Văn hóa công sở tại viện thông tin khoa học – học viện chính trị quốc gia hồ chí minh

A. LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Quản trị văn phòng là một ngành nghề đang thu hút rất nhiều người quan tâm. Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn phòng. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy trang bị cho kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành văn phòng của một cơ quan tổ chức. Nhà trường đã có kế hoạch tổ chức chương trình thực tập ngành nghề cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”. Với tinh thần trên, tôi đã được tiếp nhận và thực tập tại Viện Thông tin Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Trong quá trình thực tập, tôi đã được học hỏi và trau dồi được nhiều kinh nghiệm thực tế để giúp ích cho công việc sau này. Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước đang là đề tài mang tính thời sự đang được cả xã hội quan tâm. Ngày nay, do sự tác động nhiều mặt mà con người dần đánh mất đi những vẻ đẹp truyền thống văn hóa Việt Nam. Do đó, tôi đã lựa chọn chuyên đề về Văn hóa công sở cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp lần này. 2. Mục tiêu nghiên cứu. Một là, khảo sát công tác văn phòng của Viện Thông tin Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh để từ đó định hướng được một cách chuyên sâu về nghiệp vụ quản trị văn phòng và tổ chức hoạt động của văn phòng. Hai là, hiện thực hóa những kiến thức về văn hóa công sở đã được học trong chương trình để từ đó tìm hiểu về thực trạng việc thực hiện Văn hóa công sở tại Viện Thông Tin Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Làm rõ và khẳng định tầm quan trọng của vấn đề này. Từ đó đề xuất ra một số giải pháp nhằm nâng cao VHCS tại đơn vị. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn phòng của Viện, gồm: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện. Đồng thời khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH. Sau đó đi vào tìm hiểu thực trạng việc thực hiện VHCS của đội ngũ CBCCVC làm việc tại Viện. Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng hiện nay tại Viện TTKH. Thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại Viện TTKH – HV CTQGHCM hiện nay. 4. Nguồn tài liệu tham khảo. Giáo trình “Nghi thức Nhà nước”(2000), TS. Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống Kê; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của trường Đại học Kinh tế quốc dân. “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của tác giả Vũ Đình Quyền; “Mấy vấn đề lý luận và thực tiễn xây dựng văn hóa ở nước ta hiện nay”của GS.TS Hoàng Vinh;

LỜI CẢM ƠN.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn thành nhờ sự nỗ lực của cá nhân cũngnhư nhận được nhiều sự giúp đỡ, hỗ trợ quý báu của nhà trường Qua đây tôi xinđược gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng -Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức cần thiết để tôi cóthể thực hiện tốt nhất báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên ThS Lâm ThuHằng Cô đã giúp đỡ chúng tôi trong việc định hướng đề tài và hướng dẫn vềphương pháp nghiên cứu, khảo sát, trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đồng thời tôi xin cảm ơn phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện Thông tinKhoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh đã giúp đỡ hết sức nhiệttình, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện hoàn thành báo

cáo này

Tuy nhiên, do thời gian hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp cũng nhưtrình độ và kinh nghiệm thực tế của tôi còn hạn chế nên bài báo cáo không tránhkhỏi những khiếm khuyết, thiếu xót

Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy cô./

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Bảng 2.1 Cách bố trí sắp xếp các phòng ban làm việc.

Bảng 2.2 Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động

Bảng 2.3 Mức độ quan tâm, lắng nghe ý kiến của lãnh đạo đối với cấp dưới

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Quản trị văn phòng là một ngành nghề đang thu hút rất nhiều người quantâm Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức Công tác vănphòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuậnlợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy trang bị cho kiến thức và kĩ năngtrong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành vănphòng của một cơ quan tổ chức Nhà trường đã có kế hoạch tổ chức chương trìnhthực tập ngành nghề cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn

vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực

tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề

ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”

Với tinh thần trên, tôi đã được tiếp nhận và thực tập tại Viện Thông tinKhoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Trong quá trình thực tập,tôi đã được học hỏi và trau dồi được nhiều kinh nghiệm thực tế để giúp ích chocông việc sau này

Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước đang là đề tài mangtính thời sự đang được cả xã hội quan tâm Ngày nay, do sự tác động nhiều mặt

mà con người dần đánh mất đi những vẻ đẹp truyền thống văn hóa Việt Nam Do

đó, tôi đã lựa chọn chuyên đề về Văn hóa công sở cho bài báo cáo thực tập tốtnghiệp lần này

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Một là, khảo sát công tác văn phòng của Viện Thông tin Khoa học – Học việnChính trị Quốc gia Hồ Chí Minh để từ đó định hướng được một cách chuyên sâu

về nghiệp vụ quản trị văn phòng và tổ chức hoạt động của văn phòng

Hai là, hiện thực hóa những kiến thức về văn hóa công sở đã được học trongchương trình để từ đó tìm hiểu về thực trạng việc thực hiện Văn hóa công sở tại

Viện Thông Tin Khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Làm rõ

và khẳng định tầm quan trọng của vấn đề này Từ đó đề xuất ra một số giải phápnhằm nâng cao VHCS tại đơn vị

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn phòng của Viện, gồm: chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Đồng thời khảo sát tình hình tổchức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH

Sau đó đi vào tìm hiểu thực trạng việc thực hiện VHCS của đội ngũCBCCVC làm việc tại Viện

- Phạm vi nghiên cứu:

Công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng hiện nay tại Viện TTKH Thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại Viện TTKH – HV CTQGHCMhiện nay

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Giáo trình “Nghi thức Nhà nước”(2000), TS Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống

Kê;

- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của trường Đại học Kinh tế quốc dân.

- “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của tác giả Vũ Đình Quyền;

- “Mấy vấn đề lý luận và thực tiễn xây dựng văn hóa ở nước ta hiện nay”của

GS.TS Hoàng Vinh;

- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng

Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhànước;

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luât;

- Tham khảo từ báo cáo của các sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội để

nghiên cứu, kế thừa và phát triển như: “ Cách thức tổ chức bố trí văn phòngtrong cơ quan tổ chức” của sinh viên Nguyễn Thanh Trà; “ Tìm hiểu nội dung

cơ bản trong kỹ thuật điều hành hoạt động của các công sở” của sinh viênMạc Thị Trang;

- Từ Website: http://www.hcma.vn/

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Văn hóa công sở là đề tài đặc biệt được chú trọng quan tâm nên có rất nhiềucông trình nghiên cứu khoa học đã được đăng tải trên các giáo trình, luận văn,bài báo, tạp chí hay diễn đàn Web Đặc biệt là các công trình chuyên khảo củacác tác giả: Trần Quốc Vượng, Trần Ngọc Thêm, Nguyễn Hồng Phong…Vấn đề

về văn hóa công sở cũng được đề cập trong các báo cáo tốt nghiệp của sinh viên

trường Đại học Nội Vụ như: “ Sự biểu hiện của Văn hóa ứng xử công sở trong một số hoạt động của người thư ký văn phòng và các yếu tố cấu thành văn hóa ứng xử nơi công sở tại UBND Thị xã Lai Châu” của sinh viên Vũ Thị Quỳnh;

“Kỹ năng giao tiếp của người thư ký văn phòng trong cơ quan tổ chức” của sinh

viên Nguyễn Thị Ngọc Anh; …

Tuy nhiên cho đến nay chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách toàndiện về văn hóa công sở tại Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Quốcgia

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo tốt nghiệp sử dụng các phương pháp cơ bản, bao gồm:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan Đây là chương mở đầugiới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện TTKH– Học viện CTQGHCM; sau đó khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt độngcông tác hành chính văn phòng của Viện TTKH.

Phần II: Văn hóa công sở tại Viện Thông tin khoa học – Học viện Chínhtrị Quốc gia Hồ Chí Minh Đây là chương chuyên đề sẽ tập trung nói về các kháiniệm; khảo sát đánh giá thực trạng văn hóa công sở tại Viện

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị Trên cơ sở trình bày về lý luận vàthực tiễn, thực trạng ở phần 2 thì phần này chủ yếu đưa ra nhận xét, kết luận và

đề xuất ra các phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện VHCS tạiViện TTKH

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện TTKH – Học viện CTQGHCM.

- Tên gọi của đơn vị: Viện Thông tin khoa học, Học viện Chính trị quốc gia Hồ

Chí Minh

- Địa điểm làm việc: Nhà A8, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, 135

Nguyễn Phong Sắc, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

- Điện thoại Văn phòng: 043.8361.021.

- Email: vpttkh@yahoo.com.vn

Học viện CTQGHCM là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ban chấp hành TWĐảng và Chính phủ, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Chính Trị, Ban Bí thư

và Thủ tướng Chính phủ HV CTQGHCM là cái nôi đào tạo bồi dưỡng các cán

bộ lãnh đạo quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học chính trị của Đảng, Nhà nước vàcác đoàn thể chính trị - xã hội

Viện Thông tin khoa học là một trong những đơn vị trực thuộc – một bộ phậnkhông thể thiếu của Học viện CTQGHCM được thành lập từ năm 1962 Trongnhững năm qua, Viện TTKH đã có những bước phát triển cả về lượng và chấtgóp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoahọc cho đội ngũ cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện

1.1.1 Chức năng của Viện TTKH– Học viện CTQGHCM.

Tháng 6/2014, Giám đốc học viện CTQGHCM đã ký quyết định số 2947/

QĐ – HVCTQG quy định về chức năng, nhiệm vụ của Viện Thông tin khoa học– Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vịtrực thuộc Viện Thông tin khoa học do Viện trưởng Viện Thông tin khoa họcquy định

Viện TTKH thực hiện các chức năng : Xây dựng và phát triển hệ thốngthông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đàotạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học viện; làm đầu mốinghiệp vụ thông tin tư liệu, thư viện của toàn học viện; dịch vụ thông tin khoahọc

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện TTKH– Học viện CTQGHCM.

Viện TTKH thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

1 Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoahọc phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoahọc của Học viện:

a Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các ấn phẩm định kỳ:Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo); Tạp chí Thôngtin khoa học lý luận chính trị; các bản tin chuyên ngành thông tin - thưviện

b Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các loại ấn phẩmkhác: Sách chuyên đề, sách tham khảo phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý;đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện

2 Tổ chức bổ sung, phân loại, xử lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếngViệt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác nhau (dạng giấy, dạng số,microfilm, băng ghi âm, băng ghi hình, ) theo quy định của Nhà nước và Họcviện

3 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ; tổchức, quản lý thư viện điện tử; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng,quản lý cổng thông tin thư viện của Học viện

4 Tổ chức bổ sung, xử lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tàiliệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy

5 Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụyêu cầu công tác của Học viện

6 Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí,xuất bản; khoa học lý luận chính trị và các khoa học xã hội nhân văn phục vụ

cho việc tổ chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa họccủa Học viện.

7 Hợp tác với các tổ chức trong nước và ngoài nước trên lĩnh vực thông tinkhoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện

8 Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện,của ngành

9 Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộlàm công tác thông tin thư viện trong Học viện, các trường chính trị tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin

10 Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọimặt; thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thưởng và kỷ luậtđối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo thẩmquyền; thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vịtheo quy định của pháp luật; quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp củaGiám đốc học viện

11.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Thông tin khoa học – Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.

Ban lãnh đạo gồm có các đồng chí:

- ThS Nguyễn Thái Bình – Viện trưởng viện TTKH

- TS Nguyễn Phương Thảo – Phó Viện trưởng

- PGS.TS Nguyễn Hữu Thắng – Phó Viện trưởng

Viện TTKH có 59 cán bộ, công chức, viên chức, trong đó: PGS.TS:02đồng chí; TS: 03 đồng chí; ThS: 28 đồng chí; Cử nhân: 24 đồng chí; trình độ

khác: 02 đồng chí Hiện tại, có 01 đồng chí PGS.TS kéo dài thời gian côngtác tại Viện cùng 04 đồng chí sinh hoạt Đảng, đoàn thể cùng Viện nhưng thựchiện nhiệm vụ chuyên môn tại Trung tâm Nghiên cứu ẤN Độ.

Viện TTKH gồm các đơn vị trực thuộc dưới đây:

1 Phòng Thư viện

2 Phòng Khai thác và phổ biến thông tin

3 Phòng quản trị mạng

4 Tạp chí Thông tin khoa học lý luận chính trị

5 Bản tin Những vấn đề lý luận (Phục vụ lãnh đạo)

6 Phòng hành chính – tổng hợp

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Thông tin Khoa học.( Xem phụ lục 1)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động phòng Hành chính – Tổng hợp Viện TTKH.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Tổng hợp.

Phòng HC – TH thực hiện theo Quy chế làm việc của Viện TTKH banhành kèm theo Quyết định số:847/QĐ-HVCTQG ngày 25 tháng 02 năm 2015của Giám đốc học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh

Về chế độ làm việc:

Trưởng phòng HC - TH thường xuyên kiểm tra việc phối hợp công tác,định kỳ sinh hoạt với cán bộ công chức để rút kinh nghiệm, giải quyết các vấn đềvướng mắc và truyền đạt chính sách, chủ trương, bồi dưỡng nghiệp vụ, chỉ đạophối hợp các mặt hoạt động của Phòng HC - TH;

Các cán bộ tổng hợp, tham mưu giúp việc hành chính cho Viện trưởng,các Phó Viện trưởng làm việc theo chế độ chuyên viên: Chuyên viên Phòng HC -

TH chịu sự quản lý của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng HC - TH, làm việc

trực tiếp với các thành viên Viện theo nhiệm vụ được phân công Sau khi làmviệc với Viện phải báo cáo kịp thời, đầy đủ cho Trưởng phòng, Phó Trưởngphòng HC - TH biết để theo dõi, quản lý chung;

Các Chuyên viên tổng hợp, giúp việc hành chính cho Viện trưởng, cácPhó Viện trưởng chịu trách nhiệm cá nhân, trực tiếp về công việc được phâncông trước Viện và Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng HC - TH Các chuyênviên có trách nhiệm tham dự các hoạt động, các cuộc họp của Viện để nắm đượcnhững vấn đề có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công; kịp thời phảnánh, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Học viện

Phòng Hành chính – Tổng hợp là nơi giao tiếp đầu tiên với khách đến liên hệcông tác với đơn vị Chính vì vậy Viện Thông tin Khoa học rất chú ý đến công tácvăn phòng, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động của văn phòng Cách bố tríphòng làm việc tuy đơn giản nhưng vẫn thể hiện tính thẩm mỹ và khoa học cao,đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc: thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, đảm bảo điều kiệnlàm việc cho các nhân viên văn phòng

Về chế độ hội họp của lãnh đạo Phòng HC – TH:

- Hàng tuần, lãnh đạo Phòng HC - TH tổ chức họp giao ban công tác một

lần;

- Hàng tháng, lãnh đạo Phòng HC - TH họp với các Tổ trưởng chuyên

môn một lần để kịp thời giải quyết, tháo gỡ những vấn đề còn tồn tại, phátsinh trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

- Hàng quý, Trưởng phòng HC - TH họp toàn thể cán bộ công chức một lần

để nhận xét, đánh giá các kết quả đã đạt được Những hạn chế , thiếu xót

sẽ được khắc phục và sửa đổi kịp thời nhằm mang lại hiệu quả cao trongcông việc

Viện Thông tin Khoa học thường xuyên diễn ra các cuộc hội họp, đặc biệt là

các hội nghị, hội thảo với nhiều quy mô khác nhau Trong khoảng thời gian thựctập tốt nghiệp tại đây, tôi đã được tham gia vào công tác chuẩn bị và tiến hành của

một số hội nghị và hội thảo đó cụ thể như:

Hội thảo khoa học của Viện TTKH về: “ Nhu cầu thông tin, tư liệu của ngườidùng tin ở Viện Thông tin Khoa học - Học viện Chính trị Quốc gia Hồ ChíMinh” Trong hội thảo này tôi được tham gia vào một số khâu của công tácchuẩn bị và tiến hành như:

- Thu thập và tập hợp các báo cáo, tham luận từ các đơn vị, cá nhân đượcphân công

- Đánh máy, nhân bản và ghép bộ các tài liệu đảm bảo phục vụ đầy đủ và cóchất lượng cho hội thảo

- Đón tiếp đại biểu và chuyển đến các đại biểu những tài liệu của hội thảonhư: chương trình hội thảo, báo cáo chính và các báo cáo tham luận

- Góp phần chuẩn bị tốt mọi điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảocho hội thảo được thành công

Qua Hội thảo này đã giúp tôi hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ mà mình đã đượchọc được áp dụng trong thực tế cần phải thực hiện và nắm bắt nó một cách linhhoạt trong mọi diễn biến và tình huống

Về mối quan hệ công tác của Phòng HC - TH :

Quan hệ giữa Phòng HC - TH với Viện: Phòng HC - TH chịu sự chỉ đạotrực tiếp của Viện về công tác, tổ chức, biên chế và sự hướng dẫn về nghiệp vụcủa Văn phòng Học viện Trưởng phòng HC - TH chịu trách nhiệm trước Việntrưởng về tổ chức chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng HC - TH; làđầu mối điều hòa phối hợp thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, sáu

tháng và năm; chịu trách nhiệm tiếp nhận chủ trương, tổ chức thực hiện các ýkiến chỉ đạo của Viện; thường xuyên báo cáo tình hình cho Viện trưởng và đềxuất ý kiến giải quyết các vấn đề phát sinh

Quan hệ công tác giữa Phòng HC - TH với Văn phòng Học viện: Phòng

HC - TH chịu sự hướng dẫn về các nghiệp vụ hành chính của Văn phòng Họcviện để kịp thời nắm các thông tin cần thiết giúp Viện tổ chức chỉ đạo đúng cácquy định của Chính phủ, Học viện và các cơ quan Nhà nước cấp trên; Hằng năm,Phòng HC - TH báo cáo kết quả công tác của Phòng HC - TH với Chánh Vănphòng Học viện, kể cả báo cáo theo yêu cầu đột xuất

Quan hệ công tác giữa Phòng HC - TH với các đơn vị, phòng ban liênquan: Phòng HC - TH phối hợp với các phòng ban của Viện xây dựng chươngtrình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ kịp thời sự lãnhđạo, chỉ đạo của Viện; Phòng HC - TH có mối quan hệ thường xuyên với phònban, đơn vị thuộc Viện và Học viện để nắm chắc tình hình; đôn đốc, kiểm tra các

cơ quan, đơn vị thuộc Viện, các phường thực hiện các Quyết định, Chỉ thị và cácchủ trương của Viện; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định; phối hợp với cácphòng ban chuyên môn chuẩn bị những nội dung công việc, đề án trình Viện; Định kỳ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Viện về nghiệp vụ hành chính,đảm bảo thống nhất toàn Viện theo các quy định của Chính phủ, Học viện thànhphố và các cơ quan Nhà nước cấp trên

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp.

điều hành công việc chung của Viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ côngtác quản lý, chỉ đạo của Viện trưởng; là đơn vị quản lý tài chính, cơ sở vật chất -

kỹ thuật, thực hiện công tác hành chính và phục vụ hậu cần tại Viện Thông tinKhoa học

2 Thu thập, xử lý thông tin và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầulãnh đạo, quản lý, điều hành của Viện trưởng Viện TTKH

3 Thẩm tra, kiểm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng

cơ quan ban hành

4 Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của Viện trưởng với các Vụ, Viện,

và các đơn vị khác trong và ngoài Học viện Giúp Viện trưởng Viện TTKHđiều hoà, phối hợp các đơn vị để thực hiện chương trình công tác của Viện

5 Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng ban, các đơn vị trong và ngoài Viện

để tổ chức các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, các buổi làm việc, toạ đàm củalãnh đạo Viện Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị đó

6 Giúp Viện trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ ở các phòng,ban khác trong Viện

7 Giúp Viện trưởng quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính củaViện

8 Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản của Phòng Hànhchính - Tổng hợp.

9 Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế của PhòngHành chính - Tổng hợp

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Cơ cấu tổ Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm: 01 Trưởng phòng; 01 Phó Trưởngphòng và 4 bộ phận:

- Bộ phận Hành chính tổ chức.

- Bộ phận Lưu trữ.

- Bộ phận Văn thư.

- Bộ phận Tài chính.

Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp (xem phụ lục 2).

1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả vị trí công việc trong

phòng Hành chính – Tổng hợp.

Qua việc tìm hiểu về phòng Hành chính – Tổng hợp, hoạt động văn phòng tạiđây được thể hiện ở từng bộ phận sẽ bao gồm nhiều công việc cần làm trong đó

cụ thể như sau:

- Bộ phận về công tác về Văn thư - Lưu trữ, đảm bảo thông tin hai chiều

giữa Viện Thông tin- Khoa học và Học Viện Chính trị Quốc gia HCM; giữanhân viên và Lãnh đạo, trong công tác này người cán bộ luôn phải đảm bảo thựchiện sâu chuỗi các công việc theo một trình tự thống nhất theo quy định baogồm:

+ Đảm bảo công văn đi đến đúng theo quy định

+ Tổ chức và quản lý văn bản đi, đến đúng theo quy định, thực hiện công

tác in ấn sao chép các loại văn bản, công văn kế hoạch…

+ Lưu trữ công văn đúng quy định( trên cả giấy tờ và lưu trữ điện tử );Thực hiện công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cho cơ quan, chỉnh lý tài liệulưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu;

+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

+ Báo cáo tài chính hàng tháng, thu chi cho trưởng phòng, để từ đó cóbiện pháp cân bằng quỹ tài chính của Viện

Hiện nay Phòng Hành chính - Tổng hợp có tất cả 6 nhân sự, bao gồm cả

Trưởng phòng và Phó trưởng phòng Để đảm bảo tính hiệu quả của công việc,tránh tình trạng thừa nguồn nhân lực, việc bố trí, sắp xếp các vị trí việc làm phảiđược phân công một cách khoa học, rõ ràng Nguyên tắc phân công căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ của Phòng HC – TH , của từng bộ phận; căn cứ vào trình

độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực đảm nhận, hoàn thành nhiệm vụ của từngcán bộ trong thực tiễn công tác những năm gần đây và khả năng phát triển trongtương lai Mỗi CBCC trong phòng đều chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng

về những công việc được giao cụ thể và tham gia những công việc đột xuất do

Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng giao.( Xem phụ lục 03).

Tôi xin đề xuất xây dựng bản mô tả vị trí việc làm trong phòng Hànhchính – Tổng hợp như sau:

 Mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng

- Chức danh: Trưởng phòng HC - TH

- Trách nhiệm:

+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Viện TTKH

về chức năng, nhiệm vụ, của phòng, của từng bộ phận

+ Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Viện về toàn bộ nghiệp vụ chuyênmôn của Phòng

+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo củaLãnh đạo Viện TTKH

- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo văn phòng thực hiện về công tác tổ chức,phân công, kiểm tra công việc của Phòng Đồng thời, phối hợp hoạt động với cácphòng chức năng khác, tổ chức, triển khai, đôn đốc, kiểm tra

- Nhiệm vụ cụ thể:

1 Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác được giao

2 Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công

tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.

3 Phân công các Phó Trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiệnnhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụđược giao

4 Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thưchuyển đến

5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp

6 Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khilưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận

7 Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản

8 Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạocủa lãnh đạo

9 Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề

có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, banthuộc Viện TTKH

10 Giúp lãnh đạo kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện cácquy định pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chốngtham nhũng

11 Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trongcông việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan Thay mặt tậpthể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan vềnhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng caonăng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đángcủa công chức, nhân viên Văn phòng

12 Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao

- Quyền hạn

1 Được ký các chứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền củaLãnh đạo Viện; xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối

với các công việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định; duyệtchi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động

2 Được ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền

3 Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồidưỡng nghiệp vụ theo quy định

4 Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho chuyênviên trong Phòng

- Quan hệ công tác:

1 Báo cáo trực tiếp cho: Lãnh đạo Viện trực tiếp phụ trách

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Lãnh đại Viện phụ trách

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH

 Mô tả công việc cho vị trí Phó Trưởng phòng

- Nhiệm vụ: Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện công tác Vănphòng theo Nghị định số 55/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2011 củaChính phủ, Thông tư Liên tịch số 475/TT-TTCP-BNV ngày 13 tháng 3năm 2009 của Thanh tra Chính phủ và Bộ Nội vụ và các nhiệm vụ khác doTrưởng phòng giao

Nhiệm vụ cụ thể:

1 Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành chuyên viên do mình phụ tráchtheo phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước pháp luật vàTrưởng phòng về toàn bộ kết quả hoạt động được giao

2 Trực tiếp phân công chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực côngtác được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắcnhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu tráchnhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức để nâng cao kiến thức,năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.

3 Trực tiếp thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật cho các sở

- ngành, quận - huyện, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ chủ chốt theo phân côngcủa Trưởng phòng phụ trách

4 Đề xuất chuyên viên thuộc Tổ (bộ phận) do mình quản lý tham gia kiểmtra theo chương trình kế hoạch được duyệt hoặc theo chỉ đạo đột xuất của Lãnhđạo Viện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hoạt động bảo đảm thực hiện đúng kếhoạch, tiến độ, có chất lượng, hiệu quả

5 Phối hợp với Văn phòng và các Phòng khác để xử lý những vấn đề cóliên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phònggiao

6 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viênthuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao

7 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

8 Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trongcông việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ Tham gia ý kiến đề xuất, kiếnnghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ côngtác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn

và về quyền lợi chính đáng của công chức Phòng HC - TC

- Quan hệ công tác:

1 Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH

Mô tả công việc cho vị trí chuyên viên Phòng HC – TH

- Chức danh: Chuyên viên Phòng HC – TH

- Vị trí chức trách: Chuyên viên là công chức chuyên môn nghiệp vụ thựchiện các nhiệm vụ theo phân công của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng.Chuyên viên được giao thanh tra các vụ việc có quy mô và tính chất phức tạptrung bình hoặc thấp

- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu tráchnhiệm trước Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách và trước pháp luật về ýkiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được giao, vềhình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản và quy trình giải quyếtcông việc được phân công

- Nhiệm vụ: thực hiện công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác doTrưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao

- Quan hệ công tác:

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ phận) Khi

có yêu cầu của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng phụ trách

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộphận) và Trưởng phòng

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Viện TTKH

PHẦN II: VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH.

2.1 Các khái niệm về Văn hóa công sở.

2.1.1 Khái niệm về văn hóa.

Văn hóa là khái niệm đã có từ lâu trong lịch sử và gắn liền với quá trìnhhoạt động sáng tạo của loài người Văn hóa được ví như một thứ men giúp chocuộc sống tốt đẹp hơn Văn hóa ngày càng phát triển và tồn tại ở tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội Văn hóa là những điều khó thấy, khó nhận biết nhưngtất cả mọi người đều thừa nhận sự hiện diện của nó

Vì thế định nghĩa về văn hóa rất đa dạng, phong phú ở nhiều góc độ khác

nhau Khi suy ngẫm về văn hóa Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đưa ra quan niệm: “

Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hằng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng Tòa bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của

nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn”1

Còn theo GS.TSKH Trần Ngọc Thêm: “ Văn hóa là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên – xã hội”2

Có thể nói, văn hóa là thuộc tính bản chất của con người, chỉ có ở loàingười và do con người sinh ra Văn hóa là dấu hiệu chỉ phẩm chất tinh thần hiện

1 Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh(1993), Hồ Chí Minh Biên niên tiểu sử tập

III(1945 – 1946), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr 431.

2 Trần Ngọc Thêm (2012), Cơ sở văn hóa Việt Nam, NXB Giáo dục, tr 10.

diện trong tất cả các mối quan hệ giữa người với người Đối với một cộng đồng

xã hội, văn hóa thường thể hiện như một lối sống, một kiểu ứng xử riêng biệt vàtương đối ổn định, được trao truyền từ thế hệ này sang các thế hệ khác Chính vìthế mà Đảng và Nhà nước ta đã phát động phong trào “ Toàn dân xây dựng đờisống văn hóa mới”, trong đó có các phong trào xây dựng “ Văn hóa công sở”,

“Văn hóa doanh nghiệp”…trong các cơ quan, tổ chức

2.1.2 Khái niệm về công sở.

Công sở là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi

Theo quan điểm cổ điển: Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trựctiếp của Nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành của Nhà nước

Xét về nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn các lợi íchchung của cộng đồng, do vậy cần được sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước vàchỉ có Nhà nước mới thỏa mãn các nhu cầu này

Xét về hình thức tổ chức: công sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức, phươngtiện vật chất và con người được Nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ củamình Hình thức tổ chức công sở do Nhà nước quy định và lệ thuộc vào phươngthức điều hành của bộ máy Nhà nước Hiện nay ở nước ta có các loại công sởnhư công sở hành chính, công sở sự nghiệp…

Xét về ý nghĩa tổ chức Nhà nước: công sở là trụ sở làm việc của cơ quanNhà nước, do Nhà nước lập ra để giải quyết công vụ.3

Định nghĩa tổng quát: Công sở là các tổ chức mang tính chất công íchđược Nhà nước công nhận thành lập chịu sự điều chỉnh của luật hành chính vàcác luật khác

3 Nguyễn Văn Thâm(2001), Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở, NBX Chính trị Quốc gia, Hà Nội,

tr 4

Như vậy có thể hiểu công sở là nơi để tổ chức các hoạt động và kiểm soátcông việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội; là nơi soạn thảo và

xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm các thông tin hoạtđộng của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ, công chứctheo một cơ chế nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao Do đó, công sở làmột bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy nhà nước

2.1.3 Khái niệm về Văn hóa công sở.

“Văn hóa công sở” là cụm từ được sử dụng khá nhiều trong cuộc sống cũngnhư trong một số văn bản quản lý nhà nước hiện nay Khái niệm “văn hóa côngsở” được các nhà nghiên cứu giải thích theo nhiều nghĩa rộng, hẹp khác nhau

Theo nghĩa rộng, VHCS là tổng thể các giá trị tài sản tinh thần và vật chất

do cônng sở sáng tạo ra Theo quan niệm của PGS.TS Vũ Thị Phụng ( Khoa Lưutrữ học và Quản trị văn phòng) đưa ra :

“ Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức, quản lý, môi trường – cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao.”4

Theo nghĩa hẹp hơn, tác giả Nguyễn Thị Thu Vân quan niệm VHCS bao

gồm: “ hệ thống các giá trị , các quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức của CBCC, các phương thức, cách thức quản lý gắn với viện tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công sở…”5

Từ các quan điểm trên, chúng ta có thể đưa ra định nghĩa về VHCS như sau:VHCS là những giá trị vật chất tinh thần thể hiện qua nhận thức, qua phươngthức tổ chức quản lý các hoạt động công vụ; qua cách thức ứng xử của cán bộ

4 Vũ Thị Phụng (2010), Văn hóa cơ sở phản ánh trình độ nhận thức, Tọa đàm do công đoàn Trường Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn tổ chức ngày 22/5/2010, http://ussh.edu.vn/

5 Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Văn hóa công sở và giải pháp xây dựng văn hóa công sở, Quản lý nhà

nước,tr.28-30.

công chức trong công sở nhằm mục đích hoàn thành các chức năng, nhiệm vụđược giao để đạt được mục tiêu và hiệu quả cao.

Bản chất của VHCS là hệ thống những quy ước, giá trị mà con người đưa vào

đó để điều chỉnh các mối quan hệ tương tác giữa con người trong các hoạt độngcông sở, nhằm đạt được mục đích cao nhất của các cơ quan công quyền Theo ýkiến của nhiều nhà nghiên cứu, VHCS được cấu thành bởi các yếu tố như: hệthống các giá trị; chuẩn mực giao tiếp, ứng xử; cơ sở vật chất, các yếu tố ngoạihiện của công sở…Đây là cơ sở tham khảo để nghiên cứu, khảo sát thực trạngVHCS tại Viện TTKH – Học viện CTQGHCM

2.1.4 Vai trò của VHCS đối với sự phát triển của Viện TTKH – Học viện CTQGHCM.

2.1.4.1 VHCS góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Viện TTKH – HVCTQGHCM

VHCS có vai trò to lớn trong việc xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoahọc, có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng khôngmất đi tính dân chủ Văn hóa công sở được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa công sở góp phần tạo dựng sự đoàn kết nhất trí của cả tập thể trong việcnâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan đơn vị Xây dựng VHCS

là hướng tới mục tiêu và yêu cầu của công việc để mọi CBCC cùng nhau thựchiện Điều này là rất quan trọng đối với những cơ quan HCNN nói chung và cụthể là Viện TTKH – HV CTQGHCM nói riêng

VHCS đối với Viện TTKH có ý nghĩa rất quan trọng, bởi nó thể hiện chấtlượng, hiệu quả khi xử lý, giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoahọc của đội ngũ CBCC nhằm góp phần vào quá trình cải cách hành chính màĐảng và Nhà nước đề ra VHCS vừa là mục tiêu, vừa là động lực đối với sự pháttriển của Viện TTKH Nói tới VHCS là nói tới việc phát huy những năng lực củacon người đối với công sở Hình ảnh tốt hay xấu nơi công sở đều có thể nhận

thấy qua con người, đặc biệt là các CBCC đang giữ vị trí then chốt trong cơquan, đơn vị.

Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ côngchức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công

sở Tính tự giác của cán bộ công chức trong công việc sẽ đưa công sở này pháttriển vượt hơn lên so với công sở khác

Như vậy, có thể thấy được VHCS chính là mục tiêu để phát triển conngười; công sở được hình thành để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ mà nóđược giao nhưng cũng cần phải xây dựng một công sở có văn hóa

2.1.4.2 VHCS góp phần nâng cao ý thức con người trong việc thực hiện nếpsống văn hóa nơi công sở

VHCS là một trong những yếu tố phản ánh trình độ văn hóa của một cơquan, tổ chức, cá nhân Viện TTKH là nơi thường xuyên tiếp đón, phục vụ cáchọc viên tới tìm hiểu, nghiên cứu khoa học cũng như việc tiếp xúc, giao lưu vớirất nhiều cơ quan, đơn vị khác Vì thế, văn hóa ứng xử của các CBCC chính làthước đo sự văn minh hay nói khác đi nó phản ánh sự nhận thức cũng như ýthức của mỗi cá nhân trong môi trường làm việc nơi công sở

VHCS nhằm tạo ra môi trường làm việc mang tính chuyên nghiệp, có kỷcương đồng thời xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của CBCC trong hoạtđộng công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ CBCC có phẩm chất tốt; rènluyện ý thức mỗi cá nhân từ tâm lý thực hiện VHCS mang tính tuân thủ, thiếunhiệt tình sang ý thức tự giác, tinh thần hăng say, nhiệt huyết, có trách nhiệmtrong công việc hơn Hướng các CBCC đến một giá trị chung, tôn trọng nhữngnguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực nhất định Với ý nghĩa đó, việc thực hiện tốtVHCS chính là làm cho các CBCC tự hoàn thiện mình hơn, nâng cao nhận thức

về VHCS hơn

2.1.4.3 VHCS góp phần thực hiện mục tiêu cải cách hành chính

Hiện nay, theo chương trình CCHC giai đoạn 2011-2020, CCHC nước ta

đã chuyển sang một bước mới và được tiến hành với lộ trình khác nhau từ thấpđến cao Việc triển khai thực hiện VHCC tại Viện TTKH sẽ đóng góp quan trọngtới văn hóa công vụ thông qua giao tiếp, ứng xử của CBCC trong nội bộ Chính

vì thế, VHCS góp phần hoàn thành các mục tiêu, đặc biệt là hai mục tiêu củaChương trình CCHC, đó là: VHCS góp phần hoàn thiện và nâng cao đội ngũCBCC, nâng cao tinh thần trách nhiệm và đạo đức công vụ của đội ngũ này; làmcho môi trường văn hóa giao tiếp, ứng xử ngày càng văn minh, lịch sự hơn; cácđiều kiện làm việc ngày càng hoạt động khoa học hơn, hướng tới phục vụ chohoạt động vì mục tiêu phát triển tại Viện TTKH nói riêng và của nền hành chínhnói chung

2.2 Thực trạng VHCS tại Viện TTKH – Học viện CTQGHCM.

Văn hóa chính là nền tảng tin thần, là sức mạnh nội sinh của một dân tộc.VHCS là một bộ phận nằm trong chỉnh thể một nền văn hóa đó Bất kỳ một cơquan, đơn vị, hay tổ chức nào cũng đều cố gắng xây dựng riêng cho mình mộtnét văn hóa tiêu biểu không trùng lặp với các đơn vị khác Đối với Viện TTKHcũng như vậy, tất cả các yếu tố cấu thành nên VHCS cũng đều mang một màusắc riêng biệt góp phần làm nên nét “ đậm đà bản sắc” trong nền văn hóa chungcủa dân tộc Do đó, ở phần này sẽ tập trung tiến hành khảo sát thực trạng vấn đềvăn hóa công sở tại Viện qua: các nội quy, quy chế làm việc; cơ sở vật chất phục

vụ cho hoạt động; hệ thống các giá trị; chuẩn mực ứng xử giao tiếp; các hìnhthức ngoại hiện,…

2.2.1 Nội quy, quy chế làm việc.

Vấn đề VHCS hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính ViệtNam hiện nay Thực tế cho thấy ở những nơi có quy chế, nội quy được xây dựngtốt nghĩa là có các quy định cụ thể , phù hợp với thực tế, với thẩm quyền đượcgiao thì việc điều hành và tổ chức thực hiện sẽ có nhiều thuận lợi Ngược lại, ở

những cơ quan, công sở không có các quy chế hoặc quy chế xây dựng qua loa thì

ở đó mọi công việc luôn gặp khó khăn, kém hiệu quả

Căn cứ vào Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơquan HCNN Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Giám đốc Học viện đã ra Quyết định

số 2616/QĐ-HVCTQG ban hành Quy định về việc thực hiện văn hóa công sở tạiTrung tâm Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (Xem phụ lục 04) Quyết

định nhằm phổ biến sâu rộng và quán triệt đến tất cả các CBCCVC, học viênđang công tác, học tập tại Học viện đều phải thực hiện nghiêm túc các quy định

về VHCS từ tác phong,lề lối làm việc,cách ăn mặc trang phục công sở cho đếncách giao tiếp, ứng xử, phát ngôn sao cho đúng chuẩn mực

Bên cạnh đó, căn cứ vào Quyết định số 100-QĐ/TW ngày 22 tháng 10năm 2007 của Bộ Chính Trị quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máycủa Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh và Quyết định số30/2006/QĐ-TTg ngày 06 tháng 01 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ banhành chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Luật phòng, chống thamnhũng; Giám đốc Học viện đã ký Quyết định số 1659/QĐ – HVCT-HCQG vềviệc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức Học viện Chính trị - Hành

chính Quốc gia Hồ Chí Minh (Xem phụ lục 05) Quy tắc này nhằm quy định các

chuẩn mực ứng xử của CBCC trong Học viện, đảm bảo sự liêm chính, tráchnhiệm của CBCC Qua đó còn là cơ sở để các CBCC nỗ lực tự rèn luyện, khôngngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như phẩm chất đạo đức vàbản lĩnh chính trị vững vàng nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao phó

Về thời gian làm việc của các CBCCVC cũng được quy định rõ ràng nhưsau: Mùa hè bắt đầu từ 16 tháng 4 đến ngày 15 tháng 10 hằng năm, mùa đông bắtđầu từ 16 tháng 10 đến ngày 15 tháng 4 năm sau Giờ làm việc hằng ngày mùa

hè và mùa đông: Từ 7giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút, nghỉ trưa từ 12 giờ đến 13

giờ Mỗi CBCCVC tại Học viện nói chung cũng như các CBCCVC tại ViệnTTKH nói riêng đều phải chấp hành nghiêm túc theo giờ giấc quy định đảm bảođược đúng tiến độ công việc và làm tăng tính tự giác của mỗi thành viên trong tổchức.

Ngoài ra, các CBCCVC còn phải chấp hành các nội quy khác như: nội quy

ra vào cơ quan, nội quy nhà xe, nội quy phòng cháy chữa cháy,…

Có thể nói, Viện TTKH là tập thể đoàn kết nhất trí cao, luôn giữ vững ổnđịnh về mọi mặt hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội trong Viện pháttriển mạnh và hiệu quả Chấp hành nghiêm túc các nội quy, quy chế hoạt độngcủa Học viện và kỷ luật lao động; quản lý tốt kinh phí và tài sản đơn vị, đảm bảo

an toàn tuyệt đối về người và tài sản; chăm lo đời sống vật chất tinh thần của cán

bộ viên chức; thực hiện tốt quy chế về văn hóa công sở, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí, tham nhũng; thực hiện nghiêm chỉnh chủ trương, đường lối,chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trong nghiên cứu và trong hợp tácquốc tế… Mỗi CBCCVC luôn ý thức kiểm soát các hành vi cá nhân của mình kể

cả bên trong phòng làm việc hay ngoài phạm vi của Viện để không làm ảnhhưởng đến hình ảnh và uy tín của Viện mình đồng thời thường xuyên cập nhậtcác thông tin văn bản mới, các quy định của Pháp luật, của Học viện và đơn vịmình công tác có liên quan đến lĩnh vực, công việc chuyên môn nhằm nắm bắt

và điều chỉnh kịp thời mọi hành vi, thái độ ứng xử đứng chuẩn mực, góp phầntạo dựng được hình ảnh tốt đẹp về người CBCCVC

2.2.2 Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động.

Cảnh quan bên ngoài:

VHCS được thể hiện từ hình thức bên ngoài đến các yếu tố bên trong Họcviện CTQGHCM là cái nôi đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ lãnh đạo chủ chốt củađất nước Do đó, VHCS của toàn học viện nói chung và các đơn vị trực thuộc nói