Quản trị chi phí, phân bổ chi phí cho bộ phận phụ trợ

1. Trong thực tế tại các doanh nghiệp, các bộ phận có thể chia thành 2 loại: Bộ phận chức năng: Thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Bộ phận phụ trợ: Gồm những đơn vị không gắn một cách trực tiếp với hoạt động chức năng nhưng hoạt động của chúng cần thiết cho các bộ phận trực tiếp, cung cấp dịch vụ phụ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho những bộ phận này hoạt động. VD: phòng kế toán, phòng thu mua, phòng tổ chức, căn tin….+ Tất cả các chi phí sản xuất, cho dù có nguồn gốc ở bộ phận sản xuất hoặc bộ phận dịch vụ đều phải được phân bổ vào hàng hóa sản xuất → định giá sẽ chính xác hơnSự cần thiết phải phân bổ chi phí của các bộ phận phụ trợ.2.Sự cần thiết phải phân bổ chi phí của các bộ phận phụ trợChi phí do bộ phận phụ trợ cung cấp cho một bộ phận nào đó sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí của sản phẩm hay dịch vụ của bộ phận đó.Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận chức năng.

A. TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ

I. Khái niệm về chi phí:

- Chi phí được định nghĩa là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ

- Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa trong một thời kỳ nhất định mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

II. Đối tượng tập hợp chi phí:

Xác định đối tượng tập hợp chi phí thực chất là là xác định giới hạn các bộ phận chịu chi phí hoặc các đối tượng chịu chi phí làm cơ sở cho việc tính giá thành Khái niệm này không chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc các ngành kinh doanh khác

Có 2 biểu hiện về đối tượng tập hợp chi phí:

- Các trung tâm chi phí: Là những bộ phận trong doanh nghiệp mà nhà quản trị ở bộ phận đó chịu trách nhiệm về những biến động chi phí phát sinh trong kỳ

- Trung tâm chi phí trong:

+ Doanh nghiệp sản xuất: phân xưởng, đội sản xuất, đơn vị sản xuất

+ Doanh nghiệp thương mại: của hàng, quầy hàng…

+ Doanh nghiệp thương mại: Khách hàng, khu nghỉ mát, bộ phận kinh doanh…

- Sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cùng loại, một công việc (đơn đặt hàng) hay một hoạt động, một chương trình nào đó, hoạt động sửa chữa tài sản cố định Trong trường hợp này đối tượng tập hợp chi phí không quan tâm đến các bộ phận phát sinh

mà quan tâm chi phí phát sinh cho công việc gì, ở hoạt động nào Khi đó nhà quản trị có thể so sánh, đánh giá chi phí giữa các sản phẩm, các hoạt động với nhau

-Đối tượng tập hợp chi phí Ví dụ

ty cổ phần Giày Việt

phố Hồ Chí Minh

lụa KhaisilkNhóm nhãn hiệu Nhóm nhãn hiệu dầu gội đầu Pantene của công

ty P&G Việt NamHoạt động Hoạt động nghiên cứu và phát triển

smartphone mới của SamSung

Hòa Thọ

tàu thủy du lịch do dự án EU tổ chức tại TP Hạ Long

III. Phân loại chi phí

1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

- Chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí liên quan đến việc chế tạo sản

phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định Chi phí sản xuất gồm: Chi phí NVLTT, Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

- Chi phí bán hàng: Bao gồm các khoản chi phí cần thiết để đanỷ mạnh quá trình bán

hàng hóa và để đảm bảo việc đưa hàng đến tay người tiêu dung

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là nhưng khoản chi phí liên quan đến việc tổ chức

hành chính và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp

2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

- Chi phí biến đổi: Khoản chi phí xét về mặt tổng thể có quan hệ tỷ lệ với những thay

đổi của một hoặt động cụ thể nào đó nhưng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì ổn định, không thay đổi

- Chi phí cố định: Khoản chi phí xét về mặt tổng thể không thay đổi khi mức độ hoạt

động thay đổi nhưng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì thay đổi

- Chi phí hỗn hợp: Là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí lẫn định

phí

3. Phân loại chi phí theo đối tượng chi phí

- Chi phí trực tiếp: phát sinh một cách riêng biệt cho một hoạt động cụ thể của doanh

nghiệp

- Chi phí gián tiếp: Chi phí phát sinh không liên quan với hoạt động cụ thể mà liên

quan cùng lúc với nhiều hoạt động

4. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với Báo cáo tài chính

- Chi phí sản phẩm: Chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hình thành nên

sản phẩm chờ bán hay là những chi phí gắn liền với quá trình mua hàng hóa về để bán lại

- Chi phí thời kỳ: Chi phí phát sinh trong kỳ hạch toán và đem lại lợi ích trong kì đó.

5. Các cách phân loại khác

- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được: Chi phí có thể kiểm soát

được tại một cấp quản lý khi nhà quản lý cấp đó có quyền quyết định với chi phí và ngược lại

- Chi phí khác biệt: Là những chi phí có ở những phương án này nhưng chỉ có một

phần hoặc không có ở phương án khác

- Chi phí cơ hội: Là lợi ích bị mất đi vì chọn phương án hành động này thay vì chọn

phương án hành động khác

- Chi phí chìm: Là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu mà vẫn sẽ phải chịu dù doanh

nghiệp chọn phương án hành động nào

Tại nhiều quốc gia, áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp không hề mới, nhưng tại Việt Nam, kế toán quản trị chỉ thực sự được tìm hiểu vào đầu những năm 90 và được nghiên cứu từ năm 1999 Khảo sát tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cho thấy, việc cung cấp thông tin chi phí chất lượng giúp cho các nhà quản lý ra quyết định tốt hơn trong môi trường kinh doanh có sức cạnh tranh ngày khốc liệt Chính vì vậy, nội dung phần này nhằm đưa ra các mô hình phân bổ chi phí sản xuất chung, giúp doanh nghiệp cung cấp chính xác hơn

về chi phí cho từng loại sản phẩm, dịch vụ mà vẫn đảm bảo được tính hợp lý

Qua việc khảo sát tại các doanh ngiệp sản xuất kinh doanh, hiện nay kế toán quản trị tồn tại các mô hình phân bổ chi phí sản xuất chung sau đây:

I. Các mô hình phân bổ chi phí sản xuất chung:

 Mô hình Phân bổ chi phí SXC theo phương pháp truyền thống

1. Phân bổ chi phí SXC chỉ sử dụng một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất

Trước đây, khi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chưa có sự ứng dụng mạnh

mẽ của khoa học công nghệ tự động hóa mà chủ yếu mang nặng tính thủ công Chính vì thế, yếu tố ảnh hưởng lớn đến chi phí nhân công trực tiếp chính là số giờ công Nhà quản trị cho rằng giữa việc sử dụng nhân công và chi phí sản xuất chung có mối quan hệ với nhau.Vì vậy, khi lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí SXC người ta sử dụng số giờ công hoặc số ca máy hoạt đông,… là tiêu thức phân bổ duy nhất cho chi phí SXC

Tuy nhiên, nếu xem xét kỹ nguồn gốc phát sinh các chi phí trong chi phí SXC thì rất đa dạng

và phức tạp nhưng chỉ lựa chọn tiêu thức phân bổ duy nhất là số giờ công hoặc số ca máy hoạt động thì chưa chính xác

Ví dụ: Tại một Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh đồ bảo hộ lao động và giày dép các loại Sản phẩm của công ty chia thành 3 nhóm chính: Giàu ủng bảo hộ lao động, dép nhựa

và dép xốp ép Trong mối nhóm sản phẩm lại bao gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau Về quy trình và thời gian sản xuất đối với các sản phẩm này cũng khác nhau Chi phí SXC được chia thành 5 nhóm:

- CP lương của nhân viên nhà máy

- CP về vật tư và công cụ nhỏ(dây buộc, bao tải, chỉ khâu bao tải, bao tay, quần áo bảo hộ lao động,….)

- Chi phí điện, ga, than đá, xăng, dầu

- CP khấu hao TSCĐ

- CP công cụ lớn phân bổ nhiều lần (khuôn đúc)

Công ty phân bổ chi phí SXC theo số ca máy hoạt động sản xuất

= Tổng CP SXC phân bổ cho từng loại SP theo số ca máy

Số lượng SP thực tế SXPhương pháp phân bổ CP SXC theo cách gộp tất cả các khoản mục của CP SXC theo ca máy hoạt động dẫn đến việc phân bổ không hợp lý và giá thành sản phẩm bị bóp méo

Vì vậy, khi lựa chọn mô hình này để phân bổ chi phí SXC thì điều kiện áp dụng là hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính thủ công và chi phí SXC chiểm tỷ trọng nhỏ trong giá thành sản xuất.

2. Phân bổ chi phí SXC theo bộ phận

Theo kết quả mô hình 1 cho thấy việc sử dụng một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất là không hợp

lý Do vậy, nhiều công ty đã áp dụng mô hình phân bổ CP SXC dựa trên nhiều tiêu chuẩn phân

bổ khác nhau ở từng bộ phận phát sinh chi phí Để xác định chi phi SXC cho từng sản phẩm, dịch vụ phải trải qua 2 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Tập hợp chi phí SXC phát sinh ở từng bộ phận (từng trung tâm chi phí)

- Giai đoạn 2: Tiến hành phân bổ chi phí SXC cho từng sản phẩm, dịch vụ (dùng nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau cho phù hợp và hợp lý)

 Mô hình Phân bổ chi phí sản xuất chung theo phương pháp ABC

Mô hình ABC đòi hỏi quá trình phân bổ CPSXC cho từng loại sản phẩm, dịch vụ được tiến hành theo hai giai đoạn phân biệt:

- Giai đoạn 1: Tập hợp chi phí sản xuất chung theo các bộ phận và hoạt động Trong giai đoạn

này, trước hết CPSXC cũng được tập hợp theo các trung tâm chi phí là các bộ phận tương tự như mô hình sử dụng một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất và mô hình phân bổ CPSXC theo bộ phận Tuy nhiên, không dừng lại ở đó, chi phí sản xuất chung còn tiếp tục được quy nạp theo

- Giai đoạn 2: Phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm, dịch vụ Ở giai đoạn này, chi phí đã

được tập hợp theo các hoạt động sẽ tiếp tục được phân phối cho từng sản phẩm, dịch vụ

Việc vận dụng mô hình ABC phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể về công tác tổ chức quản lý sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, năng lực quản lý của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, có thể khái quát quá trình vận dụng mô hình này thành 4 bước cơ bản sau:

Bước 1 : Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động :

KTQT nhận diện được các hoạt động tiêu dùng nguồn lực, gây ra sự phát sinh CPSXC Thông thường, các hoạt động gây ra sự phát sinh CPSXC bao gồm: hoạt động sử dụng nhân công quản lý sản xuất, hoạt động sử dụng máy móc, hoạt động tiêu thụ năng lượng, động lực, hoạt động giám sát, kiểm tra chất lượng… Việc phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động là rất quan trọng, nó là bước cơ sở để KTQT xác định trung tâm hoạt động, trung tâm chi phí ở các bước tiếp theo

Bước 2 : Xác định các trung tâm hoạt động :

KTQT phải xác định các trung tâm hoạt động Về lý thuyết, mỗi hoạt động đều có thể được coi là một trung tâm

Bước 3 : Tập hợp chi phí cho các bộ phận và quy nạp chi phí cho các hoạt động (trung

* Ưu điểm:

- Mô hình này giúp KTQT thực hiện tốt mục tiêu kiểm soát chi phí

- Linh hoạt trong việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho sản phẩm nhằm cung cấp thông tin đa dạng, phong phú về tình hình chi phí, giá thành đáp ứng được các nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau của các nhà quản trị

* Nhược điểm:

Điểm hạn chế nhất của việc áp dụng mô hình này là khối lượng công việc kế toán rất lớn và khá phức tạp.

II So sánh giữa phương pháp truyền thống và phương pháp ABC

Giống nhau:

• Cách tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp trực tiếp và đối tượng tính giá thành

• Có cùng đối tượng tính giá thành

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của hai phương pháp này có giống một phần là tiêu thức phân bổ chi phí luôn gắn liền với số lượng sản xuất hoặc kết hợp với định mức thời gian sản xuất sản phẩm

Khác nhau

Đối tượng tập hợp chi

phí phí

Chi phí được tập hợp theo công việc, nhóm sản phẩm hay nơi phát sinh chi phí: phân xưởng, đội sản xuất…

Tập hợp dựa trên hoạt động

Nguồn sinh phí Có nhiều nguồn sinh phí đối

tượng tập hợp chi phí

Nguồn sinh phí xác định

rõ ràng

Thường có một nguồn sinh phí cho mỗi hoạt động

Tiêu thức

phân bổ

Dựa vào một trong các tiêu thức phân bổ sau: Dựa trên sản lượng sản phẩm sản xuất

ra hoặc chi phí tiền lương của lao động trực tiếp đối với chi phí sản xuất chung, giờ máy…

Dựa trên nhiều tiêu thứcphân bổ

Tiêu thức lựa chọn là nguồn sinh phí ở mỗi hoạt động

Kiểm soát chi phí Kiểm soát trên cơ sở trung

tâm chi phí: Phân xưởng, phòng ban đơn vị

Kiểm soát chặt chẽ hơntheo từng hoạt động

Chi phí kế toán Chi phí thấp, đơn giản

Khá phức tạp, chi phí khá cao

để duy trì phương pháp này

Cung cấp thông tin

cho quản trị Chỉ cung cấp thông tin về mức

chi phí

Cung cấp thông tin về quá trình

và nguyên nhân phát sinh chi phí

III. Kế toán chi phí theo phương pháp chi phí mục tiêu

1. Vài nét về phương pháp chi phí mục tiêu :

Phương pháp chi phí mục tiêu có nguồn gốc từ Nhật Bản, phương pháp này đã được áp dụng kể từ năm 1980 bởi các công ty lớn như Toyota, NEC, Sony và Nissan Một tổ chức quốc tế được thành lập do một số các tập đoàn công nghiệp lớn, gọi là Consortium for Avanced

Management-International (gọi tắt là CAM-I) để phát triển các phương pháp kế toán quản trị

hiện đại đã định nghĩa về chi phí mục tiêu như sau: “Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động

ở giai đoạn thiết kế và sản xuất sản phẩm mới Phương pháp cũng cho phép thiết lập một hệ thống kiểm soát chi phí ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”

Phương pháp chi phí mục tiêu phản ánh một thực tế là hầu hết các quyết định lựa chọn các thiết kế sản phẩm và thiết kế quá trình sản xuất không phải là các thiết kế có chi phí thấp nhất, mà chỉ là các thiết kế mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được, nói cách khác giải pháp

mà doanh nghiệp lựa chọn không phải là giải pháp tốt nhất, mà chỉ là một giải pháp đáp ứng vừa phải với mục tiêu lợi nhuận mà doanh nghiệp đề ra

Điểm khác biệt cơ bản giữa phương pháp chi phí mục tiêu với phương pháp chi phí truyền thống là việc hoạch định chi phí mục tiêu không chỉ chú ý đến điều kiện sản xuất mà còn chú ý đến lợi nhuận mục tiêu Trong khi các phương pháp truyền thống sử dụng chi phí để tính giá thành cho sản phẩm, chi phí mục tiêu đi theo cách ngược lại Nó sử dụng giá để xác định chi phí Trong chi phí mục tiêu, một doanh nghiệp bắt đầu bằng cách xác định mức giá phù hợp cho một sản phẩm Sau đó trừ đi phần lợi nhuận mong muốn của mình từ mức giá đó

để được chi phí tối đa có thể đủ chi trả cho việc sản xuất sản phẩm đó

Nhìn chung, việc thực hiện quản trị chi phí mục tiêu được tiến hành theo ba bước:

Bước 1: Xác định chi phí mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất

Bước 2: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định

Bước 3: Đánh giá kết quả thực hiện chi phí

2. Lợi ích và ưu, nhược điểm của phương pháp chi phí mục tiêu:

- Chi phí mục tiêu có thể mang lại nhiều lợi ích bởi vì nó:

+ Gia tăng cảm giác hài lòng cho khách hàng vì thiết kế được tập trung đến giá trị khách hàng

+ Giảm thiểu chi phí thông qua những thiết kế mang tính ảnh hưởng và hiệu quả

+ Giúp cho doanh nghiệp đạt được lợi nhuận mong đợi trên những thiết kế mới hoặc tái thiết kế.

+ Làm giảm tổng thời gian cần thiết để phát triển sản phẩm thông qua việc tăng cường phối hợp giữa các nhà quản trị thiết kế, sản xuất và marketing.+Giúp cung cấp một lề cạnh tranh trong thời điểm khủng hoảng kinh tế.+ Giúp cải thiện chất lượng sản phẩm toàn diện,vì thiết kế được phát triển 1 cách cẩn thận và những vấn đề về sản xuất được cân nhắc một cách rõ rang trong phương diện thiết kế

- Ưu, nhược điểm của phương pháp chi phí mục tiêu:

Chi phí mục tiêu thừa nhận rằng một doanh nghiệp không có toàn quyền kiểm soát giá

cả của sản phẩm, giá được giới hạn bởi các yếu tố thị trường Nó cũng khuyến khích các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Giúp đạt được một số lợi thế cạnh tranh Chi phí mục tiêu là sức mạnh của công ty để trở nên cạnh tranh hơn, nó là một hình thức chiến lược chung để phân tích trong ngành công nghiệp cạnh tranh khốc liệt, nơi thậm chí chênh lệch giá nhỏ sẽ thu hút người tiêu dùng đến các sản phẩm có giá thấp hơn Nó sử dụng hệ thống kiểm soát chi phí để

hỗ trợ và củng cố chiến lược sản xuất, xác định các cơ hội thị trường để có thể được chuyển đổi thành tiết kiệm thực sự đạt được giá trị tốt nhất chứ không phải chỉ đơn giản là chi phí thấp nhất…

Những trở ngại trong chi phí mục tiêu là gì? Phải mất thời gian và tiền bạc để mang lại những thay đổi sâu rộng trong một tổ chức Mặt khác, chi phí mục tiêu thường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thiết kế toàn bộ quá trình sản xuất của nó để đáp ứng yêu cầu về chi phí Đó

là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ mà không có đội ngũ phát triển chuyên dụng Ngoài ra còn có các vấn đề về thay đổi hành vi của người lao động, dẫn đến những góc khuất như sử dụng vật liệu rẻ tiền hoặc quá ít nhân công có tay nghề cao để hạ chi phí xuống mức thích hợp

3. Vận dụng phương pháp chi phí mục tiêu ở Việt Nam

Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, phương pháp này dường như còn khá mới mẻ, vì quản trị chi phí và kế toán quản trị chưa được coi trọng đúng mức và đang ở giai đoạn đầu của

quá trình hình thành Tuy nhiên, việc tiếp cận kế toán quản trị trong bối cảnh mới ở nước ta không nên đi theo những phương pháp truyền thống mà phải có sự sàng lọc cần thiết và tiếp cận những phương pháp hiện đại Trong trào lưu du nhập các công cụ quản trị hiện đại từ các nền kinh tế phát triển vào nước ta mà trong đó phương pháp chi phí mục tiêu là một trong những ưu tiên Mặc dù môi trường kinh tế, kỹ thuật, công nghệ và tổ chức quản lý ở nước ta có

sự cách biệt lớn so với các nước phát triển, khả năng vận dụng phương pháp này trong các công ty có áp dụng qui trình công nghệ và tổ chức sản xuất tiên tiến, nhất là các công ty liên doanh và có vốn đầu tư nước ngoài là hoàn toàn có thể Thật vậy, phân tích nội dung quản trị chi phí theo mục tiêu cho thấy, phương pháp này có vài điểm giống phương pháp quản trị chi phí theo định mức và kế hoạch - một phương pháp đã được vận dụng từ rất lâu ở các doanh nghiệp nước ta Sự khác biệt lớn ở đây liên quan đến kiểm soát chi phí và sự phối hợp của tất

cả các giai đoạn của qui trình sản xuất để cắt giảm chi phí Có thể nói rằng, không có nhiều ràng buộc đặc biệt về vận dụng phương pháp này ở các doanh nghiệp Việt Nam Có chăng chỉ

là ý thức và khả năng tổ chức của nhà quản trị doanh nghiệp Vận dụng phương pháp này đòi hỏi nhà quản trị phải phân chia qui trình sản xuất phù hợp với kết cấu sản phẩm đã được xác lập ở giai đoạn thiết kế sản phẩm, hoạch định kế hoạch chi phí ở các bộ phận theo mức độ quan trọng của các bộ phận cấu thành sản phẩm được chế tạo ở bộ phận đó, và tổ chức kiểm soát chi phí ở tất cả các khâu Để làm được điều này, một mặt, qui trình sản xuất phải được phân định thành nhiều giai đoạn, tổ chức sản xuất phải được phân chia theo nhiều cấp sản xuất phù hợp với các giai đoạn qui trình sản xuất, mặt khác phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng với nhau, nhân viên từ các phòng ban khác nhau (sản xuất, kỹ thuật, R & D, tiếp thị, kế toán) phải có trách nhiệm xác định giá thị trường chấp nhận được cũng như chi phí khả thi trong đó một bộ phận nhất định có thể được sản xuất Để giảm thiểu chi phí, các thành viên tập trung vào việc loại bỏ chi phí ngoài giá trị gia tăng của quá trình, cải tiến thiết kế sản phẩm và sửa đổi các phương pháp xử lý