp với phòng nhân chính tiến hành kiểm kê công cụdụng cụ đã trang bị và đề xuất sử lý nếu bộ phận nào để mất mát, hư hỏng

Theo dõi thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

- Định kỳ hàng tháng căn cứ vào các chính sách trả lương của Công tylập bảng thanh toán tiền lương cho CBNV khối Đại lý Thăng Long và Xínghiệp cho thuê văn phòng

- Hàng quý căn cứ vào mức lương cơ bản, kiểm tra tình hình nộpBHXH và tình hình thu nộp BHXH của CBNV đảm bảo đúng với mức đóng

và quy định của Bảo hiểm cũng như của Công ty

 Kế toán kho, kiểm soát lệnh sửa chữa kiêm kế toán XN dịch vụ

Kế toán kho: Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, hoá

đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng do bộ phận thống kê phòng xe chuyển lêntiến hành kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp nhau giữa các chứng từ và phầnmềm kế toán, điều chỉnh tỷ giá hạch toán đối với các phiếu nhập hàng bằngtiền đô Kiểm soát giá bán của vật tư phụ tùng Định kỳ 03 tháng một lần phốihợp với bộ phận phụ tùng của Trung tâm dịch vụ tiến hành đánh giá phân loạivật tư phụ tùng tồn kho để xác định các vật tư phụ tùng có chiều hướng tồnkho lâu ngày báo cáo Trưởng phòng để có biện pháp xử lý

Kế toán kiểm soát lệnh sửa chữa:

- Hàng ngày kiểm soát các lệnh sửa chữa được mở có theo đúng quyđịnh không Cụ thể: đúng loại hình sửa chữa, đúng số thứ tự…

- Xác định các lệnh sửa chữa đã được hạch toán doanh thu đủ hay chưađồng thời xác định lệnh sửa chữa còn dở dang để chốt chi phí dở dang vớiTrung Tâm Dịch vụ

Kế toán Xí nghiệp dịch vụ:

- Định kỳ cập nhật hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp và xác định doanhthu hàng tháng của đơn vị

- Chịu trách nhiệm kiểm tra và kê khai thuế GTGT đối với XN

- Kiểm soát và đôn đốc các khoản nợ phải thu, phải trả tại Xí nghiệp

2.2 Khái quát chế dộ kế toán tại đơn vị

2.2.1 Cơ sở pháp lý của công tác kế toán tại đơn vị

Hoạt động kế toán là một hoạt động nghề nghiệp chuyên sâu và mangtính pháp lý cao Thông tin do kế toán cung cấp có liên quan và ảnh hưởng tớirất nhiều đối tượng, trực tiếp nhất là hệ thống quản lý của doanh nghiệp Bởivậy, hoạt động kế toán tài chính có sự quy định hết sức chặt chẽ từ phía NhàNước Cơ sở pháp lý cho hoạt động kế toán tài chính của công ty bao gồmmột hệ thống văn bản pháp luật và dưới luật Cụ thể là:

- Luật kế toán số 03/2003/QH 11 ngày 17 tháng 06 năm 2003 của Quốchội Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về Luật Kế toán

- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫnchuẩn mực

- Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định BTC của Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, banhành ngày 20/03/2006.

15/2006/QĐ-Ngoài ra còn có một số văn bản pháp luật khác có liên quan như Luật thuếthu nhập doanh nghiệp, Luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản quy định vềhạch toán kế toán mang tính đặc thù khác công ty

2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

2.2.2.1 Chính sách kế toán chung

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và tình hình thực tế của mình, Công ty

CP FORD Thăng Long đã tổ chức vận dụng Chế độ kế toán doanh nghiệptheo Quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ tài chính ban hành một cách phù hợp

và đúng đắn:

 Kỳ kế toán: năm (bắt đầu từ 01/01 đến 31/12)

 Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng để ghi sổ kế toán là: ĐồngViệt Nam

 Hình thức kế toán áp dụng : Nhật ký chung

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá thực tế bình quân

- Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kì: giá thực tébình quân

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theođường thẳng Thời gian khấu hao được áp dụng theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC như sau:

- Nhà cửa vật kiến trúc: 6-25 năm

- Máy móc, thiết bị: 7-10 năm

- Phương tiện vận tải: 6-10 năm

- Thiết bị văn phòng: 8-10 năm

Không có trường hợp khấu hao đặc biệt

 Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ

2.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng hiện nay đều dựa trên Quyếtđịnh số 15/2006QĐ-BTC của Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toándoanh nghiệp Đối với mỗi phần hành cụ thể có một bộ chứng từ tương ứnglà:

- Các chứng từ mua hàng : Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế

- Các chứng từ thu - chi tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi

- Các chứng từ về tiền gửi:uỷ nhiệm thu,uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ,giấy báo Có

- Các chứng từ về nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho, phiếu nhậpkho,lệnh sản xuất

- Các chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Bảngtính và phân bổ khấu hao, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản thanh lý tàisản cố định

- Các chứng từ tập hợp chi phí: phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiềnlương phải trả cho người lao động, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ củacông nhân sản xuất, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổkhấu hao, bảng kê tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ,bảng tính giá thành

- Các chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương:Bảng chấmcông, Phiếu xác nhận sản phẩm in, Bảng tính lương, Bảng thanh toán tiềnlương

- Các chứng từ bán hàng và thanh toán với khách hàng: Hoá đơnGTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ

Và một số chứng từ khác để phục vụ công tác kế toán cũng như công tácquản lý

2.2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Danh mục Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được xây dựng dựatrên danh mục Hệ thống tài khoản được ban hành cùng với Quyết định số15/2006QĐ-BTC của Bộ tài chính, và phù hợp với tình hình thực tế củadoanh nghiệp.Các tài khoản được chi tiết hoá thành các tiểu khoản và tiếtkhoản phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty như sau:

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng được chi tiết thành:

1121: Tiền VND gửi NH NT Hà nội

1122: Tiền gửi ngoại tệ

1123: Tiền VND gửi NH CT Cầu Giấy

1124: Tiền VND gửi NH CT Sài gòn

1125: Tiền gửi ký quĩ - CNNHNT Hà nội

1126: Tiền gửi VND tại NH Standard Chartered

1127: Tiền gửi VND tại HSBC

1128: Tiền gửi VND tại VPBank

1129: Tiền gửi VND tại VIBank

TK 131 – Phải thu của khách hàng:

5118 Doanh thu khác

TK 515 – Doanh thu tài chính

5151 Doanh thu tài chính xe mới

5152 Doanh thu tài chính xe cũ

5153 Doanh thu tài chính xe trạm

2.2.2.4 Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung Đây là hìnhthức đang được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hìnhthức này đơn giản, kết cấu sơ đồ dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra

Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2005 để thựchiện công tác kế toán Trình tự ghi sổ kế toán như sau:

1311 Phải thu của người mua

1312 Người mua ứng trước tiền hàng

1313 Phải thu của người mua-PT

1314 Phải thu của người mua xe cũ

1315 Phải thu khách hàng sửa chữa

1318 Phải thu khách hàng SC khác

Sơ đồ 2.2 : Trình tự công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

2.2.2.5 Hệ thống sổ sách kế toán

- Sổ Nhật Ký Chung

- Sổ Cái các tài khoản

- Sổ chi tiết các tài khoản, tiểu khoản, tiết khoản

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Bảng cân đối số phát sinh

2.2.2.6 Hệ thống báo cáo kế toán

Để phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, công ty tổ chức lập 1 hệ thốngbáo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, bao gồm:

-Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN

-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN

-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN

-Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN

-Báo cáo quyết toán thuế GTGT để xác định số thuế GTGT đầu ra,thuế GTGT đầu vào Từ đó xác định số thuế phải nộp

Ngoài ra để phục vụ hiệu quả hơn cho công tác quản trị doanh nghiệp,hàng tháng công ty còn lập thêm các báo cáo thống kê nhằm xác định giá trịtài sản, thống kê các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí, công nợ,vật tư-công cụ,theo dõi kế hoạch

2.3 Khái quát về các phần hành kế toán cơ bản tại đơn vị

2.3.1 Kế toán vốn bằng tiền:

2.3.1.1 Tài khoản sử dụng :

111- Tiền mặt,

112-Tiền gửi ngân hàng,tài khoản này được mở chi tiết cho từng ngân hàng.

2.3.1.2 Chứng từ sử dụng :

- Phiếu thu, phiếu chi,

- Giấy đề nghị thanh toán,

- Giấy đề nghị tạm ứng,

- Giấy báo nợ, giấy báo có,

- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi

2.3.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt:

Nghiệp vụ thu tiền mặt:

Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

Sau khi người nộp tiền đề nghị nộp tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu, thủquỹ sẽ căn cứ trên phiếu thu thu tiền từ người nộp, ký nháy vào phiếu thu vàyêu cầu người nộp tiền ký vào Phiếu thu sẽ được tập hợp và cứ sau 5 ngày sẽđược chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc kiểm tra và ký, sau đó phiếuthu sẽ được chuyển cho kế toán tiền để bảo quản và lưu trữ

Người nộp tiền Kế toán

tiền mặt

Thủ quỹ Giám đốc và

Kế toán trưởng

Đề nghị nộp tiền

Lập phiếu thu

Thu tiền Kiểm tra và

Nghiệp vụ chi tiền mặt:

Sơ đồ 2.4 : Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

Người đề nghị chi tiền sẽ viết giấy đề nghị chi( giấy đề nghị thanh toán,giấy đề nghị tạm ứng ) Sau đó, Giám đốc và Kế toán trưởng kiểm tra và kýduyệt vào giấy đề nghị Căn cứ vào giấy đề nghị đã được duyệt, kế toán tiềnmặt lập phiếu chi, thủ quỹ sẽ chi tiền, ký vào phiếu chi và yêu cầu người nhậntiền ký vào phiếu chi sau khi nhận tiền Cứ sau 5 ngày phiếu chi cùng với giấy

đề nghị chi đã được ký duyệt sẽ được tập hợp và chuyển cho Giám đốc và Kếtoán trưởng ký Cuối cùng phiếu chi sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt bảoquản và lưu trữ

Sổ sách : Sổ cái TK 111, TK112; sổ chi tiết tài khoản, tiểu khoản, tiếtkhoản, Bảng tổng hợp chi tiết TK 111,TK112

Lập phiếu chi

Giám đốc và Kế toán trưởng

Kiểm tra ký phiếu chi

Có TK 131- Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước

Có TK 311- Vay ngắn hạn ngân hàng

Có TK 111,112-Rút tiền ngân hàng về quỹ, nộp tiền mặt vào ngânhàng

b/ Hạch toán giảm vốn bằng tiền:

Nợ TK 152,153,211 - Mua NVL, CCDC, TSCĐ

Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Nợ TK 311,333,338 - Trả nợ vay, nợ Nhà nước, và các khoản khác

Nợ TK 331- Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán

Nợ TK 334, 141- Thanh toán tiền lương cho người lao động, tạmứng

Có TK 111,112

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán áp dụng kế toán máy

Các nghiệp vụ kinh tế

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái TK 111,112