Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển theo phương tức FCL

Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóaTrả tờ khai Thủ thục Hải quan giám sát Thủ tục nâng hạ container Giao hàng cho Khách hàng Quyết toán và lưu hồ sơ Nhận yêu cầu từ Khách hàng Nhận và kiểm tra

1.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển theo phương tức FCL/FCL tại công ty Logistics Chim bồ câu

Hiện tại, với việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa, công ty đóng các vai trò khác nhau như nhà nhập khẩu, xuất khẩu được ủy thác hoàn toàn hay một phần, giao nhận hàng lẻ hay hàng nguyên công, bằng đường biển hay đường hàng không Tuy nhiên trong bài báo cáo này chỉ giới hạn vấn đề “giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL bằng đường biển”

1.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL bằng đường biển

Hình 1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL

Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóa

Trả tờ khai

Thủ thục Hải quan giám sát Thủ tục nâng hạ container Giao hàng cho Khách hàng

Quyết toán và lưu hồ sơ

Nhận yêu cầu từ Khách hàng

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Lấy lệnh giao hàng

Thông quan hàng nhập khẩu

Đi cược cont rỗng Khách hàng liên hệ công ty ký hợp đồng

Trả container cho hãng tàu

1.1.2 Phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban

công việc hoàn thành

Tìm kiếm khách hàng : trong và ngoài đại bàn Đà Nẵng

có nhu cầu thuê dịch vụ Logisitcs của công ty

Nhân viên Sales thuộc phòng Kinh doanh

Cung cấp bản báo giá công ty Nhân viên kế toán

Thương thảo, đàm phán để khách hàng chấp nhận bản

báo giá

Nhân viên Sales thuộc phòng Kinh doanh/Phó giám đốc

ty Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ : xem xét, kiểm tra tính

chính xác của bộ chứng từ do khách hàng gửi qua

Nhân viên chứng từ thuộc Phòng giao nhận

Khai Hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 Nhân viên khai báo Hải quan

thuộc phòng Giao nhận Lấy lệnh giao hàng từ Hãng tàu hoặc công ty đại lý Nhân viên XNK hiện trường

Đi cược container rỗng từ hãng tàu Nhân viên XNK hiện trường Thông quan hàng hóa nhập khẩu ngoài cảng (làm các

thủ tục thông quan và nhận hàng từ cảng Nhân viên XNK hiện trường

Làm thủ tục hải quan giám sát và thủ tục nâng hạ

container

Nhân viên XNK hiện trường Giao hàng cho khách hàng Nhân viên vận tải quốc tế Trả container rỗng cho hãng tàu, lấy lại tiền cược Nhân viên XNK hiện trường Quyết toán và lưu hồ sơ của khác hàng Nhân viên kế toán

1.1.3 Diễn giải quy trình

1.1.3.1 Công ty liên hệ với khách hàng để kí kết hợp đồng

Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng rất quan trọng- vì nó ảnh hưởng lớn đến kết quả doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty Nhân viên sales sẽ tìm kiếm những khách hàng doanh thương mại sản xuất, nhà đầu tư, các công ty, tập đoàn đa quốc gia hoạt động trên địa bàn Đà Nẵng, rộng hơn nữa : Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên-Huế, Quảng nam, Quảng Ngãi… có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất, thương mại, trao đổi hàng hóa Tiêu chí đặt ra « nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn tài chính ổ định, vững mạnh, kinh doanh uy tín trên thị trường »

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng Sau đó tiến hành xem xét và báo giá cho khách hàng sau khi khách hàng gửi yêu cầu báo giá, hai bên thỏa thuận, nếu đồng ý và ký kết hợp đồng giao nhận vận chuyển 1.1.3.2 Nhận thông tin chi tiết về lô hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi Bộ chứng từ sang cho Người Nhập khẩu Nhà nhập khẩu sẽ cung cấp cho phòng giao nhận của công ty giao nhận một bộ hồ sơ

Trong hợp đồng này, Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu hoạt động với danh nghĩa là một nhà nhận hàng dưới sự ủy thác của nhà nhập khẩu, thỏa thuận nhập khẩu một lô hàng từ đối tác bên Trung Quốc Trong đó, SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED là công ty thuê dịch vụ, bên công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu đảm nhận vai trò thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ

Bộ Chứng từ gồm các chi tiết sau :

Hợp đồng thương mại

• Người nhập khẩu: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY

LIMITED

• Người xuất khẩu: công ty CLIMAVENETA Chat union Refrigeration

Equipment, No 50 Bayjun Road, Kinghun Industial Zone, Shanghai, China

• Hợp đồng nhập khẩu số: 07/16 được ký ngày 26/2/2016

• Hợp đồng thương mại có nội dung như sau:

• Tên hàng:

Air cool heat pump, Heating capcity 240 MOW * 3* 3 phụ kiện

Air cool heat pump, Heating capcity 447 MOW * 3* 3 phụ kiện

Air cool heat pump, Heating capcity 560 MOW* 3* 3 phụ kiện

Air cool heat pump, Heating capcity 740 MOW* 3* 3 phụ kiện

• Số lượng: 12 pallet

• Tổng trọng lựơng: 12.150 kgs

• Trị giá hợp đồng: 56.214 USD

• Thanh toán bằng phương pháp Tín dụng thư LC, thông qua ngân hàng

Sacombank chi nhánh 132A, Bạch Đằng, Đà Nẵng

• Cảng xếp hàng: Shanghai, Trung Quốc

• Cảng dỡ hàng: Tiên Sa, Đà Nẵng

• Thời gian giao hàng: tháng 26/3/2016

• Chuyển tải: được phép

• Giao hàng từng phần: không được phép

Hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing list)

• Người gửi hàng: CLIMAVENETA Chat union Refrigeration Equipment

Company, No 50 Bayjun Road, Kinghun Industial Zone, Shanghai, China

• Người nhận hàng: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED, Đà nẵng, Việt Nam

• Bên thông báo: người nhận hàng (SAME AS CONSIGNEE)

• SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED, Đà Nẵng, Việt Nam

• Email: minhtuan.123@gmail.com Repre: MR Tuan

• Số hóa đơn:

• Ngày phát hành hóa đơn:

• Số hợp đồng:

Phiếu đóng gói (Packing list)

Chi tiết phiếu đóng gói như đính kèm trong phụ lục chứng từ

Invoice và Packing list là những chứng từ quan trọng và cần thiết để nhận được hàng Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật kỹ, thật chính xác chứng từ này Nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm bảo tính chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc làm hàng

Giấy thông báo hàng đến:

• Gởi đến: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY

LIMITED, Đà nẵng, Việt Nam

• Địa chỉ: OLALANI BUIDING, Lô A5, Đường Trần hưng Đạo, Đà Nẵng, Việt Nam

• Tên tàu: WANHAI HAKATA – số chuyến V.034N

• Cập cảng ngày: 22/03/2016 Cảng đến: Tiên Xa

• Vận tải đơn số: SHH1604SDA602

• Số seal: WHH396182

• Số kiện: 12

• Tên hàng hóa:

o Air cool heat pump, Heating capcity 240 MOW * 3* 3 phụ kiện

o Air cool heat pump, Heating capcity 447 MOW * 3* 3 phụ kiện

o Air cool heat pump, Heating capcity 560 MOW* 3* 3 phụ kiện

o Air cool heat pump, Heating capcity 740 MOW* 3* 3 phụ kiện

o Trọng lượng: 12.156 kgs

Giấy giới thiệu

Được đóng dấu và có chữ ký của giám đốc công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của công ty thay mặt công ty SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED khi làm việc với Hãng tàu cũng như Hải quan

1.1.3.3 Kiểm tra bộ chứng từ

Công việc của bộ phận chứng từ là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ do công ty Sunland gửi qua Công việc kiểm tra được tiến hành nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal,Số Bill, chi tiết hàng hóa

Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với Sunland báo lại người gửi hàng phía Trung Quốc chỉnh sửa để kịp thời bổ sung và thông báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh

• Các chứng từ cần thiêt (Xem phần phụ lục)

1.1.3.4 Lấy lệnh giao hàng( lệnh D/O)

Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận được Arival note giấy báo hàng đến của hãng tàu gửi về người nhận hàng Người nhận hàng sẽ gởi thông báo này cho phòng giao nhận của công ty

Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of lading) hoặc vận đơn surrender, giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòng đại lí giao nhận phía XK hoặc hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên Giấy thông báo hàng đến để lấy D/O

Sau khi đến văn phòng đại diện của đại lí, trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên, nhân viên này sẽ tiếp nhận

và sẽ đưa ra mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu

mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau Ví dụ phí chứng từ, phí D/O v.v…Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận 3 D/O và các hóa đơn Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam)

Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận

sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh

Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận hàng

đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau:

• Tên tàu

• Số vận đơn

• Tên và địa chỉ người nhận hàng

• Người gởi hàng

• Tên hàng

• Loại hàng: (là hàng lẻ hay là hàng nguyên công)

Vì đây là hàng nguyên container nên người giao nhận sẽ xem số lượng container, loại container (20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng của mỗi container, số kiện của mỗi container

• Cảng bốc

• Cảng dỡ

Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng

1.1.3.5 Đi cược Container

Sau khi lấy lệnh giao hàng Delivery Order của hãng tàu từ đại lí về qua hãng tàu cược cont rỗng Nhân viên giao nhận xuât trình lệnh của hãng tàu, điền vào Giấy cam kết mượn container về kho rút hàng Sau khi nộp phí cược container cho hãng tàu, nhận lại giấy mượn container có xác nhận của hãng tàu

1.1.3.6 Thông quan hàng nhập

1.1.3.6.1 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai

Nhân viên giao nhận cần điền vào tờ khai hải quan

Hồ sơ hải quan gồm

1.1.1.1.1 Tờ khai hải quan hàng nhập: 1 bản lưu Hải quan, 1 bản lưu người khai Hải quan

Là bản in ra của tờ khai hải quan điện tử đã được Chi cục hải quan tiếp nhận, trên tờ khai đã có số tiếp nhận và số tờ khai

Tờ khai có 1 mặt gồm 36 tiêu thức (Xem phần phụ lục)

1.1.1.1.2 Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu

Là tờ khai trị giá ghi trên hóa đơn của từng mặt hàng nhập khẩu Mỗi tờ khai có

2 mặt, mỗi mặt được khai tối đa 4 mặt hàng

1.1.1.1.3 Hợp đồng ngoại thương:

1 bản chính+ 1 bản sao

Trên hợp đồng thể hiện người nhập khẩu; người xuất khẩu; số hợp đồng; ngày, tháng, năm ký hợp đồng; mô tả hàng hóa; số lượng hàng hóa; giá cả; phương thức thanh toán; đồng tiền thanh toán… và các điều kiện ràng buộc khác

• Hóa đơn thương mại: 1 bản chính+ 1 bản sao

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là cơ sở xác định giá trị hàng hóa

và dựa vào nó để tính thuế theo quy định

• Phiếu đóng gói: 1 bản chính+ 1 bản sao

Là bản liệt kê chi tiết hàng hóa ( giống như trên hóa đơn thương mại)

• Vận đơn: 1 bản sao

Trên vận đơn bao gồm các nội dung như: Số vận đơn; Ngày cấp; Người gửi hàng; Người nhận hàng; Tên tàu; Cảng bốc; Cảng dỡ; Trọng lượng tịnh; Thể tích; Số bảng B/L chính; Mô tả hàng hóa; Cước phí…

1.1.1.1.4 Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu rất quan trọng, hầu hết trong tất cả các bộ hồ sơ khai hải quan đều

có giấy giới thiệu Trên giấy giới thiệu có đóng dấu và ký tên của Giám đốc, tên

và chức vụ của nhân viên khai hải quan…Nhìn chung, giấy giới thiệu chứng minh được quyền đứng ra thực hiện công tác giao nhận của nhân viên công ty Chim bồ câu

• Giấy chứng nhận xuất sứ CO (Bản gốc), (chỉ cho những mặt hàng được tính thuế

ưu đãi)

• Giấy chứng nhận đăng kí kiểm tra của Cơ quan liên ngành (nếu có)

• Giấy phép nghành nghề kinh doanh

• Nếu một mặt hàng có 9 mặt hàng trở lên, thêm Phụ lục tờ khai hàng nhập

2.2.4.2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử

Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUS5” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải

tiến này mà quy trình làm thủ tục hải quan nhanh hơn với việc khai thủ công trước đây

vì nhân viên hải quan không pgair nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ

 Phân luồng hàng hóa có 3 luồng

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu

• Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận

tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ

sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu

• Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ

tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau khi kiểm tra nếu hàng hoá đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu

Những tiêu chí cần thiết của tờ khai nhập khẩu trong hợp đồng (Xem phụ lục)

2.2.4.3 Làm thủ tục Hải quan tại Cảng

Chia thành 2 trường hợp

 Trường hợp 1 : Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm ( luồng xanh)

Bước 1 : Mở tờ khai Hải quan

• Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng

• Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm « báo cáo vi phạm pháp luật », xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp

• Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra

• Các chứng từ phải nộp:

o Báo cáo vi phạm pháp luật

o Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan

o Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)

o Hóa đơn thương mại (1 bản chính )

o Vận đơn đường biển (sao y) « có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C »

o Lệnh giao hàng (1bản chính)

o Packing list (1bản chính)

o Giấy giới thiệu của công ty

o Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)

o Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)

Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp Sau đó, sao y « Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước » nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra

Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế

Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế

• Bước 2 : Tính giá thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không

Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận

• Bước 3: Trả tờ khai Hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan

Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai