CÔNG tác văn THƯ của hội NÔNG dân TỈNH CAO BẰNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 4 1.1. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng. 4 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 5 1.3.1. Chức năng của Hội Nông dân: 8 1.3.2. Nhiệm vụ của Hội nông dân: 8 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có: 9 1.4. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 10 1.4.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.4.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 12 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 19 2.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 19 2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 19 2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 20 2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 21 2.1.4. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư 22 2.1.5. Hình thức tổ chức Văn thư 25 2.2. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 26 2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.2.2. Quản lý văn bản đi 28 2.2.2.1. Đăng ký văn bản đi 28 2.2.2.2. Phát hành văn bản đi 28 2.2.2.3. Lưu văn bản đi 29 2.2.2.4. Khai thác, sử dụng văn bản ở văn thư 29 2.2.2.5. Theo dõi, kiểm tra gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi 30 2.2.2.6. Thu hồi và hủy văn bản 30 2.2.3. Quản lý văn bản đến 30 2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 30 2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến 31 2.2.3.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến 32 2.2.3.4. Giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến 33 2.2.3.5. Sao gửi văn bản đến 33 2.2.3.6. Lập báo cáo thống kê văn bản đến 33 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 34 2.2.4.1.Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 34 2.2.4.2. Xây dựng danh mục hồ sơ 34 2.2.4.3. Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 34 2.2.4.4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35 2.2.4.5. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 36 2.2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu 36 2.2.5.2. Đóng dấu 36 2.3. CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG. 37 2.3.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 37 2.3.2. Bố trí và sắp xếp phòng làm việc của phòng văn thư 37 2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 39 2.3.4. Quản lý văn bản đi, văn bản đến 42 2.3.4.1. Quản lý văn bản đi 42 2.3.4.2. Quản lý văn bản đến 45 2.3.5. Công tác lập hồ sơ 51 2.3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 51 2.3.7. Ứng dụng phần mềm EOFFICE trong công tác văn thư 52 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 3.1. Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn thư của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 54 3.1.1 Ưu điểm 54 3.1.2 Hạn chế 55 3.1.3. Nguyên nhân về ưu điểm và hạn chế 55 3.1.3.1. Nguyên nhân về ưu điểm: 55 3.1.3.2. Nguyên nhân hạn chế 55 3.2. Đề xuất, kiến nghị 56 KẾT LUẬN 57 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 4

1.1 Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng 4

1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 5

1.2.1 Chức năng của Hội Nông dân: 8

1.2.2 Nhiệm vụ của Hội nông dân: 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có: 9

1.4 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 10

1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.4.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 12

PHẦN II 18

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN 18

TỈNH CAO BẰNG 18

2.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 18

2.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 18

2.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 19

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 21

2.1.4 Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư 22

2.1.5 Hình thức tổ chức Văn thư 25

2.2 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.2.2 Quản lý văn bản đi 27

2.2.2.1 Đăng ký văn bản đi 27

2.2.2.2 Phát hành văn bản đi 28

2.2.2.3 Lưu văn bản đi 28

2.2.2.4 Khai thác, sử dụng văn bản ở văn thư 29

2.2.2.5 Theo dõi, kiểm tra gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi .30

2.2.2.6 Thu hồi và hủy văn bản 30

2.2.3 Quản lý văn bản đến 30

2.2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 30

2.2.3.2 Đăng ký văn bản đến 31

2.2.3.3 Phân phối và chuyển giao văn bản đến 32

2.2.3.4 Giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến 33

2.2.3.5 Sao gửi văn bản đến 33

2.2.3.6 Lập báo cáo thống kê văn bản đến 33

2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 34

2.2.4.1.Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 34

2.2.4.2 Xây dựng danh mục hồ sơ 34

2.2.4.3 Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 34

2.2.4.4 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35

2.2.4.5 Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 36

2.2.5.1 Quản lý và sử dụng con dấu 36

2.2.5.2 Đóng dấu 36

2.3 CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 37

2.3.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 37

2.3.2.Bố trí và sắp xếp phòng làm việc của phòng văn thư 37

2.3.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 39

2.3.4.Quản lý văn bản đi, văn bản đến 42

2.3.4.1 Quản lý văn bản đi 42

2.3.4.2 Quản lý văn bản đến 45

2.3.5.Công tác lập hồ sơ 51

2.3.6 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 51

2.3.7.Ứng dụng phần mềm EOFFICE trong công tác văn thư 52

Phần III 54

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

3.1 Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn thư của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 54

3.1.1 Ưu điểm 54

3.1.2 Hạn chế 55

3.1.3 Nguyên nhân về ưu điểm và hạn chế 55

3.1.3.1 Nguyên nhân về ưu điểm: 55

3.1.3.2 Nguyên nhân hạn chế 55

3.2 Đề xuất, kiến nghị 56

KẾT LUẬN 57

PHỤ LỤC 1

TÀI LIỆU THAM KHẢO 8

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo quản lý và điều hành các công việc của các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.Ngày nay, công tác văn thư càng khẳng định được tầm quan trọng tronghoạt động quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan nói riêng Thực hiện tốtcông tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo xử lý các thông tin một cách nhanhchóng, chính xác, kịp thời, có năng suất và đạt hiệu quả cao, hạn chế quan liêugiấy tờ, giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạtđộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcgiao nộp vào lưu trữ cơ quan Các văn bản sẽ được giữ lại đầy đủ, nội dungchính xác, là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan mộtcách chân thực.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổchức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng đượctăng lên bấy nhiêu và đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triểnkhai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bảngiữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảmgây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ

Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo

thực tập Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ởnơi em thực tập đó là Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động trong công tác văn thưtại Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng nhằm thấy rõ những ưu điểm và hạn chế để đưa

ra những giải pháp phù hợp.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo là ký thuyết về công tácvăn thư và thực tiễn hoạt động công tác văn thư tại Hội Nông dân tỉnh CaoBằng

4 Nguồn tài liệu

Trong bài viết này em sử dụng giáo trình Công tác văn thư của trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội, các văn bản hướng dẫn công tác công thư dành cho các

cơ quan tổ chức chính trị-xã hội, các bài báo cáo của các anh chị k1, k2 khoavăn thư lưu trữ trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều các đề tài nghiên cứu về công tác văn thư nhằm nâng caohoạt động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước, mỗi tác giả lại đưa ranhững góc nhìn khác nhau, những đánh giá khác nhau về vấn đề này Các bàiviết đó thật sự góp ích rất lớn vào trong việc thay đổi cách nhìn nhận của các cơquan hành chính nhà nước cũng như các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việcthực hiện tốt công tác văn thư

Tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội công tác văn thư đã được sinh viêncác khóa k1, k2 tìm hiểu rất nhiều tại các cơ quan hành chính nhà nước, cáccông ty cổ phần, công ty TNHH, học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam, cáctrường học, Bộ Tư Pháp, Ngân Hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Nông Nghiệp và

Phát triển nông thôn,……có thể kể đến đề tài Tìm hiểu công tác văn thư ở Văn phòng HĐND-UBND huyện Đại Từ-Thái Nguyên: Thực trạng và giải pháp của sinh viên Lâm Thị thu Lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1 năm 2010; Tìm hiểu công tác văn thư ở UBND huyện Phúc Thọ - Vĩnh Phúc: Thực trạng và giải pháp của sinh viên Nguyễn Thị Bích Phượng Lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1 năm 2010; Tìm hiểu công tác Văn thư ở Bộ Tư Pháp: Thực trạng và giải pháp của sinh viên Nguyễn Thị Hiếu lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1 năm 2010;Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Kim Động – Hưng Yên: Thực trạng và giải pháp của sinh viên Nguyễn Văn Tuân lớp Cao Đẳng Liên Thông

Văn thư lưu trữ k2 năm 2010,….

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng phương pháp quan sát, thống kê, so sánh, phân tích

và tổng hợp nhằm tìm hiểu rõ hơn về công tác văn thư

7 Bố cục của đề tài

Ngoài lời nói đầu và phần phụ lục thì bài gồm có 3 phần chính như sau:

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN

TỈNH CAO BẰNG

1.1 Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng.

Cao Bằng có diện tích tự nhiên 6.690,72 km² Phía Bắc và Đông Bắc giáptỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), có đường biên giới dài 333,125 km; phía Tâygiáp tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang; phía Nam giáp tỉnh Bắc Kạn; phía ĐôngNam giáp tỉnh Lạng Sơn Cao Bằng là một tỉnh miền núi vùng cao biên giới, xacác trung tâm kinh tế lớn của vùng Đông Bắc và cả nước

Địa hình Cao Bằng chia cắt mạnh và phức tạp, hình thành 4 tiểu vùngkinh tế sinh thái Khí hậu Cao Bằng mang tính nhiệt đới gió mùa lục địa núicao và có đặc trưng riêng so với các tỉnh miền núi khác thuộc vùng Đông Bắc

Có tiểu vùng có khí hậu á nhiệt đới Với những đặc điểm địa hình, đất đai,nguồn nước và khí hậu đã tạo cho Cao Bằng có điều kiện phát triển một nềnnông lâm nghiệp đa dạng, phong phú với nhiều loại cây, con sinh trưởng vàphát triển tốt cho sản phẩm có giá trị hàng hoá cao, được thị trường trong vàngoài nước ưa chuộng như dẻ hạt, hồng không hạt, đậu tương có hàm lượngđạm cao, thuốc lá, chè đắng… Cao Bằng có nhiều cửa khẩu thông thương vớiTrung Quốc tạo thuận lợi giao lưu, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu hàng hoá

Dân số toàn tỉnh Cao Bằng hiện có hơn 52 vạn người với 9 dân tộc chủyếu, trong đó dân tộc thiểu số chiếm hơn 95% Dân số ở thành thị chiếm 13%,nông thôn 87%; lao động nông lâm nghiệp chiếm gần 80% Tỉnh có 13 đơn vịhành chính gồm: Thành phố Cao Bằng và 12 huyện với 199 xã, phường, thị trấn

và 2.478 xóm, bản, trong đó có 9 huyện, 44 xã biên giới và 119 xã đặc biệt khókhăn Cao Bằng có 05 huyện nghèo/62 huyện nghèo trong cả nước, tỷ lệ hộnghèo còn trên 20 %

Nhân dân các dân tộc Cao Bằng có truyền thống cách mạng, yêu nước,đoàn kết Là quê hương cách mạng, Cao Bằng có nhiều địa danh lịch sử nổitiếng gắn với sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và cuộc đời hoạt động của

Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhànước, như: Khu di tích Quốc gia đặc biệt Pác Bó, Rừng Trần Hưng Đạo, di tíchlịch sử Chiến thắng Biên giới ; nhiều danh lam thắng cảnh nổi tiếng được dukhách trong nước và quốc tế biết đến, như: Thác Bản Giốc - Động NgườmNgao, Hồ Thang Hen, Khu du lịch sinh thái Phia Oắc – Phía Đén

Các lễ hội dân gian truyền thống của Cao Bằng chủ yếu ở quy mô ở cấplàng, xã và mang đậm nét văn hoá dân tộc được lưu giữ Tiêu biểu như Lễ hộiLồng tồng, Hội chợ xuân, Lễ hội Pháo hoa, lễ hội Nàng hai … Ngoài những lễhội vốn đã tồn tại từ lâu đời ở các địa phương, một số lễ hội được khôi phụctrong những năm gần đây đã góp phần bảo tồn bản sắc văn hoá lễ hội trên nềntảng truyền thống văn hoá dân tộc, như: Hội thi bò đẹp, Hội chọi bò (Bảo Lâm,

Hà Quảng), Lễ hội văn hoá thị trấn Tà Lùng (Phục Hoà), lễ hội du lịch vùngbiên giới (Trùng Khánh) Các lễ hội được tổ chức theo nghi lễ truyền thống vàkhôi phục được dần các trò chơi dân gian như tung còn, đánh yến, bắn nỏ, đẩygậy, kết hợp cùng các hoạt động văn hoá, thể thao như bóng đá, bóng chuyền,cầu lông, văn nghệ quần chúng Mỗi dân tộc có lịch sử phát triển riêng, cónhững hoạt động văn hoá đặc thù, những phong tục tập quán riêng biệt tạo nênbức tranh phong phú về văn hoá dân tộc

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

Hội Nông dân tập thể tỉnh Cao Bằng được thành lập năm 1984 Đại hội Hộiliên hiệp Nông dân tập thể lần thứ nhất (tháng 11/1984) đề ra nhiệm vụ xây dựng

tổ chức Hội và phong trào nông dân trong tỉnh Đến nay đã trải qua 7 kỳ Đại hộiHội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã không ngừng củng cố, xây dựng và phát triển

Những năm qua, Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng nói riêng, Hội Nông dân ViệtNam nói chung đã tích cực tuyên truyền, giáo dục, vận động cán bộ hội viên, nôngdân thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật nhà nước;động viên hàng chục triệu hội viên, nông dân hăng hái lao động sản xuất, nâng caotrình độ văn hóa, giữ vững đoàn kết, ổn định chính trị, trật tự, an toàn xã hội, gópphần quan trọng vào thành tựu đổi mới đất nước gần 30 năm qua

Với chức năng tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huyquyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt; đại diệngiai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, nhà nước và khối đại đoàn kết toàndân tộc Hệ thống tổ chức Hội ở 4 cấp (Trung ương, tỉnh, huyện và cơ sở) cónhiệm vụ vận động nông dân thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng; chínhsách, pháp luật của Nhà nước Đồng thời đề xuất cho Đảng, Nhà nước về nhữngvấn đề liên quan đến nông nghiệp, nông dân và nông thôn Tổ chức Hội đại diệncho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Chính quyền, giám sát việc thựchiện chủ trương, chính sách của Đảng đặc biệt là các vấn đề có liên quan đếnnông nghiệp, nông thôn, nông dân; chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng,hợp pháp của nông dân; tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân;

là cầu nối giữa giai cấp nông dân với Đảng và Nhà nước

Hội Nông dân quan hệ bình đẳng và phối hợp với Chính quyền, các cơquan quản lý nhà nước cùng cấp tổ chức vận động nông dân thực hiện Hiếnpháp, pháp luật và chính sách của Nhà nước, đấu tranh chống mọi âm mưu, thủđoạn của các thế lực thù địch, bảo vệ nhà nước, bảo vệ chế độ XHCN, chăm lo,bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của nông dân, mối quan hệ này xuất phát

từ nhu cầu của cả hai bên: Chính quyền phối hợp với Hội Nông dân nhằm kếthợp giữa chức năng quản lý với phong trào quần chúng để thực hiện tốt hơnnhiệm vụ của Chính quyền, phối hợp giữa tổ chức Hội Nông dân với chínhquyền nhằm thực hiện tốt hơn những vấn đề liên quan đến quyền và lợi íchchính đáng, hợp pháp của nông dân mà Hội là đại diện

Các hoạt động phối hợp trên đã tạo nên sức mạnh tổng hợp tác động tíchcực đến việc vận động hội viên nông dân tham gia phát triển kinh tế, xã hội vàxây dựng nông thôn mới, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thốngchính trị, nâng cao vị thế của tổ chức Hội Nông dân

Cùng với việc tập trung xây dựng tổ chức Hội vững mạnh, các cấp HộiNông dân trong tỉnh đã tuyên truyền vận động cán bộ, hội viên tích cực chuyểnđổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi phù hợp với từng vùng, từng địa phương; ứng dụngcác tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, phát triển kinh tế hộ gia đình, nâng

cao thu nhập; tham gia thực hiện cuộc vận động: “Toàn dân đoàn kết xây dựngđời sống văn hóa ở khu dân cư”, xây dựng gia đình văn hóa Năm 1989 các cấpHội nông dân trong tỉnh triển khai thực hiện “Phong trào nông dân thi đua sảnxuất kinh doanh giỏi, đoàn kết giúp nhau xoá đói giảm nghèo và làm giàu chínhđáng” trong hội viên, nông dân Sau hơn 30 năm triển khai thực hiện, đã có hàngtrăm ngàn lượt hộ nông dân đăng ký phấn đấu và đạt danh hiệu hộ sản xuất kinhdoanh giỏi các cấp

Hội Nông dân các cấp đã chủ động phối hợp triển khai các chương trình,

dự án về khuyến nông, khuyến ngư; phát triển ngành nghề nông thôn; nướcsạch, vệ sinh môi trường v.v… xây dựng các mô hình trình diễn, tập huấnchuyển giao KHKT cho hội viên, nông dân Liên kết các doanh nghiệp hỗ trợnông dân phát triển sản xuất thông qua việc tổ chức các hoạt động dịch vụ nhưcung ứng thức ăn chăn nuôi, giống cây trồng, vật nuôi, bảo lãnh tín chấp phânbón trả chậm cho nông dân Tư vấn, hỗ trợ nông dân vay vốn và hướng dẫn sửdụng vốn vay có hiệu quả trong phát triển sản xuất, kinh doanh Năm 1999, phốihợp với Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh cho nông dân vayvốn thông qua các tổ vay vốn do Hội thành lập theo Nghị quyết liên tịch số

2308, đến nay dư nợ đạt 65 tỷ đồng với trên 2.000 lượt hộ vay; Năm 2003, phốihợp với Ngân hàng Chính sách xã hội ủy thác cho hộ nghèo và đối tượng chínhsách khác vay vốn, đến nay dư nợ đạt trên 500 tỷ đồng với gần 30 ngàn lượt hộvay; Quỹ Hỗ trợ nông dân được thành lập ở 3 cấp (tỉnh, huyện, xã), tổng số Quỹ

hỗ trợ nông dân toàn tỉnh đang quản lý, sử dụng là 26 tỷ đồng

Tổ chức các hoạt động xóa đói giảm nghèo vận động nông dân tương trợ,giúp đỡ nhau tại cộng đồng về vật tư, giống, vốn… để phát triển sản xuất, kinhdoanh, giảm nghèo bền vững tham gia thực hiện có hiệu quả trương trình quốc gia

về xóa đói giảm nghèo Thông qua các hoạt động giúp đỡ ngày công lao động, chovay cây, con giống, vốn không lấy lãi; hội viên nông dân trong tỉnh đã giúp đỡ4.101 hộ hội viên nghèo, khó khăn với hàng chục ngàn ngày công lao động, cùngvới lượng thực và nhiều loại cây, con giống, ủng hộ và cho vay không lấy lãi hàngchục tỷ đồng để phát triển sản xuất

Thông qua các phong trào thi đua của Hội, hội viên nông dân tích cực

lao động sản xuất, xóa đói, giảm nghèo, đời sống vật chất, tinh thần của nôngdân được cải thiện rõ rệt, đảm bảo an ninh lương thực vùng nông thôn; khẳngđịnh vai trò của tổ chức Hội Nông dân trong công tác tuyên truyền vận động,động viên cán bộ, hội viên tham gia nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, đảmbảo quốc phòng, an ninh địa phương.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội nông dân tỉnh Cao Bằng.

Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng là đoàn thể chính trị -xã hội trong hệ thốngchính trị của tỉnh, đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của giai cấp nông dântrong tỉnh Hội có chức năng tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dânphát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ năng lực về mọimặt; đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và khốiđại đoàn kết toàn dân tộc; chăm lo bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nôngdân; tổ chức hoạt động dịch vụ tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất và đờisống

Mục đích hoạt động của Hội là tập hợp đoàn kết nông dân, xây dựng giaicấp nông dân vững mạnh về mọi mặt, xứng đáng là lực lượng tin cậy trong khốiliên minh vững chắc công, nông, trí, bảo đảm thực hiện thắng lợi sự nghiệp côngnghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn

1.2.1 Chức năng của Hội Nông dân:

Một là: Tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làmchủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt

Hai là: Đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước vàkhối đại đoàn kết toàn dân tộc

Ba là: Chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân; tổchức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất, kinh doanh và đờisống

1.2.2 Nhiệm vụ của Hội nông dân:

Một là: Tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, hội viên, nông dân hiểu biết đườnglối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Nghị quyết, chỉ thị của

Hội; khơi dậy và phát huy truyền thống yêu nước, ý chí cách mạng, tinh thần tựlực tự cường, lao động sáng tạo của nông dân trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiệnđại hóa Tổ chức học tập nâng cao trình độ nâng cao trình độ khoa học - kỹ thuật

và nghề nghiệp trong sản xuất, kinh doanh cho hội viên, nông dân; nghiệp vụcông tác Hội cho cán bộ Hội

Hai là: Vận động, tập hợp và làm nòng cốt tổ chức các phong trào nông dânphát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, xây dựng nông thôn mới

Ba là: Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của hội viên, nông dân Trực tiếpthực hiện và phối hợp thực hiện một số chương trình, đề án phát triển kinh tế, văn hóa,

xã hội ở nông thôn; hướng dẫn phát triển các hình thức kinh tế tập thể trong nôngnghiệp, nông thôn Tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ, dạy nghề, khoa họccông nghệ giúp nông dân phát triển sản xuất, nâng cao đời sống, bảo vệ môi trường

Bốn là: Đoàn kết, tập hợp đồng đảo nông dân vào tổ chức Hội, phát triển vànâng cao chất lượng hội viên Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh về mọi mặt; đào tạo,bồi dưỡng cán bộ Hội đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước

Năm là: Tham gia xây dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh;Thamgia giám sát và phản biện xã hội theo quy chế; tham gia xây dựng cơ chế, chính sáchphát triển nông nghiệp, nông dân, nông thôn Kịp thời phản ánh tâm tư nguyện vọngcủa nông dân với Đảng và Nhà nước; bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng, hợppháp của hội viên, nông dân Thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở, giữ gìn đoàn kết trongnội bộ nông dân; góp phần xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân, giữ vững an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội; chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí và các tệ nạn xãhội

Sáu là: Mở rộng hoạt động đối ngoại theo quan điểm, đường lối của Đảng, tăngcường hợp tác, trao đổi, học tập kinh nghiệm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quảng báhàng hóa nông sản, văn hóa Việt Nam với tổ chức nông dân, tổ chức quốc tế, các tổchức chính phủ, phi chính phủ trong khu vực và trên thế giới

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có:

- Cấp tỉnh: Chia thành 02 bộ phận

- Cấp cơ sở gồm có 199 cơ sở Hội (xã, phường, thị trấn) và 2.444 Chi hội(Chi hội là đơn vị hành động)

Đội ngũ cán bộ Hội chuyên trách và bán chuyên trách toàn tỉnh có 478người (cấp tỉnh 25 người; cấp huyện 54 người; cấp cơ sở 349); Ban chấp hànhHội Nông dân các cấp hiện có 3.273 người(cấp tỉnh 30 người; cấp huyện 313người; cấp cơ sở 2.930 người)

Những năm qua dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của TW Hội Nông dân ViệtNam và Tỉnh ủy Cao Bằng, tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã triển khaithực hiện có hiệu quả nhiệm vụ công tác Hội và phong trào nông dân Vận độngcán bộ, hội viên tham gia các chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội, xâydựng nông thôn mới Các hoạt động của tổ chức Hội đã mang lại lợi ích thiếtthực cho hội viên, thu hút nông dân tham gia tổ chức Hội, xây dựng tổ chức Hộingày càng vững mạnh; năng lực hoạt động của tổ chức Hội được nâng lên Hoạtđộng Hội đã góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế, xã hội ở địa phương

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

(Phụ lục 01 kèm theo)

1.4 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.

1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Tổ chức và điều hành hoạt động của văn phòng dựa trên tình hình thực tếcủa cơ quan, đơn vị đây là một trong những căn cứ quan trọng trong việc thiếtlập các vị trí việc làm trong văn phòng Hiện tại Văn phòng Hội Nông dân tỉnhCao Bằng có các vị trí như sau: Chánh Văn phòng, Chuyên viên Tổng hợp, Vănthư lưu trữ kiêm thủ quỹ, Kế toán, Bảo vệ, Lái xe và Tạp vụ Với những vị trí

việc làm như trên văn phòng có nhiệm vụ như quản lý văn bản đi đến, quản lý

sử dụng con dấu, lập hồ sơ, lưu trữ, tổ chức, lên kế hoạch các cuộc hội họp, hộinghị, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, dự toán ngân sách thu chi,bảo vệ an ninh cơ quan và giữ gìn vệ sinh cho cơ quan… để các phòng bankhác thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Chế độ làm việc của Văn phòng Hội -Theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ tập thể lãnh đạo trên 1 số công tácquan trọng

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

* Khái niệm: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồngthời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơquan, đơn vị

* Chức năng Văn phòng:

- Tham mưu tổng hợp: Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dungnhiều mặt và có tính chất tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn đểchỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả Đối với Văn phòng Hội Nông dân làtham mưu, tổng hợp giúp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành trong việc lãnhđạo, chỉ đạo phong trào nông dân và tổ chức Hội

- Tổ chức công tác hậu cần: Bảo đảm các điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, trang thiết bị, tài chính cho hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, nhânviên cơ quan

* Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức thông tin; cung cấp thông tin cholãnh đạo thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độthông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệmkiểm tra về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu,

đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới

để trình lãnh đạo xem xét, giải quyết.

- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, giúp lãnh đạo theo dõi quá trình giảiquyết công việc trong cơ quan

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

- Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc; lập kế hoạch vàquản lý tài chính các phương tiện, tài sản của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế: Bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; Tổchức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học, văn minh

* Cơ cấu tổ chức của văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có 01chánh văn phòng, 01 Chuyên viên văn phòng, 02 kế toán, 02 lái xe, 01 văn thư– lưu trữ kiêm thủ quỹ, 02 nhân viên hợp đồng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (phụ lục 02)

1.4.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Trong thời điểm hiện tại, Văn phòng Hội Nông dân tỉnh phân công nhiệm

vụ cụ thể như sau:

Nhiệm vụ được phâncông

1 Nguyễn Thị Bạch Chánh văn phòng - Chịu trách nhiệm trước Ban

chấp hành, Ban Thường vụ HộiNông dân tỉnh tham mưu giúplãnh đạo điều hành mọi hoạtđộng công tác của cơ quan HộiNông dân tỉnh Đáp ứng nhucầu vật chất cần thiết cho hoạtđộng của Ban chấp hành, BanThường vụ, Thường trực và cácban chuyên môn

- Tổng hợp xử lý thông tin,phản ảnh kịp thời cho lãnh đạo

cơ quan; báo cáo định kỳ, xây

dựng kế hoạch công tác của cơquan hàng tháng, quý, 6 tháng,

9 tháng, năm; Lập hồ sơ cáccuộc họp Ban chấp hành, BanThường vụ

- Thực hiện công tác đối nội,đối ngoại của cơ quan khi đượcThường trực phân công

- Trực tiếp điều hành công việcVăn phòng, chịu trách nhiệmtrước Thủ trưởng cơ quan vềcác hoạt động của công tác Vănphòng

2 Bế Chí Quang Chuyên viên văn

phòng

Phụ trách công tác quản trịhành chính, giúp lãnh đạo giảiquyết các công việc hàng ngàycủa cơ quan Hội Nông dântỉnh

- Giúp Chánh Văn phòng tổnghợp số liệu, xây dựng dự thảobáo cáo công tác Hội và phongtrào nông dân hàng tháng, quý

- Chuẩn bị các điều kiện cầnthiết phục vụ các cuộc họp Banchấp hành, Ban thường vụ,Thường trực cơ quan

- Phối hợp với tổ chức Côngđoàn, Ban chuyên môn chăm lođời sống và lợi ích chính đángcủa cán bộ cơ quan

- Quản lý cơ sở vật chất, trangthiết bị phục vụ công tác của cơquan.

- Trực tiếp điều hành công việc

của Văn phòng khi Chánh vănphòng đi vắng và được uỷquyền

3 Lý Thị Viên Kế toán Phối hợp với Ban Tổ chức

-kiểm tra lập kế hoạch lao độngtiền lương cho CNVC cơ quantheo định kỳ Kịp thời giảiquyết các chế độ chính sách đốivới cán bộ công chức cơ quan

- Thường xuyên liên hệ vớiTài chính xây dựng kế hoạch,lập dự toán thanh toán, quyếttoán khóa sổ về các khoản thu,chi tài chính của cơ quan theođúng quy định của cơ quan Tàichính và Luật ngân sách hiệnhành

- Có trách nhiệm phối hợphướng dẫn các phòng, banchuyên môn, cán bộ công chức

cơ quan chấp hành tốt Luậtngân sách hiện hành

- Tổng hợp báo cáo Thườngtrực, lãnh đạo Văn phòng về kếhoạch thu, chi kinh phí hàng

tháng phục vụ cho công tác quản

lý, điều hành của Thường trực cơquan

- Thành viên Ban quản lýgiám sát xây dựng Trung tâmdạy nghề và hỗ trợ nông dân-Hội Nông dân tỉnh

4 Hoàng Diệu Linh Kế toán - Phụ trách kế toán Quỹ hỗ trợ

nông dân và một số chươngtrình, dự án khác

- Thường xuyên liên hệ vớiTài chính xây dựng kế hoạch,lập dự toán thanh toán, quyếttoán khóa sổ về các khoản thu,chi tài chính của cơ quan theođúng quy định của cơ quan Tàichính và Luật ngân sách hiệnhành

- Thực hiện một số công việcliên quan đến công tác vănphòng khi được phân công

5 Nông Thị Nga Văn thư – lưu trữ

kiêm thủ quỹ

- Thực hiện công việc sắp xếp,

bố trí phân phối chuyển giao vàquản lý các loại văn bản đi vàđến của cơ quan, thực hiệnnghiêm chỉnh quy chế bảo mậtcủa công tác văn thư lưu trữ

- Quản lý, sử dụng con dấu

6 Lưu Thế Quân Lái xe - Quản lý xe 11A 00060.

-Có trách nhiệm nhiệm lái xephục vụ lãnh đạo đi công táctuyệt đối an toàn

- Giữ gìn, quản lý tốt phươngtiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụkhi lãnh đạo giao

- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,giấy tờ của xe theo quy định củaCục đường bộ Việt Nam, chấphành nghiêm chỉnh Luật giaothông đường bộ

- Chủ động đề xuất với lãnhđạo Văn phòng về tình trạng vàchất lượng phương tiện theotừng thời gian để sửa chữa khắcphục kịp thời; chủ động sữachữa những hỏng hóc nhỏ có thể

tự khắc phục được

- Thực hiện một số công việckhác khi được Thường trực vàlãnh đạo Văn phòng phân công

7 Hà Hoàng Hiến Lái xe - Quản lý xe 11B - 0493

- Có trách nhiệm lái xe phục

vụ lãnh đạo đi công tác tuyệtđối an toàn.

- Giữ gìn, quản lý tốt phươngtiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụkhi lãnh đạo giao

- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,giấy tờ của xe theo quy địnhcủa Cục đường bộ Việt Nam,chấp hành nghiêm chỉnh Luậtgiao thông đường bộ

- Chủ động đề xuất với lãnhđạo Văn phòng về tình trạng vàchất lượng phương tiện theotừng thời gian để sửa chữakhắc phục kịp thời; chủ độngsữa chữa những hỏng hóc nhỏ

có thể tự khắc phục được

- Thực hiện một số công việckhác khi được Thường trực vàlãnh đạo Văn phòng phân công

8 Lý Thị Thùy Giang Nhân viên tạp vụ

(hợp đồng)

Có trách nhiệm làm tốt việc vệsinh 4 phòng Thường trực, phòng Chánh Văn phòng, phòng họp cơ quan, phòng vệ sinh các tầng trong cơ quan Hội Nông dân tỉnh Chấp hành nội quy, qui chế của cơ quan,

kỷ luật lao động, an toàn lao động và các thỏa ước khác trong hợp đồng đã ký

9 Nông Đức Hoạt Nhân viên Bảo vệ

(hợp đồng)

Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hànhchính, những ngày nghỉ hàngtuần, ngày lễ, ngày tết; hoànthành những công việc đã camkết trong hợp đồng lao động.Chấp hành nội quy, qui chế của

cơ quan, kỷ luật lao động, antoàn lao động và các thoả ướckhác trong hợp đồng đã ký

PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN

TỈNH CAO BẰNG

2.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay khôngtốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong cơ quan, các tổ chức công tác vănthư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hànhchính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trungđổi mới.

Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do

cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và vănbản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ choquản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biếndưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trungcổ; đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhànước

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổchức chính trị, kinh tế - xã hội… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục

vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hànhnhiều khâu xử lý đối với chúng như: soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọichung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,viên chức các cơ quan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

2.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

- Vai trò của công tác văn thư:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong vănphòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt

động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của

cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơquan, được xem là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

- Ý nghĩa của công tác văn thư:

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cấp thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về nội dung côngviệc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tácquản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến nhữngthông tin mang tính pháp lý

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu,giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản

lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng nhưhoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếutrong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dungvăn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơquan một cách chân thực

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điềukiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên vào cáckho lưu trữ lịch sử là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưutrữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốtviệc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ

lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấynhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các khâunghiệp vụ Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy

đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công táclưu trữ trong việc tiến hành các khâu nghiệp vụ, làm cho giá tài liệu tại các kholưu trữ lịch sử ở mức thấp

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ởcác cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn giấy tờphải đảm bảo những yêu cầu cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhucầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tácvăn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu nhanh chóng:

Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xâydựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanhchóng mọi công việc của cơ quan;

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyếtvăn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan; đồngthời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

+ Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ cácthành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn doNhà nước quy định;

+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ, yêu cầu về tính chính xác

phải được quán triệt một cách đầy đủ các khâu nghiệp vụ như đánh máy vănbản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiệnđúng thể loại văn bản.

- Yêu cầu bí mật:

Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đềthuộc phạm vi, danh mục bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy trongquá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết, xử lý văn bản phảiđảm bảo giữ gìn bí mật;

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của

cơ quan Về khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phảithể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới của cơ quan hoặcchưa được ban hành thành văn bản

- Yêu cầu hiện đại hoá:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền vớiviệc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất,chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết

có nhiều văn bản, hoạt động cần giữ bí mật Chính vì vậy mà cán bộ văn thư cầnphải có những phẩm chất chính trị như: Lòng trung thành đối với cơ quan, tổchức chính trị-xã hội; tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng,giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình huống nào; chấp hànhnghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật là nghĩa vụ của

mình; rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị nâng cao trình độ hiểu biết

về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên

 Về chuyên môn nghiệp vụ

Cán bộ văn thư cần phải thể hiện chuyên môn nghiệp vụ trên hai mặt: lýluận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ vềcông tác văn thư, phải hiểu được nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điềukiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Tuy nhiên, người cán bộ văn thư phải

có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận của mình trong quá trình công tác,từng bước rèn luyện để hoàn thiện bản thân và hoàn thiện lý luận nghiệp vụ vềcông tác văn thư

Về kỹ năng thực hành: cán bộ văn thư cần phải có kỹ năng thực hành mộtcách trung thực và chính xác Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của côngtác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề màcòn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

 Những yêu cầu khác

Do tính chất của công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơquan, tổ chức chính trị- xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản trungthực, thẳng thắn, nhanh nhẹn, thật thà,…mà còn cần phải có những yêu cầu khácnhư:

• Tính cơ mật

Tính cơ mật ở người cán bộ văn thư được thể hiện đó là sự kín đáo, có ýthức giữ gìn bí mật Bất cứ trong hoàn cảnh nào khi ra khỏi phòng làm việckhông được để văn bản, tài liệu trên bàn, những ghi chép có nội dung quan trọngkhông được vứt vào sọt rác; luôn cảnh giác tránh lộ bí mật của cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị-xã hội

• Tính tỷ mỉ

Do tính chất công việc mà người cán bộ văn thư cần phải có tính tỉ mỉđến từng chi tiết Bất cứ công việc nào đều phải thực hoàn chỉnh đến từng chitiết nhỏ, không đươc bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt là

với những công việc như thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyểnnhững lời nhắn v.v….

• Tính thận trọng

Trước xử lý một nhiệm vụ nào đó, cán bộ văn thư phải hết sức thận trọng,đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổchức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghingờ văn bản giả mạo, những vấn đề về việc sử dụng con dấu không đúng quyđịnh Tính thận trọng sẽ giúp cho cán bộ văn thư tránh những sai lầm nghiêmtrọng

• Tính ngăn nắp, gọn gàng

Cán bộ văn thư hằng ngày phải tiếp xúc với các văn bản, giấy tờ, nội dungcông việc lại phức tạp, nếu không được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì sẽ ảnhhưởng đến công việc Mặt khác, phòng làm việc của cán bộ văn thư là nơi đếnliên hệ công tác, tra tìm tài liệu, đóng dấu văn bản…nếu không được gọn gàng

và ngăn nắp sễ có ảnh hưởng không tốt đến cán bộ văn thư

• Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định củaĐảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ, quy định về quản lý con dấu v.v…dù trong bất cứ hoàn cảnhnào thì cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép làmtrái quy định

• Tính tế nhị

Tính tế nhị của người cán bộ văn thư được thể hiện qua sự lễ độ, thân mậtvới người khác, sự quan tâm, thiếu kiện trì, sự mệt mỏi, cảm xúc riêng Đặc biệtphải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu củangười khác khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc

Tính tế nhị sẽ giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư ngày càngchiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong

cơ quan, tổ chức Đảng Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầukhông khí thoải mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trongnhững điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.

• Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạtđộng của cơ quan Vì vậy cán bộ văn thư phải luôn thể hiện độ tin cậy để lãnhđạo có thể yên tâm làm việc

2.1.5 Hình thức tổ chức Văn thư

Mỗi cơ quan, tổ chức lại lựa chọn hình thức tổ chức văn thư sao cho phùhợp với cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của cơquan mình Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thườngngười ta áp dụng ba hình thức chính đó là:

 Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệpchuyên môn, công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thứcnày thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, có quy

mô nhỏ, số lượng văn bản ít

 Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâunghiệp vụ được giả quyết ở các sở dơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có

cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

 Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp

vụ chủ yếu như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một sốnơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quátrình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thôngthường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lýhành chính Nhà nước

2.2 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

Hiện nay các cơ quan tổ chức chính trị - xã hội thực hiện công tác văn thưHướng dẫn số 48 – HD/VPTW văn phòng Ban chấp hành Trung ương ngày 11tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị -

xã hội

Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung như: Công tác soạn

thảo và ban hành văn bản, nghiệp vụ quản lý giải quyết văn bản đi – đến; lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Hướng dẫn số 48 – HD/VPTW văn phòng Ban chấp hành Trung ươngngày 11 tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chứcchính trị - xã hội

Một là: Xác định văn bản cần soạn thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, ngườiđứng đầu cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo

Hai là: Phân công soạn thảo văn bản

Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hành, người đứng đầu cơquan phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản

Cán bộ được phân công chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trướcngười đứng đầu cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo

Ba là: Quy trình soạn thảo văn bản

Tùy thuộc vào nội dung, tính chất và mức độ quan trọng của văn bản cầnsoạn thảo để xác định các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

- Đối với văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thốngcủa các tổ chức chính trị - xã hội, quy trình soạn thảo thường gồm cácbước sau đây:

+ Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: Mục đích, yêucầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; tên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến

Văn thư cơ quan ( hoặc người được giao nhiệm vụ ) chịu trách nhiệm đánhmáy nguyên văn bản thảo văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nếu phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo văn bản thìphải hỏi lại người chủ trì soạn thảo văn bản hoặc người đứng đầu đơn vị duyệtbản thảo văn bản đó Việc nhân văn bản phải đúng số lượng được quy định.Việc đánh máy, nhân bản văn bản bảo đảm giữ gìn bí mật nội dung văn bản

và đúng theo thời gian quy định

Sáu là: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

- Người chủ trì soạn thảo văn bản và người đứng đầu đơn vị chịu tráchnhiệm kiểm tra nội dung văn bản và xác định độ mật văn bản trước khi trình ký

- Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức

Bảy là: Trình ký và ký văn bản

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký các văn bản của cơ quan

- Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ đượcgiao; thẩm quyền ký văn bản

- Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng

ký chứ ký mẫu tại văn thư cơ quan Người ký không dung bút chì, bút mực đỏhoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản

Thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân thực hiệntheo Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20 tháng 01 năm 2011 của Ban Chấphành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại, thẩm quyềnban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

Thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn số 15 – HD/VP của Banchấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam ngày 24 tháng 01 năm 2011

về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

2.2.2 Quản lý văn bản đi

2.2.2.1 Đăng ký văn bản đi

- Các văn bản do cơ quan ban hành đều do văn thư cơ quan tập trungthống nhất ghi số và đăng ký Số văn bản đi được đánh bằng chữ số Ả Rập vàtheo quy định của người đứng đầu cơ quan

- Hình thức đăng ký văn bản đi:

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơquan trong một nhiệm kỳ để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi phù hợp.Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định,công văn… có thể mở sổ đăng ký riêng; các thể loại văn bản có số lượng banhành ít có thể đăng ký chung vào một sổ, trong sổ chia nhiều phần, mỗi phầnđăng ký một thể loại văn bản.

Văn bản đi mật có sổ đăng ký riêng; các loại giấy giới thiệu, giấy điđường đăng ký riêng

+ Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: Nếu cơ quan đã sử dụng phần mềm

để quản lý văn bản đi thì cần đảm bảo cập nhật đầy đủ các thông tin và gắn tệpvăn bản Các văn bản chính thức phát hành có độ “tối mật”, “tuyệt mật”chỉ đăng

ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, không đính kèm tệp tin văn bản

2.2.2.2 Phát hành văn bản đi

- Văn bản sau khi được ký, văn thư cơ quan làm các thủ tục phát hành kịpthời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản hoặc theo danh sách thực tếnhận do người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền phê duyệt

- Đối với văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, vănthư cơ quan ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp cụ thể

- Nếu văn bản gửi đi có độ mật, ngoài bì phải đóng dấu chỉ ký hiệu độmật; văn bản “mật” ký hiệu chữ C, văn bản “tối mật” ký hiệu chữ B Riêng vănbản “tuyệt mật” gửi đi kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai bì, bì trong đóng dấu

“tuyệt mật” và niêm phong, bì ngoài đóng dấu ký hiệu chữ A Nếu gửi trong nội

bộ cơ quan thì gửi bằng một bì và có đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, thể thức, kỹ thuậttrình bày phải kịp thời gửi bản chính thay thế hoặc có văn bản đính chính của cơquan ban hành văn bản

2.2.2.3 Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản phát hành chính thức của cơ quan lưu bản gốc và một bảnchính Bản gốc được đóng dấu, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn thư

cơ quan; bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao

chủ trì soạn thảo.

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, văn thư cơ quan lưu bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc bản tiếng dântộc thiểu số đó kèm với bản gốc tiếng Việt

- Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảovăn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo) và các tài liệu đi kèm dự thảo đềuchuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo lưu kèm với bản chính đểlập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan Các văn bản có độmật “tuyệt mật” được cho vào bì niêm phong để lưu

2.2.2.4 Khai thác, sử dụng văn bản ở văn thư

- Trong thời gian lưu trữ văn bản ở văn thư, văn thư cơ quan có tráchnhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu của đơn

vị, cá nhân theo quy định

- Lập sổ mượn tài liệu để đăng ký và có ký nhận đầy đủ khi mượn tài liệu.Đối với tài liệu tối mật, tuyệt mật chỉ phục vụ khai thác khi được người đứngđầu cơ quan đồng ý

- Đơn vị, cá nhân mượn văn bản, tài liệu có trách nhiệm trả đầy đủ, đúngthời hạn quy định

2.2.2.5 Theo dõi, kiểm tra gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi

- Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kếtquả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ,thất lạc; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế… và qua phiếu gửi(đối với văn bản tuyệt mật)

- Định kỳ hằng tuần hoặc tháng, quý văn thư cơ quan thống kê danh mụcvăn bản phát hành để báo cáo người đứng đầu cơ quan, phục vụ việc quản lý,khai thác Hết năm, văn thư cơ quan đóng các danh mục văn bản phát hành đitrong năm thành sổ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Dữ liệu đăng ký văn bản đi lưu ít nhất một nhiệm kỳ tại văn thư để quản

lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính

2.2.2.6 Thu hồi và hủy văn bản

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đầy đủ, đúng hạn những văn bản

có quy định thu hồi Cán bộ, công chức, trong cơ quan có trách nhiệm trả lại đầy

đủ, đúng thời hạn các văn bản có quy định thu hồi

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm hủy các văn bản thu hồi, văn bản trùngthừa, các bản in, đánh máy hỏng và các vật mang tin (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩaquang…) sau khi được người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền phêduyệt

- Việc hủy văn bản trùng thừa, vật mang tin bảo đảm không thể phục hồi,khai thác được thông tin chứa trong đó Khi hủy văn bản phải lập biên bản hủy,

có đầy đủ chữ ký của cán bộ có thẩm quyền và người trực tiếp hủy

2.2.3 Quản lý văn bản đến

2.2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn, thư của các cá nhân gửiđến cơ quan, đơn vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trực tiếp…,

kể cả những bì có ghi tên riêng các đồng chí lãnh đạo, cán bộ của cơ quan đều

do văn thư cơ quan tiếp nhận Những văn bản đến không được đăng ký tại vănthư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản hỏa

tốc gửi đến, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơquan gửi và báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan để xử lý Các loại văn bảnkhác, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận và cất vào tủ có khóa để bàn giaocho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

Văn thư cơ quan được mở các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, trừ những

bì văn bản đến như: Bì văn bản đến có đóng dấu: “tối mật”, “tuyệt mật” hoặcdấu “riêng người có tên mở bì”;Bì thư riêng của cá nhân; Những loại bì khác dongười đứng đầu cơ quan quy định

Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếucó) đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Trường hợp bì không cònnguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đốivới bì văn bản có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người cótrách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản Các bì văn bản

có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ) phải mở ngay,đăng ký trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết Những văn bảngửi đến không đúng nơi nhận, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang,chữ mờ, nhàu nát… văn thư được phép trả lại nơi gửi

Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bảngiấy) qua mạng (mạng thông tin, thư điện tử…) phù hợp với quy định của phápluật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in

ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định

2.2.3.2 Đăng ký văn bản đến

- Mỗi văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu công văn đến vàogóc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản Những bì văn bản đến khôngđược phép mở thì đóng dấu đến trên bì Văn thư phải ghi đầy đủ các thông tintrong khung dấu đến

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Tùy theo số lượng văn bản gửi đến trongmột năm nhiều hay ít để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp