Báo cáo thực tập quản lý thư viện tại HỌC VIỆN kỹ THUẬT QUÂN sự

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN 1:GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 3 1.1Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự 3 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 4 1.2Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự 4 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.2.2Chức năng, nhiệm vụ 5 1.2.3Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS 5 1.3 Nguồn lực thông tin 6 1.3.1 Vốn tài liệu 6 1.3.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của thư viện 10 1.3.3 Đội ngũ cán bộ 10 1.4 Đối tượng người dùng tin của Thư viện Học viện 10 1.5 Hoạt động và tổ chức của Thư viện Học viện KTQS 12 1.5.1 Công tác bổ sung tài liệu 12 1.5.1.1 Chính sách bổ sung 13 1.5.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 14 1.5.1.3 Nguồn bổ sung 15 1.5.1.4 Kinh phí bổ sung 19 1.5.1.5 Phối hợp trao đổi chia sẻ nguồn tin 20 1.5.2 Công tác thanh lý tài liệu 23 1.5.3 Về công tác xử lí nghiệp vụ 23 1.5.3.1 Biên mục tài liệu 23 1.5.3.2 Phân loại tài liệu 24 1.5.4 Công tác phục vụ bạn đọc tại Học viện KTQS 25 1.5.4.1 Phục vụ đọc tại chỗ 26 1.5.4.2 Phục vụ mượn về nhà 28 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠITHƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 30 2.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan 30 2.2 Phòng nghiệp vụ 31 2.2.1 Dán nhãn 31 2.2.2 Dãn mã vạch 32 2.2.3 Biên mục tài liệu 34 2.2.4 Phân loại tài liệu 35 2.2.5 Tóm tắt tài liệu 36 2.2.6 Định từ khóa 36 2.3 Phòng mượn, trả giáo trình tài liệu và làm thẻ 36 2.4 Phòng đọc báo tạp chí, luận văn, luận án 38 2.5 Kết quả thu được cho bản thân trong quá trình thực tập 38 2.5.1 Kết quả thu được 38 2.5.2 Hạn chế 39 PHẦN 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Nhận xét, đánh giá 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị 41 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin 41 3.2.2 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin 41 3.2.3 Đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu 42 3.2.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin thư viện 42 3.2.5 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin. 43 3.2.6 Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin 44 3.2.7. Đào tạo người dùng tin 44 3.2.8 Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước. 45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 3

1.1Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 4

1.2 Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự 4

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.2.2Chức năng, nhiệm vụ 5

1.2.3Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS 5

1.3 Nguồn lực thông tin 6

1.3.1 Vốn tài liệu 6

1.3.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của thư viện 10

1.3.3 Đội ngũ cán bộ 10

1.4 Đối tượng người dùng tin của Thư viện Học viện 10

1.5 Hoạt động và tổ chức của Thư viện Học viện KTQS 12

1.5.1 Công tác bổ sung tài liệu 12

1.5.1.1 Chính sách bổ sung 13

1.5.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 14

1.5.1.3 Nguồn bổ sung 15

1.5.1.4 Kinh phí bổ sung 19

1.5.1.5 Phối hợp trao đổi - chia sẻ nguồn tin 20

1.5.2 Công tác thanh lý tài liệu 23

1.5.3 Về công tác xử lí nghiệp vụ 23

1.5.3.1 Biên mục tài liệu 23

1.5.3.2 Phân loại tài liệu 24

1.5.4 Công tác phục vụ bạn đọc tại Học viện KTQS 25

1.5.4.1 Phục vụ đọc tại chỗ 26

1.5.4.2 Phục vụ mượn về nhà 28

PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN

KỸ THUẬT QUÂN SỰ 30

2.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan 30

2.2 Phòng nghiệp vụ 31

2.2.1 Dán nhãn 31

2.2.2 Dãn mã vạch 32

2.2.3 Biên mục tài liệu 34

2.2.4 Phân loại tài liệu 35

2.2.5 Tóm tắt tài liệu 36

2.2.6 Định từ khóa 36

2.3 Phòng mượn, trả giáo trình tài liệu và làm thẻ 36

2.4 Phòng đọc báo tạp chí, luận văn, luận án 38

2.5 Kết quả thu được cho bản thân trong quá trình thực tập 38

2.5.1 Kết quả thu được 38

2.5.2 Hạn chế 39

PHẦN 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

3.1 Nhận xét, đánh giá 40

3.2 Đề xuất, kiến nghị 41

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin 41

3.2.2 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin 41

3.2.3 Đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu 42

3.2.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện 42

3.2.5 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin 43

3.2.6 Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin 44

3.2.7 Đào tạo người dùng tin 44

3.2.8 Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin với các cơ quan thông tin -thư viện trong và ngoài nước 45

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT KTQS: Kỹ thuật quân sự

KHKT:Khoa học kỹ thuật GT:Giáo trình

ĐA:Đồ án NCT:Nhu cầu tin NDT:Người dùng tin LA:Luận án

LV:Luận văn CSDL:Cơ sở dữ liệu NCKH:Nghiên cứu khoa học TTKHQS/BQP:Thông tin khoa học quân sự/ Bộ Quốc Phòng

LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông, thông tinngày càng đa dạng và phong phú Thông tin đóng một vai trò quan trọng trong

sự nghiệp phát triển của xã hội loài người Cùng với xu thế hội nhập toàn cầutrên tất cả các lĩnh vực, Việt Nam cũng vươn mình sẵn sàng hội nhập trong đó

có lĩnh vực giáo dục và đào tạo.Vì thế trong những năm gần đây Đảng và Nhànước luôn quan tâm đầu tư đến việc đổi mới hệ thống giáo dục đại học nhằmnâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học mà trong đó giáo dục và đào tạo cùngvới khoa học công nghệ là quốc sách hàng đầu

Khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông đang phát triểnmột cách mạnh mẽ làm thay đổi rõ nét các phương thức hoạt động của cơ quanThông tin – Thư viện (TT-TV) Các cơ quan TT-TV không chỉ đơn thuần là nơilưu trữ sách mà còn là nơi cung cấp và phổ biến tri thức thông tin

Trong những năm gần đây, nhận thức được tầm quan trọng cũng như việchòa mình vào sự phát triển của xã hội và các trung tâm thông tin – thư viện củacác trường đại học nói chung, Thư viện Học viện KTQS nói riêng đã có sự pháttriển nhanh chóng và đạt được nhiều thành tựu trong việc đáp ứng nhu cầunghiên cứu giảng dạy của cán bộ giảng viên, sinh viên trong trường

Việc “gắn lý luận với thực tiễn” là mục tiêu đào tạo của khoa Văn hoáthông tin và xã hội của trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chính vì vậy, việc đưasinh viên đi thực tập hành nghề tại các cơ quan thông tin thư viện là một việclàm thường niên của khoa Được khoa phân công về thực tập tại Thư viện Họcviện Kỹ thuật quân sự Trong thời gian thực tập tại đây em có cơ hội học hỏi vàvận dụng các kiến thức đã học và trực tiếp tham gia vào công việc chuyên môn ,giúp em có cái nhìn tổng quát hơn về ngành mình theo đuổi cũng như ý thức hơn

về nghề nghiệp của mình trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên tạiThư viện Học viện Kỹ thuật quân sự đã tạo điều kiện cho em trong thời gianthực tập tại trung tâm Em xin cảm ơn các thầy cô trong khoa trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã chỉ bảo chúng em trong quá trình học tại trường

Sau thời gian thực tập tại Thư viện Học viện Kỹ thuật quân sự với nhữngkết quả thu nhận được từ thực tế em đã tổng hợp một cách đầy đủ trong bản báocáo thực tập với các phần như sau:

Phần 1: Giới thiệu chung về thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự

1.1 Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự

1.2 Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật quân sự

1.3 Nguồn lực thông tin

1.4 Đối tượng người dùng tin

1.5 Tổ chức và hoạt động

Phần 2: Nội dung và kết quả kiến tập

2.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan

2.2 Phòng nghiệp vụ

2.3 Phòng mượn, trả giáo trình tài liệu và làm thẻ

2.4 Phòng đọc báo tạp chí, luận văn, luận án

2.5 Kết quả thu được

Phần 3: Nhận xét, đánh giá, đề xuất kiến nghị

3.1 Nhận xét, đánh giá

3.2 Đề xuất, kiến nghị

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

1.1 Vài nét về Học viện Kỹ thuật quân sự

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện

Học viện Kỹ thuật Quân sự được thành lập ngày 28/10/1996 theo Quyếtđịnh 146/CP của Hội đồng Chính phủ, với tên gọi ban đầu là “Phân hiệu II Đạihọc Bách Khoa” Ngày 28/10/1996 khai giảng khóa học đầu tiên và đó chính làngày truyền thống của Học viện Kỹ thuật Quân sự Ngày 16/06/1986 Thủ tướngChính phủ quyết định đổi tên “Phân hiệu II Đại học Bách Khoa” thành Đại học

Kỹ thuật Quân sự đóng quân tại Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới, ngày 15/12/1981 BộQuốc phòng quyết định thành lập Học viện Kỹ thuật Quân sự trên cơ sở Đại học

Kỹ thuật quân sự

Năm 1992 theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, một trụ sở chínhcủa Học viện KTQS đã chuyển về Nghĩa Đô - Từ Liêm - Hà Nội, nay có địa chỉ

số 100 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Ngày 31/1/2008 Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân ký công văn bổ sungHọc viện Kỹ thuật Quân sự vào danh sách các trường Đại học trọng điểm quốcgia Việt Nam sung Học viện Kỹ thuật Quân sự là một viện đại học kỹthuật tổng hợp, đa ngành, đa lĩnh vực trực thuộc Bộ Quốc phòng Việt Nam,

là đại học nghiên cứu và đào tạo kỹ sư quân sự, kỹ sư dân sự, chỉ huy tham mưu

kỹ thuật, quản lý khoa học và công nghệ, quản lý kinh tế-kỹ thuật các trình độĐại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ trong các ngànhkhoa học kỹ thuật, công nghệ quân

sự, công nghiệp quốc phòng và công nghệ cao phục vụ sự nghiệp hiện đại hoáquân đội và các ngành kinh tế quốc dân

Kế thừa phát huy truyền thống quân đội nhân dân Việt Nam, tuyền thốngngành Giáo dục đào tạo cả nước, Học viện KTQS đã nhanh chóng đạt nhiềuthành tích đào tạo nghiên cứu khoa học và xây dựng tiềm lực, đóng vao trò làmột trung tâm giáo dục đào tạo khoa học và công nghệ của quân đội và nhà

nước Trong quá trình đào tạo khoa học và công nghệ của quân đội và nhà nước.Trong quá trình Học viện KTQS đã không ngừng phấn đấu vươn lên làm trònchức năng của một trung tâm Giáo dục đào tạo khoa học và công nghệ của quânđội Đồng thời là nơi duy nhất đào tạo đội ngũ kỹ sư quân đội, cán bộ chỉ huytham mưu cho toàn quân.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

-Đảm bảo thông tin khoa học và công nghệ, kỹ thuật quân sự cho nghiêncứu Khoa học và đào tạo

- Thư ký biên tập, xuất bản tạp chí “Khoa học Kỹ thuật” Học viện KTQS

- Biên tập xuất bản các thông tin chuyên đề

-Tham gia biên soạn từ điển Bách khoa quân sự Việt Nam

1.2 Tìm hiểu về Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự

Trước năm 1976 Thư viện thuộc phòng huấn luyện

Từ năm 1978 đến tháng 4/1966 Thư viện trực thuộc phòng Khoa họcCông nghệ và Môi trường

Từ 5/1966 đến tháng 10 năm 1998 Thư viện trực thuộc Ban Giám đốc

Từ tháng 11 năm 1998 Thư viện trực thuộc phòng Thông tin – thư viện,đến nay Thư viện trực thuộc phòng Thông tin Khoa học Công nghệ và Môitrường

Khi mới ra đời Thư viện chỉ là một tủ sách nhỏ nhưng được sự quan tâmcủa Ban lãnh đạo Học viện, Thư viện ngày càng lớn mạnh với diện tích 2000m2

với trên 9000 bạn đọc, trang thiết bị tương đối hiện đại, vốn tài liệu ngày càngđược bổ sung đầy đủ hơn về mặt số lượng lẫn chất lượng có thể đáp ứng tốt nhucầu tin của toàn Học viên

Từ năm 1993 Thư viện bắt đầu xây dựng CSDL trên phần mềm CDS/ISIS

và FOXPRO Năm 1993 Thư viện chuyển sang phần mềm LIBOL của công tyTinh Vân Đây là sự chuyển đổi, một giải pháp giáp mang tính chiến lược, ứngdụng hơn nữa CNTT và hoạt động Thông tin – thư viện, đặc biệt nhằm quản trị tốtvốn tài liệu bạn đọc

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

Ban Thông tin KHQS hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chỉ huyPhòng Thông tin KHQS và hướng dẫn củacơ quan nghiệp vụ cấp trên; nghiêncứu, tham mưu, đề xuất với Chỉ huy Phòng về mọi mặt hoạt động thông tinKHQS; Trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện công tác thông tin KHQS trong Họcviện

- Nghiên cứu, xác định nhu cầu của các đối tượng dùng tin trong Học viện đểthu thập, xử lý, lưu giữ và phổ biến thông tin dưới các hình thức thông tin thíchhợp, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ huy, quản lý, đào tạo và NCKH của Học viện;tham gia phổ biến các thành tựu, tri thức KHQS trong và ngoài nước theochuyên ngành, góp phần nâng cao kiến thức cho cán bộ, giáo viên trong Họcviện

- Tổ chức biên soạn, xuất bản các ấn phẩm Thông tin KHQS theo quyđịnh hiện hành của Nhà nước và Bộ Quốc phòng

- Cung cấp Thông tin KHQS chuyên ngành cho cơ quan Thông tin KHQScấp trên theo qui định và xây dựng tiềm lực Thông tin KH trong Học viện

- Tổ chức, quản lý hợp tác, trao đổi Thông tin KHQS trong và ngoài quânđội theo phạm vi chức trách được giao

- Thường xuyên sơ, tổng kết định kỳ kết quả thực hiện nhiệm vụ Thôngtin KHQS báo cáo chỉ huy Phòng, Học viện và Trung tâm TTKHQS/BQP

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS

Trong bối cảnh hiện nay vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các cơ quanthông tin – thư viện có vai trò rất quan trọng và cần thiết Thư viện có hoạt độnghiệu quả hay không thì cần phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện KTQS bao gồm:

Chỉ huy ban 01 người

Tổ nghiệp vụ 05 người

Tổ phòng đọc: 12 người

Tổ phòng mượn: 06 người

Tổ bổ sung: 02 người

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban Thư viện Học viện KTQS

1.3 Nguồn lực thông tin

1.3.1 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong bốn bộ phận cấu thành thư viện (vốn tài liệu, cơ

sở vật chất, đội ngũ cán bộ và độc giả) Giữa các bộ phận có mối liên hệ và tác

động lẫn nhau, nhưng vốn tài liệu có vị trí quan trọng đặc biệt Vốn tài liệu là

yếu tố các thư viện tồn tại, phát triển và duy trì các hoạt động của mình Vốn tài

BAN GIÁM ĐỐCHVKTQS

PHÒNG THÔNG TIN KHOAHỌC CÔNG NGHỆ

BAN THƯ VIỆN

BAN QUẢNTRỊ MẠNG

TỔ

NGHIỆP VỤ

PHÒNGĐỌC

PHÒNGMƯỢN

liệu có phong phú, đa dạng về nội dung cũng như hình thức phù hợp với chứcnăng nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan thư viện thì mới có thể phục vụ tốt cho bạnđọc và thu hút ngày càng nhiều bạn đọc đến thư viện.

Hiện nay, Thư viện Học viện KTQS đang sở hữu một nguồn tin tương đốiphong phú đã được xử lý và đưa ra phục vụ NDT Trong bối cảnh “xã hội thôngtin” hiện nay, nguồn tin của Trung tâm ngày càng gia tăng về số lượng và chấtlượng chủ yếu tập trung vào các khoa: Cơ khí, bưu chính viễn thông, vũ khícông nghệ cao, vô tuyến điện tử, hàng không vũ trụ… Các loại hình tài liệu baogồm: sách, báo, tạp chí, luận văn, đồ án tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học…thểhiện dưới nhiều hình thức: văn bản, đĩa CD…

* Nguồn tin truyền thống

Tài liệu truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo trong kho sách Nguồn tintruyền thống thể hiện trên giấy bao gồm tài liệu công bố và tài liệu không côngbố

+ Tài liệu công bố: là tài liệu được xuất bản do các nhà xuất bản phát

hành chính thức, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằmphổ biến rộng rãi đến mọi đối tượng NDT

Tài liệu công bố chủ yếu là giáo trình, tài liệu tham khảo, sách, báo, tạpchí tiếng Việt, tiếng nước ngoài và chuyên ngành đào tạo của trường

Hiện nay vốn tài liệu của Thư viện có khoảng 61.713 đầu tên sách, báo,tạp chí với 429.902 cuốn, trong đó sách giáo trình có 3.235 tên với 323.405cuốn; sách tra cứu có 44.890 tên với 88.518 cuốn, tài liệu ngoại văn có 61696tên tài liệu với 429876 cuốn với nhiều ngôn ngữ khác nhau như : tiếng Nga,Tiếng Tây Ban Nha, tiếng Nhật, tiếng Anh

Bảng 1 Thống kê tài liệu công bố

+ Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”: là tài liệu không

phát hành chính thức, phổ biến hạn chế phục vụ cho các đối tượng NDT phạm vihẹp Tài liệu không công bố của Thư viện gồm: đồ án, luận văn, luận án, sáchmật, các công trình nghiên cứu Số liệu thống kê được cụ thể như sau:

STT Loại hình tài liệu Đầu tài liệu Số lượng cuốn

Biểu đồ thống kê tỷ lệ số đầu ấn phẩm tài liệu theo ngôn ngữ

Nhìn vào biểu đồ, chúng ta có thể nhận thấy, tài liệu Ngoại văn của Thưviện Học viện KTQS có vai trò chủ đạo chiếm 45,28% số đầu ấn phẩm của tàiliệu chiếm một tỉ kệ không nhỏ trong kho sách của thư viện, giữ vai trò quantrọng với Học viện đáp ứng tối đa cho chuyên ngành đào tạo của nhà trường với

nhiều hệ, bậc khác nhau Điều này cho thấy việc sử dụng vốn ngoại ngữ của

NDT tại đây và ngân sách bổ sung tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đáp ứngkịp thời, nguồn tài liệu của thư viện được đa dạng và phong phú

* Nguồn tin hiện đại

Sự phát triển của khoa học hiện đại đã kéo theo sự ra đời và phát triển củamột loại tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử được lưu giữ trên CD- ROM, DVD -ROM, trên mạng cục bộ, mạng internet với sự phát triển của công nghệ kỹthuật hiện đại ra đời nguồn tin điện tử (e-book, e-journal, e-magazine), các cơ sở

dữ liệu điện tử đã và đang tạo ra nguồn tin phong phú Tài liệu điện tử của Thư viện hiện nay có 6.418 biểu ghi NDT không nhất thiết phải đến thư viện mới cóthể tìm được thông tin, mà ở bất cứ đâu cũng có thể nắm bắt được tin tức nhanh

chóng thông qua các tài liệu điện tử, ngày càng chiếm ưu thế trong đời sống xãhội Các cơ quan TT-TV có xu hướng xây dựng các ngân hàng dữ liệu, nhằmtăng thêm nguồn thông tin số hóa và từng bước trở thành thư viện số hiện đại.

Hiện nay, Thư viện đang sử dụng phần mềm Libol của công ty Tinh Vân,

là phần mềm hữu hiệu để quản lý tài liệu và các vấn đề liên quan đến hoạt độngthư viện Nguồn tin điện tử của Thư viện là đĩa CD, các học viên khi nộp luận

án luận văn…đều phải nộp bản word và dạng sách Đây chính là nguồn tin nộilực cơ bản để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của NDT tại trường

Đĩa CD: Trung tâm sưu tập khoảng 100 tài liệu được số hóa dưới dạng đĩa

CD, nội dung chủ yếu là luận án, luận văn, đồ án

Lợi ích của sách điện tử mang lại rất lớn:

+ Mua một lần có thể dùng được nhiều năm

+ Có thể phục vụ nhiều bạn đọc cùng một thời gian

+ Không hạn chế lượng truy cập và khai thác

+ Tiết kiệm kinh phí, diện tích kho, công sức của cán bộ thư viện

Thời gian tới, Thư viện sẽ tăng cường bổ sung sách điện tử nhằm làmphong phú nguồn tin và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thư viện Hiện nayThư viện đang phấn đấu trở thành thư viện điện tử trong tương lai, bổ sung

nguồn tài liệu điện tử là điều tất yếu và cần thiết

Biểu đồ thống kê cơ sở tài liệu số

1.3.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của thư viện

Được sự quan tâm của Ban giám đốc Học viện KTQS và các cơ quanchức năng, Thư viện đã được xây dựng một tòa nhà 4 tầng khang trang với tổngdiện tích là 2000m2 và đầy đủ trang thiết bị mới tương đối hiện đại: 300 giá sáchtrong đó có: 100 giá chuyên dụng, 150 bàn đọc, 300 ghế, 94 máy tính, 02 máy

in, 04 máy quét, 02 máy in mã vạch, 01 máy camera, 03 máy hút ẩm, 10 điềuhòa nhiệt độ Bên cạnh đó, Thư viện có một hệ thống camera đặt tại phòng đọc

mở, có 02 cổng từ đề quản tình trạng thất thoát tài liệu, 01 hệ thống mạngINTRANET toàn học viện và hệ thống mạng INTERNET toàn học viện

Nhìn chung cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của thư viện cũng đã đáp ứngđược nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của bạn đọc

1.3.3 Đội ngũ cán bộ

Khi mới thành lập, số lượng cán bộ là gần 30 người Hiện nay Thư việnHọc viện có số lượng là gần 25 người và được phân bố như sau:

Chỉ huy ban: 01 người

Tổ nghiệp vụ có: 05 người

Tổ phòng đọc có: 12 người

Tổ phòng mượn: 06 người

Tổ bổ sung: 02 người

Trình độ cán bộ: có 01 là Thạc sỹ; 20 người có trình độ Đại học, 04 người

có Cao đẳng Tuy nhiên trong đó chỉ có 11 người được đào tạo đúng chuyênngành thông tin –thư viện, như vậy khó khăn trong những công việc chuyênmôn Các cán bộ Thư viện 100% được đào tạo cơ bản và được dự các khóa bồidưỡng trong và ngoài Quân đội Trong số cán bộ có trên một nửa tổng số biết sửdụng thành thạo tiếng Anh, hoặc tiếng Nga, số còn lại đều có trình độ B tiếngAnh Họ đều năng động, nhiệt tình luôn học và tự học nhằm nâng cao trình độchuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính

1.4 Đối tượng người dùng tin của Thư viện Học viện

Việc nắm bắt đặc điểm nhu cầu của người dùng tin (NDT) có ý nghĩaquan trong trong hoạt động TT – TV, qua đó Thư viện có thể đáp ứng đầy đủ vàchính xác những nhu cầu tin đó Đây là nhiệm vụ hàng đầu của các Thư viện nói

chung và của Học viện KTQS nói riêng Hiện tại, Thư viện Học viện KTQS cógần 12.732 NDT thuộc các đối tượng phục vụ chính của Thư viện là cán bộ lãnhđạo quản lý, cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học, học viên quân sự và sinhviên thuộc các ngành đào tạo dân sự, cao đẳng Bên cạnh đó còn những ngườidùng tin ngoài nhà trường được sử dụng tài liệu tại chỗ nếu có giấy giới thiệucủa cơ quan chủ quản của cá nhân đó Để tiện phục vụ và đáp ứng tối đa nhu cầuNDT, thư viện luôn trú trọng để nghiên cứu, phân chia các đối tượng NDT thànhcác nhóm khác nhau để nắm bắt kịp thời nhu cầu tin (NCT) của NDT, NDT tạiHọc viện gồm 3 nhóm sau:

 Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý có 1210 người bao gồm: Ban Giám đốcHọc viện, cán bộ lãnh đạo Đảng, Trưởng ban, Trưởng Bộ môn Nhóm nàythường cần những thông tin để đưa ra quyết định chỉ đạo và điều hành côngviệc Chính vì vậy, nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng, cường độ laođộng cao cho nên họ cần những thông tin phải cô đọng, xúc tích

 Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học:

Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học là những người đóng vai trònòng cốt của Học viện, với số lượng 1.000 người Bao gồm: Đội ngữ giáo sư,Phó giáo sư, Tiến sỹ, Tiến sỹ khoa học và giảng viên Hình thức phục vụ làthông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thư mục chuyên đề về khoa học,chuyên ngành chung và kỹ thuật quân sự

 Nhóm học viên quân sự và sinh viên dân sự:

Hiện tại Học viên có 10.000 học viên đủ các loại hình khác nhau: Họcviện cao học và nghiên cứu sinh, học viên quân sự và sinh viên dân sự Đặcđiểm nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng, họ cần những thông tin cụthể chi tiết và đầy đủ thiết thực phục vụ đắc lực cho việc học tập và nghiên cứu.Hình thức phục vụ cho nhóm này chủ yếu là những thông tin về kiến thức cơbản, kỹ thuật quân sự dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo,nguồn tin điện tử cho từng môn học về chuyên ngành đào tạo

Thư viện Học viện KTQS có số lượng NDT đông đảo và ngày càng tăng.Hiện tại, thư viện đang phục vụ tại 2 cơ sở tại địa chỉ: 100-đường Hoàng Quốc

Việt – Cầu Giấy – Hà Nội và 125 phường Liên Bảo – thành phố Vĩnh Yên – tỉnhVĩnh Phúc.

1.5 Hoạt động và tổ chức của Thư viện Học viện KTQS

1.5.1 Công tác bổ sung tài liệu

Để công tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàngnăm Thư viện phối hợp với các Khoa chuyên môn, Phòng ban trong toàn Họcviện lựa chọn những tài liệu chuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo củaHọc viện, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên vàsinh viên trong toàn Học viện

- Mục đích :

+ Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Thư viện là khách quan

và phù hợp với chương trình đào tạo, mục tiêu giảng dạy của Học viện

+ Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tàiliệu cho Thư viện Học viện; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; và thốngnhất các quy trình, thủ tục trong việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự cân đối

và chính xác trong hoạt động bổ sung vốn tài liệu

Bổ sung tài liệu cho Thư viện phải dựa vào các chính sách nội dung sau đây:+ Các loại hình tài liệu cần bổ sung và tỷ lệ giữa các loại hình

+ Nội dung và chủ đề của tài liệu cần bổ sung

+ Tài liệu phải phù hợp với lợi ích người dùng

+ Ngôn ngữ của tài liệu

+ Mức độ phổ biến của tài liệu

+ Năm xuất bản của tài liệu

+ Các tiêu chuẩn cho việc thanh lọc tài liệu

Giáo trình Sách Luận án Sách mật Đồ án TL điện tử Tạp chí

lý và cán bộ bổ sung của thư viện

Chính sách phát triển nguồn tin tại Thư viện bao quát các vấn đề sau:

* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện

- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cho từng lĩnh vực, từng chủ đề cụ thể

- Nội dung, chủ đề tài liệu bám sát chương trình đào tạo của Học viện Vốn tài liệu theo từng chuyên ngành trật tự ưu tiên gồm các bước sau:+ Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động họctập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo

+ Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện chongười đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu tìm hiểu sâu về một lĩnh vực

+ Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từđiển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê…

+ Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức

- Ưu tiên lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyênngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng Người lựa chọn có thểdựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệuđính…

- Ưu tiên bổ sung tài liệu Ngoại văn đặc biệt là tiếng Nga và tiếng Anhnhằm phục vụ số đông bạn đọc

- Nguồn tin lựa chọn đảm bảo tính mới về khoa học, đặc biệt lĩnh vực kỹthuật, khoa học – công nghệ

* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Thư viện do đó vốn tài liệu củaThư viện đa dạng các lĩnh vực và loại hình cần:

- Xác định nhu cầu trước mắt và lâu dài của NDT tại Thư viện và đặt ra

ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ

- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng lựa chọn và thanh lọc tài liệu.Các ngành đào tạo chủ yếu là về điện, kỹ thuật và công nghệ nhằm đápứng tốt nhu cầu thông tin cho NDT

- Kinh phí bổ sung chia đều các ngành học

Trung tâm đã xây dựng chính sách bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tàiliệu liên quan đến khung chương trình đào tạo của các khoa và nhu cầu tin củaNDT Thực hiện chính sách ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ các chuyênngành đặc thù của trường: Điện- điện tử, cơ khí, vũ khí, (tên lửa, ra đa, súng,pháo, đạn, thuốc phóng-thuốc nổ, khí tài quang học, thông tin liên lạc, xe tăng-thiết giáp, tàu chiến, công trình ngầm, cầu cảng, sân bay, công trình biển đảo

…), công nghệ thông tin, chương trình thiết kế, chế tạo, cải tiến, hiện đại hoá,khai thác hiệu quả các vũ khí trang bị kỹ thuật

1.5.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung

Công tác bổ sung đòi hỏi được tiến hành một các khoa học và dựa trênnhững cơ sở nguồn tin và kinh phí mà Thư viện hiện có Đặc biệt là cần có hìnhthức bổ sung sao cho phù hợp và tiết kiệm về kinh phí Nhận thức được vấn đềtrên, Thư viện Học viện KTQS đã có những hình thức bổ sung như sau:

Trung tâm thực hiện hình thức bổ sung ban đầu, là cơ sở hoạt động và

phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất, xây dựng nguồn tin hạt nhân dựa vào cơ cấu,thành phần, số lượng và chất lượng của nguồn tin.

Thực hiện hình thức bổ sung hiện tại của Thư viện trong suốt quá trìnhhoạt động đã có được một khối lượng tài liệu đầy đủ và phong phú, kịp thời với

sự phát triển của xã hội, cung cấp cho NDT những tài liệu cần thiết về các lĩnhvực trong năm, một vài năm trước đang bày bán trên thị trường

Ngoài ra Thư viện Học viện KTQS thực hiện hình thức bổ sung hoàn bị,nhằm tiếp tục bổ sung nhưng nguồn tin còn thiếu, nguồn tin đã có nhưng bị mấthoặc hư hỏng do quá trình sử dụng Đồng thời tiến hành nghiên cứu, lựa chọnnhững tài liệu có giá trị và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hư hỏng

Nhìn chung công tác bổ sung tại Thư viện Học viện KTQS đang đạt hiệuquả đem lại bộ mặt mới trong hoạt động công tác thư viện, bổ sung những tàiliệu thiết thực, phấn đấu sử dụng hiệu quả, hợp lý nguồn ngân sách Học việncấp

1.5.1.3 Nguồn bổ sung

Là cơ quan thông tin chuyên ngành về khoa học kỹ thuật nên Thư việnxây dựng và phát triển nguồn sách, báo, tạp chí về: khoa học kỹ thuật điện –điện

tử, công nghệ thông tin, vũ khí, cơ khí, vô tuyến điện tử

Nguồn tin của Thư viện được bổ sung từ 2 nguồn chính: nguồn trả tiền vànguồn không phải trả tiền

Nguồn trả tiền: Hàng năm Thư viện được Học viện cấp một khoản kinh

phí mua sách, báo, tạp chí

+ Nguồn mua: Sách là loại tài liệu được đầu tư kinh phí nhiều nhất, chiếm

số lượng lớn trong Thư viện bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, sách tracứu, sách ngoại văn Việc đặt mua chủ yếu dựa vào nhu cầu tin của NDT, căn cứdanh mục giới thiệu của các Nhà xuất bản (Nxb) và cơ quan phát hành Đây lànhững nguồn mua tương đối ổn định và có chất lượng về nội dung và giá trịkhoa học

Hiện nay, Thư viện Học viện KTQS đang ứng dụng tính năng ưu việt củaphần mềm Libol vào công tác bổ sung, nhằm từng bước hiện đại hóa khâu hoạt

động này Phân hệ Bổ sung thực hiện chức năng đơn đặt bổ sung tài liệu thôngqua mạng, có thể lập đơn đặt hàng danh sách ấn phẩm, đồng thời theo dõi thờigian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ

Phân hệ Libol cung cấp việc quản lý bổ sung theo đơn đặt hàng, lên danhsách các ấn phẩm đặt mua (có kiểm soát), lựa chọn nhà phát hành dựa trênnhững thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, theo dõi thời gian giaohàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy đủ.Phân hệ cho phép quản lý bổ sung theo các kênh khác như trao đổi, tặng biếu.Hoạt động bổ sung được quản lí theo một chu trình xuyên suốt kể từ thời điểmlập đơn đặt hàng cho tới lúc ấn phẩm được biên mục sơ lược, gán mã xếp giá vàđưa vào khai thác, nhằm giảm bớt việc đi lại, giấy tờ thời gian công sức cho cán

bộ bổ sung của Trung tâm

Để công tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàngnăm Thư viện Học viện KTQS phối hợp với các Khoa chuyên môn, dựa vào nhucầu thực tế của người dùng tin trong toàn Học viện lựa chọn những tài liệuchuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo của Học viện, phục vụ cho côngtác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Họcviện.Công tác bổ sung tài liệu tại Học viện hiện tại tiến hành thủ công theo quytrình bổ sung như sau:

Khảo sát

nhu cầu tin

Lựa chọntài liệuCăn cứ danh mục giới thiệu

sách mới của nhà xuất bản

Tra trùngTập hợp tài liệu và cân đối ngân sách

Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua

Gửi Học viện xét duyệt

- Khảo sát nhu cầu tin: căn cứ vào nhu cầu của cán bộ, giảng viên, sinhviên thường được thực hiện thông qua hình thức phát phiếu bảng hỏi, phân tíchphiếu yêu cầu của họ khi đến đọc mượn

- Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của Nxb: Khi nắm được nhu cầutin, Trung tâm dựa vào danh mục tài liệu sách mới của Nxb để đặt mua tài liệu,chủ yếu là: Nxb Giáo dục, Nxb Giao thông vận tải, Nxb khoa học kỹ thuật, NxbĐại học Bách Khoa, Nxb Văn học…

- Lựa chọn tài liệu: Dựa trên danh mục tài liệu sách mới tiến hành kiểmtra, sang lọc những tài liệu phù hợp và thiết thực nhất với những yêu cầu củaHọc viện, của NDT Việc lựa chọn và đánh giá tài liệu chủ yếu thông qua tênsách đây chỉ là việc lựa chọn ban đầu mang tính định hướng nhằm chuẩn bị choviệc tra trùng

- Tra trùng: Sau khi lựa chọn tài liệu, Trung tâm tiến hành tra trùng xemxét nhu cầu tin nếu có nhu cầu tin tiếp tục bổ sung, ngược lại loại bỏ Nếu không

có trong danh sách tài liệu sẽ lựa chọn để mua

- Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách: Tài liệu sau khi tra sẽ tập hợpthành danh sách bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nxb…

- Gửi nhà trường xét duyệt: tài liệu đặt mua được tập hợp, trình nhàtrường xét duyệt

- Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua tài liệu: Sau khi nhà trườngduyệt, Trung tâm được cấp kinh phí và làm các thủ tục đặt mua tài liệu

Thư viện chọn mua những loại cần thiết nhằm phục vụ cho quá trìnhgiảng dạy, học tập nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhàtrường Theo số liệu thống kê trong báo cáo tổng kết của thư viện năm 2015,Thư viện Học viện KTQS đã bổ sung 3.040 đầu ấn phẩm với tổng số bản là16.094 cuốn, bao gồm sách tham khảo và giáo trình các ngành học.

Nguồn không phải trả tiền.

+ Nguồn lưu chiểu: Hàng năm Trung tâm tổ chức hoạt động hội thảo

khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường Hoạt động này thu hútđông đảo thành viên tham gia, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoahọc của nhà trường, nguồn tài liệu nội sinh bổ sung nguồn tin vào Thư viện

Với tài liệu xám của trường, Trung tâm đã thực hiện lưu giữ và bảo quảnnguồn tin hiệu quả Đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT

+ Trung tâm tự in sách: Chủ yếu là giáo trình, bài giảng chiếm một tỷ lệ

lớn trong nguồn bổ sung Tuy nhiên, những tài liệu này chủ yếu do giáo viêntrong trường biên soạn và gửi thư viện in thành sách Giáo trình và bài giảng rấthiếm khi mua ở ngoài, trừ những tài liệu không thể viết được: Giáo trình Triếthọc Mác-Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, giáo trình kinh tế chính trịMác-Lênin…

+ Nguồn biếu tặng: Thư viện được Bộ Quốc Phòng tặng một số tài liệu

bao gồm cả tiếng Việt và tiếng Nga Ngoài ra, Học viện có liên hệ mật thiết vớiViện Khoa học – Công nghệ Việt Nam, Trung tâm nhiệt đới Việt-Nga, Việnkhoa học – Công nghệ Quân sự, Các Viện thuộc Tổng cục CNQP (Viện Vũ khí,Viện Thuốc phóng - thuốc nổ), Tổng cục Kỹ thuật (Viện cơ giới quân sự …).Học viện có quan hệ hợp tác với Hiệp hội doanh nghiệp cơ khí, Tập đoàn than

và khoáng sản TKV, Tổng công ty 18 Lilama, Bộ Công an…do vậy hàng nămnguồn biếu tặng từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức tăng cao, bổ sung thêmnhiều tài liệu quý hiếm cho các ngành học tại Học viện, nguồn bổ sung tổng sốlượng là 63.270 đầu ấn phẩm

+ Nguồn kinh phí từ nhà trường

Học viện thuộc Bộ Quốc Phòng, kinh phí luôn mang tính chất quyết địnhtrong sự hình thành, tồn tại và phát triển của một Thư viện Trong suốt quá trìnhphát triển thì nguồn tin là yếu tố nuôi dưỡng, duy trì và phát triển thư viện Thưviện hiện đang trong quá trình kết hợp sử dụng mô hình truyền thống và hiệnđại, từng bước tiến hành tin học hóa trong các khâu hoạt động của mình Do đó,nguồn kinh phí đòi hỏi là rất lớn trong việc nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung cáctài liệu phi truyền thống, trang bị hệ thống máy tính điện tử và các thiết bị hiệnđại khác

Trung tâm chủ yếu phục vụ cho cán bộ, giảng viên và sinh viên, nguồnkinh phí hoạt động chủ yếu do Học viện cung cấp Hàng năm, hiệu trưởng nhàtrường xét duyệt kinh phí theo yêu cầu của lãnh đạo Thư viện Học viện KTQS

để bổ sung tài liệu và trang thiết bị phục vụ công tác đào tạo, tùy theo từng năm

và khung chương trình đào tạo mà kinh phí được cấp cũng khác nhau

Hiện nay Thư viện có xu hướng ít bổ sung tài liệu dạng sách do vậy kinhphí cho tài liệu truyền thống chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ, xu hướng tập trung bổ sungnguồn tin điện tử nên kinh phí chiếm tỉ lệ lớn

+ Nguồn kinh phí khác:

Quyết định số 688/QĐ, ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học vàtrung học chuyên nghiệp, quy định kinh phí cho bổ sung được cộng thêm cảkhoản “ Thư viện được phép thu phí các thẻ đọc mua sách do độc giả làm mấthoặc hư hỏng, tiền sao chụp tài liệu”

Hiện nay, Thư viện đã có quy định riêng trong việc bảo quản tài liệu theoQuyết định số 3228/QĐ-HV ngày 14/10/2010 Ban hành Quy định về việc quản

lý tài liệu và khai thác Thư viện trong Chương II: Quản lý và sử dụng tài liệuphòng mượn tại điều 9, điều 10 quy định như sau:

Điều 9: Khi làm mất tài liệu, làm bẩn hoặc hư hỏng nặng tài liệu, bạn đọcphải tìm mua và trả cho Thư viện tài liệu như nguyên bản đã mượn Nếu hoàntrả đúng tên tài liệu đã mượn, bạn đọc phải nộp phí xử lý nghiệp vụ 10.000đ/cuốn Nếu không hoàn trả được tài liệu đã mượng, bạn đọc phải bồi thường bằngtiền với trị giá gấp 5 lần giá in ở bìa hoặc 500đ/trang in đối với tài liệu TiếngViệt và gấp 5 lần giá Thư viện mua về với tài liệu nước ngoài

Điều 10: Xử lý khi sách trả chậm, mượn quá hạn quy định

Bạn đọc sẽ phải nộp tiền nếu trả liệu quá hạn Mức nộp tùy theo số ngàyquá hạn và theo loại tài liệu mượn như sau:

-Giáo trình: nộp 500đ/ 1 ngày/ 1 cuốn, nếu thời hạn quá hạn không quá 30ngày, từ 31 ngày thứ 31 nộp 1000đ/ 1 ngày/ 1 cuốn

-Tài liệu tham khảo: sách văn học : nộp 1000đ/ 1 ngày/ 1 cuốn nếu thờihạn mượn quá hạn không quá 30 ngày, từ 31 ngày thứ 31 nộp 2000đ/ 1 ngày/ 1cuốn

Bạn đọc làm mất tài liệu phải đền theo quy định vì thế mà số lượng tàiliệu của Trung tâm cũng có sự thay đổi ít nhiều

Thực tế cho thấy với số lượng kinh phí được cấp không lớn, Trung tâmkhông đủ để có thể bổ sung được nhiều tài liệu mới, hiện đại trên thế giới vềcông nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật là một trở ngại lớn trong công tác phụcvụ NDT

Nhìn chung, kinh phí cấp cho Trung tâm bổ sung không nhiều, chưa thỏađáng phát triển theo định hướng tin học hóa và nâng cao chất lượng, số lượng

nguồn tin.

1.5.1.5 Phối hợp trao đổi - chia sẻ nguồn tin

Công tác phối hợp trao đổi chia sẻ nguồn tin trong giai đoạn hiện nayđang được các cơ quan thông tin -thư viện cả nước thực hiện, xu hướng giao lưuchia sẻ nguồn lực thông tin là một giải pháp mang tính thời đại, điều này khôngngoại trừ với Thư viện Học viện KTQS

Trong nước Thư viện cần tích cực hợp tác với Thư viện Quốc gia ViệtNam, các thư viện liên ngành để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin Thư việncần đẩy mạnh hợp tác quốc tế nhằm tiếp thu kinh nghiệm, công nghệ và chia sẻtài nguyên Lợi ích của việc phối hợp chia sẻ nguồn tin: Tránh mua trùng bảnkhông cần thiết; Tiết kiệm kinh phí, kho tàng, thời gian; Tạo sự thống nhất vềnghiệp vụ trong mô tả và phân loại nguồn tin; Tạo ra mức độ đầy đủ của nguồntin

Bên cạnh lợi ích, công tác phối hợp chia sẻ nguồn tin chịu sự tác động:+ Sự tăng trưởng của các sản phẩm thông tin

+ Tin học hóa và công nghệ thông tin thay đổi: sự phát triển lớn mạnh củacông nghệ thông tin đã thúc đẩy các cơ quan TT-TV ứng dụng vào các quátrình: xử lý, bổ sung, truyền tải thông tin Hiện nay các thư viện đã đưa tin họchóa vào các khâu hoạt động chuyên môn, đồng thời kết nối mạng LAN, WAN,mạng intranet và mạng internet

+ Ngân sách bổ sung nguồn tin

Với các chương trình đào tạo của trường thì việc mở rộng quan hệ hợp tácvới các cơ quan thư viện trong và ngoài nước là điều cần thiết Nhằm nâng caochất lượng giáo dục và phát triển hợp tác đào tạo quốc tế, Học viện thực hiệncác hoạt động hợp tác liên kết đào tạo với nước ngoài như: Viện Khoa học –Công nghệ Việt Nam, Trung tâm nhiệt đới Việt-Nga, Viện khoa học – Côngnghệ Quân sự, Các Viện thuộc Tổng cục CNQP (Viện Vũ khí, Viện Thuốcphóng - thuốc nổ), Tổng cục Kỹ thuật (Viện cơ giới quân sự …) Học viện cóquan hệ hợp tác với Hiệp hội doanh nghiệp cơ khí, Tập đoàn than và khoáng sảnTKV, Tổng công ty 18 Lilama, Bộ Công an… Đây là điều kiện giúp Thư viện

bổ sung đa dạng nguồn lực thông tin.

Hiện nay, Thư viện đang ứng dụng phần mềm Libol vào công tác phốihợp, trao đổi và chia sẻ nguồn tin được Libol hỗ trợ với 2 phân hệ: OPAC vàLưu thông

Phân hệ OPAC: là một phân hệ quan trọng có vai trò làm dẫn đường cho

người đọc đến các vị trí của tài liệu, quyết định tới chất lượng sử dụng nguồn tinhay nói cách khác là định mức giá trị của nguồn tin

OPAC là một cổng nối giúp bạn đọc và Thư viện giao tiếp với nhau tiệnlợi và hiệu quả, có thể tích hợp trên mạng Intranet/ Internet để tạo ra một môitrường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin do Thư viện cung cấp vàomọi lúc mọi nơi Ngược lại, Thư viện Học viện KTQS có thể điều tra và thống

kê được những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm cũng như nhận các ý kiến phảnhồi của họ

Tính năng này hỗ trợ cho quá trình bổ sung tài liệu về thư viện được diễn

ra có hệ thống, nhanh chóng và thuận tiện hơn

Phân hệ này giúp cho NDT tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác:+ Tìm đơn giản và tìm chi tiết: được bạn đọc sử dụng thường xuyên, cóthể tiến hành tìm thông qua: nhan đề, tác giả, từ khoá Bạn đọc có thể tự lựachọn các phương thức tìm tài liệu cho mình và thực hiện điền thông tin lên giaodiện tìm kiếm

+ Tìm kiếm nâng cao: được thực hiện chủ yếu bởi các cán bộ thư viện vàmột số ít sinh viên Với cách tìm này kết quả sẽ chính xác hơn bởi biểu thức tìmđòi hỏi có mức độ chi tiết hơn cùng với khả năng kết hợp với các toán tử AND,

OR và NOT

Ngoài những tính năng ưu việt và lợi ích mà phân hệ OPAC mang lại,phân hệ này cho phép tra cứu liên thư viện theo giao thức Z39.50 và trao đổi bảnghi biên mục theo chuẩn ISO 2709 hoặc XML giúp thư viện có thể kết nối khaithác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thư viện khác không chỉtrong nước mà ở bất cứ nơi nào trên mạng Internet

Tuy nhiên Thư viện Học viện KTQS được đầu tư với trang thiết bị khá

đầy đủ và hiện đại đang tiến hành ứng dụng phần mềm Libol ở giai đoạn đầu, do

đó phân hệ OPAC cũng chưa được phổ biến sử dụng Đây cũng là một hạn chếlớn của Trung tâm trong công tác phục vụ NDT, đồng thời việc giao lưu chia sẻnguồn tin còn hạn chế và chưa có lời giải

Phân hệ lưu thông: giúp cho quá trình tin học hoá công tác lưu thông ấn

phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như với các thư viện với nhau Đồng thờigiúp thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trìnhmượn trả để tiến hành những thống kê đa dạng Với các tính năng như:

- Tự động hoá tối đa hoạt động mượn trả nhằm giảm bớt thao tác thủ côngcủa cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được tiếnhành chặt chẽ

- Khả năng tích hợp mã vạch (cho thẻ bạn đọc và cho ấn phẩm) giúp chocán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch Cóthể tích hợp các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ

- Cung cấp khả năng thống kê đa dạng bằng các đồ thị về hoạt động lưuthông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau

- Lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở quaemail hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác chia sẻ nguồn tin, Thư việnHọc viện KTQS đang cố gắng mở rộng các mới quan hệ với các thư viện trong

và ngoài nước Hy vọng trong thời gian tới Thư viện làm tốt công tác trao đổichia sẻ nguồn tin

1.5.2 Công tác thanh lý tài liệu

Thanh lý tài liệu là công việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản sáchthừa những sách ít được sử dụng và không dùng được nữa Thanh lý tài liệu có ýnghĩa quan trọng bởi: Nâng cao chất lượng kho tin; Tiết kiệm diện tích kho;Giảm chi phí bảo quản nguồn tin

Tại Thư viện công tác thanh lý tài liệu vẫn chưa được thực hiện kể từ khi

đi vào hoạt động, trước đây Thư viện có thực hiện thanh lý kho báo nhưng với

số lượng không đáng kể Hiện nay dịp nghỉ hè của sinh viên, Thư viện đã quyên

góp sách, báo chí cũ cho nhóm sinh viên tình nguyện phục vụ đồng bào ở nhữngvùng sâu, vùng xa nhằm khuyến khích nhu cầu đọc của đồng bào.

Do đặc thù là ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ nên tốc độ lỗi thờicủa các tài liệu là rất nhanh chóng, nên Thư viện cần có những biện pháp trongcông tác thanh lý tài liệu, cần thực hiện thường xuyên, có định kỳ nhằm loại bỏnhững tài liệu cũ, lạc hậu mặt khác tiết kiệm diện tích kho giá

1.5.3 Về công tác xử lí nghiệp vụ

1.5.3.1 Biên mục tài liệu

Hiện tại, Thư viện đang triển khai những ứng dụng các phân hệ của phầnmềm Libol 6.0 vào hoạt động thông tin -thư viện như: bổ sung, lưu thông, mượntrả, OPAC, biên mục… Đặc biệt là trong phân hệ biên mục, ngoài việc trợ giúpTrung tâm tiến hành biên mục gốc với các tài liệu tiếng Việt, tiếng Nga, tiếngAnh

Phân hệ này còn có một chức năng là biên mục sao chép Biên mục sao chépthực chất là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác kết quả biên mục của cáctrung tâm thông tin – thư viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc thôngqua các vật mang tin khác trên đĩa từ, đĩa CD Sau đó bổ sung thêm các yếu tố đặcthù của Thư viện vào để tạo nên một biểu ghi mới Tuy nhiên, tính năng này củaphân hệ biên mục đã được Thư viện sử dụng một cách rất hiệu quả

Sau khi cài đặt phần mềm, Trung tâm sẽ tiến hành xây dựng các CSDL,ban đầu là CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn

Trong năm 2015 đã hoàn thành việc biên mục giáo trình trong dự án thư việnđiện tử,số lượng biên mục được 3235 giáo trình Việc biên mục sẽ thực hiện tiếp tụctrong các đợt bổ sung giáo trình tiếp theo Điểm nổi bật trong năm học này, Trungtâm đã thu và biên mục được 6839 luận án, luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, đồ án biên mụcđược 4656 của các giảng viên, học viên và cán bộ trong trường

Sách Luận án Đồ án Giáo trình Sách mật TL điện tử Tạp chí

ở đầu mỗi ngành khoa học đều có “Lời nói đầu” giới thiệu nội dung, cấu trúccủa ngành đó Cấu trúc của khung BBKcó cấu trúc gồm các loại bảng tra: Bảngchính, các bảng mẫu (còn gọi là Bảng trợ ký hiệu), và Bảng tra chủ đề - chữ cái

Tập I bao gồm: Bảng mẫu địa lý, Bảng mẫu chung

A Chủ nghĩa Mác Lênin,

B/N Khoa học tự nhiên – Khoa học kỹ thuật

Tập II: Các khoa học xã hội gồm:

OKhoa học Xã hội nói chung

PLịch sử Các khoa học lịch sử

QKinh tế Khoa học kinh tế

RChính trị Các khoa học chính trị