MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban Dân tộc 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc 3 1.1.1. Khái quát lịch sử hình thành Ủy ban Dân tộc: 3 1.1.2 Vị trí và chức năng: 4 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng văn thư, lưu trữ của UBDT. 5 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng VTLT. 5 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ 6 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc 7 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác Văn thưlưu trữ của Ủy ban dân tộc 7 2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ 7 2.1.2 Chỉ đạo hương dẫn về công tác văn thư 8 2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ 8 2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 8 2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 16 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 2.3.2 Chỉnh lý tài liệu 17 2.3.3 xác định giá trị tài liệu 18 2.3.4 Thống kê 18 2.3.5 bảo quản tài liệu 19 2.3.6 Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 20 Chương 3 Nhận xét khái quát về công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban dân tộc và đề xuất đóng góp ,kiến nghị 22 3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư lưu trữ 22 3.1.1 Công tác văn thư 22 3.1.2 Công tác lưu trữ 23 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 25 3.2.1 Công tác văn thư: 25 3.2.2 Công tác lưu trữ: 27 3.3. Đối với bộ môn , khoa Văn thưLưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 3.3.1. Đối với bộ môn 28 3.3.2. Đối với khoa Văn thưLưu trữ 28 3.3.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 29 C. KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban Dân tộc .3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc 1.1.1.Khái quát lịch sử hình thành Ủy ban Dân tộc: 1.1.2 Vị trí và chức năng: 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức phòng văn thư, lưu trữ của UBDT 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng VTLT .5 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của phận Văn thư –Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc 2.1 Công tác quản lý và đạo về công tác Văn thư-lưu trữ của Ủy ban dân tộc 2.1.1 Ban hành văn đạo về công tác văn thư- lưu trữ 2.1.2 Chỉ đạo hương dẫn về công tác văn thư 2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ .8 2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ .16 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ .16 2.3.2 Chỉnh lý tài liệu 17 2.3.3 xác định giá trị tài liệu 18 2.3.4 Thống kê 18 2.3.5 bảo quản tài liệu .19 2.3.6 Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 20 Chương Nhận xét khái quát về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban dân tộc đề xuất đóng góp ,kiến nghị 22 3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư- lưu trữ 22 3.1.1 Công tác văn thư 22 3.1.2 Công tác lưu trữ .23 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 24 3.2.1 Công tác văn thư: 24 3.2.2 Công tác lưu trữ: 26 3.3 Đối với môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội .28 3.3.1 Đối với môn .28 3.3.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ 28 3.3.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 29 C KẾT LUẬN 30 D PHỤ LỤC 31 Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A LỜI NÓI ĐẦU Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của quan lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, là cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển của khoa học công nghệ, lĩnh vực đều hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta ln quan tâm, và có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực hiện phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dôi với thực tế” Sau hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đào tạo, kien tap Từ ngày30 /5 đến ngày 17/06/2016 cho học sinh Đợi thực tập này nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý của nhà trường và tiếp nhận UBDT, em có đợt thực tập quy định về thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập là dài đem lại cho em nhữngkết ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn của mình dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán Văn phòng đợt thực tập, em học phong cách làm việc của cán Văn thư – Lưu trữ Một công việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập này trang bị cho mình số kiến thức Trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với phát triển của Đất Nước, thấy những bất cập cơng tác này quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán trẻ chúng em là rất lớn Đợt thực tập giúp em nhận những điểm yếu của mình khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực hiện thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ em khắc Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phục những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau thực tập quan Báo cáo sau là kết của trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút tại quan thực tập Được giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán quan với vốn kiến thức trang bị trường, trình nghiên cứu chuyên đề của thân, em gặp nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu về công tác văn thư và công tác quản lý văn là việc thống kê số lượng văn ngày và việc xếp và bảo quản sử dụng văn lưu tớt Bên cạnh những thuận lợi thì còn có sớ khó khăn nhỏ thực hiện chun đề Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua trình học tập những kinh nghiệm thực tế của thân suốt khóa học Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn quan tâm giúp đỡ của cán bộ, lãnh đạo của Ủy Ban Dân Tộc tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ và phát hiện những thiếu xót mà mình.Ći em xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập của thân sau này Do thời hạn thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận góp ý của thầy, cô và bạn để báo cáo của em hoàn thiện tốt Hà Nội, ngày 23 tháng năm 2016 Sinh viên Vũ Thị Hương Như Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban Dân tộc 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tô chức của Ủy ban Dân tộc 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Ủy ban Dân tộc: Ủy ban Dân tộc là quan ngang Bộ của Chính phủ Việt Nam có chức quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vớn nhà nước thuộc Ủy ban quản lý theo quy định của pháp luật Lịch sử phát triển của Ủy ban Dân tộc khái quát qua giai đoạn: Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dân tộc thiểu số (thành lập tại Nghị định số 359, ngày 9-9-1946 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày 3-5-1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam 1Dân chủ Cộng hoà) với chức năng, nhiệm vụ "Xem xét vấn đề chính trị và hành chính thuộc về dân tộc thiểu số nước và thắt chặt tình thân thiện giữa dân tộc sống đất Việt Nam" Và ngày tháng là kiện đánh dấu kỉ niệm của Ủy ban Dân tộc Ngày tháng năm 1955, thành lập Tiểu ban Dân tộc Trung ương Cùng với biến đổi của điều kiện lịch sử, quan có thay đổi tên phù hợp với tình hình thuộc quan của Đảng từ năm 1955 Từ năm 1990 quan thuộc Chính phủ Ngày 11 tháng năm 1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thành lập Văn phòng Miền núi Dân tộc Ngày tháng 10 năm 1992, Bộ Chính trị hợp nhất hai quan Ban Dân tộc Trung ương và Văn phòng Miền núi và Dân tộc thành Ủy ban Dân tộc Miền núi làm nhiệm vụ tham mưu cho Đảng về công tác dân tộc và miền núi Ngày tháng năm 1993, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, quan ngang Bộ ( Hoàn toàn thuộc Chính Phủ) Từ ngày tháng năm 2002 đến tên chính thức là Ủy ban Dân tộc Từ Nha Dân tộc thiểu số đến Uỷ ban Dân tộc hôm – chặng đường 70 năm lịch sử – Cơ quan công tác dân tộc với nhiều tên gọi khác nhau, đều có chức nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu cho Đảng và Nhà nước về vấn đề dân tộc, nghiên cứu đề xuất xây dựng chính sách dân tộc và tổ chức Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác dân tộc 1.1.2 Vị trí và chức năng: Ủy ban Dân tộc là quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức quản lý nhà nước về công tác dân tộc phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: Ủy ban Dân tộc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định theo Nghị định Số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc( phụ lục 1) 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban Dân tộc có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc: * đơn vị quản lý Nhà nước: Vụ Kế hoạch - Tài chính; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Pháp chế; Vụ Hợp tác quốc tế; 5.Thanh tra; Văn phòng; 7.Vụ Tổng hợp; Vụ Chính sách dân tộc; Vụ Tuyên truyền; 10 Vụ Dân tộc thiểu số; 11 Vụ Địa phương I; 12 Vụ Địa phương II; 13 Vụ Địa phương III; * đơn vị nghiệp: 14 Viện Dân tộc 15 Báo Dân tộc và Phát triển; 16 Trung tâm Thông tin; 17 Tạp chí Dân tộc; 18 Trường Cán dân tộc; Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 19 Nhà khách Dân tộc Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Chính sách dân tộc, Vụ Địa phương II, Vụ Địa phương III thành lập phòng vụ; Văn phòng Ủy ban Dân tộc có Phòng và Văn phòng đại diện tại thành phớ( phụ lục 2) 1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, qùn hạn cấu tơ chức phịng văn thư, lưu trữ của UBDT 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng VTLT Phòng văn thư – lưu trữ là đơn vị chức thuộc Ủy ban Dân tộc giúp quan quản lý về văn thư, lưu trữ với tài liệu có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: _Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định , trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, công việc sau: Tham mưu tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn đến, phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và việc thực hiện nhiệm vụ của Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban Kiểm tra thể thức và thủ tục trước ban hành văn của Uỷ ban, phát hành Văn theo quy định _Thực hiện công tác lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu, ây dựng thư viện phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiện hành của Nhà nước _Thường trực công tác Cải cách hành chính của Văn phòng _ Thường trực công tác thực hiện Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 hoạt động của quan Ủy ban Dân tộc _Quản lý, cấp phát giấy đường; quản lý, sử dụng dấu của Uỷ ban, Ban Cán Đảng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban, Văn phòng Uỷ ban và Ban Chỉ huy Quân quan Uỷ ban _Giúp Lãnh đạo Văn phòng việc thực hiện công tác kế hoạch, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán của Văn phòng Uỷ ban; tham dự và ghi biên họp của Lãnh đạo Văn phòng _Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với đơn vị thuộc Văn phòng _Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ việc trì, thực hiện nghiêm Quy chế làm việc, Quy chế công tác Văn thư và Quy chế công tác Lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc Tham mưu thực hiện chương trình tin học hố cơng tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu của Uỷ ban _Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá việc chấp hành nội quy, quy chế và hiệu công tác của cán bộ, công chức và người lao động thuộc Văn phòng _Thực hiện nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phòng phân công _Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban thực hiện nhiệm vụ văn thư của Ủy ban Tại đơn vị trực thuộc Ủy ban, cứ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của đơn vị, thủ trưởng đơn vị bố trí cán chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư _ Căn cứ Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân cấp; 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của phận Văn thư –Lưu trữ Công tác văn thư-lưu trữ Ủy ban Phòng Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Văn phòng đảm nhiệm Số lượng cán hiện là người Chất lượng cán sau: ( Phụ lục 3) Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc 2.1 Công tác quản lý đạo về công tác Văn thư-lưu trữ của Ủy ban dân tộc 2.1.1 Ban hành văn đạo về công tác văn thư- lưu trữ Các văn pháp lý, quy định về công tác văn thư – lưu trữ của UBDT _Công tác văn thư-lưu trữ của Ủy ban Dân tộc dựa vào cứ và định sau: • Nghị định sớ 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư • Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư • Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng dấu • Nghị định sớ 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 về quản lý và sử dụng dấu • Thơng tư sớ 06/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính • Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan • Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến và lập hồ sơ mơi trường mạng • Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; • Nghị định sớ 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành sớ điều của Luật lưu trữ • Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chun dụng; • Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động của quan Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ • Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; • Thơng tư sớ 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; • Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; 2.1.2 Chỉ đạo hương dẫn về công tác văn thư - Phân công nhiệm vụ của Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban Dân tộc ( phụ lục 4) - Quyết định số 455/QĐ-UBDT Ban hành quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc ngày 06/11/2014( phụ lục 5) - Quyết định số 69/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc(phụ lục 6) - Quyết định số 453/QĐ-UBDT Ban hành quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.(phụ lục 7) 2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ 2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Hình thức thể thức văn Hình thức văn hình thành hoạt động của Ủy ban: _Thể thức văn bản: _ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính (gọi tắt là Thông tư số 01/2011/TT-BNV) và văn hướng dẫn của quan chức Soạn thảo văn _ Việc xây dựng văn quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn quy phạm pháp luật và văn hướng dẫn có liên quan của Bộ trưởng, Chủ nhiệmỦy ban Dân tộc Duyệt, sửa chữa, bô sung thảo _ Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt _ Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Đánh máy, nhân bản, phô tô văn Việc đánh máy, nhân bản, photo văn phải bảo đảm những yêu cầu Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ sau: _ Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức và kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát hiện có sai sót khơng rõ ràng thảo thì người đánh máy phải trao đổi, thống nhất lại với đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân bản, photo văn số lượng và thời gian yêu cầu Việc photo tài liệu Văn phòng Ủy ban thực hiện và phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tài liệu photo thực hiện có ý kiến đạo của Lãnh đạo Ủy ban theo giấy đề nghị của Vụ, đơn vị Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban duyệt; - Nhân bản, sao, chụp, phô tô văn Mật thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc và văn hướng dẫn có liên quan khác Kiểm tra, trình ký xin ý kiến giải công việc: _ Quy trình trình Văn phần mềm điện tử (thực hiện 01 ngày làm việc): - Chuyên viên giao soạn thảo văn trình hồ sơ, thảo văn vào tài khoản phần mềm quản lý văn của Lãnh đạo Vụ, đơn vị; dự thảo cuối Thủ trưởng đơn vị trực tiếp trình tới tài khoản của Lãnh đạo Ủy ban - Các Vụ, đơn vị gửi hồ sơ trình, thảo văn tại Phòng Văn thư Lưu trữ Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra về thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, sau chuyển đến Thư ký chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban; Quy trình văn ký thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban (thực hiện 1,5 ngày làm việc) Hồ sơ trình văn phần mềm điện tử trình với quy trình hồ sơ văn giấy _ Quy trình phần mềm điện tử: Chuyên viên giao soạn thảo văn trình hồ sơ, thảo văn vào tài khoản phần mềm quản lý văn của Lãnh đạo Vụ, đơn vị; dự thảo cuối Thủ trưởng đơn vị trực tiếp trình tới tài khoản của Lãnh đạo Ủy ban _ Quy trình văn giấy Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 10 Vụ Dân tộc thiểu số; 11 Vụ Địa phương I; 12 Vụ Địa phương II; 13 Vụ Địa phương III; 14 Viện Dân tộc; 15 Báo Dân tộc và Phát triển; 16 Trung tâm Thông tin; 17 Tạp chí Dân tộc; 18 Trường Cán dân tộc; 19 Nhà khách Dân tộc Tại Điều này, đơn vị quy định từ Khoản đến Khoản 13 là đơn vị giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc thực hiện chức quản lý nhà nước; đơn vị quy định từ Khoản 14 đến Khoản 19 là đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước của Ủy ban Dân tộc Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Chính sách dân tộc, Vụ Địa phương II, Vụ Địa phương III thành lập phòng vụ; Văn phòng Ủy ban Dân tộc có Phòng và Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Điều Hiệu lực thi hành Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2012 Nghị định này thay Nghị định số 60/2008/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc; bãi bỏ quy định trước trái với Nghị định này Điều Trách nhiệm thi hành Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./ Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Ngày TT Họ tên tháng năm sinh Chuyên môn Chức vụ Thạc sỹ Trần Kiên Bùi Thị Hiền 01/01/1983 25/2/1977 Quản lý Trưởng công, Kỹ sư phòng Thủy lợi Cử nhân Hành chính Công việc hiện tại Phụ trách chung, phục trách cơng tác lưu trữ Phó trưởng Phục trách công phòng tác văn thư Tham mưu công tác ISO của Ủy ban, Tham mưu Thạc sỹ Lê Đình Hùng Quản lý 11/6/1984 công; Cử nhân Dân công tác CCHC Chuyên của Văn phòng; viên Tham mưu công tác tộc học hành tổng hợp, chính, tổ chức cán của Văn phòng Tham mưu tiếp Vi Thị Thủy Bùi Minh Trịnh 17/5/1974 10/6/1986 Cử nhân Lưu trữ Luật viên chính nhận tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác tra cứu, quản Cử nhân Chuyên lý kho lưu trữ… Tham mưu lập kế Lưu trữ học viên hoạch công tác và Quản trị lưu trữ; hướng Văn phòng dẫn giao nộp tài liệu lưu trữ; tham mưu Vũ Thị Hương Như công Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A tác Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Ngày TT Họ tên tháng năm sinh Chuyên môn Chức vụ Công việc hiện tại chỉnh lý tài liệu, tham mưu công tác xây dựng thư viện Đỗ Thị Mến Triệu Thị Huế Bùi Hồng Loan Hoàng Thị Huế Vũ Thị Hương Như 26/02/1985 26/4/1978 01/02/1984 20/8/1984 Cử nhân Chuyên Hành chính Cử nhân viên của Ủy ban… Thực hiện nhiệm vụ Văn thư Thực hiện nhiệm Văn thư – Nhân viên vụ phô tô, in ấn, Lưu trữ Cử nhân nhân tài liệu Thực hiện nhiệm Hành chính Cử nhân Công nghệ Thông tin Nhân viên Hợp đồng lao động vụ Văn thư đến Chuyển phát văn tại 141 Hoàng Hoa Thám Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục VĂN PHỊNG CƠNG HỒ XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG VĂN THƯ-LƯU TRỮ Đợc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngàytháng năm 2016 PHÂN CƠNG Nhiệm vụ của Phịng Văn thư-Lưu trữ tḥc Văn phịng Uỷ ban Dân tợc - Căn cứ Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân cấp; Thực hiện ý kiến đạo của Lãnh đạo Văn phòng, Phòng Văn thư - Lưu trữ phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức của phòng sau: I.Nhiệm vụ của Phòng Văn thư-Lưu trữ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định , trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, công việc sau: Tham mưu tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn đến, phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và việc thực hiện nhiệm vụ của Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban Kiểm tra thể thức và thủ tục trước ban hành văn của Uỷ ban, phát hành Văn theo quy định Thực hiện công tác lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu, ây dựng thư viện phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiện hành của Nhà nước Thường trực công tác Cải cách hành chính của Văn phòng Thường trực công tác thực hiện Quy trình quản lý chất lượng theo Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 hoạt động của quan Ủy ban Dân tộc Quản lý, cấp phát giấy đường; quản lý, sử dụng dấu của Uỷ ban, Ban Cán Đảng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban, Văn phòng Uỷ ban và Ban Chỉ huy Quân quan Uỷ ban Giúp Lãnh đạo Văn phòng việc thực hiện công tác kế hoạch, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán của Văn phòng Uỷ ban; tham dự và ghi biên họp của Lãnh đạo Văn phòng Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với đơn vị thuộc Văn phòng Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban việc trì, thực hiện nghiêm Quy chế làm việc, Quy chế công tác Văn thư và Quy chế công tác Lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc Tham mưu thực hiện chương trình tin học hố cơng tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu của Uỷ ban Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá việc chấp hành nội quy, quy chế và hiệu công tác của cán bộ, công chức và người lao động thuộc Văn phòng 10 Thực hiện nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phòng phân công II Phân công nhiệm vụ cán bợ, cơng chức phịng Văn thư-Lưu trữ: Đ/c Trần Kiên - Trưởng phòng Văn thư- Lưu trữ: - Quản lý, điều hành mặt công tác của phòng Văn thư - Lưu trữ; Chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng dấu - Phân công, xếp, thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công chức và người lao động của phòng - Chịu trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ công tác tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách đối với công chức, người lao động của Văn phòng; thực hiện công tác hành chính của Văn phòng - Trực tiếp đạo công tác Lưu trữ của Uỷ ban; xây dựng kế hoạch dài Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trước trình Lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt và tổ chức thực hiện; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định của Nhà nước và của Uỷ ban Dân tộc về văn thư, lưu trữ - Trực tiếp đạo công tác tham mưu cải cách hành chính của Văn phòng; đạo tham mưu công tác Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 hoạt động của quan Ủy ban Dân tộc - Chỉ đạo công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán công chức, viên chức của Uỷ ban Dân tộc Phối hợp với Thanh tra Uỷ ban Dân tộc giải khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ - Thực hiện nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phòng giao Đ/c Bùi Thị Hiền - Phó Trưởng phòng Văn thư- Lưu trữ: - Trực tiếp đạo công tác Văn thư của Uỷ ban - Chỉ đạo việc tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn đi, đến phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và việc thực hiện nhiệm vụ của vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban - Trực tiếp xử lý quy trình văn đi: scan, nhập thông tin, chuyển văn văn hệ điều hành tác nghiệp của Ủy ban - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn trước ban hành - Quản lý, cấp phát giấy đường - Thực hiện nhiệm vụ khác Trưởng phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Lưu trữ viên chính - Vi Thị Thuỷ: - Thực hiện công tác Lưu trữ của Uỷ ban: Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ cán bộ, công chức, viên chức của Uỷ ban Dân tộc - Xây dựng thư viện; phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định của Nhà nước Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Thực hiện dịch vụ công về lưu trữ - Quản lý, phân loại, lưu trữ tài liệu của Văn phòng - Thực hiện nhiệm khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Chuyên viên Lê Đình Hùng: - Tham mưu công tác cải cách hành chính của Văn phòng; công tác Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 hoạt động của quan Ủy ban Dân tộc - Tham mưu thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách đối với công chức, người lao động của Văn phòng; thực hiện công tác hành chính của Văn phòng - Tham mưu thực hiện công tác kế hoạch, , tổ chức cán của Văn phòng Uỷ ban; tham dự và ghi biên họp của Lãnh đạo Văn phòng - Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với đơn vị thuộc Văn phòng - Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trước trình Lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt và tổ chức thực hiện - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ - Thực hiện nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Chuyên viên Đỗ Thị Mến: - Trực tiếp quản lý, sử dụng dấu của Ban Cán Đảng, Uỷ ban Dân tộc, Văn phòng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban và Ban Chỉ huy Quân Uỷ ban Thực hiện nhiệm vụ y văn - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn trước ban hành văn của Uỷ ban - Làm công tác Công đoàn phòng Văn thư - Lưu trữ Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Thực hiện nhiệm vụ khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Chuyên viên Bùi Minh Trịnh: - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ quan Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan - Giúp Lãnh đạo phòng nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán công chức, viên chức của Uỷ ban Dân tộc Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định của Nhà nước và của Uỷ ban Dân tộc về văn thư, lưu trữ - Tham mưu công tác quản lý và sử dụng chứng thư số - Thực hiện nhiệm khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Nhân viên Bùi Hồng Loan - Tiếp nhận văn đến, scan, nhập văn đến Hệ điều hành tác nghiệp, sổ công văn đến; chuyển văn đến có ý kiến đạo của Lãnh đạo Uỷ ban, Lãnh đạo Văn phòng - Chịu trách nhiệm chuyển văn quan, cá nhân ngoài quan theo đường bưu điện và chuyển giao văn trực tiếp Sổ giao nhận công văn; - Thực hiện nhiệm khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Nhân viên Hoàng Thị Huế: - Thực hiện công tác văn thư; giao, nhận tài liệu giữa trụ sở Uỷ ban và Vụ, đơn vị tại 141 Hoàng Hoa Thám - Thực hiện nhiệm khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao Nhân Viên Triệu Thị Huế - Thực hiện nhiệm vụ chụp văn bản; Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Quản lý, bảo quản trang thiết bị máy to của Ủy ban - Thực hiện nhiệm khác Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng giao .Trên là phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Phòng Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban Dân tộc./ Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Lãnh đạo Văn phòng (để b/c); - Các đồng chí thuộc phòng VT-LT (để t/h); - Lưu: VT-LT Trần Kiên Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục Vũ Thị Hương Như Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Vũ Thị Hương Như Khoa Văn thư - Lưu trữ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A