MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu của đề tài 3 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khảo 4 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7.Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty. 5 1.1.1. Tóm tắt qúa trình hình thành và phát triển Công ty 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 6 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 6 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM. 8 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 11 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.2.2 Tìm hiểu chức năng ,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 19 Phần II. TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VĂN HÓA CÔNG SỞ 22 I. Cơ sở lý luận về Văn hóa công sở 22 1. Khái niệm,các yếu tố cấu thành , nhiệm vụ về Văn hóa công sở. 22 1.1. Khái niệm văn hóa công sở. 22 1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 23 1.3. Những quy định của Nhà nước về văn hóa công sở. 27 II. Thực trạng về Văn hóa công sở kỹ năng giao tiếp tại Công ty Intracom 28 2.1 Thực trạng về hệ thống các giá trị 28 2.2 Thực trạng về đạo đức cán bộ nhân viên trong Công ty. 28 2.3 Thực trạng về thiết kế bài trí công sở, không gian, thời gian làm việc, cơ sở trang thiết bị. 29 2.4 Thực trạng về giao tiếp , ứng xử của CBNV trong Công ty. 31 2.5 Thực trạng về phương pháp cách thức quản lý , phong cách tổ chức điều hành , mối quan hệ, lề lối làm việc. 33 2.6 Thực trạng về một số nét văn hóa Phật Gíao tại Công ty. 33 2.7 Thực trạng bảo vệ Môi trường . 37 2.8 Một số thực trạng khác tại Công ty Intracom 37 2.8.1 Các buổi sáng trước 8h luôn bật nhạc 37 2.8.2 Văn hóa ngủ trưa 37 2.9 Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm. 38 2.10 Thực trạng về văn hóa trang phục công sở tại Công ty Intracom 38 2.10.1 Văn hóa đeo dép lê tại công ty. 38 2.10.2 Văn hóa đeo thẻ 38 2.10.3 Văn hóa trang phục 38 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung 39 3.1.1 Ưu điểm 39 3.1.2 Hạn chế 39 3.1.3 Nguyên nhân 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 40 3.2.1 Nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng các hình thức đào tạo 40 3.2.2 Sử dụng hòm thư góp ý . 43 3.2.3 Tổ chức các chương trình ngoại khóa cho nhân viên. 44 3.2.4 Tổ chức các chương trình văn nghệ, đan xem các phần thi ứng xử tình huống về giao tiếp 44 3.2.5 Thường xuyên quan tâm đến nhân viên và giải quyết khúc mắc nếu cần thiết 44 3.2.6 Nên đeo thẻ khi đến công ty làm việc 44 3.2.7 Cần thay đổi một số mẫu trang phục công sở giành cho nhân viên. 45 3.2.8 Sử dụng dép đeo trong văn phòng đồng nhất cùng một kiểu dáng. 46 LỜI KẾT 47
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài .4 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1.Chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Công ty .5 1.1.1.Tóm tắt qúa trình hình thành phát triển Công ty 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức CTCP INTRACOM 1.1.Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan .11 1.2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng .11 1.2.2 Tìm hiểu chức ,nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .11 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 19 Phần II 22 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - VĂN HÓA CÔNG SỞ .22 I Cơ sở lý luận Văn hóa công sở 22 Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khái niệm,các yếu tố cấu thành , nhiệm vụ Văn hóa công sở 22 1.1 Khái niệm văn hóa công sở 22 1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 23 1.3 Những quy định Nhà nước văn hóa công sở 27 II.Thực trạng Văn hóa công sở - kỹ giao tiếp Công ty Intracom .28 II.1Thực trạng hệ thống giá trị .28 II.2Thực trạng đạo đức cán bộ- nhân viên Công ty .28 II.3Thực trạng thiết kế trí công sở, không gian, thời gian làm việc, sở trang thiết bị 28 II.4Thực trạng giao tiếp , ứng xử CBNV Công ty 30 II.5Thực trạng phương pháp cách thức quản lý , phong cách tổ chức điều hành , mối quan hệ, lề lối làm việc 33 II.6Thực trạng số nét văn hóa Phật Gíao Công ty 33 2.7 Thực trạng bảo vệ Môi trường .37 2.8 Một số thực trạng khác Công ty Intracom .37 2.8.1 Các buổi sáng trước 8h bật nhạc 37 2.8.2 Văn hóa ngủ trưa 37 2.9 Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm 38 2.10 Thực trạng văn hóa trang phục công sở Công ty Intracom .38 2.10.1 Văn hóa đeo dép lê công ty 38 2.10.2 Văn hóa đeo thẻ 38 2.10.3 Văn hóa trang phục 38 Phần III 39 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung 39 3.1.1 Ưu điểm 39 Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2 Hạn chế .39 3.1.3 Nguyên nhân .40 3.2 Đề xuất, kiến nghị 40 3.2.1 Nâng cao kỹ giao tiếp hình thức đào tạo 40 3.2.2 Sử dụng hòm thư góp ý .42 3.2.3Tổ chức chương trình ngoại khóa cho nhân viên .43 3.2.4Tổ chức chương trình văn nghệ, đan xem phần thi ứng xử tình giao tiếp .44 3.2.5Thường xuyên quan tâm đến nhân viên giải khúc mắc cần thiết .44 3.2.6 Nên đeo thẻ đến công ty làm việc .44 3.2.7Cần thay đổi số mẫu trang phục công sở giành cho nhân viên 44 3.2.8Sử dụng dép đeo văn phòng đồng kiểu dáng 45 LỜI KẾT 46 Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lý thông tin quan doanh nghiệp Ngày nay, văn phòng không hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng,các cánh cửa khép lại với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại, không gian mở, trí linh hoạt thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Thậm chí có văn phòng làm việc từ xa, văn phòng nhà văn phòng ảo Tuy nhiên hình thức có mặt văn phòng nhà quản trị có mối quan tâm chung chất lượng tính hiệu từ hệ thống, quy trình thói quen tập quán làm việc tốt nhằm phát huy tối đa chức nhiệm vụ văn phòng.Hơn nữa, nhà quản trị ngày nhận rõ việc tổ chức quản lý tốt hoạt động văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung , thâm chí đến lợi nhuận công ty Có thành công hay không , phần lớn nhờ vào việc quản trị hành văn phòng Để giải vấn đề này,Khoa Quản Trị Văn Phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội bước đào tạo nhân viên, lãnh đạo văn phòng tương lai Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, thành lập ngày 14/11/2011 sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Trước có tên gọi Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Tiền thân Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I, thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Năm 1996, Trường đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I Với phương châm đào tạo nhân viên văn phòng tương lai, Trường Nội Vụ đào tạo sinh viên chuyên nghiệp chuyên môn mà hiểu yêu nghề Và bạn có trách nhiệm công việc Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bước xây dựng môi trường làm việc tốt, thân thiện, hút nguồn nhân lực xung quanh,tạo tư tưởng thoải mái cho thân đồng nghiệp Các sinh viên đào tạo Khoa Quản trị Văn Phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phát huy tối đa hiểu biết tâm huyết mình.Sau 3,5 năm học trường sinh viên đúc kết học hỏi nhiều kiến thức từ sách từ thầy cô giảng dạy.Và hẳn mong muốn có hội thực tế, hòa nhập với kiến thức qua kỳ kiến tập thực tập.Được thầy Trưởng Khoa thầy cô Khoa giúp đỡ tận tình ,12 bạn sinh viên có vinh hạnh thực tập công ty Intracom hứa hẹn thực tập thật tốt, phát huy tối đa học tập để không làm phụ lòng mong đợi Thầy Cô Sinh viên Chu Thị Huyền Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Lý chọn đề tài Trong xã hội ngày phát triển, người ngày văn minh văn hóa công sở đòi hỏi ngày phải tôn trọng thực thi, làm cho suất, hiệu công tác cải thiện Mỗi bắt tay, nụ cười mang đến cho niềm hạnh phúc Các cụ ta xưa có câu “ Một nụ cười mười thang thuốc bổ”, cần xây dựng nét đẹp văn hóa công sở để làm việc nở nụ cười Không nụ cười giao tiếp thông thường mà mãn nguyện, niềm hạnh phúc , thoải mái làm việc Xây dựng văn hóa công sở nhằm đáp ứng nhu cầu chung cán bộ, nhân viên : mong muốn làm việc ,được đánh giá ,đãi ngộ phát triển môi trường “dân chủ, công bằng” Mặt khác xây dựng VHCS đòi hỏi khách quan Nhà Nước nói chung với Doanh nghiệp nói riêng điều kiện nước ta tham gia hội nhập kinh tế quốc tế Xây dựng VHCS nhằm khắc phục thói tệ quan liêu, lộng quyền Thông qua khơi dậy cho người cán bộ, nhân viên tinh thần yêu nước, ý thức trách nhiệm xã hội thái độ trung thực ,dũng cảm, kiên đấu tranh bảo vệ công lý, lẽ phải , bảo vệ lợi ích Doanh nghiệp Đó tảng giúp cho công tác kiểm tra từ nội từ xuống quan thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,tham nhũng sai phạm khác đạt hiệu thiết thực Chính nhận thấy tầm quan trọng to lớn việc xây dựng Văn hóa công sở em chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ gio tiếp – văn hóa công sở” để tìm hiểu rõ vấn đề 2.Mục tiêu đề tài - Khảo sát công tác văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông - Khảo sát công tác giao tiếp- văn hóa công sở Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu: Nội Công ty Intracom - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn hóa công sở- kỹ giao tiếp cán bộ, nhân viên công ty 4.Nguồn tài liệu tham khảo - Thực trạng công ty - Tài liệu có công ty: sách , báo, viết có liên quan - Các chia sẻ anh/chị làm việc công ty -Các viết có trang web công ty trang Intracom.com.vn 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Các văn hóa công sở Công ty từ thành lập đến Phương pháp nghiên cứu - Tìm hiểu viết trang web Công ty - Phỏng vấn cô/chú anh/chị Công ty - Tham khảo thêm sách báo , viết Công ty - Nghiên cứu thông qua trải nghiệm thi công ty, chương trình , kiện tổ chức công ty 7.Bố cục đề tài Phần I : Khảo sát công tác văn phòng quan Phần II : Tìm hiểu kỹ giao tiếp – văn hóa công sở Phần III : Kết luận đề xuất kiến nghị Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Công ty 1.1.1 Tóm tắt qúa trình hình thành phát triển Công ty Tòa nhà INTRACOM Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Joint Stock Company Tên viết tắt: INTRACOM Trụ sở chính: Lô C2F – Khu công nghiệp nhỏ- Quận Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 04.22403439FAX: 04.37914112 Email: intracom@fpt.vn Website: www.intracom.com.vn Ngày thành lập : 21/12/2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên công trình INTRACOM đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước a Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động công ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… công ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực công trình dự án công ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh Chu Thị Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tiếp đón trịnh trọng khách hàng đến công ty II.5 Thực trạng phương pháp cách thức quản lý , phong cách tổ chức điều hành , mối quan hệ, lề lối làm việc • Cách đãi ngộ nhân viên - Công ty tổ chức chúc mừng sinh cho nhân viên công ty tiệc - Tổ chức liên hoan Nhà ăn Công ty vào dịp lễ hay kiện lớn • Cách thức quản lý, điều hành - Thưởng, phạt rõ ràng theo quy định nhân viên công ty - Thường xuyên gặp riêng nhân viên để trao đổi ý kiến, quan điểm riêng thân công việc, phong cách làm việc phận, cá nhân công ty - Nhân viên công ty gửi báo cáo công việc theo ngày, theo tuần theo tháng qua mail gửi cho TGĐ, Ban Lãnh Đạo Công ty - Sử dụng bảng tin công ty để thông báo thông tin liên quan đến hoạt động Công ty cho toàn thể nhân viên biết - Gửi mail định thông báo hoạt động công ty đến phòng Hành Công ty II.6 Thực trạng số nét văn hóa Phật Gíao Công ty Văn hóa Phật Gíao công ty cầu bình an, cầu thuận lợi công việc cho toàn thể nhân viên công ty gia đình người thân tất cán nhân viên làm việc công ty Chu Thị Huyền 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội THỜI GIAN THÀNH LẬP Được hướng dẫn Chư Tôn Thượng tọa, Đại Đức Tăng thiền phái Trúc Lâm Yên Tử, Đạo tràng Cửu Hoa Sơn thành lập ngày 20 tháng Chạp năm Mậu tí (Tức ngày15 tháng năm 2009 dương lịch) địa Tòa nhà Intracom, Lô C2F, Cụm Công nghiệp Cầu Giấy, P Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội QUY MÔ CỦA ĐẠO TRÀNG Đạo tràng ban lãnh đạo Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) thành lập với tâm nguyện tạo điều kiện tu tập cho nhân viên Phật tử, hướng họ sống theo tinh thần Lục hòa, Từ bi- Trí tuệ Đạo Phật Văn hóa INTRACOM xây dựng tảng tinh thần, tư tưởng Phật giáo Các thành viên gia đình INTRACOM hướng tới mục tiêu xây dựng công ty thành mái nhà chung, hoạt động sản xuất kinh doanh lấy người trung tâm phát triển, đời sống tinh thần giá trị cốt lõi, xây dựng sống an lạc cho cộng đồng Khi thành lập, đạo tràng có gần 50 Phật tử Đến nay, sau năm hoạt động với kỳ sinh hoạt định hoạt định kỳ, số lượng Phật tử đạo tràng lên đến 135 người, chủ yếu CBCNV, đối tác, bạn hàng INTRACOM công ty thành viên: - Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Công ty Cổ phần đầu tư Hạ tầng INTRACOM - Công ty Cổ phần Thủy điện Nậm Pung INTRACOM - Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị Khu công nghiệp - Công ty TNHH Khải Minh - Công ty TNHH Dịch vụ Môi trường Công nghiệp Vận tải - Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Hạ tầng - Công ty TNHH Tổ hợp Y tế Phương Đông - Công ty CP Đầu tư Sản xuất Nông Nghiệp Hà Nguyên - Ngân hàng Công thương Thanh Xuân - Ngân hàng NN&PTNT Cầu Giấy - Ngân hàng NN&PTNN Hoàng Quốc Việt Chu Thị Huyền 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngân hàng Công thương Nam Thăng Long - Ngân hàng Liên doanh Việt Nga - Ngân hàng Ngoài Quốc doanh- CN Cầu Giấy Ông Nguyễn Thanh Việt Pháp danh Pháp Minh Tấn, Chủ tịch Hội đồng Quản trị -Giám đốc INTRACOM bầu Huynh trưởng đạo tràng SINH HOẠT CỦA ĐẠO TRÀNG - Sinh hoạt thường nhật: Đạo tràng trì khóa lễ sám hối hàng ngày Huynh trưởng Đạo tràng trực tiếp hướng dẫn - Sinh hoạt định kỳ: Mỗi tháng lần (thường ấn định vào ngày thứ bảy tuần đầu tháng âm lịch) đạo tràng vinh dự đón chư tôn Thượng tọa, Đại đức Tăng thiền viện: Trúc Lâm Yên Tử, Trúc Lâm Tây Thiên Thiền viện Sùng Phúc hướng dẫn tu tập Quy trình khóa tu tập diễn theo thứ tự sau: • Sám hối nghiệp, tụng Tam quy Ngũ giới, cầu an cầu siêu chánh điện đạo tràng đặt tầng tòa nhà • Thực tập tọa thiền • Giảng Pháp • Thọ trai trai đường Trúc Lâm Trai đạo tràng Vào ngày sinh hoạt định kỳ, đạo tràng thu hút khoảng gần 200 Phật tử quan khách tham dự Từ thành lập, đạo tràng hân hạnh đón vị Chư tôn Thiền đức thuyết giảng hướng dẫn tu tập: • Thượng Toạ Thích Thông Quán - Giáo thọ Thiền Viện Trúc Lâm Yên Tử • Đại Đức Thích Tâm Thuần - Trụ trì Thiền Viện Sùng Phúc Chu Thị Huyền 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Đại Đức Thích Thông Bản- Trưởng lão Thiền viện Sùng Phúc • Đại Đức Thích Tỉnh Thiền - Giáo thọ Thiền Viện Sùng Phúc • Đại Đức Thích Thiện Tài - Giáo thọ Thiền Viện Sùng Phúc • Đại đức Thích Tâm Chánh- Giáo thọ Thiền viện Sùng Phúc • Đại đức Thích Thông Tánh- Giáo thọ Thiền viện Sùng Phúc • Đại Đức Thích Tuệ An- Giáo thọ Thiền viện Sùng Phúc • Đại Đức Thích Tỉnh Nghiêm- Giáo thọ Thiền viện Sùng Phúc • Đại Đức Thích Kiến Nguyệt - Trụ trì Thiền Viện Tây Thiên • Đại Đức Thích Trúc Thông Phổ- Trụ trì Thiền viện Trúc Lâm Tuệ Quang • Đại Đức Thích Thạnh Trí- Quản chúng thiền viện Trúc Lâm Tây Thiên • Đại đức Thích Thuận Đức- Trụ trì chùa Phi Tướng • Đại Đức Thích Tuệ Giác-Trụ trì thiền viện Đại Đăng Mỹ Sau gần năm tu học, ngày 9/01/2010 vừa qua, đạo tràng vinh dự Ban Giáo thọ thiền viện Trúc Lâm Yên Tử, Trúc Lâm Tây Thiên Thiền viện Sùng Phúc tổ chức Cuộc thi “Kiến thức Phật pháp bản” cho toàn thể Phật tử đạo tràng Cuộc thi diễn không khí trang nghiêm, hào hứng,thu hút gần 130 Phật tử tham dự Thông qua thi Phật tử tìm hiểu cách vận dụng kiến thức Phật giáo vào sống hoạt động sản xuất INTRACOM Chu Thị Huyền 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.7 Thực trạng bảo vệ Môi trường Xây dựng công trình thủy điện đôi với công tác xây dựng, làm cân môi trường sinh thái xung quanh Thu gom rác thải, xử lý rác thải rắn, vật liệu xây dựng sau hoàn thành công trình Môi trường đất, nước không khí Ví dụ: công trình thủy điện Nâm pung Bát Xát- Lào Cai 2.8 Một số thực trạng khác Công ty Intracom 2.8.1 Các buổi sáng trước 8h bật nhạc Tạo tâm lý thoải mái trước bắt đầu làm việc, giúp người quên tâm lý không tốt trước làm 2.8.2 Văn hóa ngủ trưa a Lợi ích vấn đề ngủ trưa công ty Vũ khí bí mật việc tăng suất Cách tập trung nhanh chóng việc gia tăng lượng thông tin bạn Hoạt động sáng tạo trở nên mạnh mẽ Bạn cảm thấy tích cực hạnh phúc Việc làm lành mạnh Làm tăng doanh thu công ty Chu Thị Huyền 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Một giấc ngủ ngắn 20 phút, ba lần tuần làm giảm tỷ lệ mắc bệnh tim người khỏe mạnh đến 37%”, LinkedIn dẫn kết nghiên cứu trường Đại học Y khoa Harvard (Mỹ) b Thực trạng ngủ trưa công ty: - Nhìn chung văn hóa ngủ trưa công ty nhân viên thực tốt - Mọi người ăn uống tác phong nhanh chóng có chuẩn bị đồ dùng cho giấc ngủ trưa - Không bật nhạc hay gây tiếng ồn vào nghỉ trưa, tránh làm phiền người khác - Tắt điện vào nghỉ trưa - Dậy bắt tay vào làm việc sau lúc 2.9 Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm Tại Công ty tất nhân viên sử dụng văn phòng phẩm cách tiết kiệm không lãng phí Các giấy A4 tái sử dụng lại mặt sau Các phòng ban Công ty cấp văn phòng phẩm hàng tháng theo quy định Khi photo tài liệu ghi chép lại cẩn thận, tránh lạm dụng văn phòng phẩm công ty để làm việc riêng 2.10 Thực trạng văn hóa trang phục công sở Công ty Intracom 2.10.1 Văn hóa đeo dép lê công ty Tại công ty, đa phần nhân viên thường có dép lê để đeo cho thuận tiện thoải mái làm việc, tránh gây tiếng động lại tạo cảm giác dễ chịu làm việc 2.10.2 Văn hóa đeo thẻ Nhân viên công ty không đeo thẻ làm việc 2.10.3 Văn hóa trang phục Công ty có trang phục dành cho nhân viên hầu hết nhân viên Công ty không mặc Chu Thị Huyền 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm - Môi trường làm việc tốt, nhân viên công ty có kiến thức chuyên môn kỹ giao tiếp tốt - Văn hóa giao tiếp Công ty tốt, nhân viên thân thiện hòa đồng giúp đỡ công việc - Lãnh đạo có lắng nghe từ ý kiến nhân viên, có hình thức sách đãi ngộ với nhân viên tốt - Cơ sở vật chất đầy đủ, Công ty sử dụng mô hình văn phòng xanh, không gian thời gian thoải mái phù hợp cho nhân viên làm việc - Văn hóa Phật Gíao, nghe Sư Thầy giảng đạo , đọc Bài Lễ Pháp nguyện hàng tuần,hàng tháng giúp nhân viên an tâm công việc, lòng không chứa ẩn tạp niệm - Văn hóa tiết kiệm văn phòng phẩm giúp Công ty tránh lãng phí kinh tế, tạo tính tiết kiệm cho thân người - ý thức bảo vệ môi trường Công ty toàn nhân viên Công ty hướng tới tạo môi trường xanh- sạch- đẹp - Ngoài có văn hóa ngủ trưa,đeo dép Công ty tạo thoải mái cho nhân viên 3.1.2 Hạn chế - Đôi công việc xử lý bị trì trệ - Khách nhân viên giao tiếp với vị trí - Giao tiếp qua điện thoại hạn chế -Nhân viên đeo dép lê công ty , gặp hạn chế giao tiếp với khách hàng - Nhiều sinh hoạt phật giáo thiết tài liệu để nhân viên đọc - Nhân viên chưa đeo thẻ, không mặc đồng phục công ty Chu Thị Huyền 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.3 Nguyên nhân - Nhân viên không sử dụng thẻ không nhớ hết tên chức vụ người - Trang phục công ty không thay đổi kiểu dáng , mẫu mã Và chưa có quy định , hình thức bắt buộc nhân viên phải sử dụng đồng phục cách rõ ràng - Dép nhân viên không mua đồng loạt mà cá nhân người tự bổ sung có nhu cầu - Nhiều nhân viên cho sử dụng thẻ gây bất tiện công việc - Thiếu hình thức đào tạo nhân viên 3.2 Đề xuất, kiến nghị ĐỀ XUẤT- Ý KIẾN ĐÓNG GÓP 3.2.1 Nâng cao kỹ giao tiếp hình thức đào tạo Vì hình thức công ty hoạt động thao mô hình doanh nghiệp nên vấn đề tuyển dụng nhân viên tránh, hoạt động tuyển dụng tổ chức thường xuyên vớ vị trí khác Khi nhìn nhân viên công ty vô lạ lùng, nhiều họ biết đề xuất hình thức đào tạo kỹ mềm cho nhân viên để họ hiểu cách giao tiếp ứng xử công ty bắt kịp với đồng nghiệp khác Hàng tháng, phận công ty cần được đào tạo kỹ mềm để ứng xử với nhân viên, với lãnh đạo khách hàng cho lịch tạo bầu không khí thoải mái dễ chịu giao tiếp chuẩn mực người cảm thấy tôn trọng có hứng thú làm việc - Đào tạo kỹ mềm phận: Chu Thị Huyền 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Bảo vệ • Lễ tân • Nhân viên quản lý tòa nhà • Nhân viên làm việc văn phòng công ty Mỗi chức danh công việc cần nâng cao kỹ mềm thân Ví dụ: - Đối với bảo vệ: Khi khách vào công ty bảo vệ nên đường cho họ gửi xe nào? Các kỹ chào hỏi khách hàng cách phận bảo vệ - Đối với phận lễ tân: Cần tiếp đón khách nào? Nghiêng người độ cúi chào khách? Cách ấn cầu thang máy hay giọng nói với âm lượng đủ? - Đối với ban quản lý tòa nhà: làm việc với trạng thái tươi cười niềm nở, gặp nhân viên khách công ty nên mở nụ cười thân thiện Hoặc muốn kiểm tra hệ thống đèn điện ánh sáng văn phòng công ty tầng làm việc cần liên hệ trực tiếp với lễ tân để thông báo tình hình - Đối với nhân viên văn phòng : “Một làm chẳng lên non Ba chụm lại nên núi cao” Học cách làm việc nhóm, làm việc tập thể để hoàn thành tốt công việc, tạo thân thiện gần gũi , trách áp lực stress, tạo mối thân tình hiểu tính cách Tạo không gian giao tiếp lúc, chỗ, tránh tình trạng nói chuyện riêng tư làm việc Không tỏ thái độ ghét bỏ kì thị ai, giúp đồng nghiệp khác nâng cao kĩ giao tiếp họ cần Không tỏ thái độ cáu gắt xử lý công việc, thay cáu giận , quát mắng , cãi cọ bạn sử dụng hình thức khuyên giải cho họ hiểu đưa dẫn chứng lý lẽ cụ thể để đối phương nhận lỗi sai sửa sai Ngoài , cần bổ sung kỹ nghe điện thoại nhân viên công ty Ví dụ : Trong trò chuyện điện thoại, người gọi đến không quan tâm nghe máy đặt câu hỏi đối phương nghe điện thoại người muốn tìm Khi nhận không gặp người họ sẵn sàng tắt “bụp” máy không nói thêm Chu Thị Huyền 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Như tạo cho người nghe điện thoại cảm giác vô khó chịu, chủ điện thoại quay lại hỏi vừa gọi bạn trả lời nào? Như đề xuất ý kiến nghe điện thoại, bạn cần giới thiệu theo mẫu sau: Tên Chức danh/bộ phận vị trí làm việc Người muốn gặp 4.Kết thúc lời chào Ví dụ : - Tình gọi điện từ văn phòng sau: A : Alo, Chị/anh … , Thuộc tầng… Muốn gặp… Cảm ơn em/anh Chào em/anh! - Hoặc phận nghe điện thoại: A: Alo , Bộ phận… xin nghe Vâng.Em chào anh/chị! Kỹ giao tiếp sếp nhân viên: - Tránh tình trạng quát tháo, nóng giận mức với nhân viên Khi tạo áp lực cho nhân viên, mối quan hệ lãnh đạo với nhân viên không bao hàm tình cảm, đơn mối quan hệ công việc có chút sợ sệt không tự nói lên ý kiến quan điểm Ý kiến đề xuất : - Lắp đặt hệ thống camera quan sát quầy lễ tân văn phòng làm việc - Lắp đặt hệ thống đo độ rung, âm văn phòng làm việc - Đào tạo có định kì tháng lần văn hóa giao tiếp cho nhân viên - Mở thi ứng xử giao tiếp, buổi trò chuyện trao đổi với nhau, đóng góp ý kiến cho giao tiếp tác phong làm việc hoàn thiện.hoặc tổ chức chương trình bao gồm số câu hỏi vui giao tiếp 3.2.2 Sử dụng hòm thư góp ý Chu Thị Huyền 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hòm thư góp ý Công ty lớn vô cần thiết Nó thể tính công nói lên ý kiến không cần phải nhìn sắc mặt Một Công ty bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động nhiều mảng khác với nguồn nhân lực đông không tránh ý kiến riêng biệt nhiều mảng lĩnh vực Sẽ có ý kiến vô hữu ích lãnh đạo ý kiến khiến cho người nghe không cảm thấy thoải mái, gây khó khăn cho công việc sau Tuy nhiên, sử dụng hòm thư góp ý, ta hoàn toàn nói lên quan điểm công việc , suy nghĩ thân Ý kiến đề xuất: - Đặt hòm thư góp ý tầng Công ty - Hòm thư trang bị khóa bảo vệ chất liệu tốt ( nhôm, sắt…) thuận tiện cho người sử dụng, tránh gây hỏng mục, vỡ…… 3.2.3 Tổ chức chương trình ngoại khóa cho nhân viên Chu Thị Huyền 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đi thăm quan, du lịch dịp lễ, tết … Tăng tính đồng đội, người có nhiều thời gian trò chuyện với hơn, tạo nhiều kỉ niệm ấn tượng tốt Đây nghệ thuật đãi ngộ nhân viên mà nhiều nơi phát huy 3.2.4 Tổ chức chương trình văn nghệ, đan xem phần thi ứng xử tình giao tiếp Có thể sử dụng số cầu đố vui , ứng xử tình đòi hỏi khéo léo chương trình tổ chức công ty 3.2.5 Thường xuyên quan tâm đến nhân viên giải khúc mắc cần thiết Để tránh tình trạng nguồn nhân lực tốt, có lực công việc mà viết đơn xin nghỉ việc chuyển công tác lý cá nhân,hoặc xích míc công việc, cảm thấy không thoải mái với đồng nghiệp nhà lãnh đạo, nhà quản lý cần tinh tế việc quản lý nhận viên Tìm khúc mắc giải nhanh chóng, tránh tình trạng xin nghỉ việc gây thiếu nhân lực vị trí chủ chốt công ty 3.2.6 Nên đeo thẻ đến công ty làm việc Để thuận tiện cho khách vào Công ty nhân viên vào làm việc… Các nhân viên công ty nên đeo thẻ để người dễ dàng nhận biết chức vụ tên tuổi hơn, tránh nhầm lẫn tốn thời gian Dưới số mẫu thẻ tham khảo: 3.2.7 Cần thay đổi số mẫu trang phục công sở giành cho nhân viên Chu Thị Huyền 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang phục công sở dành cho nhân viên nữ Trang phục dành cho nhân viên nam Để tăng tính tập thể cho toàn nhân viên công ty, nên sử dụng trang phục công sở đỡn giản dễ kết hợp để phù hợp với đối tượng cần in logo công ty 3.2.8 Sử dụng dép đeo văn phòng đồng kiểu dáng Một số mẫu dép cói đeo nhà: Chu Thị Huyền 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiều quan điểm cho không nên đeo dép môi trường công sở, nhiên thân thay đổi coi nét văn hóa Doanh nghiệp Vì làm việc cần di chuyển cách nhanh chóng, thuận tiện Nếu với đôi giày cao gót hẳn bạn bê thùng tài liệu hồ sơ trình kí? Hoặc ta tạo tiếng ồn không hay gây ảnh hưởng đến đồng nghiệp khác làm việc Thay khó khăn biến trở thành người mẫu sàn catwalk sử dụng mẫu dép tiện lợi linh hoạt môi trường văn hóa doanh nghiệp LỜI KẾT Thực tế chứng minh coi nhẹ nhân tố người phát triển quan, công sở Nói đến người nói đến văn hóa, toàn giá trị văn hóa làm nên phẩm chất, lực tinh thần Chu Thị Huyền 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người Chính vậy, cần xây dựng môi trường văn hóa công sở thật vững mạnh để không coi công việc công cụ hỗ trợ trì sống mà niềm vui , hạnh phúc, đam mê tự hào thân người Kết thúc báo cáo,em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy cô khoa Quản Trị Văn Phòng tận tình hướng dẫn suốt trình viết Báo cáo tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn quý Công ty tiếp nhận cho em hội để em có hội học hỏi trải nghiệm qua 03 tháng thực tập vừa qua Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô/Chú, Anh/Chị phụ trách , anh chị Công ty tận tình bảo quan tâm đến em suốt trình thực tâp Cuối em kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc Cô, Chú, Anh, Chị Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Chu Thị Huyền 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D