Quản trị chi phí - Phương pháp LCC

Phương pháp này hữu ích trong các ngành mà sản phẩm khi bắt đầu tung ra thị trường có thể bị lỗ nhưng sẽ gia tăng lợi nhuận trong tương lai. Chi phí thiết kế và sản xuất ban đầu sẽ được xem là chi phí tạo ra doanh thu trong suốt toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm.Kỹ thuật phân tích LCC thường ứng dụng bởi các nhà thầu lớn với các dự án mà được bảo trợ bởi chính quyền.Phân tích LCC là hữu dụng nhất khi áp dụng cho các dự án sản phẩm có tuổi thọ tương đối dài (thường là > 15năm).Các dự án công cộng (không có doanh thu) sử dụng vốn ngân sách cũng có thể áp dụng phân tích LCC nhưng sẽ dể dàng hơn nếu sử dụng phương pháp lợi íchchi phíQuá trình LCC về cơ bản bao gồm:Đánh giá chi phí phát sinh trong vòng đời của sản phẩm.Đánh giá các lựa chọn thay thế dựa trên việc tính toán LCCVí dụ, Cơ quan ở New York Throghway sử dụng khái niệm chu kỳ sống để xác định các điểm mà tại đó nó làm tốn kém hơn để quyết định sửa chữa hơn là thay thế (Morse, Davis Hartgraves ấn bản thứ ba)Có 2 điểm đặc biệt quan trọng:+ Chú trọng vào giá của sản phẩm+ Tổng chi phí phát sinh trong chu kỳ sống của nó

Giảng viên hướng dẫn : TS Đoàn Ngọc Phi Anh

Bùi Ngọc Nhi Nguyễn Thị Xuân Thi

Lê Thị Tiên

MỤC LỤC

Khi bắt đầu thực hiện bất kì một dự án nào, điều quan trọng là phải hiểu được các chi phí liên quan đến dự án ấy Đối với phương pháp truyền thống, chỉ đơn giản là nhìn vào các chi phí phát sinh và hầu hết các chi phí được tính chỉ tập trung chủ yếu vào giai đoạn sản xuất trong chu kỳ sống của sản phẩm mà bỏ qua các chi phí phát sinh ở các giai đoạn khác Để khắc phục điều ấy, sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về một phương pháp: Phương pháp chi phí chu kỳ sống – Tính giá vòng đời (Life Cycle Costing)

I. GIỚI THIỆU VỀ CHI PHÍ CHU KỲ SỐNG (LCC)

1. Chu kỳ sống của sản phẩm

Chu kỳ sống của thiết bị thường gồm 6 giai đoạn:

a) Ý tưởng

Đây là giai đoạn mà ý tưởng của dự án được đưa ra Trong thực tế chưa có điều gì được thực hiện trong dự án này

b) Yêu cầu kỹ thuật

Đây là giai đoạn mà mọi thứ có từ giai đoạn ý tưởng được ghi lên giấy để mô tả các đặc tính kỹ thuật

c) Thiết kế

Đây là giai đoạn thiết bị được thiết kế phù hợp với các đặc tính kỹ thuật Tất cả các bản vẽ chi tiết và các bản vẽ thiết kế được hình thành trong giai đoạn này

d) Chế tạo

Thiết bị được chế tạo sao cho phù hợp với các đặc tính kỹ thuật và bản thiết kế Tiếp

đó là việc chọn mua, điều quan trọng là xem xét chất lượng thiết bị từ quan điểm bảo trì Thiết bị cần có giá rẻ nhưng đòi hỏi quan trọng hơn là về khả năng bảo trì Có thể mua thiết bị với giá đắt hơn nhưng phải thỏa mãn các yêu cầu tối thiểu về bảo trì Từ

đó hình thành khái niệm chi phí chu kỳ sống, bao gồm giá mua cộng với các chi phí phát sinh gắn liền suốt thời gian tồn tại của thiết bị

e) Vận hành

Đây là giai đoạn của người sử dụng Thiết bị được sử dụng và bảo trì cho đến hết tuổi thọ của nó Tuổi thọ có thể là tuổi thọ kỹ thuật hay là tuổi thọ kinh tế Khi hết thời hạn

sử dụng về mặt kỹ thuật thì thiết bị sẽ hư hỏng và không thể tiếp tục sử dụng được nữa Khi đến hết thời hạn sử dụng về mặt kinh tế thì thiết bị vẫn có thể hoạt động được nhưng cần được thay thế vì không mang lại hiệu quả kinh tế

f) Ngừng hoạt động

Đây là giai đoạn mà thiết bị không còn hoạt động được nữa Có hai trường hợp xảy ra:

- Thiết bị sẽ bị loại bỏ

- Thiết bị được phục hồi lại

Sơ đồ các giai đoạn trong chu kỳ sống của thiết bị

Chi phí để thực hiện một thay đổi nào đó sẽ được phân bố như sau:

Bảng chi phí theo các giai đoạn của sản phẩm

phí:Nghiên cứu, phát triển, thiết kế và dụng cụ)

liệu, nhân công, chi phí chung, máy xây dựng, hàng tồn kho, đào tạo, bảo trì máy sản xuất và khấu hao)

5 Vận hành và bảo trì Cao hơn 1000 lần (gồm các chi phí:

Phân phối, quảng cáo và yêu cầu bảo hành)

Trong nhiều trường hợp, có thể gặp những thiết bị giá rẻ nhưng sẽ phát sinh nhiều vấn đề hơn và làm cho các chi phí cao hơn, vì vậy sẽ tốn kém hơn thiết bị giá đắt Để tránh mua lầm thiết bị, người ta sử dụng khái niệm chi phí chu kỳ sống để lựa chọn trong việc mua thiết bị mới hoặc phụ tùng thay thế cho công ty

2. Chi phí chu kỳ sống của sản phẩm

Chi phí chu kỳ sống(LCC) được định nghĩa là toàn bộ các loại chi phí liên quan đến các quá trình lập kế hoạch, thiết kế, mua sắm, chi phí hỗ trợ và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc sở hữu và sử dụng sản phẩm mà khách hàng (người mua, người

sử dụng) phải trả trong thời gian sử dụng

Chi phí chu kỳ sống bao gồm: chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành, chi phí bảo trì, chi phí thanh lý và một số chi phí khác

Ví dụ : Chi phí chu kì sống của một số sản phầm tiêu dùng:

Sản

phẩm Giá mua ban đầu (USD) Chi phí vận hành và bảo trì (USD) Chi phí chu kỳ sống LCC

(USD)

Tổng chi phí/giá mua ban đầu (lần)

Máy

Máy rửa

Tủ đông

lạnh

TV trắng

II. ĐẶC ĐIỂM VỀ CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN TRONG LCC

1. Đường cong dạng bồn tắm

Đường cong dạng bồn tắm mô tả chi phí của thiết bị trong suốt chu kỳ sống của nó (từ lúc bắt đầu vận hành đến khi thanh lý) Ở đầu giai đoạn vận hành, chi phí tương đối cao bởi các hoạt động chạy rà Sau đó thì chi phí giảm xuống và ổn định Trước khi thiết bị đến thời điểm loại bỏ thì chi phí lại gia tăng do các chi phí phát sinh khi sắp đến hết hạn sử dụng Mức của đường nằm ngang trong biểu đồ dạng bồn tắm phụ thuộc rất lớn vào sự thành công của quá trình mua thiết bị Thiết bị chất lượng thấp thì mức chi phí cao và ngược lại

2. Lợi nhuận chu kỳ sống

Khi mua thiết bị mới, điều cần thiết là quan tâm đến cả tổng chi phí chu kỳ sống lẫn tổng thu nhập chu kỳ sống Tuy nhiên, điều quan tâm cơ bản không phải là chi phí chu

kỳ sống hay thu nhập chu kỳ sống mà là khoảng giữa chúng, tức là lợi nhuận chu kỳ sống

Dựa vào hình trên cho biết: Ở giai đoạn vận hành chi phí bỏ ra cao( những chi phí ban đầu: chi phí công lao động cho người vận hành, chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển, ), mà thu nhập giai đoạn này còn thấp nên làm cho phần lợi nhuận bị thu hẹp Còn đối với giai đoạn hoạt động ổn định, chi phí lúc này được giảm(vì chi phí đã

được bỏ ra ở các giai đoạn đầu và đã tương đối ổn định), kết hợp với phần thu nhập gia tăng đáng kể làm cho sự chênh lệch giữa thu nhập và chi phí cao hơn( lợi nhuận gia tăng)

Khi đó, nếu muốn thiết bị được bảo trì dễ dàng và đạt chỉ số khả năng sẵn sàng cao thì có thể phải mua với giá đắt Tuy nhiên, trong thời gian hao mòn của thiết bị, nếu chưa tìm được những thiết bị cùng loại có chất lượng tốt hơn thì chưa cần thiết phải thay mới thiết bị sớm Bởi vì khi thay thế thiết bị chất lượng kém hơn lúc đầu sẽ phát sinh thêm chi phí vận hành và chiphí bảo trì cho thời gian sống của thiết bị sẽ cao hơn

 Có một số yếu tố cần phải được quản lý để tối đa hóa lợi nhuận của một sản phẩm trong vòng đời của nó:

Chi phí thiết kế sản phẩm

Khoảng 90% chi phí của sản phẩm thường được phát sinh ở giai đoạn thiết kế và phát triển trong chu kỳ sống của nó Các quyết định về sau cũng có liên quan đến chi phí, bởi vì giai đoạn thiết kế của sản phẩm xác định số lượng các thành phần, phương pháp sản xuất, vv Điều đó hoàn toàn cần thiết, vì thế mà các đội thiết kế không làm việc một cách độc lập mà còn có sự kết hợp chéo giữa các chức năng khác để giảm thiểu chi phí trong toàn bộ vòng đời

Ví dụ: Động cơ tên lửa nhiên liệu lỏng của Nga được chủ động thiết kế cho phép

hàn ghép ở những chỗ rò rỉ và hạn chế chi phí này bằng cách loại bỏ phần bị mài mòn,

rò rỉ hay một số thành phần (các thành phần này sẽ không giúp động cơ hoạt động tốt hơn)

Giảm thiểu thời gian trên thị trường

Với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay, việc tung sản phẩm mới ra thị trường cần được xem xét và đánh giá kĩ lưỡng để xem những sản phẩm mới nào của đối thủ sẽ được tung ra Các đối thủ cạnh tranh luôn theo dõi chặt chẽ nhau để họ có thể tung sản phẩm ra trước càng sớm càng tốt nhằm mục đích duy trì lợi nhuận Điều này là rất quan trọng, do đó, đối với việc tổ chức tung sản phẩm của mình ra thị trường nhanh nhất có thể và sau khi được phát triển thì việc duy trì lợi thế này càng lâu càng tốt để thiết lập các sản phẩm trên thị trường và tạo ra lợi nhuận trước sự cạnh tranh gia tăng Thường thì điểm bất lợi không phải là làm gia tăng chi phí mà là làm giảm lợi nhuận cũng như làm lãng phí thời gian

Tối đa hóa độ dài của chu kỳ sống

Nhìn chung, khi chu kỳ sống càng dài thì lợi nhuận được tạo ra càng cao, ngược lại khi sản phẩm đi vào giai đoạn suy thoái thì lợi nhuận cũng không còn Do đó, một

cách để tối đa hóa vòng đời là tung sản phẩm ra thị trường càng nhanh càng tốt vì điều này làm tối đa hóa thời gian trong đó bao gồm cả thời gian tạo ra lợi nhuận của sản phẩm

Ngoài ra, để kéo dài tuổi thọ của sản phẩm có thể tìm cách sử dụng khác, hoặc tìm một thị trường khác Việc sử dụng sản phẩm khác có thể gặp khó khăn trong giai đoạn lập kế hoạch, cần phải được quy hoạch và quản lý sau này Nhưng điều này dễ thực hiện hơn là tấn công vào các thị trường khác Nhiều tổ chức cho ra mắt sản phẩm của

họ tại các thị trường khác nhau trên thế giới để giảm chi phí, tăng doanh thu và kéo dài chu kỳ sống của sản phẩm

Một ví dụ hiện nay là cách thức mà bộ phim mới được phát hành trong tháng của Hoa Kỳ trước khi được công chiếu chính thức ở Anh được giới thiệu, quảng cáo rộng rãi nhằm thu hút người xem cho bộ phim và để tăng doanh thu tổng thể Các công ty khác có thể không sử dụng chi phí để quảng bá trên toàn thế giới tại cùng một thời điểm và có thể bị buộc rời khỏi thị trường Giới thiệu trước ra thị trường là một cách khác để kéo dài cuộc sống và để tối đa hóa thu nhập trong cuộc sống của sản phẩm III. ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG

- Phương pháp này hữu ích trong các ngành mà sản phẩm khi bắt đầu tung ra thị trường

có thể bị lỗ nhưng sẽ gia tăng lợi nhuận trong tương lai Chi phí thiết kế và sản xuất ban đầu sẽ được xem là chi phí tạo ra doanh thu trong suốt toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm

- Kỹ thuật phân tích LCC thường ứng dụng bởi các nhà thầu lớn với các dự án mà được bảo trợ bởi chính quyền

- Phân tích LCC là hữu dụng nhất khi áp dụng cho các dự án sản phẩm có tuổi thọ tương đối dài (thường là > 15năm)

- Các dự án công cộng (không có doanh thu) sử dụng vốn ngân sách cũng có thể áp dụng phân tích LCC nhưng sẽ dể dàng hơn nếu sử dụng phương pháp lợi ích/chi phí

- Quá trình LCC về cơ bản bao gồm:

+ Đánh giá chi phí phát sinh trong vòng đời của sản phẩm

+ Đánh giá các lựa chọn thay thế dựa trên việc tính toán LCC

Ví dụ, Cơ quan ở New York- Throghway sử dụng khái niệm chu kỳ sống để xác định các điểm mà tại đó nó làm tốn kém hơn để quyết định sửa chữa hơn là thay thế (Morse, Davis & Hartgraves ấn bản thứ ba)

 Có 2 điểm đặc biệt quan trọng:

+ Chú trọng vào giá của sản phẩm

+ Tổng chi phí phát sinh trong chu kỳ sống của nó

IV. TÍNH TOÁN CHI PHÍ CHU KỲ SỐNG

Các thành phần chi phí của LCC

• Chi phí dự án

Đôi khi được gọi là chi phí đầu tiên ban đầu, bao gồm cả chi phí xây dựng "cứng" (lao động, vật tư, thiết bị, đồ nội thất, vv) và các chi phí "mềm" (phí thiết kế, phí cấp giấy phép, vv) Các dự toán về chi phí dự án và thông tin từ nhà thầu, nhà cung cấp, và đội ngũ thiết kế có thể được sử dụng để để chọn lựa các giải pháp chi phí thay thế LCCA

• Chi phí vận hành

Chi phí năng lượng: bao gồm các chi phí năng lượng liên quan đến việc vận hành sản phẩm (điện, nước, nhiên liệu…)

• Chi phí bảo trì

Chi phí bảo trì đề cập đến các chi phí phát sinh để duy trì hoạt động của một loại sản phẩm ở một trạng thái nhất định Có 4 loại chi phí bảo trì: lên kế hoạch, phòng ngừa, phục hồi, và nâng cấp

Chi phí chu kỳ sống có thể tính bằng công thức sau:

LCC = CI +

Trong đó:

LCC - chi phí chu kỳ sống

CI - chi phí đầu tư

NY - số năm tính toán

CO - chi phí vận hành máy mỗi năm

CM - chi phí bảo trì mỗi năm

CS - chi phí do ngừng máy mỗi năm

R – giá trị thanh lí

Tính toán LCC được thực hiện để so sánh và lựa chọn các giải pháp khác nhau về mặt hiệu quả kinh tế toàn bộ trong giai đoạn lập dự án hoặc mua sắm

Khó khăn nhất trong quá trình tính toán là tìm đúng dữ liệu để đưa vào công thức.

Có một số phương án để tìm ra dữ liệu thích hợp cho thiết bị cần mua:

- Cách thông thường nhất là dùng kinh nghiệm đã có trước đây trong công tác bảo trì và sản xuất ở nhà máy để mua thiết bị hay phụ tùng và tính toán LCC

- Người mua cũng có thể sử dụng thông tin và dữ liệu thu thập được từ thiết bị đang có trong các công ty khác

- Điều quan trọng là cần có mối quan hệ tốt với người bán để được cung cấp những dữ liệu quan trọng cho quá trình tính toán

- Cần phải có quy định trong hợp đồng mua bán là người bán phải có trách nhiệm cung cấp dữ liệu cần thiết để người mua tính toán LCC Đôi khi có thể khó nhận được dữ liệu từ các nhà cung cấp nhưng nếu chúng ta không yêu cầu họ, chúng ta sẽ không bao giờ nhận được dữ liệu để tính toán

 Các yếu tố chi phí trong LCC

1. Chi phí đầu tư (CI)

CI = CIM + CIB + CIE + CIR + CIV + CID + CIT

Trong đó:

CIM - đầu tư cho thiết bị sản xuất, máy móc, thiết bị điện và điều khiển

CIB - đầu tư cho xây dựng và hệ thống giao thông

CIE - đầu tư cho lắp đặt hệ thống điện

CIR - đầu tư cho phụ tùng thay thế

CIV - đầu tư cho dụng cụ và thiết bị bảo trì

CID - đầu tư cho tài liệu kỹ thuật

CIT - đầu tư cho đào tạo, huấn luyện

2. Chi phí vận hành hàng năm (CO)

CO = COP + COE + COM + COF + COT

Trong đó:

COP - chi phí công lao động cho người vận hành

COE - chi phí năng lượng

COM - chi phí nguyên vật liệu

COF - chi phí vận chuyển.

COT - chi phí đào tạo thường xuyên (liên tục) người vận hành

3. Chi phí bảo trì hàng năm (CM)

CM = CMP + CMM + CPP + CPM + CRP + CRM + CMT

Trong đó:

CMP - chi phí công lao động cho bảo trì phục hồi

CMM - chi phí vật tư, phụ tùng cho bảo trì phục hồi

CPP - chi phí công lao động cho bảo trì phòng ngừa

CPM - chi phí vật tư, thiết bị cho bảo trì phòng ngừa

CRP - chi phí công lao động cho tân trang

CRM - chi phí vật tư cho tân trang

CMT - chi phí cho đào tạo thường xuyên nhân viên bảo trì

4. Chi phí do ngừng máy hàng năm (CS)

CS = NT x MDT x CLP

Trong đó:

NT - số lần ngừng máy để bảo trì hàng năm

MDT - thời gian ngừng máy trung bình (giờ)

CLP - chi phí tổn thất sản xuất hoặc các tổn thất do việc bảo trì (đồng/giờ)

Ví dụ : Chi phí chu kỳ sống đối với một ô tô hạng trung ở Mỹ đã chạy 192.000 km

trong 12 năm

• Giá mua ban đầu: 10.320 USD

• Chi phí thêm vào cho người chủ sở hữu: 8.847 USD gồm :

• Phụ tùng 198 USD

• Đăng ký quyền sở hữu 756 USD

• Bảo hiểm 6.691 USD

• Bảo trì theo kế hoạch 1.169 USD

• Thuế không hoạt động 33 USD

• Chi phí vận hành và bảo trì : 14.248 USD

• Tiền xăng 6.651 USD

• Bảo trì ngoài kế hoạch 4.254 USD

• Lốp xe 638 USD

• Dầu 161 USD

• Thuế xăng 1.285 USD

• Tiền qua đường, đậu xe 1.129 USD

• Thuế khi bán 130 USD

Tổng cộng 33.415 USD

Lưu ý: Giá trị của các yếu tố trên được dự đoán trong tương lai, muốn tập hợp lại để

tính toán phải đưa về giá trị hiện tại của các khoản mục chi phí liên quan

V. ỨNG DỤNG CỦA LCC

1. LCC được áp dụng để

- Đối với giá thành: Sự hiểu biết đối với LCC sẽ đảm bảo một mức giá hợp lý của sản phẩm mà ta lựa chọn

- Lãnh đạo của doanh nghiệp sản xuất công nghiệp: sử dụng LCC để so sánh, đưa

ra quyết định chọn mua sản phẩm (thiết bị, dụng cụ, máy móc, công nghệ…) nào có chi phí chu kỳ sống thấp nhất hoặc có thể tính toán cho mỗi phương án sản phẩm, phương án nào có lợi nhuận chu kỳ lớn nhất thì được chọn lựa Làm nổi bật các khoản mục chi phí trong quá trình sản xuất và phát triển sản phẩm

- Nhà chế tạo thiết bị: để cải thiện thiết bị, nâng cao khả năng bảo trì và độ tin cậy, kéo dài tuổi thọ sản phẩm, giảm chi phí bảo trì, nhằm đạt chi phí chu kỳ sống thấp nhất

có thể và nhờ vậy được khách hàng chọn lựa

- Phòng bảo trì: nâng cao hiệu quả công tác bảo trì, giảm thời gian ngừng máy, giảm thiệt hại do ngừng máy và giảm chi phí chu kỳ sống đến mức tối thiểu

- So sánh các dự án đang cạnh tranh

- Chuẩn bị kế hoạch và ngân sách bảo trì dài hạn

- Kiểm tra các dự án đang thực hiện

- Hỗ trợ quyết định thay thế thiết bị

Ví dụ 1 : Cơ quan đường sắt Thụy Điển mua thiết bị mới (máy biến thế) cho cá đầu

xe điện, các dữ liệu về kinh tế cho một năm hoạt động là :

Phương án 1 Phương án 2

Giá mua

Chi phí bảo trì

Tổn hao điện năng

0,057 triệu USD 0,606 triệu USD 0,1 triệu USD

0,066 triệu USD 0,155 triệu USD 0,1 triệu USD

- Phương án thứ hai tuy có giá mua đắt hơn 16% nhưng tổng chi phí thấp hơn 0,442 triệu USD Do vậy loại máy biến thế theo phương án thứ hai sẽ được chọn mua

2. Các yếu tố liên quan đến bảo trì

Các yếu tố bảo trì cần được đề cập ngay từ giai đoạn đầu trong dự án Nhiều nghiên cứu đã chứng tỏ nếu các yếu tố bảo trì được đề cập sớm hơn thì sẽ tiết kiệm được nhiều hơn trong giai đoạn vận hành Đôi khi vốn đầu tư sẽ cao hơn trong giai đoạn lập

kế hoạch nhưng vốn đầu tư này sẽ cải thiện tình trạng bảo trì và được hoàn lại dần trong giai đoạn vận hành