Công tác giao tiếp văn hóa công sở tại công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu của đề tài 3 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khảo 4 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7.Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty. 5 1.1.1. Tóm tắt qúa trình hình thành và phát triển Công ty 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 6 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 6 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM. 8 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 11 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.2.2 Tìm hiểu chức năng ,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 19 Phần II. TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VĂN HÓA CÔNG SỞ 22 I. Cơ sở lý luận về Văn hóa công sở 22 1. Khái niệm,các yếu tố cấu thành , nhiệm vụ về Văn hóa công sở. 22 1.1. Khái niệm văn hóa công sở. 22 1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 23 1.3. Những quy định của Nhà nước về văn hóa công sở. 27 II. Thực trạng về Văn hóa công sở kỹ năng giao tiếp tại Công ty Intracom 28 2.1 Thực trạng về hệ thống các giá trị 28 2.2 Thực trạng về đạo đức cán bộ nhân viên trong Công ty. 28 2.3 Thực trạng về thiết kế bài trí công sở, không gian, thời gian làm việc, cơ sở trang thiết bị. 29 2.4 Thực trạng về giao tiếp , ứng xử của CBNV trong Công ty. 31 2.5 Thực trạng về phương pháp cách thức quản lý , phong cách tổ chức điều hành , mối quan hệ, lề lối làm việc. 33 2.6 Thực trạng về một số nét văn hóa Phật Gíao tại Công ty. 33 2.7 Thực trạng bảo vệ Môi trường . 37 2.8 Một số thực trạng khác tại Công ty Intracom 37 2.8.1 Các buổi sáng trước 8h luôn bật nhạc 37 2.8.2 Văn hóa ngủ trưa 37 2.9 Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm. 38 2.10 Thực trạng về văn hóa trang phục công sở tại Công ty Intracom 38 2.10.1 Văn hóa đeo dép lê tại công ty. 38 2.10.2 Văn hóa đeo thẻ 38 2.10.3 Văn hóa trang phục 38 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung 39 3.1.1 Ưu điểm 39 3.1.2 Hạn chế 39 3.1.3 Nguyên nhân 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 40 3.2.1 Nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng các hình thức đào tạo 40 3.2.2 Sử dụng hòm thư góp ý . 43 3.2.3 Tổ chức các chương trình ngoại khóa cho nhân viên. 44 3.2.4 Tổ chức các chương trình văn nghệ, đan xem các phần thi ứng xử tình huống về giao tiếp 44 3.2.5 Thường xuyên quan tâm đến nhân viên và giải quyết khúc mắc nếu cần thiết 44 3.2.6 Nên đeo thẻ khi đến công ty làm việc 44 3.2.7 Cần thay đổi một số mẫu trang phục công sở giành cho nhân viên. 45 3.2.8 Sử dụng dép đeo trong văn phòng đồng nhất cùng một kiểu dáng. 46 LỜI KẾT 47

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 3

2.Mục tiêu của đề tài 3

3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4

4.Nguồn tài liệu tham khảo 4

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7.Bố cục của đề tài 4

Phần I 5

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1.1.Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5

1.1.1.Tóm tắt qúa trình hình thành và phát triển Công ty 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 6

1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 6

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM 8

1.1.Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11

1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11

1.2.2 Tìm hiểu chức năng ,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 19

Phần II 22

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - VĂN HÓA CÔNG SỞ 22

I Cơ sở lý luận về Văn hóa công sở 22

1 Khái niệm,các yếu tố cấu thành , nhiệm vụ về Văn hóa công sở 22

1.1 Khái niệm văn hóa công sở 22

1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 23

1.3 Những quy định của Nhà nước về văn hóa công sở 27

II.Thực trạng về Văn hóa công sở - kỹ năng giao tiếp tại Công ty Intracom .28

II.1Thực trạng về hệ thống các giá trị 28

II.2Thực trạng về đạo đức cán bộ- nhân viên trong Công ty 28

II.3Thực trạng về thiết kế bài trí công sở, không gian, thời gian làm việc, cơ sở trang thiết bị 28

II.4Thực trạng về giao tiếp , ứng xử của CBNV trong Công ty 30

II.5Thực trạng về phương pháp cách thức quản lý , phong cách tổ chức điều hành , mối quan hệ, lề lối làm việc 33

II.6Thực trạng về một số nét văn hóa Phật Gíao tại Công ty 33

2.7 Thực trạng bảo vệ Môi trường 37

2.8 Một số thực trạng khác tại Công ty Intracom 37

2.8.1 Các buổi sáng trước 8h luôn bật nhạc 37

2.8.2 Văn hóa ngủ trưa 37

2.9 Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm 38

2.10 Thực trạng về văn hóa trang phục công sở tại Công ty Intracom 38

2.10.1 Văn hóa đeo dép lê tại công ty 38

2.10.2 Văn hóa đeo thẻ 38

2.10.3 Văn hóa trang phục 38

Phần III 39

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

3.1 Đánh giá chung 39

3.1.1 Ưu điểm 39

3.1.2 Hạn chế 39

3.1.3 Nguyên nhân 40

3.2 Đề xuất, kiến nghị 40

3.2.1 Nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng các hình thức đào tạo 40

3.2.2 Sử dụng hòm thư góp ý 42

3.2.3Tổ chức các chương trình ngoại khóa cho nhân viên 43

3.2.4Tổ chức các chương trình văn nghệ, đan xem các phần thi ứng xử tình huống về giao tiếp 44

3.2.5Thường xuyên quan tâm đến nhân viên và giải quyết khúc mắc nếu cần thiết 44

3.2.6 Nên đeo thẻ khi đến công ty làm việc 44

3.2.7Cần thay đổi một số mẫu trang phục công sở giành cho nhân viên 44

3.2.8Sử dụng dép đeo trong văn phòng đồng nhất cùng một kiểu dáng 45

LỜI KẾT 46

LỜI NÓI ĐẦU

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa

và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ quan doanh nghiệp

Ngày nay, văn phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với những hành lang im ắng,các cánh cửa khép lại với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ lọc cọc Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn: trang thiết bị hiện đại, không gian mở, bài trí linh hoạt thích ứng với nhiều nhu cầu và phương thức làm việc phong phú Thậm chí có

cả các văn phòng làm việc từ xa, văn phòng tại nhà và văn phòng ảo

Tuy nhiên dưới hình thức nào khi có mặt của các văn phòng thì các nhà quản trị vẫn có mối quan tâm chung về chất lượng tính hiệu quả từ các hệ thống, quy trình và thói quen cũng như tập quán làm việc tốt nhằm phát huy tối đa các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.Hơn thế nữa, nhà quản trị sẽ ngày càng nhận rõ rằng việc tổ chức và quản lý tốt hoạt động văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung , thâm chí cả đến lợi nhuận của công ty

Có sự thành công hay không , phần lớn là nhờ vào việc quản trị hành chính văn phòng Để giải quyết vấn đề này,Khoa Quản Trị Văn Phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đang từng bước đào tạo các nhân viên, lãnh đạo văn phòng tương lai

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Trước đây có tên gọi là Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Tiền thân là Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I, được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I

Với phương châm đào tạo các nhân viên văn phòng tương lai, Trường Nội

Vụ đào tạo các sinh viên không những chuyên nghiệp về chuyên môn mà còn hiểu và luôn yêu nghề Và khi đó bạn sẽ có trách nhiệm đối với công việc và

từng bước xây dựng môi trường làm việc tốt, thân thiện, cuốn hút được nguồn nhân lực xung quanh,tạo tư tưởng thoải mái cho bản thân và đồng nghiệp.

Các sinh viên được đào tạo tại Khoa Quản trị Văn Phòng trường Đại Học

Nội Vụ Hà Nội cũng đã và đang phát huy tối đa những hiểu biết và tâm huyết

của mình.Sau 3,5 năm học tại trường mỗi sinh viên đều đúc kết và học hỏi được rất nhiều kiến thức từ sách vở và từ thầy cô giảng dạy.Và chắc hẳn rằng ai cũng luôn mong muốn có cơ hội được thực tế, hòa nhập với những kiến thức đó qua các kỳ kiến tập và thực tập.Được thầy Trưởng Khoa cùng các thầy cô trong Khoa giúp đỡ tận tình ,12 bạn sinh viên có vinh hạnh thực tập tại công ty Intracom hứa hẹn sẽ thực tập thật tốt, phát huy tối đa những gì đã được học tập

để không làm phụ lòng mong đợi của Thầy Cô

Sinh viên

Chu Thị Huyền

1.Lý do chọn đề tài

Trong khi xã hội ngày càng phát triển, con người ngày càng văn minh thì văn hóa công sở đòi hỏi ngày càng phải được tôn trọng thực thi, làm cho năng suất, hiệu quả công tác luôn được cải thiện Mỗi cái bắt tay, mỗi nụ cười đều mang đến cho chúng ta niềm hạnh phúc Các cụ ta xưa có câu “ Một nụ cười bằng mười thang thuốc bổ”, chính vì vậy chúng ta cần xây dựng nét đẹp trong văn hóa công sở để khi làm việc chúng ta hãy nở nụ cười Không chỉ là nụ cười giao tiếp thông thường mà nó còn là sự mãn nguyện, niềm hạnh phúc , sự thoải mái khi chúng ta làm việc

Xây dựng văn hóa công sở là nhằm đáp ứng nhu cầu chung của cán bộ, nhân viên : mong muốn được làm việc ,được đánh giá ,đãi ngộ và phát triển trong môi trường “dân chủ, công bằng” Mặt khác xây dựng VHCS là một đòi hỏi khách quan đối với Nhà Nước nói chung và với Doanh nghiệp nói riêng trong điều kiện nước ta tham gia hội nhập kinh tế quốc tế

Xây dựng VHCS nhằm khắc phục các thói tệ quan liêu, lộng quyền Thông qua đó khơi dậy cho người cán bộ, nhân viên tinh thần yêu nước, ý thức trách nhiệm xã hội và thái độ trung thực ,dũng cảm, kiên quyết đấu tranh bảo vệ công lý, lẽ phải , bảo vệ lợi ích của Doanh nghiệp Đó chính là nền tảng giúp cho công tác kiểm tra từ trong nội bộ cũng như từ trên xuống đối với các cơ quan về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,tham nhũng cũng như các sai phạm khác đạt được hiệu quả thiết thực

Chính vì vậy nhận thấy tầm quan trọng to lớn của việc xây dựng Văn hóa công sở em đã chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ năng gio tiếp – văn hóa công sở” để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này

2.Mục tiêu của đề tài

- Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

- Khảo sát công tác giao tiếp- văn hóa công sở tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Nội bộ Công ty Intracom

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn hóa công sở- kỹ năng giao tiếp của các cán bộ, nhân viên trong công ty

4.Nguồn tài liệu tham khảo

- Thực trạng tại công ty

- Tài liệu có tại công ty: sách , báo, các bài viết có liên quan

- Các chia sẻ của anh/chị làm việc tại công ty

-Các bài viết có trên trang web của công ty trên trang Intracom.com.vn

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu

- Các văn hóa công sở của Công ty từ khi thành lập đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

- Tìm hiểu các bài viết trên trang web Công ty

- Phỏng vấn các cô/chú anh/chị tại Công ty

- Tham khảo thêm các sách báo , bài viết về Công ty

- Nghiên cứu thông qua trải nghiệm các cuộc thi tại công ty, các chương trình , sự kiện được tổ chức tại công ty

7.Bố cục của đề tài

Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Phần II : Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp – văn hóa công sở

Phần III : Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty.

1.1.1 Tóm tắt qúa trình hình thành và phát triển Công ty

Tòa nhà INTRACOMTên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations

Contruction Joint Stock Company

Tên viết tắt: INTRACOM

Trụ sở chính: Lô C2F – Khu công nghiệp nhỏ- Quận Cầu Giấy – Hà Nội.Điện thoại: 04.22403439FAX: 04.37914112

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc” nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng,

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với

Nhà nước.

a Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:

Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của

mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lý công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế

hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức công ty

1.1 Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác quản lý, mua sắm và cung

cấp các vật tư, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Công ty đạt hiệu quả

- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

Truyền thông, đoàn thể

Truyền thông

Quản trị Phòng Vật tư tổng hợp

Văn thư, Lưu trữ

PHÓ PHÒNG

Vật tư tổng hợp

Vật tư Cơ

giới, trang thiết bị

- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược lại.

- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị Phòng Tổ chức hành chính phục

vụ hoạt động SXKD của Công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp

- Quản lý vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty

- Giúp việc, đề xuất với Ban Giám đốc về công tác Quản lý hành chính

- Hỗ trợ các phòng ban nghiệp vụ khác về hành chính văn phòng

b Nhiệm vụ

•Công tác tổ chức, cán bộ:

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty

- Căn cứ kế hoạch chung của Công ty, lập dự trù, kế hoạch mua sắm, thay thế, sửa chữa, thanh lý tài sản, thiết bị trong công trường, Công ty, trình Tổng Giám đốc duyệt và tổ chứcthực hiện việc cung ứng đầy đủ trang thiết bị theo kế hoạch và dự toán được duyệt

- Tổ chức đấu thầu, mua sắm, sửa chữa và tổ chức thanh lý tài sản, thiết bị theo quy định hiện hành của Nhà nước

- Quản lý tốt việc giao nhận thiết bị cho công trường, dự án thi công, văn phòng sử dụng theo quy định

- Tổ chức duy tu, bảo dưỡng trang thiết bị kịp thời không để trở ngại cho hoạt động chuyên môn

- Lập hồ sơ, lý lịch cho tất cả các loại máy, xây dựng quy định vận hành,

bảo quản và kỹ thuật sử dụng an toàn máy Đối với những máy đắt tiền, kỹ thuật mới phải có người trực tiếp bảo quản và sử dụng theo quyết định của Tổng Giám đốc.

- Phối hợp với các phòng tổ chức thực hiện việc kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và bảo quản thiết bị Hướng dẫn giám sát các khoa phòng sử dụng thiết bị đúng quy định, nhằm khai thác sử dụng hết các tính năng kỹ thuật của thiết bị đã lắp đặt, bảo đảm đạt hiệu suất họat động cao, hiệu quả và tiết kiệm

- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng

- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD của Công ty

- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp

- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự

- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty

- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng

- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh

- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định; Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty

- Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty

•Công tác Lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế

độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách, chế độ cho người lao động

- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định của Pháp luật

- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo quy định công ty và Pháp luật

- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động

- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho người lao động

- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định

kỳ cho người lao động

•Công tác quản trị hành chính

 Công tác hành chính

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,

thông suốt

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo mật, đúng quy định

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

- Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV Công ty

- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty

- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với Công ty

- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc, tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty

- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng

cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban

- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty

•Công tác truyền thông

 Truyền thông nội bộ

- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty

- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nội bộ )

- Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty; thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác

- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông

 Truyền thông đối ngoại

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến với khách hàng

- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông

- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty cho khách hàng

- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty

- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công

ty

- Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác

- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty

- Xây dựng, quản trị trang Web công ty

- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty

 Công tác Đoàn thể

- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các

tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị

- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các Đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các đợt vận động xã hội

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận

thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn thể

c Quyền hạn

•Đối với công tác tổ chức, nhân sự

- Chỉ đạo theo nghành dọc về chuyên môn đối với các Đội xây lắp

- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động

- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại đơn vị được quản lý

theo quy định tại Điều lệ Công ty

•Đối với công tác Lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị trực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nhở

•Đối với công tác Hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo

- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các nội quy về giờ giấc làm việc.

- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành

•Đối với công tác Quản trị Phòng Tổ chức hành chính

- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác Phòng

Tổ chức hành chính có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi công tác

•Đối với công tác Truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ chức các sự kiện của công ty

d Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng, ban

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc chung

Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

và đi

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.

•Xác định vị trí việc làm

•Tổ chức biên chế phòng: Có từ 5 đến 8 người trong đó có 1 trưởng

phòng, 1 phó trưởng phòng

•Phân công nhiệm vụ cán bộ nhân viên phòng TCHC

Phân công nhiệm vụ cho các cán bộ nhân viên phòng Tổ chức hành chính,

+ 01 nhân viên phụ trách về lễ tân, công tác hành chính quản trị, hậu cần đời sống, chấm công, cấp pháp văn phòng phẩm, y tế… và các công việc khác

do lãnh đạo phòng giao

+ 01 đến 02 nhân viên bảo vệ cơ quan làm việc theo ca

+ 01 nhân viên tạp vụ

•Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.

•Công tác văn thư:

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ,văn bản ra ngoài Công ty;

- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn,giấy tờ hợp đòng, tài liệu liên quan;

- Tiếp nhận các báo cáo lao động của Cán bộ Công ty (xin đến muộn ,về sớm,nghỉ ốm,nghỉ phép….);

- Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty,

- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết

•Công tác lễ tân:

- Nghe và nhận cuộc gọi từ khách hàng liên hệ đến Công ty;

- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

- T ổ chức thực hiện các cuộc thảo,hội nghị, hội họp của Công ty

- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết

•Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

- Làm kế hoạch mua sắm , chịu trách nhiệm theo dõi các tài sản , thiết bị tại văn phòng

- Mua sắm các văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường khác tại Công ty

- Quản lý vận hành hệ thống thư viện,sách báo của Công ty

•Các công việc hành chính khác:

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo( taxi,nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)

- Mua sắm các nhu yếu phẩm( cafe…) cho văn phòng Cong ty

- Tổ chức sinh nhật cho các thafnh viên trong Công ty trong tháng;

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

Phần II TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - VĂN HÓA CÔNG SỞ

I Cơ sở lý luận về Văn hóa công sở

1 Khái niệm,các yếu tố cấu thành , nhiệm vụ về Văn hóa công sở 1.1 Khái niệm văn hóa công sở.

Có nhiều định nghĩa khác nhau về văn hóa, mỗi định nghĩa phản ánh một cách nhìn nhận và đánh giá khác nhau Ngay từ năm 1952, hai nhà nhân loại học Mỹ là Alfred Kroeber và Clyde Kluckhohn đã từng thống kê có tới 164 định nghĩa khác nhau về văn hóa trong các công trình nổi tiếng thế giới Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc học, dân gian học, văn hóa học,xã hội học, kinh tế học, và trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiều nghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức, lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn; trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thông tin, xuất bản năm 1998, thì: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sử”

Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng cho rằng: “Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống, và đòi hỏi của sự sinh tồn”

- Tổng giám đốc UNESCO Federico Mayor định nghĩa: “Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo (của các cá nhân và các cộng đồng) trong quá khứ và hiện tại Qua các thế kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên các giá trị, các truyền thống và các thị hiếu - những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

- Từ quan niệm chung về văn hóa đã có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn hóa công sở Nhìn từ góc độ chủ thể văn hóa, người ta chia văn hóa thành