THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY

Để tồn tại và ngàycàng phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, mỗidoanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh phát triển phù hợp, đặc biệt quản trị nhân

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1. Khái niệm và vai trò của phân tích công việc……….

1.1.1. Khái niệm: ………

1.1.2. Sản phẩm của phân tích công việc………

1.1.3. Vai trò của phân tích công việc………

1.2. Quy trình phân tích công việc ………

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY 2.1 Tổng quan về công ty:………

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty:

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triền của công ty………

2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty……….

2.2 Thực trạng phân tích công việc của công ty TNHH Nology

2.2.1 Quy trình phân tích công việc tại công ty………

2.2.2 Thực trạng sản phẩm phân tích công việc tại công ty Nology…. 2.3 Đánh giá công tác công tích phân tích công việc tại công ty và giải pháp……….

2.3.1 Những đổi mới và hướng phát triển của công ty Nology Việt Nam ………

2.3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc………

2.3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực trạng phân tích

công việc trong công ty:………

KẾT LUẬN………

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ hiện nay, khi đất nước đang trong công cuộc đổi mới với xu thếhội nhập quốc tế, đã có rất nhiều các doanh nghiệp được thành lập Để tồn tại và ngàycàng phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, mỗidoanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh phát triển phù hợp, đặc biệt quản trị nhânlực cần được quan tâm, bởi quản trị nhân lực sẽ tác động trực tiếp tới người lao động -nguồn lực không thể thiếu đối với bất kỳ tổ chức nào Để quản trị nhân lực một cáchkhoa học và đạt hiệu quả cao thì phân tích công việc cần phải được quan tâm bởi nó làcông cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực

Phân tích công việc giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định về nhân sựnhư: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, trả công lao động và đánh giá thực hiện côngviệc của nhân lực

Hiện nay, thị trường thiết bị di động, điện thoại đi động đặc biệt là smartphonephát triển, do những nhu cầu tiêu dùng mới Đặc biệt theo thống kê, riêng tại Việt Nam

có 7 triệu người sử dụng smartphone, đứng thứ 3 trên thế giới về lượng người đầu tiên

sử dụng smartphone cũng như điện thoại di động Sự thị hiếu và nhu cầu cao củangười tiêu dùng đòi hỏi 1 yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ đi kèm, đitheo đó là các hãng điện thoại luôn cạnh tranh nhau không chỉ về khả năng của sảnphẩm mà còn cạnh tranh về nhà phân phối Nhận ra điều đó, hàng loạt công ty bán lẻđiện thoại Việt Nam ra đời, nổi bật trong số đó là Công Ty TNHH Nology Những sảnphẩm được cung cấp từ công ty cũng như dịch vụ luôn đạt được niềm tin và sự hàilong của khách hàng Để phát triển hơn nữa thương hiệu của mình, Nology rất quantâm đến công tác phân tích công việc của

Với việc nghiên cứu, nhóm 1 nhận thấy tại đây phân tích công việc đã đượcthực hiện nhưng chưa thực sự được nghiên cứu và xây dựng theo 1 quy trình Để đápứng mục tiêu phát triển của công ty TNHH Nology Việt Nam phấn đấu trở thành 1trong những công ty hàng đầu cả nước thì việc hoàn thiện hoạt động phân tích côngviệc là cần thiết Vì lý do đó, nhóm tôi đã lựa chọn đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tácphân tích công việc của công ty TNHH Nology Việt Nam” làm đề tài thảo luận củamình.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.3. Khái niệm và vai trò của phân tích công việc

1.3.1. Khái niệm:

• Khái niệm công việc:

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao độnghoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người laođộng.Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự như

bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao laođộng, đào tạo nhân lực

• Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc đểxác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độphức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tốithiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

 Phân tích công việc nhằm trả lời cho những câu hỏi sau đây:

- Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?

- Khi nào công việc được hoàn tất? Kết quả ra sao?

- Công việc được thực hiện ở đâu? Quan hệ với ai để thực hiện công việc đó?

- Nhân viên làm việc như thế nào?

- Tại sao phải thực hiện công việc đó?

- Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội tụ những tiêu chuẩn trình dộ nào?

 Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

- Điều kiện để tiến hành công việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.

- Mối tương quan của công việc đó với công việc khác

- Các phẩm chất, kỹ năng nhiên viên cần có để thực hiện công việc đó

1.1.2 Sản phẩm của phân tích công việc

Sản phẩm của phân tích công việc là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn côngviệc Trong khá nhiều trường hợp, các doanh nghiệp thường gộp tiêu chuẩn công việctrong nội dung của bản mô tả công việc Đồng thời các tiêu chuẩn đánh giá mức độhoàn thiện công việc cũng được khá nhiều doanh nghiệp tách ra khỏi nội dung của bản

mô tả công việc được trình bày riêng trong phần đánh giá công việc

• Bản mô tả công việc (MTCV)

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc,các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêucầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô

tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của côngviệc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

• Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV)

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tốithiểu mà nguời thực hiện công vệc cần có để thực hiện công việc được giao Bản tiêuchuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinhnghiệm công tác, khả năng giả quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cánhân thích hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhà quản lý hiểu đượcdoanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Đồngthời, bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu rõ hơn yêu cầu của công việc đốivới bản thân mình

Trong quá trình phân tích công việc cần lưu ý phân tích công việc được thực hiệntrong các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích công việc đượcthực hiện đầu tiên: Khi thành lạp doanh nghiệp chúng ta cần xây dựng cơ cấu tổ chức,trong đó quy định các chức vụ công việc cụ thể Doanh nghiệp cần phải mô tả chức vụcủa công việc này để thấy sự tồn tại của chức vụ đó là cần thiết để đạt được mục tiêukinh doanh của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi chiến lược kinh doanh củadoanh nghiệp thay đổi thì công việc của nhân viên không còn giữ nguyên như trướcnữa Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích lại công việc để xác địnhnhững kiến thức kỹ năng mới nào cần có để thực hiện được công việc mới

- Doanh nghiệp có thêm một số công việc mới: Sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp phát triển hoặc thay đổi dẫn đến yêu cầu tuyển dụng thêm các chức vụ mới, khihiểu rõ công việc của chức vụ mới thì doanh nghiệp mới có thể tuyển được người phùhợp với chức vụ đó

- Công việc thay đổi: Công việc sẽ không ổn định mà luôn thay đổi do sự luânchuyển công việc và mở rộng công việc Do vậy các thông tin về công việc sẽ thayđổi

1.1.3 Vai trò của phân tích công việc

• Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh

Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượngnhân viên cần thiết để hoàn thành tốt công việc tránh tình trạng thừa lao động hoặcthiếu lao động làm giảm hiệu quả công việc

Tuyển dụng nhân lực

Bố trí và sủa dụng nhân lực Bản mô tả công

việc

Hình 2.1 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các nội dung QTNL

• Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc

Thông qua phân tích công việc sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng đạt hiểu quả caohơn nhờ những tiêu chuẩn rõ ràng đã được nêu ra

• Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồngchéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

Khi chưa có bản mô tả công việc người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủnội dung công việc mình phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăntrong phân công công việc, điều này có thể gây ra chồng chéo giữa các bộ phận hoặccác cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc

• Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn

• Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu làm việc của nhân viên tốt hơn

• Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn

1.2 Quy trình phân tích công việc

• Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

công việc

Quan hệ lao động

Đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hơp cảu cơcấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạtdộng phân tích cong việc được thực hiện có ý nghĩa Đồng thời với cơ cấu phù hợp cầnđược rà soát lại chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận đảm bảo không trùng lắp,không chồng chéo, đủ và hợp lí để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định.

• Bước 2: Lập danh sách các công việc cần phân tích

Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, người thực hiện phân tíchcông việc cần thiết xác định công việc của từng bộ phận Cần lưu ý tương ứng với mỗicông việc chúng ta có một vị trí Người thực hiện công việc (ở vị trí đó) tức là được bổnhiệm một chức danh Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần được gọi vớichức danh như nhau, còn chức danh khác nghĩa là thực hiện công việc khác

Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ có được danh sách công việc cần phân tích

Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của

các bộ phận

Lập danh sách các công việc cần phân tích

Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin phân tích công việc

Xây dựng bản MTCV và TCCV

Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

• Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm:

- Người thực hiện công việc

- Quản lý trực tiếp

- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài

• Bước 4: Thu nhập các thông tin về công việc

- Xác định các thông tin về công việc cần thu nhập

- Thiết kế biểu mẫu thu nhập thông tin

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, nhật kí côngviệc

Cần phải kiểm tra những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác vàquản lí ( giám sát) công việc này Việc kiểm tra thông tin giúp:

- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;

- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch;

- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tíchcông việc

• Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan

hệ trong công việc, các điều kiện làm việc yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiê chuẩncần đạt được khi thực hiện công việc

- Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân tối thiểu

mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

- Những yếu tố thường đề cập đén trong bản tiêu chuẩn công việc là:

+ Kiến thức ( Knowledges): bao gồm bằng cấp kinh nghiệm, các kiến thức chuyên sâu,kiến thức xã hội

+ Kỹ năng ( Skills) bao gồm các kỹ năng cứng ( kỹ năng chuyên môn ) và các kỹ năngmềm

+ Thái độ / Phẩm chất ( Attitudes): Thể hiện thái độ cần có để thực hiện công việc đó,hoặc các phẩm chất của người thực hiện công việc

• Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

Sau khi bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được xây dựng, cần xin ý kiến các cá nhân có liên quan sau đó hoàn chỉnh và xin phê duyệt để bản mô tả côngviệc và tiêu chuẩn công việc được áp dụng vào thực tế

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY.

2.1 Tổng quan về công ty:

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty:

Tên công ty: Công ty TNHH Nology Việt Nam

Địa chỉ: số 96 – Lê Đức Thọ kéo dài – Cầu Giấy – Hà Nội

điện tử, công ty ngày càng được nhiều người biết đến Đến năm 2013, công ty đã dờiđịa điểm bán hàng tới số 96 Lê Đức Thọ kéo dài, và từ một cửa hàng nhỏ, công ty đãphát triển với đội ngũ nhân viên lên tới trên 30 người.

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển:

Được thành lập từ năm 2011, công ty TNHH Nology được phát triển trên nềntảng một cửa hàng chuyên cung cấp điện thoại Đến nay, bên cạnh lĩnh vực kinh doanhđiện thoại, công ty còn "lấn sân " sang lĩnh vực đồng hồ đeo tay

Trải qua hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh điện thoại xách tay,

“Nology-uy tín từ điều nhỏ nhất”đã không ngừng phát triển về tầm vóc lẫn quy môhoạt động trên thị trường Việt Nam Vươn xa bằng sự uy tín về sản phẩm cũng nhưchất lượng dịch vụ, với rất nhiều điện thoại chất lượng tốt, đội ngũ nhân viên chuyênnghiệp Nology cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng các dịch vụchính như sau: - Sản phẩm: Những chiếc điện thoại mới nhất, chất lượng tốt nhất trênthị trường sẽ có mặt tại cửa hàng, website của Nology cũng như những thông tin côngnghệ bổ ích về đánh giá, so sánh, tư vấn chọn mua để khách hàng có những sự lựachọn đúng đắn khi chọn mua - Dịch vụ

Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chu đáo, được đào tạo chuyên nghiệp củaNology sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ cũngnhư giá trị sản phẩm mà chúng tôi mang lại từ khâu tư vấn cho đến khâu vận chuyển.Mua hàng tại Nology khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí về thông tin sản phẩm (muatrực tiếp hay trả góp) được so sánh các sản phẩm với nhau để đưa ra quyết định muađúng đắn nhất Với những khách hàng ở xa, Nology áp dụng hình thức “nhận hàngtrước – thanh toán sau” để khách hàng có thể yên tâm về dịch vụ, sản phẩm của mình

2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty:

- Cơ cấu lao động của công ty theo chức năng quản lí:

4 Cộng tác viên 30 0,53%

- Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức công ty

Nology được lập nên bởi giám đốc và phó giám đốc, hai người cùng nhau quản lý

và giám xát các công việc trong công ty Trong đó giám đốc là người quản lý tài chính,nhân sự và phụ trách chính về việc đưa ra các dự án, chiến lược chung cho công ty cònphó Giám đốc là người phụ trách về phần kỹ thuật và triển khai các dự án

Do Nology là công ty nhỏ nên cơ cấu tổ chức của công ty được rút gon tối giản

để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong các hoạt động Trong sơ đồ cơ cấu tổchức công ty này công ty Nology có giám đốc, phó giám đốc, các phòng ban như kếtoán, bán hàng, marketing, các phòng ban như nhân sự, văn thư được rút gọn để phùhợp với quy mô của công ty Trong đó:

- Phòng bán hàng: 2 quản lý, 1 telesale, 1 nhân viên chuyên về trả góp, 3 nhân viên bánhàng Phòng này chịu trách nhiệm chăm sóc, tư vấn khách hàng , quản lý đơn hàng,

Phòng kỹ thuật

Phòng video

Phòng Marketing

Phòng bán hàng

Phòng kế

toán

Phó giám đốc Giám đốc