Một số đánh giá về bộ máy tổ chức quản lý và tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Để đảm bảo vị thế trên trường quốc tế các doanh nghiệp cần phải khẳng định được uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng và các bên liên quan. Thông tin tài chính giữ vai trò quan trọng trong việc tạo vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Với vai trò cung cấp các thông tin phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng chứng tỏ được vai trò quan trọng của mình tại các doanh nghiệp.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam đangđứng trước nhiều vận hội cũng như thách thức lớn Để đảm bảo vị thế trên trườngquốc tế các doanh nghiệp cần phải khẳng định được uy tín, tạo niềm tin cho kháchhàng và các bên liên quan Thông tin tài chính giữ vai trò quan trọng trong việc tạovị thế của doanh nghiệp trên thương trường Với vai trò cung cấp các thông tin phảnánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng chứng tỏ đượcvai trò quan trọng của mình tại các doanh nghiệp

Để đảm bảo hoàn thành tốt vai trò được giao phó, các thành viên của bộ máykế toán cần phải luôn học hỏi nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ, kĩ năng nghềnghiệp Là sinh viên chuyên ngành kế toán, em nhận thấy kì thực tập là một cơ hộitốt để em có thể học hỏi những kinh nghiệm thực tế giúp em hiểu hơn những kiếnthức được học ở giảng đường đại học cũng như biết cách vận dụng những kiến thứcđã học vào thực tế

Qua một thời gian thực tập ở công ty TNHH Mây tre Hoa Nam, em cũng đãcó những hiểu biết nhất định về công ty Qua báo cáo thực tập này em xin đượctrình bày những hiểu biết của mình về công ty Báo cáo gồm ba phần:

Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế-kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam.

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam.

Phần 3: Một số đánh giá về bộ máy tổ chức quản lý và tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam.

Để hoàn báo cáo tổng hợp em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tìnhcủa TS Phạm Thành Long, qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

MÂY TRE HOA NAM1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÂY TRE HOA NAM

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) mây tre Hoa Nam là một doanhnghiệp thuộc hình thức sở hữu tư nhân được thành lập vào năm 2007 dưới hình thứccông ty TNHH một thành viên Công ty có trụ sở đặt tại Xã Trường Yên, HuyệnChương Mỹ, Thành phố Hà Nội Khi mới thành lập công ty TNHH Mây tre HoaNam là một doanh nghiệp nhỏ kinh doanh trong lĩnh vực thủ công mỹ nghệ Công

ty chủ yếu tiến hành xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ làm từ các nguyênvật liệu có sẵn trong tự nhiên như mây, tre, giang, nứa, guật… Sau một thời gianhoạt động, công ty đã mở rộng phạm vi hoạt động, tham gia kinh doanh các mặthàng nông sản Công ty tiến hành thu gom các mặt hàng nông sản như gạo, ngô,khoai, sắn từ nông dân và bán lại cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi vàcác công ty xuất nhập khẩu Tuy nhiên ngành nghề chính của công ty vẫn là sảnxuất, chế biến và tiêu thụ các mặt hàng thủ công mĩ nghệ trong và ngoài nước Mặthàng của công ty được xuất khẩu trực tiếp hoặc thông qua các đối tác như Artexportsang các nước Châu Âu, Mỹ, Nhật, Úc…

Tuy mới được thành lập chưa lâu nhưng công ty TNHH Mây Tre Hoa Namcũng đã đạt được một số thành tựu nhất định Cùng với sự phát triển của mình, công

ty đã góp phần đáng kể trong việc giải quyết công ăn việc làm, góp phần nâng caothu nhập cho người dân trong khu vực Tuy quy mô công ty không lớn nhưng vớiđặc thù là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ,nên công ty thu hút một lượng lao động tương đối lớn Các lao động làm việc tạicông ty chủ yếu là lao động phổ thông không cần qua đào tạo Vì vậy, những ngườinông dân có thể tranh thủ những thời điểm nông nhàn tham gia sản xuất gia cônghay kí hợp đồng lao động thời vụ với công ty nhằm kiếm thêm thu nhập Bên cạnhđó, với việc xuất khẩu các mặt hàng thủ công Mỹ nghệ sang các nước, công ty đãgóp phần gìn giữ bảo tồn các làng nghề truyền thống Hơn thế nữa, với việc xuấtkhẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ ra các nước, công ty đã góp một phần côngsức trong việc quảng bá văn hóa làng nghề Việt Nam ra khu vực và trên thế giới,

góp phần giúp thế giới biết đến những sản phẩm của các làng nghề truyền thống củaViệt Nam

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA CÔNG

TY TNHH MÂY TRE HOA NAM.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam tham gia vào hai lĩnh vực kinh doanhchính là thu gom, chế biến, xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và trao đổi,buôn bán các mặt hàng nông sản

Đối với lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công ty có haichức năng chính Thứ nhất là chức năng sản xuất Công ty có xưởng sản xuất, trựctiếp tiến hành quá trình sản xuất Quá trình sản xuất tại công ty có thể qua toàn bộcác khâu từ nguyên vật liệu thô sẵn có trong tự nhiên như mây, tre, giang, nứa,guật… đến thành phẩm đem đi tiêu thụ Công ty cũng có thể chỉ thực hiện một vàikhâu trong quá trình sản xuất như trong nhiều trường hợp công ty mua bán thànhphẩm từ các đơn vị khác, khâu sản xuất ở công ty chỉ nhằm mục đích gia tăng giá trịcho sản phẩm như sấy, nhuộm, sơn, quang dầu, đóng gói…tạo ra sản phẩm hoànchỉnh có khả năng xuất khẩu trực tiếp hoặc bán cho các đơn vị xuất khẩu khác Thứhai, công ty đóng vai trò là đại lý nhận ủy thác xuất khẩu Với vai trò này, công tymua các sản phẩm hoàn thiện từ các đối tác để xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuấtkhẩu

Kể từ năm 2008, bên cạnh việc kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và xuấtkhẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công ty còn mở rộng kinh doanh, tham giakinh doanh các mặt hàng nông sản Đối với lĩnh vực này, công ty có hai chức năngchính Thứ nhất, công ty đóng vai trò là trung gian thương mại Với chức năng nàycông ty giữ vai trò là trung gian trong hoạt động mua bán giữa người sản xuất vàngười tiêu thụ Cụ thể, công ty mua các mặt hàng nông sản từ nông dân, hoặc thugom hàng thông qua các hộ kinh doanh cá thể tiểu chủ rồi bán lại cho các nhà máychế biến thức ăn gia súc hoặc bán lại cho các cửa hàng đại lý khác Thứ hai, công tycó vai trò thực hiện một khâu trong quá trình sản xuất Trong trường hợp này, công

ty mua các mặt hàng nông sản về, qua khâu chế biến như phơi, sấy, quạt, đóng góitạo ra sản phẩm có thể trực tiếp mang đi tiêu thụ

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

3

1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam là một doanh nghiệp nhỏ trên thị trườngvới chức năng sản xuất và tiêu thụ các mặt hàng thuộc lĩnh vực thủ công mỹ nghệvà các mặt hàng nông sản Thứ nhất, công ty đóng vai trò là khâu sản xuất hànghóa Công ty có tổ chức xưởng sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ từ mây, tre,giang, nứa… Các nguyên vật liệu được nhập về xưởng của công ty và trực tiếpđược các công nhân tham gia chế biến tạo thành các sản phẩm cuối cùng có khảnăng mang đi tiêu thụ Bên cạnh chức năng sản xuất trực tiếp từ các nguyên vật liệucó sẵn trong tự nhiên, công ty cũng tiến hành đặt hàng gia công các bán thành phẩmtại các làng nghề mây tre lá truyền thống như làng nghề Phú Nghĩa Các bán thànhphẩm được nhập từ các làng nghề sẽ qua tiếp các giai đoạn chế biến tại xưởng củacông ty nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng có thể đem đi xuất khẩu Một chức năngkhác của công ty là công ty đóng vai trò trung gian xuất khẩu hay công ty nhận ủythác xuất khẩu Đối với chức năng này, công ty tiến hành thu gom hàng hóa của cácdoanh nghiệp khác trong nước để xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài Tronglĩnh vực này công ty chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng gốm sứ, hoặc một số các mặthàng khác công ty không có khả năng sản xuất hay gia tăng giá trị cho sản phẩm.Bên cạnh lĩnh vực xuất khẩu, công ty còn đóng vai trò lưu chuyển hàng hóa và kinhdoanh các mặt hàng trong nước Đặc biệt từ năm 2008 doanh nghiệp còn tham giavào một lĩnh vực kinh doanh mới là trung gian mua bán trao đổi các mặt hàng lươngthực như gạo, ngô, sắn Đối với lĩnh vực này, công ty đóng vai trò như một doanhnghiệp thương mại với chức năng là trung gian trao đổi hàng hóa Công ty mua cácsản phẩm lương thực này trực tiếp từ tay người nông dân hoặc mua qua một sốtrung gian thương mại khác là các hộ kinh doanh cá thể hoặc các đại lý lương thực.Công ty sẽ bán các sản phẩm này cho các nhà máy chế biến thức ăn gia súc hoặcphân phối cho các đại lý thuộc các khu vực khác trên địa bàn miền Bắc Trong mộtsố trường hợp công ty cũng tham gia một số khâu sản xuất nhằm tăng thêm giá trịcho các sản phẩm được bán ra như sấy, quạt, bao bì đóng gói trước khi xuất bán sảnphẩm

1.2.3 Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Mây tre Hoa

Nam

Công ty TNHH Hoa Nam tham gia vào hai lĩnh vực kinh doanh là: sản xuất,xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và buôn bán các mặt hàng nông sản Vìvậy quy trình sản xuất của công ty đối với các mặt hàng thuộc hai lĩnh vực này cũngkhác nhau

Thứ nhất, với mặt hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống, công ty mua cácnguyên vật liệu có sẵn trong tự nhiên như mây, tre, giang, nứa, song, guật… và thuêcông nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng hoặc thu mua bán thành phẩm tại các làngnghề về tiếp tục chế biến Từ nguyên vật liệu thô qua đan lát công ty tạo ra đượcbán thành phẩm Các bán thành phẩm này tiếp tục được xử lý qua các công đoạntiếp theo như: Phơi, sấy, hun diêm sinh, nhuộm màu, quang dầu, phun sơn… tùyđặc điểm của từng mặt hàng Sau khi đã tạo ra được sản phẩm hoàn chỉnh, các sảnphẩm này được đóng gói, nhập kho hoặc xuất thẳng đi tiêu thụ

Thứ hai, với mặt hàng lương thực, công ty thu mua nông sản trực tiếp từ tayngười dân hoặc thông qua một số hộ kinh doanh cá thể tiểu chủ gom hàng Các mặthàng nông sản này thường là Ngô, Sắn Nếu các mặt hàng nông sản này vẫn còn ẩmthì sẽ qua một công đoạn phơi, sấy để đạt được độ ẩm như mong muốn Sau đó cácmặt hàng này sẽ được quạt bụi và đóng gói rồi nhập kho hoặc xuất bán trực tiếp

1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM

Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam là một công ty có quy mô nhỏ, đặc điểmhoạt động kinh doanh tương đối đơn giản Do đó, để phù hợp với đặc điểm kinhdoanh và quy mô của công ty, bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình tập trungphần lớn quyền hạn vào giám đốc Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công tyđược khái quát qua sơ đồ sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

5

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ, nên bộmáy quản lý của công ty được tổ chức tương đối đơn giản Đứng đầu công ty làgiám đốc chịu toàn bộ trách nhiệm quản lý và điều hành Giám đốc giữ vai trò quyếtđịnh, định hướng toàn bộ các hoạt động của công ty Dưới giám đốc có các phòngban và các bộ phận chuyên trách với vai trò hỗ trợ giám đốc thực hiện tốt công tácquản lý

Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về các việc như: quản lý nhân sự,tuyển dụng, sắp xếp, điều chuyển nhân sự, đào tạo lao động, thực hiện các chế độchính sách bảo hiểm liên quan đến người lao động cũng như các công việc hànhchính văn thư khác

Phòng kế hoạch tài chính có vai trò lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sảnxuất, kinh doanh xuất nhập khẩu cho toàn bộ công ty, đề xuất các phương án kinhdoanh có hiệu quả nhất cho công ty Đồng thời theo dõi tình hình tài chính của công

ty thông qua hệ thống sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thôngtin về tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và các bên quan tâm Bên cạnhđó, phòng kế hoạch tài chính cũng có vai trò lập tờ khai và quyết toán thuế giá trịgia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu và các nghĩa vụ tài chínhkhác với ngân sách nhà nước

Bộ phận kho chịu trách nhiệm nhập, xuất, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,thành phẩm và hàng hóa Đồng thời bộ phận cũng chịu trách nhiệm theo dõi, bảo

Bộ phận kho

Xưởng sản xuất

quản đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hànghóa.

Xưởng sản xuất của công ty gồm hai bộ phận Thứ nhất, bộ phận chịu tráchnhiệm sản xuất, chế biến các sản phẩm từ nguyên vật liệu hoặc từ bán thành phẩm.Bộ phận thứ hai là bộ phận kiểm soát chất lượng sản phẩm Bộ phận này có tráchnhiệm lập ra các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm hàng hóa và kiểm soát chấtlượng của các sản phẩm sản xuất ra hoặc hàng hóa mua về trước khi nhập kho

1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG

TY TNHH MÂY TRE HOA NAM TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY.

Bộ phận kế toán thuộc phòng tài chính kế hoạch chịu trách nhiệm thườngxuyên theo dõi và lập các báo cáo tài chính theo quy định nhằm phản ánh tình hìnhtài chính của công ty Ta có thể thấy tình hình tài chính và kết quả kinh doanh củacông ty được thể hiện qua việc phân tích các báo cáo tài chính hàng năm của công

ty Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba nămgần đây được đính kèm tại phụ lục 1 và 2

Qua những chỉ tiêu tài chính được trình bày trên báo cáo kết quả kinh doanhvà bảng cân đối kế toán của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam trong 3 năm qua ta cóthể đưa ra một số đánh giá về tình hình tài chính của công ty như sau:

Thứ nhất, ta có thể thấy hàng năm vốn chủ sở hữu của công ty được bổ sungtừ nguồn lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Tình hình biến động vốn chủ sở hữucủa công ty có thể khái quát qua bảng sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

7

Đơn vị: VNĐVốn góp Lợi nhuận lũy kế

Số đầu kì năm 2008

Số cuối kì năm 2009

3.534.020.80

0 303.367.731

Tuy phần lợi nhuận của công ty được bổ sung vào vốn chủ sở hữu chưa thựcsự cao Nguyên nhân có thể thấy một phần do vốn đầu tư của chủ sở hữu ít, nên lợinhuận tạo ra chưa nhiều; một phần do công ty mới được thành lập và đi vào hoạtđộng do đó việc công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh là khôngthể tránh khỏi Thêm vào đó, tình hình kinh tế khó khăn năm 2008 đã khiến chocông ty phải chịu một khoản lỗ ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận lũy kế là một phầnquan trọng trong vốn chủ sở hữu của công ty Nhưng nhìn chung qua ba năm hoạtđộng, dẫu vẫn còn nhiều khó khăn, tình hình vốn chủ sở hữu của công ty biến độngtheo chiều hướng khá khả quan

Thứ hai, tình hình tài chính của công ty có thể được đánh giá khái quát thôngqua một số các chỉ tiêu tài chính được thể hiện dưới bảng sau:

Đơn vị

Cơ cấu tài sản và cơ cấu vốn

Cơ cấu tài sản

Tài sản cố định/tổng tài sản % 20% 52% 60%Tài sản lưu động/tổng tài sản % 80% 48% 40%

Cơ cấu vốn

Nguồn vốn chủ sở hữu/tổng

Khả năng thanh toán

Tổng tài sản/nợ phải trả lần 1,67 7,13 3,99

Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn lần 1,34 3,41 1,58

Khả năng thanh toán nhanh lần 0,42 3,06 0,78

Tỷ suất sinh lợi

Lợi nhuận/doanh thu thuần

Lợi nhuận trước thuế/doanh thu

Lợi nhuận sau thuế/doanh thu

Lợi nhuận/tổng tài sản

Lợi nhuận trước thuế/tổng tài sản % 3,35% -3,14% 4,44%Lợi nhuận sau thuế/tổng tài sản % 2,76% -2,23% 3,19%

Lợi nhuận sau thuế/nguồn vốn

do công ty mở rộng quy mô kinh doanh.Với đặc thù kinh doanh các mặt hàng thủcông mỹ nghệ và lương thực cần đầu tư nhiều vốn vào tài sản ngắn hạn dưới dạnghàng hóa và nguyên vật liệu, máy móc thiết bị không nhiều nên việc tài sản ngắnhạn của công ty chiếm tỉ trọng lớn là hoàn toàn phù hợp

Về cơ cấu nguồn vốn, ta có thể dễ dàng nhận ra cơ cấu nguồn vốn có xuhướng gia tăng tỉ lệ nợ và giảm tỉ lệ vốn chủ sở hữu dù vốn chủ sở hữu vẫn được

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

9

duy trì tăng qua các năm Như vậy công ty đã sử dụng nhiều nợ hơn Đặc biệt ta cóthể nhận thấy trong năm 2009 công ty đã sử dụng lượng vốn vay tăng đột biến sovới hai năm trước đó Lượng vốn vay năm 2009 lên tới 4.800.000.000 thay vì550.000.000 như năm 2008 Điều này chứng tỏ công ty đang dần mở rộng quy môkinh doanh và cần huy động thêm vốn tín dụng Dẫu vậy, việc công ty sử dụng quánhiều nợ lên tới trên 50% tổng nguồn vốn kinh doanh cũng sẽ mang lại cho công tynhững rủi ro rất lớn đặc biệt là chi phí lãi vay trong kì sẽ tăng cao.

Về khả năng thanh toán nợ của công ty, ta có thể thấy khả năng thanh toánnợ là tương đối thấp đặc biệt là năm 2009 Năm 2009 chỉ tiêu phản ánh khả năngthanh toán tổng quát của công ty ở dưới mức hai lần, cùng với đó chỉ tiêu phản ánhkhả năng thanh toán nợ ngắn hạn và khả năng thanh toán nhanh cũng giảm mạnh.Chỉ tiêu thanh toán nhanh của công ty ở mức 0,42 là quá thấp, phản ánh những khókhăn của công ty trong việc thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn Điều này làdễ hiểu do tỉ lệ vốn vay ngắn hạn của công ty trong năm là tương đối lớn Công tycần có biện pháp cải thiện tình hình thanh toán đặc biệt là tình hình thanh toánnhanh vì các chỉ tiêu thanh toán của công ty ở mức thấp có thể khiến công ty gặpkhó khăn trong việc xin vay vốn tài trợ cho hoạt động kinh doanh

Về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể xem xét quanhóm các chỉ tiêu lợi nhuận trên doanh thu, lợi nhuận trên tài sản và lợi nhuận trênvốn chủ sở hữu Qua bảng phân tích trên, có thể dễ dàng nhận thấy các chỉ tiêu phảnánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chưa thực sự tốt Chỉ tiêu lợi nhuận trêntài sản của công ty chỉ ở mức 2-3% và chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu chưađạt mức 7% dù tỉ lệ nợ của công ty là khá lớn Như vậy có thể thấy tình hình sảnxuất kinh doanh của công ty trong ba năm qua chưa thực sự tốt một phần do công tymới thành lập nên còn gặp nhiều khó khăn thêm vào đó là giai đoạn khủng hoảngkinh tế năm 2008 cũng có những ảnh hưởng nhất định Tuy nhiên, tỉ lệ lợi nhuậntrên doanh thu của công ty cũng chưa cao chỉ ở mức 3%, điều đó chứng tỏ khả năngkiểm soát chi phí của công ty chưa được tốt Công ty cần có những biện pháp cụ thểđể cắt giảm chi phí kinh doanh trong kì nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh đượcnâng cao trong những năm tới

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA

NAM

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

11

Do công ty có quy mô nhỏ, cơ sở sản xuất kinh doanh tập trung Vì vậy đểphù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty, đồng thời để sửdụng tốt nhất năng lực của đội ngũ kế toán, đảm bảo thông tin nhanh gọn chính xác,theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng mô hình bộ máykế toán tập trung Bộ máy kế toán của công ty thuộc phòng tài chính kế hoạch chịutrách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính và công tác kế toán cảucông ty Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi và hạch toán quabộ máy kế toán tại phòng kế hoạch tài chính Do quy mô của công ty nhỏ, số lượngcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều và tương đối đơn giản nên bộ máy kếtoán của công ty cũng được tổ chức gọn nhẹ nhằm giảm thiểu chi phí cũng nhưtránh chồng chéo trong công việc Hiện nay bộ phận kế toán của công ty gồm có banhân viên Mô hình bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy kế toán công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam, kế toán trưởng đóng vai trò giám sáttài chính, điều hành mọi công tác kế toán trong doanh nghiệp Mọi chứng từ kế toánđều phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng Kế toán giữ vai trò kế toán tổng hợp,thực hiện hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán Đồng thời kế toán trưởng cũngcó trách nhiệm lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế thể hiện các trách nhiệm tàichính của công ty đối với nhà nước và các bên liên quan Qua các thông tin kế toánphản ánh, kế toán trưởng tiến hành những phân tích tài chính từ đó lập các kế hoạchtài chính ngắn hạn và dài hạn cho công ty

Kế toán trưởng

Kế toán chi tiếtThủ quỹ

Kế toán chi tiết giữ vai trò hạch toán chi tiết các phần hành tài sản cố định,hàng tồn kho, doanh thu, chi phí, tiền lương và nhân viên Kế toán chi tiết làm sổtheo dõi chi tiết các phần hành để tiến hành đối chiếu với công tác kế toán tổng hợp.Kế toán chi tiết cũng tiến hành tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm, lập kếhoạch về giá bán sản phẩm và các dự toán doanh thu, chi phí lợi nhuận cho công ty.

Thủ quỹ đóng vai trò quản lý quỹ tiền mặt, tiến hành lập sổ quỹ theo dõi cáckhoản thu chi hàng ngày của quỹ Hàng tháng, thủ quỹ dưới sự chứng kiến của kếtoán trưởng tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu với sổ quỹ, xác định và tìm nguyênnhân chênh lệch nếu có.Bên cạnh đó thủ quỹ cũng đóng vai trò là kế toán tiền mặtvà tiền gửi ngân hàng tiến hành hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền trongcông ty Đồng thời thủ quỹ cũng chịu trách nhiệm lập các chứng từ cần thiết, thựchiện các giao dịch của doanh nghiệp với ngân hàng

2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM

2.2.1 Các chính sách kế toán chung

Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty TNHH Mây tre Hoa Nam thựchiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp dựa theo nhữngquy định hướng dẫn của Chuẩn mực và Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.Chế độ kế toán công ty áp dụng được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Cụ thể chính sách kếtoán được áp dụng tại công ty như sau:

Niên độ kế toán: bắt đầu ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàngnăm

Kì kế toán: theo năm tài chính

Chuẩn mực kế toán: Công ty thực hiện theo hướng dẫn của Chuẩn mực vàchế độ kế toán Việt nam hiện hành

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán là VNĐ, Tất cả các đồng tiền khácđược coi là ngoại tệ và được hạch toán theo tỉ giá hạch toán được quy định đầu mỗikì kế toán và được đánh giá lại vào cuối kì theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng tạithời điểm 31 tháng 12 do ngân hàng nhà nước quy định

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất trong kì: phương pháp giá bìnhquân cả kì dự trữ

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

13

Phương pháp tính giá trị hao mòn tài sản cố định trong kì: Phương pháp khấuhao theo đường thẳng.

Nguyên tắc ghi nhận chi phí lãi vay: theo chứng từ

Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo hóa đơn

Hình thức sổ sử dụng: Chứng từ ghi sổ

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Công ty TNHH Mây Tre Hoa Nam là một doanh nghiệp nhỏ, có vốn đầu tư ítnên công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏban hành theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BộTài Chính

Theo quy định của chế độ, hiện nay công ty đang áp dụng một số mẫu biểuchứng từ gồm:

 Chứng từ về hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bảnkiểm nghiệm hàng tồn kho, biên bản kiểm kê cuối kì

 Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng

 Chứng từ liên quan đến hoạt động giao dịch tiền tại quỹ gồm: phiếu thu, phiếuchi, biên lai thu tiền, giấy tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

 Chứng từ liên quan đến các giao dịch tại ngân hàng gồm: Giấy báo nợ, giấybáo có của ngân hàng, sao kê của ngân hàng, giấy đóng mở tài khoản

 Chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơnvận chuyển, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê báo giá

 Chứng từ liên quan đến tài sản cố định gồm: Biên bản giao nhận tài sản cốđịnh, biên bản nghiệm thu, biên ban kiểm kê

 Chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu: tờ khai hải quan, giấy xinđề nghị mở L/C, chứng từ bảo hiểm, chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ

Ngoài các chứng từ nêu trên công ty còn sử dụng các bảng biểu khác như:bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng, tờ kê khaithuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai nộp bảo hiểm y tế, bảohiểm xã hội…

Chứng từ đóng vai trò là cơ sở pháp lý vô cùng quan trọng trong việc chứngminh sự có thật của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thêm vào đó, chứng từ cũng là

cơ sở để quản lý, kiểm soát tài chính, là nguồn cung cấp thông tin nhanh chóng đápứng nhu cầu của công tác kế toán

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Nhằm thực hiện công tác kế toán nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu vềthông tin của các đối tượng quan tâm, bộ phận kế toán của công ty tiến hành hạchtoán các phần hành kế toán sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định củachế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban hành theo quyết định48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Hệthống tài khoản kế toán cụ thể của công ty được đính kèm tại phụ lục 3 “ Hệ thốngtài khoản kế toán”

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam là một công ty nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phátsinh không nhiều như các công ty lớn khác, vì vậy công ty đã áp dụng hình thức ghisổ kế toán là chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổtại công ty được hệ thống qua sơ đồ sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

15

Chứng từ gốc

Ghi sổ chi tiết

Tổng hợp chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản Sổ đăng kí

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

Ghi chú:

: Ghi sổ hàng ngày : Ghi sổ hàng tháng : Ghi sổ cuối kì

: Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.2.4: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

Hàng ngày, kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ kế toán cũng như cácbảng kê tiến hành hạch toán chi tiết trên hệ thống sổ chi tiết Cuối mỗi tháng, kếtoán chi tiết tiến hành tổng hợp chi tiết làm cơ sở để đối chiếu với sổ cái của tàikhoản

Hàng tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành lậpchứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và đăng kí các chứng từđược lập trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng kí sốhiệu và số tiền trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ cái và đối chiếu sổ cáivới tổng hợp chi tiết do kế toán chi tiết lập Cuối kì, kế toán lập bảng cân đối sốphát sinh, đối chiếu với sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và lên báo cáo cho kì hạch toán

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tổng hợp tìnhhình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả kinh doanh của công ty trong năm tàichính Báo cáo tài chính là nguồn thông tin quan trọng về tình hình tài chính củacông ty cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp Chính vì vậy báo cáo tàichính là cơ sở để quản lý, lập dự toán cũng như phân tích tình hình, hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiêp Vì những lý do trên, bộ phận kế toán của công

ty TNHH Mây Tre Hoa Nam luôn ý thức được tầm quan trọng của việc lập các báocáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm Các báocáo tài chính của công được lập theo quý và tại thời điểm ngày 31 tháng 12 hàngnăm Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm ba báo cáo cơ bản:

 Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DNN)

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DNN)

 Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DNN)

Bên cạnh ba báo cáo bắt buộc trên, công ty còn lập thêm bảng cân đối tàikhoản (mẫu số F01-DNN)

2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ

2.3.1 Tổ chức hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trong phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, công ty có sử dụng một sốloại chứng từ Đối với việc hạch toán tiền mặt, các chứng từ gồm có: Phiếu thu,phiếu chi, biên lai thu tiền,giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấyđề nghị thanh toán, bảng kiểm kê quỹ và bảng kê chi tiền Với các khoản tiền gửingân hàng, chứng từ sử dụng gồm có: giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, lệnhchuyển tiền

Các tài khoản được sử dụng trong phần hành tiền và các khoản tương đươngtiền ở công ty gồm có:

Tài khoản 111: Tiền mặt

Chi tiết: 1111: Tiền mặt VNĐ

1112: Tiền mặt USD

1113: Tiền mặt ngoại tệ khác (nếu có)

Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

Chi tiết: 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ

1122: Tiền gửi ngân hàng USD

1123: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ khác (nếu có)

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

17

Quá trình ghi sổ kế toán phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại công tyTNHH Mây Tre Hoa Nam được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi chú:

: Ghi sổ hàng ngày : Ghi sổ hàng tháng : Ghi sổ cuối kì

: Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.3.1: Quy trình ghi sổ phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trình tự hạch toán chi tiết phần hành tiền và các khoản tương đương tiền tạicông ty cụ thể như sau: hàng ngày dựa trên các chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngânhàng như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ báo có của ngân hàng thủ quỹ ghi sổ quỹ

Chứng từ thu chi

( Phiếu thu,

phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền…)

Ghi sổ quỹ

Tổng hợp chi tiết tiền mặt VNĐ, tiền mặt ngoại tệ, tiền gửi ngân hàng

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản

Chứng từ TSCĐ

(Biên bản giao nhận

TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ…)

Sổ chi tiết

TSCĐ theo

từng bộ phận

Tổng hợp chi tiết

TSCĐ hữu hình

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản

211, 214

Sổ đăng kí

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

tiền mặt và ghi sổ tiền gửi Cuối mỗi tháng, thủ quỹ lập bảng tổng hợp chi tiết cácnghiệp vụ thu chi tiền mặt theo loại tiền và tổng hợp các giao dịch thông qua tàikhoản ngân hàng theo từng tài khoản tiền gửi Đồng thời kế toán trưởng và thủ quỹcũng tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu giữa số kiểm kê và số dư trên sổ quỹ Dựavào sao kê ngân hàng, thủ quỹ lập bảng đối chiếu so sánh số dư trên sổ tiền gửi chitiết cho từng tài khoản và số dư các tài khoản tiền gửi trên sao kê của ngân hàng.Thông qua bảng đối chiếu tiền gửi và biên bản kiểm kê quỹ, thủ quỹ có thể dễ dàngphát hiện những chênh lệch, điều tra nguyên nhân chênh lệch Nhờ vậy có thể tránhđược những sai phạm trong việc quản lý tiền mặt

Quá trình hạch toán tổng hợp gồm có: Hàng tháng kế toán tổng hợp tập hợpcác chứng từ trong tháng tiến hành lập chứng từ ghi sổ và đăng kí chứng từ ghi sổtrên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Từ đó, kế toán tổng hợp ghi sổ cái tài khoản 111 và

112, đối chiếu với báo cáo quỹ và bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng Cuối kì, kếtoán tổng hợp lên số liệu trên bảng cân đối số phát sinh là cơ sở để lập báo cáo kếtoán cuối kì

2.3.2 Tổ chức hạch toán tài sản cố định

Do quy mô hoạt động của công ty nhỏ, thêm vào đó do đặc điểm sản xuấtkinh doanh của công ty chủ yếu là mặt hàng thủ công mỹ nghệ và các mặt hàngnông sản, công nghệ sản xuất thô sơ không cần đầu tư nhiều máy móc thiết bị hiệnđại, có giá trị cao, nên tài sản cố định của công ty không nhiều Mặt khác, tài sản cốđịnh tại công ty chỉ tồn tại tài sản cố định hữu hình, không có tài sản cố định thuêtài chính và tài sản cố định vô hình nên công tác hạch toán tài sản cố định tại công

ty tương đối đơn giản

Các chứng từ được sử dụng trong phần hành này bao gồm: Biên bản giaonhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cốđịnh, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, sổ đăng kí tài sản cố định

Các tài khoản công ty sử dụng để hạch toán tài sản cố định gồm có:

Tài khoản 211: Tài sản cố định

Chi tiết: Tài khoản 2111: Tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 214: hao mòn tài sản cố định

Chi tiết: Tài khoản 2141: Hao mòn tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 217: Bất động sản đầu tư

Công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết tài sản cố định trong công ty có thểđược hệ thống hóa thông qua sơ đồ sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

19

Ghi chú:

Sơ đồ 2.3.2: trình tự ghi sổ kế toán tài sản cố định

Do đặc điểm các nghiệp vụ TSCĐ phát sinh không thường xuyên trong thángvà thường không có biến động nhiều qua các tháng, nên công tác hạch toán tổnghợp và hạch toán chi tiết TSCĐ đều được thực hiện vào cuối tháng.

Hàng tháng kế toán chi tiết lập sổ chi tiết tài sản cố định sử dụng tại mỗi bộphận để theo dõi từng tài sản cố định và lập tổng hợp chi tiết tài sản cố định hữuhình để đối chiếu với sổ cái tài khoản 211 và 214

Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng lập chứng từ ghi sổ và đăng kí chứng từ ghisổ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Từ đó nhập số liệu vào sổ cái tài khoản 211 và

214 rồi đối chiếu với tổng hợp chi tiết TSCĐ do kế toán chi tiết lập Cuối kì kế toántrưởng lập bảng cân đối số phát sinh đối chiếu với sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và lậpbáo cáo tài chính

2.3.3 Tổ chức hạch toán phần hành hàng tồn kho

Do đặc điểm kinh doanh của công ty, hàng tồn kho chiếm một tỉ trọng khálớn trong tổng tài sản của công ty Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồnkho cũng tương đối nhiều, với mức độ thường xuyên Vì vậy, kế toán hàng tồn khođóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của công ty

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán hàng tồn kho gồm: Chứng từnhập xuất vật tư Chứng từ nhập vật tư như: hóa đơn mua hàng, biên bản kiểmnghiệm, phiếu nhập kho và bảng kê mua hàng Chứng từ xuất như: lệnh xuất, phiếuxuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Ngoài ra, còn có biênbản kiểm kê vật tư cuối kì

Các tài khoản được sử dụng trong phần hành này bao gồm:

Tài khoản 152: nguyên vật liệu

Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 154: Chi phí SXKD dở dang

Tài khoản 155: Thành phẩm

Tài khoản 156: Hàng hóa

Cũng như các phần hành khác, hàng tồn kho cũng được thực hiện hạch toántổng hợp và hạch toán chi tiết cụ thể qua sơ đồ sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Phương Kế toán tổng hợp 48D

21

Ghi chú:

Sơ đồ 2.3.3: trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho

Kế toán chi tiết lập sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,thành phẩm hàng hóa Hàng ngày, kế toán chi tiết ghi sổ chi tiết cho từng loại

Chứng từ hàng

tồn kho (Phiếu

nhập kho, phiếu xuất kho…)

Sổ chi tiết hàng

tồn kho

Tổng hợp chi tiết

Nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ,

hàng hóa, thành

phẩm

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản

152, 153, 154,

155, 156

Sổ đăng kí

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán