MỤC LỤC
Hội có chức năng tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ năng lực về mọi mặt; đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và khối đại đoàn kết toàn dân tộc; chăm lo bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nông dân; tổ chức hoạt động dịch vụ tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất và đời sống. Sáu là: Mở rộng hoạt động đối ngoại theo quan điểm, đường lối của Đảng, tăng cường hợp tác, trao đổi, học tập kinh nghiệm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quảng bá hàng hóa nông sản, văn hóa Việt Nam với tổ chức nông dân, tổ chức quốc tế, các tổ chức chính phủ, phi chính phủ trong khu vực và trên thế giới.
Khoa Quản trị Văn phòng việc làm như trên văn phòng có nhiệm vụ như quản lý văn bản đi đến, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ, lưu trữ, tổ chức, lên kế hoạch các cuộc hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, dự toán ngân sách thu chi, bảo vệ an ninh cơ quan và giữ gìn vệ sinh cho cơ quan…. * Khái niệm: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơ quan, đơn vị.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. Chính vì vậy mà cán bộ văn thư cần phải có những phẩm chất chính trị như: Lòng trung thành đối với cơ quan, tổ chức chính trị-xã hội; tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình huống nào; chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật là nghĩa vụ của. Trước xử lý một nhiệm vụ nào đó, cán bộ văn thư phải hết sức thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giả mạo, những vấn đề về việc sử dụng con dấu không đúng quy định.
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về quản lý con dấu v.v…dù trong bất cứ hoàn cảnh nào thì cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép làm trái quy định. Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, cũn cỏc khõu nghiệp vụ như theo dừi, giải quyết văn bản lưu trong quỏ trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước.
- Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo) và các tài liệu đi kèm dự thảo đều chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo lưu kèm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan. Theo dừi, kiểm tra gửi văn bản và lập bỏo cỏo thống kờ văn bản đi - Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan kiểm tra, theo dừi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế… và qua phiếu gửi (đối với văn bản tuyệt mật). Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bản giấy) qua mạng (mạng thông tin, thư điện tử…) phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định.
- Văn thư cơ quan cú trỏch nhiệm theo dừi việc giao nhận văn bản, giải quyết văn bản đỳng thời hạn; lập sổ theo dừi giải quyết những văn bản của cỏc nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết và báo cáo người phụ trách công tác văn phòng của cơ quan để kịp thời giải quyết. Cỏn bộ được giao xử lý, giải quyết, theo dừi cụng việc cú trỏch nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, kiểm tra lại các hồ sơ đã lập trong năm (kiểm tra sự thiếu, đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục tài liệu trong hồ sơ, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản…), thống kê hồ sơ cần nộp lưu và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư. Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, các thủ tục hành chính trong cơ quan hành chính nhà nước. Việc quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan thực hiện theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền trong cơ quan. Mực thống nhất là màu đỏ cờ do Bộ công an hướng dẫn trừ trường hợp đóng dấu màu khác có quy định riêng.
Không được đóng dấu vào bản bản không có nội dung, văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ. Khoa Quản trị Văn phòng Qua việc triển khai ứng dụng Văn phòng điện tử EOffice, Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã phát huy tốt việc khai thác các tiện ích như: các cá nhân có thể CHAT trên phần mềm giúp chủ động và giảm chi phí điện thoại, dịch vụ hộp thư điện tử nội bộ và dịch vụ gửi tệp tin trực tiếp giúp trao đổi thông tin nhanh chóng mà không cần dùng phương pháp thủ công sao lưu qua thẻ nhớ USB như trước đây. Dịch vụ thông báo cơ quan giúp truyền tải các thông báo của Cơ quan Trung Ương, địa phương,.
Giúp cho việc xử lý văn bản được nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm, tạo phong cách làm việc hiệu quả; Giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được hồ sơ, thời gian, hạn xử lý hồ sơ…là công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, một số cán bộ vẫn chưa sử dụng thành thạo phần mềm, chưa khai thác được tối đa hiệu quả trong quá trình sử dụng.
Công tác văn thư được tiến hành một cách thận lợi cũng là nhờ việc sắp xếp các phòng ban một cách hợp lý đã tạo điều kiện cho việc trao đổi các văn bản trong cơ quan được nhanh chóng kịp thời. Cán bộ văn thư chỉ có 01 người kiêm cả công tác lưu trữ và thủ quỹ, khối lượng công việc nhiều, đôi lúc giải quyết văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến không được kịp thời, một số văn bản còn để sang ngày sau. Điều kiện của cơ quan còn khó khăn chưa bố trí được phòng lưu trữ đúng theo quy định, do đó các loại văn bản còn để rải rác ở các phòng, ban chưa tập trung lại được nên ảnh hưởng đến việc tra tìm tài liệu.
Hằng tháng, quý, năm cơ quan cần kiểm tra, giám sát các quy trình như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu, để tránh các sai sót có thể xảy ra, giúp hoàn thiện bộ máy làm việc nhanh chóng, hiệu quả. Do hiện tại các tài liệu được đưa thành cặp, túi vẫn để tại phòng văn thư, ảnh hưởng tới việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu của cán bộ, công chức trong cơ quan, gây mất nhiều thời gian, ảnh hưởng tới công việc.