MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ 4 1.1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 4 1.1.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức Cán bộ thuộc Bộ Nội vụ. 6 1.2.1. Chức năng của Vụ Tổ chức Cán bộ 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Vụ Tổ chức Cán bộ 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ. 13 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ 14 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ. 14 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua – khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 15 2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. 15 2.1.4.2. Công tác thi đua – khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 16 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế về công tác lưu trữ. 16 2.1.6. Hợp tác quốc tế. 17 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 17 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 17 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 18 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 19 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 20 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. 24 Chương 3: Kết quả thực tập và đề xuất, khuyến nghị với hoạt động lưu trữ của Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ. 26 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 26 3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ. 28 3.3. Một số khuyến nghị. 29 3.3.1. Đối với Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ. 29 3.3.2. Đối với nhà trường. 29 C. KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B.NỘI DUNG .4 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ 1.1 Lịch sử đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội vụ 1.1.1 Cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Vụ Tổ chức Cán thuộc Bộ Nội vụ 1.2.1 Chức Vụ Tổ chức Cán 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Vụ Tổ chức Cán 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .11 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan, tổ chức 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ 12 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ 13 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ 13 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ quản lý công tác thi đua – khen thưởng hoạt động lưu trữ .14 2.1.4.1 Đào tạo, bồi dưỡng cán 14 2.1.4.2 Công tác thi đua – khen thưởng hoạt động lưu trữ 15 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ .15 2.1.6 Hợp tác quốc tế .15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .16 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ .17 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .18 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 19 Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu .22 Chương 3: Kết thực tập đề xuất, khuyến nghị với hoạt động lưu trữ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ 25 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 25 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ 27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ 28 3.3.2 Đối với nhà trường 28 C KẾT LUẬN 30 D PHỤ LỤC 33 Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi ngày nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ ngày chiếm vị trí vô quan trọng quan, tổ chức, góp phần đặc biệt công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Lưu trữ mang nhiệm vụ giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, giúp cho việc giải công việc, tìm kiếm thông tin nhằm xây dựng đề quy hoạch, kế hoạch hay định trình quản lý Điều thể thông qua hình ảnh chân thực, rõ nét phim hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược hay tài liệu đồ, hình ảnh hai quần đảo Hoàng Sa Trường Sa Việt Nam Đây tài liệu quan trọng nhằm cung cấp thông tin cần thiết làm tư liệu lịch sử để thông báo với toàn giới biết lưu truyền lại cho hệ trẻ hôm ngày sau Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ vô lớn công tác lưu trữ phải đặc biệt quan tâm Vì công tác lưu trữ ngày tốt nhằm phục vụ cho quan, tổ chức toàn xã hội cần phải xây dựng hệ thống đội ngũ cán lưu trữ ngày lớn mạnh để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên tục tuyển sinh đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ góp phần làm đại hóa công tác lưu trữ Để gắn liền nhà trường với xã hội lý thuyết trường lớp với thực tế xã hội nhà trường đạo cho phép sinh viên thực tập quan, tổ chức hay doanh nghiệp để giúp sinh viên hiểu khác biệt lý thuyết trường lớp thực tế xã hội khác Qua trình nghiên cứu, tìm hiểu công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức học giúp cho sinh viên có nhận thức đắn ngành học mình, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, phát huy khả Nguyễn Thị Lụa Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sáng tạo thân tích lũy nhiều kinh nghiệm làm sở để xây dựng phong cách làm việc cán lưu trữ chuyên nghiệp Sau hoàn thành chương trình đào tạo trường đồng ý chấp thuận Ban lãnh đạo Bộ Nội vụ cho phép đến thực tập quan phân công vào Vụ Tổ chức Cán thuộc Bộ Nội vụ từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016 Trong thời gian thực tập Vụ Tổ chức Cán tiếp cận với thực tế, trực tiếp tham gia vào nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ coi khâu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng phân loại tài liệu theo phương án khoa học thống hệ thống lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Để có đủ tự tin bước vào quan lớn đóng vai trò quan trọng với phát triển đất nước nhờ vào tận tình bảo, truyền đạt kiến thức chuyên môn thầy cô nhà trường Bên cạnh nhờ có quan tâm, bảo tận tình cán quan giúp vơi phần bỡ ngỡ, lo lắng, hồi hộp sinh viên lần đầu làm việc quan lớn Để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Bộ Nội vụ toàn thể cán Vụ Tổ chức Cán cho phép thực tập Vụ tạo điều kiện thuận lợi giúp hoàn thành tốt đợt thực tập Bên cạnh xin gửi lời cám ơn tới cô Trần Thị Vân Hương cô Tạ Thị Tuyết Nhung tận tình bảo, hướng dẫn giải đáp tất thắc mắc giúp suốt trình thực tập hoàn thành báo cáo Trong thời gian thực tập Vụ Tổ chức Cán thuộc Bộ Nội vụ tuân thủ nội quy, quy định làm việc quan như: làm giờ, không gây rối trật tự, thiết lập mối quan hệ xây dựng tình đoàn kết người Vụ Qua rèn luyện giúp đức tính tốt đẹp đúc kết kinh nghiệm quý báu làm hành trang vững cho tương lai Nội dung báo cáo thực tập gồm có 03 phần: Nguyễn Thị Lụa Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương I: Khái quát vềVụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ Chương III: Báo cáo kết thực tập, nhận xét, đánh giá, đề xuất, khuyến nghị từ nội dung thực tập Vì lần đầu làm việc quan lớn nên không tránh khỏi thiếu sót Bởi mong nhận góp ý chân thành thầy cô cán Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ để rút kinh nghiệm cho thân bổ sung thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạo tiền đề cho có đủ tự tin để trở thành nhà lưu trữ giỏi Qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm giúp đỡ hoàn thành tốt đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng3 năm2016 Sinh viên Nguyễn Thị Lụa Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ 1.1 Lịch sử đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ quan Chính phủ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: - Tổ chức máy hành nhà nước; Tổ chức quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Tổ chức hội tổ chức phi Chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật Bộ trưởng Bộ Nội vụ ông Nguyễn Thái Bình Bộ Nội vụ thành lập từ năm 2002 sở đổi tên Ban tổ chức Cán Chính phủ Ban tổ chức Cán Chính phủ hình thành từ tháng 11 năm 1989 Bộ trưởng, chuyên trách công tác tổ chức cán Hội đồng Bộ trưởng đứng đầu Từ năm 1991 có tên Ban tổ chức cán Hội đồng Bộ trưởng, từ năm 1992 đổi Ban Tổ chức cán Chính phủ Bộ Nội vụ cũ (1945-1998) Bộ Nội vụ 13 Chính phủ nước Việt Nam Dân Chủ Cộng hòa thành lập ngày 28/8/1945 mắt ngày 2/9/1945 Khi lực lượng công an nằm Năm 1953, Bộ Công an đời tách khỏi Bộ Nội vụ Tháng năm 1959, Bộ Thương binh-Cựu binh giải thể, toàn công tác thương binh liệt sĩ chuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách Ngày 20/3/1965 Hội đồng phủ định số 36/CP thành lập Vụ số trực thuộc Bộ Nội vụ để thống quản lý sách, chế độ với gia đình cán “công tác đặc biệt”; quản lý trại nhi đồng đặc biệt; đón tiếp, bố trí công việc cho đồng bào miền Nam Bắc; quản lý, mô tả hồ sơ, di sản công nhân viên chức đồng bào miền Nam chết miền Bắc Ngày 16/8/1967, Hội đồng phủ định số 129/CP thành lập Vụ Hưu trí thuộc Bộ Nội vụ Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V ngày 8/7/1957 Ủy ban thường vụ quốc hội Quyết định số 160/QH-HC hợp Bộ Công an số phận Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Nội vụ thành lấy tên Bộ Nội vụ với chức Bộ Công an Còn phận làm công tác thương binh liệt sĩ Bộ Nội vụ cũ chuyển sang Bộ Thương binh Xã hội vừa thành lập Bộ Nội vụ đến tháng 5/1998 đổi tên Bộ Công an Đến không tên gọi Bộ Nội vụ thay vào Ban tổ chức Cán Chính phủ thành lập thay Ngày 5/8/2002 Quốc Hội nghị số 02/2002/QH11 việc quy định danh sách quan ngang Chính phủ Theo đó, Bộ Nội vụ thành lập sở đổi tên từ Ban tổ chức cán Chính phủ tồn song song với Bộ Công an Ngày 9/5/2003 Thủ tướng Chính phủ ký Nghị định số 45/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ 1.1.1 Cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ a) Vụ Tổ chức – Biên chế b) Vụ Chính quyền địa phương c) Vụ Công chức - Viên chức d) Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức e) Vụ Tiền lương f) Vụ Tổ chức phi phủ g)Vụ Cải cách hành h) Vụ Hợp tác quốc tế i) Vụ Pháp chế k) Vụ Kế hoạch - Tài l) Vụ Tổng hợp m) Vụ Công tác niên n) Vụ Tổ chức cán o) Thanh tra Bộ ô) Văn phòng Bộ (có đại diện Văn phòng Bộ thành phố Hồ Chí Minh thành phố Đà Nẵng) ơ) Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương p) Ban Tôn giáo Chính phủ Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội q) Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước r) Học viện Hành Quốc gia s) Viện Khoa học tổ chức nhà nước t) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội u) Tạp chí Tổ chức nhà nước Trung tâm Thông tin v) Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Vụ Tổ chức Cán thuộc Bộ Nội vụ 1.2.1 Chức Vụ Tổ chức Cán Vụ Tổ chức Cán tổ chức Bộ Nội vụ có chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý lĩnh vực tổ chức máy công chức, viên chức Bộ Nội vụ theo quy định Đảng, Nhà nước theo thẩm quyền quản lý Nhà nước Bộ 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Vụ Tổ chức Cán 1.2.2.1 Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ a) Chiến lược, kế hoạch dài hạn năm hàng năm công tác tổ chức cán Bộ Nội vụ để Bộ trưởng xem xét, định trình Thủ tướng Chính phủ ban hành; b) Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; c) Quy định phân cấp quản lý tổ chức máy công chức, viên chức trách nhiệm thực thi công vụ công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Nội vụ 1.2.2.2 Tổ chức thực hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, văn quy phạm pháp luật văn khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành lĩnh vực tổ chức cán quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ 1.2.2.3 Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo thuộc thẩm quyền quản lý Bộ công chức, viên chức lãnh đạo quan, đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ; tiêu chuẩn chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh, Nguyễn Thị Lụa Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố trực thuộc Trung ương 1.2.2.4 Tham gia với tư cách Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ, ngành Nội vụ; thẩm định, trình Bộ trưởng xét tặng kỷ niệm chương “Vì nghiệp ngành Tổ chức Nhà nước” tổ chức thực số chế độ, sách công chức, viên chức ngành Nội vụ (bao gồm công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Bộ nghỉ hưu) theo quy định 1.2.2.5 Tham gia văn chế độ, sách liên quan đến lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ Vụ 1.2.2.6 Về tổ chức máy biên chế: a) Xây dựng, trình Bộ trưởng đề án kiện toàn tổ chức máy Bộ Nội vụ quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; b) Phối hợp với quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ, thẩm định trình Bộ trưởng Thủ tướng Chính phủ ban hành; c) Thực việc thẩm định trước Bộ trưởng định trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên đơn vị, tổ chức thuộc cấu tổ chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; d) Trình Bộ trưởng thành lập tổ chức hoạt động có thời hạn định để triển khai thực nhiệm vụ cụ thể thuộc thẩm quyền Bộ trưởng Bộ Nội vụ; đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt quản lý vị trí việc làm quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; e) Phối hợp với quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch biên chế công chức số lượng viên chức hàng năm trình cấp có thẩm quyền định; trình Bộ trưởng định giao biên chế công chức, số lượng viên chức cho quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; g) Chủ trì, phối hợpxây dựng cấu ngạch công chức, cấu chức danh nghề nghiệp viên chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ Nội vụ 1.2.2.7 Về quản lý, sử dụng công chức, viên chức: a) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch quản lý, sử dụng công chức, viên chức Nguyễn Thị Lụa Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Nội vụ; b) Trình Bộ trưởng ban hành văn hướng dẫn công tác thi tuyển dụng, xét tuyển, thi nâng ngạch công chức, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ theo quy định pháp luật phân cấp Bộ; c) Xây dựng kế hoạch, đề án thi tuyển, xét tuyển, thi nâng ngạch công chức, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ tổ chức thực sau phê duyệt; d) Tham mưu, giúp Bộ trưởng định việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn phụ cấp lương theo chế độ quy định hành phân cấp quản lý công chức, viên chức Bộ; đ) Làm thường trực Hội đồng xét tuyển cử công chức, viên chức Bộ tham dự kỳ thi nâng ngạch công chức hành xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức; e) Trình Bộ trưởng định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, việc giải chế độ sách khác công chức, viên chức thuộc đối tượng quản lý quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; g) Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ thực quy trình, thủ tục theo thẩm quyền phân cấp định việc quy hoạch, bố trí, sử dụng, nghỉ hưu, việc giải chế độ, sách khác công chức, viên chức thuộc đối tượng phân cấp quản lý; h) Trình Bộ trưởng định việc cử công chức, viên chức công tác, học tập, bồi dưỡng, khảo sát nước nước theo quy định phân cấp quản lý công chức, viên chức Bộ; i) Hướng dẫn tổng hợp nhận xét đánh giá công chức, viên chức quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ định kỳ theo quy định; quản lý mã số ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức Thẻ công chức, viên chức theo quy định Bộ Nội vụ; k) Thống quản lý toàn diện hồ sơ công chức, viên chức tài liệu có liên quan đến trình công tác học tập công chức, viên chức thuộc đối tượng quản lý quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ; hướng dẫn quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Bộ thực quản Nguyễn Thị Lụa Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ tiến hành cách thường xuyên liên tục, quy mô nhỏ hẹp Vụ trực thuộc Bộ nên công tác khai thác, sử dụng tài liệu chưa tiến hành theo quy mô lớn chưa có trang thiết bị hỗ trợ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu chỗ Nguyễn Thị Lụa 12A 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Kết thực tập đề xuất, khuyến nghị với hoạt động lưu trữ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt STT Nội dung Kết Đăng ký văn đi, văn Đã vào sổ đăng ký đầy đủ văn đến đi, đến theo ngày tháng văn đi, đến Sao chụp sơ yếu lý lịch Sao chụp đầy đủ hồ sơ cán công chức cán công chức quan quan Chuyển giao văn Đã hoàn thành việc chuyển giao văn bản, tài liệu bản, tài liệu đến đơn vị quan phân công giải công việc Rà soát văn bản, kiểm Trong số tất văn kiểm tra, tra tả, kiểm tra nội rà soát nội dung, thể thức quy dung thể thức văn định pháp luật trước phát hành Đánh số tờ cho văn Đã hoàn thành việc đánh số cho toàn bản, tài liệu văn bản, hồ sơ bổ nhiệm ngạch công chức Hủy văn bản, tài Tiêu hủy hết văn bản, tài liệu theo liệu hết giá trị; văn nguyên tắc, quy định quan đảm bản, tài liệu bị trùng lặp bảo bí mật thông tin văn không thông tin bị lộ trình tiêu hủy Bổ sung văn bản, tài Đã thu thập, bổ sung đầy đủ liệu vào hồ sơ cán định vào hồ sơ cán công chức công chức quan Kiểm tra tất văn Trong trình rà soát, kiểm tra nắm bằng, chứng có rõ hồ sơ thiếu văn bằng, hồ sơ cán công chứng theo yêu cầu quan chức thông báo việc bổ sung tài liệu đến người có trách nhiệm bổ sung Phân loại, xếp Hoàn thành việc phân loại, xếp theo Nguyễn Thị Lụa 12A 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn bản, tài liệu theo lĩnh vực theo nội dung công nội dung công việc việc như: định tăng lương, định bổ nhiệm, định 10 nâng ngạch Viết danh mục hồ sơ Thống kê đầy đủ văn có hồ sơ để tiến hành bàn giao thuận tiện cho 11 việc tìm kiếm văn cần thiết Sắp xếp văn bản, tài Đã xếp hoàn chỉnh văn bản, tài liệu vào cặp bảo quản liệu vào cặp bảo quản hồ sơ để thuận tiện 12 hồ sơ Ghi tiêu đề hồ sơ cho việc bảo quản Đã hoàn thành công việc viết tiêu đề hồ sơ cho 250/250 hồ sơ giao nhiệm vụ 13 thực Đã hoàn thành công việc viết bìa hồ sơ Viết bìa hồ sơ cho 250/250 bìa giao nhiệm vụ giải 14 Đi xin lại văn bản, Đã xin văn bản, tài liệu để bổ tài liệu bị hay sung vào hồ sơ bị thiếu thất lạc không tìm thấy 15 Sắp xếp cặp bảo Đã hoàn thành công việc xếp cặp quản hồ sơ, tài liệu lên hồ sơ, tài liệu lên tủ theo thứ tự khoa học tủ đựng hồ sơ theo Điều thuận tiện cho việc tra tìm 16 năm định cần thiết Làm phẳng văn bản, Trong trình kiểm tra văn bản, tài liệu tài liệu có hồ sơ làm phẳng văn bản, tài liệu có cán công chức Nguyễn Thị Lụa 12A hồ sơ cán công chức 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong khoảng thời gian tháng thực tập Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ em hoàn thành tất công việc giao, tuân thủ theo quy định quan làm việc như: không làm lộ thông tin văn chưa phát hành; không để người tiếp cận với văn bản, tài liệu phòng chưa đồng ý cán bộ, chuyên viên phòng làm việc công việc em chưa biết hay chưa hiểu người Vụ bảo, hướng dẫn cách nhiệt tình, chu đáo Khoảng thời gian thực tập mang lại cho em nhiều kiến thức bổ ích, giúp em mở mang đầu óc cóđược nhìn hoàn thiện công việc mà làm sau Rèn luyện cho em đức tính tốt đẹp, giúp em hoàn thiện thân tốt 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ Để thực tốt công tác lưu trữ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ cần phải thực số giải pháp sau: - Ban hành văn quy định chặt chẽ công tác lưu trữ - Cần tuyển dụng thêm cán làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để giải công việc bị dồn lại thiếu cán lưu trữ có trình độ chuyên môn - Cần ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu, hồ sơ cán công chức - Cần trang bị thêm sở vật chất để phục vụ tốt cho việc bảo quản văn bản, tài liệu - Cần có chế độ phụ cấp, sách tốt cán làm công tác lưu trữ, thể quan tâm động viên để người làm công tác lưu trữ thêm tâm huyết với nghề - Tăng cường đạo, điều hành Lãnh đạo với công tác lưu trữ - Đào tạo, bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ công tác lưu trữ - Có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ kịp thời người làm công tác lưu trữ - Thực công tác kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị Nguyễn Thị Lụa 12A 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1 Đối với Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ nơi lưu giữ nhiều văn bản, tài liệu quan trọng.Vì mà Vụ cần phải có sách hợp lý nhằm khắc phục hạn chế thúc đẩy công tác lưu trữ ngày hoàn thiện - Cần phải ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để góp phần quản lý đầy đủ thông tin tài liệu, giúp cho việc tra cứu thông tin nhanh chóng hiệu - Phải có cán làm công tác lưu trữ chuyên trách, nâng cao ý thức việc giao nộp văn bản, tài liệu thời gian quy định bảo quản tài liệu tốt - Cần có quan tâm nghiệp vụ lưu trữ quan hoạt động đào tạo cán bộ, thi đua khen thưởng, tra kiểm tra để công tác lưu trữ vào nề nếp, phục vụ công tác bảo quản, khai thác, sử dụng tốt 3.3.2 Đối với nhà trường Sau khoảng thời gian tháng thực tập Vụ Tổ chức Cán nhận thấy lý thuyết trường lớp thực tế xã hội có khác biệt Bởi nghĩ nhà trường cần tạo điều kiện cho thực tế nhiều để tích lũy thêm kinh nghiệm gắn liền lý thuyết với thực tiễn Nhà trường cần liên hệ với quan, tổ chức, doanh nghiệp để giúp cho sinh viên không tìm nơi thực tập kiến tập giới thiệu đến thực tập, kiến tập Đồng thời quản lý số lượng sinh viên có thực tập, kiến tập hay không; thuận tiện cho việc kiểm tra Tránh trường hợp nhiều sinh viên đăng ký nơi thực tập, kiến tập lại không thực tập mà xin dấu quan nhà Nhà trường cần quan tâm sinh viên thực tập kiến tập lần đầu tiếp xúc với môi trường xã hội, trải nghiệm với công việc thực tế vô khó khăn, bỡ ngỡ nên dễ bị rơi vào tình trạng e dè, không dám tiếp xúc làm việc có tiếp xúc làm việc không tiếp thu thực tế ảnh hưởng tới hiệu chất lượng công việc giao Nguyễn Thị Lụa 12A 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Lụa 12A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian thực tập Vụ Tổ chức Cán - Bộ Nội vụ không dài giúp cho có nhìn khái quát tầm quan trọng công tác lưu trữ tất hoạt động quan, tổ chức Đợt thực tập mang lại cho có thêm hội để học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho lỗ hổng kiến thức tạo điều kiện cho tìm hiểu thực tế, làm quen với công việc đặc biệt cụ thể hóa kiến thức học trường lớp Khoảng thời gian thực tập Vụ Tổ chức Cán cho thấy lý luận thực tiễn có khác bổ sung thiếu sót cho Để làm tốt công tác lưu trữ không cần có kiến thức sâu rộng mà cần phải nắm rõ chức hoạt động quan, cần phải áp dụng lý luận cách linh hoạt, không rập khuân cách máy móc; có công tác lưu trữ tổ chức cách có hiệu tốt Được quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Lãnh đạo Vụ cán chuyên môn Vụ với thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ nỗ lực thân tôiđã củng cố thêm vốn kiến thức học trường, nắm vững lý luận, trau dồi kinh nghiệm để sau làm việc tốt Ngoài đợt thực tập giúp có nhận thức ngành nghề mà lựa chọn biết chọn lựa ngành nghề có phù hợp với phù hợp ta có lòng yêu ngành nghề, tâm huyết với ngành nghề tìm phương pháp làm việc có hiệu để mai trường áp dụng vào công việc Trong thời gian thực tập nhận hướng dẫn nhiệt tình thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ bảo cán làm việc quan để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo Qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho trình học tập trường đặc biệt khoa tổ chức cho tiếp cận với thực tế, vận dụng vốn Nguyễn Thị Lụa 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức học trường lớp để làm việc Qua xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo Bộ Nội vụ nói chung, Vụ Tổ chức Cán nói riêng tiếp nhận cho phép thực tập để học hỏi kinh nghiệm quý báu Mặc dù cố gắng nhiều báo cáo cò nhiều hạn chế thiếu sót, mong nhận góp ý thầy cô khoa, cán hướng dẫn để báo cáo hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 19 tháng năm 2016! Sinh viên: Nguyễn Thị Lụa Nguyễn Thị Lụa 12A 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC STT Số, ký Tiêu đề hồ hiệu hồ sơ sơ (1) (2) (3) Thời gian tài liệu THBQ Sô tờ Ghi (4) (5) (6) (7) Phụ lục 1: Mẫu lập danh mục hồ sơ Ngày đến Tác giả (1) (2) Số, ký Ngày, hiệu tháng văn văn (3) (4) Tên loại trích yếu nội dung văn Người nhận văn giải (5) (6) Mức Ký độ mật nhận (7) (8) Phụ lục 2: Mẫu sổ đăng ký văn đến Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Cặp bảo quản hồ sơ, tài liệu Phụ lục 4: Tủ đựng hồ sơ cán công chức quan Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Tủ đựng văn mật Phụ lục 6: Tủ đựng văn thường Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7: Sổ đăng ký văn đến Vụ Tổ chức Cán Phụ lục 8: Nơi đựng văn cán bộ, chuyên viên Vụ Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 9: Máy chụp văn bản, tài liệu Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 10: Sổ ký nhận văn Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 11: Thiết bị dập giấy tài liệu vào cặp bảo quản Phụ lục 12: Bìa hồ sơ Nguyễn Thị Lụa 12A Lớp: ĐH Lưu trữ học